Directieverslag 2013

Jaardocument 2013
Stichting Huize Het Oosten
Naam verslagleggende rechtspersoon
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
Nummer Kamer van Koophandel
NZa code
e-mailadres
internet
Stichting Huize Het Oosten
Rubenslaan 1
3723 BM
BILTHOVEN
030-2744600
30236066
300299
[email protected]
www.huizehetoosten.nl
Bilthoven, 31-03-2014
1
Inleiding
Voor u ligt het Jaardocument 2013 van Huize Het Oosten. Voor het directieverslag 2013 maakt Huize
Het Oosten gebruik van een eigen opzet, die is gebaseerd op het nieuwe strategische beleidsplan.
De speerpunten in het nieuwe strategisch beleidsplan 2013-2015 zijn ontstaan na uitvoerige
gesprekken tussen de Raad van Toezicht, de directeur-bestuurder en de beleidsmedewerker.
Het strategisch beleidsplan omvat zes clusters, die de leidraad vormen voor het Jaardocument.
Huize Het Oosten werkte in het verslagjaar met het jaarplan 2013 en conform de richtlijnen van HKZ.
Het HKZ-certificaat werd opnieuw gehaald door middel van een initiële audit in juni 2013.
Op 12 december 2013 ondertekende de directeur-bestuurder van Huize Het Oosten de
statutenwijziging in aanwezigheid van de voorzitter van de Raad van Toezicht, de heer Gert van den
Burg. Met deze statutenwijziging is de bestuursstructuur gewijzigd: het Huiskringbestuur is nu een
officieel inspraakhebbend orgaan, dat qua medezeggenschap gelijk is aan de cliëntenraad.
De Raad van Toezicht is in november 2013 gestart met de wervingsprocedure voor een nieuwe
directeur-bestuurder, omdat de huidige directeur-bestuurder per 1 april 2014 uit dienst gaat.
De nieuwbouw op het terrein van Huize Het Oosten, die startte in 2011, is in december 2013
afgerond. De opleveringsdocumenten zijn getekend op 12 december 2013.
Het verhuren van de nieuwe appartementen vergt grote inspanningen aangezien de economische
crisis nog veel impact heeft op de verhuisgeneigdheid van onze doelgroep. Voor het verzorgingshuis
de Rubenshof en de nieuwe afdeling psychogeriatrie in de nieuwbouw bestaat een wachtlijst.
De leegstand van de nieuwe appartementen trok een wissel op de exploitatie.
De geactualiseerde businesscase is en wordt twee keer per jaar met de Raad van Toezicht besproken:
zowel in de meivergadering bij het vaststellen van het Jaardocument als in december bij het
vaststellen van de begroting.
De financiële verslaglegging in dit Jaardocument werd gedaan door mevrouw P. Kater- van der Wurf,
hoofd economische en administratieve dienst.
Lida Maas, directeur-bestuurder
(tot 1 april 2014 was Lida Maas verantwoordelijk bestuurder, per 1 april 2014 heeft Anneke Groenenberg haar functie overgenomen)
2
Inhoudsopgave
Directieverslag
1. Missie en visie van Huize Het Oosten
1.1 Algemene doelstelling van Huize Het Oosten
1.2 Missie
1.3 Visie
1.4 Motto: Actief
2. Maçonnieke identiteit
3. Raad van Toezicht
3.1 Samenstelling Raad van Toezicht op 31-12-2013
3.2 Werkwijze Raad van Toezicht
4. Organisatie
4.1 Structuur van de organisatie
4.2 Directie en MT
4.3 Ontwikkelingen
4.4 Kernactiviteiten
4.5 Overzicht gebouwen en woningen Huize Het Oosten
4.6 Financieel beleid
4.7 Financiële toekomst
4.8 ANBI-status
4.9 Kerngegevens
4.10 Kwaliteit
5. Cliënten
5.1 Ontwikkelingen in de zorg voor cliënten
5.2 Jaarverslag van de Cliëntenraad van Huize Het Oosten
5.3 Klachten
6. Medewerkers
6.1 Ontwikkelingen in personeelsbeleid
6.2 Medewerkerstevredenheidsonderzoek
6.3 Medezeggenschap medewerkers
6.4 Gedragscode
6.5 Veilig werken
6.6 Deskundigheidsbevordering
7. Samenwerking
8. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen
Lijst van gebruikte afkortingen
4
4
4
4
4
5
6
7
7
8
9
9
10
10
10
11
11
12
13
13
14
16
16
17
18
20
20
20
21
21
21
22
23
24
25
Jaarrekening
27
3
Directieverslag
1. Missie en visie van Huize Het Oosten
1.1 Algemene doelstelling van Huize Het Oosten
Huize Het Oosten is een stichting met als hoofddoel om zonder winstoogmerk de huisvesting, de
service, dienstverlening en verzorging, zowel intra- als extramuraal in welke vorm dan ook te
bevorderen van de door de Raad van Toezicht als zodanig te erkennen vrijmetselaren, hun partners
en leden van de Orde Vita Feminea Textura.
In dit verslagjaar zijn er voor het eerst in de geschiedenis van Huize Het Oosten ook appartementen
verhuurd aan niet-vrijmetselaren waarbij de voorwaarde is dat mensen een aantoonbare affiniteit
hebben met Huize Het Oosten, haar identiteit en haar bewoners. De Raad van Toezicht gaf hiervoor
tijdelijke toestemming, dit beleid en de eventuele voortzetting hiervan worden in 2014 geëvalueerd.
1.2 Missie
Op 19 mei 1955 werd Huize Het Oosten officieel geopend. We vieren ieder jaar de verjaardag van het
huis. We eten dan asperges op de traditionele manier en met aardbeien, ijs en slagroom toe.
Dit is één van de vele tradities die Huize het Oosten maakt tot wat zij is; een huis met een bijzondere
doelgroep die zijn eigen leefsfeer maakt, die vooral zelf vorm geeft aan de dagelijkse activiteiten en
dat doet in de traditie van 60 jaar geleden. De heer Akkermans; één van de oud-bestuursleden van
Huize Het Oosten verwoordde het zo: “Maar ik meen mij niet schuldig te maken aan een oratio pro
domo, wanneer ik zeg dat in ieder geval velen die in Huize Het Oosten hun thuis hebben gevonden ,
zich daarin wèl bevinden; en het met mij eens zullen zijn als ik mijn mening uitspreek dat - al is het
volmaakte voor ons stervelingen niet bereikbaar- er zegenrijke arbeid wordt verricht, die een
resultaat bewerkstelligt waarop wij, ondanks de bescheidenheid die bij ons past, trots mogen zijn.”
De eigen cultuur vormt de grondslag voor de toekomst van Huize Het Oosten. Maar alhoewel we de
tradities belangrijk vinden, bieden we zorg en services op een professionele wijze, met hoog
opgeleide medewerkers en een goed geoliede organisatie.
1.3 Visie
Huize Het Oosten is het landelijke centrum waar vrijmetselaren wonen en werken. We bieden
huisvesting aan oudere vrijmetselaren en hun betrekkingen en, indien nodig, verzorging. We zorgen
voor veiligheid, geborgenheid en een optimaal woon- en leefklimaat waarbij de bewoners zolang
mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen. Dit in een leefsfeer waarbinnen de waarden en zingeving
van vrijmetselaren tot hun recht komen. Huize Het Oosten biedt ook ruimte aan mensen met een
aantoonbare affiniteit met de vrijmetselarij. Huize Het Oosten hanteert als visie:





dat de bewoners deel moeten kunnen blijven uitmaken van de sociale gemeenschappen
waartoe men behoort
dat het respect voor de individualiteit van de bewoners centraal staat
dat voor de kwaliteit van leven zingeving en spiritualiteit van groot belang zijn. Daarvoor sluiten
we aan bij de beleving van de bewoners
dat dit geschiedt binnen het besef van een bredere maatschappelijke verantwoordelijkheid
en dat daarbij het welzijn van de bewoners centraal staat. De geboden zorg en diensten leveren
daar een bijdrage aan.
4
Het ‘wonen thuis’ staat centraal. De bewoner bepaalt wat voor hem of haar kwaliteit van leven is.
