Jaarplan
Interne Controle
2014
Gemeente Lingewaard
INHOUDSOPGAVE
Inhoud
INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................. 1
SAMENVATTING .................................................................................................................................... 2
1. AANLEIDING EN DOEL ...................................................................................................................... 3
1.1 Aanleiding ...................................................................................................................................... 3
1.2 Doel van het plan ........................................................................................................................... 4
1.3 Waarom interne controle?.............................................................................................................. 4
1.4 Lingewaard in “control ” ................................................................................................................. 5
1.5 Samenhang interne en externe (accountants)controle .................................................................. 6
2. ORGANISATIE VAN DE INTERNE CONTROLE................................................................................ 7
2.1 Rollen en verantwoordelijkheden ................................................................................................... 7
3. AANPAK INTERNE CONTROLE ........................................................................................................ 9
3.1 Algemeen ....................................................................................................................................... 9
3.2 Uitgangspunten Interne controle .................................................................................................... 9
3.2.1 Opzet interne controle ............................................................................................................. 9
3.2.2 Frequentie controlewerkzaamheden ..................................................................................... 10
3.2.3 Bepaling omvang deelwaarneming ....................................................................................... 11
3.2.4 Foutenevaluatie bij de controles ........................................................................................... 11
3.2.5 Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid ........................................................................ 12
3.2.6 Bepaling materialiteit ............................................................................................................. 13
3.2.7 Goedkeuringstolerantie ......................................................................................................... 13
3.3 Bepaling te controleren processen .............................................................................................. 14
3.3.1 Toelichting op de te controleren processen: ......................................................................... 16
3.3.2 Processen die niet in de interne controle zijn betrokken....................................................... 26
4. RAPPORTAGE .................................................................................................................................. 26
4.1 Verslaglegging interne controle ................................................................................................... 26
5. SLOTOPMERKINGEN ...................................................................................................................... 26
BIJLAGEN ............................................................................................................................................. 27
Bijlage 1: Planning en omvang financieel belang van de te controleren processen 2014 .................... 28
Bijlage 2: Normenkader ......................................................................................................................... 32
Bijlage 3: Sisa-bijlage ............................................................................................................................ 36
Bijlage 4: Format IC deelplan ................................................................................................................ 37
Bijlage 5: Format IC verslag .................................................................................................................. 38
Bijlage 6: Deelplannen ............................................................................................................................. 0
1
SAMENVATTING
Voor u ligt het Jaarplan Interne Controle 2014; hierna Jaarplan IC genoemd. Dit plan vormt de basis
voor de interne controle (IC) in het kader van de rechtmatigheid van de Jaarrekening 2014. De IC is
een op de Gemeentewet gebaseerde verplichting. Getrouwheid van de informatieverstrekking en de
rechtmatigheid van beheershandelingen staan hierbij centraal.
Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeente Lingewaard in het
kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en
signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van
verantwoording. Met een toereikend Jaarplan IC kan structuur aan de uitvoering worden gegeven.
Interne controles worden tijdens het jaar uitgevoerd waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht
komen en bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde
fouten uit zal gaan zal hierdoor worden versterkt.
De IC en een goede uitvoering hiervan zijn niet alleen verplicht, maar zijn ook van belang voor het
verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Bij de Jaarrekening 2013 is een
controleverklaring met beperking afgegeven voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid (betreft
met name de onzekerheid inzake de exploitatie Bergerden). Vanzelfsprekend is voor 2014 het streven
om toe te werken naar een goedkeurende accountantsverklaring voor beide onderdelen.
De uitgangspunten waar de IC op wordt gebaseerd zijn te vinden in hoofdstuk 3.2. Hierbij wordt
bijvoorbeeld bepaald welke goedkeuringstolerantie geldt, hoe hoog de frequenties van de controles
dienen te zijn en welke diepgang de IC-werkzaamheden moeten hebben. Deze uitgangspunten
vormen de basis voor de daadwerkelijke inhoud van de deelplannen, waarvoor een uniforme aanpak
geldt. Dit vindt zijn weerslag in het Format IC deelplan (zie bijlage 4).
Op basis van materialiteit zijn de te onderzoeken processen voor 2014 bepaald (zie hoofdstuk 3.3). De
1
voor 2014 geselecteerde processen zijn Inkoop en aanbestedingen, Begrotingsbeheer- en
wijzigingen, Treasury, Personeel, Grondexploitatie, Belastingen, Verbonden partijen, Verstrekte
subsidie, IT-omgeving, Omgevingsvergunning, Memoriaalboekingen, Investeringen en kredieten,
Gemeentefonds, Leges Burgerzaken en Sisa. Een korte toelichting per proces treft u aan in hoofdstuk
3.3.1 en (meer gedetailleerd) in de deelplannen. De daadwerkelijke IC wordt uitgevoerd aan de hand
van de deelplannen (zie bijlage 6). Met een deelplan wordt een specifiek proces gecontroleerd op
getrouw- en rechtmatigheid.
1
Hierin niet meegenomen de IC processen die onder verantwoording van de IC functionaris team
Sociaal en Welzijn, afdeling Dienstverlening vallen.
2
1. AANLEIDING EN DOEL
1.1 Aanleiding
Het college van B&W is verplicht (cf. art. 212/213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de
interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van
2
beheershandelingen . Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks een Jaarplan IC worden
opgesteld.
Een goed opgezette IC is een belangrijke pijler waarop de gemeente Lingewaard in het kader van
planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren
van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van
verantwoording. Met een toereikend Jaarplan IC kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Dit
is nodig om niet te weinig te doen, maar zeker ook om niet te veel te doen.
Interne controles zullen tijdens het jaar uitgevoerd moeten worden. Hierdoor zullen eventuele fouten
snel aan het licht komen en kunnen bijsturende maatregelen worden getroffen. Het leereffect dat van
geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor versterkt worden. Voor 2014 zal de IC op twee
momenten plaatsvinden; bij de interim controle en bij de jaarrekeningcontrole. Idealiter is het om meer
periodiek interne controles uit te voeren; dit is echter een groeiproces en sterk afhankelijk van de
personele bezetting. Momenteel is dit nog niet mogelijk.
Het normenkader (zie bijlage 2) bestaat uit een overzicht van externe wet- en regelgeving en een
overzicht van verordeningen en kader-stellende besluiten van de gemeenteraad. Binnen het normen
en toetsingskader is een goedkeuringstolerantie (zie hoofdstuk 3.2.7) opgenomen: als het totaal van
fouten in de jaarrekening minder bedraagt dan 1% van het jaarrekening totaal ( ± € 91 miljoen) zal een
goedkeurende accountantsverklaring afgegeven worden.
Bij het bepalen van de significante processen voor 2013 is uitgegaan van een 0,5% (de onontdekte
fout) van de te verwachten lasten en baten (zie hoofdstuk 3.3).
De uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in:
 De Gemeentewet (art. 212/ 213);
 De Nota van toelichtingen bij het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO);
 Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten 2004 (BBV);
 Actuele informatie van de Commissie BBV;
 Circulaires Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (t.b.v. SISA);
 Overige brieven en notities van de VNG;
 Het Controle- en rapportageprotocol voor de accountantscontrole;
3
 Financiële verordening 2007 Gemeente Lingewaard;
 Controleverordening 2010 Gemeente Lingewaard;
4
 Het Toetsingskader – Normenkader gemeente Lingewaard.
2
Een beheershandeling kan een transactie (in- en verkoop), overdracht (subsidie, uitkeringen),
financiering (aantrekken leningen) en vermogensmutaties(effecten reserves en voorzieningen) zijn.
Financiële beheershandelingen betreffen activiteiten die in het algemeen leiden tot
uitgaven en ontvangsten en/of wijzigingen in de bezittingen en schulden van de
gemeente.
3
De Financiële verordening 2007 wordt in 2014 geactualiseerd.
4
Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving, verordeningen en kaderstellende
besluiten van de gemeenteraad, voor zover die relevant zijn voor de controlewerkzaamheden.
3
Verder zijn in dit Jaarplan IC ook de ervaringen, bevindingen, adviezen en/of aanbevelingen van de
accountant en de eigen interne controles in en over het verslagjaar 2013 en voor zover relevant
opgenomen.
1.2 Doel van het plan
Het primaire doel van de IC is om de organisatie inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de
administratieve organisatie en de interne beheersing, zodat er tenminste een uitspraak kan worden
gedaan over de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Met de bevindingen van de
verbijzonderde IC worden risico's in het financiële beheer en de werking van de administratieve
organisatie in kaart gebracht. Dit stelt het management in staat om op basis van die bevindingen en
van de aanbevelingen daarover deze risico's te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen
verder te verbeteren. Daarnaast zijn de uitkomsten van de uitgevoerde verbijzonderde interne
controles van belang voor de accountant. Voor de controle van de jaarrekening zal de accountant
moeten kunnen steunen op, onder andere, deze interne controles.
1.3 Waarom interne controle?
Wat verstaan we onder interne controle?
Onder interne controle wordt verstaan de controle op de oordeelsvorming en de activiteiten van de
organisatie. De controle vindt plaats door of namens de leiding van de organisatie. De interne controle
richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de
rechtmatigheid van beheershandelingen. Dit betekent dat de interne controle vooral gericht is op:
•
Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden;
•
Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures;
•
Betrouwbaarheid en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende
gegevensverwerking;
•
Betrouwbaarheid en rechtmatigheid van informatievoorzieningen en
verantwoordingsrapportages.
Doel interne controle
IC heeft als doel het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering, evenals het
creëren van de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden in
de toekomst te voorkomen.
Twee vliegen in een klap
De organisatie van het stelsel van interne controlemaatregelen is er niet voor de accountantscontrole,
maar staat in de eerste plaats ten dienste van de leiding van de gemeentelijke organisatie.
Wel is het zo dat voor de accountant de interne controle een maatstaf kan zijn om, na toetsing van de
effectiviteit ervan, mede de aard en omvang van zijn eigen werkzaamheden te bepalen om uiteindelijk
te komen tot het geven van een oordeel over de verantwoording. Met andere woorden: bij het
opstellen van een intern controleplan moeten we proberen om de interne
controle-uitkomsten ook bruikbaar te laten zijn voor de accountant ten behoeve van de te verstrekken
accountantsverklaring bij de jaarrekening en eventuele specifieke accountantsverklaringen.
Daarom is het van groot belang dat, bij het proces van realisering van de interne controle in onze
gemeente, de accountant een adviserende taak vervult.
4
1.4 Lingewaard in “control ”
Een goede IC is een van de pijlers voor het oordeel of Lingewaard “in control” is.
Het oordeel over de mate waarin een organisatie “in control” is, wordt gebaseerd op 5 pijlers. Dit zijn:

Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden).
Hieronder vallen de programmabegroting en de verordeningen ex art.212, 213, 213a
gemeentewet;

Goede kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening.
Betrouwbare tussentijdse informatie is essentieel om de (financiële) ontwikkeling naar
aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de gemeente tijdig in beeld te krijgen en te
spiegelen aan de begroting;

