InsideBusiness Payments Gebruikershandleiding 1Zo werkt het! Inleiding InsideBusiness Payments (IBP) is het zakelijke internetbankieren van ING, bedoeld voor organisaties in binnen- en buitenland. Met IBP houdt u overzicht en controle over uw geldstromen met de zekerheid van optimale veiligheid. Nu en in de toekomst. Deze handleiding geeft u informatie over de mogelijkheden van IBP. De verschillende functionaliteiten worden ook eenvoudig uitgelegd in de instructievideo’s, deze kunt u vinden op inginsidebusiness.com. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 2 Inhoud Belangrijk voor u start 4 Starten met InsideBusiness Payments 5 Welkomstscherm 5 Navigeren 6 Tabellen 8 Betalen 11 Beheren adresboek (wederpartijen) 11 Betaling invoeren 13 Spoedbetaling invoeren 15 Betalingen of batch importeren 16 Betalingen en batches autoriseren 18 Rapportage 19 Overzicht saldo 19 Raadplegen rekeningafschriften 20 Abonnementadministratie (zelfstandig) 21 Menu opties 21 Rekeningnaam wijzigen 22 Gebruikers 23 Overzicht profielen 24 Persoonsgebonden profiel 25 Groepsprofiel 25 Rekeningbevoegdheden 26 Tekenbevoegdheden 27 Afwijkende tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen 29 Contactgegevens onderhouden 31 Rapportagetemplates 32 Wijzigingen autoriseren 34 Uw ING I-Dentity Card 36 Veilig bankieren 37 InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 3 Let op: Dit hoofdstuk is bestemd voor de gebruikers van InsideBusiness Payments die beschikken over het profiel Abonnementadministratie (zelfstandig). Belangrijk voor u start • Voor u kunt starten met InsideBusiness Payments moet uw ING I-Dentity Card zijn geactiveerd. Dit doet u door het acceptatieformulier dat u bij de brief heeft ontvangen in te vullen en te retourneren. Zodra het formulier door ING is ontvangen, krijgt u per e-mail bericht dat uw kaart is ge activeerd • Verander uw PIN onmiddellijk na ontvangst • Gebruik geen eenvoudig te achterhalen PIN, zoals uw geboortedatum • Schrijf uw PIN nooit op • Vertel niemand uw inlogcodes en PIN • Laat niemand anders gebruikmaken van uw kaart. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 4 Starten met InsideBusiness Payments Inloggen Ga naar de IBP website. Kies uw inlogmethode en volg de aanwijzingen op het scherm. Welkomstscherm Na het inloggen komt u in het welkomstscherm. Hier ziet u: • Een beknopte status van uw acties • Berichten van ING . Acties Berichten InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 5 Navigeren Menu In het scherm staan alle hoofdmenukeuzes. Beweeg met de muis over het hoofdmenu om het submenu te openen. Kruimelpad Het kruimelpad staat naast het home icoon ( ) op de hoofdschermen, hier ziet u waar u in de navigatiestructuur bent. Ook is het mogelijk om via het kruimelpad naar de vorige locatie te navigeren. Met ‘Home’ komt u terug op het welkomstscherm. Help Problemen of vragen in een bepaald scherm? Maak dan gebruik van ‘Help’ . Sitemap ‘Sitemap’ geeft een overzicht van alle functies die voor uw gebruikersprofiel beschikbaar zijn. U kunt per functie direct doorklikken naar het gewenste scherm. Hoofdmenu Submenu Kruimelpad Home Help Sitemap InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 6 Hoofdschermen en detailschermen Een hoofdscherm bevat meestal een tabel met data, zoals openstaande betalingen of rekeningafschriften. Wilt u meer weten over het onderwerp, klik dan op de regel, een pop-up met de informatie verschijnt. Een detailscherm geeft informatie over een geselecteerde regel in het hoofdscherm. Infobox Onder de menubalk vindt u de infobox met informatie over het scherm waarin u zich bevindt. De tekst wordt zichtbaar door te klikken op het ‘i-icoon’ aan de rechterzijde. Beweeg met de muis over het scherm zodat de informatie over de verschillende schermdelen zichtbaar wordt. Gerelateerde acties Dit menu vindt u aan de linkerzijde van het scherm. Hiermee kunt u snel en eenvoudig acties uitvoeren die gerelateerd zijn aan het scherm. Tabbladen Sommige schermen kunnen tabbladen deze door op het tabblad te klikken. Infobox I-icoon Menu Tabbladen InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 7 hebben. Selecteer Tabellen Werken met een tabel Er zijn verschillende bewerkingen die op een tabel toegepast kunnen worden, namelijk: • Het aantal items per pagina in het veld ‘Resultaten per pagina’ aangeven, dit kan worden opgehoogd tot maximaal 150 • Kolommen toevoegen en verwijderen . Klik op het icoon. Uit de lijst kunt u kolommen slepen naar de tabel en loslaten op de gewenste positie. Sla de wijziging op als ‘Weergave’ (zie Weergaven beheren) • Selecteren van regels of een selectie ongedaan maken. Klik op: − Alles om alle regels te selecteren − Pagina om alleen de regels te selecteren op de weergegeven pagina − Geen om de selectie ongedaan te maken •Navigeren , als een tabel