Of klik hier om het magazine te downloaden en

SPECIAL
Toegankelijkheid
informatie ook voor
langere termijn
DocumentWereld
Ontmoetingsplaats voor professionals
DocumentWereld magazine
Zomer 2014
VALUe for moNey door
leveranciersonafhankelijke
kennisinbreng
en bewustwording
De strategische partner
voor uw volledige digitale
informatievoorziening
Uw resultaat, onze kennis
WAArDeVASte strategieen leveranciersadvisering
vanuit gedegen sectorkennis
LAgere VerWerViNgSkoSteN door
brede kennis van de markt, de
aanwezige spelers en
hun oplossingen, diensten en
referenties
SNeL SchAkeLeN via onze
contacten met vele product-en
dienstenleveranciers
ALtijD ActUeeL advies vanuit
permanent en gedegen
marktonderzoek
Maximaal resultaat door
onze strategie aanpak te combineren
met pragmatische adviezen
Lees meer op www.strategy-partners.nl
PrAgmAtiSche ontwerp- en
realisatieoplossingen door
jarenlange praktijkervaring
miNDer riSico door validatie
en kwaliteitsaudits van
strategieën, offertes,
projectplannen en
implementatieverrichtingen
SNeL reSULtAAt door klantgericht
regiemanagement of
projectbegeleiding
AANVULLeND door het aanbieden
van bewezen methodes/diensten
die u kunt gebruiken bij het
aanbieden van uw product in de
eindgebruikersmarkt.
Strategy Partners Nederland B.V.
Willem van Abcoudelaan 11
3971 AA Driebergen
0343.514.882
[email protected]
INHOUD
Opleidingsinstituut Disceru:
Leren van anderen...
04
Column Max Beekhuis:
‘The classical dilemma’
07
Transitie Rijkswaterstaat:
Effectief en efficiënt (digitaal)
informatiebeheer
08
04
08
12
Wet revitalisering generiek toezicht: 12
Overheid moet op zichzelf leren
vertrouwen
Gemeente Vlissingen:
Soms in spagaat geplaatst
16
Informatietoegankelijkheid:
Wat vooral NIET te doen
20
20
16
Colofon
Adresgegevens
Doxis
Loire 126
2491 AJ DEN HAAG
070-3177172
www.doxis.nl
[email protected]
Twitter
@DoxisInformatie Volg Doxis
ook op LinkedIn en Facebook
Redactie
John de Waard,
Tekstschrijven als passie
Eindredactie
Max Beekhuis (Doxis)
Geraldine Scholten (Doxis)
Annemiek Waters (Doxis)
Beeldredactie
Janneke Schmidt
Realisatie
Vakwereld BV
Postbus 101
1260 AC Blaricum
087 -8742062
Productie
Deze uitgave is geproduceerd op
papier, digitaal gepubliceerd voor
e-readers en de artikelen zijn te
vinden op www.documentwereld.nl
en www.doxis.nl.
Auteursrechten Vakwereld BV
Partnernieuws
Hoe mee te groeien in de snel veranderende wereld van communicatie- en documentlogistiek:
Leren van anderen belangrijke
pijler van opleidingsinstituut
Kennis van zaken overbrengen, praktijkgericht instrueren en ervaringen delen. Dat zijn de belangrijkste
kenmerken van ‘opleidingsinstituut’ Disceru. Oprichter is Oscar Dubbeldam, specialist in document logis-
tieke ontwikkelingen en –oplossingen. Samen met een aantal vakbroeders wil Dubbeldam de markt, zowel
gebruikers als aanbieders, wegwijs maken in het omgaan met een snel veranderende wereld, waar het
communicatie- en documentlogistiek betreft. De naam Disceru is afgeleid van het Latijnse Discere, wat kennis
delen betekent. En dat is precies waar het voor staat.
E
en aantal jaar geleden ontstond een initi-
hebben, zien ze snel waar de valkuilen zitten waar de
experts in de markt: het EOMS-collectief.
RFI’s en RFP’s doornemen en beantwoorden, geeft
atief van een aantal output management
Dubbeldam: ‘EOMS staat voor Enterprise
Output Management Systeem. Het doel was een ken-
nisplatform bieden om geïnteresseerden te leren omgaan
en werken met nieuwe systemen om met name uitgaande
documenten te creëren, te valideren, te versturen en respons daarop te verwerken. Er is nogal wat ontwikkeling
in de manier waarop organisaties met hun achterban,
hun klanten en hun medewerkers communiceren. En er
is tegenwoordig heel veel mogelijk, maar je moet tegelijkertijd veel randvoorwaarden in acht nemen, wil je het
goed doen. Dat was reden voor ons om met een soort op-
leidingsgroep te starten. Daarin werden lessen verzorgd
door mensen die gepokt en gemazeld zijn in de markt
en jarenlange praktijkervaring hebben. Om een lang
verhaal kort te maken, dat initiatief, dat eigenlijk uit een
soort vakgebonden idealisme is ontstaan, is omgezet naar
Disceru B.V. Met dit opleidingsinstituut zijn we nog
beter in staat om met meerdere experts op professionele
wijze en met een professionele uitstraling de deelnemers
aan de leergangen en masterclasses van dienst te zijn.’
Veel kennis en ervaring beschikbaar
Doordat de docenten in Disceru veel praktijkervaring
04
cursisten in stappen. Dubbeldam: ‘Al die jaren van
je wel een goed beeld van hoe de ‘andere kant’ denkt
en werkt. Mensen die willen deelnemen aan onze
opleidingen komen uit de hoek van bijvoorbeeld
Postkamer, DIV-medewerkers, facilitair en documentlogistiek, print en repro en (onafhankelijke)
consultants. Zij zitten allemaal met een dilemma:
hoe kan ik meegroeien in de snelle ontwikkelingen
van document- en communicatielogistiek? Mijn wereld verandert razendsnel en ik heb eigenlijk geen
goed idee hoe ik daarmee moet omgaan. Laat staan
dat ik weet hoe ik er op moet inspelen. Inkomende
en uitgaande (klant-)communicatie is echter van wezenlijk belang voor het succes van een onderneming
en eigenlijk staat dat centraal in alle opleidingen. De
vele nieuwe manieren waarop een consument/klant
kan communiceren met een organisatie (leverancier),
maakt dat die organisatie zich steeds sneller moet
kunnen aanpassen aan die nieuwe technieken. Veel
organisaties worstelen met deze problematiek. Hoe
blijf ik de oude papieren wereld behartigen en stel
ik tegelijkertijd mijn medewerkers in staat om, om
te gaan met de nieuwe digitale wereld. Waar liggen
mijn kansen en hoe houd ik de regie in handen?’
Partnernieuws
Gevalideerde opleidingen
ben gevolgd, komen veel uit de financiële- en overheids-
passen in de vorm van een gevalideerde opleiding geeft
consultancy. Dubbeldam: ‘Juist die combinatie geeft
Bijgepraat worden over die technieken en hoe ze toe te
weer houvast. Dubbeldam: ‘Onze EOMS opleiding is
bijvoorbeeld geaccrediteerd door Xplor. Maar misschien
nog wel belangrijker is, dat onze deelnemers kennis
krijgen en de ervaringen horen van deskundigen die al
vaker met het bijltje gehakt hebben. Als onderdeel van
de cursus moeten ze een documentstrategie schrijven
en presenteren, waarin ze blijk geven van inzicht in en
overzicht over de materie. En dat ze in staat zijn om dat
te ‘verkopen’ aan anderen in hun organisatie, want dat
is waar een strategie toe leidt. Je volgt zo’n opleiding
wereld, maar ook uit de wereld van de leveranciers en
leuke discussies tijdens de lessen. Daar wordt ook
substantieel ruimte voor ingebouwd, want juist die
interactie maakt het leerzaam. Leren van anderen hoe
die het ervaren of hoe die bepaalde problemen hebben
aangepakt, is een belangrijke pijler van de opleiding. De
opleiding is productonafhankelijk en iedereen mag zijn
visie geven op bepaalde ontwikkelingen. Gaandeweg zo’n
cursus merk je dan dat synergie begint te ontstaan tussen
de verschillende bloedgroepen.’
tenslotte niet voor niets. Je wilt, nee moet, er iets mee
Het succes van de beginjaren heeft ertoe geleid dat
medewerker of consultant willen verheffen boven je
output management, maar ook kennisoverdracht over
gaan doen binnen je eigen organisatie. Je moet je als
huidige niveau. Motivatie vanuit de dagelijkse praktijk is
dus een belangrijke drijfveer voor deelname.’