Huize Het Oosten levert de gewenste en benodigde zorg op de momenten dat de bewoner hier
behoefte aan heeft. Het gaat zowel om geïndiceerde als particuliere zorg. Door het leveren van zorg
op deze manier, kunnen bewoners tot op zeer hoge leeftijd zelfstandig wonen met een zinvolle
invulling van het dagelijkse leven. De woonsfeer past bij en is onlosmakelijk verbonden met de
cultuur van de vrijmetselaren en de weefsters.
Huize Het Oosten is gastvrij en biedt diverse faciliteiten voor externe gasten, met name voor de
leden van de loges en andere obediënties die gebruik willen maken van de Tempel op het terrein van
Huize Het Oosten.
1.4 Motto: Actief
In mei 2013 is op de begane grond van de Jan Lievens de nieuwe unit Actief wonen met dementie in
gebruik genomen. Het is een woongemeenschap voor ouderen met dementie die nog actief in het
leven staan. We hebben onszelf als doel gesteld om een levendige woongemeenschap te realiseren
waarin de bewoners een zinvol en actief leven blijven leiden ondanks de beperkingen die ouderdom
en dementie met zich meebrengen. Het is geen BOPZ-verpleegafdeling. Dit houdt in dat we geen
gebruik maken van vrijheidsbeperkende maatregelen, wel maken we gebruik van domotica waardoor
de bewoners een veilige en beschermde woonomgeving hebben met individuele bewegingsvrijheid.
Cliënten huren een appartement en voor de zorg betaalt de bewoner een wettelijke eigen bijdrage
voor het Volledig Pakket Thuis (scheiden van wonen en zorg).
Voor alle bewoners in de Rubenshof zet Huize Het Oosten, boven op de formatieberekening van
PWC, twee fte extra aan huiskamermedewerkers in voor 75 bewoners. Zij assisteren de
activiteitenbegeleiders en dragen zorg voor gezelligheid, ontspanning, maaltijden en aandacht voor
de bewoners. De huiskamers zijn iedere dag bezet van 8 uur ’s ochtends tot 21 uur ’s avonds.
Het motto Actief is ook van toepassing op het personeelsbeleid van Huize Het Oosten. Medewerkers
kregen weer de gelegenheid om mee te doen met de wekelijkse hardlooptraining en Huize Het
Oosten deed in september dan ook weer mee met de Zorgmarathon 2013 op Papendal.
Het werken in zelfsturende teams stimuleert medewerkers om actief met hun werk bezig te zijn, te
overleggen met elkaar en zelf beslissingen te nemen. Toch waren de resultaten van het
medewerkerstevredenheidsonderzoek voor directie en MT teleurstellend. Deze werden nadelig
beïnvloed doordat het onderzoek in de vraagstelling geen rekening houdt met zelfsturing in de zorg.
Vragen over leidinggeven(den) werden negatief ingevuld terwijl deze bij zelfsturing feitelijk niet van
toepassing zijn. Dit laat onverlet dat er een verbeterplan gemaakt wordt voor de overige
aandachtspunten. Medewerkers is gevraagd hier actief aan deel te nemen.
5
2. Maçonnieke identiteit
De oudere vrijmetselaren en hun directe relaties vormen de primaire doelgroep van
Huize Het Oosten. Dit komt tot uiting in het toelatingsbeleid: er wordt pas een serviceappartement
of verzorgingshuisplaats aangeboden aan een niet-vrijmetselaar als de organisatie kan aantonen dat
er geen vrijmetselaar of weefster beschikbaar is. Naast de vrijmetselaren zelf komen ook leden van
soortgelijke maatschappelijke verbanden (zoals Le Droit Humain) in aanmerking voor huisvesting in
Huize Het Oosten en - zoals gezegd - mensen met een aantoonbare affiniteit met de vrijmetselarij of
met de bewoners van Huize Het Oosten. Dit geldt overigens niet voor de koopappartementen
aangezien de kopers in dat geval bezit verwerven op het terrein.
Bij de entree in Huize Het Oosten ziet men aan de uitstraling direct dat men een maçonniek centrum
binnenkomt. In de vitrinekasten zijn attributen van de vrijmetselaren te vinden, aan de wanden
hangen tegels en plastieken. Huize Het Oosten heeft een eigen maçonnieke bibliotheek en museum.
Ook in de nieuwbouw is het originele plastiek weer aan de wand bevestigd. Hierin komt de symboliek
van leerling, gezel en meester tot uiting. Er hangen nieuwe vitrinekasten aan de wand, die regelmatig
opnieuw door de conservatoren van het maçonniek museum en de maçonnieke bibliotheek worden
ingericht.
Plastiek in de Tuinzaal (leerling - gezel - meester)
Om de banden met de doelgroep te verstevigen, zijn er ook in 2013 weer allerlei uitnodigingen
gestuurd naar oud-bestuursleden, logecorrespondenten, de Grootmeester, de gebruikers van de
Tempel, zijnde de diverse loges, en de mensen van de wachtlijst; allen vrijmetselaren of weefsters.
Ondanks de bouwwerkzaamheden op het terrein werden de Tempel en de Voorhof in toenemende
mate gebruikt door verschillende loges en obediënties. De directeur-bestuurder gaf een interview
aan het maçonnieke tijdschrift Vrijmetselarij, dat is geplaatst met foto’s van de nieuwbouw.
6
3. Raad van Toezicht
3.1 Samenstelling Raad van Toezicht op 31 december 2013
Naam
Leeftijd
op
31/12
Beroep/
hoofdfunctie
Nevenfunctie
Tijdstip
eerste
benoeming
Benoemingstermijn
Dhr. G. van den Burg
51
Zelfstandig
adviseur, trainer
en coach
Voorzitter van
de Raad van
Toezicht van
St.3B-Wonen,
gemeente
Lansingerland
01-07-2012
01-07-2016
Bankier
Penningmeester
Vereniging
Sociëteit de
Verdraagzaamheid
01-01-2012
Beroep: arts,
MWO
Hoofdfunctie: 1e
geneeskundige,
hoofd behandeldienst
MagentaZorg
Lid Raad van
Toezicht St. de
Hoven;
Lid Raad van
Commissarissen
Elkien
01-01-2013
(voorzitter RvT)
Dhr. B.A.M. Beniers
54
Mw. J.F. van Leeuwen 53
01-07-2020
01-01-2016
01-01-2020
01-01-2017
01-01-2021
Dhr. R.N. Otma
65
Bedrijfskundig
adviseur;
Directeur van
Paragon B.V.
Bestuurslid van
de Stichting Ilias
te Maastricht;
Bestuurslid van
de Stichting
Niemans – De
Ceuninck van
Capelle;
Bestuurslid van
de Stichting
Paragon
01-01-2011
geëindigd
23-04-2014
Dhr. J. A. Stevens
58
Lid centrale
directie V.C.V.O.
Katwijk e.o.
Lid ledenraad
RABO Katwijk
e.o;
Vice Voorzitter
RvC van
woningstichting
St. Antonius van
Padua
01-10-2013
01-10-2017
01-10-2021
7
3.2 Werkwijze Raad van Toezicht
De voorzitter van de Raad van Toezicht besprak de lopende zaken en de agenda voor de vier officiële
vergaderingen met de directeur-bestuurder. In de overlegvergaderingen waren belangrijke
onderwerpen onder andere het jaarplan, de begroting, de nieuwbouw, de financiële situatie,
risicomanagement, compliancebeleid, kwaliteit en het profiel voor een nieuwe directeur-bestuurder.
Tevens hebben de Raad van Toezicht, de directeur-bestuurder en de beleidsmedewerker met
externe begeleiding van de heer Nanning-Thijs Klok twee brainstormsessies gehouden over de
huidige en toekomstige situatie van Huize Het Oosten in de context van alle relevante
ontwikkelingen. De inhoud van deze bijeenkomsten vormde de basis voor de totstandkoming van het
nieuwe strategische beleidsplan dat in december werd vastgesteld.
