BEURSHANDBOEK

BEURSHANDBOEK
1.
Inleiding.......................................................................................................................................... 4
2.
Checklist ........................................................................................................................................ 5
3.
Organisatie .................................................................................................................................... 7
3.1
4.
5.
6.
7.
8.
Adressen en belangrijke contactgegevens ...................................................................... 7
Data en tijden ................................................................................................................................ 9
4.1
Beursdata .............................................................................................................................. 9
4.2
Openingstijden voor bezoek ............................................................................................... 9
4.3
Openingstijden voor exposanten ....................................................................................... 9
4.4
Opbouwtijden ........................................................................................................................ 9
4.5
Afbraaktijden ......................................................................................................................... 9
Logistiek plan .............................................................................................................................. 10
5.1
Verkeerscirculatie naar de hallen + routekaarten.......................................................... 10
5.2
Bufferterrein P1................................................................................................................... 10
5.3
Borgregeling ........................................................................................................................ 10
5.4
Parkeren tijdens opbouw en afbraak ............................................................................... 10
5.5
Expeditie (laden en lossen) .............................................................................................. 10
5.6
Exposantenbadges, opbouw en afbraakpassen ........................................................... 11
Veiligheid en verzekeringen...................................................................................................... 12
6.1
Veiligheid ............................................................................................................................. 12
6.2
Verzekeringen ..................................................................................................................... 12
Standbouw................................................................................................................................... 13
7.1
Standbouwpakketten ......................................................................................................... 13
7.2
Oplevering standaard standbouwpakketten ................................................................... 13
7.3
Bestellen .............................................................................................................................. 13
7.4
Voorschriften ....................................................................................................................... 13
7.5
Techniek .............................................................................................................................. 15
Alles regelen rondom mijn stand.............................................................................................. 16
8.1
Jaarbeurs Expopoint .......................................................................................................... 16
8.2
Catering ............................................................................................................................... 16
8.3
Stand schoonmaak ............................................................................................................ 16
8.4
Afvalverwerking .................................................................................................................. 16
8.5
Tuien..................................................................................................................................... 17
8.6
9.
Gasflessen........................................................................................................................... 17
Hoe krijg ik bezoekers naar mijn stand? ................................................................................. 18
9.1
Via de relatiekaart .............................................................................................................. 18
9.2
Via de digitale relatiekaart................................................................................................. 18
9.3
Met een unieke registratielink ........................................................................................... 18
9.4
Stel uw eigen promotiepakket samen ............................................................................. 18
9.5
Buitenreclame ..................................................................................................................... 18
9.6
Een nieuwe online catalogus: MyExpo! .......................................................................... 19
9.7
De pers, hoe te benaderen? ............................................................................................. 19
9.8
Nodig journalisten uit ......................................................................................................... 19
9.9
Uw contacten volgen ......................................................................................................... 19
10.
Regels voor activiteiten ......................................................................................................... 20
Inleiding
U gaat exposeren op ICT & Logistiek 2014. Voor een optimaal resultaat wilt u uw deelname goed
voorbereiden. Als organisator assisteren wij u daar graag bij.
In deze exposanten handleiding vindt u alle belangrijke informatie over de organisatie,
voorbereidingen en de marketing van de ICT & Logistiek 2014.
Indien u, na het lezen van de handleiding, nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met het
Customer Service via telefoonnummer 030-295 2999.
Jaarbeurs Expopoint
Het beurscomplex en de facilitaire voorzieningen worden beheerd door Jaarbeurs Utrecht. Alle
diensten die Jaarbeurs Utrecht kan leveren, zoals technische voorzieningen, standbouw en
inrichting, kunt u online bestellen via het ExpoPoint. Deze vindt u op www.expopoint.nl.
U heeft hier inmiddels van Jaarbeurs Utrecht een toegangscode en wachtwoord voor gekregen.
Wij wensen u veel succes!
Het projectteam ICT & Logistiek 2014
Ivo Meertens
Project manager
Brenda van de Kempe Sales & Account manager
Keren Bercovitz
Project Coördinator
Checklist
Hieronder vindt u een lijst met verschillende punten die u kunt ondernemen om u optimaal voor te
bereiden op uw beursdeelname. (zie ook http://www.vnuleadmarketing.nl/nlNL/Exposant/Checklist.aspx)
To do
Done?