Discussies en interactie
De nu zo’n 200 deelnemers die onze opleiding al heb-
het cursusaanbod inmiddels is vergroot. Niet alleen
input management en (digitale) postkamer, “Het
Belang van Archiveren”en “Verantwoord Digitaliseren”(de
gecontroleerde vervanging van papier door digitaal)
wordt nu aangeboden. Dubbeldam: ‘Alleen maar logisch
eigenlijk. Wat bij de een wordt verstuurd, komt bij de
05
Partnernieuws
ander binnen en je wilt graag antwoord hebben, dus dat
Dubbeldam: ‘Het aanbod van Disceru speelt daarop
in staat bent om al dat papier op een goede manier te
klant is volop in ontwikkeling. Papier wordt weliswaar
dat veel tijd, geld en energie. En het geeft bovendien
momenten stijgt enorm. De organisatie moet ook 24/7
komt op een of andere manier ook weer terug. En als je
in. De techniek van communicatie tussen bedrijf en
vervangen door digitaal in een geolied proces, scheelt
vervangen door digitaal, maar het aantal klantcontact-
sneller en meer inzicht.’
bereikbaar zijn. Daarnaast wil de klant ook erkend
Strategie én uitvoering
aanpassing in de organisatie wat betreft document-,
logistieke medewerker in de postkamer en printafdeling
ring die alleen succesvol kan zijn als de medewerker
ring, maar ook op de strategie rondom de document-,
nieuwe technieken, de veranderende cultuur en bele-
ontwikkelt zich van een uitvoerende medewerker op een
worden opgeleid. Niet aan de hand van een lesboekje,
die de bedrijfsdoelstellingen kan ‘vertalen’ van doelstel-
die zaken en die gedachten in de praktijk uitvoerbaar te
en herkend worden als klant. Dit vereist een enorme
De trend die zichtbaar is, is dat de facilitaire of document
informatie- en communicatielogistiek. Een verande-
zich meer en meer gaat richten op niet alleen de uitvoe-
voldoende meegaat in zijn ontwikkeling met deze
informatie- en communicatielogistiek. De medewerker
ving van klantinteractie. Daar moet hij adequaat voor
beperkt gebied, naar de consultant voor de organisatie
maar door serieus na te denken en te discussiëren over
ling naar strategie met praktische oplossingen.
maken. Daar ligt het begin van het succes.’
Oscar Dubbeldam
06
De Column
‘The classical dilemma of
the chicken and the egg…’
Het is uitgebreid in het nieuws geweest: de overheid betaalt per jaar miljarden euro’s aan mislukte ICTprojecten. Het verloren bedrag is weliswaar iets gedaald ten opzichte van enkele jaren geleden, van 6 miljard
euro naar zo’n 4,5 miljard euro per jaar, maar toch. En dat het minder is geworden heeft vast niets te maken met
verbeteringen in de uitvoering van het proces, maar alles met de bezuinigingen binnen de overheid, ook/juist op
ICT. Het gaat echter nog steeds om grote sommen geld en wat heb je er eigenlijk voor?
Daarnaar wordt door de Tijdelijke Commissie ICT van de Tweede kamer al langere tijd onderzoek gedaan.
Deskundigen worden geraadpleegd, ervaringsdeskundigen gehoord, maar als straks het onderzoek is afgerond,
gaat er dan wat veranderen?
Als ervaringsdeskundigen al aangeven dat het ‘erg lastig is wat er precies is mis gegaan en wiens verantwoordelijkheid dat is’, hoe groot is dan de kans dat het in de toekomst wel goed zal gaan? En als juristen het
vermoeden uitspreken dat bedrijven niet aansprakelijk worden gesteld bij falend optreden, omdat de leiding
binnen de overheid er niets van weet, doet dat het ergste vrezen. Bij eerdere onderzoeken naar deze geldverslindende miskleunen kwam naar voren dat sprake is van sterk uiteenlopende belangen en kennisniveaus tussen de
opdrachtgever (overheid) en de opdrachtnemer (het ICT-bedrijf ).
Dat gaat echt niet zomaar veranderen. Het belang van een bedrijf is goede dienstverlening leveren voor een faire
prijs. Dat van de overheid is de burgers zo efficiënt en effectief mogelijk bedienen, het zogenaamde publieke
belang. Dat kan een tegenstelling zijn als er gehandeld wordt vanuit wantrouwen. Geslaagde projecten zijn m.i.
voorbeelden van projecten waarin niet is uitgegaan van ongelijkwaardigheid, maar van gemeenschappelijkheid
en verbinding op het doel: het bedienen van het publieke belang, met respect voor ieders deelbelang.
Ontbrekende kennis bij de overheid moet worden ingehuurd. Althans, dat is wat een van de ervaringsdeskundige ondervraagden, maar ook Maarten Hillenaar, voormalig Rijks-CIO, bij de Tijdelijke Commissie
ICT heeft aangegeven. Maar als je eigenlijk niet handelt vanuit verbinding en gezamenlijkheid, omdat je er
geen kennis van hebt, of er niet op kunt vertrouwen dat je partner vanuit de zelfde uitgangspunten handelt, hoe
kom je dan aan de geslaagde projecten?
‘The classical dilemma of the chicken and the egg…’
Max Beekhuis
Foto: Karin Bornhijm ( Janneke Schmidt)
‘….DIM-visie is niet zo zeer een
systeemverandering. Het is een
verandertraject…’
De Praktijk
Afdeling DIM cruciaal bij transitie RWS naar regieorganisatie
Effectief en efficiënt informatiebeheer basis voor samenwerken
in de keten
Samenwerken binnen een goed georganiseerde werkomgeving kan alleen als de informatie die je nodig hebt
om te kunnen samenwerken correct, volledig en (digitaal) beschikbaar is. Zo vormt het expertisecentrum
Documentaire Informatie van Rijkswaterstaat (RWS) een cruciale schakel in de keten. RWS is hard op weg om
steeds meer de regisseursrol te vervullen in die keten. En ook daarvoor geldt: dat kan alleen als de informatie op orde
is. Samen met Doxis legt het expertisecentrum Documentaire Informatie samen met het projectmanagement van
K
DIM-visie daarvoor nu het fundament.
arin Bornhijm werkt als specialist Documentaire Informatie bij het gelijknamige
expertisecentrum van RWS. ‘Die expertisecentra zijn er om de corporate diensten
te ondersteunen, dus eigenlijk om de stafdiensten de
instrumenten te geven waarmee zij de organisatie
kunnen aansturen. Zo zijn er behalve Documentaire
Informatie ook expertisecentra voor onder meer Financiën, HRM, Support en P&O.’ Bornhijm vormt met haar
team een belangrijke schakel in de transitie die RWS nu
doormaakt. Bornhijm: ‘Iedereen binnen RWS heeft met
document management te maken. Binnen RWS zijn veel
projecten met veel betrokkenen en belanghebbenden.
