ITC nieuwsbrief_8.indd - Rijndam Revalidatiecentrum

december 2013
Rijndam
Nieuwsbrief 8
ICT-Programma
Uitrol blijkt een pittige opdracht
De afgelopen weken zijn er meer dan 500 nieuwe pc’s uitgerold binnen Rijndam. Hiermee is ook
het nieuwe netwerk en de nieuwe kantoorautomatisering in gebruik genomen. Een bijzonder
grote operatie, die ondanks de stevige voorbereidingen tot onaangename verrassingen heeft
geleid. De afdeling ICT probeert met man en macht de omzetting op alle onderdelen zo snel
mogelijk goed te krijgen, maar helaas kan niet worden voorkomen dat bepaalde zaken niet direct
lopen zoals iedereen zou willen.
Oplossingen in zicht
Dit neemt echter niet weg dat er een megaprestatie is
geleverd door de afdeling ICT, waarvoor complimenten op zijn plaats zijn. Gedurende een periode van 6-7
weken is er dagelijks enorm hard gewerkt, inclusief de
avonden en weekenden, om de omzetting zo goed
mogelijk te laten verlopen. Het is daarom ook voor de
afdeling ICT zuur als bepaalde zaken dan niet blijken
te werken zoals de bedoeling is. Dit gaat tegen het
principe in van het optimaal willen bedienen van de
gebruikers en de realisatie van een enorme verbeterslag met elkaar. Het blijkt onvermijdelijk om toch even
door de zure appel heen te moeten bijten. Gelukkig
worden de meeste problemen in een hoog tempo
opgelost, met ook inzet van externe deskundigen.
We verwachten snel in een stabiele situatie te komen
waarin alle basisfuncties goed werken en er weer
ruimte ontstaat om maatwerkoplossingen te vinden
voor individuele vraagstukken. Kortom, er komt licht
aan het einde van de tunnel. Dat sluit in elk geval mooi
aan op de Kerstgedachte.
Overzicht 25 projecten
Thema
Projecten
Projectleider
Technische
1.
Optimaliseren infrastructuur
René Putting
Infrastructuur
2.
Verbindingen
René Putting
3.
Werkplekken
René Putting
4.
Migratie Ecaris 3.x
Gerrit Niestijl
5.
Upgrade en opleiden
Liesbeth van Alphen de Veer
6.
Papierloos werken
Liesbeth van Alphen de Veer
7.
Documentbeheersysteem
Liesbeth van Alphen de Veer
8.
Facilitair management systeem
Liesbeth van Alphen de Veer
9.
Borging applicatiebeheer
Liesbeth van Alphen de Veer
Ecaris 3.1
Kantoorautomatisering
Applicatiebeheer
Implementatie R-EPD
10. Analyseren R-EPD
Rajen Bhattoe
11. Inrichten R-EPD
Rajen Bhattoe
12. Randvoorwaarden R-EPD
Rajen Bhattoe
13. Uitrol en borging R-EPD
Rajen Bhattoe
Intranet en extranet
14. Website Rijndam
Kelly Schultink
15. Intranet medewerkers
Kelly Schultink
16. Extranet klanten
Kelly Schultink
Upgrade e-HR
17. Optimaliseren HRM-systeem
Menno Westland
18. Borging HR-applicaties
Jan den Biggelaar
19. Implementatie LMS
Machteld Straatemeier
20. Gewenste managementinformatie
Gerrit Niestijl
21. Digitaal beveiligingsbeleid
René Putting
Proeftuin e-Health
22. TeleNu
Peter van Bragt (opdrachtnemer)
23. Zorgportaal Rijnmond
Peter van Bragt (opdrachtnemer)
24. Breath-controlled apps
Peter van Bragt (opdrachtnemer)
Aanvullend
25. Upgrade Exact
Fabian Boedhoe
Managementinformatie
Beveiligingsbeleid
Specialisten in Revalidatie
Volwassenenrevalidatie | Kinderrevalidatie | Arbeidsrevalidatie
Een mega-operatie
Op het moment dat jullie deze
nieuwsbrief lezen is de migratie naar
de nieuwe netwerkomgeving vanuit
logistiek oogpunt afgerond. Een
mega-operatie, waarbij meer dan 500
pc’s zijn vervangen en 900 netwerkaccounts zijn verhuisd naar een nieuw
netwerk. En dit alles over 9 verschillende locaties. Alleen al vanuit logistiek oogpunt is het een hele klus om
dit gepland en geregeld te krijgen. Te
zorgen dat de oude apparatuur wordt
afgekoppeld en afgevoerd en dat de
nieuwe apparatuur wordt geplaatst en
aangesloten. Alleen al de hoeveelheid
verpakkingsmateriaal dat hierbij komt
kijken is immens. Gelukkig heeft de
afdeling ICT hulp gekregen van medewerkers van de afdeling Hoteldienst
en Technische dienst, die wij daarvoor
uiteraard bedanken.
