Terms of Reference Pilot Fonds

Bijlage 5
CONCEPT TERMS OF REFERENCE
FONDSBEHEERDER NAP 1325 ‘SMALL SEEDS FOR BIG BAOBAB’ PILOTFONDS
1. Pilot fonds in een notendop
Bijdragen aan de doelstellingen van het NAP1325: het ondersteunen van (innovatieve) projecten
van Nederlandse NAP-ondertekenaars en/of projecten die inspelen op de actualiteit in de NAP
focuslanden die bijdragen aan inclusieve, rechtvaardige en duurzame vrede en
wederopbouwprocessen middels het ondersteunen van vrouwelijk leiderschap en politieke
deelname in fragiele staten, (post-) conflictgebieden en landen in transitie.
Gewenste resultaten en effecten:
Van de activiteiten:
 Vrouwelijk leiderschap en politieke participatie van vrouwen in de 6 focuslanden en de focus
regio zijn bevorderd.
 Het publieke draagvlak voor Nederlandse inzet voor vrouwen in (post)conflictgebieden en
bewustwording over de actieve rol die vrouwen in deze situaties spelen is vergroot en draagt
bij aan concrete resultaten in de focuslanden zelf.
Van de organisaties:
 Kleinere (vrijwilligers) en middelgrote NAP ondertekenaars nemen actief deel in de discussies
en in de uitvoering van gezamenlijke initiatieven die bijdragen aan het overkoepelende NAP
doel.
 Kleinere (vrijwilligers) NAP ondertekenaars zijn slagvaardiger geworden en zijn beter in staat
zelfstandig voorstellen te schrijven en hun organisatie in organisatorische en financiële zin te
besturen, dan wel projecten te beheren.
 Maatschappelijke organisaties in de focuslanden zelf (zuid-zuid) én in Nederland (noord-zuid
/ noord-noord) - begunstigd door het fonds- zijn met elkaar in contact en delen inzichten en
geleerde lessen wat betreft programma’s en organisatorisch en financieel management.
Doelgroep:
 Nederlandse NAP ondertekenaars en partners – bij voorkeur die organisaties waarvan nog
geen gezamenlijke NAP projecten worden ondersteund,met nadrukkelijk aandacht voor
innovatieve en kansrijke projecten van kleinschalige en nieuwe organisaties.
Looptijd:
1 jaar, waarna een evaluatie van het fonds zal plaatsvinden. Criteria dan wel procedures kunnen na
een jaar worden aangepast.
Kernwoorden:
 Kleinschalige gezamenlijke initiatieven
 ‘Durfkapitaal’
 Innovatief
 Rapid action
1
Bijlage 5




Strategisch belang
Peer-learning en kruisbestuiving
Verzelfstandiging organisatorisch en financieel management
Fondsbeheer extern van BZ
2. Taken & verantwoordelijkheden fondsbeheerder
Taken van de fondsbeheerder
 Acquisitie:
o Actief onder de aandacht brengen van bestaan fonds onder de NAP ondertekenaars
o Organiseren informatiedagen voor potentiele aanvragers
o Bieden van (ad hoc) informatie en advies aan potentiele aanvragers
 Capaciteitsopbouw:
o Ondersteunen en begeleiden van semiprofessionele (zelf)organisaties bij schrijven
en/of verfijnen van voorstellen
o Trainen van semiprofessionele (zelf)organisaties in zelfstandig projectbeheer
 Monitoring en controle projectresultaten:
o Opstellen formats rapportage instrumenten
o Actieve monitoring van de (tussentijdse) resultaten en effecten
o Controleren van en – al naargelang - begeleiden in de budgetbeheersing
 Financieel beheer van het fonds:
o verantwoordelijk voor betaling en financiële afhandeling van activiteiten.
Verantwoordelijkheden:
 Samenwerking met de onafhankelijke selectieraad1 voor de inhoudelijke keuze van alle
voorstellen. De uiteindelijke keuze ligt bij de onafhankelijke selectieraad.