over meerdere pagina’s is verdeeld, kunt u tussen de pagina’s navigeren met onder de tabel •Exporteren van gegevens op een scherm in CSV of een ander formaat •Afdrukken van gegevens op een scherm in PDF • Een weergave beheren . Resultaten per pagina Kolommen indelen Selecteer Navigeren Exporteren Afdrukken Weergaven beheren InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 8 Weergaven beheren In het scherm staan systeem- en persoonlijke weergaven. Hier is zichtbaar wat de standaard weergave is wanneer u het scherm opent. Op dit scherm kunt u een: • Weergave kopiëren door deze te selecteren en op ‘Kopiëren’ te klikken • Naam wijzigen door een persoonlijke weergave te selecteren en op ‘Naam wijzigen’ te klikken • Persoonlijke weergave verwijderen door deze te selecteren en op ‘Meer acties -> Verwijderen’ te klikken • Weergave als standaard weergave instellen door deze te selecteren en op ‘Meer acties -> Als standaard instellen’ te klikken. Een weergave aanmaken of wijzigen Systeemweergaven kunnen niet worden aangepast. U kunt deze wel kopiëren en onder een andere naam opslaan als een persoonlijke weergave. Deze kunt u naar wens aanpassen door kolommen toe te voegen, te verwijderen, sortering aan te passen en gegevens te filteren. Indien u de weergave wilt hergebruiken dan is het belangrijk dat u deze opslaat. Een persoonlijke weergave aanmaken of wijzigen Kies een weergave die u als voorbeeld wilt gebruiken om een persoonlijke weergave aan te maken. Pas de gekozen weergave aan door: • kolommen te sorteren door op de kolomtitel te klikken • kolomfilters aan te passen door in de kolomtitel op het filter icoon te klikken en de filtercriteria in te voeren • de tabel te filteren met extra instellingen door op de link te klikken en de filtercriteria in te voeren • kolommen toe te voegen of te verwijderen door op het kolommen beheren icoon links in te kolomtitel te klikken en kolommen uit de lijst naar de tabel te slepen en uit de tabel naar de lijst te slepen. Wijzig de volgorde van kolommen door deze naar de gewenste positie te slepen. Klik op ‘Sla deze weergave op’ om de weergave te bewaren of op ‘Tijdelijke wijzigingen ongedaan maken’ om deze niet op te slaan. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 9 Tip Bekijk de instructievideo ‘Kolomindeling wijzigen en weergaven opslaan’. Exporteren van gegevens Het is mogelijk om van schermen met een tabel de informatie te exporteren naar een CSV-bestand: 1. Alle regels, tot een maximum van 500, worden geëxporteerd. Heeft u een selectie gemaakt, dan worden alleen die regels geëxporteerd (tot een maximum van 500) 2. Klik op het export icoon 3. Het downloadscherm van de browser verschijnt. Kies de locatie en sla het bestand op 4. Het bestand wordt opgeslagen in een CSV-formaat (Comma Separated Value). Het veldscheidingsteken kunt u instellen in het menu ‘Voorkeursinstellingen’. Afdrukken van gegevens op het scherm Als u informatie uit een tabel wilt afdrukken wordt er een PDF gemaakt: 1. Alle regels, tot een maximum van 500, worden afgedrukt. Heeft u een selectie gemaakt, dan worden alleen die afgedrukt (tot een maximum van 500) 2. De afdruk bevat alle kolommen die zichtbaar zijn op het scherm 3. Klik op het printer icoon 4. Klik op ‘Openen’: het bestand wordt geopend in de PDF-reader. Gebruik de PDF-reader om het document af te drukken 5. Of klik op ‘Opslaan’: het downloadscherm van de browser wordt zichtbaar, hiermee kunt u het bestand in PDF-formaat opslaan. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 10 Betalen Beheren adresboek (wederpartijen) In uw adresboek slaat u de gegevens van uw crediteuren en/of debiteuren op. In IBP noemen we dit wederpartijen. Om deze te beheren heeft u het profiel ‘Onderhouden weder partijen’ nodig. Overzicht wederpartijen • Ga in de menubalk naar ‘Betalen’ en ‘Adresboek’ • U kunt de gegevens aanvullen, muteren en verwijderen • Via ‘Importeren’ kunt u de gegevens van uw wederpartijen importeren in een CSV-formaat (zie pagina 12) • Via ‘Exporteren’ kunt u de gegevens van uw wederpartijen exporteren in een CSV-formaat (zie pagina 12). Aanmaken wederpartijen • Ga in de menubalk naar ‘Beheer’ en ‘Adresboek’ • Klik op ‘Wederpartij aanmaken’ en vul de gegevens van de wederpartij in en volg de stappen op het scherm. Betalen Importeren Exporteren Wederpartij aanmaken InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 11 Tip Als u de IBAN van de wederpartij invoert, worden de gegevens van de bank en het rekeningnummer automatisch aangevuld. Importeren wederpartijen • Ga in de menubalk naar ‘Betalen’ en ‘Adresboek’ • Klik op ‘Importeren’ en volg de stappen op het scherm. U kunt eventueel een voorbeeldbestand exporteren uit IBP om te zien welke informatie in welke kolom komt (zie Exporteren wederpartijen). Betalen Downloaden wederpartijen • Ga in de