De Raad van Toezicht werkte met drie commissies. De auditcommissie (de heren Beniers en Otma)
besprak de kwartaalrapportages, de businesscase, de liquiditeitsprognose en de auditrapportage
nieuwbouw met het hoofd economisch en administratieve dienst en de directeur-bestuurder. De
commissie zorg (mw. J.F. van Leeuwen) besprak de opzet van de hygiënecommissie met de
cliëntenraad en de beleidsmedewerker. De remuneratiecommissie (de heren Van den Burg en
Stevens) besprak het profiel van de nieuwe directeur-bestuurder, selecteerde het werving- en
selectiebureau Klaus Schmitt en heeft de eerste selectiegesprekken gevoerd met meerdere
kandidaten. De remuneratiecommissie heeft, na afloop van het kalenderjaar, een
beoordelingsgesprek gevoerd met de huidige directeur-bestuurder mevrouw A.A. Maas.
De Raad van Toezicht hield na afloop van het kalenderjaar een zelfevaluatie over haar functioneren
in 2013 en legde dit evaluatiegesprek schriftelijk vast.
Nieuw dit verslagjaar was het compliancebeleid dat op alle vergaderingen was geagendeerd.
Er werd gewerkt volgens de Governancecode.
8
4. Organisatie
4.1 Structuur van de organisatie
Huize Het Oosten bestaat uit één stichting: de Stichting Huize Het Oosten. Huize Het Oosten heeft
een ANBI-status. Huize Het Oosten heeft een toelating voor persoonlijke verzorging, verpleging,
begeleiding, verblijf en behandeling. Ook is er een toelating in het kader van de BOPZ. Huize Het
Oosten werkt met een Raad van Toezichtmodel bestaande uit vijf leden, waarvan - conform de
statuten - vier leden vrijmetselaar zijn. De directeur-bestuurder legt verantwoording af aan de Raad
van Toezicht. De medezeggenschap van bewoners is geregeld via het Huiskringbestuur. In december
2013 vond een statutenwijziging plaats waardoor de inspraak van het Huiskringbestuur statutair
geregeld is en gelijk is aan de medezeggenschap van de cliëntenraad. De cliëntenraad is het
medezeggenschapsorgaan voor de cliënten die van Huize Het Oosten zorg of huishoudelijke hulp
ontvangen in het kader van de AWBZ en WMO. De medezeggenschap van medewerkers is in het
organigram ondergebracht in een ondernemingsraad. Er is op dit moment geen ondernemingsraad
actief, er zijn onvoldoende medewerkers die zich hiervoor kandidaat stellen ondanks de herhaalde
oproepen hiervoor. Het houden van medewerkersbijeenkomsten en het bijwonen van werkoverleg
dienen als klankbord om de directie van informatie te voorzien en de input van medewerkers te
gebruiken in de beleidsbepaling. Huize Het Oosten blijft streven naar een ondernemingsraad.
9
4.2 Directie en MT
Het nieuwbouwproject van Huize Het Oosten heeft veel overleg en inspanning gevraagd van de
medewerkers. Het hoofd technische dienst en het hoofd facilitaire dienst waren daarom onderdeel
van het managementteam, zodat alle processen goed gestroomlijnd werden en iedereen goed op de
hoogte bleef. In het laatste kwartaal van 2013 is een start gemaakt met het aanpassen van het
managementteam aan de veranderende omstandigheden. Op 31 december 2013 werd het nieuwe
organisatieschema van kracht. Er is sprake van een klein, slagvaardig managementteam en een platte
organisatiestructuur. Huize Het Oosten voert de overzichtelijke structuur door in de financiële opzet:
zorg, vastgoed en services.
4.3 Ontwikkelingen
Toelating inclusief behandeling
In het tweede kwartaal 2013 heeft de directie bij het CIBG, onderdeel van het ministerie van VWS,
een toelating inclusief behandeling aangevraagd voor alle plaatsen in verzorgingshuis de Rubenshof.
Het ministerie heeft daar toestemming voor gegeven. Huize Het Oosten heeft deze beschikking
besproken met het zorgkantoor, met de wens om alle vrijkomende capaciteit in Bilthoven en De Bilt
de komende jaren over te dragen aan Huize Het Oosten.
Scheiden van wonen en zorg
In samenwerking met bureau AAG heeft Huize Het Oosten een huurprijsberekening gemaakt voor de
verschillende typen woningen in de Rubenshof. Dit in het kader van de ontwikkelingen van scheiden
wonen en zorg voor de cliënten met ZZP 3 en (waarschijnlijk) in de toekomst ook voor (de helft van
de) cliënten met ZZP 4. Huize Het Oosten heeft vanwege de zorginkoop in 2014 te maken met een
lagere intramurale capaciteit: van 76 naar 74,1 intramurale plaatsen. In december 2013 koos Huize
Het Oosten daarom, na toestemming van het College Sanering Zorginstellingen en in samenspraak
met de betreffende bewoners, om drie bewoners administratief over te plaatsen naar de structuur
“scheiden van wonen en zorg”. Dit houdt in dat de bewoner de woning van Huize Het Oosten huurt
en de AWBZ-zorg via het Volledig Pakket Thuis van Huize Het Oosten ontvangt. Sinds 1 januari 2014
woont er nog slechts één bewoner met ZZP 3 intramuraal.
4.4 Kernactiviteiten
Huize Het Oosten kent de volgende kernactiviteiten:
- Intramurale zorg: ZZP 4 tot en met 7
- Intramurale zorg met behandeling: ZZP 5 en 7
- Volledig Pakket Thuis inclusief behandeling (ZZP 4, 5 en 7)
- Extramurale AWBZ-zorg: verpleging, verzorging, begeleiding en Volledig Pakket Thuis
- Extramurale WMO-zorg: hulp bij het huishouden
- Dagactiviteiten: 4 dagen per week aan een groep van 12 cliënten
- Kortdurende opnames
- Activiteiten gericht op recreatie en welzijn zoals muziek, schilderen, bewegen en ontspanning
- Services: facilitaire, technische en restauratieve voorzieningen
- Huisvesting
- Verhuur van algemene ruimtes waaronder de Tempel
- Voor bewoners zonder indicatie is ook particuliere zorg, dagverzorging en huishouding mogelijk.
10
4.5 Overzicht gebouwen en woningen Huize Het Oosten
Gebouw
Woningen
Intramuraal
Huur
+VPT
Huur
Overige verhuur
Koop
Rubenshof
77
74
3
0
7
0
Rembrandtflat
26
0
26
2:
huisarts
apotheek
0
Jan Lievens/
Judith Leyster
65
0
10
55
1:
tandarts
30 :
parkeerplaatsen
0
Mondriaan
Staete
36
0
0
0
9:
parkeerplaatsen
36
Jan van Eijck
40
0
0
0
13 :
parkeerplaatsen
40
4.6 Financieel beleid
Huize Het Oosten werkt met een plan en control cyclus.
De begroting wordt vastgesteld door het managementteam en goedgekeurd door de Raad van
Toezicht. Het managementteam bespreekt maandelijks de maandrapportage, inclusief de
liquiditeitsprognose. Het exploitatieoverzicht toont de begroting ten opzichte van de gerealiseerde
cijfers evenals de geleverde productie versus de begrote productie.
De businesscase beschrijft de aannames en variabelen, de resultaatontwikkeling, de
financieringsbehoefte, de risicoanalyse en risicobeheersing. De businesscase is opgesteld in 2011
voor het verkrijgen van de benodigde financiering van de nieuwbouw. Besloten is om de
businesscase te gebruiken als managementinstrument. De businesscase wordt daarom vier keer per
jaar geactualiseerd. De aanpassingen hebben betrekking op bijvoorbeeld gewijzigde tarieven, de
bezettingsgraad van de huurappartementen, financiering, zorgzwaarte, kapitaalslasten en de
overgangsregeling NHC (normatieve huisvestingscomponent). De businesscase geeft inzicht in de
financiële afspraken van het lange termijn huisvestingsplan (LTHP). Bij de berekening van de
personele inzet is gebruik gemaakt van het model formatieplanning 4.0 van PWC. In deze berekening
wordt gewerkt met realistische productiviteitscijfers van de organisatie. Er is gewerkt met een
verzuimpercentage van 5%, het actuele verzuimpercentage van Huize Het Oosten is lager.
