Verslag IPMA Project Portfolio Management bijeenkomst “Hoe

Verslag IPMA Project Portfolio Management bijeenkomst
“Hoe Schaalbaar is Agile?”
Datum:
11 september 2014
Locatie:
Tata Steel te Velsen-Noord
Gastheer:
Paul Beelen, Project Portfoliomanager Tata Steel
Tijdstip:
16.00 – 19.00 uur
Tekst:
Dré Versteeg
Organisatoren: Roelof van Der Weg, Dré Versteeg, René Hombergen en Paul Beelen
Het bedrijfsterrein van Tata Steel is indrukwekkend. Niet alleen door de grootte in oppervlakte maar
ook door de aanwezigheid van enorme installaties en gigantische infrastructuur.
Je ziet aan alles dat hier grootschalige, complexe operaties uitgevoerd worden op een hoog
professioneel niveau. Daar zijn ze bij Tata Steel, op een nuchtere manier, bijzonder trots op. De
ontvangst van ruim vijftig deelnemers in het Dudok Congrescentrum is uitstekend verzorgd door onze
gastheer, Paul Beelen, Project Portfoliomanager bij Tata Steel.
Na het welkomstwoord van Roelof van der Weg en de belangrijke
veiligheidsinstructies vertellen Ron Vinken en René Hombergen hun
verhaal over hun nieuwe boek “Wat is Agile Portfolio Management”. Bij
hun zoektocht naar een antwoord op die vraag hebben zij onderzoek
gedaan naar wat verschillende Portfolio Management methodes daarover
zeggen en met name wat drie autoriteiten (Jochen (Joe) Krebs, Johanna
Rothman en Robert Wysocki) op dat gebied hebben gepubliceerd. De
conclusie die zij trekken is dat nog traditionele PPM methodes, nog deze
auteurs ons veel wijzer maken. Vervolgens stellen zij de vraag of het
mogelijk is om op basis van het Agile handvest een Agile portfolio
management te ontwerpen. Het antwoord daarop is een stellig ja. Waarna zij op zoek zijn gegaan naar
een succesvolle praktijkcase. Die hebben zij o.a. aangetroffen bij CB (voorheen Centraal Boekhuis). In
het algemeen kan volgens René geconcludeerd worden dat Agile PPM zich vooral bezighoudt met een
flexibele, mensgerichte en kort cyclische procesvoering en vele verschijningsvormen kent waarbij
regelmatig en goed overleg een kritische succesfactor is. Voor meer details over deze presentatie en het
boek zelf kan je terecht op deze links http://www.ipma-nl.nl/portfoliomanagement/ of
http://www.pmwiki.nl/group/portfoliomanagement of www.a4-projecten of [email protected] of je belt
René Hombergen direct op zijn mobile nr. 06-51495384.
De presentatie van Paul Beelen schetst eerst een beeld van de omvang en
complexiteit van Tata Steel, waarna hij inzoomt op het managen van de
projectenportefeuille van het onderdeel Tata Steel Europe - Projects and Technical
Consultancy (PTC). Al snel blijkt dat de doorlooptijd van projecten en zelfs de
afzonderlijke projectfases veel langer zijn dan men bij de meeste aanwezigen in
de zaal gewend is. Ontwikkel- en besluitvormingstrajecten kunnen zomaar 1 á 2
jaar duren en realisatiefases kennen ook geregeld een doorlooptijd van meer dan tien jaar. Voor de
meeste mensen in de zaal een extreem lang tijdvenster.
Opvallende kenmerken van de PPM aanpak van Tata Steel Europe zijn bijvoorbeeld:
 De onderverdeling in buckets als Capex en Non Capex, New Product Development en ICT
projecten
 Een projectportefeuille van ca. 150 actieve projecten met een spend volume van ca. 100 – 200
miljoen per jaar
 Er is veel aandacht voor de kwaliteit van de business cases
 De besluitvorming en de projecten zelf zijn opgedeeld in Stage Gates en er is sprake van een
transparante kaderstelling m.b.t. prioriteitsstelling.
 Het belang van een goede database met PM controle gegevens voor heldere management
rapportages is cruciaal.
 Er worden vier portfolio categorieën onderkend;
o Mandatory: Veiligheid, wetgeving, milieu, en compliancy
o Continuïteit: Essential Replacements
o Strategische investeringen
o Rendement
Belangrijkste knelpunt is de schaarste van kritische resources.
