2014 CO2 Footprint

13
Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V.
Afdeling Presentatie &
Marketingcommunicatie
Amsterdamseweg 53
3812 RP Amersfoort
Postbus 47
3800 AA Amersfoort
Telefoon 033 - 467 15 11
Fax 033 - 461 38 30
[email protected]
www.wolterendros.nl
Communicatieplan CO2 prestatieladder
Datum opgesteld
18 juni 2010
Datum gewijzigd
20 juni 2014
Blad
1 van 13
Auteur(s)
E.M.Groot-D'hondt, Hoofd PMC
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
2 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
Inhoud
Introductie
1.
Communicatiedoelstellingen
4
2
Doelgroepen en boodschap
5
3.
Middelen en Mediakanalen
8
4.
Planning
11
5.
Organisatie en Financiën
13
Bijlagen:
- Communicatieplanning 2013
- Communicatieplanning 2014
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
3 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
Introductie
Voor u ligt het communicatieplan in het kader van de CO2 prestatieladder van
Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V. Dit document geeft een beschrijving van de
manier waarop de communicatie is geregeld binnen Wolter & Dros als bedoeld in
het document ‘de CO2-Prestatieladder/het certificeren’ uitgebracht door ProRail.
Informatie over de CO2-footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden
zowel intern als extern gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot
individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf
zullen worden meegenomen in diverse communicatievormen.
In dit communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen
aan de functionarissen.
Het communicatieplan heeft de volgende opbouw:
In hoofdstuk 1 worden de communicatiedoelstellingen toegelicht
In hoofdstuk 2 worden de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt en de
boodschap per doelgroep.
In hoofdstuk 3 worden de verschillende kanalen media en middelen beschreven,
die hiervoor worden gebruikt.
In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt
een planning afgegeven.
In hoofdstuk 5 wordt toegelicht hoe de organisatie en financiën zijn ingericht
In afzonderlijke planningen worden de uitingen per jaar gemonitord.
Als er in dit plan is vermeld `Ingenieursbureau Wolter & Dros B.V.´ of
`Wolter & Dros´ dan worden hiermee ook de dochterondernemingen Wolter Dros
Woningbouw B.V. en Alfen B.V. bedoeld.
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
4 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
1. Communicatiedoelstellingen
Het resultaat van het communicatieplan is het ontwikkelen en produceren van een
reeks communicatie uitingen. Het doel van deze uitingen is om de doelgroepen
ten aanzien van het onderwerp - de certificering voor de CO2-prestatieladder van
Wolter & Dros: te informeren, te overtuigen en te activeren.
Toelichting Communicatiedoelstellingen
1.1.1
Informeren
De doelgroepen worden geïnformeerd en doen kennis op over:
het Wolter & Dros energie- en CO2 reductiebeleid, inzicht in onze carbon footprint,
doelstellingen en initiatieven en de status van onze energiemaatregelen.
1.1.2
Overtuigen en inspireren
De doelgroepen worden overtuigd van en geïnspireerd door:
het belang van ons energiebeleid en de zorg voor onze samenleving en het milieu
en specifiek, de genomen initiatieven van Wolter & Dros op het gebied van CO2reductie.
1.1.3
Activeren
De doelgroepen worden aangespoord om ook actief mee te denken en te doen
zodat meer energie wordt bespaart en de CO2-uitstoot wordt gereduceerd.
1.1.4
Verbinding en imago
Onze uitingen dienen positief bij te dragen aan een het “duurzame imago” van
Wolter & Dros als opdrachtnemer en als werkgever.
Bovendien wil Wolter & Dros met de communicatie uitingen binding houden met
klanten en medewerkers en zo de relatie met de doelgroep onderhouden.
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
5 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
2
Doelgroepen en boodschap
We onderscheiden interne en externe doelgroepen.