Een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie (AO).
Deze beschrijvingen bevatten in bijzonder de essentiële functiescheidingen en de
maatregelen van IC binnen de processen. Ook valt hieronder de budgethoudersregeling en de
mandaatregeling;

Risicomanagement;
Beheersing van risico’s is een belangrijk uitgangspunt voor de IC. Door het tijdig signaleren
van onzekerheden en risico’s en het nemen van passende (beheersings-) maatregelen
kunnen de negatieve gevolgen en financiële nadelen worden beperkt of zelfs geheel worden
weggenomen.
In de nota “Risicomanagement en Weerstandsvermogen gemeente Lingewaard” d.d. 17 april
2008 is opgenomen hoe de door de gemeente Lingewaard minimaal aan te houden buffer (de
benodigde weerstandscapaciteit voor de opvang van risico’s) dient te worden berekend. Deze
berekening is op basis van een normatief model, waarbij dus niet elk risico in beeld wordt
gebracht. Aangezien bij de behandeling van de kadernota 2012 door de raad is aangegeven
dat in de begroting elk risico ook financieel vertaald moet zijn, wordt daarnaast een risicoinventarisatie gemaakt en wordt bij elk risico aangegeven wat de hoogte van het risico is en
hoe groot de kans en de frequentie zijn dat het risico zich voordoet. Zowel de berekening van
de buffer als de risico-inventarisatie zijn opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandvermogen en
risicobeheersing’ van de programmabegroting en het jaarverslag.
De nota “Risicomanagement en Weerstandsvermogen gemeente Lingewaard’ is aan
vervanging toe. Naar verwachting zal een geactualiseerde nota in 2014 aan de raad ter
vaststelling worden voorgelegd. Na vaststelling van deze nota zal de beoordeling van het
weerstandsvermogen gebaseerd worden op de risico-inventarisatie. Vooralsnog gebeurt deze
beoordeling op basis van het normatieve model uit de nota van 2008.

Interne controle (IC)
Het sluitstuk van “control” vormt de aanwezigheid van goede IC in processen, waarbij door
middel van (verbijzonderde) IC wordt vastgesteld of,
- in opzet sprake is van een goede AO / IC;
- de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet;
- de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen.
5
1.5 Samenhang interne en externe (accountants)controle
Een doelstelling van het Jaarplan IC is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde
IC-werkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het
belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij het Jaarplan IC, waarbij het college wel
zijn eigen verantwoordelijkheid blijft houden.
Volgens de Controle en Overige Standaarden (ook wel COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks
de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste ICmaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De opzet van het proces wordt
gecontroleerd door verordeningen, procesbeschrijvingen en overige van belang zijnde in- en externe
wet- en regelgeving te beoordelen. Het bestaan van het proces wordt inzichtelijk gemaakt door het
houden van interviews met de betrokken medewerkers. De accountant controleert het bestaan door
middel van een lijncontrole. Alle beheersingsmaatregelen binnen het proces van één item worden
gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie. Met het vergelijken van de gehanteerde
werkwijze (bestaan) met de weten regelgeving (opzet) kan gecontroleerd worden of wordt gehandeld
volgens de richtlijnen. Door het uitvoeren van interne controles komen we erachter of de regels, die
gesteld zijn, ook daadwerkelijk worden nageleefd. De IC is niet gericht op het constateren van
overtredingen of het straffen van de overtreder van een regel, maar gaat om het verkrijgen van inzicht
in de werking van de organisatie. Gekeken wordt of de werkwijze van de organisatie dusdanig effectief
is dat structurele en unieke fouten en onzekerheden voorkomen worden.
Het Jaarplan IC sluit aan op het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening. Het
controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte
van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren
goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.
Jaarlijks vind overleg met de accountant plaats over de te controleren processen en de diepgang van
de te controleren processen (zie 3.3)
6
2. ORGANISATIE VAN DE INTERNE CONTROLE
2.1 Rollen en verantwoordelijkheden
College van B&W
Op basis van de nieuwe Gemeentewet en de vertaling daarvan in de financiële verordening 212
(financieel beheer) is het College van B&W verantwoordelijk voor de getrouwheid en de
rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer.
Het college legt verantwoording af aan de Raad over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan..
Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de gehele uitvoering
gewaarborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een intern controleplan. Het
college geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het de juiste en volledige
informatieverstrekking verklaart voor zaken die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van
belang kunnen zijn.
Raad
5
De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de Raad. In het Besluit
Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is vastgelegd wat deze controle minimaal
behelst. De Raad stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en
rapportagetoleranties vast. De Raad stelt de jaarrekening vast. Daarbij heeft de Raad de mogelijkheid
6
om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien
onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft de Raad de bevoegdheid om bij
voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Indien de regel goed is
maar de naleving onvoldoende dan is de Raad verantwoordelijk om het college op te dragen
maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren.
Accountant
De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft
over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke
en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. Daarnaast rapporteert
de accountant zijn constateringen in een Managementletter en een Rapport van Bevindingen. De
accountant maakt hiervoor gebruik van het Jaarplan IC.
Interne controle functionaris
De daadwerkelijke uitvoering van de (verbijzonderde) IC ligt in handen van de beleidsmedewerker
AO/IC team Financiën en de speciaal daarvoor aangewezen functionaris team Sociaal & Welzijn.
Deze medewerkers dragen zorg voor het feit dat de IC’s onafhankelijk van de uitvoering van de
verschillende processen worden uitgevoerd. Gegeven de noodzakelijke functiescheiding mogen deze
controles niet het karakter hebben van zelfcontrole of een controle inhouden door een medewerker
van dezelfde afdeling. De coördinatie en aansturing op het terrein van de IC voor de gehele
organisatie ligt bij de Concerncontroller.
Controlepyramide (ideale situatie)
Traditioneel is de (financiële) verslaglegging onderwerp van controle. De controle moet uiteindelijk
leiden tot een goedkeurende accountantsverklaring. Aan deze verklaring ligt een controlepyramide ten
grondslag.
5
Offerteaanvraag ten behoeve van de Europese aanbesteding ‘ Accountantsdiensten’; maart 2011.
De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. bijvoorbeeld indien subsidie
aanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld kan de gemeenteraad besluiten dat dit
rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure.
6
7



