Verkeersverificatiedocument (Movement Verification System – MVS)

Federale
Overheidsdienst
FINANCIEN
Brussel, 29 augustus 2014
Algemene administratie van de
DOUANE en ACCIJNZEN
Afz: Centrale Administratie - Dienst Accijnsprocedures
North Galaxy – Toren A verd. 22, Koning albert II laan 33 bus 37, 1030 BRUSSEL
Aan alle buitendiensten
uw bericht van
uw kenmerk
ons kenmerk
D.A. 003.171
bijlage(n)
Handleiding EMCS – Verkeersverificatiedocument
(Movement Verification System – MVS)
1 Inleiding
Sinds februari 2014 werd MVS opgenomen in het geautomatiseerde systeem EMCS.
Hieronder vindt u de gebruikershandleiding voor het tabblad VGD.
Met het “VGD”-systeem is het mogelijk om informatie op te vragen in verband met
goederen die tussen lidstaten werden verzonden onder de regeling “accijnzen betaald”.
Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het verzoek een e-AD betreft, er gebruik
gemaakt moet worden van het tabblad “Administratieve samenwerking”.
Voor meer informatie over uw dossier kunt u terecht bij:
Van Roy Vicky
Centrale Administratie – Dienst Accijnsprocedures
E-mail: [email protected]
tel +32 257 82 207
E-mail: [email protected]
1
2
3
4
Inleiding ______________________________________________________________________ 2
Algemene richtlijnen ___________________________________________________________ 4
Het tabblad VGD ______________________________________________________________ 7
Een verzoek opstellen en een antwoord raadplegen________________________________ 7
4.1
Een verzoek opstellen en verzenden_____________________________________________ 7
4.2
Een antwoord van de aangezochte lidstaat op een uitgaand verzoek raadplegen__________ 15
5 Verzoeken vanuit een andere lidstaat ___________________________________________ 16
5.1
Een inkomend verzoek raadplegen_____________________________________________ 17
5.2
Een inkomend verzoek terugsturen naar ELO ____________________________________ 18
5.3
Een inkomend verzoek beantwoorden __________________________________________ 19
5.3.1
Uitstel van antwoord vragen______________________________________________ 19
5.3.2
inkomend verzoek beantwoorden __________________________________________ 20
5.4
Verzoeken in behandeling ___________________________________________________ 23
5.5
Inkomende reeds beantwoorde verzoeken raadplegen ______________________________ 23
5.6
Historiek van inkomende verzoeken opvragen ___________________________________ 24
6 Opzoeking ___________________________________________________________________ 25
2
2 Algemene richtlijnen
Indien een verzoek wordt opgemaakt in België, wordt gesproken over een “uitgaand verzoek”.
Wanneer het een verzoek betreft dat komt uit een andere lidstaat en verzonden wordt naar
België, dan wordt gesproken over een “inkomend verzoek”.
De volgende benamingen worden gebruikt in onderhavige nota:
(1)
(2)
(3)
(1): tabbladen
(2): linkermenu optie “inkomend verzoek”
(3): categorieën
Alle velden met een rode asterisk zijn verplichte velden.
Identificatienummer van het verzoek
Om leesverwarring tussen de letter “O” en het cijfer “0” te vermijden bij het identificatienummer,
zal er geen gebruik gemaakt worden van de letter ‘O’ in de identificatienummers van de
verzoeken.
ELO
Wanneer er sprake is van een actie ondernomen door het ELO (Excise Liaison Office of centraal
verbindingsbureau), wordt hiermee de dienst CDIB bedoeld. Voormelde dienst fungeert in België
als Excise Liaison Office en zal instaan voor het nakijken en doorsturen van zowel inkomende als
uitgaande verzoeken. Zo zal de CDIB uitgaande verzoeken nakijken en doorsturen naar de
aangezochte lidstaat; inkomende verzoeken zullen door de CDIB toegewezen worden aan de
betrokken dienst.
Verzoekende en aangezochte lidstaat
De lidstaat die het verzoek verstuurt noemt men de verzoekende lidstaat, dit kan zowel de
lidstaat van vertrek als de lidstaat van bestemming zijn. De lidstaat die het verzoek ontvangt
noemt men de aangezochte lidstaat, dit kan zowel de lidstaat van vertrek als de lidstaat van
bestemming zijn.
