FAQ over handelsmissies

1
Veel gestelde vragen
Deelnemersbijeenkomst
Kosten
Reis & Verblijf
Promotie
Missieboekje
Match making
Programma
Kledingvoorschriften
2
Deelnemersbijeenkomst
^
Wat moet ik me voorstellen van de
deelnemersbijeenkomst?
De deelnemersbijeenkomst dient ter voorbereiding op de reis. Het is een goede
gelegenheid om persoonlijk kennis te maken met de andere deelnemers en de
begeleidende officials. Tijdens de bijeenkomst wordt het programma besproken en
kunt u aanvullende wensen kenbaar maken. De "does & don'ts" van het zakendoen
ter plaatse passeren de revue. Ook komen allerlei organisatorische en praktische
aspecten van de reis aan bod.
Ben ik verplicht naar de deelnemersbijeenkomst te
komen of kan ik eventueel een collega afvaardigen?
Nee, u bent niet verplicht naar de bijeenkomst te komen. U mist dan wel een
nuttige aftrap. Het afvaardigen van een collega compenseert dat enigszins.
3
Kosten
^
Waarvoor dient de deelnemersbijdrage?
De deelnemersbijdrage is een tegemoetkoming in de organisatiekosten en in de
kosten van de match making, het missieboekje, diners, recepties en andere
programmaonderdelen van de reis.
Moet mijn collega die meereist ook een
deelnemersbijdrage betalen?
Nee, de deelnemersbijdragen wordt per deelnemend bedrijf berekend.
Hoe hoog is de deelnemersbijdrage als ik
slechts een deel van het programma
meemaak?
De kosten van deelname bedragen 950 euro per bedrijf. Het is,
indien gewenst, ook mogelijk om de missie gedeeltelijk mee te
maken. De deelnamekosten blijven echter onveranderd.
Met welke extra kosten moet ik tijdens de reis
rekening houden?
Als u via ons reisbureau heeft geboekt zijn de belangrijkste kosten, zoals vluchten
en hotelkamers, vooraf betaald. Mocht u in de hotels gebruik maken van de
minibar, betaald internet e.d. dan dient u deze kosten bij uit checken zelf te
voldoen.
Houdt wel rekening met kleine extra uitgaven voor bijvoorbeeld lunches, diners,
souvenirs e.d.. Ook zijn mogelijk kosten verbonden aan tolken en individueel
vervoer.
4
Reis & Verblijf
^
Heb ik een visum nodig en hoe kom ik daar aan?
Dat verschilt per land. U kunt gebruik maken van ons reisbureau voor
visumbemiddeling.
Gelden er nog bijzondere gezondheidsvoorschriften?
Informatie over de actuele stand van zaken is te vinden op www.lcr.nl, de website
van het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigersadvisering.
Moet ik van het reisarrangement gebruik maken of
kan ik het ook zelf regelen?
Nee, het reisarrangement is niet verplicht. Het is een service die in het kader van
de missie wordt geboden. De ervaring wijst uit dat het voor alle betrokkenen
uiterst praktisch is om van het arrangement gebruik te maken. Dat geldt zeker
voor de hotelaccommodatie, in verband met de collectieve programmaonderdelen.
Ik moet een dag eerder terug naar Nederland; kan ik
van het reisarrangement afwijken?
Ja, in overleg met ons reisbureau kunt u afwijkingen in het arrangement laten
aanbrengen.
Is er een gezamenlijke check in bij vertrek? En zo
niet, waar treffen we elkaar?
Er vindt geen groepscheck-in plaats op Schiphol. U dient dus zelfstandig in te
checken. Neem daarvoor de tijd. We treffen elkaar bij de gate.
Moet ik mijn e-ticket nog meenemen als ik al me
online heb ingecheckt?
Het is altijd verstandig om een print-out van uw e-ticket bij de hand te hebben. Op
sommige vliegvelden moet de print-out worden getoond om het terminalgebouw
te betreden.
