Webwinkelkoppeling - GB Business Solutions

Webwinkelkoppeling
Installatie- en gebruikershandleiding
Webwinkelkoppeling
Inhoud
Belangrijke informatie vooraf .......................................................................... 1
Installeren van de webwinkelkoppeling ............................................................. 2
Gebruik van de HardwaresleutelWeergaveTool ............................................... 2
Installatie van de Webwinkelkoppeling .......................................................... 2
Webwinkelkoppeling service instellen ............................................................... 3
Taken op inactief zetten............................................................................... 4
Webwinkelkoppeling configuratie ..................................................................... 5
Aanmaken configuratiebestand ..................................................................... 5
Invoeren van de licentie .............................................................................. 5
Beheren van koppelingen ............................................................................. 5
Webwinkelkoppeling configureren ................................................................. 6
Algemeen................................................................................................ 6
Multivers ................................................................................................. 7
E-mailrapportage ..................................................................................... 7
Een koppeling configureren voor SEOshop ........................................................ 8
Algemeen .................................................................................................. 8
Multivers ................................................................................................... 8
SEOshop...................................................................................................10
Taken instellen ..........................................................................................10
Orders importeren...................................................................................10
Facturen importeren ................................................................................11
Voorraad exporteren ...............................................................................12
Artikelen exporteren ................................................................................13
Debiteuren importeren.............................................................................13
Multivers mappings ....................................................................................13
Mappings: geldige invoer .........................................................................14
Betalingscondities ................................................................................14
Leveringscondities ................................................................................14
Landen ..................................................................................................14
Artikel veld mappings .................................................................................15
BTW afhandeling in UNIT4 Multivers................................................................16
De Webwinkelkoppeling in gebruik nemen .......................................................16
Starten van de client ..................................................................................16
Taken starten ............................................................................................17
Foutmeldingen ..........................................................................................18
Order, facturen en debiteuren...................................................................18
Artikelen, voorraad en verbindingsproblemen .............................................18
Webwinkelkoppeling
Belangrijke informatie vooraf
Voordat u aan de slag gaat met het installeren en inrichten van de
webwinkelkoppeling adviseren wij u om goed na te denken over het testen nadat u
de inrichting heeft voltooid, zodat uw bestaande gegevens niet verloren gaan.
Binnen UNIT4 Multivers is het zinvol om een kopie te maken van uw huidige UNIT4
Multivers administratie en deze te gebruiken tijdens de testperiode. Door te
werken met een testadministratie binnen UNIT4 Multivers kunt u uitgebreide testen
uitvoeren rondom de importfuncties, zoals: importeren van factuur-, debiteur-, en
orderinformatie.
Wanneer u van uw webwinkel ook een kopie kunt maken om daarmee te testen dan
heeft dat de voorkeur. U kunt dan ook uitgebreide testen uitvoeren rondom de
exportfuncties, zoals: exporteren artikel-, en voorraadinformatie. Informeer voor de
mogelijkheden van een testomgeving bij uw webbouwer of provider.
Wanneer een testomgeving van uw webwinkel niet beschikbaar is, ga dan
stapsgewijs te werk en voer de testen uit per taak en beperk deze testen in
eerste instantie tot een minimaal aantal transacties.
Zorg dat er slechts één of een beperkt aantal artikelen vanuit UNIT4 Multivers
worden geëxporteerd naar de webwinkel en zo ook de voorraadpositie van één of
een beperkt aantal artikelen. Hoe u dit kunt instellen, vindt u in het onderdeel
‘artikelen exporteren’ en ‘voorraad exporteren’ van deze handleiding. Hiermee
voorkomt u dat er van een groot aantal artikelen de gegevens en de
voorraadposities worden aangemaakt of overschreven.
Wanneer u de testen hebt voltooid, kunt u binnen de webwinkelkoppeling de juiste
‘live’ administratie instellen en zo ook de juiste gegevens van de ‘live’ webwinkel.
GB Business Solutions B.V. is niet aansprakelijk voor eventuele schade met
betrekking tot (foutief) gewijzigde gegevens of gegevens die verloren zijn gegaan in
zowel UNIT4 Multivers als de webwinkel. Maakt u ten alle tijden een back-up zodat
u op ieder gewenst moment een punt heeft om naar terug te keren.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 1
Webwinkelkoppeling
Installeren van de webwinkelkoppeling
Ten behoeve van de installatie van de Webwinkelkoppeling wordt een Zip-bestand
geleverd. Dit Zip-bestand bevat 3 files:
- Deze handleiding;
- De installatie van de Webwinkelkoppeling;
- De HardwaresleutelWeergaveTool.
