Verslag symposium digitale informatievoorziening

Kort verslag van het symposium “Wat te doen met een digitaal bestand?”
13 februari 2013
Provinciehuis Leeuwarden
1.
Jetze Dijkstra opende de bijeenkomst namens de noordelijke archiefinspecties.
2.
Geert-Jan van Bussel was dagvoorzitter en nam de leiding over. Hij wees erop dat niet alleen best
practices maar ook mislukkingen kunnen helpen bij de opbouw van digitaal archiefbeheer. Het is
daarom zaak vooral open met elkaar ervaringen te delen.
3.
Jack de Vries presenteerde de uitkomsten van zijn onderzoek in het Noorden. Belangrijkste punt
vond hij dat er aan bewustwording wordt gewerkt, zodat duidelijk wordt dat het hier niet alleen gaat
om een technische- maar vooral ook om een organisatorische uitdaging. Daarbij moet je beginnen
met het fundament en niet terugwerken vanuit een tevoren gerealiseerd dak (beeldspraak van een
huis), maar wel rekening houden met het gebouw dat het fundament moet dragen.
4.
Janneke Goudswaard van de gemeente Putten vertelde dat de traditionele DIV-ers waren
getransponeerd tot informatiebeheerders. Hun communicatie met ICT is essentieel voor het slagen
van verandertrajecten, want ze spreken verschillende talen.
Het proces in Putten is met vallen en opstaan gegaan, maar het is belangrijk om toch gewoon te
beginnen: je moet het doen. Belangrijkste winst is gehaald uit het bijeen brengen van creatiegebruik-beheer-bewaren en de koppeling tussen beleid en uitvoering/verantwoording. Door de
bestuurders regelmatig aan te spreken en resultaten met hun te delen, werd een positief klimaat
voor de cultuuromslag gecreëerd.
Momenteel zit 40% van de informatie in het DMS (Verseon) en van het overige zal na opschoning
misschien nog 20% over zijn ter plaatsing. Vanuit de basis is doorgebouwd aan een e-depotfunctie,
die ook geschikt is voor aansluiting door anderen.
Het nu al aanbrengen van structuur voorkomt reparatie achteraf, gesteld al dat dat nog mogelijk is,
en bespaart aanzienlijke kosten.
5.
Meiny Hummel van de gemeente Franekeradeel stelde dat goede informatievoorziening de schakel
voor succesvol digitaal beheer is. Daarom streeft de gemeente naar koppeling van alle informatie
aan het DMS. Veel is er gedaan aan bewustwording van de medewerkers, zodat het DMS leidend
zou kunnen worden. Uitgangspunt is daarbij dat wat men thuis kan doen je op het werk ook
mogelijk moet maken qua informatievoorziening.
Er is veel geïnvesteerd in de persoonlijke opleiding van medewerkers, zodat men om kan gaan met
de beschikbare middelen. Via de inzet van SmartDocuments is succesvol toegewerkt naar het
afvangen van alle relevante gecreëerde documenten in het DMS. De beschikbaarheid van
documenten in het DMS moet optimaal zijn voor alle medewerkers (werken als één afdeling).
Het invoeren van de Baseline gebeurt in samenwerking met andere gemeenten in Friesland en de
deelnemende groep is ondertussen al aardig uitgebreid. Dit maakt delen van kennis en ervaring
tussen de gemeenten beter mogelijk.
6.
Jan Schrotenboer van de gemeente Midden-Drenthe vertelde dat men daar in alles de klant
centraal heeft gesteld. Alle zaken worden vanuit de klantvraag (ook intern) geregeld. Als gevolg
hiervan worden alle zaken in één zaaksysteem (Mozard) afgehandeld. Dat betekende dat allerlei
zaken “dik” moesten worden ingeregeld, omdat er geen aparte backoffice software meer voor
wordt aangeschaft/gebruikt. Desnoods worden gegevens overgetypt in het zaaksysteem
(“kloppelen”). Voor vrijwel alle programma’s heeft men dit kunnen doorvoeren vanwege een
optimale ondersteuning door het management.
Er is een harde scheiding tussen oude en nieuwe situatie gehanteerd en slechts bij uitzondering is
besloten tot digitalisering van dossiers die nog nodig waren. De relatie tussen de registraties en het
zaaksysteem is direct gelegd omdat de zaak de grondslag voor registratie is. In het systeem zijn
statussen (voor de klant) belangrijker dan de workflow. Alles is een zaak, waardoor er een groot
aantal per onderwerp kunnen zijn, bijvoorbeeld afsluiten of bevriezen naast selectie en vernietigen
of overbrengen. Naast (waar mogelijk) een definitieve versie in pdf-formaat wordt altijd het
originele document bewaard.