Deadline
1. Checklist Exposanten handleiding downloaden
-
2. Meld u aan voor de Kick off op woensdag 20 augustus
20-08-14
3. Bestel uw uitnodigingskaarten via het Klantenportaal
21-08-14
4. Vul uw bedrijfsgegevens in de online catalogus MyExpo
in via het Klantenportaal
5. Prepareer uw voorregistratiepagina met
welkomstboodschap (via het Klantenportaal)
6. Plaats een aankondiging en de gratis persoonlijke
registratielink op uw website
7. Vul uw persinformatie in op het Klantenportaal
02-09-14
8. Neem beursverwijzingen (met uw stand nummer) op in
uw promotie
9. Nodig uw klanten uit met de uitnodigingskaarten, geef
deze ook mee aan uw buitendienst. Als uw klanten zich
vóór 7 oktober registreren en voldoen aan de criteria,
worden ze automatisch geselecteerd als VIP
10. Of nodig uw klanten digitaal uit met behulp van de
Digitale Relatiekaart
11. Volg uw voorregistraties via het Klantenportaal
-
12. Reserveer een Marvel Databadge Reader om uw stand
bezoek te registreren
13. Plan beltijd in voor beursafspraken
-
14. Indien u eigen standbouw heeft: Lees de (stand)
voorschriften door en laat uw stand keuren
15. Bestel (eventueel) extra exposantenbadges via het
Klantenportaal
16. Bestel (eventueel) extra op- en afbouwpassen via het
Klantenportaal
17. Indien u geen eigen standbouw heeft:
Bestel uw standaard standbouw pakket
26-09-14
-
07-10-14
Wekelijks
-
03-10-14
03-10-14
09-10-14
(Na de deadline alleen op aanvraag)
18. Bestel catering voor op uw stand (na deadline alleen nog
telefonisch bestellen)
19. Bestel uw stand benodigdheden (meubilair, tapijt, en
rigging) op ExpoPoint.nl
(Na de deadine geldt een toeslag van 25%)
20. Bestel uw technische voorzieningen bij ExpoPoint.nl
(Na de deadine geldt een toeslag van 25%)
21. Wilt u extra promotiemogelijkheden? Er zijn vele
mogelijkheden. Voor meer informatie klik hier >>
22-10-14
23-10-14
16-10-14
-
22. Laat uw verkoopteam tijd inplannen voor het maken van
beursafspraken op rustige tijden
23. Plan follow-up acties voor de weken na ICT & Logistiek
24. Zet een kort persbericht in de Digitale Perskamer
-
25. Download na de beurs alle resultaten voor After sales &
follow-up van het Klantenportaal
26. Stuur na de beurs een bedankmail naar uw bezoekers via
het Klantenportaal
27. Download na de beurs een analyserapport van uw
bezoekers via het Klantenportaal
28. Voer de follow-up acties en After sales uit
-
-
07-11-14
01-12-14
Inlogcodes Klantenportaal & ExpoPoint
Voor het Klantenportaal en het ExpoPoint ontvangt u na inschrijving voor de beurs (afzonderlijke)
inlogcodes.
Heeft u problemen met inloggen of bent u de inlogcodes kwijt?
Neem contact op met de exposantentelefoon (030-295 2999) of het ExpoPoint (030-295 5770).
Organisatie
3.1 Adressen en belangrijke contactgegevens
Organisatie / Expo Point Jaarbeurs
Jaarbeurs
t.a.v. Projectteam ICT & Logistiek 2014
t.a.v. Jaarbeurs Expo Point
Jaarbeursplein
3521 AL UTRECHT
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Customer service
030-295 2999
Voor inlogcodes, uitnodigingskaarten, detailplattegronden van de stand, het invullen van uw catalogus
gegevens en alles waarvan u niet precies weet waar u moet zijn.
Projectteam ICT & Logistiek 2014
Ivo Meertens
Project Manager
030-295 2765 / [email protected]
Brenda van de Kempe
Sales & Account manager
030-295 2829 / [email protected]
Keren Bercovitz
Project Coordinator
030-295 2789 / [email protected]
Jaarbeurs ExpoPoint
Voor technische voorzieningen en de inrichting van uw stand kunt u terecht bij ExpoPoint. Zij helpen u
ook bij vragen over parkeren, schoonmaak, beveiliging, verzekeringen, etc. Ook kunt u er terecht als
u specifieke vragen over de hallen hebt.
Technische voorzieningen
030-295 5770
[email protected]
Goedkeuring van uw stand
Voor het goedkeuren van standbouwtekeningen kunt contact opnemen met de afdeling Backoffice
van Jaarbeurs. U kunt uw standbouw voorstel per fax, email of post indienen.
Goedkeuring standbouw
F: 030-295 2816
E: [email protected]
P: Jaarbeurs
Afdeling Standkeuringen Backoffice
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Jaarbeurs Catering Services
Deli Delivery verzorgt uw catering tijdens ICT & Logistiek 2014. U kunt kiezen tussen een dagelijkse
bezorgservice of catering op maat.