De accountant steunt bij zijn oordeel op de opzet en resultaten van de (verbijzonderde)
interne controles.
De (verbijzonderde) interne controle functionaris leunt weer op resultaten van de lijncontroles.
Tenslotte staat de zelfcontrole van de medewerkers aan de basis van de controlepyramide.
213a onderzoek
Artikel 213a van de gemeentewet schrijft voor dat het college verplicht is om periodiek onderzoek
te verrichten naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.
Anders dan de onderzoeken door de Rekenkamer, gaat het hierbij om zelfonderzoek. Het
college onderzoekt het eigen gevoerde bestuur, zoals uitgevoerd door de ambtelijke organisatie.
In 2014 vindt er een onderzoek in het kader van artikel 231a plaats. Hierover is echter formeel nog
geen besluit genomen; het onderwerp is dan ook nog niet bekend.
8
3. AANPAK INTERNE CONTROLE
De controleaanpak van de gemeente Lingewaard valt uiteen in de volgende onderdelen:
3.1 Algemeen;
3.2 Uitgangspunten IC
3.2.1 Opzet interne controle
3.2.2 Frequentie controlewerkzaamheden
3.2.3 Bepaling omvang deelwaarneming
3.2.4 Foutenevaluatie bij de controles
3.2.5 Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid
3.2.6 Bepaling materialiteit
3.2.7 Goedkeuringstolerantie
3.3 Bepaling de te controleren processen
3.3.1 Toelichting op de te controleren processen
3.3.2 Processen die niet in de interne controle zijn betrokken
3.1 Algemeen
Het is de bedoeling dat er een dynamisch Jaarplan IC ontstaat. Jaarlijks zal worden bezien, in overleg
met de accountant, welke processen onderdeel van de IC uitmaken en wat de diepgang van de ICwerkzaamheden zal zijn. In principe worden de processen in de controle betrokken waar:
 op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden;
 registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of
verplichtingen voort kunnen vloeien;
 bij eerder controles actiepunten zijn geconstateerd.
Daarnaast zal gekeken worden of er processen zijn die voor de controle van belang zijn op basis van:
 financiële relevantie vanuit de risicoanalyse;
 invoering nieuwe wet- en regelgeving;
 verbeteracties uit voorgaande controles.
3.2 Uitgangspunten Interne controle
3.2.1 Opzet interne controle
De insteek die de gemeente Lingewaard hanteert is dat bij iedere IC gebruik gemaakt wordt van
diverse controle-methodieken om te komen tot een juist en volledig oordeel van het te controleren
proces. Hierbij kan gedacht worden aan het houden van interviews, meelopen tijdens de
procesuitvoering, organisatiegerichte controles, het gebruiken van checklisten,
deelwaarneming/steekproef trekken etc. Hoe elk proces wordt gecontroleerd is vastgelegd in de
7
diverse deelplannen. Er is voor elk te controleren proces een deelplan opgesteld . Aan de hand van
dit deelplan wordt de interne controle per proces uitgevoerd. Hieronder in het kort de algemene
werkwijze zoals deze in de deelplannen is terug te vinden:
Nagenoeg elke controle begint met een interview van de direct betrokkene (n) van het te controleren
proces. Het interview is gericht op het beoordelen van de kwaliteit en de rechtmatigheid van de
procesuitvoering. Ook zal, indien mogelijk, de medewerker AO/IC meelopen in het te controleren
proces om zo (nog) meer inzicht te krijgen in de procesuitvoering. Op basis van het interview en het
(eventueel) meelopen bij de uitvoering van het proces kan vastgesteld worden of de
beheersmaatregelen in het proces daadwerkelijk worden toegepast en indien nodig vastgelegd;
7
Uitgezonderd Gemeentefonds en IT
9
organisatiegerichte controle. Eventueel kan hierop een kleine inhoudelijke steekproef uitgevoerd
worden. Tegelijkertijd voert de medewerker AO/IC een risicoanalyse uit. Met de risicoanalyse wordt er
beoordeeld in welke mate er tekortkomingen zijn in de administratieve organisatie en interne controle
(AO/IC) waardoor fouten niet worden geconstateerd en gecorrigeerd. Dit kan worden veroorzaakt
doordat de AO/IC in opzet onvoldoende is of doordat de procedures niet adequaat worden nageleefd
waardoor fouten niet worden geconstateerd. De controle richt zich op de adequate opzet van
procedures, en test of deze procedures het gehele jaar zijn toegepast (bestaan) en effectief zijn
(werken), waardoor de rechtmatigheid van de beheershandelingen wordt gewaarborgd. De omvang
van een dergelijke controle is veel kleiner maar kan geen zuivere statistische uitspraak gedaan
worden. Dit (dus) in tegenstelling tot gegevensgerichte werkzaamheden waarbij wordt vastgesteld aan
de hand van documentatie en de financiële administratie of de gecontroleerde euro of post getrouw
en/of rechtmatig is. Ook wordt gebruik gemaakt van (statistische) deelwaarnemingen.
Deelwaarneming waarbij selectie van elementen uit een gegevensverzameling zodanig plaatsvindt dat
statistisch verantwoorde conclusies kunnen worden getrokken over eigenschappen van de
gegevensverzameling. Welke controle-methodieken per proces worden toegepast is beschreven in de
diverse deelplannen hoofdstuk 9 ‘ Werkwijze’.
Van de uitgevoerde interne controle wordt een verslag gemaakt middels een vast format (zie bijlage
5). Tevens wordt er een controledossier aangelegd waarin alle controlebescheiden, daar waar
mogelijk digitaal worden bewaard.
Tot slot worden de bevindingen en aanbevelingen besproken met de procesverantwoordelijke en
eventueel met de betreffende teamleider. Eventuele op en/of aanmerkingen worden verwerkt in het
verslag.
3.2.2 Frequentie controlewerkzaamheden
Uitgangspunt is dat de IC een continu proces is en niet alleen plaatsvindt rondom de twee momenten
dat de accountant langskomt, namelijk bij de interimcontrole en jaarrekeningcontrole. Immers, in de
eerste plaats wordt de IC uitgevoerd voor de organisatie zelf en niet voor de accountant. IC vindt dus
idealiter gedurende het gehele jaar plaats. Echter gezien de tijdsspanne en de capaciteit in de
organisatie zal de uitvoering van de controlewerkzaamheden voor 2014 liggen in de maanden juni
2014 tot maart 2015 (zie bijlage 1 Tijdsplanning). De te controleren processen worden veelal op één
bepaald moment in het jaar gecontroleerd.
Zoals in bovenstaande alinea is aangegeven verdiend het de voorkeur om procesgerichte controles te
verdelen over het jaar (naar gelang de omvang). Dit is echter een groeiproces dat, daar waar mogelijk,
ingebed zal worden in onze organisatie. Indien deze ideale situatie wordt bereikt dan is het aantal
keren te toetsen afhankelijk van de frequentie dat een bepaalde beheersmaatregel in de lijn wordt
uitgevoerd. In onderstaande tabel zijn de aantallen weergegeven.
Hoe vaak vindt de te controleren
handeling plaats:
Dagelijks/ meer dan dagelijks
Wekelijks
Maandelijks/ per kwartaal
Jaarlijks
Aantal keren dat de controle
plaats moet vinden in een jaar
25
5
2
1
10
Indien bij het toetsen één fout wordt ontdekt, dient het aantal te toetsen beheersmaatregelen te
worden verhoogd met 60% (bij 25 naar 40, bij 5 naar 8 en bij 2 naar 4). Bij twee of meer fouten wordt
er vanuit gegaan dat de beheersmaatregelen onvoldoende werkt (ervan uitgaande dat de fout niet
geisoleerd kan worden). Dit zal leiden tot een gegevensgerichte controle, waarbij omvangrijke
steekproeven worden getrokken.
3.2.3 Bepaling omvang deelwaarneming
Om de grootte van de deelwaarneming voor de verbijzonderde IC te bepalen, vindt er eerst een
interview plaats met de procesverantwoordelijke. Dit interview dient om de beheersmaatregelen in
kaart te brengen. Een adequate vastlegging van dit interview maakt onderdeel uit van het IC verslag.
Daarnaast vindt er, indien mogelijk, nog een extra algemene controle plaats om een oordeel te
vormen over de werking van het proces. Een voorbeeld hiervan is de saldocontrole bij het proces
begrotingswijzigingen. Daarbij wordt gecontroleerd of het saldo in de administratie aansluit bij het
begrotingssaldo van de programmabegroting 2014 en de begrotingsmutaties die, onder meer via de
kadernota en najaarsnota, door de raad zijn geautoriseerd.
Aan de hand van het interview en de eventuele algemene controle wordt gekozen voor een bepaalde
grootte van de deelwaarneming conform de uitgangspunten die de gemeente Lingewaard hiervoor
hanteert. Dit leidt voor populaties groter of gelijk aan 200 tot de aantallen in onderstaande tabel. Voor
populaties kleiner dan 200 geldt het percentage dat achter de aantallen tussen haakjes staat.
Oordeel o.b.v. interview en/of
algemene controle
Positief
Positief
Omvang deelwaarneming
Aantal fouten
25 (10%)
40 (15%)
0
1
Negatief*
Negatief*
60 (20%)*
100 (30%)*
0
1
*negatief betekent niet steunen op beheersmaatregelen in het proces. De aantallen worden dan
statistisch bepaald afhankelijk van de gehele massa en eventuele key items (grote posten in de massa
die een hoge dekking van de massa vertegenwoordigen). De aangegeven aantallen zijn dus niet per
definitie juist (kan minder c.q. meer zijn).
Integrale controle
In sommige processen is de populatie zodanig klein of kan de hele populatie zodanig snel
gecontroleerd worden, dat wordt gekozen voor een integrale controle.
3.2.4 Foutenevaluatie bij de controles
Als er fouten worden geconstateerd dient eerst worden vastgesteld of het financiële fouten of nietfinanciële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtspunten voor de AO/IC en worden
gerapporteerd maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie.
Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld:
Structurele fout
Een type fout die zich niet alleen voordoet in het onderzochte geval, maar ook in de rest van de
11
massa. Als met zekerheid een deelmassa kan worden bepaald waarin de fout zich voor doet
(isoleren), is het eventueel mogelijk deze fout te herstellen.
Incidentele fouten
Een incidentele fout heeft een eenmalig karakter (bijvoorbeeld gefactureerd bedrag is niet conform
overeenkomst). Om te bevestigen dat de fout inderdaad incidenteel is voor de gehele massa, moet de
steekproef uitgebreid worden voor die betreffende beheersmaatregel. Algemeen gangbare norm voor
uitbreiding van de steekproef is 60% van het oorspronkelijke aantal (bij 25 uitbreiden naar 40, bij 5
naar 8 en bij 2 naar 4).
Als na uitbreiding van de steekproef niet méér fouten geconstateerd worden, kan geconcludeerd
worden dat de beheersmaatregel toch effectief is en telt alleen het bedrag van de oorspronkelijk
geconstateerde incidentele fout mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.
Als na uitbreiding van de steekproef echter nog meer van dezelfde fouten worden aangetroffen, is in
eerste instantie de conclusie dat de betreffende beheersmaatregel niet effectief is. Als de
beheersmaatregel echter vervangbaar is en de fouten hersteld zijn, kan alsnog geconcludeerd worden
dat er geen sprake is van een financiële rechtmatigheidsfout of –onzekerheid. Als de
beheersmaatregel niet vervangbaar is en de fouten niet te herstellen zijn, moet het financieel effect op
de totale massa worden ingeschat, door extrapolatie of door nader onderzoek.
Kortom: het betreft een type fout die niet in de rest van de massa d.m.v. selectie of een query kan
worden gevonden. Er kan in dit geval geen deelmassa worden bepaald waarin de fout zich voordoet.
Omdat de steekproef representatief is voor de hele massa, blijft een incidentele fout als fout in de
steekproef bestaan, ook als in het betreffende dossier de fout wordt hersteld. Een herstelde
incidentele fout blijft dus fout in de steekproef.
Isoleren van een fout
Er is één uitzondering op het voorgaande. De situatie waarin de gevonden fout geheel kan worden
geïsoleerd. Daar wordt pas aan voldaan als met 100% zekerheid kan worden vastgesteld dat de
gevonden fout zich op geen enkele wijze elders in de massa voor kan doen.
Betreft het een structurele fout, dan moet de deelmassa waarin de fout zich voordoet nauwkeurig
worden bepaald b.v. d.m.v. een query; systeemcontrole of onderzoek op soortgelijke dossiers. Er
moet vervolgens 100% zekerheid bestaan dat de fout zich alleen in die deelmassa voordoet en zich
dus niet in een ander deel van de massa kan manifesteren.
3.2.5 Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid
Er is een nauwe samenhang tussen de getrouwheid en de rechtmatigheid. Bij de IC’s zullen
onderstaande 9 financiële rechtmatigheidscriteria worden betrokken, waarvan criteria 1 t/m 6 ook al in
het kader van de getrouwheid werden getoetst. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van
het financieel beheer moet aan criteria 7 tot en met 9 extra aandacht besteed worden.
1. Calculatiecriterium, de vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Voorbeelden:
legesbedragen en facturen;
2. Valuteringscriterium, het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.
Voorbeelden: aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen;
3. Leveringscriterium, juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Voorbeelden: inkoop
van goederen/diensten;
4. Adresseringscriterium, de persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is
gegaan, is juist (rechthebbende). Voorbeeld: betalingsverkeer;
5. Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook
verantwoord. Voorbeelden: legesopbrengsten, OZB, rioolrechten, afvalstoffenheffing en
grondverkopen;
12
6. Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de
gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.
Voorbeelden: inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies;
7. Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële
beheershandelingen (besteding en inning van gelden door de gemeente). Voorbeelden:
subsidievoorwaarden, aanbesteding en belastingwetgeving;
Het voorwaardencriterium bestaat uit 7 onderdelen:
o de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project
o de heffings- en/of declaratiegrondslag;
o normbedragen (denk aan hoogte en duur);
o de bevoegdheden;
o het voeren van een administratie;
o het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;
o aan te houden termijnen (besluitvorming, betaling, declaratie e.d.)
8. Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de
geautoriseerde begroting (per programma). Voorbeeld: overschrijding van het programma;
9. M&O-criterium, de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden
zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=Misbruik) en de interne toetsing of
derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die
in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=Oneigenlijk gebruik). Voorbeelden:
subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen. Indien de gemeente geen toereikend M&O
beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel.
De IC op de financiële rechtmatigheid betreft alle hiervoor genoemde criteria, maar in de praktische
uitwerking ligt de nadruk (dus) op de drie aanvullende gedefinieerde criteria (7 t/m 9).
3.2.6 Bepaling materialiteit
Het materialiteitsbeginsel speelt een steeds belangrijkere rol bij de controle van de jaarrekening. Het
materieel belang wordt in Richtlijn 3.02 van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole 3 als volgt
omschreven:
‘’ de mogelijke afwijking van een post of van een som van posten in een verantwoording (bv.