3
Statussen
Een MVS-verzoek kan verschillende statussen hebben:
-
-
Open: een inkomend of uitgaand verzoek werd verstuurd of ontvangen en er
werd nog geen antwoord verstrekt;
Laat: er werd nog geen antwoord verstrekt binnen de gevraagde
antwoordtermijn; er werd ook geen verlenging aangevraagd door de
aangezochte lidstaat;
Uitgesteld: er werd geoordeeld dat binnen de gevraagde antwoordtermijn geen
antwoord kan verstrekt worden en er werd uitstel gevraagd;
Afgesloten: een antwoord werd verstrekt op een verzoek;
Concept: een ontwerp van verzoek/antwoord bestaat maar is nog niet volledig;
Concept volledig: een ontwerp van verzoek/antwoord is volledig maar nog niet
doorgestuurd.
Het is mogelijk om op bepaalde plaatsen bijlagen toe te voegen. Momenteel kunnen deze
bijlagen enkel in .pdf of .jpeg formaat toegevoegd worden.
Bij voorkeur dienen de verzoeken en antwoorden in het Engels, Frans of Duits ingevuld te
worden.
Opstellen van een verzoek: wie en in welke gevallen?
Een verzoek via MVS over een VGD kan in onderstaande gevallen en door elke
accijnsambtenaar en ambtenaar binnen ELO opgesteld worden:
-
Exemplaar 3 is niet bij de afzender teruggekeerd
Er wordt een tekort of teveel vermeld
Het ontvangstbewijs is niet volledig
Het accijnsnummer van de geadresseerde is niet terug te vinden in SEED
Geschrapt/overschreven zonder officiële goedkeuring
Er wordt om teruggave van accijns verzocht
Steekproefcontrole
Andere
De gevraagde acties die hiermee gepaard kunnen gaan zijn een bevestiging van:
-
De ontvangen hoeveelheden
Bepaalde vermeldingen in bepaalde vakken
De vergunning van de handelaar en de gegevens in SEED
De echtheid van de douanestempel
De echtheid van de stempel van het bedrijf en/of de handtekening van de handelaar
De identiteit van de vervoerder en/of het nummer van het vervoermiddel
De betaling van de rechten
De verzonden hoeveelheid
De aard van de verzonden goederen
Andere
Ingeval voor de optie ‘andere’ gekozen wordt, zal in het veld ‘aanvullende informatie’ meer uitleg
gegeven moeten worden.
4
Opslaan als concept en afdrukken
Bij het opstellen van een verzoek of een antwoord bestaat de mogelijkheid om bij elke tussenstap
het verzoek op te slaan als concept of af te drukken.
Indien men het uitgaand verzoek wil opslaan als concept dient rechts onderaan geklikt te worden
op “Opslaan als concept”.
In dit geval zal de reeds ingevulde informatie van het verzoek opgeslagen en bewaard worden
onder “UITGAAND VERZOEK” – “concepten”. Het verzoek wordt op dat ogenblik echter nog niet
verzonden naar de CDIB en kan nog geraadpleegd, bewerkt en verwijderd worden.
Indien u het opgestelde verzoek of antwoord wenst af te drukken, kan dit ook steeds door rechts
onderaan te klikken op “Afdrukken”. Een afdrukvoorbeeld zal vervolgens geopend worden in een
nieuw venster waarna het afdrukken van het betrokken verzoek of antwoord mogelijk is.
Aanklikken van opties in het linkermenu
Indien u tijdens het opstellen of beantwoorden van een verzoek een optie aanklikt in het
linkermenu vooraleer u het verzoek of antwoord heeft opgeslagen als concept, zal alle reeds
ingegeven informatie verloren gaan.
E-mails
Met de implementatie van versie 5.3 van EMCS wordt voorzien dat het betrokken hulpkantoor
een e-mail ontvangt met betrekking tot een MVS-verzoek in onderstaande gevallen:
-
Indien een inkomend MVS-verzoek door CDIB toegewezen wordt aan het betrokken
hulpkantoor voor verdere behandeling
Indien een uitstel van antwoord ingediend wordt door de aangezochte lidstaat
Indien een antwoord ontvangen wordt van de aangezochte lidstaat
Deze e-mails zijn louter informatief en dienen bijgevolg niet beantwoord te worden.