Een belangrijk controle instrument is de AO/IC controle. Deze vond in 2013, conform de procedure,
vier keer plaats. De aselecte steekproef bestond telkens uit 20 dossiers. Ook werd de productie en
verantwoording aan het zorgkantoor en de gemeente gecontroleerd en er werd een
verbandscontrole gedaan over de aanlevering aan het CAK. De algemene bevindingen werden
besproken in het MT waarbij de verbeterpunten werden opgenomen in de verbetercyclus.
11
De bouwkosten van het nieuwbouwproject zijn nagenoeg binnen het budget gebleven. Met name de
kosten van de bemaling aan het begin van het project waren onvoorzien. Het financiële
vastgoedbureau VKZ verzorgde per kwartaal de auditrapportage. De auditrapportages beschreven
het verloop van het uitvoeringsproces aan de hand van de beheersaspecten geld, organisatie, tijd,
informatie en kwaliteit (GOTIK-systematiek). De auditor ontving de getekende verslagen van de
bouwvergaderingen.
De Raad van Toezicht besprak, conform de jaaragenda van de Raad van Toezicht, de
kwartaalrapportage, de liquiditeitsprognose, de businesscase en de auditrapportage nieuwbouw van
vastgoedbureau VKZ.
4.7 Financiële toekomst
De gevolgen van het regeerakkoord op het beleid en de capaciteit van verzorgingshuizen hebben een
enorme impact. Met het zorgkantoor wordt onderhandeld over de vergoeding voor de hoge
zorgzwaartepakketten die Huize Het Oosten ambieert inclusief behandeling. Hiermee wordt de
onzekere toekomst van de verzorgingshuizen in Nederland voor Huize Het Oosten veilig gesteld.
Huize Het Oosten is bouwkundig geschikt voor deze doelgroep en door de jarenlange investering in
scholing, opleiding en werving van medewerkers zijn wij uitstekend in staat om bewoners met een
hoog zorgzwaartepakket inclusief behandeling op te nemen. De uitstekende relatie met de Warande
in Zeist garandeert de behandelfunctie. De toelating is in 2013 verkregen via het CIBG.
Ook de ingestorte woningmarkt heeft gevolgen voor Huize Het Oosten: de verhuur van de (nieuwe)
huurappartementen bleef achter en de doorstroom in de koopappartementen verliep moeizaam.
Er ging veel aandacht uit naar het bereiken en enthousiasmeren van alle bewoners op de wachtlijst
over de verschillende woonmogelijkheden en de nieuwbouw via mailings, telefoon en open dagen.
De Raad van Toezicht heeft in september 2013 het besluit genomen om aspirant bewoners die geen
lid zijn van de Orde van Vrijmetselaren of Weefsters maar wel aantoonbare affiniteit hebben met
onze doelgroep, ook toe te laten in de huurappartementen. Dit heeft een positief effect op de
verhuurbaarheid. Er zijn drie verschillende businesscases gemaakt met drie scenario’s:
- Leegstand 5 woningen, 5 jaar;
- Leegstand 10 woningen, 5 jaar;
- Leegstand 15 woningen, 5 jaar.
In de begroting voor 2014 is rekening gehouden met 15 leegstaande woningen tot 1 juli 2014 en met
10 leegstaande woningen van 1 juli tot en met 31 december. Het hele jaar 2014 zal in het teken staan
van acties die gedaan kunnen worden om de appartementen te verhuren zodat vanaf 1 juli 2014 een
streefaantal van maximaal 8 woningen leeg wordt behaald. Acties zijn onder andere: optimaal
contact houden met mensen op de wachtlijst en rondleidingen geven voor de leden van de loges met
hun partners - te beginnen bij Loge De Ster, de Drie Grote Lichten en de Witte Roos te Zeist. De
eerste contacten met een makelaar zijn gelegd, om de nieuwbouwappartementen ook op Funda in
de markt te zetten. Bij de officiële opening van Huize Het Oosten in april 2014, zullen we zowel
regionale als landelijke publiciteit zoeken.
12
De financiële toekomst van Huize Het Oosten is volledig afhankelijk van de bezetting van de
appartementen zowel in de Rubenshof als in de huurappartementen.
Er zijn geen grote kostenposten of bijzondere uitgaven meer te verwachten aangezien het vastgoed
van alle gebouwen en van het park in uitstekende staat verkeert. Alle gebouwen zijn
onderhoudsarm, de meerjarenonderhoudsbegroting wordt in 2014 geactualiseerd.
In het nieuwe strategische beleidsplan dat in 2013 is vastgesteld, zijn op het gebied van service en
diensten diverse activiteiten opgenomen om de zeer goede naam die Huize Het Oosten heeft
verworven, vast te houden en uit te breiden.
4.8 ANBI-status
Huize Het Oosten heeft sinds 2012 een ANBI-status. Het rendement van de schenking (die Huize Het
Oosten in 2012 ontving), werd toegevoegd aan de bestemmingsreserve bijdrage derden. De uitgaven
die van dit rendement zijn gedaan, kwamen ten goede aan de bewoners van Huize Het Oosten. Dit is
conform de afspraken met de Raad van Toezicht. Het geld is besteed aan de inrichting van de nieuwe
tuinzaal, de nieuwe dagverzorging en de nieuwe unit Actief wonen met dementie, de nieuwe fitness en wellnessruimte, de fitnesstuin en de tuinaanleg van het park van Huize Het Oosten.
4.9 Kerngegevens
Eind 2013 woonden op het terrein van Huize Het Oosten ongeveer 242 bewoners: 27 bewoners meer
dan in 2012, omdat Huize Het Oosten vanwege de nieuwbouw in het verslagjaar 55 appartementen
en 10 PG appartementen heeft opgeleverd. De nieuwbouw had geen consequenties voor het
verzorgingshuis; daar was de intramurale capaciteit 76 plaatsen (inclusief twee kamers voor
kortdurende opnames). In verband met het zorginkoopbeleid van Achmea had Huize Het Oosten in
2013 één intramurale plaats minder ten opzichte van 2012. In de Rubenshof bedroeg de productie in
het verzorginghuis 23841 dagen, op de verpleegunit 3458 dagen en aan kortdurend verblijf 450
dagen.
In de huurservice-appartementen en in de koopappartementen maakten 58 bewoners gebruik van
de WMO-zorg ‘hulp bij het huishouden’, 60 bewoners kregen extramurale verpleging en verzorging,
27 ontvingen beide vormen van extramurale ondersteuning.
In 2013 werd er 3885 uur WMO-zorg geleverd en 3343 uur extramurale zorg. Huize Het Oosten
leverde 3245 dagen Volledig Pakket Thuis, waarvan 2084 dagen inclusief behandeling in de nieuwe
PG woningen.
Huize Het Oosten bood in 2013 vier dagen per week dagverzorging aan 17 geïndiceerde cliënten,
wonend in of in de nabijheid van Huize Het Oosten. In 2013 werden er 1228 dagdelen AWBZgeïndiceerde dagverzorging geleverd.
Er werkten op 31 december 181 medewerkers waarvan 13% in voltijd en 87% in deeltijd. Dit is in
totaal 112 fte. Er waren 15 vrijwilligers actief.
13
4.10 Kwaliteit
Werken met een kwaliteitssysteem
Sinds 2007 is Huize Het Oosten in het bezit van het HKZ-certificaat. In 2010 ontving Huize Het Oosten
aansluitend hierop opnieuw het HKZ- certificaat dat geldig was tot 17 september 2013.
Naast de jaarlijkse periodieke audits, vindt er één keer per 3 jaar een grote initiële audit plaats. Dit
gebeurde in juni 2013, omdat het certificaat afliep. Dit verslagjaar werd Huize Het Oosten voor het
eerst geaudit op de nieuwe HKZ-norm: de HKZ VV&T 2010. Het certificaat werd wederom behaald.
Compliancebeleid
Huize Het Oosten heeft compliancebeleid opgesteld en werkt sinds dit jaar volgens dit beleid. Petra
Kater, hoofd economische en administratieve dienst, en Caroline Schelfhorst, hoofd zorg, zijn
opgeleid als compliance officer en hebben in het voorjaar van 2013 een uitgebreide risicoanalyse
gedaan. Als opvolging van deze nulmeting en ter voorbereiding op de directiebeoordeling 2013
hebben de compliance officers in het najaar een aantal mogelijke risico’s benoemd. Deze risico’s
werden door hen onderzocht, besproken in het MT en dit leidde tot een aantal verbeterafspraken.