Jaarrekening) is van materieel belang indien kennisname daarvan voor de oordeelsvorming van
gebruikers van de verantwoording noodzakelijk is’’.
Het materialiteitsbeginsel geeft dus aan wat de nog net toelaatbare onnauwkeurigheid mag zijn in
grootte en samenstelling van het vermogen en resultaat, zonder dat deze onnauwkeurigheid invloed
heeft op de oordeelsvorming van belanghebbenden.
In overleg met de accountant is het materialiteitsbeginsel voor onze organisatie bepaald.
3.2.7 Goedkeuringstolerantie
De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of
onzekerheden in de controle aangeeft, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de
oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.
De Nota van toelichtingen bij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) bepaalt
dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1%
van de totale lasten na toevoegingen reserves bedraagt en ten aanzien van onzekerheden in de
13
controle 3% van de totale lasten na toevoegingen reserves. Het gaat om de grenswaarde waar
beneden de in aanmerking te nemen fouten (< 1 %) of onzekerheden (< 3 %) moet blijven om een
goedkeurende controleverklaring te kunnen krijgen.
Wordt deze grenswaarde overschreden en zijn de fouten (of het totaal van de fouten) groter dan 1%
en/of onzekerheden groter dan 3%, dan worden deze fouten in vaktermen “fouten van materieel
belang” genoemd. Er zal dan een “controleverklaring met beperking” worden afgegeven. De daarbij
gebruikte terminologie, aanvullend op de tekst die bij een goedkeuring wordt gehanteerd is bij fouten:
“met uitzondering van…..” en bij onzekerheden: “onder voorbehoud van….”
Bij nog grotere fouten (>3 %) komt bij fouten de categorie “ afkeurende controleverklaring” en bij
onzekerheden (>10 %) de categorie “oordeelonthouding”. Deze fouten worden in vaktermen ‘fouten
van wezenlijk belang’ genoemd.
De gemeenteraad gaat, evenals voor het boekjaar 2011, 2012 en 2013, voor het boekjaar 2014 bij de
8
oordeelsvorming uit van de in onderstaande tabel vermelde goedkeuringstolerantie .
Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening
(% lasten)
≤ 1%
> 1% - < 3%
-
≥ 3%
Onzekerheden in de
controle (% lasten)
≤ 3%
> 3% - <
10%
≥ 10%
-
Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid groter of
9
gelijk aan € 50.000 rapporteert en daarnaast de gevallen waarin naar het oordeel van de accountant
sprake is van kwalitatieve fouten. De raad van de gemeente Lingewaard heeft voor de periode 20112014 voorgesteld om een 1% goedkeuringstolerantie te hanteren. Bij de bepaling van de processen
die in de IC betrokken worden zal ook worden uitgegaan van deze goedkeuringstolerantie. De totale
lasten zijn als volgt weer te geven:
- Totale last 2013: € 95 miljoen
- Begrote last 2014: € 91 miljoen
3.3 Bepaling te controleren processen
10
Bij het bepalen van de materiele processen is uit voorzichtigheidsbeginsel uitgegaan van een totale
last van € 91 miljoen. Aangezien er sprake is van deelwaarnemingen moet rekening gehouden
worden met de onontdekte fout (de fout die je niet ziet aangezien er geen integrale controle wordt
uitgevoerd). Hiertoe is in overleg met onze accountant een percentage van 50% (de onontdekte fout)
gehanteerd. Dit houdt in dat de materialiteit voor het boekjaar 2014 is vastgesteld op 1% van € 45,5
miljoen, dus € 450.500.
8
Zie: ‘Offerte aanvraag tbv de Europese aanbesteding ‘ Accountantsdiensten’; deel IV Programma
van eisen en wensen; c-e-2
9
Zie: ‘Offerte aanvraag tbv de Europese aanbesteding ‘ Accountantsdiensten’; deel IV Programma
van eisen en wensen; c-e-2
10
Voorzichtigheidsbeginsel: dit beginsel houdt in dat je kosten al moet nemen wanneer ze in het
vooruitzicht zijn en opbrengsten pas moet meerekenen bij het bepalen van de winst wanneer je zeker
weet dat je ze binnen hebt. Anders zou het bijvoorbeeld kunnen voorkomen dat je belasting betaalt
over een bedrag dat je later helemaal niet blijkt te krijgen.
14
Aan de hand van de IV-3 matrix wordt bepaald wat de financiële omvang is van de baten en lasten
van de gemeente Lingewaard in een bepaald boekjaar. Vanuit de IV3 matrix is een analyse uitgevoerd
naar de financiële omvang per proces. Hierbij is onderscheid gemaakt in baten, lasten en algemene
processen. Hierbij is een ondergrens van € 450.500 gehanteerd (1% van de begrote last 2014 ad
€ 45,5 miljoen; zie voorgaande alinea). Ten aanzien van de algemene processen is niet direct een
financiële omvang te relateren. Dit betreffen voornamelijk gemeente brede processen.
Jaarlijks zal dus worden bezien welke processen onderdeel uitmaken van de interne controle en wat
de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zijn. Principe hierbij is die processen te
betrekken waar:
 de risico’s in de processen als hoog worden ingeschat
 op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden
 registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of
verplichtingen voort kunnen vloeien
 bij eerdere controles verbeterpunten zijn geconstateerd
De op basis van bovengenoemde aspecten geselecteerde processen voor de controle in 2014 zijn
(inclusief deel S&W):
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Inkoop en aanbestedingen
Begrotingsbeheer- en wijzigingen
Treasury
Personeel
Grondexploitatie
Belastingen; woonlasten bepalende heffingen (ozb, afvalheffingen en rioolrechten)
Verbonden partijen
Verstrekte Subsidies
IT-omgeving
Memoriaalboekingen
Investeringen en kredieten
Gemeentefonds
Leges Burgerzaken
Leerlingenvervoer*
Wet Buig*
Bijzondere Bijstand*
Schuldhulpverlening*
Wet Inburgering*
Participatiebudget*
WMO*
Sisa-regelingen**
*IC wordt uitgevoerd door de IC functionaris team Sociaal en Welzijn.
** IC wordt uitgevoerd door de IC functionaris team Sociaal en Welzijn en de IC functionaris team
Financiën
Dit toetsen van de significante bedrijfsprocessen op kwaliteit van opzet, bestaan en werking worden
organisatie gerichte controles genoemd. Dit omvat een diepgaande beoordeling van de
administratieve organisatie en interne controle. Middelen hiervoor zijn onder meer
procedurebeschrijvingen, checklists, interviews, cijferbeoordelingen en deelwaarnemingen.
15
De deelwaarnemingen, checklists en procedurebeschrijvingen maken onderdeel uit van het
interncontroleplan. In paragraaf 3.2.3 wordt aangegeven hoe het aantal deelwaarnemingen wordt
bepaald.
3.3.1 Toelichting op de te controleren processen:
Van onderstaande processen zijn, met uitzondering van Gemeentefonds en IT-omgeving, deelplannen
opgesteld (zie bijlage 6).
Voorafgaand opgemerkt dat voor de significante processen een lijncontrole uitgevoerd wordt. Hiermee
wordt het bestaan van de beheersmaatregel getoetst.
1. Inkopen en aanbestedingen
Actualiteiten in het proces
Inkopen en aanbestedingen vertegenwoordigen een aanzienlijk financieel belang (ca 60 miljoen). In
de voorgaande jaren zijn er in de organisatie aanzienlijke stappen gezet om de inkoop en
aanbesteding verder te professionaliseren. Daarnaast blijft het noodzakelijk de toepassing van de
Europese aanbestedingsregels vooral bij inkopen van goederen of diensten te monitoren. Op 1 april
2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Door middel van dit Aanbestedingsbesluit zijn
de Gids proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012 aangewezen als
verplichte richtsnoeren. Binnen het inkoopbestand zal gezocht worden in hoeverre de richtlijnen
worden gevolgd in het kader van Europese aanbestedingen. Door raadpleging van diverse bronnen
(investeringslijsten, crediteurenbestand, team inkoop) dient hierin inzicht te worden verkregen.
In dit onderdeel vindt controle plaats van de inkoopfacturen. Dit betreft een bestand van ± 14.200
inkoopfacturen op jaarbasis. Afgelopen jaren heeft hier al een verbetering plaatsgevonden onder meer
door de realisatie van een contractenregister in 2013. Een verplichtingenadministratie ontbreekt nog
steeds waardoor risico´s worden gelopen met de rechtmatigheid van aanbestedingen.
Vanaf 1 januari 2012 is een start gemaakt met digitale facturering. Facturen gaan niet meer fysiek de
organisatie in, maar worden gescand en vervolgens digitaal aan de verantwoordelijke personen
aangeboden.
IC insteek
Binnen het proces Inkoop en aanbestedingen zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt
een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC;
Inkoopproces regulier:
Factuurcontrole
De werking van het inkoopproces wordt door de medewerker AO/IC aan de hand van 25
willekeurige facturen gecontroleerd. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd. Bij deze
controle word gelet op:
o Controle op autorisatie (aansluiting autorisatiestructuur op de geldende
mandaatregister), verwerking in de financiële administratie en betaling
o Controle op de juistheid van BTW labeling
Spoed/handmatige betalingen
Middels een steekproef van 25 spoed/handmatige betalen wordt de werking van dit proces
beoordeeld.
Controle op crediteuren termijnbetalingen
16
Middels een steekproef van 10% van de totale populatie crediteuren termijnbetalingen wordt
de werking van betreffende proces beoordeeld.
Controle op integriteit stambestand crediteuren
Middels een steekproef van 25 mutaties stambestand crediteuren wordt de werking van het
betreffende proces beoordeeld.
Aanbestedingen
Gegevensgerichte controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de
Aanbestedingswet 2012 (Proportionaliteitsgids) op basis van de inkoopvolumes per crediteur
(inkoopvolume per crediteur > € 50.000). Voor de interim controle wordt een uitdraai uit het financiële
systeem gemaakt met alle crediteuren. Daarvan wordt een selectie gemaakt met crediteuren > €
50.000. De populatie wordt bepaald door alle crediteuren boven de € 50.000. Vandaar uit wordt een
kritische deelwaarneming uitgevoerd (aantal i.o.v.m. de accountant).
Risico´s:
De risico´s die worden gelopen betreffen kosten die ten onrechte worden verantwoord (o.a. digitale
handtekening ontbreekt of onjuiste digitale handtekening), op een verkeerd product worden geboekt of
niet worden betaald aan juiste crediteur. Het ontbreken van of een onvolledig contractenregister en
het ontbreken van een verplichtingenadministratie kan leiden tot het niet correct volgen van de
Europese aanbestedingsregels of eigen inkoopbeleid.
2.Begrotingsbeheer- en wijzigingen
Actualiteiten in het proces
Over het proces begrotingsbeheer en wijzigingen is in 2013 geen positief oordeel geveld door de
beleidsmedewerker AO/IC. Er kon niet gesteund worden op de hiervoor geldende
beheersmaatregelen; met name op de onderdelen autorisatie, vier ogen principe, boeking niet in
overeenstemming met het onderliggende besluit. Het gehele proces is dan ook integraal beoordeeld;
zowel voor de raadbegrotingswijzigingen als de B&W/MT-begrotingswijzigingen. Er zijn, daar waar
mogelijk, herstelacties uitgevoerd. Hierbij kan gedacht worden aan het niet boeken van een besluit
voordat het dossier compleet/volledig is (inclusief getekend besluit). Ook zal het team Financiën zich
buigen over de eventuele maatregelen die genomen kunnen, dan wel moeten worden om dit proces
beter te monitoren. Ook dient duidelijk te worden wie nu precies waarvoor verantwoordelijk is binnen
dit proces. Het proces begrotingsbeheer en –wijzigingen zal mede daarom in 2014 onderdeel
uitmaken van de interne controle.
Daarnaast staat de Financiële verordening, de Regeling Begrotingswijzigingen 2007 en de
budgethoudersregeling in 2014 op de rol om geactualiseerd te worden.
IC insteek
Ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de begroting is het van belang dat
begrotingswijzigingen juist en volledig worden doorgevoerd en dat deze op het juiste niveau worden
geautoriseerd. De IC wordt uitgevoerd op de begrotingswijzigingen door de Raad en de
administratieve begrotingswijzigingen (op basis van B&W/MT besluiten en technische wijzigingen).
Risico’s
In het algemeen bestaat altijd het risico op administratieve begrotingswijzigingen die, zonder
goedkeuring van de Raad, leiden tot een wijziging van het gemeentelijke begrotingssaldo,
begrotingstotaal, programmasaldo of programmatotaal. Met deze IC moet dat risico beheerst worden.
17
3.Treasury
Actualiteiten in het proces
In het kader van de Wet Hof en Schatkistbankieren wordt het Treasurystatuut in 2014 geactualiseerd.
Hierbij wordt tevens aandacht besteed aan de € 10 miljoen grens bij het aantrekken van middelen via
onderhandse leningen.
IC insteek
De controledoelstelling is het vaststellen dat de gevolgde procedure voor het aantrekken en uitzetten
van kortlopende en langlopende geldmiddelen conform het Treasurystatuut van de gemeente heeft
plaatsgevonden. In voorgaande jaren is geconstateerd dat het proces goed vastgelegd en ingericht
is. Echter gelet op de financiële omvang van de financiering is het noodzakelijk de werking van het
proces jaarlijks integraal te controleren.
Gezien de economische slechte situatie en de huidige kredietcrisis blijft het van groot belang om dit
proces goed te kunnen verantwoorden. Vastgesteld dient te worden dat bij het aangaan van
geldmarkttransacties de voorschriften in het kader van de wet Fido worden nageleefd.
De steekproef zal zich voornamelijk richten op nieuw aangegane contracten/leningen/deposito´s
(opgenomen en uitstaande gelden).
Risico´s
Treasurybeheer geschiedt niet in overeenstemming met de wet Fido en/ of Treasurystatuut
Lingewaard 2011, waardoor er sprake is van onrechtmatig handelen. Risicovol handelen betreffende
treasury kan negatieve gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Daarnaast wordt in het kader van de
Wet Hof en Schatkistbankieren het Treasurystatuut van de gemeente Lingewaard geactualiseerd.
4.Personeel
Actualiteiten in het proces
Over het boekjaar 2012 en 2013 heeft er een interne controle op de salarisadministratie
plaatsgevonden. Daaruit zijn geen significante afwijkingen geconstateerd. Vanwege de financiële
omvang is het proces in de controle opgenomen. De controledoelstelling is het vaststellen van de
juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid van de
gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de
personeelsdossiers.
In oktober 2013 is Youforce van start gegaan. In dit digitale systeem kunnen medewerkers (en
bestuurders) digitaal declaraties en mutaties aanleveren. Medewerkers (en bestuurders)worden
zoveel mogelijk gestimuleerd om Youforce te gebruiken, maar omdat er nog wat aanloopproblemen
waren is het tot midden 2014 mogelijk om ook nog papieren declaraties in te dienen. Vanaf zomer
2014 zal er een verplichting gaan gelden om Youforce te gebruiken.
IC insteek
Vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties (inclusief
die van bestuurders), juistheid van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het
personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers. Binnen het proces Personeel zijn
diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze
deelprocessen alsmede de wijze van IC;
 Indienst- en uitdiensttreding
- Controle op volledigheid personeelsdossiers
18


