Verslag eerste gespreksronde d.d. 3 september

e
Verslag bijeenkomst 1 Overlegtafel HBH
3 september 2014 9:00 uur tot 12:00 uur, Ravellaan 96, gemeente Utrecht
Aanwezig
Gemeente Utrecht: Gerda Houtman, Martin van Rhee, Lisette Hoogstraten
Begeleiding dialoog vanuit Berenschot: Floris Bannink en Willemijn de Wal
Cliëntenraad Wmo: M. van Andel
Deelnemers:
A. Schipper
PrivaZorg
H. el Arbaji
Thuiszorg Warm Hart voor NL
S. Kokkeler
AxionContinu
A. van ’t Holt
TSN Thuiszorg
A. Kap
Stichting CúramZorg
C. Onderstal
Thuishulp Zorgzaam
M. Verbeek
Kijk op Zorg
S. el Hajaji
Kleurrijk zorg
T. van de Pol
Joost Zorgt
S. Allegra- Huijerman
Merson Care
M. Freling
T-zorg
R. de Zoeten
Zorggarant
I. Larguèche
TZ Het Centrum
Afwezig: Dhr. Zwart Verian Care
Opening
e
Opening van de 1 overlegtafel door Floris Bannink met toelichting over het proces van de dialoog
gerichte aanbesteding. Vervolgens volgt er een inhoudelijke toelichting van Gerda Houtman over de
uitgangspunten van het beleid HBH in de gemeente Utrecht.
Verslag van de bespreekpunten
Bespreekpunt 1: Inhoud van de collectieve- en maatwerkvoorziening
De inhoud van de bijlage ‘Tabel werkzaamheden collectief’ wordt door alle aanwezigen
geaccepteerd. De lijst geeft aan wat volgens de gemeente Utrecht in het collectief basis niveau van
schoon valt .Daarbij is besproken dat alle taken op de lijst met de genoemde frequentie het niet
mogelijk is om dit binnen de indicatie van te 78 uur doen. De regie van het huishouden ligt bij de
cliënt. In het schoonmaakplan met de cliënt wordt vastgelegd wat haalbaar is binnen 78 uur, welke
taken met welke frequentie in welke ruimte worden door de Hulp bij het Huishouden uitgevoerd. Er
is dus geen verplichting om alle taken bij alle klanten uit te voeren. De opgenomen werkzaamheden
in deze bijlage moeten wel binnen de collectieve voorziening HBH 1 worden uitgevoerd, als de cliënt
dat wenst.
Bespreekpunt 2: Opstellen schriftelijk schoonmaakplan met de cliënt
Artikelen voor dit bespreekpunt zijn:
Artikel 7: U komt samen met de klant tot een schriftelijk schoonmaakplan. Dit schoonmaakplan
omvat met welke frequentie u langs komt bij de klant en met welke frequentie concrete
werkzaamheden uitgevoerd worden.
Artikel 8: U houdt samen met de klant schriftelijk bij hoeveel van de maximaal aantal uren dat op
jaarbasis beschikbaar is in de collectieve voorziening en de maatwerkvoorziening, benut is.
Bespreking artikel 7: is iedereen het er over eens. In het schriftelijke schoonmaakplan wordt
vastgelegd; met welke frequentie u langs komt en met welke frequentie u bepaalde werkzaamheden
gaat doen in welke ruimte. Er wordt bepaald dat de klant leidend is in de inzet van de 78 uur en het
eventueel aanvullende aanbod. Er komt geen format voor het schoonmaakplan voorgeschreven
vanuit de gemeente Utrecht. Iedere aanbieder kan dit schriftelijke schoonmaakplan zelf vormgeven.
Dat er een schriftelijk schoonmaakplan komt, is de verantwoordelijkheid van de aanbieder.
Bespreking artikel 8: Nieuwe cliënten krijgen nu al indicatie 78 uur na een lichte toets, die geldt
vanaf 1 januari. De herindicatie van bestaande cliënten gaat in vanaf 24 maart en het overgrote deel
ontvangt een indicatie voor 78 uur per jaar. Er wordt geen verplichte frequentie per week of maand
opgenomen in dit contract. De flexibiliteit bij de aanbieders en de cliënten, de regie van de cliënt op
het huishouden zijn hiervoor te belangrijk. Bij gemeente Utrecht wordt alleen gecontroleerd dat er
niet meer zorg wordt verleend dan in de indicatie is vastgelegd, vaak voor 78 uur. Iedereen is
akkoord met de inhoud van artikel 8.
Bespreekpunt 3: Ondergrens aantal uren per keer – efficiency
Artikelen voor dit bespreekpunt zijn:
artikel 9: U mag uit efficiency overwegingen een ondergrens stellen aan het aantal uren dat per keer
ingezet wordt.
