download checklist workshop organiseren

1.
Prik een datum
Familiedag / vrijgezellenfeest / personeelsfeest enz. enz.
Er komt een hoop geregel aan te pas. "Als je iets wilt organiseren, moet je daarvoor tijd inruimen. Want het is pas echt geslaagd
als ook echt alle genodigden aanwezig zijn. Een datum kiezen doe je dus minstens een heel tot half jaar van tevoren, zodat
iedereen nog ruimte genoeg heeft in zijn agenda." Dit kiezen van een datum kan [ bij terugkerende bijeenkomsten zoals familiedag
] op de dag zelf gebeuren, dus voor het volgende jaar. Bij andere bijeenkomsten, die incidenteel, zijn kan dit niet dus moet ad hoc
gebeuren. Neem de tijd, verzamel e-mailadressen van iedereen, maak hiervoor eventueel een apart account aan en begin
ruimschoots op tijd iedereen te mailen. Laat ze kiezen uit maximaal 2 door de organisator gekozen datums kiezen, geef wel aan
dat ze hiervoor bv 14 dagen de tijd hebben om te reageren. Vervolgens: meeste stemmen gelden. Geef deze datum vervolgens zo
snel mogelijk door aan iedereen in je adresboek.
Tip: kies een datum die op een vrijdagavond en/of zaterdag valt. Veel mensen kunnen op zondag lekker uitslapen omdat ze niet
naar hun werk hoeven, dus dan maakt het ook niet uit als het de avond ervoor wat later wordt!
2.
Het budget
Informeer [ bij privé-bijeenkomsten ] op tijd wat het budget is om de kosten te dekken. Is het een bedrijfsbijeenkomst zorg dan
dat je vooraf een bepaald te besteden bedrag tot je beschikking hebt. Bedenk dat van dit totale budget de totale kosten gedragen
dienen te worden. Een goede3 manier om het budget zo laag mogelijk te houden [ bij privé-bijeenkomsten ] laat iedereen zelf wat
thuis aan eten bereiden en vervolgens als buffet aanbieden. Zo draagt iedereen een steentje bij, en scheelt in de kosten.
3.
Programma
Een bijeenkomst is een prima gelegenheid om weer eens bij te kletsen met een ieder die je vaak of minder vaak ziet, zorg dat
verderop in het programma hier volop tijd voor is. Oftewel: prop de dag niet te vol !
Een ideale bijeenkomst heeft de juiste balans in:
-
Contact leggen [ bijpraten ]
Zorg dus dat in het programma voldoende tijd vrij blijft om te kletsen, netwerken en [ hernieuwd ] kennis te maken.
-
Eten / drinken
Als het past binnen een budget neem een cateraar in de armen. Dit scheelt veel zorg en enorm veel werk [ denk aan servies /
beste / tafels enz. enz. ]. Houd tevens rekening met eventuele diëten.
Bespreek in dit geval ruim van te voren [ TIP: 6 maanden ] deze cateraar. Vaak zitten die ruim van te voren al vol geboekt, maak in
overleg een goed en vooral een voor iedere deelnemer passend menu. Denk aan: Walking Diner / BBQ / Warm-koudbuffet.
-
Activiteiten
Aan de hand van een dagindeling / tijdsbalk kun je zien waar eventueel een leuke, voor iedereen geschikte activiteit ingepland kan
worden. Uiteraard is de gekozen locatie belangrijk voor wat betreft de activiteit. Voetballen is leuk, maar als je in je eigen kleine
achtertuin zit of in een kantoorgebouw 6-hoog is dit toch een probleem. Bij een activiteit / workshop kijken of alle deelnemers er
in één keer aan kunnen deelnemen, dit verhoogt het groepsgevoel, dus de saamhorigheid, dus de sfeer.
Probeer wel rekening te houden met wat iedereen leuk vindt of probeer dit in te schatten. Wees realistisch: je kunt het nooit
iedereen naar de zin maken.
4.
Locatie
Probeer deze locatie zo te plannen dat het voor iedereen te bereiken is. Moeten de genodigden uit Groningen komen heeft het
geen zin om in Limburg iets voor één dag te organiseren.
Afhankelijk van het budget en de groepsgrootte kan de bijeenkomst op een geschikte locatie plaatsvinden [ denk aan
partyboerderij / buurthuis / camping / feestzaal ]
Maar het kan natuurlijk ook in de tuin van een deelnemer aan de bijeenkomst. Of bij een bedrijfsmatige bijeenkomst wellicht in
het bedrijfspand.
Wil je de bijeenkomst lekker buiten vieren, zorg dan wel dat je een alternatief achter de hand houdt, met het oog op het weer.
Partytenten zijn handig maar bedenk wel dat ze ook om kunnen waaien en vaak niet echt op stevige hoosbuien berekend.
Afhankelijk van het budget is het te overwegen dan deze tent te laten plaatsen door een professioneel bedrijf..
Tevens: moeten er versieringen komen [ vlaggen / slingers / reclame enz. enz. ]?
5.
Mail - verstuur de uitnodigingen
Nog 3 maanden tot uur U… verstuur een ieder een definitieve uitnodiging met eventueel een programma [ tenzij dit als verrassing
gepland is ]. Neem in de uitnodiging in ieder geval de volgende dingen op:

