SharePoint document management record management samenwerken SharePoint 2013 – slim, makkelijk en duurzaam samenwerken 11 december 2014 de basis opbouw rollen en rechten inrichten van je inrich@ng: samenwerken eigen site uitgangspunten aan documenten zaakgericht werken archiveren toekomst Programma 1. Kennismaken 2. SharePoint: de basis en de opbouw 3. SharePoint governance en SharePoint in de architectuur 4. Document-‐ en recordmanagement in SharePoint Kennismaken & verwach@ngen Robert WeJng (IM Noord) Vragen • Wie ben je? • Waarom ben je hier? Ronald Groeneweg (Digital) SharePoint volgens MicrosoR SharePoint volgens MicrosoR SharePoint: de basis en de opbouw SharePoint: de basis Belangrijkste doelen • Samenwerken (collabora@on tool) • Informa@e bewerken, delen, opslaan, archiveren (document-‐ en record management) • Kennis delen (kennismanagement) • Elkaar vinden (social) Vandaag: vooral informa5e! Alle informa@e in de organisa@e: opslaan – presenteren – delen – volgen – bewerken -‐ archiveren Citaat “In zekere zin is SharePoint ook een excuus van MicrosoR voor alle ellende die vrije netwerkschijven en e-‐mailboxen ons hebben gebracht.” SharePoint: de basis SharePoint wordt ingezet als: • Applica@e (bijvoorbeeld DM/RM) • Toolkit: de func@onaliteit (gereedschappen) aanze[en die je nodig hebt • Pla\orm: basis voor alle samenwerking Ook wel genoemd: ECM – Enterprise Content Management Pla\orm om alle ongestructureerde informa@e op te slaan, te delen, af te handelen, te archiveren. Dat doe je samen. Daarom is collabora5on een belangrijk begrip. Wat je samen doet, is sociaal. Daarom is social een belangrijk begrip. De mens speelt een cruciale rol! SharePoint: de basis SharePoint is voor elk wat wils… (snoepwinkel) Risico: door een teveel aan mogelijkheden raak je de grip op je informa@e weer kwijt. Dus moet je als organisa@e (= governance): • organisa@edoelen rond SharePoint formuleren • afspreken wat je wel en niet doet en mag in SharePoint, & • je medewerkers zoveel mogelijk vrijheid (en verantwoordelijkheid) geven SharePoint: de basis Wij concentreren ons op de volgende organisa@edoelen en de rol van SharePoint daarin: • document—en recordmanagement • digitaal samenwerken en delen Andere sterke eigenschappen die tot de basis van SharePoint horen: • Internet en intranet • Business intelligence (genereren en presenteren analyses) • Business applica@ons (toegang tot alle func@onaliteit via apps) De basis: digitaal samenwerken en delen Samenwerken zonder belemmeringen • Wat je nodig hebt: een browser en een internetverbinding: any @me, any place, any where • Bewerken via webapps (Office) of volledige integra@e met Office • Je kunt samen aan documenten werken zonder documenten te verplaatsen • Je kunt simpel versiebeheer toepassen en handhaven • Je kunt op alle niveaus rechten toekennen (maar dat kun je beter niet doen) • Je kunt je eigen blik op de informa@e creëren, bijvoorbeeld door belangrijke sites (informa@everzamelingen) en documenten te volgen • Je krijgt ac@ef informa@e aangeboden die interessant voor je kan zijn: op basis van metadata die je volgt… op basis van het lerend vermogen van SharePoint… • SharePoint kent weinig of geen onlogica De basis: document-‐ en recordmanagement • • • • • • • • • • • • • • Alle gangbare documentbestanden zijn op te slaan in SharePoint Openen en bewerken via originele applica@e of webapp Tegelijk in documenten en dossiers samenwerken Versiebeheer Audit trail Werken met metadata Je kunt ordenen EN zoeken Rechten op mappen, dossiers, documenten Dossiers en documenten kunnen onwijzigbaar worden gemaakt Dossiers en documenten kunnen worden verplaatst naar recordcentrum Je kunt digitaal archiveren in beveiligde omgeving Je kunt compliant zijn – risico’s beheersen Je kunt ‘in control’ zijn …. maar niet allemaal ‘zomaar’. De basis: sociaal netwerken en kennis delen • • • • • • Collega’s volgen Exper@se zoeken Alle documenten zijn gerelateerd aan personen Via blog en wiki kennis vermeerderen Direct met collega’s cha[en en chats (als kennisvermeerdering) opslaan SharePoint wijst je automa@sch op mensen, informa@e en kennis die verwant is aan de mensen, informa@e en kennis die je volgt, maakt of bewerkt • SharePoint kan zelfs de centrale toegang zijn tot al je ruwe data! En helpen deze bruikbaar te maken (van gegevens via kennis naar bruikbare informa@e). SharePoint: de voorkant is persoonlijk SharePoint wil een brug slaan tussen gepersonaliseerde voorkant en gemeenschappelijke achterkant. Bijvoorbeeld via werken met weergaves: • Weergaves aanpasbaar aan ieders wensen • Deels zelfs persoonlijk in te stellen • Vanaf organisa@eniveau zijn voorkeursweergaves te pushen • Je ziet iets anders dan je collega terwijl je naar hetzelfde kijkt • Je ziet alleen wat je mag zien! • Je MijnSite toont je wat specifiek voor jou interessant is (gevraagd en ongevraagd) Je kunt je ook abonneren op informa@e SharePoint: opbouw SharePoint 22013: 013: vversimpelde ersimpelde oopbouw pbouw SharePoint Van onder naar boven: • In SharePoint werk je met sites: dus gewoon webpagina’s met links naar documenten, informa@e, gegevens, func@onaliteit of andere webpagina’s. • Sites hebben een unieke url (adres) • Per site toegangsrechten uitdelen (delen met wie je wilt, verschillende rollen) • Standaardtemplates per site, met standaardfunc@onaliteit • Func@onaliteit toevoegen via apps • Overerving van boven naar beneden mogelijk Binnen de sites deel je func@onaliteit uit: • via Apps per App één func,onaliteit of verzameling vergelijkbare func,onaliteit • via webparts gestandaardiseerde site-‐onderdelen die