2.1
Interne doelgroepen
Het onderscheid in de manier van communiceren is afhankelijk van de functie die
wordt uitgeoefend en in de wijze waarop mensen zijn te bereiken. Echter, niet elke
medewerker heeft de beschikking over een eigen werkplek. Deze groep die
voornamelijk in de montage werkt is niet altijd direct met digitale
communicatiemiddelen als e-mail en intranet bereikbaar. Dit is een aspect
waarmee rekening moet worden gehouden bij de in te zetten middelen en media.
De interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in:
• Directieteam
• Managementteam
• Medewerkers met emailaccount
• Medewerkers zonder emailaccount
2.2
Externe doelgroepen
Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in:
1.
2.
3.
4.
5.
Klanten
Leveranciers en onderaannemers
Arbeidsmarkt
NGO’s en GO´s
Aandeelhouder
Klanten
De klanten van Wolter & Dros zijn:
• Architecten
• Bouwmanagementburo’s en adviesburo’s
• Aannemers, projectontwikkelaars vastgoedbeheerders
• Opdrachtgevers in de zakelijke dienstverlening
• Opdrachtgevers in de zorg en het onderwijs
• Opdrachtgevers in de industrie en infra
• Opdrachtgevers in de energie (distributie)
• Opdrachtgevers in de agrarische sector zoals de tuinbouw en de glastuinbouw
• Opdrachtgevers in de sector elektrisch vervoer
• Opdrachtgevers in de woningbouw (woningbouwcorporaties)
• Gebruikers van een gebouw
Leveranciers
Leveranciers en leveren een belangrijke bijdrage aan het reductiebeleid dat Wolter
& Dros heeft ingezet met betrekking tot haar CO2-emissie. Teneinde deze
doelgroep te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren,
is het van groot belang een goede relatie te hebben en te onderhouden met de
leveranciers. Leveranciers dienen zich aan te sluiten bij de doelstellingen die
Wolter & Dros zich stelt inzake de reductiedoelstellingen van de CO2-emissie.
Leveranciers zijn te onderscheiden in twee categorieën:
• Leveranciers van materialen
• Onderaannemers: leveranciers van diensten
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
6 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
Arbeidsmarkt
Deze doelgroep bestaat uit
• Werkzoekenden
• Studenten in de techniek
• Scholieren in de techniek
Niet Gouvernementele Organisaties (NGO’s)
NGO’s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die hun invloed
aanwenden om beleid van overheden en bedrijfsleven te veranderen.
Er zijn zeer veel NGO’s op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen actief.
Deze NGO’s zijn geïnteresseerd in de activiteiten die Wolter & Dros uitvoert op het
gebied van de reductie van de CO2-emissie. Tevens zijn zij bereid, mee te denken
bij serieuze plannen om te komen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en
duurzaam ondernemen. Ze fungeren als klankbord voor Wolter & Dros en ons
energiebeleid. Het in gesprek zijn met, en informeren over, gebeurt zowel
individueel als via de brancheorganisatie.
Belangrijke andere NGO’s of gerelateerde organisaties zijn:
• Brancheorganisaties zoals FEME/CWM, Uneto VNI, TVVL
• Dutchpower
• Fedet
• CvE
Gouvernementele Organisaties Overheden, overheidsinstellingen (GO´s)
Overheden en overheidsinstellingen behoren tevens tot de doelgroep van
Wolter & Dros. Het gaat om:
• Landelijke overheden
• Provincies, rol: als opdrachtgever en als de provincie waar Wolter & Dros is
gevestigd
• Gemeenten: rol als opdrachtgever en als gemeente waar Wolter & Dros is
gevestigd
• Overheidsinstellingen: RGD, RWS, Waterschappen, Politie (gemeente en
landelijk), Brandweer etc.: rol als opdrachtgever en als instelling waar Wolter &
Dros in de regio mee van doen heeft.
GO´s zijn regelgever en handhaver. Denk hierbij aan:
• Emissie van voertuigen (euronorm + roetmeting);
• Energieverbruikers (bijvoorbeeld in kantoren werkplaatsen en op parkeerplaatsen
o.a. in het kader van milieuvergunning);
• MJA’s (Meer Jaren Afspraken).