De strategische doelstellingen worden top down vastgesteld en doorvertaald naar operationele
projecten en programma’s in de business units. De basis voor PPM is gelegd in een volwassen
projectmanagementproces met uitgebreide control mechanismen ondersteund door tooling en een
heldere fasering. Een prettige bijkomstigheid daarvan is dat Tata Steel het voor elkaar speelt om in de
portfoliofunnel per stage een overzicht te geven van de ‘hardheid’ van de business cases/prognoses. Dit
heeft een gunstig effect op de efficiency van de budgettering (minder contingency) en het managen van
de risicoaspecten van de portfolio (minder risico kapitaalbuffer).
Na een interessante vragenronde en de daaropvolgende duidelijke instructie over helm, veiligheidsbril,
oordoppen met koptelefoonfunctie en het nut van een brandvertragende overjas, reed het gezelschap
in een bus over het immense bedrijfsterrein en bezochten wij de plaatwalserij. Een kilometer lange
lopende band waar volcontinue de enorme blokken roodgloeiend (meer dan duizend graden Celsius)
metaal omgevormd worden in ‘handzame’ rollen hoogwaardig staal. In dit proces nemen efficiency,
veiligheid en hergebruik van grondstoffen een zeer belangrijke plaats in.
De broodmaaltijd wordt gecombineerd met verschillende kleine ronde tafel discussies, waarna onder
leiding van Roelof van der Weg, een boeiende plenaire discussie ontstaat over de toepasbaarheid van
Agile PPM- en Projectmanagement methodes bij een organisatie als Tata Steel. Zoals wel vaker in dit
soort discussies botsen verschillende meningen en sterke overtuigingen met praktische bezwaren en
vinden wij elkaar weer in enkele constructieve en haalbare oplossingen. In de sector zware industrie
lijken Agile en scrummethodes, o.a. vanwege de lange doorlooptijden en het belang van sturen op
kwaliteitsaspecten (randvoorwaarden en requirementeisen), niet de meest voor de hand liggende
methodieken. Echter daar waar sprake is van innovatieprojecten met een beperkte scope en
doorlooptijd kan met name de flexibiliteit wel degelijk waarde toevoegen.
Tenslotte draagt Roelof van der Weg het voorzitterschap van de PPM interessegroep over aan Dré
Versteeg. Roelof heeft vanaf oktober 2007 deze rol met veel plezier uitgevoerd en o.a. de vele
bedrijfsbezoeken zoals bij Randstad, Transavia, KPN, ASR, ING, DSM en nu Tata Steel (om maar enkele
aansprekende te noemen) zullen velen zich nog goed herinneren. Daarbij is hij ondersteund door
(regelmatig wisselende) groepsleden die interessante nieuwe zienswijzen hebben ingebracht op het
PPM vakgebied. Roelof zelf heeft zich vooral ingezet om, naast de focus op de randvoorwaardelijke
methodische PPM aanpakken, ook de aandacht te vestigen op de veranderkundige aspecten van PPM.
Daarbij stelt hij steeds de ‘waarom’ vraag en gaat hij op zoek naar de betekenissen van PPM zelf in het
verandervakgebied. Betekenis- en zingeving zijn twee kernbegrippen voor Roelof waarmee de parellel
met de essentie van PPM naadloos is gemaakt.
Roelof, heel veel dank voor al je inspanningen, enthousiasme en wijsheid in de afgelopen jaren. Ik ben je
heel dankbaar voor de fijne samenwerking in de afgelopen jaren. Gelukkig blijven we in een iets andere
rolverdeling samen (en met hulp van andere enthousiaste PPMers) voor de IPMA PPM interessegroep
nog vele interessante en prikkelende activiteiten organiseren.
De volgende PPM sessie wordt gepland voor Q4 van dit jaar. Daarover volgt nog specifieke informatie.
Het thema wordt dan: ‘Wat is Succes in Projecten en Projectportfolio’s?’. De vragen die we daarbij
behandelen zijn o.a. “Wanneer spreken we van een succesvol projectportfolio?’ en “Hoe zorg je ervoor
dat een Projectportfolio succesvol is?” “Is succes wel te meten?” en zo ja “Hoe doe je dat dan?” “Gaat
het dan vooral om beleving of juist om feiten?”
Enfin, relevante vragen waar serieuze antwoorden op moeten komen. Het belooft weer een
interessante bijeenkomst te worden…
Namens de IPMA PPM Interessegroep, bedankt voor je komst en je enthousiaste deelname en tot de
volgende keer
Vriendelijke groet,
Dré Versteeg
Tel nr. +31 6 2707 1197

Download Report