Mail, sms, overeenkomst, fax, aangetekende brief of getuige? Hoe

Mail, sms, overeenkomst, fax, aangetekende brief of getuige?
Hoe bewijs ik de afspraken met mijn medecontractant?
De technische vooruitgang van de laatste 15 jaar is een
zegen voor uw bedrijf. Het maakt de communicatie met
handelspartners en klanten veel gemakkelijker en vlotter.
Heeft dergelijke communicatie juridisch dezelfde waarde als
bijvoorbeeld een aangetekende brief? Wij zetten de regels
even op een rijtje voor u.
Bij de beoordeling van documenten is het altijd van belang
om na te gaan of uw wederpartij een consument is of niet.
Dit bepaalt welke waarde de bewijsstukken hebben.
A. Consument
Bij consumenten of niet-handelaars geldt de algemene regel
dat u voor vorderingen boven 375 euro een schriftelijk
bewijs nodig heeft. Dit kan ofwel een authentieke akte zijn
(vb. akte voor de notaris) ofwel een onderhandse akte (vb.
verkoopcompromis, overeenkomst, ondertekende offerte).
Het moet een schriftelijk stuk zijn, dat ondertekend is door
de partijen en dat in zoveel exemplaren is opgesteld als dat
er partijen zijn.
Een fax, e-mail en zelfs een sms hebben ook enige juridische
waarde, maar zijn enkel een ‘begin van bewijs’. Om als begin
van bewijs te worden aanvaard moet het stuk:
• schriftelijk zijn;
• uitgaan van de partij waartegen men bewijst;
• het beweerde feit waarschijnlijk maken.
Een dergelijk begin van bewijs moet dus altijd verder worden
aangevuld met andere bewijzen. Deze bewijzen moeten dan
niet noodzakelijk schriftelijk zijn; dit kunnen ook vermoedens
of getuigen zijn.
Een concreet voorbeeld
Na een telefonische aanvraag mailt u als aannemer een
prijs door aan een mogelijke klant voor de renovatie van
het dak. U ontvangt een sms van deze klant dat hij akkoord
is met de prijs. Er wordt telefonisch een datum besproken
waarop de werken kunnen starten. Per e-mail laat de klant
de volgende dag weten dat zijn architect bij de aanvang van
de werken aanwezig zal zijn. Wanneer u enkele weken later
op de afgesproken dag ter plaatse gaat om met de werken
te starten, blijkt er al een andere vennootschap aan het werk
te zijn en betwist de klant plots enige overeenkomst te zijn
aangegaan. Wat nu?
De sms, verstuurd door uw klant, kan als begin van bewijs
van de overeenkomst worden aanzien. De e-mail, die de
klant heeft gestuurd over de aanwezigheid van de architect,
bevestigt dit begin van bewijs. Hiermee bewijst u dat de
offerte werd aanvaard en dat er een overeenkomst tot
stand is gekomen. De klant zal dan gehouden zijn door de
overeenkomst of dient u te vergoeden.
Indien de klant na de sms geen e-mail had gestuurd, en de
afspraken enkel telefonisch waren gemaakt, zou de sms op
zich niet voldoende geweest zijn als bewijs van het contract.
Om een overeenkomst of afspraak zeker te stellen, is het
dus zeker aangewezen om voor schriftelijke stukken te
zorgen. Indien het niet mogelijk is om documenten te laten
ondertekenen, zorg dan alleszins voor enige geschreven
bevestiging van de gemaakte afspraken.
B. Handelaar
Tussen handelaars is het bewijsrecht volledig vrij. Dit betekent
dat elke vordering kan worden bewezen met alle mogelijke
middelen.
Het protest van een factuur kan zo worden bewezen via een
e-mail of fax, maar ook via een sms of een Facebook-bericht,
zolang u maar aannemelijk kan maken dat het protest de
andere partij heeft bereikt.
Ook wordt er zonder geschrift een overeenkomst tussen twee
handelaars gesloten, wanneer er onder elkaar wordt gemaild
en er een akkoord bestaat over de essentiële elementen voor
beide partijen. Dat er nadien nog een uitgebreid schriftelijk
contract ‘zal worden opgesteld en ondertekend’, doet geen
afbreuk aan de gehoudenheid van de partijen vanaf de
uitwisseling van de wederzijdse mails (tenzij dit expliciet als
voorwaarde is gesteld).
De waarde van de bewijzen die u als handelaar bijbrengt,
wordt wel door de rechtbank beoordeeld. Zo zal een
getuigenverklaring steeds minder waarde hebben dan
bijvoorbeeld een aangetekende brief of een e-mail,
zeker indien er geen andere bewijzen zijn die de stelling
ondersteunen.
C. Tips
Wij geven u tot slot graag enkele tips mee waarmee u
discussies kan vermijden, of bij een conflict uw dossier zal
versterkt hebben:
1.Zet belangrijke afspraken op papier en laat alle partijen dit
ondertekenen.
2.Bevestig mondelinge afspraken minstens via e-mail of fax
aan de andere partij.
3.Reageer meteen op alle berichten waar u het niet mee
eens bent, want anders zal het stilzwijgen tegen u als
handelaar worden gebruikt.
4.Wees voorzichtig en duidelijk in uw woordkeuze, zodat er
geen niet-bedoelde gevolgen aan vasthangen.
Astrid Cooreman
[email protected]
Arts, Cleeren & vennoten • T: +32 89 36 70 45 • www.artscleeren.be

Download Report