je in een webpagina (site) kunt plakken – kunnen Apps, func,onaliteit of een doorkijkje naar een andere site beva@en SharePoint: 2o013: pbouw – kijkend naar hiërarchie SharePoint hiërarchie Wat je direct ziet: webpagina, webparts en apps Hiërarchische elementen in de SharePoint-‐farm (overerving mogelijk van weergave, rechten, metadata): • Farm • Webapplica@es • Sitecollec@es • Sites • Subsites (zijn sites) • Bibliotheken en lijsten • Inhoud (content): • Mappen • Documentsets (= content type) • Documents • Metadata • Items (lijsten) Helemaal los! • MijnSite SharePoint 2013: versimpelde opbouw Site SharePoint 2013: versimpelde opbouw Webparts SharePoint 2013: versimpelde opbouw Apps SharePoint 22013: 013: vversimpelde ersimpelde oopbouw pbouw SharePoint Om informa@e op jezelf af te stemmen gebruik je: 1. Newsfeed: voor je sociale ac@viteiten 2. Sites: voor 3. MijnSite: voor je documenten en je voorkeuren En • MijnSite is bedoeld om je eigen persoonlijke ingang te maken naar de gedeelde informa@e zoals die in SharePoint is opgeslagen. • Je kunt er informa@e opslaan die je nog niet wilt delen. • In MijnSite mag je alles zelf bepalen, omdat je daarmee geen anderen belast. En natuurlijk: de favorieten in je browser SharePoint: 2o013: pbouw – waar meoet op le[en SharePoint opbouw van en jse ite Bij de opbouw van de site zijn bepalend: • Doel van de site • Aantal deelnemers • Aantal documenten (objecten) • Omvang en verwachte groei • Jaartallen • Open/vertrouwelijk/geheim • Overerving van metadata en rechten • Zoekmogelijkheden • Func@e van de sites • Allerlei beheervraagstukken (bijvoorbeeld beheer van lijsten) • Wat wil je in de toekomst nog meer? SharePoint: site simpel opbouwen! SharePoint maakt gebruik van templates voor sites. Voor samenwerking bijvoorbeeld: • Team site • Process site • Project site • Community site • Record center site Ieder template heeR standaardfunc@onaliteit. Teamsite bijvoorbeeld: • Documentbibliotheek • Kalender • Discussiebord Je kunt ook blanco beginnen en precies de func@onaliteit invoegen die jij nodig hebt. En zo je eigen sitesjabloon maken! MijnSite in SharePoint SharePoint 2013: versimpelde opbouw MijnSite – startpagina SharePoint 013: versimpelde opbouw MijnSite – m2ijn documenten SharePoint 2013: versimpelde opbouw MijnSite – documenten die ik volg SharePoint 2013: versimpelde opbouw MijnSite – documenten die mijn collega’s met mij willen delen SharePoint: korte demo (Digital teamsite) SharePoint governance & SharePoint in de architectuur Governance – de basis Uitgangspunten bij de inrich@ng (governance) • Welke afspraken moet je maken als je gaat werken met SharePoint? Je wilt namelijk het volgende realiseren: een volledig beheerste omgeving (organisa@e in control) werkplezier van medewerkers (gebruikersadop@e = volledige dossiers) • We spreken van governance: Afspraken voor beheer en gebruik van SharePoint op basis van de organisa@edoelen die je hebt met SharePoint die over het algemeen gericht zijn op het minimaliseren van risico’s. Of “Organisa@e en procedures om het beheer van het SharePoint technisch en func@oneel stabiel te houden en te voorkomen dat flexibiliteit en vrijheid voor gebruikers ontaarden in chaos en gebrek aan compliance.” 33 Governance volgens MicrosoR Uitgangspunten bij de inrich@ng (governance) IT governance Go to related article at http://aka.ms/SPGov What is governance? SharePoint 2013 What to govern: Locally managed Software, services + sites hosted/managed locally by individual groups Deployment governance Site policies When you create an IT service to support SharePoint 2013, a key to success is whether you can govern the service and ensure that it meets the business needs of your organization in a secure and cost-effective way. When you add to the service, you need to do so in a manageable way. The following elements contribute to a successful service: In addition to governing services that you offer, you also need to govern installations of SharePoint 2013 in your environment. Use site policies to help control site proliferation. A site policy defines the life-cycle of a site by specifying when the site will be closed and when it will be deleted. When you close or delete a site, any subsites are also closed or deleted. If an Exchange mailbox is associated with a site, the mailbox is deleted from Exchange Server 2013 when the site is deleted. Quotas Form governance group Communicate policies Encourage use A governing group defines the initial offerings of the service, defines the service s ongoing policies, and meets regularly to evaluate success. The policies you develop are communicated to your enterprise and are enforced. Users are encouraged to use the service and not create their own solutions – installations are tracked and rogue installations are blocked. Governance and Site Types Different types of sites require different governance policies. This is because different sites have different requirements, which reflect their importance to the organization. Published sites have tighter governance over information and application management than team sites and personal sites (My Sites). Tightly managed Central published site (Intranet home page) Loosely managed Content is tagged with structured metadata, permissions tightly controlled, content is archived or purged per retention schedules Content is tagged only socially and not tracked; permissions/archiving is not monitored or managed Information architecture Information architecture determines how the information in that site or solution – its webpages, documents, lists, and data – is organized and presented to the site s users. Information architecture is often recorded as a hierarchical list of content, search keywords, data types, and other concepts. Make your information architecture as efficient as possible. Identify efficiencies, such as: Departmental site Custom solutions Typical amount of governance Application Management Quota templates define how much data can be stored in a site collection and the maximum size of uploaded files. Associate different quota templates with site collections at different service levels. Asset classification Classify sites and content by value and impact of the content to the organization (such as high, medium, or low business value/impact). That classification then controls other behaviors, such as requiring encryption for high business impact information. Value = Availability If this isn t available, can my business run? Track installations An Active Directory Domain Services (AD DS) marker named Service Connection Point identifies the SharePoint 2013 servers in an organization. Set this marker for each domain in your organization if you want to track installations in all domains. Block installations You can block installations of SharePoint 2013 to prevent users from installing it to unauthorized servers that you don t want to support. Use a group policy in Active Directory Domain Services (AD DS) to set a registry key on all servers to block installations. Keep current with software updates Keep your servers current. Test and install recommended software updates. See the Updates Resource Center for SharePoint 2013 (http://aka.ms/SPUpdt). Site collection upgrades Site collections can now be upgraded independently from the content databases. Determine who, when, and how to upgrade site collections when a new version or an update is available. Governance is the set of policies, roles, responsibilities, and processes that control how an organization s business divisions and IT teams work together to achieve its goals. Content + information stored by users Data protection (backup and recovery) Vary the level of data protection that you offer based on service levels. Plan how often you back up the farms and how quickly you can guarantee the data is restored. IT service governance If this leaks, will it hurt my business? Governance Segments Information Management How is the system and infrastructure maintained and who has access at what levels? What s the maximum upload size you want to allow? Are you controlling the use of fine-grained permissions? Impact = Exposure Basic concepts Software + services 2. Negotiated performance targets for first load of a site, subsequent loads, and performance at remote locations. Recovery, load balancing, and failover strategies. Customization policies. Storage limits for content and sites. How to handle inactive or stale sites. Multilingual support. Security, infrastructure, and web application policies Centrally managed Software, services + sites hosted/managed centrally by a core IT group How will you govern the information in your organization, such as: documents, lists, Web sites, and Web pages? How do you maximize the information s usability and manageability? Who has access to what content – how are you making content available internally and externally and to whom? IT Governance 1. Approval process, including length of time and approvals necessary to create a site. Costs for users/departments. Operations-level agreement – which teams perform which operations and how frequently. Policies around problem resolution through a help desk. How will you control the services that you offer? What will you provide with each service? What will you include in service-level agreements for each service? And how do you prevent proliferation of unmanaged servers? Information management Three major areas for governing SharePoint 2013: Service level agreements should include: Software + services Group and team sites Projects and workspaces Content + information stored by users Manageable Proportion of site types in a typical environment Increases effectiveness Meets requirements Can the IT team effectively implement and manage the information? Does the architecture add to your organization s effectiveness? Does the information architecture meet regulatory requirements, privacy needs, and security goals? Questions to ask when designing a site or solution: How will the site or solution be structured and divided into a set of site collections and sites? How will data be presented? How will site users navigate? How will search be configured and optimized? How can you organize content so that searches return useful results? What types of content will live on sites? How will content be tagged and how will metadata be managed? Does any of the content on the sites have unique security needs? What is the authoritative source for terms? How will information be targeted at specific audiences? Do you need to have language- or product-specific versions of your sites? Who will write content for the site and what method will you use to publish it? Govern your content by using tools for content management, including: Use workflows and approvals for Document Centers and site pages – wherever official documentation is stored. Use approval for published websites to control pages. Use version history and version control to maintain a history and master document. Use content types with auditing and expiration for document libraries to manage document lifecycle. Manage libraries by using the Content Organizer. Use site policies to manage site collection lifecycles. Use Information Rights Management and auditing to secure and audit important corporate assets and any sites that contain sensitive information. Determine the rules or policies that you need to have in place for the following types of items: Manage versions and records Catalog and store information properly Design navigation to help users find important information Integrate information architecture with search Define publishing strategy Be sure to consider access to content when you design your solution and sites. This overlaps with IT Governance as you consider your entire environment. Ask these questions: 1. How do I structure permission in a site? 2. How do I target content to a specific audience? 