Standcatering
030-295 5369
[email protected]
www.delidelivery.nl
Marvel
Marvel is er voor al uw vragen met betrekking tot bezoekersregistratie, bezoekersdatabase,
exposantenbadges, opbouwpassen, badgereaders en het bestellen van uitnodigingskaarten, posters
en stickers.
Marvel
T: 030-241 5040
F: 030-288 9036
[email protected]
Bedrijfsbeveiliging
Meldkamer
030-295 5333 (tevens alarmnummer)
safety&[email protected]
Standbeveiliging
030-295 5337
safety&[email protected]
EHBO
030-295 5349
CEVA Logistics
Expeditie, laden en lossen, opslag, heftrucks, douane.
Michiel Dekker/Rob Couwenberg
030-291 6050
[email protected]
Persinformatie
Digitale perskamer, persberichten, persmappen.
Naam van de per coördinator
030-295 2202
[email protected]
Promotie en reclame
Meer informatie over reclame en promotie voorafgaand aan de beurs en op de beursvloer vindt u ook
op de website: www.ict-en-logistiek.nlEvt. plek voor andere beurswebsites. Natuurlijk kunt u ook
contact met ons opnemen:
Brenda van de Kempe
ICT & Logistiek 2014
030-295 2829
[email protected]
Faircom Media
Voor meer informatie over reclame en promotie buiten de beursvloer
Tony Rebergen
020-462 0880
[email protected]
Data en tijden
4.1 Beursdata
Woensdag 29 en donderdag 30 oktober 2014 te Jaarbeurs Utrecht, hal 3 en 4.
4.2 Openingstijden voor bezoek
Woensdag 29 oktober:
Donderdag 30 oktober:
09:30 - 17:00 uur
09:30 - 17:00 uur
4.3 Openingstijden voor exposanten
Woensdag 29 oktober:
Donderdag 30 oktober:
07:30 - 19:30 uur
07:30 - 17:00 uur*
* Om 17:00 uur start de afbraak
4.4 Opbouwtijden
Maandag 27 oktober
Dinsdag 28 oktober
07:00-22:00 uur
07:00-17:00 uur*
*) Exposanten met een comfortpakket kunnen hun stand vanaf dinsdag 28 oktober 12.00 uur inrichten. Vanaf
12:00 uur worden tevens géén auto's meer in de hallen toegelaten. De hallen zijn dan alleen toegankelijk voor
het afwerken van de stand. Toegang is dan mogelijk via een beperkt aantal ingangen.
4.5 Afbraaktijden
Donderdag 30 oktober
Vrijdag 31 oktober
17:00-24:00 uur**
07:00-17:00 uur
**) De grote transportdeuren gaan pas open als alle vloerbedekking uit de gangpaden is gehaald. Tot die tijd
(circa 18:30 uur) zijn alleen de kleine loopdeuren geopend voor het afvoeren van waardevolle spullen.
Logistiek plan
ICT & Logistiek 2014 vindt plaats in hal 3 en 4. Tijdens de opbouw en demontage is het rondom de
hallen een drukte van belang. Om iedereen in de gelegenheid te stellen zijn materialen zo vlot
mogelijk naar de stand te brengen, wordt er gebruik gemaakt van een logistiek plan.
5.1 Verkeerscirculatie naar de hallen + routekaarten
Om u naar de juiste hal te leiden is een bewegwijzeringsysteem ontwikkeld.
De route die u, uw medewerkers, leveranciers of uw transportbedrijf naar de juiste hal voert, wordt
aangegeven met een honderdtal (route 100, route 200 enz.). Daarnaast hebben ook alle hallen,
transportdeuren en liften van het Jaarbeurscomplex een cijfercode. In de directe omgeving van de
Jaarbeurs Utrecht zijn borden geplaatst die verwijzen naar de routes, hallen en transportdeuren. Op
uw speciale Toegangskaart wordt de aanvoerroute vermeld, deze vindt u in het exposantenhandboek
van Jaarbeurs Utrecht (www.expopoint.nl).
Het is niet toegestaan om op de openbare weg te parkeren of daar te wachten tot u het terrein op kan
rijden, de openbare weg moet te allen tijde vrij blijven. Bij een gesloten transportdeur of lift kunt u zich
melden bij Safety & Traffic, telefoonnummer 030-295 5333. Die verleent u, indien mogelijk, toegang.
5.2 Bufferterrein P1
Al het opbouw- en afbraakverkeer moet zich opstellen en melden op het aangegeven bufferterrein. Dit
doen we om te voorkomen dat er een file ontstaat bij de hallen die al het opbouw en demontage
verkeer ophoudt. Voor ICT & Logistiek 2014 is het bufferterrein op P1.