Had het beter gekund?
Deze operatie heeft veel energie
gekost. Niet alleen voor de technische
mensen maar ook voor de gebruikers. Zeker als alles niet direct werkt
zoals je zou willen en er extra moeite
gedaan moet worden om je eigen
ICT-omgeving op orde te krijgen.
De afdeling ICT heeft gedaan wat in
haar vermogen ligt om dit zo goed
mogelijk te laten lopen. Echter, hoe
goed zaken ook worden voorbereid
het blijkt enorm lastig om vooraf te
bepalen welke issues er allemaal gaan
ontstaan en op welke wijze deze het
beste opgelost of voorkomen kunnen
worden. We zullen proberen uit te
leggen waardoor dit komt, in de hoop
daarmee antwoord te geven op de
vraag of dit niet beter had gekund?
Specialisten in Revalidatie
Spaghetti
De ICT-situatie van Rijndam voorafgaand aan het ICT-Programma is het
best te vergelijken met een bord spaghetti. Alle lijnen, systemen en locaties
liepen kriskras door elkaar en waren in
de loop van de jaren uitgegroeid tot
een behoorlijk vol bord. Elke uitbreiding van locaties kwam bij de grote
hoop, evenals elk nieuw software.
Kortom, een warboel van lijnen en
verbindingen. Met het ICT-Programma
2013-2014 is besloten hierin een
grote verbeterslag te maken. Door
het netwerk te vernieuwen, door de
verbindingen te moderniseren, door
de apparatuur van deze tijd te maken
én door de software over te zetten op
nieuwere versies met meer mogelijkheden. Het bord spaghetti moest dus
vervangen worden door haute cuisine;
uitstekend van kwaliteit en perfect van
samenstelling en structuur.
Bij een dergelijke omzetting is het
lastig om te kunnen bepalen welke
spaghetti-sliertje nu precies moet worden vervangen en met welke onderdelen het is verbonden. Een groot deel
van de sliertjes is niet te zien waardoor
vooraf ook niet kan worden ingeschat
wat je precies gaat tegenkomen. Voor
de afdeling ICT zijn daarom sommige
storingen geheel onverwacht ontstaan
en gingen bepaalde andere onderdelen verbazingwekkend goed. Het is
geen kwestie van dat iemand z’n werk
niet goed heeft gedaan. Dit proces
had niet echt op een betere manier
kunnen worden gedaan. De omvang
en samenstelling van het bord spaghetti is bepalend voor de issues die
naar voren gaan komen. Vooraf kun je
maar tot op zekere hoogte inschatten
wat dit zal zijn.
Er wordt hard gewerkt
Zoals gezegd wordt er met man en
macht gewerkt om alle issues zo snel
mogelijk op te lossen. De afdeling ICT
werkt hierbij goed samen met externe
deskundigen. We begrijpen dat het
voor gebruikers lastig is als de ICT niet
werk zoals je verwacht. Het is vervelend als deze overlast ontstaat en we
doen er alles aan om de situatie voor
iedereen goed werkbaar te krijgen.
Dank voor jullie begrip hiervoor!
Volwassenenrevalidatie | Kinderrevalidatie | Arbeidsrevalidatie
Een paar praktische zaken
• Veel medewerkers hebben een nieuw mailadres gekregen. Wij raden deze medewerkers aan om in de standaard
handtekening een tekst op te nemen waarin externen
hierop worden gewezen. De mail wordt automatisch nog
minimaal een half jaar doorgestuurd naar het nieuwe
mailadres. Mocht dit tot problemen leiden, dan heeft de
afdeling ICT hiervoor een oplossing en kan hierover te
zijner tijd contact worden opgenomen.
• De komende tijd zullen er ICT medewerkers op de diverse
locaties aanwezig zijn om te assisteren in het verplaatsen
van data naar de R-schijf. Hiervoor zullen vooraf afspraken
worden gemaakt, zodat er op de afdelingen medewerkers
beschikbaar kunnen zijn om de gewenste indeling te
bepalen.