 Organisatorische en financiële check van alle voorstellen, inclusief check draagkracht van de
aanvrager.
 Gezond financieel beheer van het fonds en ervoor zorgen dat de kosten voor zichzelf en
voor de gefinancierde voorstellen binnen de begroting blijven.1 a 2 keer per jaar peer review
sessie organiseren met de begunstigden.
 Jaarlijks publiek een lijst publiceren met de organisaties die zijn begunstigd middels dit
fonds.
 Jaarlijks een publieke samenvattende rapportage over de resultaten van dit fonds.
3. Profiel & Criteria fondsbeheerder
Aard van de organisatie/principes
 Geen commerciële organisatie
 De organisatie strijdt voor gender-rechtvaardigheid in haar werk
 Kennis van gender problematiek in internationale vrede & veiligheid
 Geen belangenverstrengeling (NAP ondertekenaars kunnen fondsbeheerder worden maar
worden dan uitgesloten van begunstiging uit het fonds)
Ervaring
1
Dwz: experts in het IS veld, met diepgaande kennis over gender in relatie tot vrede en veiligheid. Deze
experts mogen niet verbonden zijn aan een NAP organisatie om neutraliteit van keuzes te bewaken.
2
Bijlage 5



Ervaren in fondsenbeheer (bij voorkeur in internationale samenwerking)
Ervaren in coördineren van kleinschalige initiatieven en samenwerken met
semiprofessionele (zelf)organisaties, bij voorkeur zowel in Nederland als in (post)conflict
gebieden
Ervaren in ondersteunen, begeleiden en zo nodig trainen van semiprofessionele
(zelf)organisaties t.a.v. het schrijven van voorstellen en t.a.v. projectbeheer
Capaciteit
 Voldoende menskracht
 Beschikkend over een fondsbeheersysteem, waaronder:
o Kunnen voeren van een aparte financiële administratie
o Beschikkend over een toegankelijke (telefonische en digitale) helpdesk
 Mogelijkheid tot rapid action modaliteit. Dat wil zeggen: samen met de onafhankelijke
selectieraad het hele jaar door voorstellen kunnen beoordelen voor rapid action activiteiten.
Beheerskosten:
 Max 10% incl. BTW totaal voor uitvoering van het fonds (inclusief coaching-element)
 Schatting totale fonds 400.000-500.000euro (nntb met BZ)
4. Plan van aanpak?
Is jouw organisatie geïnteresseerd in het beheren van het pilotfonds?
Stuur uiterlijk dinsdag 17 juni een concept note (max 2/3 pagina’s) op met de volgende
elementen:
1. Op welke wijze sluit jouw organisatie aan bij de bovengenoemde
profielschets? Hoe voldoet jouw organisatie aan de bovenstaande criteria
(graag per punt behandelen)?
2. Hoe zou jouw organisatie uitvoering geven aan het pilotfonds (incl.
coaching element)? Graag een kort beschrijving van 1 A4.
3. Een indicatief financieel overzicht van de geplande kosten.
Deze concept note wordt gedeeld in de brede NAP groep om te proberen gezamenlijk als
maatschappelijk middenveld een keuze te maken over bij voorkeer 1 organisatie die het meest
geschikt is om het NAP 1325 pilotfonds te beheren.
Let op: dit is géén formele aanvraag. Pas na het gemeenschappelijke besluit tussen maatschappelijke
NAP ondertekenaars kan een formeel voorstel bij het ministerie van Buitenlandse Zaken worden
ingediend ter goedkeuring.
