Verslag gemeenteraad 29 september 2014

NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN 29 SEPTEMBER 2014
Aanwezig:
Marc Doutreluingne, burgemeester;
Wim Monteyne,
Marc Claeys,
Johan Rollez,
Eddy Defoor,
Marc Desloovere,
Luc Vanassche, schepenen;
Katrien Defoirdt, OCMW-voorzitter;
Gerard Amelynck, Davy Nys, Erik Maes, Sofie Vermeulen, Anthony De Jonckheere,
Freddy Van Herpe,
Dirk Vanluchene,
Claude Vanwelden,
Eliane Spincemaille,
Sabine Poleyn, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, Yves Goemaere, Christine Desmet,
Bart Dewaele, Raf Deprez, Brigitte Desmet, Sem Vanhessche, Christiana Deprez,
raadsleden;
Jan Vanlangenhove, gemeentesecretaris
Verontschuldigd:
Bart Colson, raadslid
Afwezig:
Jan Vanlangenhove, gemeentesecretaris afwezig voor agendapunt 12 (conform
artikel 88 §3 van het gemeentedecreet), en agendapunt 13 (conform artikel 88 §3
van het gemeentedecreet)
De burgemeester opent de vergadering om 19.05 uur.
DE RAAD vergadert in OPENBARE ZITTING:
1.
Principiële beslissing met het oog op de verkoop van een deel van een onroerend goed,
zijnde grond, gelegen Blokkestraat te Zwevegem.
Bevoegdheid
Gemeentedecreet van 15 juli 2005 – artikels 42, 43 en 57 en Titel VIII – bestuurlijk toezicht en externe audit
– hoofdstuk I – bestuurlijk toezicht – artikel 248 tot en met 264.
Juridische grond
- Omzendbrief BB 2010/02 van 12 februari 2010 houdende de vervreemding van onroerende goederen door
de provincies, gemeenten, OCMW’s en besturen van de erkende erediensten – procedure.
Verwijzingsdocumenten
- Schattingsverslag opgemaakt door de heer Pierre de Schaepmeester – Licentiaat in het Notariaat –
Vastgoedexpert – Zaakvoerder bvba ‘OFFICIUM’, op 17 april 2012.
- Geactualiseerd schattingsverslag opgemaakt door de heer Pierre de Schaepmeester – Licentiaat in het
Notariaat – Vastgoedexpert – Zaakvoerder bvba ‘OFFICIUM’, op 13 mei 2014.
- Voorontwerp opmetingsplan opgemaakt door de heer Bart Degezelle – Landmeter-expert, op 10 september
2014.
Motivering
De gemeente Zwevegem heeft op 18 juli 2014 een bod gekregen van 702.000 euro op de grond gelegen in
de Blokkestraat, thans kadastraal bekend onder Zwevegem – 1ste afdeling – sectie
A deel van
perceelnummer 531 H3, voorheen perceelnummer 531 B3, met een totale oppervlakte van 54a 00ca.
Op basis van het bod is de gemeente bereid om het stuk grond te koop aan te bieden onder de voorwaarde
dat een bod minimum beantwoordt aan het geactualiseerd schattingsverslag van 13 mei 2014, opgemaakt
door de heer Pierre de Schaepmeester – Licentiaat in het notariaat – Vastgoedexpert – Zaakvoerder bvba
‘OFFICIUM’
De gemeente wil ook enkel de grond verkopen onder een aantal specifieke voorwaarden met betrekking tot
het te realiseren project, zijnde:

Aan het bod moet ten minste een uitvoerige beschrijving van het project worden toegevoegd.

Het te realiseren project moet zoveel mogelijk aansluiten bij de omliggende functies :
bedrijventerreinen, vrijetijdsbeleving en administratieve diensten.

Het voetbalterrein en het voormalig bedrijfsrestaurant (Bekaert) blijven te ontsluiten via de site.

Het project is te realiseren binnen 3 jaar na verkoop.
Omwille van de afwijking op de normale procedure beschreven in de omzendbrief BB 2010/02 van 12
februari 2010 zal het uitgebrachte bod via diverse kanalen anoniem gepubliceerd worden met een oproep
om een hoger bod uit te brengen. Nadien kan een definitieve toewijzing worden gedaan.
Financiële gevolgen
De publiciteitskosten, alsook de kosten van het bodemattest en de kosten van het stedenbouwkundig
uittreksel zullen gedragen worden door de gemeente.
Overzicht
Budgetjaar
Investeringsenveloppe
Beleidsitem
Algemene rekening
Actie
Raming incl. btw
2014
/
011000
615360
/
400,00 EUR
BESLUIT
EENPARIG
Artikel 1
De gemeenteraad is principieel akkoord om het stuk grond thans kadastraal bekend onder Zwevegem – 1ste
afdeling – sectie A deel van perceelnummer 531 H3, voorheen perceelnummer 531 B3 en met een totale
oppervlakte van 54a 00ca te koop aan te bieden.
Artikel 2
Het uitgebrachte bod zal anoniem gepubliceerd worden via diverse kanalen met een oproep om een hoger
bod uit te brengen.
Een bod kan enkel aanvaard worden indien het beantwoordt aan het geactualiseerd schattingsverslag van
13 mei 2014, opgemaakt door de heer Pierre de Schaepmeester – Licentiaat in het notariaat –
Vastgoedexpert – Zaakvoerder bvba ‘OFFICIUM’ én indien de toegevoegde projectbeschrijving beantwoordt
aan volgende voorwaarden:

Aan het bod moet ten minste een uitvoerige beschrijving van het project worden toegevoegd.

Het te realiseren project moet zoveel mogelijk aansluiten bij de omliggende functies :
bedrijventerreinen, vrijetijdsbeleving en administratieve diensten.

Het voetbalterrein en het voormalig bedrijfsrestaurant (Bekaert) blijven te ontsluiten via de site.