7.
Geert-Jan van Bussel rondde de middag af door enkele samenvattende bespiegelingen. Als
steekwoorden noemde hij “controle” en “communicatie”. We moeten de informatievaardigheden
transponeren en laten aansluiten op ons werk, informatiebeheer is een middel en geen doel op zich.
Het sturen op informatiestromen moet in de plaats komen van de sturing op ICT-stromen, de blik
moet worden gericht op de information survival.
In zijn presentatie liet hij zien dat we niet handelen naar wat we horen, zien of zeggen. Er gaat teveel
de kast in (niet bijgehouden) en er wordt te weinig gecontroleerd of wel wordt gedaan wat we ons
hadden voorgenomen. Een goede ondersteuning van het management is noodzakelijk en daarvoor
moet er nog een slag worden gemaakt. Je zou er een soort information whisperer voor moeten
hebben, iemand die de juiste taal spreekt.
Er is een soort natuurlijke tegenstelling, omdat we een gecontroleerde omgeving proberen te
realiseren bij een doorgaans informele organisatie. “Moeten” werkt dus niet, je moet draagvlak
creëren. Daarom is communicatie de spil bij iedere implementatie van regulerende maatregelen, die
nodig zijnom een goede digitale beheeromgeving op te zetten.
In de bijbehorende presentatie werd in beelden aangetoond dat communicatie over uitgangspunten
en omstandigheden absoluut nodig is voor een goed resultaat.
8.
Jetze Dijkstra bedankte voor de inbreng en wenste iedereen wel thuis.
15.02.2014
D.M. Bunskoeke
Bijlagen:
De presentaties van Jack, Janneke, Meiny , Jan en Geert-Jan.
17-2-2014
Onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale
informatie bij overheden in Noord-Nederland
13-02-2014 Provinciehuis Fryslân
Onderzoeken in hoeverre
digitale geheugen op orde
is bij overheden NoordNederland
Inzicht krijgen in juridische
waarde, bruikbaarheid en
staat duurzame digitale
toegankelijkheid
Bewustwording kweken
13-02-2014 Provinciehuis Fryslân
1
17-2-2014
Centrale vraag: welke
maatregelen zijn
(eventueel) nodig om
beheeromgevingen
hiervoor geschikt te
maken ?
13-02-2014 Provinciehuis Fryslân
Organisaties voldoen deels aan
wettelijke verplichtingen voor
duurzame toegankelijkheid van
digitale informatie
Positieve ontwikkelingen binnen
informatiebeheer in Document
Management Systemen,
informatiebeheer daarbuiten
zorgwekkend
Sommige organisaties zien
digitalisering als alleen een
technische uitdaging
Organisaties hebben behoefte
aan concrete handvatten
13-02-2014 Provinciehuis Fryslân
2
17-2-2014
Benader duurzame digitale
toegankelijkheid als een
organisatorische uitdaging en
niet als een technisch probleem
Versterk rol
informatiebeheerders
Breng digitale huishouding in
kaart
Onderzoek mogelijkheden tot
extra voorziening in eigen
digitale beheeromgeving die
openbare raadpleging en
langdurige bewaring mogelijk
maakt
Vergaar en deel kennis en maak
gebruik van ervaringen bij
andere organisaties
13-02-2014 Provinciehuis Fryslân
3
17-2-2014
12-12-2013 LOPAI Utrecht
12-12-2013 LOPAI Utrecht
4
17-2-2014
5
17-2-2014
6
17-2-2014
12-12-2013 LOPAI Utrecht
7
17-2-2014
12-12-2013 LOPAI Utrecht
www.lopai.nl
13-02-2014 Provinciehuis Fryslân
8
17-2-2014
Vragen?
12-12-2013 LOPAI Utrecht
9
Ready, Steady, Go!!
Archief- en informatiebeheer in Putten
Gemeente Putten
• De gemeente Putten voert taken uit in
het belang van burgers en bedrijven.
• Daarbij streeft de gemeente naar een maximaal
welzijn van de inwoners van Putten.
• Transparantie naar de burger en de bedrijven.
2
1
Strategie informatiebewaarketen
Vanuit dat gegeven doet de gemeente er alles aan
om diverse functies die dat realiseren maximaal in
te richten en te ondersteunen.
De gemeente wil in control zijn van start tot finish.