Ten behoeve van de installatie dient u het Zip-bestand eerst uit te pakken.
Gebruik van de HardwaresleutelWeergaveTool
De licentie van de Webwinkelkoppeling is onder andere gebaseerd op een unieke
hardwaresleutel van het systeem waarop de Webwinkelkoppeling wordt
geïnstalleerd. Om de unieke sleutel van het systeem te kunnen achterhalen is het
programma HardwaresleutelWeergaveTool meegeleverd.
Start de HardwaresleutelWeergaveTool door een dubbelklik op het icoon:
Het onderstaande scherm zal naar voren komen, waarin de uniek hardwaresleutel
van uw systeem wordt getoond:
Kopieer de sleutel door te klikken op de button [Kopieer sleutel].
Stuur vervolgens een e-mail naar [email protected] met daarin de volgende
gegevens:
- Hardwaresleutel
- Bedrijfsnaam
- Naam
- Telefoon
U ontvangt vervolgens van ons een licentiebrief per e-mail.
Installatie van de Webwinkelkoppeling
Na ontvangst van de licentiebrief kunt u de installatie van de Webwinkelkoppeling
starten op het systeem waarvan u de hardwaresleutel heeft toegezonden aan GB
Business Solutions. Dubbelklik op het installatieprogramma van de
Webwinkelkoppeling en doorloop de installatie wizard.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 2
Webwinkelkoppeling
Webwinkelkoppeling service instellen
Na installatie van de Webwinkelkoppeling is er ook een service ontstaan met de
naam Webwinkelkoppeling Service. De bediening van de service moet Handmatig
zijn.
Om deze service werkend te krijgen gaat u als volgt te werk:
1. Sluit het Webwinkelkoppeling programma indien dit open staat.
2. Open het installatiepad van de Webwinkelkoppeling.
3. Open ‘Webwinkelkoppeling Service.exe.config’.
4. Geef het pad en de bestandsnaam in naar de configuratie database van de
Webwinkelkoppeling en sla op.
<?xml version="1.0"?>
<configuration>
<configSections>
<sectionGroup name="applicationSettings"
type="System.Configuration.ApplicationSettingsGroup, System, Version=2.0.0.0, Culture=neutral,
PublicKeyToken=b77a5c561934e089">
<section name="Suppliance.Webwinkelkoppeling.Service.Properties.Settings"
type="System.Configuration.ClientSettingsSection, System, Version=4.0.0.0, Culture=neutral,
PublicKeyToken=b77a5c561934e089" requirePermission="false"/>
</sectionGroup>
</configSections>
<applicationSettings>
<Suppliance.Webwinkelkoppeling.Service.Properties.Settings>
<setting name="Database" serializeAs="String">
<value>C:\Webwinkelkoppeling\Configuratie.db</value>
</setting>
</Suppliance.Webwinkelkoppeling.Service.Properties.Settings>
</applicationSettings>
<startup><supportedRuntime version="v4.0"
sku=".NETFramework,Version=v4.0"/></startup></configuration>
NB: indien het bestand ‘Webwinkelkoppeling Service.exe.config’ zich niet laat
opslaan kunt u het bestand eerst uit de map naar het bureaublad slepen en vanaf
die plaats aanpassen en opslaan. Daarna kunt u het bestand weer terug slepen
naar de installatiemap van de Webwinkelkoppeling.
De Webwinkelkoppeling Service moet u altijd uitzetten bij:
- het uitvoeren van een update van de Webwinkelkoppeling;
- het veranderen van de verwijzing naar de configuratie database van de
Webwinkelkoppeling in het bestand Webwinkelkoppeling Service.exe.config;
- het openen van het Webwinkelkoppeling programma.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 3
Webwinkelkoppeling
Taken op inactief zetten
Indien de Webwinkelkoppeling draait als een service en de taken automatisch
periodiek worden uitgevoerd, dan kunnen de taken dagelijks op ingestelde tijden op
(in)actief worden gezet ten behoeve van back-up doeleinden.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 4
Webwinkelkoppeling
Webwinkelkoppeling configuratie
Aanmaken configuratiebestand
De instellingen van de Webwinkelkoppeling worden vastgelegd in een
configuratiebestand met de extensie db. Deze is aan te maken op het moment dat
de Webwinkelkoppeling wordt opgestart.