- Controle op tijdige aan- c.q. afmelding
- Controle op de juistheid en tijdigheid van de verwerking in de salarisadministratie
Vaste en variabele/eenmalige mutaties
- Controle op autorisatie en financiële verwerking van mutaties (25 deelwaarnemingen)
Reguliere salarisbetaling
- Controle op juistheid en volledigheid output Raet
- Bruto-netto controle (vaststellen dat deze heeft plaatsgevonden in januari 2014)
- Aansluiting salarisadministratie met financiële administratie (3 deelwaarnemingen).
Risico’s
Het personeel-stambestand is niet juist, waardoor teveel of aan de verkeerde personen salaris wordt
betaald. Ook kunnen de stamgegevens voor de salarisberekeningen onjuist zijn, waardoor bijv.
inhoudingen te laag zijn en afdrachten onjuist worden verantwoord. Uit te betalen vergoedingen
worden niet berekend op basis van wettelijke of interne regelingen. In de personeelsdossiers zijn niet
alle verplichte documenten opgenomen zoals loonbelastingverklaring, kopie identificatiebewijs.
5.Bouwgrondexploitaties
De gemeente koopt en/of verkoopt regelmatig gronden. De resultaten van deze transacties worden
veelal niet verantwoord in de reguliere exploitatie, maar in de grondexploitatie. De lasten van de
exploitatie van gronden moeten dus gedekt worden door de baten van grondexploitatie.
Actualiteiten in het proces
De exploitatie van bouwgrond gaat per definitie gepaard met risico’s. De grondexploitatie staat door
de huidige economische omstandigheden onder druk. Er worden dus financiële risico’s gelopen. Ook
de overeenkomsten met ontwikkelaars hebben juridische risico’s die niet altijd duidelijk in beeld zijn.
Een reguliere toets op de haalbaarheid van de exploitaties, de daaraan verbonden budgetten en te
verwachten verkopen is dus noodzakelijk. Ook de “dagelijkse” uitvoering van de exploitaties is
onderwerp van controle.
IC insteek
Binnen het proces Grondexploitaties zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een
globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC;
 Aan- en verkopen:
- Controle op aankopen en verkopen binnen de grondexploitaties.
 Actualisatie van calculatieopzetten inclusief risico analyse
- Controle op de kwaliteit van informatievoorziening (benchmarking)
- Controle op naleving Grondbeleid (ten aanzien van winstneming etc.)
- Controle op realisme van calculaties (functiescheiding projectleider en planeconoom,
inschakeling externe analisten, second opinion)
 Juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten aan lopende exploitaties
6.Belastingen
De belangrijkste eigen inkomsten van de gemeente zijn de onroerende zaakbelastingen,
afvalstoffenheffing en rioolheffingen (de woonlastenbepalende heffingen). De belastingheffing is voor
een groot deel gebaseerd op redelijk objectieve gegevens uit het kadaster, de basisregistraties
bevolking en adressen en gebouwen en gegevens van niet betrokken derden (taxateurs).
Actualiteiten in het proces
Per 1 april 2012 is de uitvoering van bovengenoemde processen ondergebracht bij de gemeente
Arnhem. De daadwerkelijke uitvoering rondom het proces belastingen is nog conform de
19
Lingewaardse werkprocessen van voor 1 april 2012. Naar verwachting zal niet eerder dan 2016
overgegaan worden op de belastingsystemen van de gemeente Arnhem waardoor verregaande
procesintegratie kan plaatsvinden.
IC insteek
De IC op de belastinginkomsten is, mede gebaseerd op de uitkomsten van voorgaande jaren, goed
georganiseerd met voldoende functiescheiding en/of aanvullende controles. De uitvoering rond het
proces belastingen is dan wel per 1 april 2012 overgegaan naar de gemeente Arnhem; de
daadwerkelijk uitvoering is nog gebaseerd op het Lingewaards-systeem (zeker tot en met 2015).
Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC;
 Juistheid en volledigheid van het WOZ bestand:
- Controle op juiste en volledige verwerking van objecten, juiste WOZ waardering.
 Juistheid van de gehanteerde tarieven
- Controle op de tarieven conform de door de raad vastgestelde belastingverordeningen
 Juistheid en volledigheid van opgelegde aanslagen
- Controle op uitvallijst objecten
- Aansluiting met financiële administratie
 Juistheid en volledigheid van kwijtscheldingen en verminderingen
- Controle op rechtmatigheid van kwijtscheldingen en verminderingen
Risico´s:
Primaire registraties ( let hierbij op nieuwe aansluitingen, kadaster, gereedmeldingen, GBA-mutaties)
zijn niet volledig, waardoor mogelijk niet voor alle objecten/onderdelen opbrengsten worden
verantwoord. Brongegevens ( tarief) worden niet juist in de primaire administratie verwerkt, waardoor
opbrengsten te laag of te hoog worden verantwoord. Kwijtscheldingen worden onjuist verwerkt in het
systeem, waardoor opbrengst te hoog wordt geraamd.
7.Verbonden partijen
Actualiteiten in het proces
Steeds meer gemeenten organiseren de beleidsontwikkeling en/of uitvoering van hun gemeentelijke
opgaven binnen samenwerkingsverbanden. Dat heeft te maken met een toename van het aantal
gemeentelijke taken en met een toegenomen complexiteit van die taken. Dat in combinatie met een
steeds luider wordende roep om kwaliteit bij toenemende financiële krapte (omdat het Rijk moet
bezuinigen, worden de gemeenten gekort op het Gemeentefonds en specifieke gemeentelijke
uitkeringen). Daar waar samenwerking voorheen meer ‘vrijblijvend’ was, zal er in de komende tijd
meer sprake zijn van ‘noodzakelijke’ samenwerking als gevolg van de genoemde omstandigheden.
Gemeenten zoeken de samenwerking in de verwachting betere resultaten te bereiken in de
verhouding tussen kwaliteit en kosten. Om dat te bereiken moet de samenwerking wel goed
georganiseerd zijn.
De diversiteit in producten en diensten samen met de diversiteit in samenwerkingsverbanden, maakt
dat er een verscheidenheid aan uitvoeringsvormen is ontstaan, die voor veel gemeenten (ook voor de
gemeente Lingewaard) lastig te sturen is. Kortom: gemeenten zijn toegegroeid naar de situatie dat ze
het scala aan samenwerkingsverbanden niet goed meer overzien en de grip erop dreigen te verliezen.
Dit maakt het niet eenvoudig nieuwe samenwerkingsverbanden naar ieders tevredenheid in te richten.
Ook bij de gemeente Lingewaard staat samenwerking op dit moment hoog op de gemeentelijke
agenda. Zo is reeds op 1 april 2012 de gemeentelijke belastingen onder gebracht bij de gemeente
Arnhem. Daarnaast is per 1 april 2013 de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) de
20
uitvoeringsorganisatie voor meerdere VTH-taken van Provincie Gelderland en gemeenten in de regio,
zo ook voor de gemeente Lingewaard. Tevens is ODRA het aanspreekpunt voor bouw- en
milieuvraagstukken.
Tot slot loopt er momenteel een uitgebreid onderzoek door de rekenkamercommissie inzake
verbonden partijen. De uitkomsten van dit onderzoek worden mogelijk meegenomen bij de interne
controle op de verbonden partijen. Dit om wellicht doublures te voorkomen.
IC insteek
Doel van de IC ten aanzien van de gemeenschappelijke regelingen, samenwerkingsverbanden e.d. is
het vaststellen dat de betreffende verbonden partijen voldoen aan de relevante wet- en regelgeving en
de bepalingen in de regelingen/overeenkomsten etc. Daarnaast is het van belang om vast te stellen
dat de doelstellingen van de verbonden partijen duidelijk/helder worden beschreven en dat er
afspraken worden gemaakt over de periodieke verantwoording over de gerealiseerde prestaties en
daarmee gepaard gaande kosten. De belangrijkste verbonden partijen voor de gemeente Lingewaard
zijn Openbaar Lichaam Bergerden (OLB), Werkvoorziening Gelderland Midden (Presikhaaf) en
gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM).
Daarnaast zal de ODRA ook worden meegenomen gezien het feit dat deze per 1 april 2013 is
opgericht.
Risico´s:
De risico’s kunnen worden samengevat in een tweetal dimensies: financiële risico’s en
bestuurlijk/organisatorische risico’s. Naast de aard en omvang van de activiteiten wordt het
risicoprofiel ook beïnvloed door de juridische vorm, structuur en organisatie van de verbonden partij.
8.Verstrekte subsidies
actualiteiten in het proces
In 2014 wordt bekeken of de huidige algemene subsidieverordening 2010 moet worden
geactualiseerd als gevolg van de decentralisaties. Uit de IC 2013 is gebleken dat er fouten zijn
geconstateerd op autorisatie-niveau. Er is op 2 april 2014 een nieuwe mandaatregeling in werking
getreden. Bij de uitvoering van de IC 2014 zal er een toetsing op autorisatie plaatsvinden.
IC Insteek
De afgelopen jaren heeft een IC plaatsgevonden op subsidieverstrekkingen/exploitatiebijdragen. Er
zijn twee soorten subsidies te onderscheiden waarop de interne controle betrekking heeft. Ten eerste
de zogenaamde (volgens de verordening) prestatiesubsidies (aan sport- en welzijnsorganisaties) en
daarnaast exploitatiebijdragen. De controle vindt normaliter plaats op het definitief vaststellen van de
subsidies/exploitatiebijdragen over het jaar t-1. Daarnaast zal er controle zijn op het voorlopig
vaststellen van de subsidies/exploitatiebijdragen in het jaar t en de uitbetaling van het voorschot
hiervan. Controle vindt plaats aan de hand van de algemene subsidieverordening en/of onderliggende
overeenkomsten. De 10 grootste subsidieverstrekkingen/exploitatiebijdragen worden gecontroleerd.
Risico´s
Niet naleving van de Algemene subsidieverordening gemeente Lingewaard. De aanvraag van de
subsidie vindt te laat of onvolledig plaats en de subsidie wordt niet tot de juiste bedragen vastgesteld,
eventuele voorschotten worden niet verrekend met de definitieve subsidie (foutief toepassen
subsidieverordening). Voor 2014 dient vastgesteld te worden dat er sprake is van een juiste
vastlegging van inkomsten en uitgaven, autorisatie, de bijbehorende belegstukken en enige vorm van
collegiale toetsing.
21
9.IT-omgeving
actualiteiten in het proces
Geen.
IC insteek
 Welke applicaties worden gebruikt door de gemeente Lingewaard (alleen de financiële
11
applicaties dus financiële administratie , personeel, bouwleges en belastingen) die van
materieel belang zijn en aan welke processen zijn ze gekoppeld?
 Wijzigingenbeheer: wie kan wijzigingen doorvoeren in applicaties en welke controleslagen
zitten daar op
 Toegangsbeveiliging en wachtwoordenbeheer: Hoe vaak worden wachtwoorden veranderd,
worden uitdiensttreders tijdig afgemeld en indiensttreders tijdig aangemeld, krijgen ze de juiste
rollen etc.)
 Backup en recovery procedures
 Verdere invulling volgt na overleg met de EDP-auditor van EY.
Risico’s