3
WerkWijze gemeente Putten
•
•
•
•
•
•
Pragmatisch
Korte lijnen
Smart en Keep it simple
Recht op het doel af
Doen wat je moet doen en dat goed doen
Risicobeheersing
• Informatiebeleid is in lijn met bedrijfsbeleid.
• Digitaal werken: ‘digital born documents’ en papier.
Het geheugen van de organisatie bestaat voorlopig
uit papieren en digitale informatie.
4
2
Digitaal werken
• Werkprocessen en besluitvorming slagen
alleen met betrouwbare informatie op elk
gewenst tijdstip.
• Dat geldt ook voor onderzoek achteraf.
• Hoe beheers je de informatie-explosie.
• Uitdaging voor organisatie met name voor
informatie- en archiefbeheer!
5
Archief- en informatiebeheer
Archivering onder controle van start tot finish ?
Archief- en informatiebeheer
6
3
Archief- en informatiebeheer
• Informatiebeheer is nodig voor de
bedrijfsvoering, voor de verantwoording achteraf
en voor historisch onderzoek.
• We willen zorgen dat informatie in de juiste
context vanaf het begin van een zaak (proces)
tot en met het bewaren of vernietigen onder
controle is en blijft.
• De bewaarstrategieën zijn vertaald naar een
Ready!!
metadataschema en beleidsstukken.
7
Op weg naar digitaal archief- en informatiebeheer
• Cultuuromslag van organisatie in omgang
met informatie.
• Vanaf 1999 DocumentManagementSysteem
(DMS-RMS, zaaksysteem, zaakmagazijn).
• Inrichten digitale informatiestructuur
aansluiten op de bestaande basis.
• Scholing medewerkers.
8
4
Kwaliteitssysteem
• Documentair Structuurplan (DSP)
met als uitgangspunten o.a. BAC,
begroting en zaakgericht werken.
• Vastgestelde opbouw van metagegevens, inclusief
parafenstructuur, vernietigingstermijnen en
koppelmogelijkheden met andere applicaties.
• Kwaliteitssysteem en –controle op zowel papieren
als digitale documenten.
Steady!!
• Substitutieverlening op te bewaren stukken.
9
Putten heeft behoefte aan duurzame opslag
Bij substitutieverlening rees onmiddellijk de vraag:
Hoe slaan we de digitale gegevens duurzaam op?
Voor de papieren stukken hebben we een mooie
archiefbewaarplaats.
Voor de digitale stukken willen we een E-depot!
Hoe langer we wachten hoe groter de menselijke
en financiële inspanning.
10
5
Extra waarborgen creëren!
Definitie e-Depot (Maart 2012 (ED3, Lopai):
“Een e-Depot is het geheel van organisatie,
beleid, processen en procedures, personeel,
dataverkeer, databeveiliging en aanwezige harden software dat het duurzaam beheren van te
bewaren digitale archiefstukken mogelijk maakt.”
11
Stap voor stap verder digitaliseren
• Wat hebben we nodig om met de compleet
doorgevoerde digitale inrichting, een e-Depot te
realiseren?
• We willen op basis van wat er al is ‘gewoon’
verder met logische vervolgstappen.
• Zo effectief en efficiënt mogelijk, want we doen
het vóór de burger en uiteindelijk ook met geld
ván de burger.
• We kunnen met weinig mensen veel presteren.
12
6
Belangrijke doelen blijven
• Beheer en behoud van informatie
(documenten en dossiers)
vanaf creatie richten op langdurende
archivering.
• Realiseren waarborgen voor vindbaarheid en
toegankelijkheid van digitale stukken ook op de
lange termijn.
• Beschikbaarheid van stukken voor de interne
organisatie maar ook voor externe partijen zoals
personen, bedrijven en onderzoekers.
13
Waarborgen voor de lange termijn
• Neerslag van handelen uit andere (digitale)
processen koppelen.
• Afspraken maken over ongecontroleerde opslag.
• Verkregen substitutiemachtiging stap voor stap
verder inzetten.
• Kwaliteitsbewaking (kwaliteitshandboek, audits).
• Intern toezicht.
14
7
Landelijke initiatieven
Er is een aantal e-Depot-trajecten gestart:
• Nationaal Archief en Gemeentearchief Rotterdam
• Consortium van diverse regionale archieven
wil in periode tot 2014 gezamenlijk een e-Depot
ontwikkelen
Verwachte doorlooptijd ongeveer 5 jaar.
Er is veel geld mee gemoeid.
15
Risico zorgdrager
De gemeente blijft als zorgdrager
verantwoordelijk voor het beheer van eigen
informatie!