U ontvangt hier van de verkeersbegeleiders een speciale toegangskaart (voertuigpas) met barcode.
Zodra er bij de betreffende hal ruimte is kunt u wordt de pas gescand en kunt u het terrein rondom het
hallencomplex oprijden.
5.3 Borgregeling
Wilt u laden en lossen op het Jaarbeursterrein tijdens de beursdagen, dan geldt er een borgregeling
van 1 uur à € 50,00. U ontvangt bij de portiersloge een toegangskaart waarop staat wanneer u het
terrein weer dient te verlaten
5.4 Parkeren tijdens opbouw en afbraak
Tijdens de opbouw en afbraak kunt u uw auto na laden en lossen parkeren op één van de
omliggende parkeerterreinen van Jaarbeurs Utrecht. Om het terrein te verlaten dient u hiervoor een
uitrijkaart van € 3,00 per uur met een maximum tot € 12,00 aan te schaffen.
Tijdens de beurs is deze uitrijkaart op alle parkeerterreinen nodig. Uitrijkaarten zijn te verkrijgen bij de
ticket-automaten in de Jaarbeurs. Parkeerkaarten en/of parkeerabonnementen zijn ook te bestellen
via het Jaarbeurs ExpoPoint (www.expopoint.nl).
5.5 Expeditie (laden en lossen)
Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen met
expediteur CEVA Logistics, die op het Jaarbeursterrein is gevestigd.
CEVA Showfreight
030-291 6050
[email protected]
www.cevalogistics.com
5.6 Exposantenbadges, opbouw en afbraakpassen
Drie weken voor de beurs ontvangt u opbouw- en afbraakpassen. Voor het betreden van de hal dient
u en/of uw standbouwers/toeleveranciers in het bezit van een opbouwpas te zijn. Deze passen zijn
persoonsgebonden en er kan hierop gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van
Jaarbeurs Utrecht.
Het aantal passen dat u automatisch ontvangt, is gebaseerd op het oppervlak van uw stand.
2
Oppervlak (m )
0-25
26-50
51-99
100 en meer
Aantal exposantenbadges
5
10
15
25
Aantal op- & afbouwpassen
5
Wat is het verschil?
De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw standpersoneel en geven zowel tijdens de opbouw en
afbraakperiode als tijdens de beurs toegang tot de vloer.
De opbouw en afbraakpassen zijn bedoeld voor derde die in opdracht van u werkzaam zijn op uw
stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer
gedurende de opbouw en afbraak periode.
Tijdens de opbouw en afbouw moet elke persoon in het bezit zijn van een opbouw en afbraakpas óf
een exposantenbadge. Hierop kan gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van
Jaarbeurs Utrecht.
Gebruik van uitnodigingskaarten
Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens de beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de
uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik
hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek.
Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de openingstijden voor
bezoekers te betreden.
Hoe te bestellen?
Als u voldoende heeft aan het standaard aantal badges en passen wat toegezonden wordt, dan hoeft
u niets te doen. Als u meer badges en/of passen nodig heeft, of uw exposantenbadges wilt
personaliseren, dan kunt u via het Klantenportaal online uw bestelling plaatsen. Hieraan zijn geen
kosten verbonden. Ga naar het Klantenportaal.
Veiligheid en verzekeringen
6.1 Veiligheid
Wij hebben een heel groot complex dat we zo goed mogelijk beveiligen. Het is echter voor onze
bewaking soms moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker tijdens het sluiten van
de beurs en tijdens de opbouw en afbraakperiode.
Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op het bezit van
toegangsbewijzen (bezoekersbadges, exposantenbadges en op- en afbouwpassen). Tenslotte
adviseren wij u diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons etc.) niet onbewaakt en niet buiten
openingstijden op de stand achter te laten. Ook niet in de (ogenschijnlijk veilige) berging op uw stand.
Zorg er dus voor dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is.
6.2 Verzekeringen
“Is mijn deelname verzekerd?” Een vraag die voor de hand ligt als u bezig bent met uw
voorbereidingen. Het is ook van groot belang dat u zich verzekert tegen de risico's die u voor, tijdens
en na een De beurs met alle zaken op uw stand loopt. Vandaar dat Jaarbeurs Utrecht samen met
verzekeringsmakelaar Aon Risico Management Verzekeringen een aantrekkelijk all-in
verzekeringspakket heeft samengesteld. Dat geeft u alle vrijheid om vooral met het succes van uw
deelname bezig te zijn. Meer informatie over de verzekeringen vindt u op www.expopoint.nl.
Controleer eerst wat uw bestaande polis al dekt.