Binnen deze doelgroep bestaat een additionele behoefte contact te hebben met
bedrijven die zich actief inzetten voor een beter leefklimaat.
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
7 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
Aandeelhouder
De enige aandeelhouder van Wolter & Dros is TBI Holdings B.V.
TBI is een groep van ondernemingen die onze leefomgeving op een duurzame
manier vernieuwt, inricht en onderhoudt. De groep kenmerkt zich als een wendbare
netwerkorganisatie. De TBI ondernemingen beschikken over hoogwaardige,
specialistische expertise op het gebied van Techniek, Bouw en Infra.
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
8 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
3.
Middelen en Mediakanalen
Klavertje vier
In de uitingen van Wolter & Dros wordt regelmatig het klavertje vier gebruikt.
Het klavertje vier staat symbool voor het energiebeleid van Wolter & Dros en de
initiatieven voor energie- en CO2-reductie. Het klavertje vier hier niet alleen
symbool voor voorspoed en geluk. Klavers zijn ook nuttig als hoogwaardige
voedingsstof voor vee. En als bodemverbeteraar. Het plantje neemt stikstof op uit
de atmosfeer en geeft dit, via bacteriën in de wortels, terug aan de bodem
waarmee het de beschikbaarheid van voedingsstoffen in de bodem verhoogt
1.1.5
3.1 Interne communicatie
In de interne communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO2 worden de volgende
middelen en media ingezet
Middelen, Media en kanalen
•
•
•
•
•
Personeelsblad en interne nieuwsbrief
Digitale Nieuwsbrief Directie
Agenda en Notulen MVO team overleg
Agenda en Notulen Directie team overleg
Alle documenten mbt energie en CO2-beleid
Evt:
• Postercampagne
•
•
•
Overleg MVO team en Directieteam
Intranet
E-mailing
Evt.
• Sociale media: yammer en facebook
• Prikbord
Personeelsblad en interne nieuwsbrief
Het personeelsblad en de interne nieuwsbrief verschijnt een paar keer per jaar.
Jaarlijks worden hierin onze footprint, het energie- en CO2-beleid, de doelstellingen
en maatregelen toegelicht.
Digitale Nieuwsbrief - email
Het betreft hier zowel een digitale nieuwsbrief als digitale mededelingen van
directie en MT die via email worden verstuurd.
Agenda en Notulen - MVO team overleg
In het werkoverleg van het MVO team wordt over de status van onze certificering,
onze doelstellingen, behaalde resultaten, ingekomen ideeën en de voortgang van
onze initiatieven doorgenomen. Het werkoverleg van het MVO vindt periodiek
plaats.
Agenda en Notulen - Directieteam overleg
Periodiek worden in het directieoverleg het energiebeleid, de carbon footprint, de
reductiedoelstellingen en de trends en de ontwikkelingen besproken.
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
9 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
Alle documenten mbt CO2 prestatieladder - Intranet
Op de intranetsites van Wolter & Dros, Alfen en Comfort Partners is onder
“Energiebeleid/CO2 reductie”het energie- en CO2-beleid en de bijbehorende
reductiedoelstelllingen beschreven. Daarnaast kom je via een directe link terecht
op alle relevante informatie, op onze CO2-internetpagina.
Sociale media: yammer en facebook
Via yammer (vorm van interne twitter) en via het Wolter & Dros facebook pagina
wordt relevant nieuws en informatie intern verspreid.
CO2 – posters– prikbord
Via posters wordt het personeel geïnformeerd over specifieke CO2 campagnes.
Met campagnes kweken we bewustwording en wordt het personeel gestimuleerd
zelf ook maatregelen te nemen om energie te besparen en/of CO2 uitstoot te
reduceren op de werkplek.