Artikel 10: U mag waar nodig en mogelijk de werkzaamheden in de collectieve voorziening bundelen
en structuren (collectief organiseren).
Bespreking artikel 9: De meerderheid van de partijen wil de ondergrens vrij houden. Zoals bij
bespreekpunt 2 al aangegeven, wordt er in de overeenkomst geen ondergrens opgenomen. Dat
creëert flexibiliteit bij de aanbieders en voor de cliënt. Door de aanwezigen organisaties wordt ook
aangegeven dat bij HBH2 het soms nodig is om 30 minuten een maaltijd te bereiden en dan vaker
langs te komen. Alle organisaties zullen zelf nadenken wat hun ondergrens is qua aantal minuten bij
het leveren van zorg. Dit wordt gecommuniceerd naar de (nieuwe) cliënten. Dat is een selectie
criteria voor de klant. De ondergrens wordt transparant gemaakt voor de klant.
Bespreking artikel 10: Er wordt door de partijen aangegeven dat je alleen activiteiten kan bundelen,
alleen als je groot genoeg bent als organisatie met veel klanten in dezelfde wijk of in dezelfde flat.
Hierbij vraagt de gemeente Utrecht aan de aanbieders om creatief te zijn. Er gaat nagedacht
worden over manieren van samenwerken om een efficiency slag te maken. Wellicht is het
samenwerken met partnerorganisaties, vrijwilligers, mantelzorgers een mogelijkheid om extra
diensten aantrekkelijk aan te kunnen bieden. In de overeenkomst wordt hierover alleen de huidige
tekst van het artikel opgenomen.
Bespreekpunt 4: Werken met vaste schoonmaakhulpen of poel incl. kwaliteitseisen en
leveringsgarantie
Artikelen voor dit bespreekpunt zijn:
Artikel 20: Per klant werkt u zoveel mogelijk met een vaste schoonmaakhulp of poel van
schoonmaakhulpen.
Artikel 21: Indien u werkt met een vaste poel laat u de klant vooraf (telefonisch) weten wie komt
schoonmaken.
Artikel 22: Bij ziekte en vakantie zorgt u voor vervanging indien de klant dit wenst. U laat de klant
vooraf (telefonisch) weten wie komt schoonmaken.
Artikel 28: U garandeert continuïteit bij het uitvoeren van de huishoudelijke werkzaamheden voor
een cliënt.
Artikel 32: De door u in te zetten medewerkers voldoen tenminste aan de kwaliteitseisen..(..)
Artikel 35: Uw kunt minimaal 50 klanten per periode van 4 weken binnen de gestelde termijn
voorzien van ondersteuning in de collectieve voorziening.
Vanuit de cliëntraad wordt benadrukt dat kwaliteitseisen en een betrouwbare kleine poule van
medewerkers van belang is, wanneer er voor een poule wordt gekozen. Daarbij is het op tijd zijn,
dezelfde taal spreken, een klik hebben van belang. Dat is van belang voor praktisch zaken maar
ook voor het vertrouwen tussen cliënt en HBH medewerker.
Bespreking van artikel 20: is voor alle aanwezigen van belang. Dat is op dit moment ook het streven
van alle partijen. Dit wordt niet verder vastgelegd dat de huidige formulering. Bij de keuze van
nieuwe klanten, moet duidelijk zijn of de aanbieder werkt met een poule of een vaste hulp.
Bespreking artikel 21-22-28: deze formulering wordt door iedereen geaccepteerd.
Bespreking artikel 32: De HBH 2 opleidingseisen die nu zijn opgenomen, worden aangevuld met “of
gelijkwaardig aantoonbaar met een EVC (eerder verworven competenties). Het opleidingsniveau is
de verantwoordelijkheid van de aanbieder, maar de gemeente Utrecht wil wel eisen stellen zodat de
dienstverlening aan deze kwetsbare groep van het juiste niveau is. Alle aanwezigen zijn akkoord
met de gestelde eisen. Bij HBH 1 worden geen hogere scholingseisen opgenomen dan nu in het
artikel genoemd. Daar gaat iedereen mee akkoord. In overlegronde 3 wordt besproken hoe de inzet
van gekwalificeerde medewerkers binnen HBH2 wordt getoetst? Moet de accountant dat doen of
kan dat op een andere manier? De manier van verantwoorden wordt nog besproken.