Standbouw
7.1 Standbouwpakketten
Voor ICT & Logistiek 2014 zijn verschillende standbouwpakketten verkrijgbaar. Check voor de meest
actuele standbouwpakketten, de inhoud en prijzen op de website
7.2 Oplevering standaard standbouwpakketten
Als u standaard standbouwpakket (budget, compleet of luxe pakket) heeft besteld via de organisatie
of Expo Point, kunt u deze vanaf dinsdag 28 oktober 12.00 uur gaan inrichten. Eerder is de stand niet
opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand.
U dient uw standbouwpakket op donderdag 30 oktober voor middernacht leeg achter te laten.
7.3 Bestellen
Als u interesse heeft in één van de standbouwpakketten, kunt u contact opnemen met uw Sales &
Account Manager.
Brenda van de Kempe
ICT & Logistiek 2014
030-295 2829
[email protected]
Wijzigingsmogelijkheden
Al uw specificaties, wijzigingen en aanvullende bestellingen geeft u online door via ExpoPoint.
7.4 Voorschriften
Goedkeuring standontwerp
U dient uw standbouwtekening ter goedkeuring te overleggen met de afdeling Backoffice van
Jaarbeurs. Zij beoordelen uw ontwerp.
Om een stand goed te kunnen beoordelen verzoeken wij u de hieronder genoemde tekeningen
inzake uw standontwerp aan te leveren:
1. Vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen)
2. Gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals
De deadline voor het indienen van standbouwkeuringen is vrijdag 26 september 2014.
Met een goedkeuring bent u verzekerd van een probleemloze opbouw. U kunt uw
standbouwtekening (laten) sturen naar: [email protected] of
Jaarbeurs Utrecht
Afd. Standkeuringen, Backoffice
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Tel: 030-295 2999
Wij raden u aan erop te letten dat de standbouwtekening door uw standbouwer of standmanager ter
goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor de beurs dat u zich hierover in ieder geval
geen zorgen meer hoeft te maken.
Minimale standbouweisen
Elke exposant met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde
en aan de zijkanten waar een buurstand gesitueerd is. U kunt dus geen gebruik maken van de
achterwand van uw buren. Deze wanden moeten een hoogte hebben van 2.50 meter. De vloerruimte
dient bedekt te zijn. De scheidingswanden met de buren dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter
en de vloerruimte dient bedekt te zijn.
Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 2,50 meter plaatst, dan is
uw stand hoger dan 2,50 meter. Als u dus een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal cm van uw
vloer van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet te hoog worden.
Hoogte
Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals hierboven is
aangegeven) met de afdeling standkeuringen heeft afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen
plaatselijk in hoogte variëren. In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw
buurstand hoger dan de standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus
altijd 2,50 meter te zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan.
Alleen na schriftelijke toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. Let er wel op dat de
eventuele afwerking van de achterzijde van de wand door uw standbouwer gedaan moet worden.
De hoogte van de hal staat aangegeven op uw plattegrond. Als u twijfelt, kunt u hierover contact met
het ExpoPoint opnemen: 030-295 5770.
Wanden
Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra
wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken.
Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd
met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant.
Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes maken. Niet
direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand een open
karakter.
Let op! Elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van 5
meter worden dichtgebouwd, tenzij Jaarbeurs schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons
het recht voor, om desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven. Belangrijk:
Hou er rekening mee dat u geen uitingen aan de achterzijde van uw achterwand mag plaatsen!
Obstakelschema
Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte. Houdt
hiermee rekening bij het standontwerp.
Deze plattegrond heeft u samen met uw deelnamebevestiging ontvangen. Ook kunt u via de online
plattegrond een detailplattegrond van uw stand opvragen. Hierop staan eventuele obstakels
aangegeven.
De obstakels mag u omtimmeren, mits u ervoor zorgt dat de eventuele aanwezige brandslanghaspels
zichtbaar en bereikbaar blijven. Er mag echter niets worden bevestigd aan de kolommen. Voor meer
informatie kunt u contact opnemen met ExpoPoint: 030-295 5770.
Etagebouw
Etagebouw is altijd hoger dan 2,50 meter en is toegestaan mits u ons hierover heeft geïnformeerd en
mits u minimaal één meter van uw buren verwijderd blijft. Gebruik van een etageverdieping is niet
kosteloos. Hiervoor wordt de helft van het aantal netto ‘etagemeters’ in rekening gebracht.
Let op! Afdeling standkeuringen van Jaarbeurs Utrecht moet ook hier weer aan de hand van de
bouwtekening om schriftelijke toestemming gevraagd worden.
Daarnaast moet u de uitdrukkelijke goedkeuring vragen van de Brandweer en van de gemeente
Utrecht, Dienst Stadsontwikkeling. Hieronder vindt u de desbetreffende adressen.