Het project is te realiseren binnen 3 jaar na verkoop.
Artikel 3
De gemeenteraad beslist om, voor de verkoop van hoger vermeld onroerend goed, samen te werken met
notaris Dirk Declercq, Kortrijkstraat 80 te 8550 Zwevegem waar geïnteresseerde kandidaat-kopers tijdens
een welbepaalde periode de kans krijgen om onder gesloten omslag een hoger bod in te dienen.
Artikel 4
De nodige publiciteit en openbaarheid zal verleend worden aan de verkoopprocedure door de notaris, zijnde
via het internet – immoweb, en publicatie in het notarisblad, via aanplakking bij de notaris en door het
plaatsen van een aankondigingsbord op bedoeld onroerend goed, alsook door de gemeente Zwevegem op
de website van de gemeente.
Artikel 5
Aan Notaris Dirk Declercq wordt opdracht gegeven om te zorgen voor de verdere afhandeling van het
dossier, zijnde het opmaken van een ontwerp van akte inzake verkoop van het onroerend goed, die dan ter
goedkeuring aan de gemeenteraad kan voorgelegd worden, alsook het vereiste bodemattest aan te vragen
bij OVAM, en dus bij een gebeurlijke verkoop zal optreden als notaris van de gemeente Zwevegem.
Artikel 6
De publiciteitskosten, alsook de kosten van het bodemattest en de kosten van het stedenbouwkundig
uittreksel worden gedragen door de gemeente Zwevegem, waarbij de daartoe nodige uitgaven zullen
benomen worden van het Beleidsitem 011000 - Algemene Rekening 615360 van het budgetjaar 2014.
Artikel 7
Een voor eensluidend verklaard afschrift van onderhavige gemeenteraadsbeslissing wordt voor verder gevolg
overgemaakt aan Notaris Dirk Declercq, Kortrijkstraat 80 te 8550 Zwevegem.
AMENDEMENT
Raadslid Eliane Spincemaille vraagt namens de CD&V-fractie om het beslissend gedeelte in
artikel 1 aan te vullen met een engagement ivm kinderopvang/jeugdwerking.
Artikel 1
De gemeenteraad is principieel akkoord om het stuk grond thans kadastraal bekend onder Zwevegem – 1ste
afdeling – sectie A deel van perceelnummer 531 H3, voorheen perceelnummer 531 B3 en met een totale
oppervlakte van 54a 00ca te koop aan te bieden.
De gemeenteraad is principieel akkoord om de opbrengst van deze verkoop binnen deze
legislatuur nog aan te wenden om een oplossing te zoeken en te financieren voor de
problematiek van de buitenschoolse kinderopvang en de speelpleinwerking.
Motivering
In de oorspronkelijke opdracht PPS Speelpunt was het de bedoeling om op deze locatie, samen met de
private partner, een synergie te vinden tussen het aanbod van de private component en de behoeften van
de gemeente Zwevegem inzake buitenschoolse opvang en jeugdwerking. Daarbij zou de gemeente de grond
inbrengen als financiering.
Door de verkoop van deze grond kan op deze plaats geen volwaardige oplossing meer uitgewerkt worden
voor het acute probleem van de buitenschoolse kinderopvang en de speelpleinwerking. Er dient hoe dan ook
een oplossing gevonden te worden en hiervoor zullen financiële middelen nodig zijn. Het lijkt dan ook
evident om de opbrengst van de verkoop van deze grond hiervoor te reserveren.
Schepen Johan Rollez licht het voorstel van beslissing toe.
Er werd eerst gestemd over het amendement met volgend resultaat : 12 stemmen VOOR en 14 stemmen
TEGEN. Het amendement is derhalve VERWORPEN.
D a a r n a over het agendapunt zelf met volgend resultaat : EENPARIG.
De CD&V-fractie stelt dat ze kunnen akkoord gaan met de verkoop omdat ze het private initiatief niet willen
in de weg staan maar zij hadden liever een engagement gehad wat betreft de besteding van de middelen.
2.
Principiële beslissing tot verkoop van twee delen van een onroerend goed, zijnde gronden
palend aan de Sportstraat 21 en 23 te Moen, aan geïnteresseerde aanpalende eigenaars.
Bevoegdheid
Gemeentedecreet van 15 juli 2005 – artikel 42, 43 en 57 en Titel VIII – bestuurlijk toezicht en externe audit
– hoofdstuk I – bestuurlijk toezicht – artikel 248 tot en met 264.
Juridische grond
- Besluit van de gemeenteraad van 25 februari 2013 betreffende verrichtingen zakelijke rechten –
machtiging college van burgemeester en schepenen om het comité tot aankoop te belasten met opdrachten.
- Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 27 november 2013 betreffende machtiging
aan het comité tot aankoop van onroerende goederen te Kortrijk om het vereiste schattingsverslag op te
maken van gronden, gelegen nabij de Sportstraat te Moen, dit met het oog op de verkoop door de
gemeente Zwevegem.
- Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 16 juli 2014 betreffende aanstellen landmeter
voor het opmaken van een opmetingsplan van twee delen van een onroerend goed, zijnde gronden palend
aan de Sportstraat 21 en 23 te Moen, dit met het oog op de verkoop door de gemeente Zwevegem.
Verwijzingsdocumenten
- Schattingsverslag opgemaakt door de heer Frank Callewaert, landmeter-expert bij het aankoopcomité te
Kortrijk op 21 mei 2014 met als Dossiernummer 34042-396-CG.
- Plannetje met aanduiding te verkopen gronden.
- Plannetje gewestplan.
- Luchtfoto.
- Schrijven van de gemeente Zwevegem d.d. 13 juni 2014 aan de heer en mevrouw José Vromant-Windels
wonende Sportstraat 21 te 8552 Moen en aan de heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende
Sportstraat 23 te 8552 Moen.
- Schrijven van de heer en mevrouw José Vromant-Windels en van de heer en mevrouw Paul VerbekeArnout d.d. 3 juli 2014 houdende akkoordverklaring met voorstel tot aankoop van de stukken grond met de
geschatte grondprijs, alsook met de aanstelling van de heer Johan Deneve voor het opmaken van het
vereiste opmetingsplan.
- Opmetingsplan opgemaakt door de heer Johan Deneve, Landmeter-expert, te Zwevegem op 28 augustus
2014 met als PRECAD-referentienummer 34028/10075.
Verzoek
Verzoek van de heer en mevrouw José Vromant-Windels wonende Sportstraat 21 te 8552 Moen en van de
heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende Sportstraat 23 te 8552 Moen om te onderzoeken of de
mogelijkheid bestaat het stuk grond dat de aanpalende eigenaars nu huren, zou kunnen aangekocht worden
aan de gemeente.
Motivering
Door de heer en mevrouw José Vromant-Windels wonende in de verkaveling Sportstraat 21 te 8552 Moen
wordt sedert vele jaren een stuk grond gehuurd aan de gemeente met een oppervlakte van ± 550 m²,
palend aan hun eigendom.
Hiervoor wordt een bedrag van 24,79 euro per jaar betaald aan de gemeente als huur voor de grond.
Eveneens wordt er door de heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende in de verkaveling Sportstraat 23
te 8552 Moen sedert vele jaren een stuk grond gehuurd aan de gemeente met een oppervlakte van ± 380
m², palend aan hun eigendom.
Hiervoor wordt een bedrag van 18,59 euro per jaar betaald aan de gemeente als huur voor de grond.
De gehuurde gronden zijn in rode stippellijn aangeduid op het hierbij gevoegd plannetje en luchtfoto.
De gehuurde gronden zijn kadastraal bekend onder Zwevegem – 5de afdeling Moen – sectie B deel van
perceelnummer 622 W3.
Dit totale perceel heeft een kadastrale oppervlakte van 5255 m² en is voorzien als uitbreidingszone voor het
kerkhof.
Volgens het gewestplan Kortrijk goedgekeurd bij K.B. 4 november 1977, is het grootste deel van hoger
vermeld perceel gelegen in de zone voor gemeenschapsvoorzieningen, en zijn de gedeelten grond die sedert
jaren gehuurd worden aan de gemeente door de twee aanpalende eigenaars, gelegen in woongebied (zie
plannetje in bijlage).
De vraag werd gesteld om te onderzoeken of de mogelijkheid bestaat het stuk grond dat de aanpalende
eigenaars nu huren, zou kunnen aangekocht worden aan de gemeente.
Na overleg verklaarde het college van burgemeester en schepenen zich akkoord om bedoelde gronden te
verkopen en om hiertoe de vereiste administratieve procedure op te starten tot verkoop van de delen grond,
gelegen nabij de Sportstraat te Moen, aan de aanpalende eigenaars.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 27 november 2013 een beslissing genomen
houdende machtiging aan het comité tot aankoop van onroerende goederen te Kortrijk om het vereiste
schattingsverslag op te maken, dit met het oog op de verkoop door de gemeente Zwevegem van gronden,
gelegen nabij de Sportstraat te Moen, kadastraal bekend onder Zwevegem – 5de afdeling Moen – sectie B
deel van perceelnummer 622 W3 met een oppervlakte van respectievelijk ± 550 m² palend aan de
eigendom van de heer en mevrouw José Vromant-Windels wonende Sportstraat 21 te 8552 Moen, en met
een oppervlakte van respectievelijk ± 380 m² palend aan de eigendom van de heer en mevrouw Paul
Verbeke-Arnout wonende Sportstraat 23 te 8552 Moen, zoals weergegeven op plannetjes in bijlage.
Op 26 mei 2014 ontvingen wij het schattingsverslag opgemaakt door de heer Frank Callewaert, landmeterexpert bij het aankoopcomité te Kortrijk, op 21 mei 2014, met als Dossiernummer : 34042-396-CG, en
bekrachtigd door de heer Lieven Vanheuverzwijn, Commissaris en de heer Peter Gallein, Voorzitter a.i.
Rekening houdende met de aard en ligging van het te ramen goed, de bestemming, het stedenbouwkundig
statuut, de weerhouden vergelijkingspunten, alle andere factoren die de waarde van het onroerend goed