3. Should I use Information Rights Management (IRM) to protect content? Which of these factors is the highest priority for each type of content? Which priority do you optimize for? Information access Use metadata to enable search and comparisons Information management: permissions and audiences Personal sites (My Sites) Information management tools Good information architecture supports the following goals: IT governance: access 1. How do I make this content accessible to external users? 2. How do I make sure that only people who need access have it? When thinking about content, consider the balance between the following factors: Pages Lists Documents Records Rich assets Blogs and wikis Feeds Anonymous comments Anonymous access Terms and term sets External data Availability Content needs to be available when users need it, and where they can get to it. Access Consider who has access to the content. If it should be secure, is it? Redundancy Shared copies reduce redundancy and provide one version of a document. The three areas of governance are equally important. This poster describes each area and provides key concepts for each area. Governance Team Governance and Training Your governance policies should support your organization s goals and be kept up-to-date as your organization s needs change. We recommend that you create a team from various disciplines across your organization to develop and maintain these policies. Great training, good resources, and effective search are keys to user adoption. Application management How will you manage the applications that are developed for your environment? What customizations do you allow in your applications, and what are your processes for managing those applications? Custom solutions Lifecycle management Development GOVERNANCE CHECKLIST: Training Education Content Search Governance team User Adoption Information architects or taxonomists Compliance officers Influential information workers IT technical specialists Development leaders Trainers IT managers Business division leaders Financial stakeholders Executive stakeholders Strictly managed Customizations must adhere to customization policy; deployments and updates tested and rigorously maintained Solutions or apps for SharePoint? Follow these best practices to manage applications based on SharePoint 2013 throughout their lifecycle: Pre-production Production Loosely managed Rules about development environments or customizations are less rigid Customization policy Determine which types of customizations you want to allow/disallow, and how you will manage customizations. Your customization policy should include: Service level descriptions Processes for analyzing Process for piloting and testing customizations Guidelines for packaging and deploying customizations Guidelines for updating customizations Approved tools for customization Who is responsible for ongoing code support Specific policies regarding each potential type of customization Sync Control source code and use versioning Sync Test new and updated apps and solutions Keep environments in sync to get best results from testing Branding Consistent branding with a corporate style guide makes for more cohesive-looking sites and easier development. Store approved themes in the theme gallery for consistency so that users will know when they visit the site that they are in the right place. Design Manager for branding With Design Manager, you can create a visual design for your website by using whatever web design tool or HTML editor you prefer and then upload that design into SharePoint. Design Manager is the central hub and interface where you manage all aspects of a custom design. Creating the visual design of a site often fits into a larger process, in which multiple people or organizations are involved. For a roadmap of the tasks from a larger perspective, see Design and branding in SharePoint 2013 (http://aka.ms/Tbcvxm). New development model: apps for Sharepoint Apps for SharePoint are self-contained pieces of functionality that extend the capabilities of a SharePoint website. An app may include SharePoint components such as lists, workflows, and site pages, but it can also surface a remote web application and remote data in SharePoint. An app has few or no dependencies on any other software on the device or platform where it is installed, other than what is built into the platform. Apps have no custom code that runs on the SharePoint servers. Design apps for end users Use farm solutions for administrators Apps: Are easy for users (tenant administrators and site owners) to discover and install Use safe SharePoint extensions Provide the flexibility to develop future upgrades Can integrate with cloud-based resources Are available for both SharePoint Online and onpremises SharePoint sites Solutions: Can access the server-side