Contact
Ingeval van problemen dient contact opgenomen te worden via het mailadres
[email protected]. Het is steeds zinvol om print screens (scherm afdrukken)
van de betrokken schermen in bijlage van de mail toe te voegen. Gelieve de dienst
Accijnsprocedures in CC van de mail te vermelden
([email protected]).
5
3 Het tabblad VGD
In de EMCS-applicatie vindt u het tabblad “VGD” rechts bovenaan terug.
4 Een verzoek opstellen en een antwoord raadplegen
4.1
Een verzoek opstellen en verzenden
o Klik in het linkermenu op de optie “NIEUW VERZOEK”
6
Bij het aanmaken van een nieuw verzoek dient minstens de categorie ‘Verzoek details’
ingevuld te worden. Daarnaast kan eventueel de categorie ‘Commentaren’ ingevuld
worden.
o Categorie “Verzoek details”
•
Bericht identificatie en opvolging
Opschrift
In het vak “Aard van het document” kan gekozen worden uit:
1. Controle van de goederenstromen
2. Individuele transacties
Er wordt voor de optie ‘controle van de goederenstromen’ gekozen indien het om
een verzoek gaat dat betrekking heeft op verschillende transacties van een
bepaalde afzender en/of geadresseerde die gedurende een welbepaalde periode
hebben plaatsgevonden. Individuele transacties betreffen verzoeken die betrekking
hebben op één bepaald VGD.
De velden "GN-code", "Hoeveelheid" en "Eenheid" zijn enkel verplicht ingeval de aard van
het verzoek "Individuele transacties" betreft en er geen kopie van het VGD als bijlage werd
toegevoegd. In alle andere gevallen zijn deze velden niet van toepassing en dienen ze
bijgevolg leeg te zijn.
De uiterste datum voor antwoord is altijd drie maanden na de datum van het
opstellen van het verzoek. Een kortere antwoordtermijn mag opgegeven worden;
hierbij dient wel rekening gehouden te worden met de aard van de gevraagde
informatie.
7
Opvolging
De vakken (“Identificatienummer”, “Opsteller van het bericht” en “Datum van
verzending”) worden automatisch door het systeem ingevuld.
De vakken “Referentie van de verzoekende lidstaat” en “Referentie van de
aangezochte lidstaat” zijn optioneel en kunnen eventueel de naam van de
verzoekende en/of aangezochte dienst bevatten. Bij de vakken “Verzoekende
lidstaat” en “Aangezochte lidstaat” dient een lidstaat gekozen te worden uit de
keuzelijst.
Het verzoek kan eventueel opgeslagen worden als concept door onderaan rechts te
klikken op “opslaan als concept”.
Klik op “VOLGENDE”.
•
Contact en verzoekende autoriteit
In deze subcategorie moeten de contactgegevens van de verzoekende autoriteit
ingevuld worden. De vakken “Verzoekende autoriteit”, “E-mailadres contactpersoon”,
“Code kantoor van verzoek”, “Naam kantoor van verzoek”, “Postcode” en “Code
lidstaat” worden automatisch ingevuld, de andere vakken moeten aangevuld worden.
Het verzoek kan eventueel opgeslagen worden als concept.
Klik op “VOLGENDE”.
8
•
Motivering van het verzoek en gevraagde controles
9
Zowel de motivering van het verzoek als de gevraagde acties dienen in deze
subcategorie opgegeven te worden.
Kies het motief of de reden van het verzoek uit de keuzelijst “Motivering van het
verzoek om controle” en geef eventueel aanvullende informatie in het vak eronder (duid
de taal aan waarin de aanvullende informatie wordt ingevuld).
De aanvullende informatie is verplicht indien als motivering “overige” werd aangeduid.
Kies vervolgens de gevraagde controle uit de keuzelijst “Gevraagde controles – plaats
van bestemming” en geef eventueel aanvullende informatie in het vak eronder (duid de
taal aan waarin de aanvullende informatie wordt ingevuld).
De aanvullende informatie is verplicht indien als motivering “overige” werd aangeduid.
