Stichting Scholengroep Spinoza FUNCTIEBESCHRIJVING 1. Functiebenaming Hoofd leerlingenadministratie 2. Plaats van de functie Hij/zij geeft leiding aan de schooladministratie (incl. receptie) en is hiervoor verantwoording verschuldigd aan de schooldirectie. Hij/zij geeft beleidsadviezen op het gebied van de schooladministratie (= leerlingenadministratie). 3. Functionele relaties intern: - schoolleiding - bureau bestuurlijke ondersteuning en administratie - afdeling automatisering - overige personeelsleden - leerlingen extern: - ouders/verzorgers - onderwijsinstellingen - ministerie OC & W - examendiensten - Informatiebeheergroep (studiefinanciering) - leveranciers - CBS -Magister - accountants v.w.b. leerlingenadministratie 4. Functie-inhoud a) verricht beleidsvoorbereidende werkzaamheden t.a.v. administratieve organisatie op het gebied van de leerlingenadministratie; b) draagt zorg voor het opstellen en up-to-date houden van alle procedures die betrekking hebben op het werk van de leerlingenadministratie; c) voert secretariaat schoolleiding en houdt daarvan het archief bij; d) geeft leiding aan en coördineert werkzaamheden van de medewerkers van de schooladministratie; e) voert structureel overleg met schoolleiding en coördinatoren en zet in samenspraak met hen de jaarplanning inzake de leerlingengegevens op en voert hiertoe correspondentie met ouders en specifieke instanties, o.a. Informatiebeheergroep en Ministerie van O.C. en W. f) is verantwoordelijk voor de gehele leerlingenadministratie, waaronder vallen: - het onderhouden van en het applicatiebeheer van het geautomatiseerde leerlingenadministratiesysteem (Magister); - het coördineren van het aanleveren van de leerlingengegevens ten behoeve van de jaarcontrole door de accountants; - het beheren van het leerlingenarchief; - het controleren en coördineren van de examenadministratie, diploma-uitreiking en cijferverantwoording naar de inspectiedienst en het ministerie van O.C. en W.; - het organiseren van de jaarlijkse voorlichtingsdag en – avond; - het zelfstandig inroosteren van ouders en docenten t.b.v. tafeltjesavond (2x per jaar) en het schrijven van de procedure hiervoor; g) is verantwoordelijk voor de juiste afstemming van relevante werkzaamheden tussen de locaties; h) is verantwoordelijk voor aanlevering gegevens aan het bureau bestuurlijke ondersteuning en administratie en draagt zorg voor de afstemming van werkzaamheden. Functiebeschrijving: Hoofd leerlingenadministratie 1 Stichting Scholengroep Spinoza 5. Kennis en vaardigheden       coördinerend en empatisch vermogen communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk kennis van geautomatiseerde systemen, o.a. Word en spreadsheets Excel kennis van school- en examenadministratie (Magister) inzicht in de organisatie en werkwijze van de instelling diploma voortgezette opleiding 6. Functieniveau 7 Functiebeschrijving: Hoofd leerlingenadministratie 2