Invoeren van de licentie
De licentie wordt opgeslagen in het configuratiebestand. Neem de gegevens van de
licentiebrief over in het onderstaande scherm.
Het configuratiebestand is na het opstarten van de Webwinkelkoppeling te vullen
middels de knop instellingen:
Beheren van koppelingen
De koppeling tussen een webwinkel en een UNIT4 Multivers administratie wordt
vastgelegd in een ‘koppeling’.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 5
Webwinkelkoppeling
Middels onderstaande knoppen zijn koppelingen aan te maken, te verwijderen en te
kopiëren.
Aangemaakte instellingen binnen een koppeling kunnen eerst op geldigheid worden
getest met de knop [Configuratiecheck uitvoeren].
Webwinkelkoppeling configureren
In het linker deel van de instellingen worden een aantal algemene instellingen
ingegeven die voor alle koppelingen gelden.
Algemeen
Middels de check box kan worden aangegeven dat de geactiveerde taken (die in het
rechter gedeelte worden ingesteld) automatisch periodiek moeten worden
uitgevoerd. Middels de tijden die onder de check box kunnen worden ingegeven
wordt de periode ingeregeld waarbinnen geen taken uitgevoerd mogen worden,
omdat in die periode bepaalde services, zoals bijvoorbeeld de service SQLBase van
UNIT4 Multivers, offline zijn.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 6
Webwinkelkoppeling
Multivers
De koppeling met UNIT4 Multivers verloopt middels de API en kan op drie manieren
worden ingericht:
Offline: UNIT4 Multivers staat lokaal geïnstalleerd of op een server binnen het
lokale netwerk.
Online: UNIT4 Multivers wordt gehost door UNIT4.
Private Cloud: UNIT4 Multivers wordt gehost bij een ASP aanbieder.
Indien u werkt met UNIT4 Multivers Online dan vindt u het benodigde service en
portal adres in uw pincodebrief.
De Client Refresh Token kunt u opvragen door op het + achter het veld te klikken.
Daar volgt een scherm waarin u uw gegevens van UNIT4 Multivers in kunt geven.
Let op! Nadat u dit heeft uitgevoerd, lijkt er niets te gebeuren. Klik vervolgens even
elders in het scherm en het veld wordt gevuld met de Refresh Token. Klik
vervolgens op wijzigingen opslaan boven in de werkbalk.
E-mailrapportage
Foutverslagen kunnen per e-mail aan meerdere ontvangers worden gezonden. Het
separatieteken is uiteraard de puntkomma (;). Deze rapportage is speciaal handig
wanneer de Webwinkelkoppeling als een service draait zodat men niet steeds voor
een foutenverslag in de client hoeft te kijken. Geen bericht is goed bericht.
In het rechter gedeelte worden de instellingen per koppeling ingegeven. Door op de
naam onder het icoon van de koppeling te klikken zijn de instellingen benaderbaar.
De instellingen zijn per categorie ondergebracht in handige dropboxen die open en
dicht gezet kunnen worden door middel van het pijltje rechts in de grijze balk.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 7
Webwinkelkoppeling
Een koppeling configureren voor SEOshop
Algemeen
Naam:
Actief:
Type:
Website url:
Geef zelf een unieke naam op voor een koppeling
Hiermee wordt de koppeling aan of uit gezet
Keuze voor SEOshop
Url van de webshop
Multivers
Administratie:
Standaard artikelveld:
Standaard
betalingsconditie:
Standaard
betalingsconditie orders en
facturen:
Standaard
betalingsconditie
geblokkeerde orders:
Standaard
leveringsconditie:
Standaard land:
Gebruik standaard
debiteur:
Standaard
debiteurnummer:
Verwijzing naar het administratienummer van UNIT4
Multivers waarmee de webwinkel gekoppeld dient te
worden. Bijvoorbeeld: MVL00001
Het artikelveld uit UNIT4 Multivers dat wordt gebruikt
als SKU binnen SEOshop
De code van de betalingsconditie die standaard
gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers als er geen
koppeling is tussen de aangeboden
betalingsconditiecode van SEOshop en een
betalingsconditiecode van UNIT4 Multivers in de
Betalingsconditie mappings.