Die projecten genereren veel informatie die niet alleen
beschikbaar moet zijn voor de anderen tijdens het project,
maar ook op de lange termijn te raadplegen moet blij-
ven. Verantwoording en transparantie staan hoog in het
vaandel bij RWS, want wegen aanleggen is nu eenmaal
geen kortstondig project. Het is dus zaak om goed na te
denken over hoe je wat, waar en wanneer gaat bewaren.
Dat is onze taak als expertisecentrum Documentaire
Informatie: nadenken over trends en ontwikkelingen
daarin en die voor RWS toepasbaar maken.’
DIM-visie vormgeven
Mede vanuit het expertisecentrum Documentaire
Informatie
heeft
de
DIM-visie
vorm
gekregen.
Bornhijm: ‘DIM-visie is de weerslag van de bespiegelingen binnen RWS, die heeft geleid tot een uitgekristal-
liseerde visie op het gebied van Documentaire Informa-
tie, digitaal informatiebeheer en digitaal samenwerken.
Die visie moet de juiste koers uitzetten, zodat we straks
binnen één goed georganiseerde, digitale werkomgeving
kunnen samenwerken en alle informatie voortdurend op
orde hebben. Dan moeten we RWS-breed kunnen beschikken over álle relevante informatie die we nodig heb-
ben om ons werk goed te kunnen doen. Daarbij moet je
bedenken dat RWS zich in de toekomst steeds meer zal
opstellen als opdrachtgever en minder als de daadwerke-
lijke uitvoerder van taken. Daarvoor is het nodig dat de
medewerkers - en later ook de andere belanghebbenden
in de projectketen - kunnen werken vanuit één uniform
ingerichte samenwerkingsomgeving. In dit geval met als
centraal element SharePoint 2013, met alle DMS en Records Management functionaliteit die daarbij hoor. Maar
niet alleen SharePoint bepaalt die werkomgeving. Vanuit
de werkomgeving CONNECT moeten medewerkers in
verbinding kunnen staan met andere systemen binnen
Rijkswaterstaat en (later) met de andere ketenpartners.
Die omgeving hebben we CONNECT genoemd, juist
omdat we daarmee met elkaar in verbinding staan. Maar
met alleen een samenwerkomgeving ben je er nog niet.’
09
De Praktijk
Goed fundament leggen
de zaken die noodzakelijk zijn voor je kernactivi-
flinke ommezwaai. Bornhijm: ‘Eigenlijk ga je van een
maatschappij: doe waar jij echt goed in bent en zoek
Voor alle betrokkenen betekent deze transitie een
reactieve organisatie naar een veel meer proactieve
organisatie: meteen nadenken over wat later gaat/moet
gebeuren met bijvoorbeeld je informatie, je documen-
ten. De maatschappij en dus ook RWS is voortdurend
in beweging en die veranderingen moet je kunnen
bijhouden. Rondom projecten en projectinformatie is
dat niet anders. Als de projectmanager of de manager
projectbeheersing, de documentatie over het project
vanaf het begin goed heeft doordacht en ervoor zorgt
dat die op basis van de juiste metadata wordt opgesla-
gen en beschikbaar gemaakt, scheelt dat achteraf veel
teiten moet je optimaliseren. Die trend zie je in de hele
partners voor de zaken waar zíj echt goed in zijn. Dat is
een belangrijke insteek van deze transitie. En dat is de
achterliggende filosofie van de raamovereenkomsten
over dit onderwerp van de afgelopen periodes. We
kiezen voor specialisten om ons te begeleiden en te
ondersteunen in de zaken waar we zelf minder in thuis
zijn of om ons op het pad te brengen waar we naar toe
willen gaan. De weg moeten we zelf bewandelen, maar
voor het pad er naartoe, kunnen we gebruik maken van
goede gidsen.’
moeite. Het is veel lastiger om diezelfde informatie
‘Single point of truth’
maken. Het fundament voor goed projectmanagement
periode 2008-2012 en daarin heeft RWS de stappen
achteraf te classificeren, metadateren en ontsluitbaar te
en een beheersbare, (ook achteraf ) controleerbare
werkomgeving, ligt uiteindelijk in adequaat informatiebeheer. Verantwoording en transparantie zijn cruci-
ale elementen voor een organisatie als Rijkswaterstaat.
Maar ook voor de andere stakeholders in de projecten,
van de minister tot de aannemers en onderaannemers.
Alles draait om betrouwbare en bruikbare informatie.
En hoe we daar mee moeten omgaan is wat we hebben
vastgelegd in de DIM-visie. Die informatie vormt de
verbindende schakel tussen de organisatie van RWS,
de mensen die met en voor ons werken en de markt
buiten de organisatie. Dát maakt het mogelijk voor
RWS om die regieorganisatie te worden.’
‘Lean & mean’
Een andere drijvende kracht om de transitie naar een
‘digitale’ regieorganisatie te manoeuvreren, is het feit
dat Rijkswaterstaat zelf krimpt en ook in de toekomst
De eerste raamovereenkomst had betrekking op de
gezet naar vooral traditioneel document management
met borging. Bornhijm: ‘Zorg ervoor dat projectdocumenten volgens bepaalde richtlijnen worden
opgesteld, opgeslagen en beheerd. Met daaraan
gekoppeld duidelijke criteria voor metadata die het
mogelijk maken om die documenten ook op langere
termijn (digitaal) te ontsluiten. Daarbij hebben we nu
nog te maken met een hybride situatie, dus papier en
digitaal, maar op termijn moet het mogelijk worden
om alleen digitaal te werken. Of het wettelijk in de
toekomst zal worden toegestaan om alles alleen
digitaal te bewaren, is weliswaar nu nog niet aan de
orde, maar daarover moet je wel nadenken. Vanuit het
oogpunt van ons ‘single point of truth’ idee, proberen
we langzaam maar zeker de eerste stappen te zetten
in de richting van één digitale omgeving voor samenwerken. Dat platform moet CONNECT zijn.’
nog wel zal krimpen, denkt Bornhijm. ‘Het streven is
Nu moet CONNECT veel meer worden dan ‘one sin-
deze aan te sturen, in plaats van zelf steeds het voor-
zien. Het is een compleet digitale werkomgeving met
om meer met marktpartijen samen op te trekken en
touw te nemen in de uitvoering. Dat betekent dat je
als organisatie ‘lean & mean’ moet kunnen opereren.
Overtollige ballast moet je zien kwijt te raken en
10
gle point of truth’ om informatie op te halen of in te
verbindingen naar andere systemen die moeten kunnen worden aangesproken. Bornhijm: ‘CONNECT
gaat om het faciliteren van medewerkers. DIM-visie
De Praktijk
is ontwikkeld en wordt uitgerold om medewerkers in
bare en sterke partners om zich heen verzameld die
doen, met daarbij volledige controle over inkomende
met succes te realiseren, waaronder Doxis Informatie-
staat te stellen hun werk beter, sneller en efficiënter te
en uitgaande informatie. Het programma van DIMvisie staat borg voor een juiste vastlegging en verantwoording van informatie en –processen. Die informa-
tie wordt op één centrale plaats vastgelegd en beheerd.
‘Single storage, multiple use’. Informatie wordt op
projectniveau bij elkaar gehouden en ontsluitbaar
gemaakt. Daardoor zijn we makkelijker in staat om
cruciale processen – ook achteraf – te herleiden en te
verantwoorden. Dat moet ook, want het gaat wel over
belastinggeld en hoe we dat besteden. DIM-visie is
voor ons van strategisch belang. En CONNECT is
de samenwerkingsomgeving met het koppelvlak naar
andere belangrijke systemen en de buitenwereld.’