kunnen beïnvloeden, en onder voorbehoud van een gunstig bodemattest, wordt de eenheidsprijs/m² voor
bouwgrond geraamd op 125,00 euro/m².
De normale waarde voor tuingrond afgeleid uit de waarde van bouwgrond bedraagt ongeveer 1/3 van deze
waarde. Evenwel omdat we hier dienen rekening te houden met de onduidelijke grens tussen het
woongebied en het gebied voor gemeenschapsvoorzieningen, maar ook met de nabijheid van het kerkhof,
wordt de waarde van deze tuingrond slechts op 1/5 van de normale waarde van bouwgrond geraamd of
25,00 euro/m². De eenheidsprijs bij verkoop wordt geraamd op vijfentwintig euro/m².
De raming werd gemaakt onder voorbehoud van afwezigheid van bodemverontreiniging of de beslissing dat
er geen saneringswerken dienen uitgevoerd te worden.
Hiervoor werden de besprekingen gevoerd door het college van burgemeester en schepenen in zitting van
11 juni 2014, waarbij het college zich na overleg akkoord verklaarde met de verkoopwaarde van de
gedeelten grond, zijnde 25,00 euro/m².
Hiervan werden de kandidaat-kopers bij brief d.d. 13 juni 2014 in kennis gesteld, en werd gevraagd om een
schrijven te richten aan het college van burgemeester en schepenen, met de mededeling of zij
geïnteresseerd zijn tot aankoop van de grond en zich akkoord kunnen verklaren met de geschatte
grondprijs, alsook ons mee te delen wie als beëdigd landmeter-expert mag aangesteld worden door de
gemeente, voor het opmaken van het vereiste opmetingsplan.
Op 7 juli 2014 ontvingen wij een schrijven van de heer en mevrouw José Vromant-Windels wonende
Sportstraat 21 te 8552 Moen en van de heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende Sportstraat 23 te
8552 Moen houdende akkoordverklaring met voorstel tot aankoop van de stukken grond met de geschatte
grondprijs, alsook met de aanstelling van de heer Johan Deneve, Landmeter-Expert, voor het opmaken van
het vereiste opmetingsplan.
Het is noodzakelijk om een opmetingsplan te laten opmaken door een beëdigd landmeter-expert door het
feit dat het delen van een kadastraal perceel betreft die zullen verkocht worden.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 16 juli 2014 een beslissing genomen
houdende aanstellen van de heer Johan Deneve, Landmeter-expert, Leopoldstraat 36 te 8550 Zwevegem,
voor het opmaken van een opmetingsplan met aanduiding van de exacte oppervlakte van de te verkopen
delen van het onroerend goed door de gemeente Zwevegem aan de geïnteresseerde aanpalende eigenaars,
zijnde de heer en mevrouw José Vromant-Windels wonende Sportstraat 21 te 8552 Moen en aan de heer en
mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende Sportstraat 23 te 8552 Moen, meerbepaald twee delen van een
onroerend goed, zijnde gronden eigendom van de gemeente Zwevegem, kadastraal bekend onder
Zwevegem – 5de afdeling Moen – sectie B deel van perceelnummer 622 W3, zoals weergegeven op
plannetjes in bijlage.
Uit het opmetingsplan opgemaakt door de heer Johan Deneve, Landmeter-expert, op 28 augustus 2014, met
als PRECAD-referentienummer 34028/10075, blijkt dat het stuk grond dat verkocht zal worden aan de heer
en mevrouw José Vromant-Windels wonende Sportstraat 21 te Moen een oppervlakte heeft van 05 a 59 ca
(Lot 1), en het stuk grond dat verkocht zal worden aan de heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende
Sportstraat 23 te Moen een oppervlakte heeft van 03 a 87 ca (Lot 2).
De opmetingskosten zijn ten laste van de kopers.
Het Comité tot aankoop van onroerende goederen te Kortrijk mag overgaan tot het opmaken van de
noodzakelijke ontwerpakten inzake verkoop van twee delen van het onroerend goed door de gemeente,
alsook het vereiste bodemattest aan te vragen bij OVAM, teneinde de ontwerpakten dan ter goedkeuring
aan de gemeenteraad voor te leggen.
Alle kosten van verkoop zijn ten laste van de kopers.
BESLUIT
14 STEMMEN VOOR (Marc Doutreluingne, Wim Monteyne, Marc Claeys, Johan Rollez, Eddy Defoor, Marc
Desloovere, Luc Vanassche, Gerard Amelynck, Davy Nys, Erik Maes, Sofie Vermeulen, Anthony De
Jonckheere, Freddy Van Herpe, Christiana Deprez)
12 ONTHOUDINGEN (Dirk Vanluchene, Claude Vanwelden, Eliane Spincemaille, Sabine Poleyn, Isabelle
Degezelle, Dirk Desmet, Yves Goemaere, Christine Desmet, Bart Dewaele, Raf Deprez, Brigitte Desmet, Sem
Vanhessche)
Motivering stemgedrag CD&V-fractie : na lezing van het verslag van het Comité tot Aankoop
stellen we vast dat op het gewestplan het niet zo duidelijk is tot waar de zone van de
gemeenschapsvoorziening is voorzien en waar het woongebied begint ; wij stellen voor om de huidige
toestand aan te houden tot er meer duidelijkheid is over de plannen van het kerkhof (eventuele uitbreiding).
Artikel 1
De gemeenteraad gaat principieel akkoord om de procedure te starten op basis van het opgemaakt
schattingsverslag, teneinde twee delen van het onroerend goed, zijnde gronden palend aan de Sportstraat
21 en 23 te 8552 Moen, kadastraal bekend onder Zwevegem – 5de afdeling Moen – sectie B deel van
perceelnummer 622 W3, met een respectievelijke oppervlakte van 05 a 59 ca en 03 a 87 ca te verkopen aan
de prijs van 25,00 euro/m² aan de geïnteresseerde aanpalende eigenaars, zijnde enerzijds aan de heer en
mevrouw José Vromant-Windels wonende Sportstraat 21 te 8552 Moen voor de prijs van 13.975,00 euro (05
a 59 ca x 25,00 euro/m²), en anderzijds aan de heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende Sportstraat
23 te 8552 Moen voor de prijs van 9.675,00 euro (03 a 87 ca x 25,00 euro/m²), zoals weergegeven op het
opmetingsplan opgemaakt door de heer Johan Deneve, Landmeter-expert, op 28 augustus 2014, met als
PRECAD-referentienummer 34028/10075.
De opmetingskosten zijn ten laste van de kopers.
Artikel 2
Over te gaan tot het organiseren van het vereiste openbaar onderzoek “de commodo et incommodo”.
Artikel 3
Opdracht te geven aan het Comité tot aankoop van onroerende goederen te Kortrijk om de noodzakelijke
ontwerpakten inzake verkoop van twee delen van het onroerend goed op te maken, alsook het vereiste
bodemattest aan te vragen bij OVAM.
Artikel 4
Na ontvangst van de ontwerpakten tot verkoop van twee delen van bedoeld onroerend goed, alsook van het
vereiste bodemattest, deze ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
Artikel 5
Een voor eensluidend verklaard afschrift van onderhavige gemeenteraadsbeslissing wordt voor verder gevolg
overgemaakt aan het Comité tot aankoop van onroerende goederen, Hoveniersstraat 31 te 8500 Kortrijk,
alsook ter kennisgeving aan de heer en mevrouw José Vromant-Windels wonende Sportstraat 21 te 8552
Moen en aan de heer en mevrouw Paul Verbeke-Arnout wonende Sportstraat 23 te 8552 Moen.
3.
Aktename rapportering Intern Controle Systeem.
Bevoegdheid
- Artikel 87§1 van het gemeentedecreet waarin gesteld wordt dat de gemeentesecretaris instaat voor de
interne controle op de werking van de gemeentelijke diensten.
- Artikel 99 van het gemeentedecreet waarin gesteld wordt dat de steden en gemeenten instaan voor de
interne controle van hun activiteiten.
- Artikel 100§1 van het gemeentedecreet waarin gesteld wordt dat het interne controlesysteem vastgesteld
wordt door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam, en het vervolgens onderworpen is
aan de goedkeuring door de gemeenteraad.
- Artikel 100§2 van het gemeentedecreet waarin gesteld wordt dat het interne controlesysteem minstens
beantwoordt aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en verenigbaar is met de continuïteit van
de werking van de gemeentelijke diensten.
- Artikel 101 van het gemeentedecreet waarin gesteld wordt dat, onverminderd de opdrachten inzake
interne controle die krachtens het decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden
worden opgedragen, de gemeentesecretaris instaat voor de organisatie en de werking van het interne
controlesysteem en hij bovendien jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen en
de gemeenteraad.
Juridische grond
- Besluit van de gemeenteraad van d.d. 26 mei 2008 betreffende kennisname van de introductienota van het
gemeentelijk interne controle systeem.
Verwijzingsdocumenten
- Rapportering Interne Controle Systeem.
Motivering
Het rapport van het interne controle systeem dient jaarlijks te worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
BESLUIT
Enig artikel
De Gemeenteraad neemt akte van de rapportering van het Interne Controle Systeem.
Intern Controle Systeem Rapportering Gemeenteraad
1. INTRODUCTIE
In gemeenteraad van mei 2008 werd de introductienota van het gemeentelijk Interne Controle Systeem
voorgelegd. Zoals in die nota meegedeeld wordt de uitbouw van het Interne Controle Systeem gebaseerd op
onderstaand raamwerk:
Fase 1 Opstarten IC proces
Fase 2 Identificeren van de risico’s
Fase 3 Analyseren en beoordelen van de risico’s
Fase 4 Vaststellen en optimaliseren intern controle systeem
Fase 5 Monitoren en rapporteren Update van de risico-identificatie
Bovengenoemde introductienota, samen met de eerste afspraken rond het opzetten van het systeem kunnen
