Formatiebeheer in Zermelo 3: een nieuwe koers: door H. Finkelnberg

Formatiebeheer in Zermelo 3
Door Hans Finkelnberg
Doel van deze presentatie
• Kort zicht op historie en tekortkomingen
huidig systeem.
• Uiteenzetting en toetsing van onze ideeën
– omtrent de essentie van formatiebeheer,
– omtrent hoe de relatie moet zijn tussen
roostermaker en formatiebeheerder,
– omtrent hoe de software moet werken.
• Uiteenzetting van de rol van de portal: het
formatiedossier
• Uiteenzetting van wat er reeds is en wat er zal
zijn in januari en daarna.
Kort (heel kort) de historie
• Formatiebeheer werd 7 jaar geleden toegevoegd
vanuit de invalshoek van de roostermaker.
• Ontwikkeling ZFormatie en ZPlanning in
stappen.
• ZFormatie moest ook tijdens het schooljaar
werken en werd sterk gekoppeld aan het
dagelijkse rooster.
• Hierdoor werden berekeningen zeer direct
gebaseerd op het feitelijke rooster en was erg
gevoelig voor allerlei wijzigingen in met name
de dagroosters.
Historie (vervolg)
• ZFormatie rekende uiterst nauwkeurig, maar
bleek zeer gevoelig voor de dagelijkse praktijk.
• ZFormatie was semantiekloos opgezet en moest
door de gebruiker helemaal ingericht (bijna
‘geprogrammeerd’) worden.
• Ander nadeel dat voortvloeide uit de
architectuur was de afhankelijkheid van de
roostermaker.
• Volledige herziening van het systeem is
noodzakelijk, en dat gebeurt met Zermelo 3 …
Formatiebeheer: de essentie
• Er is een ‘inzetvraag’:
– onderwijsvraag in lesuren: meer eis dan vraag,
– taakvraag in klokuren: meer vraag dan eis.
• Er is een ‘inzetaanbod’:
– voor onderwijs,
– voor taken.
• De essentie van formatiebeheer is het ‘aan elkaar
knopen’ van de inzetvraag
en het inzetaanbod.
Speelruimte
• Inzetvraag:
– bij onderwijsvraag gering: groepen erbij of eraf en
koppelen van groepen gebeurt niet ‘continu’,
– bij taakvraag: iets meer ruimte. Taakbeleid is vaak
een soort ‘smeermiddel’ om e.e.a. glad te strijken.
• Inzetaanbod:
– de ruimte bestaat voornamelijk uit het uitbreiden
van aanstellingen (tijdelijk) en aannemen personeel,
– eventueel consessies doen op het gebied van
bevoegdheden.
• Bovenstaande vormen de kaders voor het
echte ‘dynamische’ formatiebeheer.
Het ‘echte’ formatiebeheer
• Plannen inzet in secties per graad: richting
geven aan het inzetten van docenten op lessen.
• Plannen lessenverdeling.
• Schuiven met uurtjes in de lessenverdeling.
• Schuiven met taken.
• Uitwisselen docenten-inzet tussen teams of
secties.
• Dit telkens weer aanpassen indien de kaders
veranderen (leerlingaantallen, pakketkeuzes of
een collega die ziek wordt).
Secties per graad?
• Zermelo 3 kent van ieder vak de graad en
daarmee ook de inzetvraag per graad:
Relatie met roostermaker
• De formatiebeheerder moet zijn werk kunnen
doen zónder daarbij afhankelijk te zijn van de
roostermaker.
• Zoals de decaan aan de roostermaker op een
gegeven moment de pakketkeuzes
overhandigt (eventueel tussentijdse), zo
overhandigt de formatiebeheerder de
aantallen groepen, eventuele koppelingen en
wie welke lessen gaat geven (met eventueel
wisselruimte v.w.b. de lessenverdeling).
Schematisch
Decaan
Formatiebeheerder
Roostermaker
De formatieberekening
• De grote lijn van een formatieberekening is heel
simpel:
– Een docent heeft een pot met klokuren (1659 bij 1 fte).
– Deze wordt eventueel aangepast op basis van het
restant-saldo van vorig jaar.
– Deze pot wordt opgedeeld in / uitgegeven aan:
•
•
•
•
•
Algemene schooltaken
Deskundigheidsbevordering
Lessen
Specifieke taken
Eventuele les-/taakverlichting vanuit budgetsysteem
– Het restant (het saldo) moet geminimaliseerd worden.
Kerngetallen
• De getallen van de vorige dia zijn in Zermelo 3
hard ingeprogrammeerd, inclusief rekenmodel.
• Dit rekenmodel is/wordt parametriseerbaar en
overrule-baar.
• Voor de verdere uitwerking van dit onderdeel
is uw feedback uiterst waardevol.
• Om alvast twee vragen neer te leggen:
– Moeten we extra kerngetallen inprogrammeren?
– Moet het voor u mogelijk worden zelf extra
kerngetallen aan te maken (complexer systeem)?
Een blik(je) op
formatiebeheer in Zermelo 3
• Om een lessenverdeling (gepland) te vertalen
naar klokuren, zijn er geen roosterlessen meer
nodig. De formatiebeheerder werkt en plant
zelfstandig en onafhankelijk van de
roostermaker.