• In Oﬃce 2010 staan nieuwe sjablonen voor de brief, fax,
memo, agenda, notulen en powerpoint. Ook komt er een
automatische e-mailhandtekening. In alle documenten
staat standaard het nieuwe lettertype Calibri 11 pnt, de
juiste afmetingen, het logo en de vormgeving. Als je
eenmalig je persoonlijke gegevens invoert (kost je vijf
minuten) worden deze gegevens bij alle onderdelen automatisch ingevoerd. Deze gegevens voer je in onder de
knop ‘persoonlijke instellingen’ in de werkbalk van Word.
• Met de nieuwe sjablonen en de e-mailhandtekening zorgen we voor een uniforme, professionele uitstraling van
Rijndam. We hebben ons best gedaan om de in te vullen
gegevens zo compleet mogelijk te maken. Maar mis je
nog wat of kun je in informatie niet kwijt? Laat het weten
aan de afdeling communicatie of kijk in de LearningGuide.
• Er wordt geen vervolgpapier meer gemaakt. Dit is erg
kostbaar en, op enkele uitzonderingen na, niet nodig. Je
kunt gewoon wit papier gebruiken.
• De nieuwe printers worden zo ingesteld dat er automatisch dubbelzijdig geprint wordt. Als je enkelzijdig wilt
printen, moet je dit handmatig instellen.
Specialisten in Revalidatie
Volwassenenrevalidatie | Kinderrevalidatie | Arbeidsrevalidatie
Voortgang overige projecten
Migratie Ecaris
Er zijn twee nieuwe
processoren voor de
Ecaris-server besteld
om de problemen
met de performance
op te lossen, na een
onderzoek naar de
oorzaak hiervan. We hebben daarover eerder een extra nieuwsbericht
gestuurd. Indien mogelijk qua levering
worden de processoren eind week 50
of begin week 51 geplaatst. We zitten
hier bovenop om dit zo snel mogelijk
gerealiseerd te krijgen. De processoren
liggen niet zomaar ergens op de plank
maar zijn speciaal afkomstig uit een
van de HP-fabrieken in Amerika. De
verwachting is dat de performance
naar tevredenheid zal zijn als beide
processoren in de Ecaris-server zijn
geïnstalleerd. We houden jullie op de
hoogte.
werkbezoek gebracht aan De Hoogstraat. Mark Nuijten, hoofd I&A van
De Hoogstraat heeft de werkgroepleden zijn ervaringen verteld met de
technisch kant van de implementatie
van het R-EPD. De werkgroepleden
hebben hierover nu een duidelijker
beeld. Ook zal de kennis en ervaring
van Adelante op dit gebied worden
opgevraagd. De werkgroep streeft
ernaar om begin februari 2014 met
een technisch voorstel voor Rijndam
te komen.
Inrichting en beoordeling R-EPD
De werkgroep inrichting en beoordeling van het R-EPD heeft een goede
respons gehad op de vragenlijsten
en is nu bezig met het verwerken van
de informatie. Naast toegang tot de
testversie van het R-EPD is er nu voor
de werkgroepleden ook de mogelijkheid om de volledig ingerichte versie
te bekijken zoals die bij Adelante wordt
gebruikt. Dit is handig om naast de
inhoud ook de inrichting van bijvoorbeeld de schermen te beoordelen.
Revalidatie EPD
Kaders
De werkgroep
randvoorwaarden is
bezig met het uitzetten van de kaders.
Wij verzamelen
(juridische) informatie
uit WBP, WGBO, NEN en toetsen deze
aan de technische mogelijkheden van
het R-EPD. Ook de documenten van De
Hoogstraat en Adelante worden hierbij
meegenomen. De werkgroep streeft
ernaar eind januari 2014 advies te
kunnen uitbrengen aan de Stuurgroep
ICT over de juridische aspecten die van
belang zijn voor het werken met het
Revalidatie EPD in Rijndam.