menubalk naar ‘Betalen’ en ‘Adresboek’ • Selecteer de wederpartijen die u wilt exporteren en klik op ‘Wederpartijen downloaden’. Kies in dit geval niet voor ‘Exporteren’. Bewerk of bewaar dit bestand bij voorkeur niet in Excel omdat hierdoor het formaat van de rekeningnummers kan wijzigen. Wilt u toch het CSV-bestand wijzigen, volg dan de onderstaande instructies (gebaseerd op Microsoft Office 2010) om er zeker van te zijn dat uw rekeningnummers ongewijzigd blijven: 1. Sla het bestand na exporteren direct op (niet openen in Excel) 2. Start Excel op, er verschijnt nu een leeg bestand 3. Kies in het menu ‘Gegevens’ en dan ‘Van tekst’ 4. Kies het in te lezen bestand en klik op ‘Importeren’. De Wizard tekst importeren start nu op 5. Kies in de eerste stap ‘Gescheiden’, klik dan op ‘Volgende’ 6. Kies in stap 2 ‘Puntkomma’, klik dan op ‘Volgende’ 7. Scroll in stap 3 naar rechts tot u de kolom ‘dom_account_ number’ ziet. Selecteer deze kolom en kies voor ‘Tekst’ onder ‘Gegevenstype per kolom’ 8. Doe vervolgens hetzelfde voor de kolom ‘account_number’. Klik op ‘Voltooien’ 9. Kies ‘A1’ als plek om te importeren en klik op ‘OK’. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 12 Betaling invoeren In IBP kan een betaling een enkelvoudige overschrijving, ver zamelbetaling, incasso, spaaropdracht of periodieke betaling zijn. U kunt betalingen handmatig invoeren en importeren. Handmatig een betaling invoeren • Ga in de menubalk naar ‘Betalen’ en kies voor ‘Overschrijving’ of ‘Incasso’ • Selecteer een begunstigde of creëer een begunstigde met de knop ‘Nieuw’ • Vul de overige gegevens in Betalen Begunstigde selecteren Nieuwe begunstigde InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 13 Tip Bekijk de instructievideo ‘Aanmaken en autoriseren van een betaling’. Handmatig een betaling invoeren (vervolg) • Druk op de ‘Tab’ op uw toetsenbord na het invullen van het laatste veld om extra velden voor deze betaling zichtbaar te maken • U kunt nu additionele gegevens invullen zoals een betalingskenmerk of mededeling • Klik op ‘Toon de uitgebreide betalingsgegevens’ voor extra velden. Afhankelijk van het type betaling kunt u extra instructies meegeven. Voor internationale betalingen kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de verwerking via een inter mediaire bank moet lopen • Als de betaling compleet is, kunt u deze autoriseren of opslaan voor autorisatie. Ga voor het aanmaken van een nieuwe betaling naar ‘Meer acties’ en kies voor de optie ‘Opslaan en volgende’. Is nog niet alle informatie ingevuld, sla de betaling dan op als incompleet en vul de gegevens later aan. Betalingskenmerk Mededeling begunstigde Scherm uitbreiden InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 14 Spoedbetaling invoeren Bij het handmatig invoeren zijn er vier verschillende varianten spoedbetalingen beschikbaar. Voor alle varianten geldt dat het boekingstype op ‘Losse posten op rekeningafschrift’ staat. Kiest u voor ‘Totaalbedrag op rekeningafschrift’, dan is het niet mogelijk om een spoedbetaling aan te maken. Binnenlandse spoedbetaling (alleen binnen Nederland): Prioriteit : Spoed Categorie businesstype : <Geen waarde geselecteerd> Producttype: Binnenlandse spoedbetaling Europese overschrijving Intracompany (INTC): Prioriteit: Normaal of Spoed Categorie businesstype: Europese overschrijving Intracompany Producttype: Europese overschrijving Europese spoedbetaling (TREA): Prioriteit: Normaal of Spoed Categorie businesstype: Europese spoedbetaling Producttype: Europese overschrijving Europese overschrijving – prioriteit spoed: Prioriteit: Spoed Categorie businesstype: <Geen waarde geselecteerd> Producttype: Europese overschrijving Prioriteit Categorie businesstype InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 15 Betaling of batch importeren Een te importeren bestand kan bestaan uit enkelvoudige overschrijvingen, verzamelbetalingen of incasso’s. Importeren van bestanden • Ga in de menubalk naar ‘Betalen’ en kies ‘Importeer bestand’ • Vul de gegevens in • Klik op ‘Zoeken’ en selecteer het bestand met enkelvoudige overschrijvingen (zoals BTL91, PAYMUL 1.3), verzamelbetalingen of incasso´s (zoals SEPA-XML, PAYMUL 1.3) • Bij ´Bestand importeren als´ zijn er de volgende keuze mogelijkheden: − ’Totaalbedrag op rekeningafschrift’ om de batch als een enkele transactie, zonder betalingsdetails, op het rekeningafschrift te tonen − ‘Losse posten op rekeningafschrift’ om betalingen af zonderlijk, met betalingsdetails, op het rekeningafschrift te tonen. • Met de categorie ‘Confidential payment’ is het mogelijk om betalingen als vertrouwelijk te behandelen. Details van vertrouwelijke betalingen kunnen alleen worden ingezien door gebruikers die beschikken over het profiel ‘Vertrouwelijke inzage’ (zie pagina 24). Betalen Zoeken... Bestand importeren als