Jaarplan 2014 Van der Werf Vastgoedonderhoud

Jaarplan
2014
Van der Werf Vastgoedonderhoud
Net als voorgaande jaren bezinnen we ons op waar we staan. Welke doelen we voor 2014 willen
halen en met welke activiteiten we dat denken te bereiken. We herbevestigen onze missie en visie.
Missie
Van der Werf Vastgoedonderhoud onderhoudt vastgoed op resultaatgerichte en duurzame
wijze. Innovatief, doelmatig en klantgericht.
Visie
De wereld waarin we leven wordt op forse wijze beïnvloed door menselijk handelen. Van der Werf
Vastgoedonderhoud wil bewust omgaan met de gevolgen van keuzes die we maken én van onze
manier van werken voor mens, milieu en bedrijf. Van der Werf is MVO partner en volgt de MVO
principes .
Van der Werf Vastgoedonderhoud staat voor integraal vastgoed onderhoud. Met eigen vakmensen en
vaste netwerkpartners kunnen alle onderhoudsactiviteiten uitgevoerd worden. Desgewenst geven we
middels een RvGO contract garantie op een meerjarig resultaat. Met onze partners wordt gericht
gezocht en ingezet op een kwalitatief hoogstaande en steeds duurzamere bedrijfsvoering.
Van der Werf Vastgoedonderhoud staat voor duurzaam onderhoud van vastgoed. Door hoge kwaliteit
van de vakmensen, van de toegepaste beschermingsmaterialen en - technieken wordt vastgoed beter
en langer beschermd. Hetgeen tot verlenging van de onderhoudsintervallen leidt en tot minder
noodzaak van vervanging van gevelelementen en daardoor tot verminderde milieubelasting en ook
lagere kosten.
Van der Werf Vastgoedonderhoud voert niet alleen uit, maar adviseert de klant desgewenst middels
onderhoudsvoorstellen die door middel van GPR Onderhoud geobjectiveerd kunnen worden op
aspecten als energiegebruik, milieuschade en gezondheid. Tevens wordt met dit instrument inzicht
geboden in de investeringskosten als ook de netto contante waarde van de kosten over de gehele
onderhoudsperiode.
Van der Werf Vastgoedonderhoud wil een aantrekkelijke werkgever zijn door haar medewerkers een
veilige werkomgeving te bieden (veiligheidsbeleid is in alle processen geïntegreerd), persoonlijke
aandacht te geven en ontwikkeling als vakman middels scholing mogelijk te maken. Van der Werf
biedt een goede begeleiding en coaching aan jonge/aankomende vakmensen
(Schilders^Cool/leerbedrijf).
Van der Werf Vastgoedonderhoud heeft een bedrijfsvoering die met behulp van een kwaliteitssysteem
zo is ingericht dat zo efficiënt mogelijk gewerkt wordt. Het streven is alles in één keer goed te doen .
We zetten in op continu leren en verbeteren (INK). Van der Werf Vastgoedonderhoud hanteert de
milieubarometer om de milieubelasting vanuit haar eigen bedrijfsvoering stap voor stap te
verminderen.
1
Meerjaren strategie
Vastgoed onderhoud op een efficiënte manier organiseren vraagt een goede planning en
voorbereiding. Dan kan verdiend worden door alle partijen en is de rekening voor de klant het
laagst. Doel is namelijk alles in één keer goed te doen en zodoende faal-en herstelkosten te
vermijden.
Kwaliteit van het werk wordt mede bepaald door de kans om als deskundige op een zo vroeg
mogelijk moment in het beslistraject mee te mogen denken. Een goede inspectie, het voorstellen
van verbeterscenario’s, het afstemmen van alternatieven op de wensen van de opdrachtgever, het
aanreiken en uitvoeren van een meerjarenonderhoudsplan, vertalen zich uiteindelijk in een
opdrachtgever die geen zorg heeft over het behoud van het onroerend goed, die tevreden is, die
krijgt wat hij wenst en die gedurende de onderhoudsperiode het goedkoopst uit is, want niet verrast
wordt door onverwachte tegenvallers.