beschouwd worden als ‘Fase 1: Opstarten IC proces’.
Verder werden in 2008 onderstaande stappen gezet:
1. Identificatie van de risico’s (Fase 2)
2. Analyse en beoordeling van de risico’s (Fase 3)
3. Uitwerking van optimalisatieprojecten voor diverse risico’s (Fase 4 en 5)
Als gevolg van deze oefening werden een 14 risico’s weerhouden (zie rapportering GR maart 2009) waaraan
gewerkt zou worden. Deze 14 zijn, gebundeld volgens thema:
1. Rationeel Energie Verbruik
2. Document Management – Archivering
-management Documenten zijn moeilijk te identificeren en terug te vinden.
Archivering.
3. Dienstverlening naar de burger
de behoeften van de burgers
4. Interne Communicatie
communicatie tussen de medewerkers en/of tussen diensten
(horizontaal - verticaal) verloopt niet doeltreffend. Informatie wordt niet tijdig geïdentificeerd en ter
beschikking gesteld van de relevante personen.
5. Personeel
beidsmarkt Door evoluties op de arbeidsmarkt vindt men niet snel genoeg
nieuwe kandidaat-medewerkers met de vereiste competenties.
aanwervings-, bevorderings- en verloningsstructuur.
operationele taken uit te voeren. In bepaalde diensten zijn er onvoldoende gekwalificeerde medewerkers
beschikbaar om de activiteiten van de dienst op kwalitatieve wijze uit te voeren.
-tevredenheid interne klanten De noden van interne klanten worden onvoldoende
opgevolgd
geformuleerde beleid, de manier van besturen en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
6. Financieel
ing Er is geen systematische opvolging van de beschikbare kredieten. Beschikbare
kredieten worden overschreden.
oces van middelentoewijzing in de dienst is niet doeltreffend.
begrotingsmiddelen beschikbaar voor de uitwerking van het beleid.
In 2013 werden, naast het verder uitwerken van de projecten die eerder gestart werden, tal van nieuwe
optimalisatieprojecten opgezet. 3
2. OVERZICHT OPTIMALISATIEPROJECTEN
In de loop van 2013 werden onderstaande optimalisatieprojecten verder opgevolgd en of opgestart. Deze
hebben allemaal tot doel de weerhouden risico’s onder controle te krijgen door de nodige
beheersmaatregelen uit te werken zodat we de waarschijnlijkheid en de impact van het voorkomen kunnen
terugdringen tot een voor ons aanvaardbaar niveau.
De opgestarte projecten beperken zich niet noodzakelijk tot de hierboven vermeldde risico’s.
Een niet volledige opsomming volgt hieronder.
1) Rationeel Energie Verbruik
-cel van de gemeente is een volledige inventarisatie beschikbaar van het energieverbruik in
de diverse gemeentelijke gebouwen.
welzijnsconsortium.
entepunt werd in gebruik genomen als energiearm gebouw en een aantal oudere panden
werden verkocht of staan leeg.
2) Document Management – Archivering
- en meldingsregistratie.
opgenomen. Naargelang de weerhouden prioriteiten
zal de functie ingevuld worden (in 2014 ingevuld).
gemeenteraadsbeslissingen sneller teruggevonden kunnen worden. Ook de gemeenteraadscommissies
werden opgenomen in Cobra en Cobra@home. Binnen het OCMW werd de uitbouw van het gebruik van
Cobra opgestart.
en Kortrijk, voor de implementatie van een Beeldbank binnen het bestuur. Deze werd in gebruik genomen
eind 2012.
3) Dienstverlening naar de burger
burger. Binnen het gemeentepunt wordt
werk gemaakt van een Kanaalstrategie om in contact te treden met de burger. De openingsuren werden
verruimd en voor alle loketdiensten gelijkgeschakeld. Een centraal onthaal werd uitgebouwd.
erd gestart met het Delphi project. Dit helpt de bibliotheek om te schakelen van
een traditionele bibliotheek, waar de klemtoon ligt op het ontlenen, naar een vraaggerichte bibliotheek, waar
de vraag van de bezoeker centraal staat.
erd verder uitgebouwd, dit zowel voor intern als extern gebruik.
Bus waarop de dienstverlening dichter bij de burger gebracht wordt en
waardoor de aanwezigheid in de deelgemeentes toeneemt. De bedrijvengids werd in gebruik genomen en
bijkomende toepassingen werden uitgewerkt.
ontsloten worden naar de bevolking voor online inschrijvingen of reservaties.
ues werden ingevoerd.
-loket werden verder uitgebreid.
t informatie magazine van de
Zwevegemnaar.
4) Interne Communicatie
managementteam, … ) toegevoegd om de interne doorstroming van informatie te optimaliseren.
4 interne communicatie
alle medewerkers.
n periodiek teamoverleg wordt in alle diensten doorgevoerd.
opgevolgd.
– zie ook samenwerking OCMW-gemeente.
5) Personeel
opvolging.
OCMW.
d hard gewerkt aan een nieuw organigram en formatie. De implementatie gebeurt stap per stap.
6) Financieel
financiële kas-processen werden in kaart gebracht.
.
verkocht.
3. CONCLUSIES
Uit de reeds ondernomen acties kan afgeleid worden dat het interne controlesysteem een hele brede waaier
van acties omvat om de meest diverse risico’s waar de gemeente aan blootgesteld wordt, te ondervangen.
Binnen de gemeente zijn tal van beheersmaatregelen genomen of opgestart.
In de loop van 2014 wordt het systeem van Interne Controle herbekeken. Vanaf 2014 spreken we liever
over ‘organisatiebeheersing’. Deze term werd ingevoerd door de externe audit. Doelstelling is om een
systeem van organisatiebeheersing uit te bouwen in samenwerking met het OCMW. In de loop van 2014 zal
dan ook een nieuwe oefening plaats vinden waarbij de risico’s geïdentificeerd worden voor de komende
periode. Deze risico’s zullen dan in prioritair behandeld worden.
4.
Goedkeuring nota 'organisatiebeheersing'.
Bevoegdheid
- Gemeentedecreet van 15 juli 2005
- OCMW-decreet van 19 december 2008
Juridische grond
- Artikel 99 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005
- Artikel 98 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Verwijzingsdocumenten
Nota ‘organisatiebeheersing’ met uitgangspunten en plan van aanpak van het traject organisatiebeheersing
Situering
Het gemeente- en OCMW-decreet bepalen voor gemeente en OCMW op analoge wijze de plicht om een
interne controlesysteem op te zetten.
Interne controle krijgt volgende definitie (conform artikel 99 gemeentedecreet en artikel 98 OCMW-decreet):
-
het bereiken van de doelstellingen;
-
het naleven van wetgeving in procedures;
-
de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;
-
het efficiënte en economische gebruik van middelen;
-
de bescherming van activa;
-
het voorkomen van fraude.
Motivering
Om onze doelstellingen als organisatie te bereiken, hanteren we verschillende activiteiten en processen.
Elk van deze activiteiten en processen heeft echter zijn kans op mislukken, door allerhande risico’s die zich
kunnen voordoen.
Het doel van organisatiebeheersing is dan ook het opzetten van beheersmaatregelen (= een intern
controlesysteem/ICS) die deze risico’s zo goed mogelijk elimineren of reduceren.
Het opzetten van een intern controlesysteem biedt met andere woorden een redelijke zekerheid dat deze
risico’s zich niet zullen voordoen.
In de nota wordt:
-
het traject volledig gesitueerd;
-
het wettelijk kader weergegeven;
-
het voorgestelde plan van aanpak weergegeven;
-
de voorgestelde prioritair te behandelen thema’s weergegeven.
BESLUIT
EENPARIG
Enig artikel
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de nota ‘organisatiebeheersing’ in het kader van de oprichting
van een interne controlesysteem.
ORGANISATIEBEHEERSING
situering
Om onze doelstellingen als organisatie te bereiken, hanteren we verschillende activiteiten en processen. Elk
van deze activiteiten en processen heeft echter zijn kans op mislukken, door allerhande risico’s die zich
kunnen voordoen.
Het doel van organisatiebeheersing is dan ook het opzetten van beheersmaatregelen (= een intern
controlesysteem/ICS) die deze risico’s zo goed mogelijk elimineren of reduceren. Het opzetten van een
intern controlesysteem biedt met andere woorden een redelijke zekerheid dat deze risico’s zich niet zullen
voordoen.
 Merk op dat de term redelijke zekerheid (ook decretaal) gehanteerd wordt: absolute zekerheid blijft een
utopie. Bovendien moeten we vermijden dat de balans doorslaat naar bureaucratie: we moeten risico’s
zo goed mogelijk afdekken, maar tegelijk een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle werking
garanderen.
 Tot slot geven we mee dat, hoewel de term “interne controle” een gangbare term is die ook in de
regelgeving gebruikt wordt, wij de voorkeur geven aan de term organisatiebeheersing. “Interne
controle” is namelijk afgeleid van het Engelse “to control” = beheersen, wat een heel andere nuance
heeft dan “controleren”. Dit laatste gaat nog al eens gepaard met een negatieve connotatie.
Wettelijk kader
organisatiebeheersing
Het OCMW-decreet en het gemeentedecreet bepalen voor OCMW en gemeente op analoge wijze de plicht
om een interne controlesysteem op te zetten. Interne controle krijgt volgende definitie
Het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen
over:
1° het bereiken van de doelstellingen;
2° het naleven van wetgeving en procedures;
3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;
4° het efficiënte en economische gebruik van middelen;
5° de bescherming van activa;
6° het voorkomen van fraude.
In de resp. decreten werden bijkomend volgende bepalingen opgelegd