De code van de betalingsconditie die standaard
gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers bij het
aanmaken van een order als er geen koppeling is
tussen de aangeboden betalingsconditiecode van
SEOshop en een betalingsconditiecode van UNIT4
Multivers in de Betalingsconditie mappings.
De code van de betalingsconditie die standaard
gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers bij het
aanmaken van een geblokkeerde order als er geen
koppeling is tussen de aangeboden
betalingsconditiecode van SEOshop en een
betalingsconditiecode van UNIT4 Multivers in de
Betalingsconditie mappings.
De code van de leveringsconditie die standaard
gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers als er geen
koppeling is tussen de aangeboden
leveringsconditiecode van SEOshop en een
leveringsconditiecode van UNIT4 Multivers in de
Leveringsconditie mappings.
De landcode die standaard gebruikt zal worden in
UNIT4 Multivers als er geen koppeling is tussen de
aangeboden landcode van SEOshop en een landcode
van UNIT4 Multivers in de Landen mappings. Meestal
wordt deze leeg gelaten, zodat indien SEOshop
landcode NL aanbiedt er geen landcode bij de
debiteur wordt genoteerd in UNIT4 Multivers zoals in
UNIT4 Multivers gebruikelijk is. Let op: Landcode NL
dient niet gemappt te worden in de Landen mappings.
Indien deze check box wordt aangezet zal voor iedere
order of factuur steeds dezelfde standaard debiteur
worden gebruikt in UNIT4 Multivers. Zie ook de
volgende instelling.
Het debiteurnummer in UNIT4 Multivers van de
standaard debiteur.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 8
Webwinkelkoppeling
Debiteur journaalcode:
Debiteur journaalcode
buitenland:
Betalingsconditie
mappings:
Leveringsconditie
mappings:
Landen mappings:
Valuta mappings:
Debiteur matchen o.b.v.
eigen veld:
Debiteurnummer
overnemen uit webshop
voor nieuwe debiteuren:
Debiteurnummer match
veld:
Geef de journaalcode op voor binnenlandse
debiteuren (0-9, meestal 0).
Geef de journaalcode op voor buitenlandse debiteuren
(0-9, meestal 0 of 1).
Klik op de … om deze mapping te openen. Maak een
nieuw record aan met de + onderin. Noteer links de
code van de betalingsconditie uit SEOshop en recht
de code van de betalingsconditie uit UNIT4 Multivers.
Mapping waarmee de leveringsconditie codes van
SEOshop kunnen worden gekoppeld aan de
leveringsconditie codes van UNIT4 Multivers.
Klik op de … om deze mapping te openen. Maak een
nieuw record aan met de + onderin.
Mapping waarmee de landen codes van SEOshop
kunnen worden gekoppeld aan de landen codes van
UNIT4 Multivers.
Klik op de … om deze mapping te openen. Maak een
nieuw record aan met de + onderin.
Klik op de … om deze mapping te openen. Maak een
nieuw record aan met de + onderin.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt het
SEOshop klantnummer overgenomen in een vrij veld
van UNIT4 Multivers. Op basis van dit nummer wordt
bepaald of de debiteur reeds eerder in UNIT4
Multivers is geïmporteerd vanuit SEOshop. Zie ook de
instelling ‘Debiteur match veld’. Let op: indien deze
functie wordt gebruikt dient de automatische
debiteurnummering en de automatische nummering
voor personen geactiveerd te zijn in UNIT4 Multivers.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt het
SEOshop klantnummer overgenomen als
debiteurnummer in UNIT4 Multivers. Op basis van dit
nummer wordt bepaald of de debiteur reeds eerder in
UNIT4 Multivers is geïmporteerd vanuit SEOshop. Let
op: indien deze functie wordt gebruikt dient de
automatische nummering voor personen geactiveerd
te zijn in UNIT4 Multivers. De automatische
debiteurnummering mag ook geactiveerd zijn, maar
let er wel op dat de debiteurnummering van UNIT4
Multivers en die van SEOshop elkaar niet kunnen
overlappen.