Deze kregen een plaats in het jaarplan 2014 of zijn opgenomen in het verbeteractieoverzicht.
Het compliancebeleid stond vier keer op de agenda van de Raad van Toezicht.
Directiebeoordeling
Huize Het Oosten heeft allerlei kwaliteitsinstrumenten waarin afspraken (op basis van HKZ-normen,
wet- en regelgeving en organisatiebeleid) zijn vastgelegd. Door het werken met deze instrumenten
en het uitvoeren van de bijbehorende afspraken, moet de kwaliteitsdoelstelling behaald worden.
In de directiebeoordeling worden de belangrijkste kwaliteitsinstrumenten in relatie tot elkaar
geëvalueerd. In Huize Het Oosten wordt elk jaar een directiebeoordeling uitgevoerd, om de
doeltreffendheid en geschiktheid van het kwaliteitsmanagementsysteem te beoordelen. De
resultaten worden meegenomen in het jaarplan voor het volgende jaar. De directiebeoordeling van
2013 is op enkele punten aangepast ten opzichte van 2012. Nieuw waren de kwaliteitsinstrumenten
Risicomanagement en de Analyse van de jaargesprekken.
De directiebeoordeling 2013 vond plaats in december, tijdens een vergadering van directie en
managementteam. Bij verschillende instrumenten zijn maatregelen voor optimalisatie afgesproken.
Jaarplancyclus
Huize Het Oosten stelt aan het begin van ieder jaar een jaarplan op. Het strategische beleidsplan
geldt hiervoor als één van de belangrijke pijlers. In het jaarplan zijn opgenomen: missie, visie &
motto, speerpunten van beleid, projecten, belangrijke periodieke activiteiten en prestatieindicatoren. Het managementteam evalueert het jaarplan twee keer per jaar door het markeren van
de voortgang en eventueel een tekstuele toelichting. Ook verbindt het MT, in de stijl van de
directiebeoordeling, een conclusie aan de voortgang, zodat snel te zien is of het project volgens
verwachting verloopt. Zonodig vindt bijstelling plaats. Er wordt binnen het kwaliteitsysteem gewerkt
met één verbeteractieoverzicht, voor alle verbeteracties die voortkomen uit de verschillende
kwaliteitsinstrumenten en registraties. De onderwerpen uit het jaarplan worden niet in het
verbeteroverzicht opgenomen, omdat deze al worden geëvalueerd binnen de jaarplancyclus.
De relevante onderwerpen uit het jaarplan en het verbeteractieplan krijgen een plaats in de
jaaragenda van het managementteam, de Raad van Toezicht en de cliëntenraad.
14
Interne audits
Huize Het Oosten toetst via het uitvoeren van interne audits systematisch en planmatig alle interne
processen en werkt aantoonbaar aan het verbeteren van de geconstateerde afwijkingen. De
beleidsmedewerker (coördinator interne audits) maakt daartoe een “meerjarenplanning interne
audits” waarin alle primaire en ondersteunende processen zijn opgenomen. Het auditteam bestond
in 2013 uit zes medewerkers uit verschillende diensten. De medewerkers zijn opgeleid om interne
kwaliteitsmetingen te verrichten. Het team komt minimaal één keer per jaar bij elkaar om de
uitgevoerde audits te evalueren, de nieuwe auditplanning te bespreken en het auditeren te trainen.
In 2013 werd tijdens de bijeenkomst van het auditteam aandacht besteed aan themagericht auditen,
als aanvulling op de procesgerichte audits. Het thema hygiëne werd op deze wijze onderzocht.
Documentbeheersysteem
Alle documenten en processen die relateren aan het kwaliteitssysteem zijn vastgelegd in een
handboek kwaliteit en in protocollenmappen. Relevante wet - en regelgeving zijn ondergebracht in
de verschillende processen, beleidsdocumenten en protocollen. Het documentenbeheersysteem is
digitaal. De proceseigenaren (diensthoofden) zijn verantwoordelijk voor de processen en protocollen.
Verantwoorde zorg: het meten van de zorginhoudelijke indicatoren
Twee keer per jaar vindt in de zorgleefplanbespreking van elke bewoner een risicosignalering plaats
op een aantal mogelijke gezondheidsrisico’s zoals vallen, medicatie, probleemgedrag en
ondervoeding. Elk najaar houdt Huize Het Oosten een meetweek. Het Kwaliteitsdocument 2013
vormt hiervoor de leidraad. De meetweek dient meerdere doelen: de gegevens worden gebruikt
voor het leveren van goede zorg aan de individuele cliënt, de meetweek levert beleidsinformatie op
en de gegevens dienen als verantwoording ten behoeve van het Jaardocument. Dit verslagjaar vond
de meting in oktober plaats. De meetgegevens zijn tijdig en volledig via het ECD aan de landelijke
database Zorg voor kwaliteit aangeleverd. Huize Het Oosten heeft de eerste resultaten (ruwe scores)
ontvangen. De gecorrigeerde gegevens (gecorrigeerd naar omvang van de organisatie en naar de
zorgzwaarte van de cliënten) komen medio maart 2014. De resultaten van de meetweek zijn
onderwerp van gesprek tijdens de overlegvergadering van de cliëntenraad en de directeurbestuurder en tijdens de vergadering van de Raad van Toezicht.
In het voorjaar van 2014 vindt een extern cliënttevredenheidsonderzoek plaats (CQ-index).
Commissie MIC en BOPZ
In Huize Het Oosten is een commissie MIC & BOPZ actief. De commissie werkt conform de
vastgestelde procedure. Het registreren van incidenten heeft als doel om inzicht te krijgen in de aard
en omvang van de incidenten op cliënt -, team - en organisatieniveau, en na analyse adequaat in te
spelen op situaties die om structurele maatregelen vragen. De registratie is bedoeld om de kwaliteit
van zorg te verbeteren. Naast het hoofd zorg en de beleidsmedewerker is de specialist ouderen
geneeskunde als adviseur betrokken bij de commissie.
De commissie heeft ten aanzien van de BOPZ als doel om inzicht te krijgen in de aard en de omvang
van de BOPZ-status en de inzet van vrijheidsbeperkende maatregelen, en de evaluatie hiervan.
De toezichthoudende rol van de BOPZ-arts wordt uitgevoerd door de Warande. De BOPZ-arts
bezocht de verpleegunit twee keer in 2013. Hiervan werd verslag gemaakt.
Er is een separaat kwaliteitsjaarverslag van de MIC-BOPZ-commissie over 2013.
15
5. Cliënten
5.1. Ontwikkelingen in de zorg voor cliënten
In de visie van Huize Het Oosten zijn de kernbegrippen ‘ruimte voor eigen regie, keuzevrijheid,
optimale bewegingsvrijheid, privacy en zelfstandigheid’ uitgangspunten voor de zorgverlening.
Het is voor onze doelgroep van wezenlijk belang dat hun rechten worden gerespecteerd maar door
de grote mate van hulpbehoevendheid en invaliditeit, moeten we blijven zoeken naar een evenwicht
tussen goede zorgverlening en bovenstaande uitgangspunten.
Voor de cliënten met een zorgzwaartepakket (ZZP) 1 tot en met 3 wordt geen indicatie voor verblijf
meer afgegeven waardoor de mogelijkheid om op kosten van de AWBZ intramuraal te verblijven of
met een Volledig Pakket Thuis (VPT) intramurale zorg thuis te krijgen, vervalt. Vanaf 2016 zullen ook
de cliënten met een ZZP 4 naar verwachting grotendeels extramurale zorg krijgen. Dit houdt in dat de
cliënten van de Rubenshof in toenemende mate bewoners zijn met een zeer hoge zorgzwaarte. Ook
de doelgroep die zelfstandig woont, heeft in toenemende mate zorg nodig doordat intramurale
opname pas bij zeer intensieve zorg mogelijk/ nodig is. Dit vergt een grote inspanning in het coachen
van medewerkers.