Datum en tijd van de bijeenkomst.

De locatie waar de bijeenkomst plaatsvindt.

De kosten per deelnemer en je bankrekeningnummer – laat iedereen ruimschoots vooraf betalen. Laat ook weten dat bij
annulering er geen terugbetaling mogelijk is omdat de kosten van locatie / eten en drinken en eventuele activiteit gelijk
blijven.

Je telefoonnummer. Bij vragen en of noodgevallen is er altijd iemand bereikbaar!

Wat de deelnemers mee moeten nemen naar het. Als je bijvoorbeeld wilt gaan zwemmen, is het handig als iedereen
zwemkleding en handdoeken bij zich heeft. In het geval van eventueel eten: vraag in de uitnodiging wat hij/zij eventueel mee
wilt brengen, verzamel dit vervolgens en kijk of dit inderdaad een behoorlijk gevarieerd aanbod wordt, zo niet: mail
betreffende personen met de vraag of het ook iets anders mag zijn. Je kunt natuurlijk ook zelf een lijst maken met gerechten /
hapjes en de deelnemers hier uit laten kiezen.
6.
De laatste puntjes
Nog 1 week tot uur U… verstuur een reminder per e-mail aan een ieder, neem eventueel hierin op de wijzigingen welke zijn
gebeurt en het eventuele eten.
Loop vervolgens in deze week voor de bijeenkomst de volgende zaken na:

Zijn er genoeg stoelen voor iedereen (als de bijeenkomst bij jou thuis is)?

Heeft iedereen de kosten betaald?

Check de verzorger van de activiteit / workshop [ mits ingehuurd ] dat hij wordt verwacht.

Bij catering: geef eventuele gewijzigde aantallen door en check of het menu nog altijd is zoals overeengekomen.

Wat is de weersverwachting?

Weet de eigenaar van de gehuurde locatie al hoeveel mensen hij kan verwachten?

Zijn alle benodigdheden voor de activiteiten aanwezig ( als het feest bij jou thuis is )? En: is er voldoende drank in dit geval en
glaswerk?

Weten de buren dat er komend weekend een feest in jouw huis of tuin is? ( In verband met eventuele overlast )
Als de familiedag bij jou thuis is, is nu ook het moment om de boodschappen in huis te halen. Bel of mail nog even rond of er nog
mensen met speciale dieetwensen zijn (als je dat niet precies van iedereen weet), zodat er voor iedereen iets lekkers in huis is.
Tip: bij een bijeenkomst bij je thuis: zorg voor wegwerpborden en -schalen, plastic bekers en wegwerpbestek.
7.
Lets start the party!
Het uur U… het is handig als alles klaar staat voordat er deelnemers arriveren. Plaats bijtijds de partytenten, stoelen en
eventuele [sta]tafels, zorg dat de koffie en thee klaar staan en dat de hapjes voor zover mogelijk ook direct te serveren zijn.
In geval van externe locatie: zorg dat je op tijd bent [ als eerste ] om alles even goed na te lopen. Klopt alles volgens afspraak
enz. enz. Verzorg eventueel de aankleding [ vlaggen / slingers enz. ]
Begroet dan de binnenkomende genodigden en geniet van een gezellige, perfect georganiseerde bijeenkomst!
[ bedenk: volgend jaar mag iemand anders het organiseren  ]

Download Report