Download hier - Gemeente Dentergem

Vergadering gemeentelijke jeugdraad
Zitting dd. 29 augustus 2014
Aanwezig
VKSJ Wakken: Indra Vanoverbeke en Kelly Cooman
KLJ Oeselgem: Martijn Vandewalle en Timothy Baudoncq
Chiro ’t Sleutelke Oeselgem: Tim D’haenens, Amber Lambert en Aaron Lanneau
Jeugdhuis Kernelle Dentergem: Isabeau De Rijcke
KLJ Dentergem: Stijn Mannens
Secretaris en jeugdfunctionaris: Heleen Vullers
1.
Kerstmarkt 2014
Datum
Zaterdag 20 december 2014
Timings
• Opbouw tenten door The Party Solution: 10u00
• Jeugdraadleden aanwezig: 10u00
• Opbouw andere verenigingen: 14u00
• Start kerstmarkt: 18u00
• Einde kerstmarkt: 00u00
Locatie
Parking achter de kerk, Rosalie ’t Feltplein 1, 8720 Oeselgem
Aanvragen
• Evenementenformulier bij de gemeente: Heleen
• Sabam: Heleen
• Billijke vergoeding: Heleen
• Vergunning voor het schenken van sterke drank: Heleen
• Aanvraag voor het afzetten van de parking: Heleen
Algemene afspraken
• De gemeente voorziet de tenten voor de jeugdraadleden. De tenten worden
geplaatst en afgebroken door The Party Solution. Daardoor komt er voor de
jeugdraadleden meer tijd vrij om aandacht te besteden aan de sfeer en gezelligheid
van de kerstmarkt. Elke vereniging voorziet daartoe zelf genoeg versiering,
decoratie, verlengkabels en dergelijke.
• Chiro ’t Sleutelke vraagt of Jan opnieuw Kerstman wil spelen en daarvoor zelf een
pak meebrengt.
• Standen waar warme voeding of drank wordt voorzien, brengen zelf een
brandblusapparaat of branddeken mee.
• Het parkeerverbod mag niet worden genegeerd. Indien er zich auto’s parkeren op
de parking, moeten ze worden aangesproken om hun wagen te verwijderen.
• Heleen maakt nog een draaiboek voor de voorzitters. Heleen zal afwezig zijn op de
kerstmarkt wegens zwangerschapsverlof.
Afspraken met de andere verenigingen
• Verenigingen met een jeugdwerking
o Brengen zelf een tent mee
o Mogen hun tent pas komen opzetten vanaf 14 uur
o Betalen voor ze beginnen €25 waarborg aan één van de voorzitters (krijgen
een bewijs van betaling).
o Krijgen €25 terug de dag zelf indien hun standje volledig is opgeruimd en
het afval weg is (krijgen een bewijs van terugbetaling).
o Mogen drank en eten verkopen maar moeten dat doorgeven voor 22
oktober
• Andere verenigingen
o Brengen zelf een tent mee
o Mogen hun tent pas komen opzetten vanaf 14 uur
o Betalen voor ze beginnen €50 aan één van de voorzitters (krijgen een
bewijs van betaling).
o Krijgen €25 terug de dag zelf indien hun standje volledig is opgeruimd en
het afval weg is (krijgen een bewijs van terugbetaling).
o Mogen geen drank of eten verkopen
Inkleding door de gemeente
• Nadars van de gemeente: Heleen
• Verkeersborden van de gemeente: Heleen
• Stroomgenerator: Heleen
• Tenten voor jeugdraad: Heleen
• Blaadjes met “geen alcohol onder 16 jaar en geen sterke drank onder 18 jaar”:
Heleen
Mee te brengen door verenigingen
• Catering om te verkopen en alle benodigdheden
• Tafels
• Verwarmingselementen
• Radio
• Verlengkabels
• Verlichting, kerstversiering, decoratie
• Verenigingen die iets warms voorzien, brengen zelf een brandblusapparaat of
branddeken mee
Verkoop
• VKSJ Wakken: Hasseltse koffie, Irish Coffe, chocomelk en pannenkoeken
• KLJ Oeselgem: trappisten (Omer, La Chouffe, Leffe, Duvel en Brugse Zot),
gefrituurde borrelhapjes en rode wodka
• Chiro ’t Sleutelke Oeselgem: jenever en zakjes chips
• Chiro Nellekijn Dentergem: Glühwein en portie kaas & salami
• Jeugdhuis Kernelle Dentergem: gin tonic, soep en bitterballen
• KLJ Dentergem: hamburgers, braadworsten, fanta, cola en water
• Jeugdhuis Zjuzjup:
• Speelpleinwerking Jeundui: croque monsieur
Promotie
• Facebook gemeente
• Facebook jeugdraad
• Website gemeente
• ’t Vlinderke en De Mandelbode
• Affiche wordt aangepast door Mathieu van Chiro Oeselgem. Tim stuurt ze door
naar Heleen
• Strooibriefje in alle brievenbussen van Groot-Dentergem
2.
Activiteiten 2015
Jeugdraad Rockt: vrijdag 8 mei 2015
Isabeau had al twee groepjes om vast te leggen.
Jeugdraaddag: zaterdag 29 augustus 2015
Filmmarathon: zaterdag 7 november 2015
Kerstmarkt: zaterdag 19 december 2015
3.
Vorming
Heleen heeft nog geen antwoord gekregen van het Rode Kruis voor een datum van de
vorming EHBO. Heleen houdt jullie op de hoogte.
4.
Stavaza jeugdhuizen
Heleen had graag gehoord van de jeugdhuizen hoe het ermee gaat. De voorzitters van
Kernelle en Zjuzjup waren niet aanwezig. Heleen zal op een andere manier de
voorzitters contacteren om te horen wat de stand van zaken is.
5.
Varia
De Chiro van Oeselgem had graag geweten wat de toekomst is van de containers die
op het speelplein staan. Heleen vraagt na bij het bestuur.
Het herentoilet in de jeugdlokalen van het Leieheem is kapot. Heleen geeft door aan de
technische dienst.
De Chiro van Oeselgem vraagt of het mogelijk is om in hun lokaal een hogere kraan te
laten installeren aan de afwasbak. Daar kan namelijk geen emmer onder. Heleen
vraagt na bij de technische dienst.
De KLJ van Oeselgem vraagt een stavaza omtrent de chauffage in hun lokaal.
Blijkbaar duurt het heel lang tot het lokaal opgewarmd geraakt met de huidige
voorzieningen.
Heleen stuurt een Doodle voor het vastleggen van een jeugdraadetentje. Gelieve die
allemaal in te vullen. Stijn en Isabeau zullen de catering kiezen. Afspraken (er moet op
voorhand een bestelbon worden aangevraagd) worden dan met Dorine gemaakt,
gezien Heleen met zwangerschapverlof gaat.
Volgende vergadering:
maart 2015
Indien er tijdens de afwezigheid van Heleen vragen of
problemen zijn, kan er contact worden opgenomen met
Dorine: 051 57 55 12 of [email protected].

Download Report