Huize Het Oosten heeft bij de gemeente een eigen kavel ten behoeve van WMO-zorg;
de verwachting en de wens is dat Huize Het Oosten ten dienste van het leveren van extramurale
begeleiding onder hetzelfde regime valt. Huize Het Oosten speelt in op de groeiende vraag naar
extramurale zorg en begeleiding doordat de intramurale capaciteit ZZP 1 tot en met 3 verdwijnt.
De directeur-bestuurder vergaderde 10 keer met de cliëntenraad van Huize Het Oosten.
De onderwerpen waren conform de jaaragenda en zijn in lijn met de kwaliteitscyclus. In oktober
2013 werd een algemene ledenvergadering gehouden voor alle gebruikers van AWBZ-zorg en WMOhuishoudelijke hulp. In juni en in november 2013 organiseerde Huize Het Oosten een
verwantenbijeenkomst. Naast vraag en antwoordronden kwamen ook diverse thema’s aan bod zoals
de uitkomsten van het cliënttevredenheidsonderzoek 2012/ 2013, kwaliteit, hygiënebeleid en het
veranderende overheidsbeleid. Over de ontwikkelingen in de ouderenzorg verscheen in juni ook een
uitgebreide nieuwsbrief ten behoeve van cliënten en hun naasten.
In Huize Het Oosten hebben we het voorrecht dat er niet alleen zeer zorgbehoeftige bewoners, maar
ook zeer vitale zelfstandige bewoners wonen op het terrein. Deze mix van cliënten zorgt ervoor dat
de bewoners voor elkaar en met elkaar een levendige woongemeenschap vormen. Het
activiteitenaanbod wordt in nauw overleg met het Huiskringbestuur samengesteld en voor de
Rubenshof denkt de cliëntenraad hierin mee. Activiteiten bestaan in Huize Het Oosten uit muziek,
schilderen, poëzie, bewegen en het genieten van de mogelijkheden die ons prachtige park biedt.
Vanuit de intensiveringsmiddelen zijn sinds 2012 huiskamermedewerkers in zes verschillende
huiskamers werkzaam. Deze medewerkers zijn en worden getraind in het bevorderen van de
leefsituatie en het welzijn van de cliënten. Door de kortingen op de budgetten voor intramurale
cliënten is de bijdrage van mantelzorgers van wezenlijk belang. Het is de taak van het management
om de mantelzorgers zoveel mogelijk te betrekken bij de zorg van hun partner/ ouder of vriend. Ook
de inzet van vrijwilligers levert een bijdrage aan de kwaliteit van leven van onze bewoners.
16
Het onderhouden van contacten middels informatiebijeenkomsten, nieuwsbrieven en het uitspreken
van waardering dragen bij aan een goede aanvulling van informele zorg door vrijwilligers en
mantelzorgers op de professionele zorg door de medewerkers van Huize Het Oosten.
5.2 Jaarverslag 2013 van de Cliëntenraad van Huize Het Oosten
Samenstelling van de Cliëntenraad (tot 15 juli 2013)







Mw. E.J. Bruinse - Cox
Dhr. R.H. Heijbroek
Mw. A.M.J. Engelberts - van Andel
Mw. T. Indewey Gerlings - Huurman
Mw. L. de Haas - Geerlings
Mw. A.M. Tromp - Latenstein
Mw. E. Kooijman - Beuzenberg
voorzitter
vice – voorzitter
secretariaat
lid
lid
lid
lid
Samenstelling van de Cliëntenraad (vanaf 11 september 2013)







Mw. E.J. Bruinse - Cox
Dhr. R.H. Heijbroek
Dhr. H.K. Strikwerda
Mw. L. de Haas - Geerlings
Mw. A.M. Tromp - Latenstein
Mw. E. Kooijman - Beuzenberg
Mw. C. Harder
voorzitter
vice – voorzitter
lid (secretaris per 17/9/2013, opsteller jaarverslag CR)
lid
lid
lid
lid
Tijdens een etentje met de directie en de leden van de Cliëntenraad werd gedurende het jaar
afscheid genomen van mevrouw Indewey Gerlings.
De nieuwe samenstelling leidde tot een herverdeling van de aandachtgebieden c.q. afdelingen
binnen Huize Het Oosten. Ieder lid kan daardoor als contactpersoon fungeren tussen de
cliënt/afdeling en de Cliëntenraad.
Bijeenkomsten
De Cliëntenraad vergaderde in 2013 op 22 januari, 19 februari, 19 maart, 16 april, 21 mei, 18 juni, 17
september, 15 oktober, 19 november en 17 december.
De Overlegvergaderingen van Directie en Cliëntenraad vonden in 2013 plaats op 8 januari, 5 februari,
5 maart, 2 april, 7 mei, 4 juni, 3 september, 5 november en 3 december.
De vergadering voor Cliënten werd gehouden op 5 november 2013. Hier werd een presentatie
gegeven over het (interne) cliënttevredenheidsonderzoek 2013, zowel wat betreft de zorg,
maaltijden als de hulp bij het huishouden waarbij de aandacht zich richtte op de kwaliteit ervan. Ook
werd via een presentatie het fenomeen Hygiëne nader toegelicht.
Op 21 juni 2013 en 21 november 2013 vonden bijeenkomsten plaats met verwanten van de Cliënten
die in Huize Het Oosten zorg ontvangen; enkele leden van de Cliëntenraad waren daarbij aanwezig.
De opkomst bij deze vergadering was laag. Een punt van aandacht!
17
Om tot een nauwere samenwerking te komen met het Huis Kring Bestuur (HKB) werd een eerste
vergadering belegd op 19 november 2013.
Onderwerpen
De CR is in de gelegenheid gesteld mee te praten over de volgende zaken de zorg aan de bewoners
betreffend:
evaluatie strategisch beleid 2010 – 2014
jaarplan 2013
evaluatie jaarplan 2012
directiebeoordeling
begroting 2013
jaarverslag kwaliteit
klachten
nieuwbouw
BHV
strategisch beleidsplan 2013-2015
rapportage controle zorgdossiers
zorginkoop
resultaten externe audit
samenwerken in de regio
verslag interne kwaliteit maaltijden.
Acties ondernomen door de Cliëntenraad of naar aanleiding van vragen van de Cliëntenraad:
regelen opvang nieuwe bewoners
organiseren spreekuur in de vorm van rondetafelgesprekken
organiseren structureel overleg met Huis Kring Bestuur (HKB)
zoeken naar vacaturevervulling CR
initiatief tot stichting van een Huurdercommissie
sollicitatiegesprekken ter benoeming van nieuw lid van de Raad van Toezicht.
De Cliëntenraad zette zich in om, samen met directie en medewerkers van Huize Het Oosten, mee te
denken en te werken aan het welzijn van alle bewoners die zorg behoeven. Zij hoopt dit ook in het
jaar 2014 te kunnen doen.
5.3 Klachten
De klachtencommissie was per 31 december 2013 als volgt samengesteld:
 de heer O.P. Fennis, voorzitter, hoofd facilitaire dienst
 mevrouw L. de Haas-Geerlings, namens de cliëntenraad, bewoner
 mevrouw H. Heinen, namens zorgaanbieder, bewoner
 mevrouw S.P. Balfoort, namens de zorgaanbieder, als zorgprofessional.
De ambtelijk secretaris (mevrouw M. Wenting) ondersteunt de klachtencommissie.
De klachtencommissie voert jaarlijks overleg, de bijeenkomst vond plaats in februari 2013. In 2013
werden er geen klachten ingediend bij de klachtencommissie.
18
Voor de BOPZ-klachten is Huize Het Oosten, via samenwerkingspartner Warande, aangesloten bij een
externe klachtencommissie ‘de Externe Klachtencommissie Verpleging en Verzorging Stad Utrecht’.
In 2013 waren er geen BOPZ-klachten.
Huize Het Oosten heeft een vertrouwenspersoon voor medewerkers, dat is mevrouw
M. Wenting. Voor bewoners is dat de heer J. Brans.
In Huize Het Oosten is er naast de formele klachten ook aandacht voor informele klachten en
ongenoegens. Het diensthoofd bespreekt deze in het bilateraal overleg met de directeur-bestuurder.