De secretaris stelt het interne controlesysteem vast in samenspraak met het MAT;

De OCMW-raad/de gemeenteraad keurt daarna het algemeen kader goed (de raden kunnen deze
bevoegdheid niet delegeren);

De secretaris staat in voor de organisatie en werking van het intern controlesysteem

De secretaris rapporteert jaarlijks aan resp. het CBS en gemeenteraad/OCMW-raad;

De secretaris brengt het personeel op de hoogte;

Het interne controlesysteem beantwoordt aan het principe van de functiescheiding

Het interne controlesysteem is verenigbaar met de continuïteit van de diensten
externe audit
Om de openbare besturen te versterken en te motiveren bij het opzetten van een intern controlesysteem,
richtte de Vlaamse regering Audit Vlaanderen op Audit Vlaanderen zal instaan voor de externe audit van
lokale besturen en zal daarbij het systeem van interne controle evalueren.
Als kader voor de externe audit hanteert Audit Vlaanderen de leidraad organisatiebeheersing. Die leidraad
focust op de basisvoorwaarden die in elk bestuur moeten vervuld zijn om van een goede
organisatiebeheersing te kunnen spreken. Deze leidraad kan ook gebruikt worden als zelf-evaluatie
instrument.
De leidraad bestrijkt 10 thema’s:
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement
2. Belanghebbendenmanagement
3. Monitoring
4. Organisatiestructuur
5. HRM
6. Organisatiecultuur
7. Informatie en communicatie
8. Financieel management
9. Facilitaire middelen
10. ICT
Audit Vlaanderen neemt hierbij geen sanctionerende houding aan, maar wil vooral een ondersteunende rol
spelen en de besturen de nodige feedback geven. Men is er zich ook van bewust dat het onmogelijk is om
even sterk in te zetten op alle thema’s tegelijk. Elk bestuur zal prioriteiten moeten stellen, en zal de keuze
voor deze specifieke prioriteiten ook moeten motiveren.
Wie
Timing
Bepalen van uitgangspunten en
Stuurgroep interne controle
13.3.2014
Evaluatieteam
Uiterlijk 16.5.2014
Bepalen van prioritaire thema’s
Evaluatieteam
16.5.2014
Autorisatie aanpak MAT
OCMW:
aanpak
Zelfevaluatie: voeren van een risicoanalyse voor de beide organisaties
Autorisatie kader GR/OCMW-raad
Staf
en
MAT
OCMW: 01.07.2014
Gemeente: MAT
Gemeente: 18.06.2014
OCMW-raad
9.09.2014
Gemeenteraad
29.09.2014
Taakstelling trekkers
Communicatie aan personeel
Traject
Stappen
Wat
Oktober 2014
Sturing
De stuurgroep organisatiebeheersing stuurt het proces aan, en bestaat uit de secretarissen, financieel
beheerder en de trekkers van het project organisatiebeheersing (Marijke Dierick, Evi D’haene en Luc
Velghe).
De organisatiebeheersing zal ook een weerkerend punt worden op de MAT’s van beide besturen en op het
MAT+.
uitgangspunt en aanpak
Ons opzet was steeds een win-win-win verhaal:

We willen voldoen aan de decretale plicht om een ICS op te zetten;

We willen de externe audit kunnen doorstaan;

Maar bovenal willen we focussen op het verder uitbouwen van een efficiënte, effectieve, integere en
kwaliteitsvolle organisatie.
Hoewel er nog heel wat andere instrumenten op de markt zijn, kozen we er voor om te vertrekken vanuit de
leidraad organisatiebeheersing om onze werking tegen het licht te houden. We kozen er bovendien bewust
voor om het traject, waar mogelijk, in onderlinge samenwerking tussen OCMW en gemeente af te leggen.
In dat licht stapten we samen in het begeleidingstraject aangeboden door WIVO, waarbij besturen uit de
regio begeleid worden bij het uitzetten van een intern controlesysteem, specifiek aan de hand van de
leidraad organisatiebeheersing.
Zelfevaluatie
Audit Vlaanderen deelde de 10 thema’s uit de leidraad op in 55 doelstellingen. Op hun beurt werden deze
doelstellingen nog eens opgedeeld in 362 beheersmaatregelen
Wanneer je als bestuur aan deze doelstellingen voldoet, betekent dit dat je de nodige beheersmaatregelen
hebt gesteld.
Om na te gaan waar we vandaag staan, en wat onze prioritaire werkpunten zijn, stelde de stuurgroep
organisatiebeheersing een zelfevaluatieteam samen. Elk lid van het team had als taak om elke
beheersmaatregel een dubbele score te geven (telkens max. 4 punten):

Hoe belangrijk vind je deze maatregel?

Hoe goed scoren we vandaag voor deze maatregel?
Op basis van de toegekende scores, kregen we een accuraat beeld van onze huidige werking, en bepaalden
we de prioritair aan te pakken doelstellingen.
Concreet kwamen we tot de volgende conclusies:

Algemeen: we stellen vast dat we al heel veel beheersmaatregelen hebben, en aandacht schenken aan
het vermijden van heel wat risico’s.

