Functieprofiel: administratief verantwoordelijke versie

Functieprofiel: administratief verantwoordelijke versie 2014.06.30 1.
Doel van de functie De administratief verantwoordelijke coördineert en geeft sturing en ondersteuning aan secretariaatsmedewerkers bij het onthaal van cliënten en leveranciers en bij de realisatie van administratieve en logistieke taken op vestigingsniveau. Zij/hij kan ook belast worden met taken op centrumniveau. Zij/hij neemt zelf ook algemene secretariaatstaken op, samen met de andere secretariaatsmedewerkers. 2.
Plaats in het organigram Zij/hij staat onder rechtstreekse leiding van de vestigingscoördinator en ontwikkelt een proactieve samenwerking op het vlak van administratieve en logistieke taken, boekhouding, financiën en begrotingsopvolging en het algemeen onthaal van cliënten en leveranciers. Vanuit dit perspectief neemt zij/hij deel aan werkgroepen en interne vorming (overleg administratieve medewerkers, werkgroep registratie, …).Zij/hij neemt deel aan de beleidsvergadering van de vestiging. Deelname aan de klinische staf over de instroom, het onthaal of screening van nieuwe cliënten is mogelijk in samenspraak met de coördinator. 3.
Opdrachten, taken en bevoegdheden In overleg met de coördinator én de directeur, wanneer het taken op centrumniveau betreftwordt de specifieke taakverdeling van de administratief verantwoordelijke bepaalt. 3.1
ONTHAAL ●
Telefoonpermanentie (A) o dispatching alle inkomende telefoons met cliënten en leveranciers o verstrekken van algemene informatie ●
onthaal van cliënten en verwijzers (A) ○ beheer gemeenschappelijke agenda o geven van informatie o eerste opvang – luisteren 3.2
ADMINISTRATIEVE TAKEN ●
beheer gemeenschappelijke agenda, mails, in en uitgaande post (A) ●
personeelsadministratie op vestigingsniveau (verloffiches bijhouden, verlofberekening, afwezigheden,…) (S) ●
administratie vormingsbeleid (A) ●
boekhouding op vestigingsniveau (S) o algemene boekhouding: boekhoudkundige verwerking o assistentie bij opstellen – opvolgen en controleren van de begroting o investeringen – afschrijvingstabellen o bank / kas beheer A = algemene administratieve taken S = specifieke taken die door de administratief verantwoordelijke uitgevoerd worden of die gedelegeerd worden maar onder de eindverantwoordelijkheid van de administratief verantwoordelijke ●
3.3
o betalingen en opstellen uitgaande facturen (o.a. derdebetalersregeling) archiefbeheer (A) LOGISTIEKE ONDERSTEUNING ●
●
●
●
●
●
verrichten van de aankopen, aanvragen van offertes (S) voorraadbeheer (S) briefwisseling en algemeen typwerk (A) verslaggeving van de beleidsvergadering en andere rapportages(A) ontwerpen en ontwikkelen van formulieren en folders (A) opmaken van het administratieve luik bij de opening van een nieuw patiëntendossier; opvolging/controle van de patiëntendossiers m.b.t. het invullen van de verplichte gegevens (A) ●
algemene ondersteuning van de hulpverlener m.b.t. informatica en het elektronisch patiëntendossier/EPD (A) ●
dienstverlenende en informatieverstrekking aan collega’s in samenwerking met het directiesecretariaat (A) 3.4 COORDINATIE, TAAKVERDELING EN AANSTURING VAN HET SECRETARIAAT (S) ● administratieve begeleiding van nieuwe medewerkers en stagiairs ● coördinatie, ondersteuning en aansturing van het secretariaat ● signaal en rapportagefunctie naar de coördinator 3.5 TAKEN OP CENTRUMNIVEAU (S) ●
boekhouding Instuif en ’t Magazijn ●
afgevaardigde overleg administratieve krachten FDGG e.a. ●
aanspreekpersoon/verantwoordelijke registratieprogramma/overleg ●
verzameling registratiegegevens voor jaarverslag ●
voorzitter en contactpersoon vergadering administratieve medewerkers 4.
Functievereisten De functie veronderstelt volgende vereisten: o opleiding Management Assistent bachelor o kennis medicalmanagement (EPD – DSM,…) o multitasker, oplossingsgericht en zelfstandig werkend in teamverband o goede kennis en toepassing Officepakket en internet/computerkennis in het algemeen o service gericht; zin voor orde en nauwgezetheid o goede communicatieve vaardigheden; vlotte en respectvolle omgang o verantwoordelijkheidszin en discretie, coördinatietalent en leidinggevende vaardigheden o uitstekende kennis Nederlands (gesproken en geschreven) ; kennis Frans en Engels o kennis en ervaring personeelsadministratie o kennis en ervaring financiën en boekhoudkundige materie o bereidheid tot permanente vorming A = algemene administratieve taken S = specifieke taken die door de administratief verantwoordelijke uitgevoerd worden of die gedelegeerd worden maar onder de eindverantwoordelijkheid van de administratief verantwoordelijke

Download Report