Wordt de bagage bij aankomst centraal geregeld, of
moet ik achter mijn eigen koffer aan?
U zult uw eigen koffer van de band moeten halen. Het reisbureau levert blauwe
bagagelabels aan en u wordt vriendelijk verzocht deze labels ook te gebruiken. Dit
vergemakkelijkt de herkenbaarheid van onze bagage op vliegvelden en in de
hotels.
Hoe zijn de transfers van de luchthavens naar de
hotels geregeld?
Alle transfers van en naar de luchthavens zijn voor u geregeld. Indien u hier geen
gebruik van wilt maken dient u dit tijdig door te geven.
Ik kom een dag later aan. Kan ik dan van het
vliegveld worden afgehaald?
Er zijn geen individuele transfers voorzien. U kunt die eventueel zelf aanvragen
via het reisbureau. Een taxi is over het algemeen een goed alternatief.
Hoe is het transport lokaal geregeld?
Het vervoer naar de netwerkbijeenkomsten en de collectieve bedrijfsbezoeken
geschiedt gezamenlijk per bus. Iedereen wordt verzocht om op de afgesproken
vertrektijden aanwezig te zijn. Wie te laat is zal op eigen gelegenheid moeten
gaan.
5
Promotie
^
Gebeurt er nog iets aan promotie of publiciteit rond
onze reis?
Ons postennetwerk en de match maker geven ter plaatse vooraf gericht
bekendheid aan de komst van onze missie. Het missieboekje biedt voor en tijdens
het bezoek publicitaire ondersteuning.
Ik heb nogal wat brochures en ander
promotiemateriaal om uit te delen. Kan ik dat via de
EVD laten verzenden?
Daarin is niet voorzien. U bent zelf verantwoordelijk voor de verzending van
promotiemateriaal.
6
Missieboekje
^
Waar dient het missieboekje voor?
Het boekje met de gegevens en de profielen van de deelnemers en hun bedrijven is
"het visitekaartje" van de missie. Het dient ter ondersteuning van het bezoek. Het
boekje wordt bij allerlei programmaonderdelen uitgereikt om informatie te geven
over wat onze delegatie te bieden heeft.
Waarom mag ik maar 150 woorden aan kopij
indienen? Is dat echt de limiet?
Per bedrijf is in het missieboekje één pagina op A5-formaat beschikbaar. Daarop
moeten zowel de Engelse tekst als de vertaling worden afgedrukt. Deze "harde
limiet" van 150 woorden is dus door ruimtegebrek ingegeven.
7
Match making
^
Wat houdt match making in?
Voor veel bedrijven is match making de hoofdreden om aan een economische
missie deel te nemen. De match making biedt namelijk de mogelijkheid om één op
één gesprekken te voeren met potentiële zakenpartners. Het is geen garantie voor
succes, maar wel een bijzonder effectieve manier om snel en op het juiste niveau
kennis te maken met en informatie te vergaren over het zakenklimaat ter plaatse.
Het is van groot belang om na terugkeer in Nederland follow up aan de gelegde
contacten te geven.
Welke informatie heeft de match maker van mij
nodig?
De match maker werkt op basis van uw zoekprofiel. Dat zoekprofiel komt tot
stand door het invullen van het intakeformulier of in een intakegesprek. In beide
gevallen worden uw wensen ten aanzien van te ontmoeten gesprekspartners in
kaart gebracht.
Mag ik zelf contact opnemen met de match maker?
Ja graag, want het schakelen met de match maker komt de kwaliteit van uw
afsprakenschema zeker ten goede.
Krijg ik de gemaakte afspraken vooraf te zien, zodat
ik ze kan beoordelen?
We streven ernaar om u vooraf te voorzien van een "long list" met potentiële
gesprekspartners en om die in overleg met u te dikken tot een shortlist voor de
feitelijke afspraken.