Sterke partners
Zo’n traject doe je niet alleen. RWS heeft betrouw-
de specialistische kennis inbrengen om het project
managers. Bornhijm: ‘Doxis brengt veel ervaring en
expertise in op het gebied van document management, met de noodzakelijke kwaliteit en borging
(bijvoorbeeld met het oog op de migratie van infor-
matie naar het nieuwe doelsysteem in CONNECT)
en het opleiden en begeleiden van mensen naar de
nieuwe situatie. Daar staat tegenover dat er een harde
resultaatverplichting geldt: er is een project met duidelijke vastgestelde doelen en die doelen moeten worden
gerealiseerd. Doxis is een partner die met je meedenkt
en die je kunt (laten) aansturen. Zij beschikt over de
juiste mensen met verstand van zaken, die weten hoe je
moet (leren) omgaan met deze veranderingen. DIM-
visie is in onze optiek niet zo zeer systeemverandering,
maar een verandertraject over hoe om te gaan met
informatie en samenwerken.’
Rijkswaterstaat
11
Het Toezicht
Interbestuurlijk Archieftoezicht en de Wet revitalisering generiek toezicht:
‘Overheid moet langzaamaan meer
op zichzelf gaan vertrouwen’
Er staat veel te gebeuren en er is al veel gebeurd op het gebied van toezicht op de archiefbescheiden binnen de
gemeentelijke organisatie. Dat mag tegenwoordig binnen de gemeente zelf worden geregeld. De Wet revitalisering
generiek toezicht (Wet RGT) voorziet erin dat weliswaar provinciaal archieftoezicht wordt gehouden, maar de
beslissing ligt ten principale bij de gemeente: het college van B en W als archiefwettelijk ‘zorgdrager’ en de
gemeenteraad als toezichthouder. Bennie te Vaarwerk, interbestuurlijk toezichthouder archieven (provincie
Gelderland, en Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur (provincie Overijssel) zien steeds meer ‘afstand
‘H
komen’ tussen hun taak en de werkvloer.
et archieftoezicht verandert stevig,’
informatiehuishouding. Bij de provincie Overijssel is dat
veranderingen is eigenlijk juist veel
minder dekkend en ben je dus meer afhankelijk van de
begint Folkertsma. ‘En met al die
overleg nodig. Niet alleen om bij te
blijven, maar ook om elkaar op de goede weg te houden.
Daar waar het LOPAI (Landelijk Overleg Provinci-
ale Archiefinspecteurs) tot voor kort sturend was, is het
nu meer een beraad voor vakgenoten, waar kennis en
ervaring worden gedeeld. Ook nuttig, maar dat is een
duidelijk andere rol. Daarnaast bestaat BRAIN (Branche-
vereniging Archiefinstellingen Nederland) ook al en veel
van de werkzaamheden van het LOPAI worden tegen-
woordig doorgeschoven naar BRAIN. En dat is minder
sturend, daarmee zijn wij als provinciale archiefinspecteurs
ook meer volgend geworden. We volgen de zaak op de voet,
maar kunnen niet meer heel direct invloed uitoefenen op
wat er gebeurt binnen de gemeentes. Het is meer toezicht
op afstand geworden met de komst van de Wet RGT.’
netwerk van dergelijke bevoegde functionarissen veel
lokale betrokkenheid en deskundigheid van bijvoorbeeld
een bestuurder of een ambtenaar.’
Nu de rol van de provinciale archiefinspecteur is veranderd van functioneel onafhankelijke zelfstandige functi-
onaris voor toezicht en beheer naar ‘toezichthouder en
volger op afstand’, is het voor alle betrokkenen nog even
wennen aan de nieuwe rol. Folkertsma: ‘Uiteindelijk gaat
het om het borgen van de kwaliteit van het archief en de
informatiehuishouding. Een rapport zoals de KPI-check
van de VNG is niet het hoofddoel, het is slechts een
middel om waar nodig inzicht te krijgen en te verbeteren. De provincie stelt uiteraard wel eisen met betrekking
tot de duurzaamheid en het kwaliteitszorgsysteem dat
wordt gehanteerd. Voorheen werd door iedereen dezelfde
vragenlijst ingevuld en kreeg je als archiefinspecteur een
Dekkend netwerk
Nu is er wel een essentieel verschil tussen beide provincies
en hoe het toezicht, dan wel de aanpak op dat toezicht is
geregeld. Bennie te Vaarwerk: ‘Binnen de provincie
Gelderland hebben we een vrijwel dekkend netwerk
van bevoegde gemeentelijke archiefinspecteurs en dat
maakt het wel wat makkelijker om ‘het los te laten’. Deze
collega’s zijn bekwaam en bevoegd en zijn dus in staat goed
werk te leveren bij het begeleiden van gemeentes in hun
12
helder beeld van de status. Dan kwam het vervolg op
die vragenlijst en kon je trends signaleren en eventueel
bijsturen. Nu, met de KPI-check, zijn er tien hoofdvragen
met enkele tientallen sub-vragen. De antwoorden daarop
worden door de eigen organisatie, bijvoorbeeld de controller (Overijssel) of de archiefinspecteur (Gelderland)
ingevuld en er wordt binnen de eigen organisatie, dus
horizontaal,
verantwoording afgelegd. Dat is toch
wezenlijk anders.’
Het Toezicht
Lolke Folkertsma
Te Vaarwerk: ‘Het is natuurlijk niet zo dat maar wat
binnen veel gemeentes, denkt ook Folkertsma. ‘Als je het
zoals we al aangaven, en in het jaarplan moet ook heel
vuldig worden ingevuld. Het college van B en W krijgt
aangerommeld kan worden. De provincie stelt eisen,
duidelijk zijn hoe het is geregeld met duurzaamheid en
kwaliteitszorg van archiefbescheiden en informatiehuis-
houding. Echter, de grip die je als archiefinspecteur had,
is wat losser geworden. Op dit moment geldt voor veel
gemeentes dat ze op ‘oranje’ staan als je de uitkomsten
van de veelgebruikte KPI-checks ziet. En veel gemeentes
staan op ‘rood’ als het gaat om kwaliteitszorg. Daar is nog
te weinig aan gedaan en daar moet snel een flinke slag
worden gemaakt. Dat is dan weer één van de actiepunten
van Archief 2020.’
Ook digitale informatie meenemen
goed wilt doen moet zo’n KPI-check nauwgezet en zorgvervolgens het rapport, beoordeelt dat en legt het voor
aan de gemeenteraad. Als die akkoord gaat met hetgeen
erin staat en met de bijbehorende aandachts- en verbeter-
punten en het plan met oplossingen, pas dan heb je echt
een heldere verantwoording afgelegd. En pas in die laatste fase krijgen wij de resultaten te zien van die inspan-
ningen’. Dus het ‘bijsturen’ wordt meer ‘achteraf
adviseren. Overigens wordt in een zogenaamd informatie-
arrangement afgesproken welke informatie de provincie
nodig heeft van de gemeente, om het toezicht op afstand
uit te kunnen oefenen.’
Als alles goed verloopt, de Wet RGT is nog maar net
Het lastige is dat behalve grote hoeveelheden papieren
van de reële status van het archief- en informatiebeheer
taal voorhanden is en digitaal wordt bewerkt, verwerkt
van kracht, is er over een aantal jaar een duidelijker beeld
stukken, inmiddels ook enorm veel informatie digi-
13
Het Toezicht
Huis der Provincie Gelderland
Provinciehuis Overijssel
en opgeslagen. Te Vaarwerk: ‘Om daarin orde te schep-
pen kan bijvoorbeeld een e-Depot, een belangrijke rol
spelen. Er zijn ontwikkelingen op dat gebied, maar veel
is ook nog onduidelijk. Provincie en Rijk zitten samen
met drie Regionale Historische Centra (RHC’s) in een
initiatief rondom een gemeenschappelijk e-Depot. Nu
moet worden uitgezocht hoe het werkt, of het werkt, hoe
gemeentes daarin passen en of het wel verstandig is om
dat als overheid zelf te willen doen. Misschien kan een
commerciële partij het beheer wel veel beter doen. Ook
moet worden nagedacht over hoe we het gebruik van
zo’n e-Depot kunnen stimuleren. Want je kunt iets moois
hebben bedacht, maar als het niet of onvoldoende wordt
14
Toegangspoort Huis der Provincie Gelderland
gebruikt, schiet het zijn doel voorbij. Veel zal afhangen van
standaardisering en duidelijkheid rondom bestandseisen,
technische specificaties, procedures, juridische haalbaar-
heid en bewijskracht. En dan nog blijft het heel lastig te
organiseren. Onderzoek heeft uitgewezen dat slechts vijf
procent van de informatie in een documentmanagement-
systeem wordt opgeslagen en beheerd. Dat is niet veel; het
overgrote deel van (ook archiefwaardig) materiaal bevindt
zich in databases, websites en andere applicaties.’