Duurzaamheidsverslag - Intranet
Onderdeel van de missie van TBI is het werken aan een verdere ontwikkeling van
een winstgevende en duurzame onderneming met inachtneming van de
omgevingsfactoren. Dit heeft zich in vertaald in een Meerjarenplan voor Duurzaam
Ondernemerschap. Om verder invulling te geven aan de strategie wordt
gezamenlijk ingezet op een aantal duurzaamheidsthema´s. De ondernemingen
hebben regelmatig onderling contact over het Meerjarenplan en de voortgang van
de te nemen acties en maatregelen wordt geregistreerd en gemonitord via een
management informatie systeem genaamd DOMI.
In het najaar van 2014 start een aparte werkgroep die onder leiding van TBI zich
gaat bezighouden met de interne communicatie omtrent duurzaamheid.
3.2 Externe communicatie
In onze externe communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO2 kunnen
de volgende middelen en media worden ingezet:
Middelen, media en kanalen
• Alle documenten mbt energie en CO2-beleid
• Gedrukte magazines en/of online magazine
• Digitale nieuwsbrief
• Duurzaamheidsverslag
• Actieve deelname aan initiatieven
• Onderzoek en Rapportages
•
•
•
•
•
•
Internet
E-mailing
DOMI: Duurzaam Ondernemen Management Informatie tool
Sociale Media: twitter, linkedin,
Werkgroep overleg
Contacten met NGO’s en GO’s
Evt.
• Actieve deelname aan duurzaam event zoals een beurs
• Actieve deelname aan een duurzaam kennisplatform
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
10 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
Internet - Alle documenten mbt energie en CO2-beleid
Op de internetsite worden relevante nieuwsberichten mbt duurzaamheid en energie
gebruik geplaatst. Daarnaast hebben Wolter & Dros (mede namens Comfort
Partners) en Alfen op wolterendros.nl/co2 en alfen.nl/co2
een CO2-loket ingericht. Al onze stakeholders kunnen hier informatie vinden en
downloaden over ons beleid, de footprint, doelstellingen, initiatieven en alle overige
documenten mbt energie- en CO2 –beleid. Zij hebben tevens de mogelijkheid om
via de site zelf duurzame tips, suggesties en ideeën en aan te dragen.
Gedrukte magazines, duurzaamheidsverslag en online magazine
- e-mail, internet, leestafel
Wolter & Dros en Alfen brengen zowel een gedrukte als online magazines uit.
Deze zijn bedoeld voor opdrachtgevers, leveranciers en andere externe
belanghebbenden. Verder worden gedrukte bladen het gehele jaar door via de
leestafels op de vestiging en op beurzen en evenementen verspreid.
Berichten omvatten de CO2-footprint, reductiedoelstellingen, trends en
initiatieven op het gebied van CO2-emissie vermindering.
Bovendien kunnen in het kader van specifieke campagnes, frequent digitale
nieuwsbrieven uitgebracht mbt duurzaam energiegebruik.
Deelname aan initiatieven – overleg, onderzoek, kennisdelen
Binnen de maatschappelijke omgeving waarin Wolter & Dros opereert, bestaan
diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te
verbeteren. Wolter & Dros participeert in deze initiatieven en zorgt door middel van
inzet van haar kennis op het gebied van klimaattechniek voor een actieve bijdrage
in de werkgroepen CO2-emissiereductie in het kader van processen in de
QRSbranche. Zij communiceert in deze werkgroepen ook haar eigen resultaten en
geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren.
Contact met NGO’s en GO’s – vnl. via kennisplatforms, kennisgroepen,
beurzen
Jaarlijks vindt contact plaats met overheid, provincie en gemeente , met
brancheorgansaties en NGO’s. Een overzicht van deze contacten is te vinden in
het “Overzicht belanghebbenden” .
Doelstelling van deze gesprekken is samen met de instantie de CO2-uitstoot te verminderen door wijziging van processen en activiteiten die Wolter & Dros uitvoert
voor de betreffende instantie, of het onder de aandacht brengen van initiatieven die
men heeft genomen of waar de organisatie reeds aan deelneemt onder de
aandacht te brengen.