Kan de match maker ook afspraken inboeken met
bestaande contacten?
Ja dat zal hij graag doen. Het is zelfs verstandig om dergelijke afspraken via hem
te laten lopen, omdat de match maker het totale afsprakenschema beheert.
Wat moet ik meenemen naar de match make
gesprekken?
U kunt zelf het beste inschatten wat nodig is voor een sales gesprek; brochures,
samples, presentaties etc. Zorg dat u over voldoende materiaal beschikt. Denk in
dat verband ook aan uw visitekaartjes.
Waar vinden de match make afspraken plaats?
Dat is afhankelijk van de omstandigheden en de beschikbare tijd. Meestal
reserveren we hiervoor een zaal in ons hotel en nodigen we de gesprekpartners uit
daarheen te komen. Het voordeel is dat u als deelnemer geen reistijd verliest en u
uw tijd optimaal kunt benutten. Uiteraard kunnen sommige afspraken ook op
locatie plaatsvinden.
Zijn er bij de match make gesprekken tolken
aanwezig?
De match maker schat in bij welke gesprekken tolken vereist zijn en plant ze in.
De deelnemer betaalt de kosten ter plaatse.
Hoe kom ik op afspraken die buiten de deur gepland
staan?
Indien nodig regelt de match maker individueel transport, al dan niet met een
begeleidende tolk. De deelnemer betaalt de kosten ter plaatse.
8
Programma
^
Wanneer is het programma definitief en wanneer
krijg ik het te zien?
De ervaring leert dat dergelijke programma's tot het laatst toe in beweging zijn.
Last minute wijzigingen zijn ook echt last minute. Op hoofdlijnen staat zo'n
programma natuurlijk eerder vast. Via deze website kunt u de opbouw van het
programma dagelijks volgen.
Kan ik mee naar onderdelen van het officiële
programma?
Dat is afhankelijk van het programmaonderdeel. Aan de ontmoetingen tussen
bewindspersonen kunnen meestel geen bedrijven deelnemen. Bij lunches,
recepties en diners vaak weer wel. Een en ander zal in overleg met de
organisatoren moeten worden afgestemd, mede op basis van de onderwerpen die u
wilt bespreken, uw dossierbijdrage. Houdt daarbij in gedachten dat de
ontvangende partij uiteindelijk de doorslag geeft.
Ik ga tijdens de reis een joint venture overeenkomst
tekenen. Kan de bewindspersoon die ceremonie
luister bijzetten?
Dergelijke momenten maakt hij graag mee. In verband met zijn overige
verplichtingen is het raadzaam om tijd en locatie met de organisatoren af te
stemmen.
Hoe kan ik mijn zakenrelaties uitnodigen voor de
receptie bij de ambassade?
9
We stellen u in de gelegenheid om zakenrelaties naar de verschillende
netwerkbijeenkomsten uit te nodigen. Op het Gastenlijstformulier, dat via deze
website is te downloaden, kunt u de namen en verzendgegevens van uw
genodigden invullen. De officiële uitnodigingen worden door onze posten
verzorgd. Soms gaat daar enige tijd overheen. Het is daarom verstandig om uw
relaties zelf te informeren dat de officiële uitnodiging onderweg is.
Kledingvoorschriften
^
Is er een dresscode voor heren?
Beter overdressed dan underdressed. Voor de onderdelen uit het programma bedrijfsbezoeken, seminar, matchmaking en netwerkreceptie - is de dresscode
business suit / tenue de ville. Pak of jasje met das. Voor de vrije uren casual,
sportief & gemakkelijk.
Is er een dresscode voor dames?
De dames weten doorgaans hoe zich te kleden. Ook voor hen geldt tenue de ville
voor de onderdelen uit het progamma. Geklede jurk, broekpak of mantelpakje.
Voor de vrije uren casual, sportief & gemakkelijk.

Download Report