Vanuit de KIS- en SMART-gedachte bouwen we op
de bestaande structuur een e-Depot tegen relatief
lage kosten.
Wachten op andere trajecten betekent achterstand
opbouwen met als risico informatieverlies en extra
investeringen.
16
8
Gezamenlijk initiatief Putten, Circle Software, Doxis
Het e-Depot is meer dan een software-oplossing
Het e-Depot is onderdeel van, of sluit aan op Verseon.
De oplossing bevat gecontroleerde, ongecontroleerde
informatie-omgevingen en externe collecties
De oplossing moet op zichzelf kunnen staan en aan
kunnen sluiten aan andere applicaties/oplossingen.
17
Intern nog veel te regelen
Gecontroleerd
• Zaaksysteem
• Edms
e-Depot
opslag
Ongecontroleerd
Overige informatierijke systemen
(geen basisregistraties)
• Gezamenlijke schijven
• Persoonlijke schijven
• E-Mail
Externe Collecties
Voorportaal
•
•
•
•
•
Controle
Ontdubbelen
Ordenen
Toevoegen metadata
Omzetten naar
standaard formaat
• Waardering
• Beheer
• Cultuur historische waarde
18
9
Informatie voor intern of extern gebruik
Intern raadplegen
e-Depot
• Geautoriseerd
opslag
Extern raadplegen
• Anoniem
• Geregistreerd
Gepubliceerde
Informatie
• Publiceren
19
Duurzaam ‘eeuwig’ bewaren
e-Depot
opslag
• Duurzaam
bewaren
Meta-data (XML)
Documenten
20
10
Ordeningsniveaus Ceelo
21
Duurzaam ‘eeuwig’ bewaren
22
11
Externe samenwerking
• Het e-Depot biedt mogelijkheid tot aanhaken
door belangstellenden.
• Het delen van gebruik betekent delen van
kosten en inzet voor beheer.
• Het e-Depot kan externe archieven opnemen.
• De provinciale archiefinspectie blijft betrokken
bij de opzet en implementatie van het e-Depot.
23
Vol (in)spanning
We zien het e-Depot als logische en
noodzakelijke vervolgstap om
in control te komen en te blijven
Met de gehele informatiehuishouding.
Er is vooraf een business case uitgevoerd die ons
inzicht heeft gegeven en de noodzaak van
aanschaf van het e-Depot heeft onderstreept.
24
12
Scoren met informatie : GO!!
Gemeente Putten bouwt vanaf de bron alle
informatie op zodat aan het eind van het
werkproces zo weinig mogelijk handelingen nodig
zijn om aan de eisen en termijnen van bewaring
wordt voldaan.
GO!!
.
25
13
Wat te doen met
Bestuur Digitaal
een digitaal
bestand?
13 februari 2014
Jan Schrotenboer
Inhoud
Traject
De rol van zaaksgewijs werken
Zaaksgewijs archiveren
Organisatie
1
Ons traject
Visie
Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en
levert oplossingsgerichte dienstverlening.
Onze kracht:
We zijn klein en flexibel; We zijn veranderbereid.
Ons traject
De klant(vraag) centraal
Advies vragen
Termijnbewaking
Brief versturen
(Telefoon)
notitie
Archiveren
Verlengen
Mijn zaak
+ reactie
Klantvraag
Zaak
Toewijzen
Parafering
Opschorten
Email versturen
Notities
Status
+ signalering
2
Ons traject
Uitgangspunten invoering
Intern open en transparant
Lef hebben om dik af te handelen
‘Kloppelen’ i.p.v. koppelen
Eenvoudige zaaktypen, verdieping later (1-op-1)
Capaciteit = Gewoon doen!
Geen conversie
1 behandelaar van kop tot staart
Geen controle op controle
Ons traject
De stand van zaken
Start 1-1-2010
100% digitaal na 2,5 jaar (sinds 1 oktober 2012)
Ca. 600 zaaktypen
3
Zaaksgewijs
werken
Bestuur Digitaal
Zaaksgewijs werken
De configureerbare midoffice
☺
☺
☺
KLANT
BURGER/BEDRIJF
KCC
MEDEWERKER
Antwoord
&
Zaken
MEDEWERKER
ALS KLANT
☺
☺
☺
BEHANDELAAR
ARCHIEF
MEDEWERKER
MANAGEMENT
BESTUUR
Registraties
4
Écht zaaksysteem!
