Referentie GLT-PLUS

GLT-PLUS
Efficiënt over op Lync dankzij stevig
projectmanagement
De klant
GLT-PLUS is een consortium dat in opdracht van de
Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM) ondersteunt bij het
preventief, correctief onderhoud van de gaswininstallaties in
het Groninger gasveld. Ook voert GLT-PLUS projecten uit in
opdracht van de NAM. Strenge kwaliteitseisen zijn voor de hele
organisatie standaard, ook voor ICT. Tegelijkertijd is veiligheid
van groot belang.
De vraag
GLT-PLUS heeft KPN Consulting om advies gevraagd over
Unified Communications, systemen die medewerkers alle
gelegenheid bieden om op afstand met elkaar te overleggen.
Aan de hand van het advies heeft GLT-PLUS de opdracht
gegeven om Microsoft Lync te implementeren. Zij vroeg KPN
Consulting om de implementatie van Lync te combineren met
de migratie van Windows XP naar Windows 7 en Office 2007
naar Office 2010.
GLT-PLUS is een consortium en wordt gevormd door de
volgende consortiumpartners: Siemens, Jacobs Engineering,
Yokogawa en Stork. GLT staat voor Groningen Long Term. Het
consortium onderhoudt en vernieuwt de installaties voor
gaswinning en -opslag in opdracht van de NAM. Bij
gasinstallatieprojecten is goede ICT-ondersteuning erg
belangrijk. Medewerkers moeten bij onderhoud altijd de juiste
gegevens kunnen raadplegen. De activiteiten van het
consortium worden daarnaast continu geregistreerd voor
verantwoording. GLT-PLUS opereert vanuit een vestiging in
Sappemeer, maar medewerkers zijn ook regelmatig op een van
de 22 andere locaties. Om het aantal reisbewegingen terug te
dringen, investeert GLT-PLUS in communicatie op afstand.
Onlangs implementeerde GLT-PLUS Microsoft Lync, als vorm van
Unified Communications. Peter van der Ree, Business Support
Manager bij GLT-PLUS, vertelt over de migratie.
De aanpak
Hoewel het ambitieus was om de implementatie van Unified
Communications te combineren met de Windows 7-migratie,
heeft KPN Consulting beide projecten door strak
projectmanagement goed uitgevoerd. Van functioneel en
technisch ontwerp tot de oplevering – KPN Consulting plande
het traject overzichtelijk en in lijn met de migratie naar
Windows 7. Na een pilot bij de ICT-afdeling startte de
organisatiebrede uitrol.
Het resultaat
Alle medewerkers van GLT-PLUS kunnen elkaar nu met een
muisklik bereiken en werken op afstand net zo gemakkelijk
samen als wanneer ze in één ruimte zitten. Lync is geïntegreerd
in hun andere werkpleksoftware, dus eenvoudig te beheren.
Medewerkers hoeven niet voor elk overleg in de auto te
stappen, wat tijd en kosten bespaart.
Waarom willen jullie het aantal reisbewegingen
terugdringen?
‘Onze opdrachtgever NAM vindt veiligheid ontzettend
belangrijk. Met de interne campagne Goal Zero wil NAM het
aantal incidenten op het werk tot nul reduceren. Daarbij hoort
ook het voorkomen van verkeersongevallen. Daarom zorgen wij
in het kader van Goal Zero dat medewerkers niet meer voor elk
overleg in de auto hoeven te stappen. Met goede
mogelijkheden om op afstand samen te werken verhogen we
niet alleen de veiligheid, het is ook beter voor het milieu én het
werkt efficiënter.’
Wat maakte de migratie naar Lync uitdagend?
‘Terwijl we de keuze maakten voor Unified Communications en
Lync, waren we ook een traject met KPN Consulting aan het
opstarten voor migratie naar Windows 7 én wilden we Office
2010 installeren. Aanvankelijk hadden we besloten dit in aparte
projecten te doen, maar voor eindgebruikers is het handiger om
GLT-PLUS
in een keer te wennen aan hun nieuwe werkpleksoftware,
vooral omdat Lync en Office 2010 qua gebruik en techniek
aansluiten op Windows 7. Daarom hebben we het toch
gecombineerd tot één groot project, met het risico op
vertraging en fouten. KPN Consulting kreeg dus de uitdaging
om Windows 7, Office 2010 én Lync in één migratietraject te
vatten en de migraties vlekkeloos op te leveren.’