We komen tot 8 thema’s, waarvan we gezamenlijk vinden dat deze, hoewel belangrijk, vandaag te
weinig aandacht krijgen.
We bepaalden voor elk van deze thema’s een start-timing, een concrete insteek, en een trekker. De trekker
maakt steeds deel uit van het zelfevaluatieteam.
Prioritaire thema’s
Hieronder overlopen we de 8 thema’s, waarvan we de aanpak binnen de huidige MJBP prioritair vinden. We
kennen de pijnpunten, en bedachten af en toe een aanzet tot oplossing.
We laten het echter aan de trekkers over om, in samenspraak met de personen op het werkveld, de beste
oplossing uit te werken en de nodige beheersmaatregelen te nemen.
Hieronder vind je een overzicht van de prioritaire thema’s, met daarbij telkens een omschrijving van de
probleemstelling.
Tot slot geven we ook telkens mee aan welke doelstelling van leidraad Vlaanderen deze thema’s kunnen
gelinkt worden.
Informatiebeheer
Trekker:
Elke De Ridder
Timing:
start in 2014
Wat:
Het gebrek aan een informatiebeheerder/archivaris, was tot voor kort een oud zeer dat we
al jaren mee sleepten. De aanstelling van een informatiebeheerder als archivaris begin 2014,
is hier een eerste ommekeer.
Leidraad:
7.1. De organisatie weet hoe ze haar interne communicatie, externe communicatie en
informatiebeheer
wil
inzetten
om
de
beleidsdoelstellingen
te
realiseren
en
haar
dienstverlening te optimaliseren.
7.4. De organisatie beschikt over een efficiënt en betrouwbaar informatiebeheer.
7.5. De organisatie evalueert regelmatig haar interne communicatie, externe communicatie
en informatiebeheer en stuurt bij waar nodig.
Interne dienstverlening
Trekker:
Tine Catteeuw / Annelies Steen
Timing:
start in 2015
Wat:
Hier bundelen we verschillende pijnpunten: het is niet altijd even duidelijk voor welk euvel je
bij wie terecht kan. Anderzijds geven verschillende ondersteunende diensten te kennen dat
zij aan de limiet van hun kunnen komen. Daarbij komt de toenemende vraag naar
permanentie van sommige diensten ’s avonds, op zaterdag…
Leidraad:
4.1. Het organogram is opgemaakt met het oog op de realisatie van de beleidsdoelstellingen
en de optimalisatie van de dienstverlening.
4.3. De organisatiestructuur wordt wanneer nodig en minstens op regelmatige basis
geëvalueerd en zo nodig geoptimaliseerd.
Personeel
Trekker:
Tine Catteeuw / Annelies Steen
Timing:
start in 2014
Wat:
We zetten op vandaag al in op een goed personeelsbeleid en kennen de gevoeligheden
goed.
We merken dat het soms moeilijk is de motivatie er in te houden bij sommige medewerkers.
We investeren in het personeel, maar dat lijkt niet altijd vruchten af te werpen zoals
verwacht. Anderzijds brachten sommige initiatieven wel al verbetering en willen we het
personeel blijven motiveren.
In dit kader merken we onder andere dat er nood is aan een capaciteitsplanning, nml. het in
kaart brengen van werklast van het personeel en de ideale verdeling daarvan onder het
personeel. We merken ook dat we bij het uitstippelen van (beleids)doelstellingen nog te
weinig rekening houden met de implicaties op personeelsbezetting. We willen de
medewerkers ook sterker betrekken in de meerjarenbeleidsplanning. Ook leidinggevenden
willen we ondersteunen in hun taak.
Tot slot willen we deontologische code opnieuw afstoffen, verfijnen waar nodig, en
voldoende onder de aandacht brengen.
Leidraad:
5.1. De organisatie heeft eigen beleidskeuzes gemaakt voor haar personeelsbeleid zodat de
beleidsdoelstellingen
gerealiseerd worden en de dienstverlening geoptimaliseerd wordt.
5.2. De organisatie zet haar medewerkers in voor de realisatie van de beleidsdoelstellingen
en de optimalisatie van de dienstverlening.
5.3. Medewerkers presteren volgens de vooropgestelde verwachtingen en krijgen voldoende
kansen om zich verder te ontwikkelen.
5.4. Het leidinggeven gebeurt op alle niveau’s op een kwaliteitsvolle manier.
5.7. Personeelsuitgaven blijven binnen het budget en rapporten over het personeel worden
grondig opgevolgd.
6.1. De organisatie heeft haar belangrijkste waarden bepaald en past ze toe in de dagelijkse
werking.
6.2.
De
organisatie
biedt
ondersteuning
deontologisch gevoelige situaties.
Facilitair beheer
Trekker:
Sander De Bo
Timing: start in 2014
aan
medewerkers
die
terechtkomen
in
Wat:
Meerjarenplanning: we stellen vast dat we qua facilitaire middelen nog al te vaak een ad hoc-beleid
voeren. We maken niet consequent de reflectie welke middelen we nodig hebben bij een specifieke
doelstelling, en wat ons dat zal kosten.
Bijvoorbeeld qua gebouwenbeheer en voertuigenbeheer kunnen we de teugels wat strakker houden; we
hebben geen overkoepelend zicht op het onderhoud dat ons patrimonium en wagenpark vraagt.
We hebben evenmin een centraal zicht op welke arbeidsmiddelen elk personeelslid precies (nodig) heeft.
Leidraad:
9.1. De organisatie weet hoe ze haar facilitaire middelen wil inzetten om de beleidsdoelstellingen te
realiseren en de dienstverlening te optimaliseren.
9.2. De facilitaire middelen worden goed beheerd.
9.6. Uitgaven door facilitaire middelen blijven binnen het budget.
9.7. Er wordt regelmatig geëvalueerd hoe er met de facilitaire middelen wordt omgegaan en er
wordt indien nodig bijgestuurd.
Interne communicatie
Trekker:
Luc Velghe
Timing:
Start in 2014
Wat:
De scores voor interne communicatie springen in het oog: we vinden dit heel belangrijk, en
vinden dat er nog werk aan de winkel is. Het oprichten van een stuurgroep interne
communicatie, naar analogie van de stuurgroep externe communicatie, zou een goed begin
vormen. Ook het verspreiden van een communicatieplan zou een stap vooruit betekenen.
Tot slot willen we het opzet uit IIP verder zetten, en de verschillende overlegorganen in
kaart brengen, en teamvergaderingen activeren waar nodig.
Leidraad:
7.1. De organisatie weet hoe ze haar interne communicatie, externe communicatie en
informatiebeheer
wil
inzetten
om
de
beleidsdoelstellingen
te
realiseren
en
haar
dienstverlening te optimaliseren.
7.2. De interne communicatie focust op de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de
optimalisatie van de dienstverlening.
7.5. De organisatie evalueert regelmatig haar interne communicatie, externe communicatie
en informatiebeheer, en stuurt bij waar nodig.
Contractbeheer
Trekker:
Elke De Ridder en Evi D’haene
Timing:
Start in 2015
Wat:
We hebben geen centraal overzicht op de contracten die lopen binnen de organisaties. Soms
is het zelfs zoeken naar de vindplaats van contracten. Met een centraal zicht op de
contracten, kan de opvolging ervan aangestuurd worden en kunnen we vooruit plannen.
Leidraad:
9.4. De organisatie gaat degelijk om met contracten en volgt opdrachten uitgevoerd door
partners grondig op.
Monitoring – rapporten
Trekker:
Jan Vanlangenhove en Benedikt Planckaert
Timing:
start in 2014
Wat:
We tellen en meten vandaag heel veel. We hebben echter nooit centraal bepaald welke
cijfers we echt nodig hebben en wat we er mee willen bereiken. We willen dit efficiënter en
nuttiger: we willen bepalen welke kerncijfers en kerndata we nodig hebben om te sturen en
om aan efficiënte kostenbeheersing te kunnen doen. We focussen hier op personeel, en op
rapportering in functie van het MJBP.
Leidraad:
3.1.
De
organisatie
weet
over
welke
rapporten
ze
wil
beschikken
om
haar
beleidsdoelstellingen te realiseren en haar dienstverlening te optimaliseren.
3.2. De meetsystemen voor het opstellen van rapporten zijn op een correcte en
kwaliteitsvolle wijze opgesteld.
3.3. De organisatie volgt de realisatie van de beleidsdoelstellingen degelijk op en beschikt