Bewustwording
Het duo realiseert zich ook heel goed dat het een
kwestie van bewustwording bij de direct betrokkenen is.
Het Toezicht
In die bewustwording speelt DIV, Documentaire Infor-
matievoorziening, een doorslaggevende rol. Te Vaarwerk:
‘Waar DIV voorheen achteraan in de keten zat, schuift
ze steeds meer op naar voren in het bedrijfsproces. Je
moet aan het begin van het proces alert zijn en meteen
inspelen op de ontwikkelingen. Er komen daarom richt-
lijnen voor een ‘toetsbaar kwaliteitssysteem’ in het kader
van Archief 2020. Het borgen van (de kwaliteit van) de
informatiehuishouding en de actualiteitswaarde ervan is
cruciaal voor elke onderneming of organisatie. Of dat nu
een gemeente is of een bedrijf, dat maakt eigenlijk weinig
verschil. En het is een belang waar je niet zomaar even
een kant-en-klare oplossing voor hebt. Mensen en hun
houding daarover zijn essentieel.’
Folkertsma: ‘Het daadwerkelijke dossierbeheer ligt in de
praktijk bij die medewerker. En die heeft vaak andere
belangen dan een medewerker DIV. Hij beschikt bovendien lang niet altijd over de juiste deskundigheid. Het is
geen onwil, maar men is zich niet bewust van het belang van een goed georganiseerd archief met bijbehorend
beheer, met vernietigingstermijnen etc. Uiteindelijk gaat
het erom dat je je werk goed kunt doen. Recht doen aan
een optimale bedrijfsvoering én de rechtzoekende burger.
Dáár ligt wellicht de grootste uitdaging van de Wet RGT.
Pas als we er met zijn allen in gelijke mate van overtuigd
zijn, dat het belangrijk is om ook op langere termijn te
kunnen uitleggen wat je hebt gedaan, hoe je het moet
doen, waarom en op basis van welke argumenten en
documenten bepaalde beslissingen zijn genomen, pas dan
kun je effect verwachten van alles wat je hebt bedacht om
archief- en documentbeheer op gemeentelijk niveau zelf-
standig te laten functioneren. En alleen dan kan ‘toezicht
op afstand’ als uiting van vertrouwen voldoende zijn…
Bennie te Vaarwerk
15
De Praktijk
Keurt de slager zijn eigen vlees?
Eigen toezicht op naleving
Archiefwet plaatst gemeenten
(soms) in spagaat
Meer eigen verantwoordelijkheid staat centraal bij de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht (RGT).
In de praktijk betekent deze wet, dat gemeenten grotendeels zelf zorg moeten dragen voor de juiste uitvoering van
archieftaken en informatiebeheer, met de daarbij behorende inspectie en controle. Maar gaat dat niet de kant op van
de slager die zijn eigen vlees keurt?
D
eze wetsontwikkeling staat los van de
recentelijke decentralisaties, maar heeft wel
grote impact op de praktische uitvoering
van de Archiefwet op gemeentelijk niveau.
De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft
een aantal richtlijnen opgesteld om het makkelijker te
maken. Maar hoe ga je daar mee om als afdeling DIV,
gemeentelijke archivaris of als adviseur informatiebeheer?
De nieuwe wet betekent dat de provincie een stap terug
doet op het gebied van inspectie en zich meer opstelt als
toezichthouder; gaat alles naar behoren? Elke overheidsorganisatie wordt nu geacht zelf inspecties en naleving
te organiseren, alsook verbeteracties op te stellen en uit
te voeren. Het college van burgemeester en wethouders
heeft nu de zorg en legt verantwoording af aan de
gemeenteraad. Die controleert op haar beurt weer de
taakuitvoering door het college. De provincie controleert
achteraf en is verantwoordelijk voor eventuele gemeentelijke nalatigheden op dit gebied. Het toezicht vindt plaats
op de door de gemeente aangeleverde informatie.
Een goede handreiking om aan alle wensen en eisen te
kunnen voldoen, zijn de zogenaamde Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI’s) die de VNG heeft opgesteld. Wan-
neer een organisatie die KPI’s invult en correct uitvoert,
ontstaat er een helder beeld waar de organisatie staat als
het gaat om of er voldaan is aan de eisen rondom infor-
matieplicht richting provincie. Deze KPI-check is een
16
toetsingsinstrument. Het zegt nog niets over de kwaliteit,
maar geeft wel inzicht in hoeverre je voldoet als gemeente aan de wettelijke bepalingen. Maar hoe vul je dat in en
hoe voer je dat uit? Wie is er binnen de overheidsorgani-
satie deskundig genoeg om die specialistische informatie
te verstrekken? Dat valt nog niet mee. En indien een
externe adviseur wordt ingeschakeld, dat in de praktijk
vaak voorkomt, hoe stel je je dan als adviseur op in deze?
Gewoon de richtlijnen volgen en afvinken wat is gedaan?
En dan tot de conclusie komen dat het in de praktijk nog
niet (helemaal) voldoet aan de wettelijke eisen die zijn
gesteld? En hoe verloopt dan het vervolgtraject?
Gemeente Vlissingen
De gemeente Vlissingen heeft er inmiddels ervaring
mee. Ad Tramper, gemeentearchivaris: ‘Tot een paar jaar
geleden verliep ‘het archiveringsproces’, als je dat zo mag
noemen, volgens de bekende weg. Wij zorgden zelf voor
het beheer en de provinciale archiefinspecteur contro-
leerde. Dat ging op zich prima. Maar met de invoering
van de nieuwe wet kwam daarin verandering: de zorg
voor adequate archivering en archiefbeheer kwam bij
de gemeente zelf. En dat is toch even slikken, want de
gemeente Vlissingen heeft maar beperkte mensen en
middelen beschikbaar en beschikt ook niet over de
vereiste kennis op alle gebieden. Er is bijvoorbeeld
geen bevoegd archiefinspecteur binnen de gemeente
Vlissingen, zoals bij zo veel andere gemeenten ook niet
De Praktijk
Ad Tramper
het geval is. Dat had de zaak wel een stuk eenvoudiger
informeert de raad en het college van Gedeputeerde
gemaakt. Ondanks dat je voor je zelf wel het idee hebt
Staten. Daarmee voldoet de organisatie aan de
externe peiling. De KPI-check van de VNG leek ons
Tot zover de optimale situatie.
dat je je werk goed doet, is er wel behoefte aan een
een uitstekend middel om helder te krijgen waar we
informatieverplichting in het kader van de Wet RGT.
stonden. Doxis was vervolgens de partij waar we mee
Ad Tramper: ‘Die procedure is ook hier gevolgd, in
een aantal projecten gedaan en die samenwerking was
documenten en eerlijk gezegd viel de uitkomst van de
in contact traden. Zij hadden voor de afdeling DIV al
goed bevallen. Doxis was overigens ook de enige partij
die een dergelijke dienst aanbood. Bovendien waren de
randvoorwaarden voor die dienst voor ons aantrekkelijk
genoeg om ook hiervoor met ze in zee te gaan.’