In het veld “Vak nummer” kan telkens het vak van het VGD waarop het verzoek
betrekking heeft, ingevuld worden. De mogelijkheid bestaat om zowel bij het motief als
bij de gevraagde controle documenten toe te voegen als bijlage. Via de knop “bladeren”
kan het toe te voegen document geselecteerd worden.
Indien de betrokken documenten niet gescand kunnen worden op de dienst, dient een
kopie hiervan te worden genomen en per post naar de CDIB verzonden te worden
waarbij verwezen wordt naar het Identificatienummer van het verzoek evenals het
betrokken VGD; in dat geval moet het vak “te scannen documenten worden per post
naar ELO verstuurd” aangevinkt worden.
Indien er meerdere redenen voor het verzoek zijn of indien er meerdere controleacties
ondernomen moeten worden, dient men links onderaan te klikken op “+REDEN” of
“+ACTIE”, al naargelang het geval.
Klik op “VOLGENDE”.
10
•
Handelaar van verzending en bestemming
In deze subcategorie worden de gegevens van de handelaar van verzending en
handelaar van bestemming ingevuld. Door het opgeven van het betrokken
accijnsnummer of KBO-nummer en het klikken op bijhorende knop “Kijk in SEED” of
“Kijk in KBO” worden de bijhorende gegevens automatisch ingevuld. Indien de
opgegeven zoekcriteria niet teruggevonden werden, kunnen de naam en het adres van
de betrokken handelaars alsnog ingegeven worden.
Klik op “VOLGENDE”.
•
VGD document, goederen, transportmiddel(en)
11
In de laatste subcategorie van de categorie “Verzoek details”, worden de gegevens met
betrekking tot de goederen en het transportmiddel ingevuld. In deze subcategorie zijn er
geen verplichte vakken. Desalniettemin is het belangrijk de aangezochte lidstaat zoveel
mogelijk informatie te verstrekken.
! Opgelet, alvorens het verzoek te versturen naar ELO bestaat de mogelijkheid om
commentaar toe te voegen in de categorie “Commentaren”. (Meer uitleg zie
categorie “Commentaren”)
Kies vervolgens om het verzoek op te slaan als concept, af te drukken of te versturen
naar ELO. Indien u ervoor kiest om het verzoek af te drukken, zal er een nieuw venster
geopend worden op uw scherm waarin u alle gegevens van het opgestelde verzoek kunt
bekijken en kunt afdrukken.
o Categorieën “Extensie details” en “Antwoord details”
Bij het opstellen van een nieuw verzoek zijn de categorieën “Extensie details” en
“Antwoord details” niet actief. Deze kunnen bijgevolg niet ingevuld worden.
o Categorie “Commentaren”
In de categorie commentaren bestaat de mogelijkheid om extra opmerkingen toe te
voegen aan het verzoek. Voormelde commentaren zijn enkel nationaal zichtbaar.
De naam van de gebruiker en de datum waarop de commentaar werd ingegeven, zullen
telkens opgeslagen worden samen met de ingevulde commentaar. Na het opslaan van
de commentaar (maximum 1000 tekens), zal bovenaan een nieuw leeg commentaarveld
verschijnen waardoor andere gebruikers eventueel nieuwe commentaren kunnen
toevoegen. Opgelet, eens de commentaar werd opgeslagen kan deze niet meer
verwijderd worden.
Voorbeeld: Dit veld kan onder andere gebruikt worden indien u het verzoek terugstuurt
naar ELO omdat het betrokken verzoek volgens u ten onrechte aan uw dienst werd
toegewezen.
12
Van zodra het verzoek verzonden wordt naar ELO, wordt onderstaande bevestiging
weergegeven.
13
4.2
Een antwoord van de aangezochte lidstaat op een uitgaand verzoek raadplegen
Om een antwoord op een uitgaand verzoek te raadplegen, klik in het linkermenu op de
optie “uitgaand verzoek”.
Binnen deze optie bevinden zich drie mogelijkheden; ontwerpen van uitgaande
verzoeken, verzoeken die reeds verzonden werden naar ELO en historiek van de
uitgaande verzoeken.
o Uitgaand verzoek – Ontwerp
Hier bevindt zich de lijst met alle opgestelde uitgaande verzoeken die werden
opgeslagen als concept. Deze verzoeken dienen dus nog verzonden te worden naar
ELO. Door het desbetreffende verzoek aan te klikken, kunt u het openen en verzenden
naar ELO na eventuele aanvullingen of verbeteringen.
o Uitgaand verzoek – Verstuurd naar ELO
In deze lijst bevinden zich alle verzoeken die reeds verzonden werden naar het ELO.