over accurate rapporten om de dienstverlening op te volgen.
3.4. De organisatie stuurt haar werking op basis van de rapporten
3.5. De organisatie evalueert regelmatig de kwaliteit van en betrouwbaarheid van de
meetinstrumenten en rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig.
Risicobeheersing
Preventie/arbeidsveiligheid
Trekker:
Jan Vanlangenhove
Timing:
start in 2014
Wat:
We willen meer aandacht aan schenken aan preventie en arbeidsveiligheid. We willen o.a.
inzetten op instructiekaarten voor elk werkingsmiddel. Niet louter om juridisch ingedekt te
zijn, maar eerst en vooral om aan het personeel de beste werkomstandigheden te kunnen
bieden en de mogelijke risico’s zo klein mogelijk te houden.
Leidraad:
1.6. De organisatie kent de belangrijkste risico's waarmee ze kan worden geconfronteerd.
5.5. De organisatie investeert in goede werkomstandigheden en in het welzijn van de
medewerkers.
fraude
Trekker:
Sander De Bo
Timing:
start in 2016
Wat:
Er werd al heel wat werk verzet om financiële processen in kaart te brengen en risico’s te
elimineren. Er blijven echter nog enkele financiële risico’s die we moeten in kaart brengen en
afdekken. Tot slot zetten we ook actiever in op het voorkomen van diefstal.
Leidraad:
1.6. De organisatie kent de belangrijkste risico's waarmee ze kan worden geconfronteerd.
8.6. De organisatie evalueert regelmatig de financiële processen en stuurt waar nodig bij.
5.
Goedkeuring leeszaalreglement Gemeentepunt.
Bevoegdheid
Gemeentedecreet artikel 42
Juridische grond
Archiefdecreet van 7 juli 2010
Omzendbrief van 27 januari 2014 betreffende het verstrekken van informatie uit de bevolkingsregisters voor
genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden
Beslissing College van Burgemeester en Schepenen van 25 juni 2014
Verwijzingsdocumenten
Ontwerp van leeszaalreglement
Motivering
Naar aanleiding van de omzendbrief van 27 januari 2014 in verband met het verstrekken van informatie uit
de bevolkingsregisters voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden zijn deze nu
openbaar en moeten dus geconsulteerd kunnen worden. Om deze consultaties op een efficiënte manier
mogelijk te maken wordt er best een leeszaalwerking opgestart in het Gemeentepunt. Hierdoor krijgt de
burger een vast raamwerk om gegevens uit de bevolkingsregisters op te vragen.
Aan de leeszaalwerking wordt een leeszaalreglement gekoppeld zodat duidelijke afspraken worden
vastgelegd met de bezoekers van de leeszaal.
Dit reglement is reeds goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen om van start te
kunnen gaan met een leeszaalwerking, maar wordt nu ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
BESLUIT
EENPARIG
Artikel 1
In het Gemeentepunt wordt een leeszaalwerking uitgebouwd voor de consultatie van bevolkingsregisters
voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.
Artikel 2
Het leeszaalreglement, in bijlage bij deze beslissing gevoegd, wordt goedgekeurd.
LEESZAALREGLEMENT
Art. 1. De leeszaal van het gemeentearchief is vrij toegankelijk voor het publiek op de dagen en uren
vastgelegd door het College van Burgemeester en Schepenen.
Art. 2. De lezers dienen zich jaarlijks in te schrijven. De lezers nemen kennis van het leeszaalreglement en
gaan hier automatisch mee akkoord door zich in te schrijven.
Art. 3. Elke bezoeker legitimeert zich door zijn naam, adres en het doel van zijn onderzoek en de
medegedeelde stukken in het register in te schrijven en deze gegevens door zijn handtekening te
bekrachtigen
Art. 4. De toegang tot het magazijn is verboden. De documenten worden aangevraagd op de daartoe
bestemde formulieren. De informatiebeheerder en zijn medewerkers kunnen het aantal in lezing gegeven
bescheiden beperken. De documenten moeten ter plaatse in de geraadpleegd worden.
Art. 5. De bescheiden moeten met zorg behandeld worden. Het is niet toegestaan bescheiden uit
archiefmappen te halen, de ordening van de bescheiden te wijzigen of er aantekeningen op aan te brengen.
De archivaris en zijn medewerkers mogen hieromtrent de nodige richtlijnen geven aan de lezers.
Art. 6. In de leeszaal mag niet gerookt, gegeten of gedronken worden.
Art. 7. De bescheiden mogen in de leeszaal gefotografeerd of gefilmd worden, mits toestemming van de
informatiebeheerder. Men kan ook aan de medewerkers vragen naar een fotokopie met uitzondering van
documenten waarvan de informatiebeheerder oordeelt dat de bij het fotokopiëren vereiste handelingen er
schade aan berokkenen.
De tarieven voor fotokopieën worden in het retributiereglement van de gemeenteraad vastgelegd.
Bij commerciële aanwending van foto’s, film, fotokopieën, reader-prints en planafdruk zijn de lezers verplicht
één exemplaar gratis aan het gemeentearchief over te maken.
Art. 8. De lezers die een publicatie laten verschijnen waarvoor gebruik is gemaakt van informatie die berust
in het gemeentearchief, zijn gehouden het gemeentearchief als vindplaats van de bronnen te vermelden. Zij
worden verzocht één exemplaar van deze publicatie aan de archiefdienst te schenken.
Art. 9. Het archiefpersoneel oriënteert de lezers. Zij doen zelf geen opzoekingen voor de lezers.
De openbaarheid van de archieven
Art. 10. Het oud archief (tot 1795) en het hedendaags archief (vanaf 1795) ouder dan 30 jaar, zijn
openbaar en mogen zonder beperking worden geraadpleegd.
Art. 11. Als uitzondering op art. 10 wordt de niet-openbaarheid verlengd tot de termijn van 100 jaar voor
dossiers betreffende persoonlijke aangelegenheden. De informatiebeheerder is bevoegd tot het aanwijzen
van deze dossiers. Daartoe behoren onder meer de bevolkingsregisters.
Art. 12. Voor bescheiden jonger dan de in art. 10 gestelde termijnen, kan het College van Burgemeester en
Schepenen uitzonderingen toestaan, mits de raadpleger een belang doet blijken in de zin van de Wet
betreffende openbaarheid van bestuur of verklaart de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de
persoonlijke leefsfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren.
Art. 13. Als uitzondering op art. 10 mogen de bouwvergunningdossiers jonger dan 30 jaar wel
geraadpleegd worden voor vorsers met wetenschappelijke, historische, kunsthistorische, stedenbouwkundige
doeleinden, mits voorlegging van een schriftelijk toelating van de eigenaar. Aan deze vorsers worden
fotokopieën uit deze dossiers slechts verstrekt op voorwaarde dat bij elk verder gebruik of reproductie de
auteursrechten van de architect in acht worden genomen.
Art. 14. De informatiebeheerder en zijn medewerkers kunnen de raadpleging van bepaalde archieven, die
wegens hun ouderdom openbaar zouden moeten zijn, weigeren wegens hun onvoldoende staat van
klassering, omwille van de slechte materiële toestand van de bescheiden of bij gebrek aan inzicht in de
inhoud van een archief, in het bijzonder wanneer de persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang kan
komen.
Art. 15. Voor particuliere bescheiden gelden dezelfde termijnen, behoudens wettelijke toegelaten
afwijkingen opgenomen in een bewaargevings- of schenkingsakte
Art. 16. De lezers verbinden zich ertoe de Wet van 30 Juni 1994 betreffende het auteursrecht na te leven
en de auteursrechten van anderen en van het gemeentearchief te eerbiedigen. Het gemeentearchief
behoudt tevens steeds de eigen en bekomen openbaarmakings- en verveelvoudigingsrechten.
Raadplegen van documenten
Art. 17. De documenten worden aangevraagd via de daarvoor bestemde formulieren. De aanvraag moet