Van der Werf Vastgoedonderhoud werkt met een vaste, goed opgeleide kern van vakmensen. Vanuit
onze jarenlange ervaring weten wij welk onderhoud op welk moment noodzakelijk is en hoe een
gebouw in kwaliteit verbeterd kan worden. Daardoor wordt onverwacht onderhoud voorkomen.
Deze kennis zetten we in om onze toegevoegde waarde voor de klant te verhogen.
Iedere opdracht voor een VVE, een particulier ( m.u.v. kleine serviceklus) en voor een zakelijke klant
op verzoek, ronden we af met een meerjarenonderhouds voorstel.
Leren en verbeteren begint met zelfreflectie. Wat doen we al goed en waar moeten we het beter
doen ? Continue zijn we alert op signalen van klanten (klachten/feedback) en van onszelf
(meldingen). Daaruit benoemen we verbetermaatregelen.
Dat is ook de basis voor onze sterke en wat onze zwakke punten. Daarnaast kijken we naar de wereld
om ons heen en zoeken we relevante kansen en bedreigingen. Dat wordt een SWOT analyse
genoemd.
Sterkten
• Vakbekwame, loyale medewerkers
• Goed gemotiveerd MT met teamleiders, die willen ontwikkelen
• Teamleiders tonen zich een goede ambassadeur/marketeer
•
•
•
•
MVO Koploper : zowel in primaire proces als in bedrijfsvoering:
alles wat hergebruikt kan worden repareren we; afvalstroom minimaal
Strak georganiseerd bedrijf, die continu wil leren van haar fouten
Volledig geautomatiseerde bedrijfsvoering
Financieel gezond; moeilijke tijden overleven we
•
•
•

Door personeelsmutaties worden we kleiner, flexibele schil helpt
Goede spreiding over verschillende categorieën opdrachtgevers
Veel tevreden, vaste klanten
Goede ambachtelijke samenwerkingspartners
2
Zwakten
 Hoge loonkosten
 Eén projectleider; maakt kwetsbaar
 Geen actieve marketing; website niet up to date; geen periodieke communicatie met klanten
 Goed bijhouden van projectgegevens nog geen automatisme
 Concept van samenwerking met andere ambachten nog te versterken
 Bouwkundige kennis bij teamleiders nog te summier
Kansen
• Inspelen op noodzaak bij VVE’s, woningcorporaties en andere opdrachtgevers om onderhoud
efficiënter uit te voeren. Dat kan door RvGO op basis van meerjaren plan.
• Goede referenties van aansprekende opdrachtgevers benutten
• Voorsprong op gebied van duurzaam onderhoud inzetten
Bedreigingen
• Terugval van aantal opdrachten
• Hevige prijsconcurrentie
• Noodgedwongen afname arbeidsplaatsen
• Animo jonge, gemotiveerde mensen voor ons vak daalt
Op basis van de SWOTanalyse zijn de kritische succesfactoren voor 2014 bepaald. Deze vormen de
basis voor onze doelstellingen en bijbehorende activiteiten voor 2014.
Kritische succesfactoren voor 2014:
1. Kosten moeten omlaag; slimmer werken (o.a. door ICT)
2. Werk binnen halen op laagste onderhoudskosten in de tijd ipv voor de laagste prijs
3. Animo en plezier in het werk hoog houden
4. Doorontwikkeling alle medewerkers blijft vereiste
5. Alle opdrachten in één keer goed uitvoeren door goede voorbereiding en alert zijn tijdens
uitvoering
6. Trots zijn op ons bedrijf en het meer en vaker communiceren
7. Open blijven staan voor gemotiveerde leerlingen op niveau MBO en HBO
8. Doorgaan met MVO doelstellingen en deze beter uitdragen
3
Hoe gaan we te werk:
Kosten moeten omlaag; slimmer werken (ICT)
• Middels smartfoon en daarop aangepaste software kunnen tal van processtappen direct
op het werk in 1 keer in het systeem worden gezet. Alle teamleiders leren daarmee om te
gaan.(Canvas)
• Medewerkers die onvoldoende toegevoegde waarde hebben, worden gecoached om te
verbeteren. Indien dat niet lukt, zullen we afscheid van ze nemen.