Categorie InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 16 Tip Bekijk de instructievideo ‘Betaling of batch importeren’. Hashcontrole Bij het importeren van transacties kunt u een ‘hashcontrole’ aanvragen om na te gaan of uw bestand is gewijzigd voordat het geïmporteerd is (de controle biedt geen garantie). IBP kan een hash berekenen op basis van de MD5, SHA-1 of SHA-256 methode. Uw ERP leverancier moet deze optie ondersteunen. Multibatch IBP ondersteunt multibatch voor SEPA-XML waardoor het mogelijk is meerdere batches in één bestand aan te leveren. Binnen één batch zitten betalingen met dezelfde uitvoeringsdatum en rekening opdrachtgever. Het is mogelijk om door te werken terwijl IBP het bestand importeert. De melding ‘Bestand succesvol geüpload’ verschijnt als deze geïmporteerd is. Controleer de status van het bestand in de lijst van ‘Geïmporteerde bestanden’. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 17 Betalingen en batches autoriseren In het scherm ‘Openstaande betalingen’ selecteert u losse betalingen en batches om deze te autoriseren. U kunt alle betalingen en/of batches in één keer selecteren of individueel aanvinken: • Ga in de menubalk via ‘Betalen’ naar ‘Openstaande betalingen’ • Vink de betalingen/batches aan die u wilt autoriseren • Klik op ‘Autoriseren’ • Er verschijnt een overzicht met de te autoriseren betalingen/ batches • Klik op ‘Autoriseren’ • Een autorisatie pop-up verschijnt • Volg de stappen op het scherm. De betalingen/batches worden nu ter verwerking aangeboden aan de bank. Afhankelijk van de aan de gebruiker toegekende bevoegdheden, moet een betaling/batch door één of meer gebruikers worden getekend voordat deze aan de bank wordt aangeboden. Betalen Selecteren Autoriseren InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 18 Tip Exporteer uw transactieinformatie tijdig als u deze wilt bewaren. Door u verzonden betalingen worden in IBP na 100 dagen verwijderd. Rapportage Overzicht saldo Ga voor een saldo-overzicht van de rekeningen via ‘Rapportage’ naar ‘Saldo’. Dit overzicht toont de saldi van de rekeningen die in de IBP overeenkomst en uw gebruikersprofiel zijn opgenomen. Rapportage Saldo InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 19 Raadplegen rekening afschriften • Ga in de menubalk via ‘Rapportage’ naar ‘Rekening afschriften’ • Klik op een regel voor detailgegevens • Of vink het gewenste rekeningafschrift aan • Klik op ‘Downloaden’ om de informatie op te slaan • De informatie kan nu uitgewisseld worden met uw boekhoudpakket en/of andere systemen • Kies bij ‘Bestandsformaat’ voor ‘MT940 Structured’ of ‘MT940 Unstructured’. Raadpleeg ing.nl/bestandsformaten voor meer informatie • Klik vervolgens op ‘Downloaden’ • Klik op ‘Rekeningafschrift afdrukken’ of ‘Details van de geselecteerde transactie afdrukken’ voor het printen van een rekeningafschrift. Rapportage Bestandsformaat Downloaden InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 20 Belangrijk Uw rekeningafschriften worden in IBP 13 maanden bewaard. Heeft u op uw afschrift meer dan 10.000 mutatieregels per maand dan is de bewaartermijn 90 dagen. Wilt u deze informatie langer bewaren dan moet u deze exporteren. Tip Bekijk de instructievideo ‘Rekeningafschrift printen en downloaden’. Abonnementadministratie Menu opties U hebt met het profiel ‘Abonnementadministratie (zelfstandig)’ toegang tot het menu ‘Beheer’ met daarin de volgende opties: • Rekeningen (zie pagina 22) U kunt hier de naam van een rekening aanpassen. • Gebruikers (zie pagina 23) Gebruikers en hun profielen zijn via deze menuoptie zichtbaar. • Profielen (zie pagina 24) De rekening- en tekenbevoegdheden van de gebruikers zijn via deze menuoptie zichtbaar. Afwijkende tekenbevoegd heden voor bestemmingsrekeningen kunnen via deze menuoptie vastgelegd worden. • Contactgegevens (zie pagina 31) U kunt hier de contactgegevens van de abonnementhouder onderhouden. • Rapportagetemplates (zie pagina 32) Hier bepaalt u het opmaakformaat waarin rekeninginformatie wordt gedownload voor verwerking in andere systemen. • Wijzigingen (zie pagina 34) Hier bekijkt en autoriseert u de wijzigingen die in dit hoofdstuk worden beschreven. •Bedrijven Het (statutaire) adres en het GRID ID van de abonnementhouder zijn via deze menuoptie zichtbaar. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 21 Belangrijk De mogelijkheden die u heeft, worden bepaald door de profielen en de rekening- en tekenbevoegdheden die zijn vastgelegd in de ‘Overeenkomst Gebruiker’. Rekeningnaam wijzigen De ‘Rekeningnaam’ van de rekening in het abonnement kan worden gewijzigd. De nieuwe rekeningnaam is direct zichtbaar in de schermen. Aanpassen ‘Rekeningnaam’ • • • • • • Ga in de menubalk naar ‘Beheer’ en ‘Rekeningen’ Klik op een rekening voor detailgegevens Pas de Rekening(naam) aan Klik op ‘Opslaan’ om de wijziging(en) op te slaan Wilt u nog een rekening wijzigen, herhaal dan de stappen Klik op ‘Voltooien’ om de wijzigingen te autoriseren (zie pagina 34, ‘Wijzigingen autoriseren’). Beheer Rekening(naam) Opslaan Voltooien InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 22 Tip Bekijk de instructievideo ‘Wijzigen rekeningnaam’. Gebruikers U ziet hier alle gebruikers die in het abonnement zijn opgenomen met hun profielen en specifieke bevoegdheden. Tevens heeft u de mogelijkheid om overzichten af te drukken. Overzicht profielen gebruikers • Ga in de menubalk naar ‘Beheer’ en ‘Gebruikers’ • Maak een selectie en klik op ‘Lijst afdrukken’ of ‘Details afdrukken’ voor het afdrukken van een overzicht • Klik op een regel voor detailgegevens van de gebruiker • Via het tabblad ‘Profielen’ krijgt u een overzicht van de profielen die aan deze gebruiker zijn toegekend . Beheer Toegewezen profielen InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 23 Overzicht profielen Aanmaken transacties Handmatig aanmaken van betalingen, periodieke betalingen en templates. Bekijken van wederpartijen. Importeren transacties Importeren van individuele betalingen en batches. Autoriseren opdrachten Autoriseren of afkeuren van een betaling/batch. Of de gebruiker de batch/betaling feitelijk mag autoriseren, hangt af van de tekenbevoegdheden die zijn toegekend (zie pagina 27). Downloaden rekeninginformatie Downloaden van rekeningafschriften en (intradag)mutaties. Onderhouden wederpartijen Beheren van debiteuren en crediteuren. Abonnementadministratie Dit profiel wordt in dit hoofdstuk beschreven. Onderhouden bestemmingsrekeningen zelfstandig* Mogelijkheid tot het beheren van afwijkende tekenbevoegdheden voor bestemmingsrekeningen. Er is één handtekening nodig om een wijziging in de afwijkende tekenbevoegdheid te autoriseren. Onderhouden bestemmingsrekeningen gezamenlijk* Mogelijkheid tot het beheren van afwijkende tekenbevoegd heden voor bestemmingsrekeningen. Er zijn twee handtekeningen nodig om een wijziging in de afwijkende tekenbevoegdheid te autoriseren. Inzage vertrouwelijke betaling Mogelijkheid tot het inzien van batches die als ‘Confidential payment’ zijn geïmporteerd. Persoonsgebonden profiel In dit profiel zijn de rekening- en tekenbevoegdheden van een gebruiker geregistreerd (zie pagina 26/27). De naam van het persoonsgebonden profiel met de underscore (_) en wordt in de meeste gevallen gevolgd door de naam van de gebruiker. * In IBP wordt dit profiel getoond als ‘Volmacht wederpartij enkele (of dubbele) handtekening’. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 24 Persoonsgebonden profiel In dit profiel zijn de rekening- en tekenbevoegdheden van een gebruiker opgenomen. Details persoonsgebonden profiel • Ga in de menubalk naar ‘Beheer’ en ‘Gebruikers’ • Klik op een regel voor detailgegevens van de gebruiker • Via het tabblad ‘Profielen’ krijgt u een overzicht van de profielen die aan deze gebruiker zijn toegekend • Zoek het persoonsgebonden profiel (dit is het profiel met de underscore (_) gevolgd door de persoonsnaam van de gebruiker) • Klik op de regel voor detailgegevens van het persoons gebonden profiel. Overige details staan onder de nieuw verschenen tabbladen: ‘Rekeningbevoegdheden’ en ‘Tekenbevoegdheden’ (zie pagina 26/27). Printen overzicht rekening en tekenbevoegdheden • U bent in het tabblad ‘Masterdata’ van het persoons gebonden profiel voor een overzicht van de • Klik op het printericoon rekening- en tekenbevoegdheden van deze gebruiker. Deze afdruk geeft een totaaloverzicht van alle bevoegd heden van de gebruiker. Groepsprofiel Bij meerdere gebruikers in een abonnement is het mogelijk dat niet iedere gebruiker een eigen profiel heeft omdat gebruik wordt gemaakt van groepsprofielen. Om te bekijken in welk groepsprofiel een gebruiker zit, gaat u in de menubalk naar ‘Beheer’, klik op ‘Gebruikers’, klik vervolgens op de regel van de gebruiker en ga naar het tabblad ‘Profielen’. Een groepsprofiel begint met een underscore (_), gevolgd door de naam van de groep. Wanneer een tekenbevoegdheid in een groepsprofiel wijzigt, dan geldt deze voor alle gebruikers waar het groepsprofiel aan is toegekend. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 25 Rekeningbevoegdheden • Klik op het tabblad ‘Rekeningbevoegdheden’ • Bekijk hier per rekening welke rapportage- en betaalrechten zijn toegewezen aan de gebruiker van dit profiel. Rekeningbevoegdheden Bevoegdheden per rekening InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 26 Tekenbevoegdheden De bevoegdheid tot het autoriseren van betalingen en batches is vastgelegd in: • Een limiet tot welk bedrag de medewerker mag autoriseren. Indien er geen limiet is ingevuld dan is de is gebruiker volledig tekenbevoegd voor de geselecteerde handtekeningklasse (zie hieronder) • De handtekeningklasse die aangeeft of de medewerker een opdracht alleen of samen met een collega mag tekenen. De volgende klassen zijn beschikbaar: - Geen (N): gebruiker mag niet tekenen - Zelfstandig (S): gebruiker mag zelfstandig tekenen - Gezamenlijk (A): gebruiker mag gezamenlijk tekenen met een gebruiker die handtekeningklasse ‘Gezamenlijk (A)’ of ‘Gezamenlijk beperkt (B)’ heeft. - Gezamenlijk beperkt (B): gebruiker mag tekenen samen met een gebruiker die handtekeningklasse ‘Gezamenlijk (A)’ heeft. Klik op het tabblad tekenbevoegdheden . Hier vindt u zes levels. ING beheert de levels 1 tot en met 4. Met de functionaliteit ‘Afwijkende tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen’ beheert u levels 5 en 6 zelf. Level 1: Tekenbevoegdheden voor alle rekeningen Deze bevoegdheden gelden voor alle betalingen/ batches. Tekenbevoegdheden Tekenbevoegdheden per rekening T ekenbevoegdheden per product en rekening InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 27 Level 2: Tekenbevoegdheden voor specifieke producten/banktoegang Deze bevoegdheden gelden voor betalingen/batches van het betreffende product. Dit level wordt alleen gebruikt om afwijkende tekenbevoegdheden voor incasso- of spaaropdrachten vast te leggen. Level 3: Tekenbevoegdheden per rekening Deze bevoegdheden gelden voor alle betalingen/ batches geïnitieerd vanaf een specifieke rekening. Level 4: Tekenbevoegdheden per product en rekening Deze bevoegdheden gelden voor betalingen/ batches van het betreffende betaalproduct en worden geïnitieerd vanaf een specifieke rekening. Afwijkende bevoegdheden voor incasso’s en spaaropdrachten worden door ING op dit level geadministreerd. Level 5: Speciale tekenbevoegdheden voor bestemmingsrekeningen Deze bevoegdheden gelden voor opdrachten met overschrijvingen naar een specifieke bestemmings rekening. Level 6: Speciale tekenbevoegdheden voor opdrachten bestemmingsrekeningen Deze bevoegdheden gelden voor opdrachten met overschrijvingen vanaf een specifieke rekening opdrachtgever naar een specifieke bestemmingsrekening . Opdrachtrekening Bestemmingsrekening InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 28 Afwijkende tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen Als u beschikt over het aanvullende profiel ‘Onderhouden bestemmingsrekeningen zelfstandig’ of ‘Onderhouden bestemmingsrekeningen gezamenlijk’, dan kunt u afwijkende tekenbevoegdheden registreren voor opdrachten met overschrijvingen naar een bestemmingsrekening. Deze afwijkende bevoegd heden vervangen in dit geval de standaardbevoegdheden. Een afwijkende tekenbevoegdheid registeren • Bepaal of de afwijkende tekenbevoegdheid alleen afhankelijk moet zijn van de bestemmingsrekening (level 5) of ook van de opdrachtrekening (level 6) • Klik op het gekozen level op ‘Tekenbevoegdheid aanmaken’ • Voer de gevraagde gegevens in • Klik op ‘Opslaan’ • Klik op ‘Voltooien’ om de wijzigingen te autoriseren • Geef eventueel een omschrijving van de wijziging op • Controleer de wijzigingen en indien akkoord klik op ‘Autoriseren’ • Volg de aanwijzingen op het scherm. Afwijkende tekenbevoegdheid registreren met enkele of dubbele handtekening Als voor het vastleggen en autoriseren van afwijkende tekenbevoegdheden is gekozen voor een enkele handtekening, dan kunt u met het profiel ‘Onderhouden bestemmingsrekeningen zelfstandig’ de afwijkende tekenbevoegdheden vastleggen en autoriseren. Is er gekozen voor het profiel ‘Onderhouden bestemmingsrekeningen gezamenlijk’ dan moet een tweede gebruiker met dit profiel deze wijzigingen autoriseren. De tweede autorisatie wordt gedaan in het scherm ‘Wijzigingen’. De gebruiker gaat via ‘Beheer’ en ‘Wijzigingen bekijken en autoriseren’ naar ‘Wijzigingen’. • Klik op de te autoriseren wijziging • Controleer de wijzigingen door op het gewijzigde object te klikken. Sluit daarna het scherm • Vink de regel aan en klik op ‘Autoriseren’ • Volg de aanwijzingen op het scherm. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 29 Tip Bekijk de instructievideo ‘Afwijkende tekenbevoegdheid bestemmingsrekeningen’. Eigenschappen van de afwijkende tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen • De wederpartij waarvoor de afwijkende tekenbevoegdheid van toepassing is moet als crediteur geregistreerd zijn in het adresboek • Een batch wordt volgens de afwijkende tekenbevoegdheid afgehandeld als alle overschrijvingen in de batch aan de voorwaarden voor de afwijkende tekenbevoegdheid voldoen • De limiet die voor een afwijkende tekenbevoegdheid wordt vastgelegd, is een limiet per overschrijving, niet per batch. Misbruik • Om het risico op misbruik te beperken kunt u het profiel ‘Onderhouden bestemmingsrekeningen gezamenlijk’ aanvragen, waarbij de registratie van de afwijkende tekenlimiet altijd door twee bevoegde administrateurs getekend moet worden. • Een afwijkende tekenbevoegdheid kan zowel ruimer als beperkter zijn. Een beperkte tekenbevoegdheid is echter eenvoudig door de gebruiker te omzeilen. Gebruik van bestemmingsrekeningen voor het beperken van teken bevoegdheid wordt daarom afgeraden. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 30 Contactgegevens onderhouden De contactgegevens die in uw abonnement staan worden door ING gebruikt als er contact met uw organisatie nodig is. U kunt deze zelf wijzigen. Onderhouden contactgegevens • Ga via ‘Beheer’ naar ‘Contactgegevens’ • Pas de door u gewenste velden aan, klik op ‘Voltooien’ en volg de stappen op het scherm om de wijziging te autoriseren. Beheer Voltooien InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 31 Tip Controleer uw contactgegevens regelmatig en pas deze aan, indien nodig. Rapportagetemplates U kunt rekeninginformatie downloaden. De rekeninginformatie wordt via een rapportagetemplate omgezet naar een uitvoerbestand (CSV formaat: Comma Separated Values). Dit bestand kunt u gebruiken voor verdere verwerking in bijvoorbeeld uw boekhoudpakket of Excel. U kunt de opmaak van de bestanden bepalen door rapportagetemplates aan te maken of te wijzigen. Beheren rapportagetemplates • Ga in de menubalk via ‘Beheer’ en ‘Rapportagetemplates’ naar het overzicht met beschikbare rapportagetemplates • Klik op ‘Aanmaken’ of selecteer de regel van een rapportagetemplate om deze aan te passen. Standaard zijn er twee rapportagetemplates beschikbaar: − Statement.txt: rapportagetemplate met rekeningafschrift informatie − Transaction.txt: rapportagetemplate met rekeningafschrift informatie plus onderliggende transactiedetails • Vul het veld ‘Rapportagetemplate’ in met de naam van de template • Indien gewenst vul het veld ‘Beschrijving’ in • Kies bij ‘Bron’ de waarde ‘Bestand’ of ‘Database’. Indien de waarde ‘Bestand’ is ingevuld, is het veld ‘Formaat’ zichtbaar • Kies bij ‘Formaat’ ‘MT940’ of ‘MT942’ • Het ‘Type’ rapportagetemplate bepaalt bij welk type rapportage de template beschikbaar zal zijn. Zo is een rapportagetemplate van het type ‘Transactie’ alleen beschikbaar via ‘Af- en bijschrijvingen’ in het menu ‘Rapportage’. Daarnaast bepaalt het ‘Type’ template het aantal velden dat (standaard) beschikbaar is voor het rapportagetemplate (zie ook pagina 33). Beheer Rapportagetemplate (naam) Beschrijving Bron Formaat Type InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 32 Onderstaande tabel laat zien dat de mogelijke waardes in het veld ‘Type’ afhangen van de waardes in de velden ‘Bron’ en ‘Formaat’. Bron Bestand Database Formaat MT940 MT940 MT942 - Type Transactie Afschrift Transactie Transactie Afschrift Saldo • Stel het gewenste ‘Veldscheidingsteken’ in, waarmee de kolommen van elkaar gescheiden worden • Vink de optie ‘Tekst tussen aanhalingstekens’ aan als u de tekstvelden tussen aanhalingstekens wilt opnemen in het uitvoerbestand • Vink de optie ‘Kopregel met veldnamen’ aan als u de veldnamen in de eerste regel van het uitvoerbestand wilt vermelden • Met de optie ‘Taal’ bepaalt u in welke taal de veldnamen in de eerste regel van het uitvoerbestand worden getoond • Klik op ‘Volgende’. Hiermee worden de velden die beschikbaar zijn voor de rapportagetemplate getoond • Indien gewenst kunt u velden toevoegen, verwijderen en de volgorde van de velden veranderen. De ‘Velden’ zijn de velden die al worden opgenomen in het uitvoerbestand. ‘Beschikbare velden’ kunt u toevoegen aan uw bestand • Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen op te slaan • Wilt u nog een ander rapportagetemplate wijzigen, herhaal dan de bovengenoemde stappen Veldscheidingsteken ekst tussen T aanhalingstekens opregel met K veldnamen Taal Opslaan InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 33 Tip Gebruikers met het profiel ‘Abonnement administrateur basis’ kunnen nieuwe en aangepaste rapportage templates zelf autoriseren (zonder tweede handtekening). De template kan alleen samen met een andere gebruiker geautoriseerd worden. Alle gebruikers met het profiel ‘Downloaden rekeninginformatie’ kunnen een rapportage template aanmaken of wijzigen. • Klik op ‘Voltooien’ om de wijzigingen van de rapportage templates te autoriseren. Na autorisatie is de rapportage template beschikbaar voor alle gebruikers binnen uw abonnement met het profiel ‘Downloaden rekeninginformatie’. Wijzigingen autoriseren Voorbeelden van administratieve wijzigingen zijn een wijziging van de rekeningnaam of een wijziging van een rapportage template. Binnen de administratiemodule kunt u meerdere ge gevens wijzigen en als één geheel tekenen, vanaf het moment dat u op ‘Voltooien’ heeft geklikt. Per groep van wijzigingen kunt u een omschrijving invoeren, zodat u deze later op het autorisatiescherm eenvoudig kunt herkennen. Op het autorisatiescherm wordt de datum en