3
Bijlage 5
Annex 1: DRAFT Voorstel dd 17 maart 2014 - Doel, Criteria & Richtlijnen
DRAFT Voorstel: Doel, Criteria & Richtlijnen
Pilot Fonds Nederlands Actieplan 1325 ‘Small Seeds for Big Baobabs’
1. Probleemstelling
Het Nederlands Nationaal Actieplan 1325 is een uniek hybride samenwerkingsverband tussen
Nederlandse ontwikkelings- en vredesorganisaties, migrantenorganisaties, ministeries,
kennisinstellingen en netwerken. Dit samenwerkingsverband streeft naar sterkere gezamenlijke
onderlinge afstemming, strategiebepaling en samenwerking in de focuslanden met als doel het
verbeteren van de situatie voor en positie van vrouwen in (post)conflict. De diversiteit van het
partnerschap heeft als potentie om daadwerkelijk goed geïnformeerde analyses te maken
complementair te werken en samen een meerwaarde te creëren.
In de eerste twee jaar is het gezamenlijk schrijven en uitvoeren van projecten in de focuslanden een
belangrijk middel geweest om bij te dragen aan de voornaamste NAP-doelstelling, namelijk concrete
actie om vrouwelijk leiderschap en politieke participatie van vrouwen in 6 focuslanden en 1 focus
regio te bevorderen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken, als coördinerend medeondertekenaar
van het NAP 1325, heeft daartoe een jaarlijks budget toegezegd van €4 miljoen (waarvan €2 miljoen
is bestemd voor projecten in de MENA-regio).
Deze financieringvorm is nog ongeëvenaard door andere ‘donorlanden’ waar een NAP 1325 bestaat.
Dit experimentele vorm van werken heeft in de eerste twee jaren van het NAP1325 II geleid tot
diverse grote programma’s in de bijna elk van de focusregio’s. Niettemin is in deze periode het veld
van Internationale Samenwerking flink aan verandering onderhevig. Bezuinigingen bij de overheid
waaronder het Ministerie van Buitenlandse Zaken/ Ontwikkelingssamenwerking en de
aangekondigde verandering in het Medefinancieringsstelsel voor ontwikkelingsorganisaties vanaf
2015.
De vermindering van Nederlandse IS fondsen heeft ertoe heeft geleid in de aanloop naar de
overgangsregeling de concurrentie tussen MFO’s is toegenomen. Tegelijkertijd is een tendens van
centralisatie van het beheer van IS fondsen in tegenstelling tot eerdere jaren waar vaker via de
ambassades lokale programma’s werden ondersteund. Een van de oorzaken is daarvan de
taakstelling van het BZ personeel met een niet veranderde hoge werkdruk waardoor een beperkt
deel van de tijd aan de monitoring van programma’s besteed kan worden.
Niettemin staan deze ontwikkelingen niet los van het Nederlands Actieplan 1325 en heeft dit effect
gehad op de programmaontwikkeling binnen het NAP1325 afgelopen twee jaar(2012-2013), zoals:
4
Bijlage 5
1. Taakstelling op het aantal gezamenlijke NAP programma’s wegens de beperkte menskracht
procedurele handelingen en monitoring. Dit heeft geleid tot een voorkeur vanuit het ministerie
voor een beperkt aantal programma’s maar met een grote omvang (>€500.000);
a. Dit heeft in de praktijk geleid tot, soms geforceerde, samenwerkingen tussen
ondertekenaars waar de inhoudelijke meerwaarde en onderlinge vertrouwen niet
voorop stonden, en de contractering liep via de reeds begunstigde grotere partijen;
b. Ondanks dat op papier iedereen, ook de kleinere vaak vrijwilligersorganisaties, het
initiatief kon nemen om zich aan te sluiten bij de voorstellen van de grotere partijen,
heeft dit geleid tot verschillende spanningen onder de NAP ondertekenaars. Daarnaast
voelden de kleinere maar ook andere partijen zich over het hoofd gezien vanwege de
opstelling van de machtigere spelers in de groep en door de overheidscriteria die geëist
worden om zelfstandig voorstellen in te dienen. Ook speelde de relatieve onbekendheid
in het vertalen van grassroot activiteiten naar een ministerie-proof professioneel
voorstel hierin een rol;
2. Tegelijkertijd heeft de NAP 1325 groep collectief besloten om meer strategisch met elkaar
samen te werken door het doen van gezamenlijke mapping van activiteiten en actoren, het
uitkristalliseren waar Nederland ten opzichte van andere spelers daadwerkelijk een meerwaarde
kan hebben, en het opzetten van een gezamenlijke strategie om dit uit te werken. Dat kunnen
naast programma’s vooral ook coördinatie en advocacy activiteiten zijn, die relatief met weinig
financiële middelen gedaan kunnen worden.