Nog geen risico’s in kaart gebracht. Verdere invulling volgt na overleg met de EDP-auditor van EY.
10. Memoriaalboekingen (Financiële administratie)
Actualiteiten in het proces
In 2014 staat de Financiële verordening en de Budgethoudersregeling op de rol om geactualiseerd te
worden. Uit de IC 2013 is gebleken dat de controle- en beheersingsmaatregelen niet voldoen aan de
daaraan te stellen eisen (denk aan: juiste autorisatie, juiste belegstukken, collegiale toetsing,
functiescheiding, IV-3). Als verbeteractie is ingezet op een controle op een volledig en juist dossier
voordat e.e.a. ingeboekt wordt in de administratie. Daarnaast is het de bedoeling om een checklist
aan het dossier te hangen zodat afgevinkt kan worden of alle onderdelen vooraf zijn gecontroleerd. In
2014 zal gekeken worden in hoeverre deze verbeteracties inmiddels ingevoerd zijn en in hoeverre
deze verbeteracties werken.
IC insteek
Vastgesteld dient te worden dat memoriaalboekingen juist, tijdig en volledig in de financiële
administratie worden verantwoord.
Risico´s
Memoriaalboekingen worden onterecht aangemaakt, waardoor kosten, opbrengsten, vorderingen of
schulden te hoog of te laag worden verantwoord. De boeking is niet geautoriseerd door de juiste
budgethouder. Het kan zijn dat er te weinig aandacht wordt besteed aan btw aspecten. Er zou sprake
kunnen zijn van budgetoverheveling.
11.Investeringen en kredieten
Actualiteiten in het proces
Geen
IC insteek
Vastgesteld dient te worden dat de baten en lasten betreffende investeringen juist, volledig en tijdig
(volgens verslaggevingsvoorschriften) worden verantwoord. Tevens dient te worden vastgesteld dat
11
Het digitale inkoopproces wordt verricht door de financiële administratie (team Financiën).
22
de juiste afschrijvingstermijnen gehanteerd worden ( conform Nota activabeleid Lingewaard 2007).
Daarnaast dient vastgesteld te worden dat de door de Raad gevoteerde kredieten niet overschreden
worden.
Risico´s
Investering worden niet conform verslaggevingsregels verantwoord (denk hierbij aan BBV
voorschriften, kadernota). Ook zal er controle plaatsvinden op investeringsbijdragen (bijv. subsidies).
12.Gemeentefonds
Gemeenten ontvangen ieder jaar geld uit het gemeentefonds om een deel van hun uitgaven te
financieren. Gemeenten mogen zelf bepalen waar ze dit geld aan besteden. De jaarlijkse groei van
het gemeentefonds wordt bepaald door de normeringsystematiek. Dit houdt in dat de jaarlijkse groei
van het gemeentefonds is gekoppeld aan de groei van de rijksuitgaven. Deze groei van het
gemeentefonds wordt het accres genoemd. Het rijk informeert de gemeenten jaarlijks in mei- en
septembercirculaires over het accres van het gemeentefonds.
Hoeveel geld iedere gemeente uit het fonds ontvangt, is afhankelijk van de kenmerken en de
belastingcapaciteit van de gemeente. Bij de verdeling hanteert het rijk ruim 60 maatstaven. Dit zijn
bijvoorbeeld gegevens als:
• het aantal inwoners;
• het aantal jongeren;
• oppervlakte van het land.
Actualiteiten in het proces
Geen
IC Insteek
Ten aanzien van de baten uit het gemeentefonds zal per jaareinde een gegevensgerichte controle
worden uitgevoerd (aansluiting met circulaires). De controle richt zich op de bepaling van de juistheid
en volledigheid van de indicatoren waarop de algemene uitkering wordt bepaald.
- het vaststellen dat de verantwoorde algemene uitkering aansluiten op de meest actuele
beschikking;
- het vaststellen dat de bij de berekening gebruikte gegevens die afkomstig zijn van de
gemeente aansluiten op de brondocumenten;
- het vaststellen dat de in de financiële administratie verantwoorde algemene uitkering is
gebaseerd op de meest actuele berekening van de algemene uitkering;
Risico’s
De algemene uitkering is onjuist en onrechtmatig bepaald en de verantwoording van de algemene
uitkering in de financiële administratie is onjuist, onvolledig en heeft niet tijdig plaatsgevonden.
13.Leges Burgerzaken
Via de legeskas van het team Burgerzaken worden leges ontvangen met betrekking tot de diensten
die door Burgerzaken worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld het verstrekken van reisdocumenten en
rijbewijzen.
Ieder jaar wordt aan het eind van het kalenderjaar de legesverordening vastgesteld door de raad voor
het jaar daarop. Dan wordt ook de tarieventabel vastgesteld die bij de legesverordening hoort. In de
tarieventabel staan de tarieven weergegeven voor de diensten die Burgerzaken verricht.
23
Actualiteiten in het proces
Per 6 januari 2014 is de nieuwe wet Basis Registratie Personen (BRP) in werking getreden. De Wet
GBA en het Besluit GBA zijn per 6 januari 2014 komen te vervallen.
Ter controle van de inhoudelijke GBA handelingen vindt eens per 3 jaar een door het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties verplichte GBA-audit plaats (inhoudelijk en een privacy
onderdeel). Deze audit wordt door KEMA (aangewezen door ministerie) uitgevoerd. Deze audit heeft
in 2013 voor het laatst bij de gemeente plaatsgevonden. Vanaf 2014 wordt deze controle niet meer
uitgevoerd door de KEMA maar vindt jaarlijks plaats via zelfcontrole (aan de hand van een uitgebreide
vragenlijst die opgesteld is door het ministerie van BZK). Het Ministerie controleert dit vervolgens aan
de hand van steekproeven en neemt daar waar nodig nadere maatregelen. Deze zelfcontrole is
tevens van toepassing op reisdocumenten en rijbewijzen.
IC insteek
Het proces Burgerzaken is in 2012 voor het laatst betrokken in de IC. Vanuit de financiële analyse
blijkt dat dit proces materieel is. Voor 2014 is besloten een IC uit te voeren betreffende dit proces.
Binnen het proces Burgerzaken zijn diverse deelprocessen (leges reisdocumenten, leges rijbewijzen,
leges verklaringen omtrent het gedrag, leges burgerlijke stand, leges grafrechten etc). aanwezig.
Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van
interne controle;
 Gemeentelijke leges reisdocumenten
- Controle op juistheid van het gehanteerd tarief (aansluiting met legesverordening)
- Aansluiting subadministratie met financiële administratie
 Leges rijbewijzen
- Controle op juistheid van het gehanteerd tarief (aansluiting met legesverordening)
- Aansluiting subadministratie met financiële administratie
Daarnaast zal er een invoercontrole plaatsvinden aan de hand van de tarieventabel (2014).
Risico’s
De leges zijn onjuist, onvolledig, niet tijdig en onrechtmatig opgelegd en de baten niet tijdig, onjuist
en onvolledig in de financiële administratie zijn verantwoord.
14 t/m 20 zie Intern Controleplan 2014 team Sociaal en Welzijn Gemeente Lingewaard
21.SiSa
Actualiteiten in het proces
In 2006 is besloten tot invoering van Single information Single audit (SISA). Met ingang van 2006 kan
de gemeente voor de verantwoording van diverse specifieke uitkeringen volstaan met invulling van
een bijlage bij de jaarstukken, waarin per specifieke uitkering de verantwoordingsinformatie staat
opgenomen. De controle hierover vindt plaats bij de jaarrekening, daarna behoeven er geen aparte
accountantsverklaringen meer afgegeven te worden.
Ten behoeve van de Sisa-regelingen (verkregen subsidies) is er per regeling een format opgesteld
door de accountant om inzicht te krijgen in de aan de regeling verbonden risico’s en de genomen
beheersmaatregelen. In 2014 zal, idem 2013, getracht worden zoveel mogelijk gebruik te maken van
de beschikbare formats inzake de Sisa-regelingen.
24
Voor 2013 moeten de volgende specifieke uitkeringen door de medewerker AO/IC uitgevoerd worden
(conform Sisa Bijlage 2013):
 C7C Investering stedelijke vernieuwing (ISV);
 D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (OAB).
Binnen het team Sociaal en Welzijn van de afdeling Dienstverlening is een IC functionaris aangesteld,
die zich bezig houdt met de uitvoering van de IC van de specifieke uitkeringen binnen de Sisa (zie
bijlage ‘Sisa bijlage’). Het college wordt in zijn uitvoering van de WWB, IOAW/Z en Bbz gecontroleerd
door de gemeenteraad en het Ministerie. Op grond van artikel 77, lid 2 WWB, artikel 54, lid 1 IOAW/Z,
artikel 5, lid 4 Wet Participatiebudget dient het college jaarlijks in februari een beeld van de uitvoering
in bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De gemeente Lingewaard legt de wijze
van gegevensverzameling en verslaglegging binnen het Team Sociaal en Welzijn vast in een apart
Intern controleplan genaamd “ Intern Controleplan 2014 team Sociaal en Welzijn Gemeente
Lingewaard”.
De volgende specifieke uitkeringen worden binnen de IC van het team Sociaal en Welzijn uitgevoerd
(conform Sisa Bijlage 2013):
 G1
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) Gemeente 2013;
 G1A Wet sociale werkvoorziening (Wsw) totaal 2012;
 G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Wwb gemeente 2013);
 G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (Bbz 2004) (excl. levensonderhoud
beginnende zelfstandigen Bbz 2004) gemeente 2013;
 G5
Wet Participatiebudget (Wpb) gemeente 2013.
IC-insteek
De verantwoordinginformatie dient ingevuld te worden door de medewerkers die met de betreffende
wet- en regelgeving te maken hebben. Dit gebeurd in de zogenaamde Sisa verantwoordingsbijlage.
Alle informatie wordt verzameld door de beleidsmedewerker AO/IC. Deze beleidsmedewerker
analyseert de gegevens en controleert de ingevulde verantwoordingsinformatie met de fysieke
documenten. Om te kunnen vaststellen of de interne controle volledig en betrouwbaar is wordt een
rechtmatigheidsonderzoek uitgevoerd door de accountant.
Afhankelijk van de hoogte van de bestedingen / subsidie zal per regeling een interne
(gegevensgerichte dan wel organisatiegerichte) controle worden uitgevoerd. Opgemerkt dient te
worden dat de grootste subsidiestromen (bijvoorbeeld WWB) reeds “regulier” worden gecontroleerd.
De IC werkzaamheden zijn afhankelijk van de financiële omvang van de regeling, te weten;
< € 100.000 alleen risico-analyse + 1 deelwaarneming
> € 100.000 risico-analyse + IC.
Risico
De Sisa-regelgeving schrijft voor per specifieke risico-uitkering een risico-analyse op te stellen. Ten
aanzien van de IC voor de SiSa regelingen gelden andere uitgangspunten dan de reguliere
processen. Per SiSa regeling dient een risico-analyse uitgevoerd te worden (zie templates Sisa;
aangeleverd door de accountant). Derhalve kan is het algemeen de volgende risico-analyse van
toepassing:
 het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig
worden gedeclareerd
 het risico dat subsidiegelden niet worden verantwoord en/of ontvangen door de organisatie
25