Indien de check box ‘Debiteur matchen o.b.v. eigen
veld’ is aangevinkt dient hier de naam van het vrije
veld opgegeven te worden. Dit moet een vrij veld zijn
dat op debiteurniveau is aangemaakt. Het vrije veld is
van het type alfanumeriek en moet voldoende
karakters kunnen bevatten. Let op: verwijs naar dit
veld op basis van alleen de naam van het veld. Dus
niet bijvoorbeeld REL_DEB.VVSEOSHOPNR, maar
SEOSHOPNR.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 9
Webwinkelkoppeling
Debiteur met meerdere
klanten bijwerken:
Het is mogelijk om in het Debiteurnummer match
veld meerdere klantnummers van SEOshop op te
nemen gescheiden door een | teken. Aan een
debiteur in UNIT4 Multivers kunnen op die wijze
meerdere klantnummers van SEOshop worden
gekoppeld. Let op: de taak ‘Debiteuren importeren’
mag niet ingeschakeld zijn. Deze mogelijkheid vraagt
om een handmatige administratie van SEOshop
klantgegevens in UNIT4 Multivers en is dus alleen
mogelijk indien SEOshop accounts door de eigenaar
van de SEOshop webwinkel zelf worden uitgereikt aan
de klanten. Typisch is dit het geval indien er sprake is
van een organisatie die wederverkopers via de
SEOshop webwinkel willen laten bestellen.
SEOshop
API token:
Vul hier de API token voor uw SEOshop in.
Taken instellen
Binnen een koppeling kunnen naar keuze verschillende taken worden ingesteld. De
ingestelde taken komen terug op het Dashboard waarvandaan de werking kan
worden gemonitord.
Orders importeren
Actief:
Interval
Laatst verwerkte:
Standaard ordertype:
Webshop ordernummer
gebruiken:
Order blokkeren:
Alleen importeren met
statussen:
Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak
‘orders importeren’ aangezet.
Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak
wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden
uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen)
Datum en tijd waarop de laatste import plaats heeft
gevonden.
Het ordertype dat standaard zal worden aangemaakt
indien er een order in UNIT4 Multivers wordt
ingelezen.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt het
SEOshop ordernummer overgenomen als
ordernummer in UNIT4 Multivers. Let op: indien deze
functie wordt gebruikt mag het SEOshop
ordernummer niet groter zijn dan 8 posities en moet
numeriek zijn.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt de
order in UNIT4 Multivers automatisch geblokkeerd.
Dit wil zeggen dat de check box ‘blokkeren’ in de
order wordt aangezet, wat verhinderd dat de order
ongezien wordt afgehandeld en gefactureerd.
Noem de orderstatus(sen) van de SEOshop orders die
mogen worden geïmporteerd. Indien meerdere orderstatussen worden genoemd worden deze gescheiden
door een | teken, zonder spaties.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 10
Webwinkelkoppeling
Blokkeren met statussen:
Negeer artikellijst:
Betaling boeken via
tekstregel:
Gebruik standaard artikel:
Standaard artikelnummer:
Verzendkosten artikel:
Order referentie template:
Aantal leveren
automatisch vullen:
Debiteurenkorting als
orderkorting:
Orderbedragen Incl. BTW
Tekstregel
betalingsconditie
mappings:
Noem de orderstatus(sen) van SEOshop orders die als
geblokkeerde order moeten worden ingelezen in
UNIT4 Multivers. Let op: indien deze optie wordt
gebruikt dient de check box ‘Order blokkeren’ niet te
worden aangezet.
Noem de artikelnummers van artikelen die niet
overgenomen dienen te worden in een order door de
Webwinkelkoppeling. Indien meerdere artikelen
worden genoemd worden deze gescheiden door een |
teken, zonder spaties.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt er een
extra orderregel aangemaakt in UNIT4 Multivers
waarop het betaalde bedrag wordt genoteerd. Het
totale orderbedrag komt hiermee op 0,00 waardoor
na verwerking van de opdracht tot factuur geen
openstaande post ontstaat.
Indien deze check box wordt aangezet, worden alle
orderregels in UNIT Multivers aangemaakt op basis
van het opgegeven standaard artikelnummer.
Noem het artikelnummer op basis waarvan alle
orderregels in UNIT Multivers moeten worden
aangemaakt, indien de check box ‘Gebruik standaard
artikel’ is aangezet.