object-model APIs that are needed to extend SharePoint management, configuration, and security Can extend Central Administration, Windows PowerShell cmdlets, timer jobs, custom backups, and so on Are installed by administrators Can have farm, web application, or sitecollection scope Governance policy for apps for SharePoint Set a policy for using apps for SharePoint in your organization. Can users purchase and download apps? How do you make your organization s apps available? How do you tell if they re being used? SharePoint Store Determine whether users can purchase or download apps from the SharePoint Store. App Catalog Make specific apps for SharePoint available to your users by adding them to the App Catalog. App requests Configure app requests to control which apps are purchased and how many licenses are available. Monitor apps Monitor specific apps in SharePoint Server 2013 to check for errors and to track usage. 34 Inrich@ng van SharePoint op basis van governance (1) Stel eerst je uitgangspunten vast (voorbeelden): • SharePoint is bedoeld om informa@e op orde te houden en als organisa@e in control te blijven • Alle informa@e dient geclassificeerd te worden • Informa@e is om te delen • Informa@e is al@jd toegankelijk • Informa@e wordt slechts eenmaal opgeslagen • Samenwerking met externen mogelijk • Informa@e is eenvoudig te vinden • We archiveren digitaal • Vermijd maatwerk • Ondersteuning van social-‐media-‐func@onaliteit Inrich@ng van SharePoint op basis van governance (2) En maak afspraken over: • Architectuur van de SharePoint-‐omgeving • Verantwoordelijkheden van hoog tot laag: van architect tot eindgebruiker • Welke soort sites kunnen worden gebruikt • Welke standaardtemplates voor sites gebruiken we en waarvoor zijn ze bedoeld? • Op welke manier sites en apps aanvragen • Gebruik van ordening en/of metadata • Lifecycle van sites (incl. archiveringsmogelijkheden) • Uitgangspunten vertrouwelijkheden • Wat teams en afdelingen mogen • Wat eindgebruikers mogen • Gebruik van third party applica,ons: en welke func@onaliteit ondersteunt die? • Infrastructuur • Beheer • Huiss@jl Rollen en vran echten: waarom? en rechten Inrich@ng SharePoint: rollen Vrijheid blijheid is geen goed idee als je gaat werken met SharePoint Daarom is een afgewogen inrich@ng van rollen en rechten vitaal in SharePoint. • Rollen: alle rechten zijn gebaseerd op de rollen die een medewerker in organisa@e of organisa@e-‐onderdeel heeR • Rechten: uitgangspunt voor samenwerking is ‘open tenzij’ • ‘Open tenzij’ is niet per defini@e bewerkbaar tenzij • Rechten en rollen zo simpel mogelijk inrichten in SharePoint: • Op hoog niveau • Overal op basis van de governance-‐afspraken • Uitzonderingen helder benoemen en onderbouwen • Rechten zijn in SharePoint (standaard) vrij rigide: • Bewerkrechten zijn ook verwijderrechten • Rechten om meer dan documenten aan te maken inperken! • Rechten om op laag niveau te variëren inperken: spelen met rechten staat samenwerking in de weg! Rollen rollen en rechten SharePoint: (in organisa@e of groep of proces) • Technisch beheerder • Applica@ebeheerder • Recordmanager • Func@oneel beheerder • KCC/DIV • Behandelaar • Medewerker • Lezer • Geen rol Rechten SharePoint: rollen en rechten • Alle rechten • Rechten om rechten te beheren • Rechten om sitecollec@es, sites, bibliotheken, lijsten etc. aan te maken • Rechten om mappen en dossiers aan te maken • Schrijfrechten • Leesrechten • Geen rechten Rechten uitdeelbaar op alle niveaus SharePoint: rollen en rechten en groepen inrichten Rollen en rechten Hoe richt je rollen en rechten en groepen in SharePoint in: • Stel je uitgangspunten vast: • Open, tenzij… • Bewerkbaar, tenzij… • Need to know • Gebruik organisatorische groepen EN organisa@e • Geef gebruikers toegang via Ac@ve Directory • Stel de rollen vast die gebruikers in hun groep hebben en de rechten die daarbij horen. • Stel de rollen op organisa@eniveau vast en de rechten die daarbij horen. SharePoint: rollen en rechten en groepen inrichten Rollen en rechten Voorbeeld: • Uitgangspunt: • Open, tenzij… • Organisatorische groepen EN organisa@e: • Bedrijf • Frontoffice • Backoffice • Frontoffice kent twee rollen: • Medewerker = schrijfrechten • Collega backoffice = leesrechten • Systeem kent een beheerder op organisa@eniveau: • Beheerder = alle rechten (lees-‐, schrijf-‐ en beheerrechten) Rechten op procesniveau vraagt om keuze op welk niveau in SharePoint je en proces plaatst: Site? Bibliotheek? Documentmanagement in SharePoint Conten[ype (inhoudstype) Conten[ype (wat is het?) ContenDype (bijvoorbeeld: corresponden5e): “een verzameling herbuikbare site columns die een ‘type of content’ in de organisa@e definiëren” Conten[ype maakt het mogelijk om allerlei specifieke regels voor items van een bepaald conten[ype in te stellen. Bijvoorbeeld: • Vertrouwelijkheid • Metadata (site columns) die je kunt (her)gebruiken • Bewaartermijnen (‘document policies’) • Verplaatsingsregels (‘document policies’) à Speelt een belangrijke rol bij recordmanagement Conten[ype -‐ voorbeeld Conten[ype (hoe werkt dat dan?) Voorbeeld: contenDype corresponden5e • Je wilt een aantal metadata (kolommen) in combina@e gebruiken: – – – – Kenmerk afzender Naam, adres, woonplaats Antwoord nodig Fatale datum • Die kolommen gebruik je om: – – – – – Gegevens te valideren Vaste waardenlijsten te gebruiken Te overerven Weergaves te maken Ac@es (workflows) te starten (incl. die voor archivering) • Dezelfde kolommen kun je op verschillende conten[ypes gebruiken Metadata in SharePoint Metadata Metadata: eigenschap van het document • gestructureerde