Rendement door de balie-assistent De optimale agendaplanning Hoe belangrijk een medewerker is voor de praktijk wordt meestal afgemeten aan de mate waarin hij of zij bijdraagt aan de omzet. Maar je kunt pas een goede omzet draaien als er een goede planning is. In de komende edities van Dentista besteden we aandacht aan het optimaliseren van de praktijkagenda. Dit artikel gaat over de opbouw van een optimale agendaplanning. Anna Berends van Loenen, Astrid Elzink D e praktijk en haar rendement staat of valt met een goede agenda planning. Niet iedere praktijk is hetzelfde, maar toch zijn er zaken die in iedere praktijkplanning voorkomen. Door aandacht te geven aan deze punten zal er een efficiëntere agendaplanning ontstaan. Flexitime® Betrouwbare precisie. Altijd weer. Aandachtspunten voor de agenda: •Productiviteit •Doorstroom •Tandartsactiviteit ■ •Pijnklachten Zekerheid: Afdrukken gemaakt met Flexitime zijn uiterst precies dankzij de uitgebalanceerde fysieke eigenschappen op het hoogste niveau. ■ Werkcomfort: Het intelligente tijdsconcept maakt het mogelijk om stressvrij en efficiënt te werken met een hoge mate van flexibiliteit. ■ Patiënt: Flexitime is dé probleemoplosser*, ook voor uitdagende gevallen – nauwkeurige afdrukken vormen de basis voor perfect passende indirecte restauraties en tevreden patiënten. *Dental Advisor 2012: onderscheiden als “Clinical Problem Solver” Giving a hand to oral health. Tijd Hiermee wordt niet bedoeld de tijd waarin de patiënt wordt behandeld, maar de tijd dat de stoel/kamer bezet is. De kamer moet immers weer voorbereid en gereinigd worden als de patiënt vertrekt. Daarnaast is deze tijd afhankelijk van de manier van werken van de tandarts. dentista| 67 Tandarts heraeus-kulzer.com Mondhygiënist Assistent De ene tandarts wil namelijk de patiënt zelf uit de wachtkamer ophalen, terwijl de andere tandarts dit door de assistente laat doen. De ene tandarts wil de gehele behandeling zelf doen, de andere delegeert. De ene tandarts is een prater, de andere beperkt het praten tot een minimum. Doorstroom en tandartsactiviteit Het plannen van de stoeltijd in plaats van de behandeltijd kan ook gevaarlijk zijn. Het moet niet zo zijn dat de tandarts niets zit te doen terwijl de assistente rustig de kamer gereedmaakt. Kijk dan in de planning of de tandarts in de tussentijd iets anders kan doen. Bijvoorbeeld een controle bij de preventie-assistente of een consult bij de mondhygiëniste. •Tijd Het A-silicoon dat overtuigt. Precies en flexibel. Productiviteit Praktijkmanager Ook kan het zijn dat de tandarts in kamer 1 de patiënt nog aan het behandelen is, terwijl een andere assistente kamer 2 al in gereedheid brengt. Zodra de tandarts klaar is in kamer 1 kan hij meteen de volgende patiënt helpen in kamer 2. De assistente uit kamer 1 heeft zo weer voldoende tijd om de kamer schoon te maken en de tray te ontmantelen, voordat ze de kamer weer moet klaarmaken voor de volgende patiënt. Zo zorg je niet alleen voor de doorstroom, maar houd je ook rekening met de tijd dat de tandarts actief is. Niet alleen de tandarts en zijn assistentes moeten een fijne workflow hebben, de patiënten moeten ook op tijd geholpen worden. Als je te strak plant, loopt de afspraak vaak uit en moet de volgende patiënt wachten. De patiënt is ook een klant en wachten (langer dan 5 minuten) is geen gastvrij of klantvriendelijk gebaar. Pijnklachten Zorg dat je maar 90 tot 95 procent van de agenda vult. Op deze manier blijft er ruimte voor pijnklachten en hebben de andere patiënten en het team er weinig last van. Plan deze plekken het liefst vlak voor de pauze of aan het einde van de dag. Misschien zelfs de controles daarvoor. Als er bijvoorbeeld geen pijnklachten zijn, dan dentista| 69 Tandarts Mondhygiënist Assistent Praktijkmanager kunnen de controlepatiënten nog snel even een gaatje laten vullen, of kun je eerder pauze houden of goed schoonmaken. Mochten er veel pijnklachten komen, dan is het nadeel dat je later naar huis gaat, maar dan hebben de andere patiënten daar geen hinder van. De agenda krijg je misschien niet iedere dag waterdicht. Dit is een proces dat moet groeien. Serie “rendement door de balie assistent”: In het volgende nummer van Dentista gaan we dieper in op de blokplanning. Is deze van toegevoegde waarde voor jouw praktijk? Wil je naast deze artikelen nog meer leren over de kwaliteiten van een goede balie-assistent? Kijk op www.balieassistent.nl, of kom naar het Event voor de Balie assistent op 19 september 2014 in het Miele Experience Center. Anna Berends van Loenen is directeur van Qanz, een adviesbureau voor kwaliteitsmanagement in de mondzorg: www.qanz.nl. Astrid Elzink geeft diverse trainingen voor assistenten en is specialist op het gebied van praktijkorganisatie en communicatie.