het risico dat niet wordt voldaan aan de betreffende wet- en regelgeving in het kader van de
rechtmatigheid.
3.3.2 Processen die niet in de interne controle zijn betrokken
Beheerplannen
De uitgaven en investeringen ten behoeve van het beheer en onderhoud aan openbaar groen, wegen,
gebouwen en accommodaties vormen materiele financiële stromen door de gemeentelijke
jaarrekening van Lingewaard. Deze stromen vloeien voort uit de onderliggende beheerplannen. De
beheerplannen zijn in 2012 allemaal geactualiseerd en opnieuw vastgesteld door de gemeenteraad.
Voor het onderhoud aan wegverhardingen is een voorziening gevormd die toereikend is voor
uitvoering van de werkzaamheden uit het beheerplan. Voor de overige groepen en elementen van
onderhoud zijn onvoldoende middelen beschikbaar om het onderhoud gedurende de termijn van het
beheerplan uit te kunnen voeren waardoor er geen voorziening gevormd mag worden. Om de (in
voorgaande jaren) gereserveerde middelen beschikbaar te houden voor onderhoud zin deze aan
afzonderlijke en specifieke bestemmingsreserves toegevoegd.”
Tijdschrijven
De controle op de juistheid en volledigheid van tijdschrijven is geen onderdeel van de te controleren
processen 2013. Hierop is een uitzondering gemaakt voor de processen die te maken hebben met de
waardering Grex omdat deze uren worden doorberekend naar de exploitant. Daarnaast wordt wel
tijdschrijven toegepast met betrekking tot de Sisa-processen omdat verantwoording afgelegd dient te
worden over deze uren aan de provincie dan wel ministerie.
Omgevingsvergunningen
De controle op de Omgevingsvergunningen (WABO) vindt in 2014 niet plaats. Het proces wordt als
niet materieel aangemerkt en daarom ook buiten de interne controle 2014 gehouden.
4. RAPPORTAGE
4.1 Verslaglegging interne controle
Van de uitgevoerde IC wordt per proces een verslag gemaakt. Daarvoor wordt een format gebruikt
(zie bijlage 1). Het verslag is kort en bondig en dusdanig geformuleerd dat het bruikbaar is op
management-niveau.
Het controleverslag wordt aangeboden aan de betreffende teamleider en de concerncontroller.
Voorafgaand daaraan worden de bevindingen en eventuele verbeterpunten besproken met de
procesverantwoordelijke en/of functionele team. Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over
de reparatie van geconstateerde fouten, indien nog mogelijk, en/of het treffen van preventieve
maatregelen.
5. SLOTOPMERKINGEN
De komende jaren zal de interne controlefunctie verder moeten worden ontwikkeld. De controle zal
veel meer in onze organisatie ingebed moeten worden. Dit is groeiproces. Daarnaast zijn wijzigingen
in wet en regelgeving en eventuele interne (organisatorische) wijzigingen van invloed op het
instrumentarium en op de opzet van de IC’s en daarmee voor de inhoud van de onderzoeksplannen.
Het jaarlijks actualiseren van dit plan is daarom van groot belang. Het Jaarplan IC zal voorafgaande
26
het nieuwe controlejaar afgestemd moeten worden met de accountant op aard, omvang en methodiek
van de uit te voeren controles. Nadat deze afstemming heeft plaatsgevonden zal het Jaarplan Interne
Controle via het managementteam aan het college worden aangeboden.
BIJLAGEN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Planning en omvang financieel belang van de te controleren processen in 2014
Normenkader
Sisa-bijlage
Format IC deelplan
Format IC verslag
Deelplannen
27
Bijlage 1: Planning en omvang financieel belang van de te controleren processen 2014
Op basis van de hiervoor in het Jaarplan IC 2014 opgenomen informatie is een tijdsplanning opgesteld wanneer welke activiteiten door wie plaatsvinden.
Proces
Toelichting
Reden interne
Geplande
controle
maand van
Aanspreekpunt
uitvoering
Algemeen:
a
Jaarplan IC 2014
b
Normenkader 2014
c
Deelplannen IC 2014
d
Uitvoeren lijncontroles 2014
mei 2014
mei 2014
mei 2014
juli 2014
Judith van Rossum
Judith van Rossum
Judith van Rossum
Judith van Rossum
Financieel belang,
opmerkingen eerdere
controles
januari 2015
Judith van Rossum
Financieel belang,
gemeente-breed
proces
oktober 2014
Judith van Rossum
Financieel belang
september
2014
november
2014
Judith van Rossum
januari 2015
Judith van Rossum
IC-plan 2014:
1
Inkoop en aanbestedingen
2
Begrotingsbeheer- en wijzigingen
3
Treasury
4
Personeel
5
Bouwgrondexploitatie
Analyse crediteuren > € 50.000 (deelwaarneming iovm accountant)
Inkopen: Deelwaarneming 20 geheel willekeurige geselecteerde
facturen
Deelwaarneming 25 spoedbetalingen
Deelwaarneming 10% crediteuren termijnbetalingen
Stambestand crediteuren
Budgetbeheer/budgethouder iom mandaatregeling
Beoordelen saldocontrole
Deelwaarneming 10% begrotingswijziging gebaseerd op raadsbesluit
Deelwaarneming 10% begrotingswijziging gebaseerd op MT/B&W
besluit of technische wijziging
Aantrekken en uitzetten van kortlopende en langlopende
geldmiddelen
Afstemming financiële administratie
Bruto-netto berekening
Betaalprocedure
Vaste en variabele mutaties (totaal 25 deelwaarnemingen)
Grondaankopen/grondverkopen
Nieuwe faciliterende grondexploitaties
Lopende grondexploitaties
Afgesloten grondexploitaties
Financieel belang
Financieel belang
Judith van Rossum
28
Proces
Toelichting
Reden interne
Geplande
controle
maand van
Aanspreekpunt
uitvoering
Deelwaarneming belastingaanslagen
Deelwaarneming bezwaarschriften
Deelwaarneming kwijtscheldingdossiers
Deelwaarneming: Presikhaaf , Bergerden, VGGM, ODRA
Begroting 2014
Jaarrekening 2013
10 grootste subsidieverstrekkingen
6
Belastingen
7
Verbonden partijen
8
Verstrekte subsidies
9
IT-omgeving
10
Memoriaalboekingen
11
Investeringen en kredieten
Nieuwe investeringen
Bestaande investeringen
12
Gemeentefonds
13
Leges Burgerzaken
Algemene uitkering iom laatste specificatie Ministerie van BZK
Juistheid gebruikte indicatoren
Aansluiting financiële administratie
Invoergegevens legesverordening 2014
14
Leerlingenvervoer
15
Wet Buig (WWB, IOAW, IOAZ,
Financiële applicaties
Wijzigingenbeheer
Toegangsbeheer en wachtwoordenbeheer
Backup en recovery procedures
Memoriaalboekingen
Overlopende activa/passiva
Financieel belang
oktober 2014
Wim Fokker
Financieel belang
december
2014
Judith van Rossum
Financieel belang,
september
2014
september
2014
Judith van Rossum
november
2014
Judith van Rossum
december
2014
Judith van Rossum
november
2014
oktober 2014
Judith van Rossum
januari 2015
per kwartaal
2014
per kwartaal
2014
per kwartaal
2014
per kwartaal
2014
per kwartaal
Annemieke Bekker
Annemieke Bekker
Financieel belang,
gemeente breed
proces
Financieel belang,
gemeente breed
proces
Financieel belang
Financieel belang
Financieel belang
Financieel belang
BBZ)
16
Bijzondere Bijstand
Financieel belang
17
Schuldhulpverlening
Financieel belang
18
Wet Inburgering
Financieel belang
19
Participatiebudget
Financieel belang
?
Judith van Rossum
Annemieke Bekker
Annemieke Bekker
Annemieke Bekker
Annemieke Bekker
29
Proces
Toelichting
Reden interne
Geplande
controle
maand van
Aanspreekpunt
uitvoering
20
Financieel belang
WMO
2014
per kwartaal
2014
Annemieke Bekker
Sisa (kruisjeslijst) (op basis van
2012)
Gerard Lentjes
Workshop Sisa-regelingen door
E&Y
Gerard Lentjes
Sisa-verantwoording
november
2014 / februari
2015
november
2014
februari 2015
Sisa-verantwoording
februari 2015
Judith van Rossum
april 2015
Judith van Rossum
Coördinatie Sisa-regelingen
Uitzetten templates Sisa
21
Uitvoering Sisa-regelingen (team
a
Sociaal & Welzijn)