Noem het artikelnummer op basis waarvan de
orderregel voor de verzendkosten moet worden
aangemaakt. Let op: gebruik hiervoor een UNIT4
Multivers artikel van het type artikel/dienst.
Het is mogelijk om een referentie te laten opbouwen
door de koppeling op basis van gegevens uit SEOshop
• %KLANTNR% = Het klantnummer.
• %ORDERNR% = Het ordernummer.
• %FACTNR% = Het factuurnummer.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt in
UNIT4 Multivers het aantal leveren afhankelijk
gemaakt van de volgens UNIT4 Multivers aanwezige
vrije voorraad.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt in
UNIT4 Multivers de debiteurenkorting toegepast op de
order.
Indien deze check box wordt aangezet, worden de
orders in UNIT4 Multivers ingelezen met bedragen
inclusief BTW op de regel.
Mapping waarmee de betalingsconditie codes van
SEOshop kunnen worden gekoppeld aan artikelcodes
van het type tekstregel van UNIT4 Multivers. Hierdoor
is het mogelijk om iedere betalingsvorm af te
handelen via een ander artikelnummer en dus ook via
een ander grootboekrekeningnummer. Deze mapping
werkt samen met de optie ‘Betaling boeken via
tekstregel’. Klik op de … om deze mapping te openen.
Maak een nieuw record aan met de + onderin.
Facturen importeren
Actief:
Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak
‘Facturen importeren’ aangezet.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 11
Webwinkelkoppeling
Interval
Laatst verwerkte
(factuur):
Laatst verwerkte
(creditfactuur):
Dagboek:
Standaard
omzetgrootboekrekening:
Factuurnummers
overnemen:
Creditfactuurnummers
overnemen:
Aantal overnemen in
regels:
Creditfactuur importeren:
Creditfactuur dagboek:
Alleen betaalde facturen:
Factuur referentie
template:
Creditfactuur als opdracht
aanmaken:
Standaard magazijn
creditorders:
Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak
wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden
uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen)
Datum en tijd waarop de laatste import van facturen
plaats heeft gevonden.
Datum en tijd waarop de laatste import van
creditfacturen plaats heeft gevonden.
Noem de code van het dagboek waarin de facturen
moeten worden geboekt.
Noem het nummer van de grootboekrekening waarop
de omzet moet worden geboekt.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt het
SEOshop ordernummer overgenomen als
factuurnummer in UNIT4 Multivers. Let op: indien
deze functie wordt gebruikt mag het SEOshop
ordernummer niet groter zijn dan 8 posities en moet
numeriek zijn.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt het
SEOshop creditordernummer overgenomen als
creditfactuurnummer in UNIT4 Multivers. Let op:
indien deze functie wordt gebruikt mag het SEOshop
ordernummer niet groter zijn dan 8 posities en moet
numeriek zijn.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt per
omzetregel van de factuurboeking het aantal bestelde
goederen overgenomen in de kolom ‘Aantal’. Dit moet
binnen UNIT4 Multivers mogelijk zijn gemaakt
middels de toepasselijke bedrijfsparameters.
Indien deze check box wordt aangezet, worden
creditnota’s die in SEOshop zijn aangemaakt
ingelezen in UNIT4 Multivers als creditfactuur.
Noem de code van het dagboek waarin de
creditfacturen moeten worden geboekt.
Indien deze check box wordt aangezet, worden alleen
SEOshop facturen ingelezen die betaald zijn.
Het is mogelijk om een referentie te laten opbouwen
door de koppeling op basis van gegevens uit SEOshop
• %KLANTNR% = Het klantnummer.
• %ORDERNR% = Het ordernummer.
• %FACTNR% = Het factuurnummer.
Indien deze check box wordt aangezet, worden
creditnota’s die in SEOshop zijn aangemaakt
ingelezen in UNIT4 Multivers als creditorder.
Noem de code van het magazijn uit UNIT4 Multivers
op basis waarvan de credit orderregels dienen te
worden opgebouwd. Hiermee is het mogelijk om de
ontvangst van retour gezonden goederen af te
handelen via een retourmagazijn.
Voorraad exporteren
Actief:
Interval
Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak
‘Voorraad exporteren’ aangezet.
Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak
wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden
uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen)
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 12
Webwinkelkoppeling
Alle magazijnen:
Magazijnen:
Alleen artikelen
beschikbaar op web:
Indien deze check box wordt aangezet, wordt de som
van de vrije voorraad uit alle magazijnen
gesynchroniseerd.
Noem de codes de magazijnen uit UNIT4 Multivers
waarvan de vrije voorraad moet worden
gesynchroniseerd. Gebruik de puntkomma (;) als
scheidingsteken.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt alleen
de voorraad gesynchroniseerd van artikelen waarvan
de check box ‘Beschikbaar stellen op web’ in UNIT4
Multivers is aangezet.
Artikelen exporteren
Actief:
Interval
Laatste artikel export:
Alleen artikelen
beschikbaar op web:
Artikel veld mappings:
Hiermee wordt de taak aan of uit gezet.
Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak
wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden
uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen).
Datum waarop de laatste export van artikelen plaats
heeft gevonden. Alleen artikelen die op of na deze
datum zijn aangemaakt of gewijzigd worden een
volgende keer geëxporteerd. Door deze datum weg te
halen worden alle artikelen weer geëxporteerd.
Indien deze check box wordt aangezet, wordt alleen
artikelen gesynchroniseerd waarvan de check box
‘Beschikbaar stellen op web’ in UNIT4 Multivers is
aangezet.
Zie hoofdstuk artikel veld mappings.
Debiteuren importeren
Actief:
Interval
Laatst verwerkte debiteur:
Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak
‘Debiteuren importeren’ aangezet.
Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak
wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden
uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen).
Datum waarop de laatste import van debiteuren
plaats heeft gevonden.
Multivers mappings
De
-
volgende mappings zijn instelbaar:
Betalingscondities
Leveringscondities
Landen
Valuta
Verder kan bij al deze opties een standaardwaarde worden opgegeven die gebruikt
wordt indien er voor een bepaalde SEOshop waarde geen UNIT4 Multivers waarde is
opgegeven. Het standaard land en standaard valuta hoeven NIET opgegeven te
worden indien u wilt dat deze overeenkomen met het standaard land en de
standaard valuta uit UNIT4 Multivers.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 13
Webwinkelkoppeling
Mappings: geldige invoer
Een geldig mapping bestaat uit een combinatie van een geldige code uit SEOshop
en een geldige code uit Multivers.
Betalingscondities
Geldige SEOshop betalingsmethodes vindt u onder instellingen | betaalmethoden.
Een geldige Multivers code = waarde uit tabel Betalingsconditie, kolom code.
Leveringscondities
Geldige SEOshop betalingsmethodes vindt u onder instellingen | verzendmethoden.
Een geldige Multivers code = waarde uit tabel Leveringsconditie, kolom code.
Landen
Een geldige SEOshop code = ISO 3166-1 Alpha-2 code. Zie:
http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1 .
Een geldige Multivers code = waarde uit tabel Landen, kolom code.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 14
Webwinkelkoppeling
Artikel veld mappings
Door middel van de artikel veld mappings kunnen UNIT4 Multivers velden
gekoppeld worden aan een specifiek SEOshop veld.
Geldige productvelden van SEOshop vindt u op:
http://developers.seoshop.com/api/resources/product
Daarnaast zijn er productvariant velden die u terugvindt op:
http://developers.seoshop.com/api/resources/variant
Let op: de productvelden worden vooraf gegaan met de prefix product, bijvoorbeeld
product.title.
Bij het definiëren van de mappings moet op het volgende gelet worden:
 Een SEOshop veld moet worden gekoppeld aan een Multivers veld of gevuld
worden door een constante waarde.
 Een Multivers veld kan de volgende waardes aan:
 Alle velden uit de artikel tabel incl. vrije velden (prefix = ARTIKEL.).
 Alle velden uit de crediteur tabel incl. vrije velden (prefix = CREDITEUR.).
 Alle velden uit de inkoopgegevens tabel incl. vrije velden (prefix =
INKOOPGEGEVENS.).
 De waarde typen van het veld in SEOshop moet worden aangeduid in de kolom
‘Waarde type’.