metadata = taxonomie • ongestructureerde metadata = folksonomie • Folksonomie kan taxonomie voeden Metadata kunnen op verschillende niveaus (bibliotheek, site, sitecollec@e, tenant) worden vastgesteld en beschikbaar gesteld. Hoe hoger, hoe beter te beheren (‘trefwoordenlijst Rijkswaterstaat’). Ze kunnen worden beheerd op organisa@eniveau! (managed metadata) Metadata kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan structureren en vinden van informa@e. Maar…. de eindgebruiker moet meedoen! Voorbeeld: site volledig met metadata ingericht Weergave met metadata (ongefilterd) Voorbeeld: filteren op metadata Weergave met metadata (gefilterd) Managed metadata Werken met managed metadata Stuctureer via metadata! Werken met managed metadata Als je een document in een mapje (in een mapje.. in een mapje…) sleept, ken je eigenlijk metadata toe aan het document: structurerende metadata. Op netwerkschijven vaak: • Jaartal • Documen[ype • Applica@e (.doc) • Opsteller Belangrijk: vaststellen hoe je dit in SharePoint gaat doen (de ordening). Combina@e van elementen (site, bibliotheek, map, documentset), metadata en overerving. Documentmanagement in SharePoint (1) – werken met documenten Documentmanagement – waar gaat het over? • • • • • • • • • Opstellen en wijzigen van documenten Kenmerken van het document vastleggen (registra@escherm) Metadata Documenten zoeken Versiebeheer van documenten Vertrouwelijkheid van documenten (documenten beveiligen) Documenten opslaan uit andere bronnen (bureaublad, e-‐mail) Documenten verwijderen Vasthouden wat er met een document is gebeurd (audit trail) 50 Documentmanagement in SharePoint (2) – werken met documenten DM -‐ Opstellen en wijzigen van documenten Naadloze integra@e met MS Office (excl. Outlook) In cloud: werken met webapps Allemaal werken in hetzelfde document Document door uitchecken @jdelijk tegen bewerken te beveiligen Voorkeur: werken met documentsjablonen waaraan conten[ypes zijn gekoppeld (dan is keuze conten[ype door eindgebruiker ‘natuurlijk’) • In SharePoint zeer eindgebruikersvriendelijk vergeleken met alle overige documentmanagementsystemen • Tegelijk werken in hetzelfde document is mogelijk • • • • • 51 Documentmanagement in SharePoint (3) -‐ metadata DM – Kenmerken van het document vastleggen • Documentregistra@eschermen met alle denkbare metadata mogelijk • Metadata gekoppeld aan conten[ype: een vergunning heeR andere kenmerken dan een subsidie • Voor verschillende conten[ypes zijn verschillende registra@eschermen mogelijk • Managed metadata: op zeer hoog niveau vast te leggen en op elke onderliggende site te gebruiken (en ook te doorbreken) • Managed metadata: ook zeer geschikt om gericht op te zoeken • Vrij in te vullen of keuzelijst • Verplicht of niet verplicht • Hoe meer smaken, hoe las@ger te beheersen 52 Documentmanagement in SharePoint (4) -‐ zoeken DM – documenten zoeken SharePoint 2013 – krach@ge zoekmachine (Fast) Zoeken op inhoud en kenmerken Zoeken door alles heen Presenta@e zoekresultaten Filteren zoekresultaten: mogelijk op standaardmetadata en managed metadata • Realiseren van specifieke zoekschermen met specifieke zoekvelden is mogelijk • Steeds meer: vinden op basis van patronen • • • • • 53 Documentmanagement in SharePoint (5) -‐ versiebeheer DM -‐ versiebeheer Staat op siteniveau aan of uit Als het aan staat, kun je bepalen hoeveel versies je wilt bewaren Oneindig = aanslag op je opslagcapaciteit Eindig = als maximum is bereikt, overschrijR de nieuwe versie de oudste (etc) Werken met minor versies en major versies Per versie aangeven waarom die versie bestaat Bij verplaatsing naar archief minor versies laten vervallen Koppelen aan goedkeuringsworkflow: als goedkeurder akkoord geeR, ontstaat een major versie die openbaar is • Versies kunnen worden verwijderd • Oude versies kunnen tot actuele versie worden gemaakt • • • • • • • • 54 Documentmanagement in SharePoint (6) -‐ vertrouwelijkheid DM -‐ vertrouwelijkheid • SharePoint is ‘gebouwd’ voor het ‘open, tenzij…’-‐model • Organisa@es kiezen intern voor: – Schrijfrechten op sites waar je moet werken – Leesrechten op alle andere sites • Vertrouwelijk is een uitzondering die je moet verantwoorden • Die uitzondering regel je op basis van: – Vertrouwelijke sites of bibliotheken – Conten[ypes – Metadata 55 Documentmanagement in SharePoint (7) – e-‐mail DM – documenten uploaden uit andere bronnen (capture) • Vanuit Outlook: ‘opslaan als…” of third party tool nodig: – Harmon.ie of Colligo • of (in SharePoint 2013) tussenstapje: slepen ‘via bureaublad’ 56 Documentmanagement in SharePoint (8) -‐ verwijderen DM – documenten verwijderen • Documenten verwijderen is standaard een recht dat onderdeel is van bewerkrechten • Verwijderde documenten blijven langere @jd na verwijdering beschikaar in siteprullenbak • Je kunt het verwijderrecht uitze[en maar dit leidt tot ongemakkelijk werken voor eindgebruikers 57 Documentmanagement in SharePoint (9) – audit trail DM – audit trail • SharePoint houdt vast wat gebeurd is met een item (bijv. document). • Je kunt hier heel veel aan instellen (de Verenigde Staten kennen immers een claimcultuur). • Standaard wordt niet bijgehouden wat gewijzigd wordt aan document: dit kun je wel via versiebeheer en ‘documenten vergelijken’ achterhalen. • Een goede inrich@ng van de rechten houdt sowieso onterechte ac@es tegen: hoe de rechten zijn ingesteld kun je per document zien. (compliance details >> audit log) 58 Documentmanagement in SharePoint (10) – audit trail DM – audit trail 59 SharePoint: archivering (recordmanagement) Geschiedenis van recordmanagement in