Brandweer Utrecht
Afdeling Pro-actie en Preventie
t.a.v. de heer J. Verlaan
Postbus 3025
3502 GA Utrecht
Tel. 030-286 7727
Fax. 030-286 7859
Email: [email protected]
Dienst Stadsontwikkeling
Afdeling Bouw -en Woningtoezicht
t.a.v. de heer C. Schippers
Postbus 8406
3503 RK Utrecht
Tel. 030-286 4919
Fax. 030-286 4111
Email: [email protected]
Gangpaden
Gangpad overschrijdende standbouw is zonder overleg niet toegestaan. Daarnaast moet u uw
activiteiten tot uw standruimte beperken en dus displays en producten binnen uw stand houden. Zo
hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten en
bezoekers.
7.5 Techniek
Technische specificaties hallen
In Jaarbeurs Utrecht ExpoPoint treft u de halspecificaties aan. Voorts verschaft uw plattegrond u
additionele informatie over de mogelijkheden en beperkingen van het aan u toegewezen stand
oppervlak.
Technische voorzieningen
Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer.
Houdt u rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen
door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer waaronder u de
leidingen kunt laten trekken. Via de online plattegrond op de websites kunt u op de detailtekening
precies zien waar de putten zich bevinden binnen uw stand. Pas uw indeling hierop aan, zodat de
leidingen zo min mogelijk door uw stand heenlopen.
Alles regelen rondom mijn stand
U heeft een mooie locatie op de vloer geregeld en u heeft een mooie stand besteld. Maar waar kunt u
stroom bestellen? Waar regelt u standinrichting? En waar kunt u catering bestellen?
8.1 Jaarbeurs Expopoint
Voor technische voorzieningen en de inrichting van uw stand kunt u terecht bij ExpoPoint Jaarbeurs.
Zij helpen u ook bij vragen over parkeren, schoonmaak, beveiliging, verzekeringen, etc. Ook kunt u er
terecht als u specifieke vragen over de hallen hebt.
Jaarbeurs Expopoint
www.expopoint.nl
030-295 5770
[email protected]
8.2 Catering
Tijdens uw deelname kunt u op verschillende manieren kennis maken met Deli Delivery en Deli
Premium.
Deli Standard
Dagelijkse bezorgservice. Als u precies weet wat u nodig hebt, is Deli Standard uw beste keuze. Van
koffie, vruchtensap en alcoholische dranken, tot een biertap met toebehoren en een dagelijkse
lunchservice. Bestellingen kunt u plaatsen op Deli Delivery.
Voor meer informatie of bestellingen, is het team van Deli Delivery gemakkelijk bereikbaar op
telefoonnummer 030-295 5369 of via [email protected].
Deli Premium
Standcatering op maat. Een specifieke aanpak waarmee uw bezoekers met alle mogelijke egards
worden onthaald. Kijk op Deli Premium voor de succesverhalen. Voor een persoonlijke aanpak, belt u
030-295 5606.
8.3 Stand schoonmaak
GCA Special Events BV verzorgt de standschoonmaak voor beurzen in het Jaarbeurscomplex. U kunt
hun diensten bestellen via ExpoPoint.
Wanneer u heeft gekozen voor een comfortpakket dan is standschoonmaak (hetzij eenmalig voor
opening van de beurs, hetzij dagelijks) al voor u geregeld.
Contactgegevens
GCA Special Events BV
Jaarbeursplein 1
3521 AL Utrecht
Tel: 030-299 1750
Fax: 030-299 1751
E-mail: [email protected]
[email protected]
8.4 Afvalverwerking
Voor de vuilafvoer, tijdens de opbouw en demontage van beurzen, kunt u zich richten tot de Van Vliet
Groep. U kunt hun diensten bestellen via ExpoPoint. Tijdens de beurs wordt keukenafval gratis voor u
opgehaald. U kunt hiervoor uw vuilniszak ’s avonds langs het gangpad plaatsen. Bij sample afval of
grote eenheden kunt u laten afvoeren door Van Vliet Groep
Contact gegevens
Van Vliet Groep
Postbus 1298
3430 BG Nieuwegein
Tel: 030-285 5290
Fax: 030-285 5291
E-mail: [email protected]
8.5 Tuien
Voor het ophangen van verlichting of banieren aan trussen, kunt u contact opnemen met TAO
Rigging. Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal verzorgen. Meer informatie is te vinden via
het Expopoint.
Let op: een offerte dient u uiterlijk 14 werkdagen voor aanvang opbouw aan te vragen. Hierna kan uw
aanvraag niet worden gegarandeerd
8.6 Gasflessen
Wanneer u gebruik maakt van gasflessen op uw stand dient u dit vooraf aan te melden bij Jaarbeurs
Utrecht via www.expopoint.nl. U kunt hier aangeven hoeveel flessen u meeneemt met welk soort gas.