Prioriteiten stellen
Doxis
Informatiemanagers
heeft
een
samenwerking met DIV voor de niet overgedragen
check mij mee. Je weet niet goed wat je ervan moet
verwachten, omdat, zoals ik al zei, je zelf denkt dat
je het goed doet. Maar gezien alle veranderingen in
wet- en regelgeving die steeds weer moeten worden
gevolgd, is dat geen garantie dat het ook zo goed is als
eigen
methodiek ontwikkeld om organisaties die de KPI-
check willen uitvoeren, te hulp te komen. Aan de hand
van de volledig ingevulde KPI-vragenlijst van de VNG,
een checklist en een duidelijke handreiking, wordt de
actuele stand van zaken rond het archiefbeheer
gemeten. Aan de hand van de rapportage kan, door
de gemeentearchivaris in de meeste gevallen, het
college van B & W worden geïnformeerd over wat de
status is en welke aandachtspunten er zijn. Het College
je zelf denkt. Doxis gaf in het rapport heel helder weer,
aan welke zaken aandacht moet worden besteed. Het is
dan vervolgens aan ons, als opdrachtgever, om daarin
accenten en prioriteiten aan te brengen en een stappenplan te maken, om aan te geven in welke volgorde en
met welke snelheid de zaken zouden kunnen worden
opgepakt. Want aan alles hangt een budget en als er iets
onder druk staat op dit moment, is het wel ‘het budget’.
Maakt niet uit welk budget, maar bij de overheid staan
ze allemaal onder druk. Bovendien is het aanbrengen
van accenten en prioriteiten ingegeven door de
17
De Praktijk
inhoudelijke en vaktechnische kant. Daartegenover staan
is aan ons om de feitelijke situatie te rapporteren. Je
de praktijk. Het is en blijft aan ons om daar goed mee om
aan de opdrachtgever. Deze gebruikt op zijn beurt de
dan de ‘strikte’ procedures en die twee botsen wel vaker in
te gaan. En per gemeente kan het verschillen hoe je daar
invulling aan geeft.’
moet altijd aansturen op onafhankelijke verslaglegging
input daarvan om zijn ‘eigen’ verslag op te stellen met de
gestelde prioriteiten, zoals Ad al aangeeft.’
Jelger Postma heeft in zijn dagelijkse werkzaamheden
Zoeken naar de volgorde
maken met dit onderwerp. Hij was ook betrokken bij de
verantwoording, de Wet RVT, pas in zijn eerste verslag-
als adviseur bij Doxis Informatiemanagers regelmatig te
KPI-check voor Vlissingen. En dan blijkt ook hier dat de
praktijk net even anders in elkaar steekt. ‘Het blijft een
lastige materie, vooral omdat die KPI-check van de VNG
geen verplichting is, terwijl er vaak wel zo naar wordt
gehandeld. Het is een handreiking om tot een beoordeling
te komen. En met die beoordeling moet je als gemeente
aan de slag.’
Tegelijkertijd speelt mee dat deze nieuwe wet van
leggingsjaar is en dat alle partijen dus nog moeten
wennen. Postma: ‘Alles wat nieuw is, moet wennen. Het
is nog zoeken naar de juiste volgorde van besluitvor-
ming door het college, de raad en informatieverstrekking
aan Gedeputeerde Staten. Breng je afzonderlijk verslag
uit over de staat van de informatiehuishouding of inte-
greer je dit in een bredere cyclus van verantwoording op
diverse beleidsterreinen? Zo zijn er meer onderwerpen
Duidelijkheid
Postma: ‘In een voorgesprek met de opdrachtgever is het
zaak om duidelijkheid te scheppen over wat zij van mij
verwachten en wat ik van hen mag verwachten. Ruimte
voor nuance in de tekst is er natuurlijk altijd, maar het
die op het bordje van een gemeente komen, maar waar
de organisatie nog niet altijd goed raad mee weet. Het is
nog wat wennen aan de nieuwe weg, maar als je eenmaal
op het goede spoor zit, voel je je vanzelf steeds meer op je
gemak. En daar kunnen wij heel goed bij helpen.’
Het verleden en heden vastleggen voor de toekomst
18
De Praktijk
Ad Tramper: ‘Daar kan ik me wel in vinden. Ook voor
je de digitale duurzaamheid? Hoe kun je dat technisch
meting, waarmee we aan de slag moeten. Dat het door
komen, maar hoe pak je dat aan? Er zijn nog maar weinig
ons is het wennen. Nu is er een statusrapport, een nul-
een buitenstaander is opgesteld, geeft het rapport ook een
andere status hier binnen de gemeente. Je moet niet het
gevoel krijgen dat de slager zijn eigen vlees keurt. Een
gezonde kijk op de zaak geeft soms nieuwe ideeën en
creëert ook draagvlak bij het bestuur: het zijn niet de ei-
gen mensen (alleen) die dat vinden, maar ook de experts.’
Vervolgstappen
Nu de rapportage klaar is, gaat Tramper verder met de
borgen?
Er
moet
sowieso
een
kwaliteitsborging
standaarden op dat gebied. Het meeste wordt lokaal
geregeld, maar zou dat nou juist niet landelijk moeten
worden geregeld? We zijn ook aan het kijken, samen
met ICT, hoe we het volledig digitaal kunnen doen. Dus
vervanging van al het papier, en dat stelt weer eisen aan
de ICT-infrastructuur. Dan zou er tenslotte eigenlijk
ook nog een calamiteitenplan moeten zijn. Je begrijpt, we
zijn nog niet klaar.’
vervolgstappen. ‘Nu moet het naar het college van B&W,
‘Als de basis echter goed is, het archiveren en archief-
En de eerste vraag die zij daar vervolgens stellen is: wat
goed fundament. Dat moet kloppen. En daarop kun
met onze aanbevelingen aan die van Doxis toegevoegd.
het gaat kosten? Daarom zijn vertrouwen en draagvlak
zo belangrijk. Alles kost geld en je kunt niet alles
binnen één jaar aanpakken. Er is daarnaast een
vergaande relatie met het documentmanagementsysteem dat we gebruiken, in ons geval Verseon van Circle
Software. En de ICT-infrastructuur? Hoe ga je daar dan
mee om? Welke bewaarstrategie hanteer je en hoe regel
beheer volgens de archiefverordening, dan heb je een
je rustig verder bouwen. Keulen en Aken zijn ook niet
op één dag gebouwd en veel gemeenten kampen met
dezelfde problemen als wij: gebrek aan mensen, middelen
en in sommige zaken ook gebrek aan kennis. Als je je
prioriteiten duidelijk kunt beargumenteren zal niemand
je daarop aanvallen. Het gaat uiteindelijk om openbaarheid, verantwoording van je handelen en transparantie.’
Michiel de Ruyter ziet toe op een juiste verslaggeving…
19
De Visie
De zeven zonden bij informatie toegankelijk houden
Toegankelijk houden van informatie
nekkenbreker voor iedere ICT-manager
Er zijn zo van die zaken die je absoluut niet zou moeten doen, wil je, ook op de langere termijn, (belangrijke)
informatie beschikbaar en toegankelijk houden in de organisatie. Overvolle netwerkschijven en e-mailboxen,
onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en beleid, zijn slechts een paar voorbeelden van issues die spelen als het
gaat om de toegankelijkheid van informatie. In dit artikel zoomen we in op de do’s and don’ts omtrent dit onderwerp.
Er zijn namelijk een aantal valkuilen waar iedere organisatie gemakkelijk in terecht kan komen.
Z
Door: John Gerse, professional bij Doxis
onde 1: Geen rigoureuze maatregelen durven
nemen
De opslag van informatie op netwerkschijven
vormt in toenemende mate een probleem voor
land, met zo’n 10 terabyte aan informatie op de schijven.