Configureren eenvoudig in eigen beheer
Regie bij behandelaar
Deel-, vervolg- en agenderingszaken
Configureerbare zaakbak
DMS en zaaksysteem geïntegreerd
Zaaksgewijs archiveren
Statussen i.p.v. workflow
1 document in meerdere zaken (relationeel)
Zowel interne als externe dienstverlening
Koppeling registraties / virtuele dossiers
Burger, Bedrijf, Adres, Kadaster, Geo
Webtechnologie
Zaaksgewijs
archiveren
Bestuur Digitaal
5
Zaaksgewijs archiveren
Basis
Zaaktypencatalogus = DSP
Archiveren op zaak-niveau
Mozard is gecertificeerd conform NEN-2082
Vernietiging/overbrenging afhankelijk van
Resultaat zaak
Gerelateerde objecten
Gerelateerde zaken
Zaaksgewijs archiveren
Proces
Configuratie
Zaakafhandeling
Beoordeling
Selectie / Check
Vernietiging of overbrenging
6
Zaaksgewijs archiveren
Configuratie: resultaat
Per resultaat
Handmatig toekennen?
Archiefnominatie
Archieftermijn in jaren
Vanaf welke datum
Archiefaantekening bij afhandeling?
Zaaksgewijs archiveren
Configuratie: resultaat
Per resultaat
Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandeling
Bevriezen aantal dagen na afhandeling
Bevriezen direct na archiefbeoordelen?
Archief check eigenaar?
Archief check archiefmedewerker?
Archief check inspecteur/archivaris?
7
Zaaksgewijs archiveren
Configuratie: Relaties tussen zaken
Voorloopzaak
Vervolgzaak
Hoofdzaak
Agenderingszaak
Deelzaak
Zaaksgewijs archiveren
Configuratie: Zaken en registraties
Zaken
Registraties
Wabo-vergunningen
MOR
Declaraties
Bezwaarschriften
Beleid opstellen
Paraferen
Vergaderen
Burgers
Bedrijven
Adressen
Percelen
Gemeentelijk vastgoed
Besluiten
Beperkingen
8
Zaaksgewijs archiveren
Bevriezen en ontdooien
Inkomende en uitgaande documenten kunnen niet
verwijderd worden uit zaakdossier
Bevriezen X dagen na afhandeling of na
archiefbeoordeling
Ontdooien
Door behandelaar
Door archiefmedewerker
Zaaksgewijs archiveren
Bewaren in tijdloos formaat
Bewaren zowel in oorspronkelijk formaat als in
tijdloos formaat
Omzetten naar PDF
Bij plaatsing
Bij bevriezen/na beoordeling
9
Organisatie
Bestuur
Digitaal
Organisatie
Van DIV naar informatisering
Was
Wordt
Coördinator DIV
Informatiemanager
Medewerker Post
Medewerker KCC
Postkamer
Scan en Printservice
Medewerker Archief
!
Informatieanalist
* Zaaktypebeheerder
* Beheerder digitaal archief
Eerst doen!
10
Vragen?
Bestuur
Digitaal
11
17-2-2014
Horen, zien en zwijgen ?
Dr G.J. van Bussel
Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance
Symposium
13 februari 2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Dr Geert-Jan van Bussel
•
Publicist, Archivaris, Bedrijfskundige,
Bestuurlijk Informatiekundige
•
Lector Digital Archiving & Compliance
Hogeschool van Amsterdam (MCI)
•
Docent Universiteit van Amsterdam
•
Directeur Van Bussel Document
Services
•
Adviseur en Auditor Enterprise
Records Management
•
www.vbds.nl en blog.gjvanbussel.nl
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
1
17-2-2014
Digital Archiving & Compliance ?
Digital archiving richt zich op het ontstaan, de bewerking, het
gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van betrouwbare
informatie (born digital, made digital).
Compliance wil de naleving van wet- en regelgeving, normen en
richtlijnen aantonen met betrouwbare informatie, zodanig dat
verantwoording afgelegd kan worden en bewijs kan worden geleverd
van rechten en plichten en van de uitvoering en afhandeling van
bedrijfsprocessen, taken en transacties.
De kern van beide thema’s is de informatiewaardeketen.
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Informatiewaardeketen ?
De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de
vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de publicatie,
het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de
waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toetsing van
betrouwbare informatie realiseert.
De keten is gericht op het besturen van de informatiestromen in
organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door
juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen
in de tijd.
De keten probeert vier dimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de
context, de relevantie en het voortbestaan van informatie.
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
2
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
3
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
4
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
5
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
6
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
7
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
8
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
9
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
10
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
11
17-2-2014
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
12
17-2-2014
Met dank voor Uw aandacht !
Lectoraat Digital Archiving & Compliance
13