3. In lijn met het vorige punt, en geheel in lijn met de visie van het NAP1325 gezien de fragiele en
onvoorspelbare aard van de landen waar het NAP1325 zich op focust, is er noodzaak om direct
in te kunnen spelen op de onvoorziene en acute ontwikkelingen in de fragiele focuslanden van
het NAP. Hiervoor is een flexibele financiële ‘rapid-action’ modaliteit wenselijk die activiteiten in
fragiele landen op een korte termijn kan goedkeuren en kan ondersteunen.
Om deze lacunes in financiering op te vullen wordt hieronder een voorstel gedaan voor de oprichting
van het NAP 1325 Pilot Fonds ‘Small Seeds for Big Baobabs’.
2. Premisse
57 organisaties zijn momenteel ondertekenaar van het NAP 1325. Gegeven is dat alle
ondertekenaars verantwoordelijk zijn voor een geslaagde samenwerking op basis van wederzijds
vertrouwen en een positieve en proactieve werkhouding.
Een groot deel daarvan zijn midden tot kleinschalige, vaak vrijwilligersorganisaties, die zich al
jarenlang inzetten om de positie van vrouwen in conflictgebieden te verstevigen. Deze organisaties,
waaronder veel diaspora- en vrouwen/vredesorganisaties, hebben hun eigen unieke achterban in
Nederland en in de NAP focuslanden waar zij werken met grassroot partnerorganisaties. Ook zijn zij
in staat bruggen te bouwen tussen het land van herkomst en de Nederlandse samenleving. Hun
kennis over hun land van oorsprong en visie over de lokale problematiek zijn van grote toegevoegde
waarde. Ook hun langdurige en aanhoudende inzet voor VNVRR 1325 moet op waarde geschat
worden en erkend. Maar dit kan vaak alleen als deze meestal kleinschalige organisaties ook toegang
krijgen tot fondsen waarmee zij in staat zijn lokale organisaties en initiatieven te ondersteunen.
Tegelijkertijd heeft de NAP 1325 groep collectief besloten om meer strategisch met elkaar samen te
werken door het doen van gezamenlijke mapping van activiteiten en actoren, het uitkristalliseren
waar Nederland ten opzichte van andere spelers daadwerkelijk een meerwaarde kan hebben, en het
5
Bijlage 5
opzetten van een gezamenlijke strategie om dit uit te werken. Dat kunnen naast programma’s vooral
ook coördinatie en advocacy activiteiten zijn, die relatief met weinig financiële middelen gedaan
kunnen worden.
Ontwikkelingen in fragiele landen zijn moeilijk te plannen. Daarom is een mate van flexibiliteit en lef
nodig om innovatieve en kansrijke initiatieven te ondersteunen als de situatie in een van
focuslanden daarom vraagt. Nodig is dan om snel te kunnen handelen en in te spelen op een acute
behoefte, zoals het organiseren van een demonstratie of het bijeenroepen van een regionaal
spoedoverleg.
Alleen als het NAP inspeelt op de unieke diversiteit van zijn ondertekenaars, de acute problematiek
in de NAP focuslanden en het maken van gezamenlijke analyses en strategieën komt de meerwaarde
van het NAP 1325 écht tot zijn recht.