U mag op uw stand een werkvoorraad (flessen die daadwerkelijk gebruikt worden) van maximaal 2
flessen hebben. Jaarbeurs Utrecht geeft de voorkeur aan het gebruik van kunststof gasflessen.
Hoe krijg ik bezoekers naar mijn stand?
Meer bezoek op de stand, leidt tot meer vervolgafspraken en levert uiteindelijk meer ordes op.
Simpel, maar hoe krijg ik bezoekers op de stand?
9.1 Via de relatiekaart
Om uw (potentiële) klanten uit te nodigen kunt u de relatiekaarten gebruiken die wij gratis ter
beschikking stellen. De hoeveelheid die u kunt bestellen is onbeperkt.
U bestelt uw relatiekaarten via het Klantenportaal op https://klantenportaal.vnuexhibitions.com/
9.2 Via de digitale relatiekaart
Via het Klantenportaal kunt u in drie eenvoudige stappen een groot relatiebestand een digitale
uitnodiging sturen. Met deze digitale relatiekaart krijgt u twee tot driemaal zoveel voorregistraties.
U verstuurt een digitale uitnodiging via het Klantenportaal op
https://klantenportaal.vnuexhibitions.com/
9.3 Met een unieke registratielink
Via de unieke registratielink kunnen uw klanten zich registreren voor gratis toegang. Plaats deze link
bijvoorbeeld op uw website of in de handtekening van uw e-mail.
U downloadt uw unieke registratielink via het Klantenportaal op
https://klantenportaal.vnuexhibitions.com/
9.4 Stel uw eigen promotiepakket samen
Wilt u optimaal rendement halen uit uw deelname? Combineer dan uw standruimte met extra
exposure-mogelijkheden en krijg meer contact(momenten) met uw doelgroep.
Stel uw eigen pakket samen met zeer effectieve mogelijkheden voor promotie, kennisoverdracht en
leadgeneratie. U kunt het pakket zo inrichten dat het naadloos aansluit bij uw marketing- en
communicatiedoelstellingen.
Een volledig overzicht van deze pakketten vindt u de promotiepagina van de website(s).
Natuurlijk kunt u ook contact opnemen met de Sales & Account Managers:
Brenda van de Kempe
ICT & Logistiek 2014
030-295 2829 / [email protected]
9.5 Buitenreclame
Faircom Media is verantwoordelijk voor de exploitatie van de reclamemogelijkheden op het
buitenterrein en op centrale locaties binnen. Bijvoorbeeld via bigboard, slagboomreclame,
vlaggen/banieren, toiletreclame, etc.
Voor meer informatie over reclame en promotie neemt u contact op met Faircom Media
(www.faircom.nl).
9.6 Een nieuwe online catalogus: MyExpo!
MyExpo helpt u bij het bereiken van de juiste doelgroep en zo leads te genereren vóór en na afloop
van de beurs. Het doel is om bezoekers via de registratie door middel van zoekprofiel te matchen met
het profiel van de exposanten. Op deze manier krijgen bezoekers een inzichtelijker en concreter
aanbod bij bezoek aan de beurs waardoor de bezoekintentie wordt vergroot. Exposanten kunnen
hierdoor kwalitatief beter bezoek genereren.
U kunt in MyExpo gemakkelijk en gratis documenten zoals “white papers” en “case studies” uploaden.
Dit vergroot de kans om bezoekers attent te maken op de eigen area’s of expertise. Bezoekers
kunnen deze informatie downloaden waardoor hun contactinformatie beschikbaar wordt gesteld in de
vorm van een database met contactgegevens.
Belangrijk hierbij is dus wel dat u uw kwalitatieve informatie beschikbaar stelt op de MyExpo. Hoe
beter en hoe meer informatie beschikbaar is, hoe beter de bezoeker geïnformeerd zal zijn over de
kwaliteit van uw op de beurs.
De online informatie kunt u met uw login en password altijd aanpassen via het Klantenportaal.
9.7 De pers, hoe te benaderen?
Digitale perskamer (via het Klantenportaal)
Zet een kort persbericht in de Digitale Perskamer van de beurs. Jaarbeurs zorgt er vervolgens voor
dat uw persbericht bij de aangesloten (vak)journalisten terecht komt.
Natuurlijk kan Jaarbeurs niet garanderen dat uw persbericht opvalt bij de journalisten. Schrijf daarom
een goed bericht waar de journalisten niet omheen kunnen.