• Scherp zijn op kosten (abonnementen; energie, brandstof)
• Leon gaat 4 dagen werken.
Werk binnen halen op laagste onderhoudskosten in de tijd ipv voor de laagste prijs
• In alle offertes de duur van het te verwachten onderhoudsinterval benoemen en de kosten
over die periode per jaar uitsmeren.
• Indien gewenst een meerjarenonderhoudsplan toevoegen met eventuele scenario’s tot
verbetering.
Animo en plezier in het werk hoog houden
• We staan stil bij successen. Melden dat op onze website en in onze nieuwsbrief aan
medewerkers en klanten.
Doorontwikkeling alle medewerkers is vereist
• Ons bedrijf = onze medewerkers. Om de prestaties te leveren die we onze klanten beloven
en om hen te kunnen verrassen met innovaties zullen onze medewerkers dat moeten
leveren. Stil staan is achteruit gaan. Voor iedereen is er aandacht en samen met de
teamleider/leidinggevende wordt ingezet op een ontwikkelpad dat bij een medewerker
past.
Alle opdrachten in één keer goed uitvoeren door goede voorbereiding en alert zijn tijdens uitvoering
 Teamleiders worden op een zo vroeg mogelijk moment bij het voorbereiden van een
offerte/de uitvoering van een opdracht betrokken. De werkinspectie, de keuze van de
materialen, de wensen van de klant, een veilige werkuitvoering ( LMRA; risico inspecties;
de verbetermogelijkheden om het gebouw energiezuiniger/milieuvriendelijker/gezonder te
maken, de urenplanning etc. worden samen met de teamleider bepaald en door de
teamleider als kader voor het uitvoeringsproces meegenomen.

Teamleiders dragen zorg voor een goede registratie van alle relevante aspecten van de
uitvoering. Inspectiedetails, materialen toepassing, meer/minderwerk, toekomst advies.
Zij maken (desgewenst) proefstukken om de klant te betrekken bij de keuze van
uitvoeringsvarianten. Zij verzorgen tussenopleveringen en zijn zo nodig samen met de
projectleider aanwezig bij de eindoplevering. Teamleiders organiseren het nalopen van de
opleverpunten. Iedere opdracht wordt door de teamleider na afronding geanalyseerd op
leer-en verbeterpunten. Deze punten worden geregistreerd (meldingenformulier) en met de
projectleider besproken en ingebracht in het teamleidersoverleg.
4
Trots zijn op ons bedrijf en het meer en vaker communiceren
• Onze website herzien we in het raamwerk van People, Planet, Profit .
• Klanten ontvangen 2x per jaar een nieuwsbrief met relevante inhoud
• We maken met onze medewerkers een bedrijfsfilm en zetten die in voor werving
gemotiveerd personeel en voor onze website
Open blijven staan voor leerlingen
• Voor de toekomst hebben we nieuwe schilders en onderhoudsmedewerkers nodig. De
bedrijfsfilmgaan gebruiken we om jonge meisjes en jongens te interesseren voor het
onderhoudsvak. Op alle niveaus : LBO,MBO en HBO is er een leerplek in ons bedrijf.
Doorgaan met MVO doelstellingen
 Door gerichte wijzigingen en keuzes weten we onze bedrijfsvoering steeds minder afhankelijk
te maken van energie, van water, van brandstof (planet)
 We blijven doorgaan met gerichte verduurzaming van onderhoudsactiviteiten (planet)
 We voeren een bewust, integer en mensgericht sociaal beleid (people)
 We bezuinigen niet op veiligheid voor onze medewerkers (people)
 We ondersteunen zinvolle maatschappelijke initiatieven (people)
5
Doelstellingen voor 2014:
Dashbord Van der Werf 2014
Organisatie:
Doelstelling
Meetmethode
Norm
O1 Offertes (binnen 10 werkdagen),
transparant, voorzien van advies, met
een contante waarde van de
jaarkosten over het
onderhoudstijdvak
In het KTO zit een
onderdeel
offertebeoordeling; dit
wordt de meting.