De informele klacht wordt geregistreerd in een digitaal klachtenregistratiesysteem evenals de
afhandeling ervan. Ook de vertrouwenspersoon registreert klachten en signalen in dit overzicht,
uiteraard met waarborging van de anonimiteit. De klachtenregistratie staat periodiek in het
managementteam op de agenda. Als het nodig is, leiden informele klachten, naast de individuele
afhandeling, ook op beleidsniveau tot verbetermaatregelen. In 2013 waren er 28 informele klachten
c.q. ongenoegens, waarvan 25% over de zorg.
Huize Het Oosten gaat op dezelfde wijze om met complimenten. Ook deze worden geregistreerd en
tegelijkertijd met de klachtenregistratie in het MT besproken.
In 2013 zijn er 35 complimenten geregistreerd waarvan 50% over goede zorg. Complimenten worden
(geanonimiseerd) vermeld in de nieuwsbrief voor medewerkers.
Huize Het Oosten is aangesloten bij De Geschillencommissie. Consumenten kunnen hier een klacht
indienen. Als De Geschillencommissie over de benodigde informatie beschikt, houdt zij een zitting.
Na de zitting doet de commissie een uitspraak. De uitspraak geldt voor beide partijen.
De uitspraak moet altijd worden nagekomen. Er is in 2013 geen klacht behandeld door De
Geschillencommissie.
Er waren in 2013 geen meldingen in het kader van de Klokkenluidersregeling of in het kader van de
Meldcode Ouderenmishandeling.
Nieuwe bewoners van Huize Het Oosten ontvangen een informatiemap. Daarin zit ook de folder van
de klachtencommissie, om de klachtenregeling onder de aandacht te brengen. Jaarlijks plaatst de
ambtelijk secretaris van de klachtencommissie een samenvatting van het klachtenjaarverslag in de
nieuwsbrief voor medewerkers en in het informatiebulletin voor bewoners: in het Huiskringnieuws
en/ of in de nieuwsbrief AWBZ-WMO.
Huize Het Oosten heeft, naast de verantwoording in het Jaardocument en de kwantitatieve
verantwoording in digiMV, ook een separaat klachtenjaarverslag. Ook de registratie van
complimenten maakt hier deel van uit.
19
6.
Medewerkers
6.1 Ontwikkelingen in personeelsbeleid
De hervormingen in de langdurige zorg hebben ook consequenties voor de medewerkers
van Huize Het Oosten. Er zijn de afgelopen tien jaar grote investeringen gedaan in het
scholen en bijscholen van de medewerkers, zowel zorginhoudelijk als op het gebied van
bejegening. Medewerkers zijn opgeleid en voorbereid om zware intensieve zorg te leveren
en eigen verantwoordelijkheid te dragen in zelfsturende teams. In 2013 hebben drie
medewerkers hun diploma verpleegkundige niveau 4 behaald en er zijn nog vijf
medewerkers bezig met hun opleiding.
De komende jaren bevriest de organisatie de opleidingsbudgetten omdat de onzekere
toekomst ook op dat gebied geen grote investeringen meer verdraagt. Wel worden de
komende jaren medewerkers (bij)geschoold op het gebied van houding, gedrag en
bejegening en zorgt Huize Het Oosten voor de verplichte scholingen in het kader van onder
andere de Wet BIG en bedrijfshulpverlening.
De formatie wordt gemonitord aan de hand van de tool die is ontwikkeld door PWC in samenwerking
met Actiz. Daarbij wordt uitgegaan van een duidelijke relatie met de zorgzwaarte.
Het ziekteverzuim over 2013 is 4,1% en dat is bijna 1% lager dan het landelijk gemiddelde in de
zorgsector. Het verloop onder medewerkers was laag. Er gingen in 2013 drie medewerkers weg met
een contract voor onbepaalde tijd en drie medewerkers met een contract voor bepaalde tijd.
6.2 Medewerkerstevredenheidsonderzoek
Huize Het Oosten houdt één keer per drie jaar een onafhankelijk onderzoek naar de tevredenheid
van medewerkers, hetgeen past binnen de richtlijnen van de HKZ-norm, de branche en de
arbowetgeving. Huize Het Oosten heeft in het najaar van 2013 wederom mee gedaan aan het
uitvoeren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek, als onderdeel van de Benchmark voor de
sector Verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT). Huize Het Oosten scoorde, anders dan drie jaar
geleden, lager dan de sector. Ook scoorde Huize Het Oosten lager ten opzichte van haar eigen
resultaten in 2010. Voor wat betreft het thema cliëntgerichtheid behoort Huize Het Oosten tot de
middengroep. Dit geldt ook voor de toekomstgerichtheid. Wat betreft de aantrekkelijkheid van het
werk en de mogelijkheid tot veranderen scoort Huize Het Oosten lager dan de middengroep.
In de vergadering van het MT op 30 december 2013 zijn de resultaten van de Medewerker Monitor
uitgebreid besproken en de eerste verbeterpunten geformuleerd. Het verbeteren van de
medewerkerstevredenheid is onderdeel van het jaarplan 2014. De uitkomsten zijn in januari 2014
gepresenteerd en besproken met de medewerkers. De verbeterpunten uit dit plan van aanpak
maken onderdeel uit van het verbeteractieoverzicht, zodat de actiepunten periodiek op de MTagenda terugkeren. Bovendien bespreekt het managementteam de voortgang met de medewerkers
tijdens de volgende medewerkersbijeenkomsten. Onderwerpen in het plan van aanpak zijn:
Communicatie gericht op samenwerking; Inspirerend leiderschap; Aanvaardbare werkdruk (met
name in de dienst wonen en zorg); Klimaat gericht op verbetering; Communicatie over
veranderingen en het borgen van veranderingen; Goed leiderschap middenkader (in relatie tot het
model van zelfsturing).
20
6.3 Medezeggenschap medewerkers
Huize Het Oosten wil graag een ondernemingsraad in het kader van de Wet op de
Ondernemingsraden (WOR). De motivatie bij de medewerkers is onvoldoende op dit vlak. Heel af en
toe meldt zich iemand met enige belangstelling naar aanleiding van de diverse oproepen. Om
medewerkers toch zoveel mogelijk te betrekken bij de organisatie en het beleid, zijn er per 2014 vier
verplichte medewerkersbijeenkomsten ingesteld, waar het managementteam informatie geeft en de
medewerkers in de gelegenheid worden gesteld om hierover te discussiëren en vragen te stellen.
6.4 Gedragscode
In 2013 is er een gedragscode opgesteld voor alle medewerkers. Deze code maakt onderdeel uit van
ons personeelsbeleid en komt op verschillende plaatsen en momenten aan de orde. In elk geval bij:




werving en selectie van nieuwe medewerkers
inwerken van nieuwe medewerkers: inwerkprogramma en introductiebijeenkomst
periodieke bijscholing
in het jaargesprek van de teams.
6.5 Veilig werken
Door de toenemende complexiteit van zorg hebben medewerkers meer te maken met
probleemgedrag bij bewoners. Ook zijn er meer bewoners woonachtig in Huize Het Oosten met
intensieve zorg; onder meer door de opening van unit Actief wonen met dementie in mei 2013, waar
10 dementerende ouderen zelfstandig wonen en zorg ontvangen via het Volledig Pakket Thuis.
Er werd 11 keer een incident gemeld waarbij een medewerker te maken kreeg met agressie. Het
leren omgaan met complex gedrag is een belangrijke manier om agressie te voorkomen. De
psycholoog van de Warande heeft daarom structureel omgangsoverleg met zorgteams waarin het
omgaan met complex gedrag op de agenda staat. Ook zijn de specialist ouderen geneeskunde en de
psycholoog in toenemende mate betrokken bij de behandeling en begeleiding van de bewoners.
21
Een ander item van veilig werken in 2013 was medicatieveiligheid. Medewerkers volgden scholing.
Ook vond overleg plaats met de apotheek om de medicatieketen te verbeteren. Conform afspraken
met de huisarts, de specialist ouderen geneeskunde en de apotheek vindt er ook een jaarlijkse
medicatiecheck plaats op cliëntniveau.