• Een aantal screenshots zal de nieuwe
benadering van formatiebeheer duidelijker
maken.
Gewicht van een les in klokuren
Het nieuwe formatiescherm
Zicht op herkomst inzet lessen
En taken:
Het portal in Zermelo 3
• Het portal is niets anders dan een centrale
database/opslagruimte die te benaderen is
door:
– webbrowsers,
– onze eigen software (ook de Zermelo-app),
– software van andere partijen.
• Toepassingsmogelijkheden zijn legio:
– publicatie (roosters, formatiekaarten, … ),
– communicatie (roosterwensen docenten, … ),
– centrale opslag basisgegevens (persoonsgegeven,
aanstellingen, … ).
Portal en formatiebeheer
• Het portal zal het mogelijk maken, dat de
formatiebeheerder zelfstandig kan werken
zónder afhankelijkheid van de roostermaker.
• Hetzelfde geldt voor het delegeren van formatietaken.
• Formatiegegevens zullen centraal opgeslagen
worden waar u er altijd en overal bij kan.
• De formatiebeheerder zal vrijwel continu zicht
hebben op de meest actuele gegevens (vanuit
een .exe, maar ook op een tablet).
• En wat we (en u!) verder nog maar bedenken …
Wat is er nú al gebouwd
• Drie-deling in het formatiebeheer:
– onderwijsvraag (inzetvraag),
– personeelsbeheer (inzetaanbod),
– formatiebeheer (het matchen van deze twee).
• Een nieuwe sectieplanner (op graads-niveau).
• Een formatiemodule met semantiek en
ingebouwde rekenmethodes (overrule-baar in
een expert-modus).
• In de portal: de eerste opzet voor het
‘formatiedossier’ per docent …
Formatiedossier
• Dit is een nieuw begrip en duidt op een
digitaal dossier (per docent) in het portal met
allerlei formatiegegevens van een docent op
een school in een zeker schooljaar.
• Dit dossier kan op allerlei manieren gebruikt
gaan worden:
– publicatie,
– registratie,
– communicatie.
Publicatie in het
formatiedossier
• Hier is bijvoorbeeld te denken aan het publiceren
van de uitkomsten van de getallen die bij de
formatieberekeningen horen. Op dit moment is
dit al operationeel (proof of concept).
• Het bekijken van deze publicatie door
bijvoorbeeld de rector kan zonder een ‘exe’.
• De formatiekaarten voor docenten (in wezen een
uittreksel van het formatiedossier).
• En wat we (u en Zermelo) verder nog bedenken.
Registratie in het
formatiedossier
• Dit zal de formatiebeheerder onafhankelijk
maken van de roostermaker.
• Voorbeelden:
–
–
–
–
–
aanstellingsgegevens,
salariële gegevens,
taakmodule,
gegevens voor de budgetmodule,
geplande lessenverdeling.
• Het ligt voor de hand dat deze ook via een
browser te bewerken zullen zijn.
• Even terug naar het nieuwe scherm …
Waar komen de getallen
vandaan?
Communicatie via het
formatiedossier
• Roosterwensen van docenten inventariseren.
• Beschikbaarheid aan roostermaker doorgeven (geaccoordeerd door schoolleider)
• Opmerkingen bij beschikbaarheden of
lessenverdeling doorgeven aan roostermaker.
• En wat u en wij verder nog maar bedenken …
Statistieken
• Doordat de gegevens centraal worden
opgeslagen (mét semantiek), wordt het veel
eenvoudiger statistische informatie te geven.
• Dit geldt natuurlijk voor formatie-gegevens,
maar ook voor lesuitval e.d..
• Voorbeeldje:
Januari
• Kernfunctionaliteit operationeel, zodat u aan de
slag kunt met het nieuwe systeem.
• Formatiedossiers deels operationeel, maar nog
lang niet volledig: groei-/ontwikkelproces waarbij
uw feedback héél belangrijk is.
Er ligt nog een hoop ‘open’
• U kunt invloed uitoefenen op hoe het systeem
verder wordt ontwikkeld.
• We willen u graag een aantal vragen voorleggen:
– Vandaag tijdens de presentatie (druk en hectisch)
– Binnenkort via de mail (met uw toestemming)
• Toelichting op de tweede:
Hopelijk spreken onze ideeën en de ontwikkelingen u
aan. U hebt tijd nodig om e.e.a. te laten bezinken en
ideeën te ontwikkelen. Daarom willen wij u graag
binnenkort benaderen met een aantal vragen en u
ruimte bieden voor uw ideeën en suggesties.
Alvast een paar vragen voor
een discussie ter afsluiting
• Is de benadering van formatiebeheer (rol inzetvraag en –aanbod t.o.v. het feitelijke beheer)
correct?
• Is de structuur van de saldoberekening correct?
• Moeten er meer ‘standaardaftrekposten’ komen?
• Welke informatie wilt u tijdens het
formatiebeheren vrijwel direct/continu in zicht
hebben?
Dank voor uw aandacht

Download Report