Verzoeken die door de ambtenaar verzonden werden naar ELO maar die door ELO nog
niet doorgestuurd werden naar de aangezochte lidstaat, krijgen de status “CONCEPT
VOLLEDIG”. Verzoeken die naar de aangezochte lidstaat verzonden werden en nog niet
beantwoord zijn, hebben de status “OPEN”.
Verzoeken die wel beantwoord werden, hebben de status “AFGESLOTEN”. Het
antwoord kan in dat geval geraadpleegd worden door te klikken op het desbetreffende
verzoek. Door vervolgens te klikken op de categorie “Antwoord details”, kan het antwoord
van de aangezochte lidstaat geraadpleegd worden.
14
o Uitgaand verzoek – Historiek
Gelet op het feit dat alle verzoeken momenteel nog online in EMCS opgenomen zijn (en
dus niet in een externe database werden opgeslagen), is het niet nodig om een verzoek in
te sturen om een historiek op te vragen. Alle verzoeken en antwoorden kunnen
rechtstreeks in EMCS geraadpleegd worden.
5 Verzoeken vanuit een andere lidstaat
Om inkomende verzoeken uit andere lidstaten te raadplegen, dient geklikt te worden op
de optie ‘Inkomend verzoek’ in het linkermenu.
De optie inkomend verzoek in het linkermenu bestaat uit verschillende mogelijkheden; te
behandelen verzoeken, verzoeken in behandeling, verstuurd naar ELO en historiek.
o
o
o
o
Inkomend verzoek – Te behandelen verzoeken
Inkomend verzoek – Verzoeken in behandeling
Inkomend verzoek – verstuurd naar ELO
Inkomend verzoek – Historiek
De inkomende verzoeken worden door de CDIB (ELO) toegewezen aan de betrokken
dienst. De inkomende verzoeken dienen, na het uitvoeren van de gepaste verificaties op
basis van de door de verzoekende lidstaat verstrekte gegevens, beantwoord te worden
door het resultaat van de uitgevoerde verificaties mee te delen.
15
5.1
Een inkomend verzoek raadplegen
Alle inkomende verzoeken die door uw dienst te behandelen zijn kunnen geraadpleegd
worden door onder de categorie “Inkomend verzoek” in het linkermenu te klikken op “Te
behandelen verzoeken”. Klik vervolgens op het identificatienummer van het inkomend
verzoek, het verzoek zal dan geopend worden.
De administratieve verzoeken inzake VGD die vanaf februari 2014 worden uitgewisseld
via EMCS beogen een snellere en betere samenwerking tussen de lidstaten. De
controles dienen dus met de nodige spoed te worden uitgevoerd, daar een antwoord zou
moeten gegeven worden ten laatste binnen de 3 maanden na ontvangst van het verzoek
of tegen de uiterste datum gevraagd door de verzoekende lidstaat.
Bij het verstrijken van de antwoordtermijn, zal de status van het verzoek automatisch
aangepast worden van “open” naar “laat”. Indien het voor de aangezochte dienst
onmogelijk is om het verzoek binnen de gevraagde antwoordtermijn te beantwoorden,
kan uitstel van antwoord gevraagd worden (zie 5.3).
16
5.2
Een inkomend verzoek terugsturen naar ELO
Het is mogelijk dat een aan uw dienst toegewezen inkomend verzoek niet voor uw dienst
bestemd is. In dat geval kunt u het verzoek terugsturen naar ELO door te klikken op “Terug
naar ELO zonder opslaan”. Het is raadzaam om in voormeld geval wel het veld
commentaar in te vullen en op te slaan alvorens het verzoek terug te sturen naar ELO.
17
5.3
Een inkomend verzoek beantwoorden
Een inkomend verzoek dient in principe binnen de drie maanden beantwoord te worden.
Indien dit niet mogelijk is kan uitstel van antwoord gevraagd worden (zie 5.3.1). Om een
inkomend verzoek te beantwoorden dienen de schermen doorlopen te worden zoals
weergegeven in 5.3.2.