Leerzaam bezoek aan De Hoogstraat
De werkgroep techniek heeft een
Specialisten in Revalidatie
Werkprocessen
In de afgelopen periode heeft de
werkgroep werkprocessen een Quick
Scan laten uitvoeren door de VIR. De
uitkomsten zijn bekend. Door de VIR
zijn de meeste grote werkprocessen
middels interviews tegen het licht
gehouden. Daarbij is advies gegeven
hoe deze werkprocessen ingericht
zouden moeten worden om gebruikt te
kunnen worden voor het R-EPD. Tevens
zijn er aanbevelingen gedaan om werkprocessen te uniformeren, vanuit de
noodzaak van het R-EPD. De werkgroep
werkprocessen komt binnenkort bijeen
en bespreekt hoe ze hiermee verder wil
gaan. De huidige werkprocessen zullen
bekeken worden en waar nodig worden herschreven. Ook zullen er processen zijn die alsnog beschreven moeten
worden, ook dit zal de werkgroep gaan
oppakken. Hierbij zal de input van
gebruikers welkom zijn, die we te zijner
tijd zullen vragen.
Werkbezoek Adelante
Op 18 december staat een werkbezoek
aan Adelante gepland. De voorzitters van werkgroep techniek (René
Putting) en werkgroep inrichting en
beoordeling (Karlijn van Beek) en de
applicatiebeheerder R-EPD (Dik de
Groot) ontmoeten daar hun inhoudelijk
sparringpartner. Doel is kennismaking
en te leren van de kennis en ervaringen die in Adelante is opgedaan bij de
implementatie van het R-EPD.
Intranet en Extranet
Intranet
Het programma
van eisen van het
intranet krijgt
steeds meer vorm.
Functioneel is een
en ander uitgewerkt.
Technisch zijn er nog een aantal zaken
te concretiseren. Het programma van
eisen zal in december ter beoordeling
worden aangeboden aan de Stuurgroep ICT.
De leveranciersverkenning heeft geleid
tot drie potentiële partijen. Deze zullen
begin januari 2014 uitgenodigd worden voor een presentatie.
Ouderportaal
Het programma van eisen is door de
stuurgroep goedgekeurd. Voor het
extranet wordt nu de vergelijking
gemaakt tussen zelf bouwen of een
bestaande applicatie gebruiken. In
december zal er een presentatie plaatsvinden aan de leden van de werkgroep
vanuit kinderrevalidatie. Daarna
kunnen we een concrete inschatting
maken van de vervolgstappen.
Volwassenenrevalidatie | Kinderrevalidatie | Arbeidsrevalidatie
Optimaliseren HR-systeem
Keuze LMS
Upgrade Exact
De projectgroep Optimaal HR-systeem is
druk bezig met de
voorbereidingen op
het implementatietraject. De tijdelijke
werkgroepen richten
zich op dit moment op het opschonen
van het huidige systeem Raet, zodat
alleen de benodigde data straks over
zal gaan naar het nieuwe systeem van
AFAS.
Verder zijn er gesprekken met AFAS
gaande over de implementatie. In
december en januari moet de projectgroep belangrijke keuzes maken wat
betreft het implementatietraject. Je
kunt je voorstellen dat een goede gefaseerde tijdsplanning essentieel is om
tot een gebruiksvriendelijk HR-systeem
te komen dat echt bij Rijndam past
en aan de wensen van de gebruikers
voldoet.
In de volgende nieuwsbrieven zal
nader worden ingegaan op de verschillende stappen tijdens de implementatie. De projectgroep heeft veel zin in de
implementatie in 2014. Blijf je nieuwsgierig? Houd deze nieuwsbrieven dan
goed in de gaten!
In samenwerking met
de leverancier van
het LMS (Leermanagementsysteem)
worden op dit
moment voorbereidingen getroffen
voor het opzetten van een koppeling
van het geprefereerde LMS met het
HR-systeem van Rijndam. Een aantal
scenario’s zijn uitgedacht en worden
binnenkort in een proefopstelling
getest. Als deze test naar wens verloopt, zal begin volgende jaar gestart
worden met het inrichten van het LMS
van Infolearn.
Het projectplan
Upgrade Exact
is nog “under
construction” en
daarom nog niet
definitief vastgesteld
door de Stuurgroep ICT.
Het staat echter vast dat het project zal
bestaan uit drie deelprojecten.
1. Het eerste deelproject is het
daadwerkelijk upgraden van de
huidige versie van Exact naar de
meest recente versie, namelijk
Exact Globe Next. Dit is tevens de
meest belangrijke stap omdat de
huidige versie sterk verouderd is en
geen ondersteuning biedt voor de
aanstaande IBAN/SEPA betalingen.