Specials
Ga na of de voor u belangrijke vakbladen aandacht besteden aan de beurs door middel van
themanummers, bijlagen of specials. Journalisten zitten te springen om nieuws voor deze edities.
Stuur uw persbericht op. Aarzel niet zelf de redactie te bellen als u nieuws hebt.
9.8 Nodig journalisten uit
Heeft u echt nieuws? Nodig journalisten uit op uw stand. Beleg een perslunch op de eerste dag of
open de beurs met een persconferentie. Wilt u hiervoor een aparte zaal binnen de Jaarbeurs
reserveren? Neem dan contact op met het zalencentrum, 030 – 295 5881. Zij helpen u graag!
9.9 Uw contacten volgen
Op vele manieren kunt u contacten voor, tijdens en na de beurs opvolgen. Wij bieden enkele
mogelijkheden hiervoor. Via het Klantenportaal kunt u namelijk:
• De respons meten op uw marketingacties
• Zien hoeveel procent van de ontvangers uw uitnodigingskaart hebben geopend
• Bestanden met profielen van uw bezoekers selecteren en downloaden.
Zien wie zich op uw naam hebben voorgeregistreerd
In uw database is makkelijk te zien wie zich op uw uitnodiging heeft geregistreerd voor een bezoek
aan de beurs. Dit kan op verschillende niveaus. Zo kunt u zien hoeveel personen op uw uitnodiging
zich geregistreerd hebben, u kunt op scherm bekijken welke personen zich geregistreerd hebben en
tot slot kunt u een lijst downloaden waarin alle gegevens staan van de geregistreerde. Dit bestand
kunt u downloaden in drie bestandsformaten, Excel, dBASE of Text. Naast de NAW gegevens van de
(potentiële) bezoeker, beschikt u dan ook over de antwoorden op de enquêtevragen die ingevuld
moeten worden tijdens de registratie. Zo weet u dus bijvoorbeeld hoe de bezoeker betrokken is bij
investeringsbeslissingen, welke functie hij/zij heeft en hoeveel werknemers het betreffende bedrijf
heeft.
De resultaten van uw acties vergelijken met die van uw collega’s
Hoe doet u het ten opzichte van uw mede-exposanten? Dat is in één oogopslag te zien. In het
Klantenportaal is een lijst opgenomen met daarin alle exposanten, hun standnummer, het aantal
bestelde kaarten en het aantal registraties. Zo kunt u precies bekijken waar u staat ten opzichte van
de andere deelnemers. U kunt ook de stand van zaken van alleen uw hal bekijken
Regels voor activiteiten
Voorkoming geluidsoverlast
Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name
geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met
klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten
organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden.
Als u gebruik gaat maken van live of versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de
organisatie via Project Coördinator: Keren Bercovitz: 030-295 2789, [email protected]).
Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-)
overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 70 dB.
Alcoholgebruik op uw stand
Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te zorgen
dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen.
Activiteiten op uw stand
Heeft u een band uitgenodigd? Heeft u een presentator ingehuurd? Gaat u (live)muziek afspelen?
Ofwel gaat u bijzondere activiteiten organiseren? Neem dan contact op met de Project Coördinator:
Keren Bercovitz (030-295 2789, [email protected]).
Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten
plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal de afdeling Standkeuringen dan ook rekening
houden met de locatie en/of andere activiteiten.
Activiteiten na openingstijden
Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting? Neem dan contact op met de Project Coördinator:
Keren BercovitzNaam van PC (030-295 2789, [email protected])
Deze activiteiten zijn namelijk gebonden aan de sluitingstijden van de hal (zie openingstijden voor
exposanten op pagina 2-1). Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de
bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt Jaarbeurs zich het recht
voor maatregelen te treffen.
Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten
plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal de afdeling Standkeuringen dan ook rekening
houden met de locatie en/of andere activiteiten. U bent zelf verantwoordelijk voor het goede verloop
van uw receptie en het gedrag van uw bezoek en u dient een beveiligingsbeambte in te huren voor de
uren na opening. Dit kan via www.expopoint.nl.
Directe verkoop
Ter behoud van het professionele karakter van de beursis handverkoop (directe verkoop tegen
betaling ter plekke) niet toegestaan.
Catering
Het is voor u belangrijk om te weten dat Jaarbeurs Catering houder is van de horecavergunning, en
daarmee de exclusieve cateraar voor alle locaties op het terrein van Jaarbeurs Utrecht. Dit houdt in
dat Jaarbeurs Catering verantwoordelijk is voor al het eten en drinken wat verstrekt én geconsumeerd
wordt op het complex. Het door de exposant inhuren van een externe cateraar is uitsluitend na
goedkeuring van Jaarbeurs Catering toegestaan.