tijd van de wijziging, het user ID en de naam van de gebruiker die de wijziging heeft ingevoerd, getoond met de omschrijving die u eerder hebt opgegeven. Doorgevoerde wijzigingen zijn pas van kracht nadat deze zijn geautoriseerd. Het autoriseren hiervan verloopt volgens de hieronder beschreven stappen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Direct autoriseren’ en ‘Niet direct autoriseren’. Direct autoriseren Direct autoriseren van de wijziging(en) die u hebt aangebracht: • Klik op ‘Voltooien’ na het aanbrengen van de wijziging(en), u komt in het ‘Wijzigingsoverzicht’ met de te autoriseren wijzigingen • In het veld ‘Beschrijving’ kunt u een toelichting invullen waarom de wijziging is doorgevoerd • Klik op ‘Autoriseren’ en volg de instructies op het scherm. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 34 De wijziging(en) zijn doorgevoerd. Alle wijzigingen worden met één handtekening geactiveerd. Klik op ‘Afkeuren’ om de wijziging(en) ongedaan te maken. Niet direct autoriseren Het is mogelijk om op een later moment de wijzigingen, die in verschillende schermen zijn aangebracht, te autoriseren: • Ga via ‘Beheer´ naar ‘Wijzigingen’ voor een overzicht van de nog te autoriseren wijzigingen • Klik op de regel van te autoriseren wijzigingen en ga verder bij het tweede punt onder ‘Direct autoriseren’. Raadplegen van afgehandelde wijzigingen In het overzichtsscherm ‘Wijzigingen’ is het mogelijk om de weergave ‘Onvolledig geautoriseerde wijzigingen’ te wijzigen in ‘Alle wijzigingen’. Naast de nog te autoriseren wijzigingen wordt tevens de historie van afgehandelde wijzigingen getoond. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 35 Let op Als u uitlogt zonder dat u een aangebrachte wijziging heeft geautoriseerd of verwijderd, krijgt het gewijzigde object de status ‘In bewerking’. U kunt het object pas wijzigen nadat u dit heeft geautoriseerd dan wel heeft verwijderd. Uw ING I-Dentity Card Uw ING I-Dentity Card stelt u in staat om veilig toegang te verkrijgen tot internetbankieren van ING. Aanvullende informatie en de meest gestelde vragen over het gebruik van uw ING I-Dentity Card vindt u op internet via Veel gestelde vragen InsideBusiness Payments. ING I-Dentity Card verloren, gestolen of misbruikt? Als u uw kaart heeft verloren, als deze is gestolen of als u vermoedt dat uw kaart is gebruikt door anderen, neem dan meteen contact op met: Alarm en Communicatie Centrum ING +31 (0)88 464 2224 (lokaal tarief) InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 36 Veilig bankieren ING doet alles wat binnen haar vermogen ligt om misbruik te voorkomen. Hiertoe wordt veel geïnvesteerd in het upgraden van de programmatuur en het verbeteren van beveiligings technieken. Veilig elektronisch bankieren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van ING en u als klant. U heeft als klant de verantwoordelijkheid om uw computer- en netwerkomgeving adequaat te beveiligen tegen misbruik door onbevoegden. 1. Ga zorgvuldig om met beveiligingscodes en uw ING I-Dentity Card 2. Waarschuw ING bij verlies van uw ING I-Dentity Card en/of PIN 3. Gebruik de door de ING geleverde kaartlezer 4. Laat uw computer niet onbewaakt achter 5. Controleer betalingen die u autoriseert 6. Bescherm uw computer tegen virussen en andere malafide software 7. Wees voorzichtig met het gebruik van Internet 8. Bescherm uw computers tegen indringers 9. Beveilig uw netwerkstructuur 10.Zorg voor een heldere verantwoordelijkheidsstructuur in uw bedrijf 11.Update uw besturingssysteem 12.Update uw internetbrowser 13.Maak regelmatig back-ups. Neem, indien u iets niet vertrouwt, zo snel mogelijk contact op met de helpdesk en leg uit wat er aan de hand is. Onze medewerkers kunnen samen met u controleren of er misbruik is gemaakt en indien nodig zaken blokkeren. Als u nog vragen hebt, kunt u contact opnemen met onze helpdesk. InsideBusiness Payments, Gebruikershandleiding 37 Meer informatie Op inginsidebusiness.com en ing.nl/insidebusiness vindt u uitgebreide documentatie, instructievideo’s en de Veelgestelde vragen. ING Bank N.V. is statutair gevestigd aan Bijlmerplein 888, 1102 MG in Amsterdam, handelsregister nr. 33031431 in Amsterdam. ING Bank N.V. is geregistreerd bij De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in het Register Kredietinstellingen en Financiële Instellingen. Ook staat ING Bank N.V. onder het toezicht van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa). Informatie over het toezicht op ING Bank N.V. kan worden verkregen bij de DNB (www.dnb.nl), de AFM (www.afm.nl) of de ACM (www.acm.nl). Onder ‘(de) ING’ of ‘de bank’ wordt in deze publicatie verstaan: ‘ING Bank N.V.’ PCM131 0314 © ING Bank N.V. Heeft u nog vragen? Kijk dan op inginsidebusiness.com voor de contactgegevens van uw contactpersoon of helpdesk.
© Copyright 2024 ExpyDoc