Ook is het van cruciaal belang dat
we in de nieuwe ICT-infrastructuur
compatible zijn en de voortgang
van het facturatieproces kunnen
waarborgen.
2. Het tweede deelproject betreft het
digitaal scannen en koppelen van
(inkoop)facturen.
3. Het derde deelproject zal de implementatie zijn van het inkomend
factuurregister waarmee tevens
digitaal gefiatteerd kan worden.
Op 28 november jl. is besloten om op
29 november deelproject 1 uit te gaan
voeren. Een spoedopdracht, vooruitlopend op de uitrol van de nieuwe
hardware en kantoorautomatisering
op de Westersingel. Door extra inzet
van de administratie, de afdeling ICT en
externe adviseurs is dit deelproject succesvol afgerond. Nu gaan we op weg
naar deelprojecten 2 en 3.
Specialisten in Revalidatie
Volwassenenrevalidatie | Kinderrevalidatie | Arbeidsrevalidatie
E-health
FaceTalk
Experimenten op
Rijndam met Facetalk
lopen. Het landelijke project is met 2
maanden verlengd en
zal worden afgesloten
met een symposium op de Haagse
Hogeschool; daar zullen de resultaten
van de experimenten met Facetalk
worden gepresenteerd.
Telerevalidatie
Het handenteam op de locatie Gorinchem zal het toepassen van Telerevalidatie gaan uitproberen. Op de locatie
Vlietland gaat men zeer waarschijnlijk
met Telerevalidatie aan de slag voor
Parkinson patiënten. Voorbereidingen
om onderdelen uit het Move-it Now
programma via Telerevalidatie en ZorgInfoTV aan te bieden zijn in volle gang.
Documenten op Intranet
Alle documenten die in het kader
van het ICT-programma worden
gemaakt en ter besluitvorming worden voorgelegd aan de Stuurgroep
ICT, verschijnen na vaststelling ook
op intranet. Daar kun je vrijwel alles
over het ICT-Programma terugvinden. Kijk er gerust eens rond.
Mochten er vragen zijn dan horen
we het graag.
Zorgportaal Rijnmond
Het afasieteam ontwikkelt een educatiefilm over de afasie die via ZorgInfoTV zal
worden aangeboden. Er heeft overleg
plaatsgevonden met het management
van Zorgportaal Rijnmond. Er wordt
momenteel bekeken of wij willen
participeren in een project gericht op de
introductie van beeldcommunicatie in
de regio. Nader bericht hierover volgt.
Breath-controlled Apps voor op de iPad
Dit project loopt prima op koers. Men
is druk doende met het testen en het
ontwikkelen. In de komende periode zal
er meer aandacht komen voor het borgen van de opbrengsten in de reguliere
zorg en voor de vervolgactiviteiten die
moeten worden ondernomen op het
terrein van de Breath Controlled Apps in
het volgende jaar.
Geplande lunchbijeenkomsten
6 januari
7 januari
9 januari
13 januari
16 januari
20 januari
21 januari
23 januari
27 januari
Gorinchem
SFG
Roerdomplaan
Ringdijk
Westersingel
Sitterstraat
Dordrecht
Vlietland
Westersingel
12.30 - 13.00
12.15 - 12.45
12.30 - 13.00
12.00 - 12.30 / 12.30 - 13.00
12.00 - 13.00 / 12.30 - 13.00
12.30 - 13.00
12.30 - 13.00
12.15 - 12.45
12.00 - 13.00 / 12.30 - 13.00
Meer weten?
Heb je naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen of wil je meer weten over
het ICT-Programma 2013-2014 bij Rijndam?
Stuur dan een e-mail naar [email protected].
Via dit e-mailadres kun je ook zaken melden die je wilt meegeven aan de
projectleiders.
Je ontvangt iedere maand deze nieuwsbrief. Houd ook het intranet in de gaten
voor meer informatie over het ICT-Programma.
Colofon
Rijndam revalidatiecentrum
Westersingel 300
3015 LJ Rotterdam
Telefoon 010 241 24 12
E [email protected]
I www.rijndam.nl
Specialisten in Revalidatie
Tekst en redactie
Robert van Schijndel,
Projectleiders
Coördinatie en eindredactie
Robert van Schijndel
Fotografie
Shutterstock
Vormgeving
John Dupuis
Volwassenenrevalidatie | Kinderrevalidatie | Arbeidsrevalidatie

Download Report