Gemiddeld willen we
een 8 (zeer goed)halen.
O2 Iedere grote opdracht wordt door
teamleider voorbereid en
gecontroleerd door MTlid; zo mogelijk
al in offertestadium.
MT leden turven aan de
hand van uitdraai
offertelijst en
opdrachtenlijst, die tijdig
door Mirjam wordt
aangeleverd.
Leon turft aan de hand van
opdrachtenlijst, die tijdig
door Mirjam wordt
aangeleverd
80% van de grote
opdrachten is door TL
voorbereid.
O4 Teamleiders organiseren alle
aspecten van hun opdracht adequaat
Uit beoordelingsgesprek
teamleiders
5x Goede beoordeling =
groen (4=oranje) 3 of
minder is rood
O5 Iedere vaste medewerker werkt aan
zijn ontwikkeling.
O6 Website vernieuwd
Voor iedere mw een
ontwikkelplan dat wordt
uitgevoerd
Voor april 2014
Plan = oranje
+ uitvoering = groen
voor 80% mw bestand
100%
O7 Bedrijfsfilm op de website
Voor april 2014
100%
O8 Digitale Nieuwsbrief voor klanten
2x in 2014
2 = groen
O9 Familie barbecue voor zomer
Zondag 29 juni 2014
100%
O3 Iedere relevant geachte opdracht
voor VVE, particulier (m.u.v.
serviceklus) en zakelijk (op verzoek)
wordt afgesloten met een
meerjarenonder-houdsvoorstel voor
opdrachtgever . Het mjop wordt
onder voorwaarde van
vertrouwelijkheid verstrekt.
100% van de relevante
projecten heeft een
voorstel voor
toekomstig onderhoud
ontvangen
6
Resultaten :
Doelstelling
R1
R2
Klanten zijn tevreden over onze
offerte
Klanten zijn tevreden over onze
uitvoering
R3
Meer binnenwerk in
wintermaanden/ waaronder
behang/wandbekleding projecten
R4
Reductie faal-en herstelkosten
R5
Gezonde exploitatie:
Positief Rendement
Meetmethode
Norm
In klanttevredenheids
onderzoek wordt gevraagd
naar een oordeel over de
offerte
8 is groen
2 weken na verzending factuur
wordt klant gemails voor KTO;
in iedere kwartaalrapportage
wordt cijferoordeel
opgenomen en de bijgeleverde
analyse in MT behandeld
Inzet gericht op 800
mandagen.
8 is groen
Bij het afhandelen van
klachten wordt berekend
welke kosten we daarvoor
maken.
In kwartaalrapportage wordt
inzicht geboden in gewerkte
uren, gefactureerde uren,
gemaakte kosten, omzet en
rendement
In kwartaalrapportage
voortgang melden
< € 1000 =
groen
€ 1000-€ 2000=oranje
>€ 2000 =
rood
7 = oranje
<7 is rood
7=oranje
< 7 is rood
>800 mandagen is groen
600-800 mandagen is
oranje
< 600 mandagen is rood
Groen is rendement:
> 5%
(na belasting,
managementvergoeding)
R6
In 2014 voeren we 3 RvGO
projecten uit
Groen is: 3 projecten
Oranje is: 2 project
R7
We bieden over het hele jaar
tenminste 3 plekken aan
100% (= 3)
R8
Leer- of stageplek voor
LBO (schilder^cool/ROC)
MBO (Nimeto)
HBO(Hogeschool Utrecht)
Verbeteren MVO doelstellingen
Reductie van (tov 2013)
Elektriciteit : -5%
Gas:
- 5%
Papier :
- 10%
Afval:
-10%
Brandstof (CO2 uitstoot): -10%
Groen is -5 resp -10%
Oranje bij uitkomst
tussen 0 en -5 /-10
Rood = bij stijging ipv
reductie
R9
Medewerkers zijn tevreden
MTO meting oktober 2014
8 is groen
7
8

Download Report