Bij elkaar goed voor al snel zo’n zes tot zeven miljoen
bestanden. En elke medewerker bij zo’n gemeente
verzamelt bestanden in digitale mapjes, persoonlijke
veel organisaties. Een voorbeeld daarvan betreft het afschaf-
mapjes, afdelingsmapjes, hoofdmapjes en sub-mapjes.
ties dat medewerkers, naast de gezamenlijke netwerkschij-
losse bestanden als tekst, foto’s, spreadsheets, pdf-
een persoonlijke schijf. Medewerkers plaatsen daarop veel
verschillende versies. En dubbele bestanden, want veel
voor ‘eigen gebruik’ beschikbaar moet zijn. Eigen docu-
ding, ook nog eens op in hun eigen omgeving. Maar over
van de vakantie, (klein)kinderen of anderszins. De vraag is
is opgeslagen. Zo ontstaat er een oerwoud aan digitale
anderen beschikbaar moet zijn en of het wel nodig is dat
gebeurt een ramp. De voor dat moment belangrijke
werkgever. Het antwoord daarop is wel duidelijk, de manier
op een netwerkschijf. Maar waar ook al weer? En onder
kers zo’n persoonlijke schijf namelijk helemaal niet nodig.
het bestand op de schijf plaatste, werkt er niet meer. Ook
voor anderen en extra opslag. Persoonlijke gegevens bewaar
afdelingen’ is niets terug te vinden. Zo’n schijf doorzoeken
‘eigen cloud’. Alleen zakelijke gegevens deel je met collega’s.
Zit het daartussen? Misschien ook niet?
afgeschaft. Dat vraagt echter wel om een rigoureuze maat-
Let wel, dit is de praktijk. De ambtenaar van destijds
kelijk, maar komt de organisatie uiteindelijk wel ten goede.
weet terug te vinden als het nodig is. En was zich niet
Zonde 2: En maar blijven verzamelen…
manieren om belangrijke informatie te borgen voor de
fen van de persoonlijke schijven. Vaak zien we bij organisa-
Geheel naar eigen inzicht. Vaak gaat het om heel veel
ven of afdelingsschijven, ook gebruik kunnen maken van
bestanden, multimediabestanden, etc. Documenten in
informatie waarvan de medewerker vindt dat deze alleen
medewerkers slaan bestanden, na onderlinge versprei-
mentatie, extra versies van documenten, maar ook foto’s
tien jaar weet niemand meer dat het er was en waar het
in hoeverre informatie op deze schijven niet gewoon voor
informatie. Stel nu, bij zo’n (denkbeeldige) gemeente
medewerkers privébestanden op een schijf plaatsen bij de
informatie staat ergens tussen die miljoenen bestanden
om er van af te komen minder. Eigenlijk hebben medewer-
welke benaming? De medewerker die tien jaar geleden
Het zorgt alleen maar voor vervuiling, ontoegankelijkheid
in de documentmanagementsystemen bij de ‘archief-
je thuis op je pc, laptop of, zoals vaker tegenwoordig, in je
op onderwerp levert waarschijnlijk honderden hits op.
Kortom, de persoonlijke schijf is niet nodig en kan worden
regel. Het durven nemen van zo’n maatregel is niet gemak-
Stel je eens voor. Een middelgrote gemeente in Neder-
20
heeft waarschijnlijk gedacht dat híj het in ieder geval zo
bewust van de gevolgen op langere termijn. Er zijn betere
toekomst. Dus stoppen met de ‘eigen verzamelingen’ en
De Visie
nadenken over hoe we informatie echt delen, beschik-
oriënteren op het gebruik van een digitaal depot of
verantwoorde manier ‘achterlaten’.
vanuit systemen, schijven etc. digitaal wordt overgebracht
baar stellen en houden, toegankelijk maken en op een
Zonde 3: Nog niet oriënteren op een digitale centrale
voorziening
Veel organisaties werken inmiddels digitaal. Zij
vergelijkbaar alternatief. Oriënteren op hoe het erfgoed,
naar de ‘digitale archiefbewaarplaats’.
Oriënteren op een digitaal depot betekent:
• Weten welke documenten voor eeuwige bewaring in
gebruiken veelal digitale kopieën naast het papieren
aanmerking komen en waar deze nu zijn opgeslagen
volgende stap. Over een aantal jaren worden alleen nog
• Bedenken hoe deze documenten straks van de huidige
(digitale vervangingen van papier) gebruikt. Daar moet
• Regelen dat deze documenten, qua toegankelijkheid,
archief. Vervanging (substitutie) van het papier is dan de
‘digitaal geboren’ documenten of digitale reproducties
(systemen, schijven, cloud, etc.);
omgeving worden overgezet naar een digitaal depot;
je als organisatie nu al op inspelen. Binnen deze verzame-
voldoen aan de daaraan gestelde normen (metadata,
‘voor de eeuwigheid’ bewaard dienen te worden. Het gaat
• Een keuze maken qua digitaal depot (zelf aankopen of
van Nederland. We slaan deze documenten nu nog op
• Bepalen in hoeverre beperking van openbaarheid een
cloud. Maar wat doen we in de toekomst? Er komt een
• Het moment bepalen van overbrengen naar een
geven waar ze 1) duurzaam voor ‘de eeuwigheid’ kunnen
• Zorgen voor voldoende medewerkers, met voldoende
publiek’. Voor velen lijkt dat nog heel ver weg. Toch zou
delijkheden in relatie tot (het beheer van) een digitaal
ling aan documenten gebruiken we ook documenten die
daarbij om het zogenaamde digitale (cultureel) erfgoed
in allerlei systemen, op schijven of misschien zelfs in de
tijd dat we deze documenten echt een plek moeten gaan
opslagformaat, etc.);
extern opslaan);
rol speelt;
digitaal depot;
worden bewaard en 2) toegankelijk zijn voor ‘het grote
kennis en competenties, om taken en verantwoor-
het goed zijn als organisaties zich nu al meer zouden
depot uit te kunnen voeren.
21
De Visie
Digitaal overbrengen vanuit een documentmanagementsysteem lijkt nog het meest eenvoudige. In de praktijk
blijkt echter, dat bij veel organisaties ook nog ‘eeuwig
De meest gehoorde redenen zijn:
• Het centrale systeem werkt niet prettig (opbouw,
inrichting, toegang, performance, etc);
te bewaren documenten’ op andere omgevingen worden
• Er is geen vertrouwen in het beheer van het centrale
zullen ook deze documenten voor de toekomst ‘veilig
• Even zelf opslaan gaat sneller;
opgeslagen. En dan is er nog een lange weg te gaan. We
moeten stellen’. We moeten ervoor waken dat deze
documenten niet op termijn in de digitale prullenbak
verdwijnen. Tijd dus voor ‘digitale waakzaamheid’ in
aanloop naar digitale duurzaamheid.
Zonde 4: Uitwijkgedrag
digitale beheersysteem;
• Eigen opslag wordt beter begrepen. Men kent zelf
de structuur en inhoud van de schijf;
• Ik heb het altijd bij me (laptop, iPad);
• Afdelingen willen niet dat anderen in hun
werkinformatie kunnen komen;
• Mappen worden gebruikt als ‘collaboration tool’
Waarom bewaren medewerkers eigenlijk hun informatie
Samen werken aan documenten binnen mappen op de
of elders? Waarom slaan ze die niet op in een centrale
voldoen.
op netwerkschijven, persoonlijke schijven, in de cloud
voorziening (centraal informatiesysteem), waar iedereen
die daartoe bevoegd is bij kan en waarmee informatie
centraal toegankelijk kan worden gemaakt?
22
schijf. Daar kan een centrale voorziening niet altijd aan
Het gevolg is dan het zogenaamde ‘uitwijkgedrag’.