Duurzaamheidsverslag - Internet
Onderdeel van de missie van TBI is het werken aan een verdere ontwikkeling van
een winstgevende en duurzame onderneming met inachtneming van de
omgevingsfactoren. Dit heeft zich in vertaald in een Meerjarenplan voor Duurzaam
Ondernemerschap. Om verder invulling te geven aan de strategie wordt
gezamenlijk ingezet op een aantal duurzaamheidsthema´s. De ondernemingen
hebben regelmatig onderling contact over het Meerjarenplan en de voortgang van
de te nemen acties en maatregelen wordt geregistreerd en gemonitord via een
management informatie systeem genaamd DOMI.
In het najaar van 2014 start een aparte werkgroep die onder leiding van TBI zich
gaat bezighouden met de externe communicatie omtrent duurzaamheid.
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
11 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
2 Overzicht uitvoeringsaspecten
2.1 Interne communicatie
Activiteit
Directiebeoordeling
Besluitvorming/strategie/
doelstellingen CO 2 reductie
MVO vergaderingen
• Voortgang en status
doelstellingen CO 2 reductie
• Acties koppelen aan
doelstellingen CO 2 reductie
en uitzetten bij de
verschillende afdelingen
Afdelingsoverleg
• Voortgang en status
doelstellingen CO 2 reductie
• Acties uitzetten waar
nodig
Termijn
Jaarlijks
Verantwoordelijke
Directie
Periodiek
MVO team olv
directielid
Interne nieuwsbrief en/of
Personeelsblad
via e-mail of post
• Beleid, voortgang en
status doelstellingen CO
2 -reductie en
initiatieven
Internet en intranet:
• Beleid en voortgang en
status doelstellingen
• Achtergrondinformatie
Toelichting op specifiek
onderwerp
halfjaarlijks
Directie, HR, PMC
halfjaarlijks
Afdeling PMC
adhoc
Afdeling PMC
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
12 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
2.2 Externe communicatie
Activiteit
Nieuwsbrief en/of
magazine
via internet of post
• Beleid, voortgang en
status doelstellingen
CO 2 -reductie en
initiatieven
Internet en intranet:
• Beleid en voortgang en
status doelstellingen
• Achtergrondinformatie
Toelichting op specifiek
onderwerp
Termijn
halfjaarlijks
Verantwoordelijke
Directie, HR, PMC
halfjaarlijks
Afdeling PMC
adhoc
Afdeling PMC
13
Datum opgesteld
Blad
15 februari 2010
13 van 13
Datum gewijzigd
15 november 2010
5.
Organisatie en Financiën
In de loop van 2014 zal onder leiding van de directie een MVO- stuurgroep worden
aangesteld die zich gaat bezig houden met alle aan MVO gerelateerde zaken
waaronder het MVO –beleid, het meerjarenplan duurzaam ondernemen en de CO2
prestatieladder. Tot die tijd worden door een tijdelijk team deze activiteiten verricht.
Hierbij zijn betrokken,
•
•
•
•
•
Directievoorzitter
Hoofd Presentatie Marketing Communicatie
Hoofd HR
Afdeling QHSE
Duurzaamheids- en energiecoördinatoren
Het hoofd Presentatie Marketing Communicatie (PMC) is verantwoordelijk voor alle
uitingen extern en intern wat betreft bewaking van de planning (in overleg met
MVO team) en de voortgang.
Financiën
Kosten met betrekking tot alle communicatiemiddelen worden doorbelast naar een
specifieke kostenplaats voor certificering. Jaarlijks begroot de afdeling PMC de te
maken kosten in overleg met een budgetcontroller van Centrale Administratie.
Monitoring en evaluatie
In de planning wordt aan de hand van meetpunten, periodiek de voortgang
bewaakt en zonodig bijgesteld. Jaarlijks (november) wordt de inzet van de
middelen geëvalueerd (zie MVO verslagen). Op basis van deze evaluatie wordt de
planning voor het volgende jaar gemaakt.

Download Report