Bespreking artikel 35: Het aantal uren en het aantal cliënten neemt voor alle aanbieders af, dus het
behalen van 50 cliënten is steeds lastiger. Als dit artikel geldt voor nieuwe aanbieders, Dan kunnen
ze hier niet snel aan voldoen. In de huidige formulering staat er dat je aan 50 cliëntenzorg kan
leveren, niet dat je dit aantal als cliënt hebt. Deze formulering is bewust gekozen. De gemeente
Utrecht gaat nog kijken naar de formulering van dit artikel. Het aantal van 50 klanten als ondergrens
wordt door alle partijen geaccepteerd.
Bespreekpunt 5: aanbod, keuzemogelijkheden en informatie aan (nieuwe) cliënten
Artikelen voor dit bespreekpunt zijn:
Artikel 43: De cliënt bepaalt bij welke van de te contracteren zorgaanbieders hij/zij de geïndiceerde
uren HBH afneemt. De gemeente Utrecht zal ervoor zorgdragen dat alle geïndiceerde burgers van
de gemeente Utrecht over de volledige lijst met gecontracteerde partijen kunnen beschikken.
Artikel 48: U beschikt uiterlijk 4 weken na gunning over een heldere folder… (..)
Artikel 49: U bent bereid en in staat om de benodigde informatie van uw bedrijf en dienstverlening
zowel digitaal als op papier ten behoeve van de dienstverlening kosteloos beschikbaar te stellen.
Bespreking van de artikelen: De inhoud van de artikelen is anders dan hoe de HBH nu is
georganiseerd, omdat er nu maar vier aanbieders zijn. De keuze bij nieuwe aanbieders moet
gebeuren o.a. op het aanvullend aanbod en selectie criteria zoals vaste hulpen, minimale afname
uren per week/twee weken, etc. In aanvulling op artikel 43 wordt de onderstaande toelichting
opgenomen:
De gemeente informeert de klant over de gecontracteerde aanbieders door deze een lijst met de
aanbieders te sturen middels een brief. De aanbieder levert ten behoeve van deze lijst de volgende
gegevens:
Naam, adres , telefoonnummer eventueel website
Drie onderscheidende kenmerken ( maximaal 5 woorden per kenmerk)
De gemeente ordent de lijst op prijs, met de goedkoopste bovenaan. Als twee aanbieders dezelfde
prijs hebben geoffreerd wordt vervolgens op alfabet geordend. De gemeente Utrecht zal deze
gegevens ook op de website plaatsen. Artikel 48 vervalt.
Bespreekpunt 6: Inhoud en proces privaat aanbod
Artikel voor dit bespreekpunt is:
Artikel 6: U gaat akkoord met de op u rustende verplichting om aanvullend aan de gemeentelijke
opdracht aanvullende gemaksdiensten aan te bieden, die inwoners van Utrecht op eigen kosten
kunnen afnemen. U zorgt er voor dat deze diensten makkelijk af te nemen zijn.
Bespreking artikel 6: de partijen vragen zich af of dit btw dragende activiteiten zijn, omdat het
commerciële activiteiten zijn. De brief van Van Rijn met het budget voor het bevorderen van de
werkgelegenheid voor de komende 2 jaar, moet door enkelen nog gelezen worden.
Gemaksdiensten moet beter gedefinieerd worden. Is dat een grote schoonmaak 2 x per jaar? Is dan
ook het berekenen van btw van toepassing? En als in deze uren klusjes in het huis of de tuin
worden gedaan? De gemeente Utrecht stelt de volgende definitie voor:
Toevoeging gemeente Utrecht: onder gemaksdiensten verstaan wij:



Alle extra uren, extra vormen van hulp bij het huishouden die de Wmo klant op eigen kosten
wil afnemen
Een grote variatie aan diensten waarvan de klant aangeeft daar behoefte aan te hebben.
Bijvoorbeeld de hond uitlaten, winkelen of boodschappen halen, het maken van een
praatje/gezelschap houden, grasmaaien, lamp vervangen, mee naar het ziekenhuis, etc,
etc.
Hulp in het huishouden en de overige diensten die een niet Wmo klant af kan nemen.
Door de aanwezige partijen wordt aangegeven dat Arbotechnisch en verzekeringstechnisch er
problemen kunnen ontstaan, wanneer andere werkzaamheden worden gedaan door de HBH
medewerker die niet binnen de huidige werkzaamheden vallen. De subsidie vanuit de brief van Van
Rijn is voor het behoudt van werkgelegenheid. Van Rijn wil zo veel mogelijk Hulp bij het
Huishouden/schoonmaakhulpen met een vast contract. Deze subsidiemogelijkheid is er ook voor
inzet van de HBH medewerker bij mensen buiten het Wmo domein. Bij de subsidie van Van Rijn
loopt de toegang niet via gemeente Utrecht. Er moet een algemeen plan komen met de volgende
deadlines; 21 oktober moet een intentieverklaring getekend zijn en 1 december moet er een
uitgewerkt plan liggen. Daarin moet specifiek worden uitgewerkt, welke werkzaamheden erin vallen
en welke niet, wie wijst toe en hoe wordt het risico op overvraging gemonitord. Voor januari kan het
met huidige klanten al worden geregeld. Wat valt er binnen? Een grote schoonmaak, strijkservice,
andersoortige werkzaamheden?