SharePoint • SharePoint 2003: zo goed als geen recordmanagement mogelijk wel in opkomst als ECM-‐pla\orm, dus grote roep om recordmanagement • SharePoint 2007: recordmanagement mogelijk alleen door verplaatsing documenten naar recordcentrum • SharePoint 2010: nieuw is in place recordmanagement • op basis van conten[ypes wordt reten@e (archiefregime) bepaald • documentsets (dossiers) • recordcentrum krijgt afgiRebibliotheek voor routering records op basis van metadata • introduc@e legal hold func@onaliteit • betere audit trail • SharePoint 2013: recordmanagement ook mogelijk in de cloud • site-‐reten@e (volledige site archiveren) mogelijk • in cloud en on premises zelfde mogelijkheden voor archiveren Wat is dat, archiveren? Recordmanagement (archivering) – waar gaat het over? Een dossier of document is gearchiveerd als het: • De status ‘gearchiveerd’ heeR • Onwijzigbaar is geworden • In een digitaal duurzaam formaat is opgeslagen • Alle noodzakelijke archiexenmerken heeR • De bewaartermijn is gestart • In een archieyeheeromgeving is opgenomen Later gaat het over: • Vernie@gen • Overdragen • Opmaken vernie@g-‐ en overdrachtslijsten (niet standaard) 62 Hoe gaat dat dan in SharePoint? SharePoint: archivering niet ‘Nederlands’ • SharePoint kent standaard wel documenten maar geen dossiers. • Document(sets) worden gearchiveerd (onwijzigbaar gemaakt of verplaatst naar recordcentrum), mappen niet. • Regels voor verplaatsing en archivering stel je bij voorkeur vast op basis van conten[ypes. • Regels: – “Als een document is van conten[ype ‘factuur’, dan wordt het 1 jaar na laatste wijziging verplaatst naar recordcentrum.” – en – “Als een document is van conten[ype ‘factuur’, dan wordt het 7 jaar na aankomst in recordcentrum vernie@gd.” • Alles wat je meer wilt, is nadere inrich@ng – maatwerk – of niet mogelijk. 63 Hoe gaat dat dan in SharePoint? SharePoint: archivering Archiveren van documenten of dossiers (documentsets) kan op verschillende manieren in SharePoint: 1. Verplaatsen naar recordcentrum 2. In place recordmanagement 3. Een combina@e van 1 en 2 (‘in place’ is SSA, recordcentrum is SA) 4. Site op alleen lezen ze[en 64 Hoe gaat dat dan in SharePoint? SharePoint: archivering 1. Verplaatsen naar recordcentrum Voordelen: Overzicht: gearchiveerde objecten zijn daadwerkelijk in niet-‐wijzigbare site opgenomen, waarop specifieke toegangsrechten van toepassing zijn • Archiefregels standaardiseren in RM, verplaatsingsregels kunnen divers zijn in processites (DM-‐sites) • Ook als je op honderden sites werkt in je procesomgeving, kun je volledig archief bundelen op dezelfde plaats Nadelen: • Je werkt in twee ‘omgevingen’, maar dat is soms nauwelijks merkbaar (uiterlijk kan hetzelfde zijn, zoeken kan over verschillende omgevingen tegelijk) 65 Hoe gaat dat dan in SharePoint? SharePoint: archivering 2. In place recordmanagement Voordelen: • Per object (site, subsite, bibliotheek, document) specifieke archiefregels in te stellen, maar ook toe te passen op volledige sitecollec@es (= standaard SP: overerving doorbreken of niet?) • Je blijR in één omgeving: geen onderscheid tussen documenten in behandeling en documenten die zijn gearchiveerd Nadelen: • Ingewikkeld bouwwerk • Welke beperkingen op een document van een bepaald type komen te liggen als je er een record van maakt • In welke lijsten of bibliotheken handma@g record verklaren toegestaan is • Wie mogen handma@g record verklaren en record verklaren ongedaan maken 66 Verschillen recordcentrum en in-‐place-‐recordmanagement Hoe gaat dat dan in SharePoint? SharePoint: archivering 3. Combina5e van recordcentrum en in place recordmanagement Voordeel: • Onderscheid tussen risicovolle records (naar recordcentrum) en minder risicovolle records (in place) Nadeel: • Maakt het nog ingewikkelder 68 Hoe gaat dat dan in SharePoint? SharePoint: archivering 4. Site op alleen lezen Voordelen : • Je hoeR geen regels te bedenken • Projectleider/site-‐eigenaar verantwoordelijk voor ‘echt digitaal archiveren’ • Eenvoudig te realiseren • Er gebeurt niets automa@sch Nadelen: • Veel handwerk • Alleen bruikbaar in @jdelijke omgevingen (bijvoorbeeld projecten) 69 Verdieping recordmanagement Stel vast: hoe wil ik archiveren? • Zaakgericht, dossiergericht, documentgericht? Of een combina@e daarvan? • Op basis van een procesgerichte selec@elijst of op basis van documen[ypen? • En verder vragen als: • Met welke we[elijke eisen hebben we te maken? • Willen we alles automa@sch of is enig handwerk mogelijk of wenselijk? • Moeten documenten met de status ‘gearchiveerd’ in een andere omgeving worden opgeslagen dan documenten in bewerking? • Is het wenselijk dat de beheerder van de processite ook beheerder van de records is, dus archieyeheerder? • Wil je een specifieke rol van archieyeheerder (record manager) realiseren in de organisa@e? • Is de toegang tot gearchiveerde documenten anders dan tot documenten in proces? • Is de processite @jdelijk of duurzaam? Hoe configureer ik een recordcentrum? 