5.3.1
UITSTEL VAN ANTWOORD VRAGEN
o Categorie “Extensie details”
In de categorie ‘Verzoek details’ bevinden zich alle gegevens van het verzoek.
De categorie ‘extensie details’ geeft meer informatie weer met betrekking tot de
opvolging van het verzoek. Indien uitstel van antwoord gevraagd wordt, kan dit hier
ingegeven worden bij ‘extensie details’.
Een aantal velden, waaronder het telefoonnummer en faxnummer van de contactpersoon
dienen aangevuld te worden. Klik vervolgens op “VERLENG”.
Door het vragen van het uitstel wordt de verzochte lidstaat eveneens op de hoogte
gebracht van het feit dat het verzoek later dan voorzien beantwoord zal worden en wordt
de status van het verzoek verandert van “open” naar “uitgesteld”.
Indien de antwoordtermijn verstrijkt zonder dat een uitstel van antwoord werd gevraagd,
zal de status van het verzoek automatisch aangepast worden van “open” naar “laat”.
18
5.3.2
INKOMEND VERZOEK BEANTWOORDEN
Een inkomend verzoek kan beantwoord worden door de velden in de categorie
“Antwoord details” in te vullen.
19
o Categorie “Antwoord details”
Het antwoord op het verzoek dient opgenomen te worden in de categorie “Antwoord
details”.
• Bericht identificatie en opvolging
De informatie bij de bovenvermelde velden wordt automatisch ingevuld.
•
Contact
De velden telefoonnummer en faxnummer van de contactpersoon dienen aangevuld te
worden.
20
•
Motivering van het verzoek en gevraagde controles
Bovenvermeld scherm is nieuw ten opzichte van de module administratieve
samenwerking binnen EMCS. Aan de linkerkant worden in deze module de verzochte
handelingen of gevraagde acties weergegeven die door de verzoekende lidstaat werden
ingevuld, de feedback en resultaten met betrekking tot de gevraagde acties kunnen aan
de rechterkant aangevuld worden. Op deze manier worden vraag en antwoord in
eenzelfde scherm weergegeven.
In het verplichte veld “resultaatcode” kan een begrip gekozen worden uit volgende lijst:
-
Bevestigd
Niet bevestigd
Niet gecontroleerd
•
Resultaten
21
-
Tenslotte kan als besluit weergegeven worden of:
er onregelmatigheden werden vastgesteld
er bepaalde controles niet konden worden uitgevoerd
bijkomende informatie nodig is om het verzoek te kunnen beantwoorden
Bijlagen kunnen eventueel per post naar ELO verzonden worden.
5.4
Verzoeken in behandeling
In het linkermenu bij de optie “Inkomend verzoek” kunnen ook “verzoeken in
behandeling” geraadpleegd worden. Het betreft hier telkens verzoeken die door uw
dienst deels beantwoord werden en opgeslagen werden als concept.
5.5
Inkomende reeds beantwoorde verzoeken raadplegen
Door in het linkermenu te klikken op “Verstuurd naar ELO” bij “INKOMEND VERZOEK”
kan een overzicht bekomen worden van de reeds beantwoorde inkomende verzoeken
die verzonden werden naar ELO.
22
5.6
Historiek van inkomende verzoeken opvragen
Door in het linkermenu te klikken op “Historiek” bij “INKOMEND VERZOEK” kan een
overzicht bekomen worden van de reeds beantwoorde inkomende verzoeken die reeds
verzonden werden door ELO.
23
6 Opzoeking
Het is mogelijk om bestaande verzoeken op te zoeken via de optie “ZOEKEN” in het
linkermenu aan te klikken. Het is verplicht aan te geven of de zoekopdracht gaat over
een inkomend of uitgaand verzoek. Alle overige zoekcriteria zijn optioneel. Op basis van
de gegevens waarover u beschikt, is het mogelijk de zoekopdracht te laten starten.
*
**
Het Boekwerk Accijns Bewegingen – werkmethodes (D.I. 720.05) zal met een volgend
supplement aangepast worden.
Serge Dufourny
Adviseur-generaal a.i. – Auditeur-generaal van financiën a.i.
24

Download Report