Gerard Lentjes
Thédoor Kuster
Financiële verantwoording Proces
G1 Wsw Gemeentedeel
2013

G1A Wsw Gemeenten
totaal 2012

G2 Gebundelde uitkering
Wwb
21
b

G3 Bbz 2004

G5 Wpb
Uitvoering overige Sisa-regelingen

C7C ISV

D9
Financiële verantwoording Proces
Onderwijsachterstanden
beleid 2011-2014
Interne rapportage:
e
Samenvatting resultaten IC 2014
(gericht aan MT)
30
Proces
Toelichting
Reden interne
Geplande
controle
maand van
Aanspreekpunt
uitvoering
*Bij het Jaarplan IC 2014 zal bepaald worden welke processen onderdeel uitmaken van de IC 2014.
31
Bijlage 2: Normenkader
Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de
accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De
inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, waarbij de verordeningen en
de collegebesluiten kunnen worden onderscheiden.
Externe wetgeving
Uiteraard is alleen wet- en regelgeving van belang die bepalingen bevat over financiële
beheershandelingen. De belangrijkste (dus niet limitatief) regelingen waar aan gedacht kan
worden zijn:
 Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese
Aanbestedingsrichtlijnen en de regeling omtrent Staatssteun;
 Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen betreffende specifieke
uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende
instanties;
 Fiscale en sociale wet- en regelgeving die door provincies en gemeenten moeten
worden nageleefd;
 Overige algemene wet- en regelgeving, zoals AWB (i.v.m. subsidiebepalingen) en
Bezoldigingswetten en –besluiten;
 Provinciewet en Gemeentewet;
 Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV);
 Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering.
Verordeningen
Alle gemeentelijke verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële
beheershandelingen maken onderdeel uit van het normenkader. Andere besluiten van de
gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kader stellend karakter zijn ook een
verplicht onderdeel van het normenkader. De raad kan besluiten dat aan bepaalde onderdelen van
verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Dat kan uiteraard alleen als deze
onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving.
Collegebesluiten
Met de dualisering is een scherpere grens getrokken tussen bevoegdheden die de raad en
bevoegdheden die het college toebehoren. Voor de rechtmatigheidstoets betekent dit dat de
voorschriften die het college uitvaardigt (interne regelgeving) niet onder het
Rechtmatigheidsoordeel vallen. De uitzondering hierop is als door het ontbreken of niet naleven van
deze voorschriften het financieel beheer oncontroleerbaar is en daardoor de getrouwheid en
rechtmatigheid in gevaar komt.
32
Evenals vorig jaar is wederom gekozen voor een normenkader met als insteek alle wet- en
regelgeving van die processen die voor 2014 in de IC worden meegenomen. In 2014 is, in
samenwerking met team Juridische Zaken, een start gemaakt met een toets op volledigheid van alle
relevante, voor de IC van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Dit zal in 2015 verder opgepakt
worden.
1
Proces
Wet- en regelgeving
Inkoop en aanbestedingen
Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag wet
ketenaansprakelijkheid
Aanbestedingswet 2012
Gids proportionaliteit
Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012)
Fiscale wetgeving (Btw-compensatiefonds, Wet omzetbelasting etc.)
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
2
Begrotingsbeheer- en
Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV)
wijzigingen
Fiscale wetgeving (Btw-compensatie-fonds, Wet omzetbelasting etc.)
Financiële Verordening
Regeling begrotingswijzigingen 2007
Nota Reserves en Voorzieningen
Nota Activabeleid Lingewaard 2007
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
3
Treasury
Wet Financiering decentrale overheden (Wet FIDO)
Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheid (RUDDO)
Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (UFDO)
Treasurystatuut 2011
Paragraaf Financiering – Programmabegroting 2014
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
4
Personeel
Ambtenarenwet
Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA)
Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt)
Fiscale wetgeving
Sociale verzekeringwetten
CAR/UWO
Bezoldingsregeling
Diverse regelingen secundaire arbeidsvoorwaarden
Beloningsbeleid gemeente Lingewaard
Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Lingewaard
2011
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
5
Bouwgrondexploitatie
Gemeentewet
33
Proces
Wet- en regelgeving
Wet ruimtelijke ordening (Wro)
Besluit op de ruimtelijke ordening (Bro)
Algemene Wet Bestuursrecht
Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade 2008
Exploitatieverordening 2002
Nota Grondbeleid 2013
Gronduitgifteprijzen gemeente Lingewaard 2014
Bugethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6
Belastingen;
Gemeentewet
woonlastenbepalende
Algemene wet Bestuursrecht
heffingen (ozb, afvalheffing
Invorderingswet
en rioolrechten)
Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990
Wet waardering Onroerende Zaken
Kwijtscheldingsregeling gemeentelijke belastingen 2010
Wet milieubeheer
Algemene wet inzake rijksbelastingen
Kostenwet invordering rijksbelastingen
Failissementswet
Wetboek van burgerlijke rechtsvordering
Aanwijziging- en mandaatbesluit gemeentelijke belastingambtenaren 2013
Verordening afvalstoffenheffing 2014 plus tarieventabel
Verordening Onroerende Zaakbelastingen 2014
Verordening Rioolheffing 2014
Legesverordening 2014
7
Verbonden partijen
Besluit Begroting en Verantwoording (Bbv)
Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)
Notitie Verbonden Partijen 2006
Besluit over dienstverleningsovereenkomst
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
8
Verstrekte subsidies
Algemene wet bestuursrecht (titel 4)
Algemene subsidieverordening gemeente Lingewaard
Overige beleidskaders met betrekking tot verstrekte subsidies
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
9
IT
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
10
Memoriaalboekingen
Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV)
Fiscale wetgeving (Wet omzetbelasting, Btw-compensatiefonds etc)
Financiële verordening
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
11
Investeringen en kredieten
Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV)
34
Proces
Wet- en regelgeving
Nota Reserves en Voorzieningen
Nota Activabeleid
Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag wet
ketenaansprakelijkheid
Aanbestedingswet 2012
Gids proportionaliteit
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
12
Gemeentefonds
Financiële verhoudingenwet
Besluit financiële verhouding 2001
Algemene uitkering gemeentefonds
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
13
Burgerzaken
Wet GBA (tot 06-01-2014)
Besluit GBA (tot 06-01-2014)
Wet Basis Registratie personen (BRP) (vanaf 06-02-2014)
Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN)
Handboek reisdocumenten
Legesverordening 2014
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
Sisa
35
Bijlage 3: Sisa-bijlage
Nummer
specifieke
uitkering
conform Sisa
bijlage 2013
Specifieke uitkering
IC uitgevoerd door:
C7C
D9
G1
Investering stedelijke vernieuwing (ISV)
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 OAB
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) gemeente 2013
Judith van Rossum
Judith van Rossum
Thédoor Kuster
G1A
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) totaal 2012
Thédoor Kuster
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Wwb gemeente
2013
Thédoor Kuster
G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004
(excl.levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeente
2013
Wet Participatiebudget (Wpb) gemeente 2013
Thédoor Kuster
G5
Thédoor Kuster
36
Bijlage 4: Format IC deelplan
Object van onderzoek
Aanleiding
Structureel / incidenteel
Opdrachtgever
Opdrachtnemer
Bestaande wet- en regelgeving
Rapportage
Frequentie
Omvang van de controle
Werkwijze
Tijdsplanning
Waarom (risico’s)
37
Bijlage 5: Format IC verslag
Proces
Verslagperiode
Aan het proces verbonden risico’s
Hoe is de deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers)
Verrichte controlewerkzaamheden
Bevindingen
Conclusies
Aanbevelingen (door procesverantwoordelijke)
Vervolg op aanbevelingen op eerdere controles
Datum verslag
IC uitgevoerd door
De controle is uitgevoerd door (naam), (functie). De bevindingen zijn op (datum) besproken
met (procesverantwoordelijke medewerker), (functie). De opmerkingen en het commentaar
zijn verwerkt in het definitieve verslag.
IC verslag opgesteld door: (naam), (functie), (datum).
Akkoord:
Naam: (naam procesverantwoordelijke)
Datum:
…………………(handtekening)
Naam: (naam uitvoerder IC)
Datum:
…………………(handtekening)
38
Bijlage 6: Deelplannen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Inkoop en aanbestedingen
Begrotingsbeheer- en wijzigingen
Treasury
Personeel
Bouwgrondexploitatie
Belastingen; woonlasten bepalende heffingen (ozb, afvalheffingen en rioolrechten)
Verbonden Partijen
Verstrekte subsidies
IT-omgeving*
Memoriaalboekingen
Investeringen en kredieten
Gemeentefonds*
Leges Burgerzaken
Sisa-regelingen
*geen deelplan opgesteld
0

b. Nieuwe gemeenschappelijke regeling onderwijszaken regio

De Nieuwe Krant - 17 december 2014 pagina 2

a. Benoeming fractievertegenwoordiger Politieke Avond voorstel en

De Gelderlander Betuwe 20140301

7 januari 2015 pagina 11

De samenstel opdracht.

EY: Van boekhouder naar poortwachter

LTA van de raad t b v presidium 2014-09-29 vs3

Extramuralisering langdurige zorg en