gericht worden aan de informatiebeheerder aangesteld door de gemeente.
Bruikleen van archieven
Art. 18. Aan particulieren worden in geen geval archieven in bruikleen gegeven.
Art. 19. Alle bruikleen aan tentoonstellingen of andere instanties moet door het College van Burgemeester
en Schepenen toegestaan worden.
Art. 20. De informatiebeheerder en zijn medewerkers kunnen de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie
dit reglement overtreedt.
Raadslid Eliane Spincemaille heeft geen problem met de inhoud van het reglement maar heeft
fundamenteel een probleem met de manier hoe dit op de tafel van de gemeenteraad geraakt is; een
reglement goedkeuren is de bevoegdheid van de gemeenteraad. Op 25 juni werd dit reglement goedgekeurd
door het College en was ook al van toepassing. We hadden gemeenteraad op 23 juni en ook op 14 juli. Dit
had toen goedgekeurd moeten worden. Dit is een aanfluiting van de bevoegdheid van de gemeenteraad.
6.
Goedkeuring opdracht met vaststellen wijze van gunnen voor het leveren en plaatsen van
meubilair ten behoeve van de herinirchting bibliotheek te Zwevegem.
Bevoegdheid
- Gemeentedecreet artikel 43 §2 11°
Juridische grond
- De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni
2006 en latere wijzigingen.
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen.
- Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 – plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en latere
wijzigingen.
- Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en latere wijzigingen.
- Ministerieel besluit van 25 juni 2013 houdende overdracht van bevoegdheid door de Minister van
Landsverdediging inzake het plaatsen en uitvoeren van werken, leveringen en diensten, inzake vervreemding
en diverse uitgaven.
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere
wijzigingen.
- Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
- Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264
betreffende het bestuurlijk toezicht.
Verwijzingsdocumenten
Opdrachtdocumenten.
Motivering
In functie van de uitvoering van de herinrichting van de bibliotheek en overschakeling op zelfuitleen is het
noodzakelijk over te gaan tot het aankopen van passend meubilair. Dit omvat oa. zijwanden boekenrekken,
boekentrogs, tijdschriftentorens, balie, presentatiemeubels, baliestoel, lees- en werkzetels, zitzakken en
zitbanken, attributen voor opstelling- en presentatie kaarten.
Financiële gevolgen
Overzicht
Budgetjaar
Beleidsitem
Algemene rekening
Actie
Raming
2014
070301
24100
AC 6.3.2.01
28.925,62 euro BTW exclusief of 35.000
euro BTW inclusief
Bemerking : De ontbrekende kredieten zullen voorzien worden in de eerstvolgende begrotingswijziging, die
ter goedkeuring dient te worden voorgelegd aan de gemeenteraad, bij wijze van herschikking van de
beschikbare kredieten.
Gunningsprocedure
Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij aanvang van de procedure.
BESLUIT
14 STEMMEN VOOR (Marc Doutreluingne, Wim Monteyne, Marc Claeys, Johan Rollez, Eddy Defoor, Marc
Desloovere, Luc Vanassche, Gerard Amelynck, Davy Nys, Erik Maes, Sofie Vermeulen, Anthony De
Jonckheere, Freddy Van Herpe, Christiana Deprez)
12 ONTHOUDINGEN (Dirk Vanluchene, Claude Vanwelden, Eliane Spincemaille, Sabine Poleyn, Isabelle
Degezelle, Dirk Desmet, Yves Goemaere, Christine Desmet, Bart Dewaele, Raf Deprez, Brigitte Desmet, Sem
Vanhessche)
De Cd&V-fractie ONTHOUDT zich. Motivering stemgedrag : “dit is een vervolgdossier en wij
stemmen conform de vroegere dossiers over de bibliotheek. Wij hebben aangehaald met de goedkeuring
van de meerjarenplanning dat alle investeringen voor de bibliotheek samen 200.000 euro kost. Volgens ons
zijn er andere noden”
Artikel 1
Goedkeuring wordt verleend aan de opdracht tot het leveren en plaatsen meubilair ten behoeve van de
herinrichting van de bibliotheek te Zwevegem met een totale raming van 28.925,62 euro BTW exclusief of
35.000 euro BTW inclusief.
Artikel 2
De opdracht zal gegund worden door middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking bij
aanvang van de procedure.
Artikel 3
De nodige kredieten worden aangewezen onder budgetsleutel 070301/24100/AC 6.3.2.01 van het budget
2014. De ontbrekende kredieten zullen voorzien worden in de eerstvolgende begrotingswijziging, die ter
goedkeuring dient voorgelegd te worden aan de gemeenteraad, bij wijze van herschikking van de
beschikbare kredieten.
7.
Goedkeuring opdracht met bepaling wijze van gunnen voor het uitvoeren van
dakherstellingswerken
aan
de
Klockemolen
te
Zwevegem
inclusief
goedkeuring
subsidieaanvraag.
Bevoegdheid
Gemeentedecreet artikel 43 §2 11°.
Juridische grond
- De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni
2006 en latere wijzigingen.
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen.
- Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 – plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en latere
wijzigingen.
- Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en latere wijzigingen.
- Ministerieel besluit van 25 juni 2013 houdende overdracht van bevoegdheid door de Minister van
Landsverdediging inzake het plaatsen en uitvoeren van werken, leveringen en diensten, inzake vervreemding
en diverse uitgaven.
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere
wijzigingen.
- Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
- Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264
betreffende het bestuurlijk toezicht.
Verwijzingsdocumenten
- Bestek atd-gam-14-11, opgemaakt door publieke ruimte dienst gebouwen.
- Raming.
Motivering
Voor het uitvoeren van dakherstellingswerken aan de Klockemolen te Zwevegem werd door de dienst
gebouwen, bestek nummer atd-gam-14-11 opgemaakt met een totale raming van 25.937,00 euro excl. btw
of 31.383,77 euro incl. btw medecontractant en waarbij voorgesteld wordt deze opdracht te gunnen bij
middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Voor deze werken wordt een
onderhoudspremie van 80 % aangevraagd bij Onroerend Erfgoed West-Vlaanderen. Bijgevolg zullen de
richtlijnen van het subsidieagentschap moeten gevolgd worden in kader van de subsidieaanvraag.
Financiële gevolgen
Overzicht
Budgetjaar
Investeringsenveloppe
Beleidsitem
Algemene rekening
Actie
Raming incl. btw
2014
IE-OB
072002
228007
AC 6.6.1.05
31.383,77 euro
Gunningsprocedure
Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
BESLUIT
EENPARIG
Artikel 1
Goedkeuring wordt verleend aan de opdracht voor het uitvoeren van dakherstellingswerken aan de
Klockemolen te Zwevegem, conform bestek atd-gam-14-11, opgemaakt door publieke ruimte dienst
gebouwen met een totale raming van 25.937,00 euro excl. btw of 31.383,77 euro incl. btw medecontractant.
Artikel 2
Deze opdracht wordt gegund bij middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
Artikel 3
De nodige kredieten worden aangewezen onder budgetsleutel IE-OB – BI 072002 – AR 228007 – AC
6.6.1.05 van het budget 2014.
Artikel 4
Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan Onroerend Erfgoed West-Vlaanderen in kader van de
subsidieaanvraag.
8.
Goedkeuring eindafrekening voor het vernieuwen van de terreinverlichting op sportterrein
Zwevegem-Knokke.
Dit punt wordt met EENPARIGHEID van stemmen VERDAAGD.
9.
Goedkeuring verslag vorige zitting gemeenteraad.
Het verslag van de gemeenteraadszitting van 14 juli 2014 wordt met EENPARIGHEID van stemmen
goedgekeurd.
De zitting wordt gesloten om 21.26 uur.
Namens de gemeenteraad:
De gemeentesecretaris
De burgemeester
Jan Vanlangenhove
Marc Doutreluingne

Download Report