Hoe was de samenwerking met KPN Consulting?
‘Bijzonder goed, maar dat verwachtten we ook. We werken al
zo’n 16 jaar samen met KPN Consulting. We zijn uitermate
tevreden, aangezien KPN Consulting snel een heel groot project
tot een goed einde heeft gebracht. De projectmanager van KPN
Consulting hield strakke regie en zorgde ervoor dat alle
onderdelen van de migratie vlekkeloos werden uitgevoerd. Er
waren nauwelijks procesverstoringen en medewerkers konden
ongestoord hun taken uitvoeren. Zo zien we het graag.’
Efficiënt over op Lync dankzij stevig
projectmanagement
Hoe heeft KPN Consulting de migratie aangepakt?
‘De grote Windows 7-migratie en deeltrajecten met Office 2010
en Lync hebben ze perfect gepland en op elkaar afgestemd. Ze
werkten stapsgewijs en op basis van best practices. Eerst een
pilot: een Lync-migratie op de ICT-afdeling, omdat die afdeling
de verandering het beste begrijpt en goede verbeterpunten kan
aandragen. Met de resultaten uit dat traject hebben we de grote
uitrol voorbereid. Die verliep soepel. Onze nieuwe werkplekken
zijn op tijd en binnen het budget opgeleverd.’
‘Tijdens deze 3-in-1 migratie kon GLT-PLUS
ongehinderd doorwerken’
Waar staan jullie nu?
‘Alle medewerkers beschikken nu over Windows 7 met Office
2010 en Lync. KPN Consulting heeft de functionaliteit heel
helder beschreven en opgeleverd. We merken de voordelen al
van het werken met Lync. Met een muisklik hebben
medewerkers elkaar in beeld en aan de lijn. Het volgende
project is integratie van Lync met de traditionele telefonie, want
onze huidige telefoontoestellen en -lijnen raken overbodig.
Bovendien willen we besparen op telefoniekosten en daarom
gaan we vaste en mobiele communicatie nu met elkaar
integreren. Iets waar KPN ons ook uitstekend kan begeleiden.’
Wat heeft de overstap naar Lync jullie opgeleverd?
‘Iedereen binnen GLT-PLUS komt makkelijker in contact met
elkaar. De drempel om een vraag te stellen of met elkaar te
sparren is lager geworden: videoconference zit direct onder de
knop. Het aantal reisbewegingen wordt al minder, we
verwachten dat het nog verder zal afnemen. Lync is
geïntegreerd in onze werkpleksoftware, flexibel aan te passen
en eenvoudig te beheren, dus ook als ICT-afdeling zijn we
tevreden.’
Wat zijn de lessons learned?
‘Voor bewustwording is meer nodig dan we dachten. Hoewel de
medewerkers van GLT-PLUS heel technisch zijn, is zo’n nieuw
communicatiesysteem behoorlijk wennen. Medewerkers
hebben 30 jaar een telefoon naast hun bureau gehad, dus een
poppetje aanklikken om via de computer te bellen is even
wennen. Wij hebben daarom trainingen gegeven. Ook geven
we presentaties via Lync om de mogelijkheden van het systeem
al doende te benadrukken.'
kpnconsulting.nl
De cijfers
De circa 1.000 medewerkers van GLT-PLUS gebruiken nu Lync
Het aantal chatsessies ligt tussen 1.600 en 1.700 per week
Het aantal audiosessies is gegroeid van 189 naar 305 per week
Het aantal videoconferences varieert van 4 tot 19 sessies per
week
De migratie naar Lync duurde in totaal 5 maanden
KPN Consulting: gids in de nieuwe wereld
KPN Consulting is het ICT-adviesbedrijf van KPN. Als gids in de
nieuwe wereld verbinden wij de mogelijkheden van ICT met de
mensen, doelen en drijfveren van organisaties. Zodat zij
vandaag én morgen succesvol zijn. Wij helpen bedrijven,
instellingen en overheden het maximale uit ICT te halen. Zo
functioneren zij soepel, veilig en zeker en kunnen ze blijven
vernieuwen. ICT gaat niet alleen over bits en bytes, maar vooral
om mensen. Onze ruim 1000 professionals weten dat. Soms
een tikje eigenwijs, met de nieuwste inzichten en altijd
mensgericht. Wij zorgen dat organisaties klaar zijn voor de
toekomst.
Meer informatie
John Klooster
Sales manager
06-29 52 45 43
[email protected]

Download Report