Hygiëne & infectiepreventie was een belangrijk project in 2013. Huize Het Oosten werkt sinds
september 2013 samen met bureau Tensen & Nolte in het kader van infectiepreventie. De commissie
Infectiepreventie maakte een projectplan en evalueerde de verpleegtechnische protocollen en de
hygiëneprotocollen op het gebied van infectiepreventie. Medewerkers woonden een
voorlichtingsbijeenkomst bij. Er is nieuwe handalcohol aangeschaft. De commissie maakte een
jaarplan infectiepreventie voor 2014 dat deel uitmaakt van het organisatiebrede jaarplan.
Huize Het Oosten zorgde in 2013 wederom voor het scholen en bijscholen van bedrijfshulpverleners.
In 2013 waren er 48 bedrijfshulpverleners actief in Huize Het Oosten. In het kader van de Risico
Inventarisatie & Evaluatie werd de nieuwbouw geïnspecteerd en werd de opvolging van de
bevindingen van de RI&E in 2012 onderzocht. De externe adviseur was positief verrast door de
snelheid waarmee de verbeterpunten gerealiseerd waren.
6.6 Deskundigheidsbevordering
In 2013 rondden drie verpleegkundigen hun opleiding af. Vijf medewerkers zijn bezig met een
opleiding tot verpleegkundige. Het opleiden van verpleegkundigen past bij de toename van
intensieve zorg in Huize Het Oosten. De verpleegkundigen maken deel uit van de zorgteams. In
verband met de opening van de nieuwe afdeling Actief wonen met dementie en de clustering van
intensieve lichamelijke zorg op de begane grond van de Rubenshof werden de zorgteams in het
verslagjaar opnieuw samengesteld, zodat de kwantitatieve en kwalitatieve formatie beter aansluit bij
de zorgvragen van bewoners.
22
7.
Samenwerking
Op 6 maart 2013 heeft Huize Het Oosten met drie andere stichtingen voor ouderenzorg een
intentieverklaring ondertekend. Antroz, de Warande en Vredenoord zijn evenals Huize Het Oosten
aanbieders met een specifieke identiteit gericht op de pijlers kunst, cultuur, wetenschap en
spiritualiteit. Met deze intentieverklaring sprak men het voornemen uit om met elkaar een
samenwerkingsverband aan te gaan in de vorm van een coöperatie. In oktober 2013 bleek dat het
voor Antroz moeizaam was om als zelfstandige stichting verder te gaan en hebben Antroz en de
Warande besloten om de mogelijkheden tot een fusie te onderzoeken. Gedurende dit traject zijn de
samenwerkingsgesprekken over de zorgcoöperatie op een laag pitje gezet.
De samenwerking met de Warande ten aanzien van de functie behandeling, zoals de inzet van de
specialist ouderen geneeskunde, psycholoog, fysiotherapie, ergotherapie en diëtiek verliep
uitstekend en wordt gecontinueerd in 2014.
De samenwerking met de huisartsen en apotheek in Bilthoven Noord verliep ook goed. Er vond
regelmatig overleg plaats.
De samenwerking met de gemeente verliep op alle onderdelen vlot en probleemloos.
De samenwerking met het zorgkantoor verliep in de relatiesfeer goed, maar omtrent de zorginkoop
en het vaststellen van de productie na de herschikking moest stevig onderhandeld worden. De
herschikking wordt gebaseerd op de productie tot en met mei en Huize Het Oosten opende per 1 juni
de verpleegunit voor 10 cliënten met een ZZP 5. De financiering van de unit is gebaseerd op het
scheiden van wonen en zorg, met een Volledig Pakket Thuis. Uiteindelijk is onze aanvraag
gehonoreerd.
23
8.
Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) staat hoog in het vaandel van Huize Het Oosten.
Het sluit goed aan bij het gedachtegoed van de vrijmetselaren, we hebben als grote werkgever een
voorbeeldfunctie en het verdient zichzelf altijd terug. Alle facetten van de bedrijfsvoering worden
getoetst op duurzaamheid en op de belasting voor het milieu.
MVO uit zich in het personeelsbeleid door medewerkers de gelegenheid te geven te groeien in hun
werk en als persoon. De zelfsturing van de teams en de scholing van medewerkers draagt daar toe
bij. Nadat we enige jaren medewerkers hebben geschoold tot niveau 2 en 3, zijn en worden er in
2013 acht medewerkers opgeleid tot niveau 4: het verpleegkundige niveau. We hebben werkplekken
voor medewerkers die moeilijk aan het werk komen in onze samenleving, zoals Wajong, herintreders
en langdurig werklozen.
Om medewerkers een veilige werkomgeving te bieden en cliënten een veilige woonomgeving,
voeren de compliance officiers ieder kwartaal een veiligheidscan uit. De resultaten worden in het MT
besproken en in een verbeterplan opgenomen. Acute situaties, die door de vele
bouwwerkzaamheden op het terrein, een paar keer werden gesignaleerd, werden acuut aangepakt
en opgelost.
Onze restauratieve dienst heeft vanaf januari 2013 een volledig biologische winkel en ook in het
restaurant zijn de maaltijden biologisch met iedere dag een vegetarisch aanbod. Cliënten werd
gevraagd hun mening te geven over de warme maaltijd middels een enquête. Bewoners zijn
tevreden en op enkele aspecten zijn wenselijke aanpassingen gedaan om de kwaliteit nog verder te
verbeteren.
De eerste werkzaamheden ten behoeve van ondergronds huisvuil zijn in 2013 in werking gezet. Dat
levert een opgeruimd terrein op, maar ook hoeft een vuilniswagen ongeveer de helft minder vaak te
komen om de containers te legen.
In de nieuwbouw zijn alle appartementen en openbare ruimten voorzien van vloerverwarming
middels warmte/ koude opslag in de grond. Ten behoeve van het warme water zijn er
zonnecollectoren op het dak; deze verwarmen de boilers. De elektriciteit wordt opgewekt door
zonnecellen op het dak.
In de tuin maken we wandelpaden voor kleine en grote wandelingen. Bewegen en wandelen in de
natuur behoort dan weer tot de mogelijkheden in het eigen park van Huize Het Oosten.
24
Lijst van gebruikte afkortingen
ANBI
Algemeen Nut Beogende Instelling
AO/IC
Administratieve Organisatie en Interne Controle
AWBZ
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten
BHV
Bedrijfshulpverlening
BIG
Wet Beroepen Individuele Gezondheidszorg
BOPZ
Wet Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen
CAK
Centraal Administratie Kantoor (int de eigen bijdrage van cliënten met AWBZzorg en WMO-hulp)
CQ-index
Consumer Quality Index, een gevalideerde onderzoeksmethode voor het meten
van cliënttevredenheid in zorginstellingen
CR
Cliëntenraad
ECD
Elektronisch cliëntdossier
FTE
Full time eenheden (personeel)
HEAD
Hoofd economische en administratieve dienst
HbH
Hulp bij het Huishouden
HHO
Stichting Huize Het Oosten
HKB
Huiskringbestuur
HKZ
Harmonisatiemodel Kwaliteit Zorginstellingen, kwaliteitssysteem
ICT
Informatie en Communicatie Technologie
LTHP
Lange termijn huisvestingsplan
MIC
Melding Incidenten Cliëntenzorg
MIM
Melding Incidenten Medewerkers
MVO
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
MT
Managementteam
NHC
Normatieve huisvestingscomponent
OR
Ondernemingsraad
PG
Psychogeriatrie (ouderen met dementie)
RI&E
Risico Inventarisatie en Evaluatie
25
RMS
Risicomanagementsysteem
RvT
Raad van Toezicht
SOG
Specialist Ouderengeneeskunde (verpleeghuisarts)
VPT
Volledig Pakket Thuis
VVE
Vereniging van Eigenaren
VV&T
Sector Verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuiszorg
VWS
Ministerie voor Volksgezondheid, Welzijn en Sport
WCZ
Wet Cliëntenrechten Zorg
WKCZ
Wet Klachtrecht voor Cliënten in de Zorgsector
WMCZ
Wet Medezeggenschap Cliënten in de Zorgsector
WMO
Wet Maatschappelijke Ondersteuning
WOR
Wet op de Ondernemingsraden
ZT
Zorg thuis
ZZP
Zorgzwaartepakket (bekostiging op basis van zorgzwaarte)
LM & MW/ 31 maart 2014
26

Download Report