Wanneer we onvoldoende aandacht besteden aan
De Visie
snelheid, gebruikersgemak en gebruikerstraining, simpele
op twee verschillende plaatsen (datacentra) op hetzelfde
gebruik en mogelijkheden voor samenwerking, gaan
het ene centrum uit dan neemt ‘de spiegel’ het direct over
belangrijke informatie naar eigen inzicht gaan beheren en
fluitje van een cent. Zelfs bij het gebruik van persoon-
op die leiden tot uitwijkgedrag. Pas wanneer we dat echt
schijven, gemeenschappelijke schijven, met veel data, die
centrale informatiesysteem en de voordelen daarvan inzien.
De praktijk is echter vervelender: er moet, veelal ’s nachts,
(lees: van de schijven naar een centrale voorziening
pijndossier voor ICT-managers. De oplossing voor dit
inrichting, werkcultuur, afspraken maken over centraal
moment dezelfde gegevens worden verwerkt. Doel: valt
medewerkers ‘om de afspraken heen werken’. Ze zullen
en ondervindt de business er geen last van. Technisch een
blijven opslaan binnen eigen omgevingen. Los alle redenen
lijke schijven, afdelingsschijven, teamschijven, project-
aanpakken, gaan medewerkers gebruikmaken van het
onbeheerd en soms ook zonder eigenaar aanwezig zijn.
Dus niet alleen achteraf belangrijke informatie ‘opdweilen’
ook nog een back-up proces worden doorlopen. Hoofd-
overzetten), maar ook zorgen dat de kraan dicht kan.
probleem is eigenlijk heel eenvoudig: schaf de veelheid
Zonde 5: ‘Vooral veel schijven’
schijven en sla op één schijf op); én identificeer en waar-
gespiegeld te werken én daarbij het back-up proces vorm
op die manier weg en wat bewaard moet worden, blijft
een veelheid aan schijven. Gespiegeld werken houdt in, dat
minder energie in het beheer van onnodige informatie.
aan opslagschijven af (doe als SharePoint: simuleer eigen
Veel ICT-managers worstelen met de noodzaak om
deer de informatie op de schijven. Wat weg moet gaat
te geven in een infrastructuur die wordt gekenmerkt door
bewaard. Vergroenen van informatie noemen we dat:
23
De Visie
Zonde 6: Netwerkschijven als het domein van
Bijvoorbeeld in het geval van een juridisch conflict. Vervol-
Systemen
DMS. Slechts een beperkt percentage aan informatie en
procesafdelingen en ICT beschouwen
zoals
een
zaaksysteem
of
document-
managementsysteem (DMS) zijn het domein van ‘de
archiefafdeling’. De netwerkschijven zijn het domein van
‘procesafdelingen en ICT’. De e-mailbox is het domein
van ‘elke individuele medewerker’. Kort door de bocht?
Jazeker, maar zo gaat het vaak wel in de praktijk.
De verantwoordelijkheid voor wat wordt opgeslagen in
een zaaksysteem of DMS wordt in de meeste gevallen
wel
gevoeld
door
(informatie)professionals;
daar
bevinden zich de ‘originele documenten’. Dit gevoel
van verantwoordelijkheid gaat dan weer niet op voor de
enorme hoeveelheid informatie op netwerkschijven en in
e-mailboxen. Deze informatie wordt vaak toebedeeld aan
ICT, want ‘zij zijn van de techniek en de ‘bits and bites’.
Zij regelen alles zelf met de afdelingen.’ De plaats waar
informatie wordt bewaard, bepaalt echter niet de bijbe-
horende waarde en wie er voor verantwoordelijk is.
De mail van medewerker X waarin hij de samenwer-
king met partij Y bevestigt, kan heel wat waard zijn.
24
gens staat het niet in het daarvoor bedoelde zaaksysteem of
documenten, dat voor organisaties echt van belang is,
wordt opgeslagen in een zaaksysteem of DMS. Dit
betekent dat teveel informatie ongestructureerd en onvoldoende toegankelijk is gemaakt en door medewerkers zelf
wordt opgeslagen op schijven of in bijvoorbeeld Outlookmappen. En wanneer een medewerker denkt: ‘afgehan-
deld, mail kan weg’ of er is onvoldoende opslagcapaciteit
beschikbaar, dan worden documenten, e-mailberichten
en mappen met hetzelfde gemak als waarmee ze zijn
gecreëerd of ontvangen weer verwijderd. Het risico op
verlies van belangrijke informatie is daarmee aanzienlijk.
Dit versnipperde eigenaarschap leidt tot een hoop
onduidelijkheden. Feitelijk ligt de formele verantwoorde-
lijkheid voor het functioneren van een organisatie bij de
directie. De directie voelt deze verantwoordelijkheid wel
maar weet niet bij wie ze moet zijn in de organisatie om
dit goed te regelen; een kans voor de informatieprofes-
sionals! Samen optrekken met de overige afdelingen en
ICT om relevante informatie te borgen voor de toekomst
De Visie
is echt geen overbodige luxe. Hoe vaak stelt u zichzelf de
op netwerkschijven, persoonlijke schijven, in de cloud, op
domein) denkt…?
calamiteiten, of op andere momenten waarbij de juiste
vraag of u wel genoeg ‘out of the box’ (buiten het eigen
Zonde 7: Toelaten dat iedere medewerker zijn
informatie naar eigen inzicht beheert
‘Is onze afdelingsinformatie snel beschikbaar en goed
toegankelijk?’ Dat is de vraag die menig manager zichzelf
regelmatig stelt. Toch? Was het maar zo. Managers geven
meer prioriteit aan het primaire proces waarop zij worden
‘afgerekend’, de mensen die dit uitvoeren en het geld dat
er wel of niet voor beschikbaar is.
De informatie die bij de uitvoering van het werk wordt
geproduceerd en opgeslagen, wordt vaak behandeld als
bijzaak. Het beheer ervan wordt meestal uitgevoerd of
overgelaten aan de medewerkers zelf, secretariaten of
eigen laptops, iPads, smartphones, etc. In geval van
informatie snel boven water moet komen, blijkt het
beheer van informatie op zich al een ramp. En dat
terwijl informatie binnen de overheid een heel belang-
rijke productiefactor betreft. Managers en medewerkers
roepen dat informatie beter moet worden beheerd, maar
ondertussen blijft er ruimte om op allerlei uiteenlopende
manieren met informatie om te gaan. Toegankelijkheid
van informatie begint vooral bij het vaststellen van beleid
(hoe er mee om te gaan), het maken van duidelijke
afspraken over beheer en, nog belangrijker, het naleven
en handhaven daarvan. Niet alleen door medewerkers,
maar ook door het management zelf, vanuit hun integrale
verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering.
archiefafdelingen. Het gevolg is een enorme versnippe-
Kortom, toegankelijkheid van informatie gaat dus niet
reerd is opgeslagen en wel en niet centraal beschikbaar
zeker ook over beleid, afspraken, sturing, kennis en de
ring van informatie, die gestructureerd en ongestructu-
is voor de mensen die het moeten gebruiken. Het komt
terecht in systemen, blijft bewaard in e-mailomgevingen,
alleen over het ontsluiten van de informatie zelf, maar
wil om er met elkaar op een goede manier mee om te
gaan.
25
Onze
maken voor
professionals
U
de overgang van
analoognaardigitaal
digitaalwerken
succesvol
We
digitaliseren
analoge documenten
en werkprocessen, begeleiden trajecten
verzekerd
tot
faciliteren
digitaalwerken
zaakgericht werken,
trekken vastgelopen
informatie- en
implementatieprojecten vlot en
delen onze kennis, methodieken en ervaring
bij
u
op de
werkvloer
detacheren
door het
van onze
specialisten
die de missing link zijn
voor
u
en uw
organisatie
Voorsprong door informatie
>> www.doxis.nl > 070-317 71 72 >
@DoxisInformatie

Download Report