 Een mapping kan door middel van de check box ‘Alleen nieuwe artikelen’ zo
worden ingesteld dat de synchronisatie op basis van die mapping alleen wordt
uitgevoerd op het moment dat het artikel door middel van de export wordt
aangemaakt in SEOshop.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 15
Webwinkelkoppeling
BTW afhandeling in UNIT4 Multivers
Het verloop van de BTW boekingen in verband met binnenlandse of buitenlandse
debiteuren is als volgt:
Regio
Nederland
EU (excl. Nederland)
EU (excl. Nederland)
Buiten EU
BTW Nummer
Allebei mogelijk
Nee
Ja
Allebei mogelijk
BTW Berekenen
Ja
Ja
Nee
Nee
Het BTW percentage wordt bepaald aan de hand van de BTW instellingen in
SEOshop. Hieronder volgt een voorstel voor het inrichten van de BTW in SEOshop.


Klanten (binnen de EU) die als zakelijke klant behandeld willen worden, moeten
per sé een BTW/VAT nummer ingeven. Anders kan hun order niet als
intracommunautaire levering worden verwerkt door UNIT4 Multivers.
Privé klanten melden zich aan zonder BTW nummer.
De Webwinkelkoppeling in gebruik nemen
In sommige gevallen is het handig om de Webwinkelkoppeling als een service op de
achtergrond te laten draaien. Periodiek, afhankelijk van de intervalinstelling per
taak, wordt een taak dan op de achtergrond uitgevoerd. Eventuele fouten worden
verzonden naar het e-mailadres dat is ingesteld onder e-mailrapportage.
In andere gevallen is het wenselijk om de Webwinkelkoppeling handmatig te
bedienen via de client. Indien de Webwinkelkoppeling als een service wordt
gebruikt is de client nodig om de instellingen te onderhouden. Indien het gewenst is
om de taken van de Webwinkelkoppeling zelf op te starten en te monitoren
gebruikt men ook de client. Let op: indien men de client wil gebruiken dient de
service te worden gestopt.
Starten van de client
De client van de Webwinkelkoppeling is op te starten met onderstaand icoon, dat
op het bureaublad van de computer of server is geplaatst, of is terug te vinden in
het Windows startmenu:
Hierna verschijnt het volgende scherm, waarmee de juiste configuratiedatabase kan
worden geselecteerd.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 16
Webwinkelkoppeling
Klik op … om een Windows verkenner scherm te openen. Browse naar de juiste map
en kies het gewenste configuratiebestand. Klik op [Openen], en bij terugkeer naar
bovenstaand scherm nogmaals op [Openen].
Taken starten
Taken kunnen individueel worden opgestart door onderin het scherm op de
gewenste taak te klikken en bovenin te klikken op de knop [Taak uitvoeren].
Om alle taken ineens op te starten gebruikt men de knop [Taken automatisch
uitvoeren]. Let op: nadat men op de knop [Taken automatisch uitvoeren] heeft
geklikt worden de taken blijvend periodiek uitgevoerd totdat deze knop wordt
uitgezet door er nogmaals op te klikken.
Client verbergen
Met de knop [Verbergen] wordt de client geminimaliseerd. Het icoontje is dan
zichtbaar via de system tray van Windows rechts onderin het scherm, waar ook de
klok zich bevindt.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 17
Webwinkelkoppeling
Door te dubbelklikken op het icoon in de system tray wordt de client weer
gemaximaliseerd.
Client sluiten
De client wordt volledig afgesloten met de knop [Afsluiten].
Foutmeldingen
Indien er fouten optreden tijdens de synchronisatie wordt hier binnen de koppeling
verslag van gemaakt.
Order, facturen en debiteuren
De fouten die optreden tijdens het importen van orders, facturen of debiteuren
worden zichtbaar gemaakt binnen de taak. De taak waarin een fout is opgetreden
kleurt rood. Door te dubbelklikken op de taakregel worden de resultaten van de
taak geopend. De datum waarop de fout heeft plaats gevonden kleurt rood. Door
deze aan te klikken wordt de foutregel zichtbaar.
Artikelen, voorraad en verbindingsproblemen
Indien er een fout optreedt tijdens het exporteren van artikelen, voorraad of het
maken van ene verbinding met de webshop, dan wordt deze fout zichtbaar
gemaakt op de tab ‘Foutmeldingen’.
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 18
Webwinkelkoppeling
| GB Business Solutions B.V. | Tel: 085-0091200 | E-mail: [email protected] |
Pag. 19