3. Fonds – algemeen:
Looptijd: 1 jaar, waarna een evaluatie van het fonds zal plaatsvinden. Criteria danwel procedures
kunnen na een jaar worden aangepast.
Kernwoorden:
 Kleinschalige gezamenlijke initiatieven
 ‘Durfkapitaal’
 Innovatief
 Rapid action
 Strategisch belang
 Peer-learning en kruisbestuiving
 Verzelfstandiging organisatorisch en financiëel management
 Fondsbeheer extern van BZ
4. Criteria: inhoudelijke focus & organisatorisch / financieel
Bijdragen aan de doelstellingen van het NAP1325: het ondersteunen van (innovatieve) projecten
van NAP-ondertekenaars en/of projecten die inspelen op de actualiteit in de NAP focuslanden die
bijdragen aan inclusieve, rechtvaardige en duurzame vrede en wederopbouwprocessen middels het
ondersteunen van vrouwelijk leiderschap en politieke deelname in fragiele staten, (post-)
conflictgebieden en landen in transitie.
Gewenste resultaten:
 Het behalen van concrete effecten die vrouwelijk leiderschap en politieke participatie van
vrouwen in de 6 focuslanden en de focus regio hebben bevorderd.
 Kleinere (vrijwilligers) en middelgrote NAP ondertekenaars nemen actief deel in de discussies
en in de uitvoering van gezamenlijke initiatieven die bijdragen aan het overkoepelende NAP
doel
 Kleinere (vrijwilligers) NAP ondertekenaars zijn slagvaardiger geworden en zijn beter in staat
zelfstandig voorstellen te schrijven en hun organisatie in organisatorische en financiële zin te
besturen.
 Het publiek draagvlak over Nederlandse inzet voor vrouwen in (post)conflictgebieden en
bewustwording over de actieve rol die vrouwen in deze situaties spelen is vergroot en draagt
bij aan concrete resultaten in de focuslanden zelf.
6
Bijlage 5

Maatschappelijke organisaties in de focuslanden zelf (zuid-zuid) én in Nederland (noord-zuid
/ noord-noord) - begunstigt door het fonds- zijn met elkaar in contact en delen inzichten en
geleerde lessen wat betreft programma’s en organisatorisch en financieel management.
Doelgroep:
 NAP ondertekenaars en partners – bij voorkeur die organisaties waarvan nog geen
gezamenlijke NAP projecten worden ondersteund met nadrukkelijk aandacht voor
interessante en kansrijke projecten van kleinschalige en nieuwe organisaties.
Landenfocus:
NAP-focuslanden en -regio
Drempel criteria:
 Aanvragers: Tenminste twee Nederlandse NAP 1325 ondertekenaar waarvan een de
penvoerder is
 Ondergrens van 2.000 euro - Max bedrag per aanvraag tot 50.000 euro2
 Aanvragen:
 Tenminste 75% komt van organisaties met omzet < 100.000 euro per jaar
 Maximaal van 25 % organisaties met omzet < 500.000 euro per jaar3
 Trackrecord nodig:
o aantoonbare ervaring met fondsen management als voorwaarde voor grotere
aanvragen (bv. €10.000-50.000)
o Accountantsverklaring vanaf aanvraag vanaf 10.000 euro verplicht stellen.
 Max 25% van het totale budget kan besteed worden aan directe activiteiten die gericht zijn
op voorlichting in Nederland.
Inhoudelijke drempel criteria:
 Innovatieve effectieve projecten van NAP-ondertekenaars die bijdragen aan inclusieve,
rechtvaardige en duurzame vrede en wederopbouwprocessen middels het stimuleren van:
o vrouwelijk leiderschap,
o politieke participatie
in fragiele staten, (post-) conflictgebieden en landen in transitie.