Er zijn twee verschillende onderdelen die binnen de overeenkomst vallen:
1. Het leveren van dienstverlening binnen de subsidiemogelijkheid van Van Rijn; een subsidie voor
de behoud van werkgelegenheid. Alle partijen gaan nadenken of ze hierin een rol willen spelen
en het gezamenlijke plan willen opstellen en ondertekenen.
2. Aanvullende gemaksdiensten; een aanvullend aanbod van HBH uren, vanuit een privaat
aanbod. Aangezien de uren voor cliënten worden verminderd door de herindicatie, kunnen ze
zelf meer uren inkopen. De gemeente Utrecht vraagt aan partijen om de toegang tot
aanvullende gemaksdiensten zo makkelijk mogelijk te maken. Hieronder valt bijvoorbeeld twee
keer per jaar een grote schoonmaak of boodschappen halen, alles in overleg met de cliënt.
Voor de volgende overlegtafel wordt besprokene dat iedereen de brief van Van Rijn leest en
nadenkt over ideeën vanuit de organisatie om dit plan te vullen. Partijen denken ook na of iedereen
mee moet doen.
Er moet worden nagedacht over de implementatie van de gemaksdiensten. Er komt hierbij een
facturatiestroom met de klant. Er moet worden nagedacht hoe deze aanvullende diensten worden
betaald? Moet er btw worden gerekend over deze aanvullende gemaksdiensten? Dit komt terug in
overlegronde twee.
Bespreekpunt 7: Indien nodig overname personeel binnen de overeenkomst, SROI
Artikelen voor dit bespreekpunt zijn:
Artikel 88: U bent bereid en in staat om u maximaal in te spannen om uw huidig werknemers voor
zover mogelijk onder gelijkblijvende financiële voorwaarden in dienst te houden.
Artikel 89: U bent bereid en in staat om u maximaal in te spannen overtollige medewerkers van die
bedrijven die niet langer voor de gemeente Utrecht werkzaam zijn, over te nemen.
Artikel 94: U verplicht zich kennis te nemen van de laatste ontwikkelingen ten aanzien van
bovenstaande wet en regelgeving. Hiermee wordt onder andere bedoeld dat door u in te zetten hulp
verlenend personeel in loondienst moet zijn.
Artikel 130: De aanbieder maakt over de invulling van SROI concrete afspraken met het
Werkgeversservicepunt van de gemeente Utrecht
Bespreking van artikel 88 en 89: Iedereen onderschrijft het belang van de SROI en het inspannen
om medewerkers in dienst te houden. Dat is verplicht vanuit de Cao en het wettelijk kader. Maar wat
is maximaal inspannen? Er is besloten dit niet meer SMART uit te werken. Er is minder geld
beschikbaar voor deze dienstverlening, dus minder werkgelegenheid. Waarschijnlijk zitten alle
partijen met overschot in 2015, dus het overnemen van overtollige medewerkers is moeilijk te
realiseren.
Bespreking punt 94: Wettelijk gezien moeten de medewerkers in loondienst zijn. Voor alle
aanwezige partijen is dit geen probleem, alleen de constructie bij Privazorg is anders. Binnen
Privazorg is iedereen ZZP’er. Privazorg gaat met gemeente Utrecht nog in overleg hoe dat construct
werkt en of dit acceptabel is en past binnen de overeenkomst. De formulering van dit artikel wordt
wellicht aangepast.
Bespreking artikel 130: Iedereen is het eens met deze formulering.
Afsluitende afspraken
Het verslag van de overlegtafel komt morgen op de website:
http://www.utrecht.nl/sociale-stad-in-ontwikkeling/aanbesteding-hulp-bij-huishouden/
Digitale input op dit verslag kan tot dinsdag 9:00 uur, ook van andere partijen die vandaag niet
aanwezig waren.
Woensdag 10 september 9:00 uur tot 12:00 uur is de tweede overlegronde, met terugkoppeling
digitale input.
e
De inhoud van de 2 overlegronde is de financiële afspraken, verhouding kwaliteit en bandbreedte
prijs, proces van toewijzen van nieuwe cliënten.

Download Report