1. Zorg dat je een ordeningsplan voor je archief hebt (waarbij SharePoint denkt in conten[ypes) 2. Maak een recordcentrum aan (template) 3. Vertaal je ordeningsplan naar indeling van het recordcentrum in bibliotheken en/of lijsten 4. Koppel conten[ypes aan je bibliotheken/lijsten zodat records van dat conten[ype daar ‘landen’ 5. Voeg kolommen voor de metadata toe (zoeken/filteren) 6. Stel de juiste archiefworkflows samen: • Op basis van conten[ypes? • Op basis van doelbibliotheek met eigen bewaartermijn? Voorbeeld archiefworkflow Voor verplaatsen document(set) If ‘conten[ype’ is ‘contract’ And If ‘status’ is ‘afgehandeld’ Then ‘start workflow’ ‘move to recordcentrum’ Whereby loca@on is ‘/sharepoint/recordcentrum/’ Whereby ‘conten[ype’ is ‘gesloten contract’ Whereby ‘bibliotheek’ is ‘/contracten’ Whereby ‘einde bewaartermijn’ is ‘today + 7’ Voor vernie5gen document(set) If ‘einde bewaartermijn’ is today Then ‘start workflow’ ‘aanbieden voor vernie@ging’ Whereby document is moved to ‘list klaar voor vernie@ging’ Whereby e-‐mail is sent to ‘recordmanager’ with message “…” Hoe stel ik in place recordmanagement in? • Zet de mogelijkheid een document(set) tot record te verklaren voor de sitecollec@e aan • Stel vervolgens de Record declara5on seQngs in • Bepaal de beperkingen die je instelt op gearchiveerde documenten • Bepaal of je ook handma@g mag archiveren of alleen op basis van ‘policy’ ‘policy’ is: een gebeurtenis (meestal toekennen waarde aan metdataveld) zorgt voor start van workflow die van een document een record maakt • Bepaal welke rollen handma@g documenten tot record mogen verklaren • Bepaal vervolgens per bibliotheek of lijst de precieze werking van de archiefregels • instellingen overerven van sitecollec@e • handma@g archiveren mogelijk of onmogelijk maken • alle documenten in lijst/bibliotheek worden automa@sch archiefdocumenten Recordmanagement: wat moet ik vooraf doen? 1. Stel vast hoeveel vormen van archivering je organisa@e kent: gaat het grofweg voor alle processen hetzelfde of niet? 2. Stel de minimale eisen vast. 3. Maak een inschaJng van volumes. 4. Baseer op bovenstaande je archiveringsscenario: werkwijze en func@onele eisen dan meteen duidelijk. 5. Maak een keuze uit: 1. In place recordmanagement 2. Recordcenter 3. Combina@e van die twee 6. Stel procedures, werkwijze en triggers voor archiveren van documenten en dossiers vast. 7. Stel procedure voor (goedkeuring van) verwijdering vast. 8. Doe dit zoveel mogelijk vooraf: gewenste inrich@ng van recordmanagement kan invloed hebben op inrich@ng documentmanagement. Tweede voorbeeld 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Inrich@ng in werkomgeving: iedere site wordt aangemaakt volgens sitesjabloon Iedere site wordt aan een werkproces gekoppeld Iedere site krijgt contextkenmerken mee (jaar, direc@e, afdeling etc.) Door overerving wordt veld ‘werkproces’ voor ieder document(set) gevuld (net als andere contextkenmerken) Een document kan los worden gearchiveerd, tenzij het onderdeel is van een documentset (maatwerk) Document(set) 12 mnd niet gewijzigd: verplaatsing naar archief Link blijR achter in werkomgeving In archief (recordcentrum) wordt document(set) gerouteerd naar bibliotheek met de juiste werkprocesnaam In die bibliotheek gelden bewaartermijnen volgens selec@elijst Aandachtspunten: 1. Selec@elijst moet zo plat mogelijk (zo min mogelijk werkprocessen) 2. Werkproces per site moet mogelijk zijn 3. Context blijvend vastleggen via metadata (gaat anders verloren in recordcentrum) Prak@jkvoorbeelden recordmanagement (MicrosoR) Bank (wereldwijd) Bank met de volgende eigenschappen: • 250.000 gebruikers • 370.000.000 documenten • 1.500 TB aan documenten MicrosoR zelf ontwerpt de oplossing: • Houd voldoende rekening met de limieten van SharePoint! • Maak een keuze tussen in-‐place en records center (in dit scenario: records center) • Maak een juiste architectuur (een content farm en records farm -‐ elk met 82 servers) • Introduceer aanpassingen (maatwerk) waar nodig. In dit scenario was dit zeker zo. Verzekeringsmaatschappij (wereldwijd) • Het uitgangspunt hierbij was "Search driven informa@on”. • Een leuke uitspraak was: "Search, don't browse”. • Inrich@ng niet te vergelijken met die van een Nederlandse overheidsorganisa@e, want: • Verzekeringsmaatschappij kent beperkt aantal conten[ypes • Metadata verschillen minimaal per conten[ype • Zaakgericht werken is simpel in te richten (enkele workflow) General Motors (wereldwijd) • Bescheiden maatwerk vanwege governance en gebruikersgemak • Aanvragers krijgen een sitecollec@e op basis van een sjabloon (kleiner wordt niet gemanaged) • Autorisa@es, metadata en beveiliging per sitecollec@e • Maximale omvang van 25 Gb per sitecollec@e (beheersbare volumes) • Iedere sitecollec@e heeR een eigenaar • Iedere eigenaar (wereldwijd) volgt verplichte training • Iedere eigenaar heeR een vervanger • Iedere eigenaar tekent een verklaring dat hij of zij bekend is met de geldende complianceregels bij het classifica@eniveau • in de aanvraag worden al metadata voor reten@e meegenomen • Iedere sitecollec@e heeR bu[ons voor het archiveren. • De archivering zelf is metadatagebaseerd Documenten verhuizen op basis van regel naar recordcenters (die bij aanmaken sitecollec@e zijn aangemaakt) en laten een link achter. Conclusies • Als je vooraf bedenkt hoe je wilt archiveren, kun je dit in de procedure voor aanmaken en uitgeven van sites meenemen. • Grote recordcenters zijn geen probleem, oncontroleerbare grote sitecollec@es (voor documentmanagement) wel. • De archiveringsmethoden verschillen per organisa@e – daarom moeten bovenop de standaardmogelijkheden van SharePoint vaak ‘maatwerkworkflows’ worden gebouwd. • Je kunt governance beheersbaar maken, maar alleen met vergaande centralisa@e en strenge regels vooraf. • Je moet ‘het archiefvraagstuk’ weghouden bij de eindgebruiker: die moet – door loyaal te voldoen aan de afspraken in de DM-‐omgeving (document plaatsen, document op de juiste plek plaatsen, verplichte metadata goed invullen) – genoeg gedaan hebben.
© Copyright 2024 ExpyDoc
![Cadac Organice Explorer [nl]](http://s3.expydoc.com/store/data/006662575_1-de63463d0123821f7a005e1e497d7944-250x500.png)