Middels de volgende strategieën:
 Advocacy en lobby
 Capaciteitsopbouw
 Voorlichting
Criteria organisatorisch / financieel:
 Deelnemende organisaties behartigen duidelijk de belangen van vrouwen en zetten zich in
voor gender gelijkheid
 Deelnemende organisaties hebben geen banden met (religieus) fundamentalistische
groeperingen
 Deelnemende organisaties hebben geen winstoogmerk
 Deelnemende organisaties hebben zowel in Nederland als het partnerland een aantoonbare
achterban met partners
 Voorlichting en terugkoppeling in Nederland van de uitgevoerde activiteiten is een verplicht
onderdeel van projecten
2
3
Maximum hoogte van aanvraag nader te bespreken
Nog nader te bespreken wat de percentages zijn.
7
Bijlage 5

Er vinden halfjaarlijks peer review sessies plaats tussen de uitvoerders van de verschillende
projecten
Uitvoering:
 Goedkeuring: Onafhankelijke adviesraad alleen voor grotere aanvragen (bv. >10.000)
 Fondsbeheerder: max 10% totaal voor uitvoering van het fonds (inclusief coaching)
 Aanvragen gedurende het hele jaar door mogelijkheid van Rapid Action.
Extra modaliteit binnen fonds
Een extra modaliteit binnen het fonds is gericht op de verzelfstandiging van organisatorisch en
financieel management van kleinschalige (vrijwilligers) organisaties, zonder als doel te hebben de
aard van de organisatie aan te tasten. Deze modaliteit richt zich op drie dingen:
1. Indien gewenst: individuele begeleiding bij het schrijven van de aanvraag voor diaspora,
vrouwen- en vredesorganisaties NGO’s en lokale partners.
2. Er vinden halfjaarlijks peer review sessies plaats tussen de uitvoerders van de diverse
projecten uit het fonds. Deze peer reviews kunnen zowel inhoudelijk, als organisatorisch
en/of financieel van aard zijn.
3. Indien gewenst en mogelijk: een twinning tussen professionele ngo’s en kleinere
(vrijwilligers) ngo’s waarin de eerste partij de tweede kan uitnodigen om periodiek ‘mee te
lopen’ met de organisatie en kan bijleren over organisatorisch en financieel management.
Als een aanvrager hier aanspraak op wil maken dient deze een duidelijk gedefinieerde
leerbehoefte te formuleren voordat tot het zoeken van een match wordt overgegaan.
5. Wat het fonds niet dekt




Geen faciliteiten & infrastructuur: hiervoor zijn reeds andere modaliteiten om daarbij te
helpen (o.a. gemeente, VDV vrijwilligersfonds NAP 1325);
Geen Particuliere Initiatieven of projecten gefocust op het bouwen of opzetten van
materiele voorzieningen zoals scholen, waterputten etc.
Geen financiering aan Nederlandse overheidsondertekenaars. Het fonds is bedoeld voor niet
gouvermentele organisaties. Wel kan een overheidsondertekenaar een rol spelen in de
uitvoering van het initiatief indien dit van strategisch belang is.
Geen financiering van initiatieven van NAP ondertekenaars die louter de interne organisatie
van de ondertekenaar als doelgroep heeft.
6. Onderscheid met andere fondsen





Uitgebreide track records niet nodig: juist focus op nieuwe initiatieven en organisaties.
Hiertoe wordt het Fonds bij voorkeur ondergebracht bij een externe partij;
Kleine bedragen: relatief ‘kleine’ aanvragen maakt het fonds toegankelijk voor diaspora-,
vrouwen- en vredesorganisaties;
Capaciteitsversterking: waar de wens van organisaties bestaat is traject begeleiding
beschikbaar (door externe partij) voor Nederlandse organisaties alsook hun lokale partners;
Samenwerking tussen ondertekenaars blijft mogelijk (zowel tussen NGO’s als met de
Ministeries);
Focus op betrekking van het Nederlandse publiek om bekendheid van en draagvlak voor
werk partners & NAP 1325 te bevorderen.
8

Download Report