Verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28 mei 2014

Verslag
DATUM
VERSLAG VAN BESPREKING
DATUM BESPREKING
OPGEMAAKT DOOR
28 mei 2014
Vergadering
Algemeen Bestuur
28 mei 2014
G.A. Hakvoort
DEELNEMERS
Aanwezig: de heer Boersma, de heer Doorn, de heer Van Amerongen, de heer
Maenhout, de heer Broens, de heer Brink, de heer Windhouwer, de heer Jonkman, de
heer Groeneveld, mevrouw Lepage en de heer Van Hussel
Afwezig: de heer Stegeman, de heer Dragt en de heer Oggel
1. Opening en vaststellen agenda
De heer Boersma opent de vergadering om 10.10 uur en heet iedereen, in het bijzonder de nieuwe
leden, welkom . De heren Dragt en Stegeman zijn afwezig. De heer Oggel laat zich vervangen door de
heer Jonkman. Er volgt een voorstelronde.
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2. Mededelingen
De heer Groeneveld deelt mee dat voor de gemeente Dalfsen een definitieve offerte uitgebracht is
m.b.t. samenwerking m.i.v. 1 januari 2016. Het besluit van het college van de gemeente Dalfsen wordt
afgewacht. Op verzoek deelt de heer Van Hussel mee dat de gemeente Dalfsen een gemeente is met
ca. 29.000 inwoners en ca. 14.000 objecten.
De heer Groeneveld deelt mee dat de bestuursleden binnenkort benaderd zullen worden voor een
schriftelijke enquête over het vertrouwen met betrekking tot beherende en controlerende activiteiten in
een Shared Service Centre. De hoofden Middelen zullen ook gevraagd worden de enquête in te vullen.
3a. Verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 9 april 2014
Redactioneel
Pagina 5, agendapunt 8, Wat verder ter tafel komt, 5e alinea. ‘…aanslapoplegging…’ moet zijn:
‘…aanslagoplegging…’.
Naar aanleiding van
Pagina 5, agendapunt 8, Rondvraag. Met betrekking tot het onderwerp aanbesteding drukwerk deelt de
heer Van Hussel mee dat de aanbesteding gericht is op 2015 en de implementatie op 2016.
Pagina 2, agendapunt 4, Kadernotitie Begroting 2015, laatste alinea. Naar aanleiding van een vraag van
de heer Van Amerongen over de mogelijke verlaging van de proceskostenvergoeding deelt de heer
Groeneveld mee dat daar landelijk nog geen ontwikkelingen over te melden zijn.
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur
DATUM
28 mei 2014
Pagina 1, agendapunt 2, Mededelingen, laatste alinea. De heer Groeneveld deelt mee dat er voor de
DNL-gemeenten 62% minder bezwaren zijn binnengekomen.
Pagina 3, agendapunt 6. De heer Broens geeft aan dat bij Waterschap Rijn & IJssel bij de verwerking van
de jaarrekening 2013 GBLT problemen ontstaan m.b.t. de status oninbaar. Er is een verschil tussen het
voorstel oninbaar en de verklaring oninbaar. De heer Broens vraagt daar aandacht voor.
Pagina 5, agendapunt 8, Rondvraag, 2e alinea. De heer Broens deelt de stand van zaken m.b.t.
Aqualysus i.r.t. de mogelijke wijziging van de WGR mee. De voordelen van een zgn.
“bedrijfsvoeringsGR” wegen wellicht niet op tegen een reguliere GR.
3b. Besluitenlijst vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 7 mei 2014
Het algemeen bestuur neemt kennis van de besluitenlijst van het dagelijks bestuur van 7 mei 2014.
4. Bestuursrapportage 2014/1
De heer Groeneveld leidt dit onderwerp in.
Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout over het aantal en de tijdige afhandeling van
klachten deelt mevrouw Lepage mee dat er momenteel veel klachten over kwijtschelding binnenkomen.
De betreffende klagers ontvingen een afwijzing op hun aanvraag voor kwijtschelding en ook hun
beroepschrift werd afgewezen. Mevrouw Lepage zoekt uit of er dit jaar meer of minder klachten ten
opzichte van vorig jaar binnengekomen zijn. Klachten worden zoveel mogelijk binnen 6 weken
afgehandeld.
De heer Windhouwer vraagt m.b.t. de prestatie-indicatoren of er termijnen afgesproken zijn. Wat wordt
er momenteel gedaan om de rode weg te werken? De heer Groeneveld legt uit dat de systematiek zo is
dat wat nu rood is, ook de rest van het jaar rood blijft. De heer Windhouwer merkt op dat het voor de
deelnemers lastig is om bij te sturen. De heer Groeneveld geeft aan dat op dit punt meer nuancering en
duiding aan te brengen is. Dat zal worden meegenomen in de volgende rapportage.
De heer Van Amerongen vraagt of de verbetering van de telefonische bereikbaarheid te danken is aan
verbeterde processen, productiespreiding of extra bezetting. De heer Groeneveld deelt mee dat de
bereikbaarheid verbeterd is door een combinatie van factoren. De producties zijn meer gespreid en
daarnaast zijn er meer mensen ingezet. Er moet een bepaalde overcapaciteit zijn om het servicelevel te
kunnen halen. In april en mei jl. is het afgesproken servicelevel gehaald. De heer Maenhout vraagt of
GBLT kan leren van andere belastingkantoren. De heer Groeneveld deelt mee dat dat het geval is en dat
de directeuren van de diverse belastingkantoren periodiek bij elkaar komen. Binnenkort wordt gestart
met de organisatie van zgn. expert meetings op specifieke deelprocessen.
De heer Doorn merkt op dat het ziekteverzuim nu binnen de gesteld norm is. Vorig jaar was het
ziekteverzuim bij de afdeling KCC echter te hoog. Mevrouw Lepage deelt mee dat het kortdurend
verzuim gedaald is, maar dat er een paar langdurig zieken zijn (niet werk gerelateerd).
Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel.
2/4
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur
DATUM
28 mei 2014
5. Ontwerpbegroting 2015 incl. meerjarenperspectief 2016-2018
De heer Groeneveld licht dit onderwerp toe.
De heer Maenhout geeft aan tevreden te zijn met de keuze om dit jaar te gebruiken voor de
stabilisering en het op orde brengen van de organisatie.
De heer Broens vraagt n.a.v. paragraaf 5, bestemmingsreserve, of deze daadwerkelijk gebruikt zal gaan
worden. De komende jaren zijn geen onttrekkingen begroot. De heer Van Hussel deelt mee dat de
kosten van de afvloeiing van personeel moeilijk in te schatten zijn. Bij de laatste plaatsingsprocedure
zijn drie medewerkers boven formatief geplaatst.
De heer Boersma merkt op dat de formatie daalt maar dat dat niet verwerkt is in de personeelskosten
(pag. 17). De heer Van Hussel deelt mee dat dat juist is, en dat daarmee de bestemmingsreserve
gevoed wordt.
Naar aanleiding van een opmerking van de heer Boersma over personeel van derden legt de heer Van
Hussel uit dat er veel ingehuurd wordt voor invordering en kwijtschelding en dat daarnaast gebruik
gemaakt wordt van inhuur voor de opvang van pieken.
Het algemeen bestuur stemt, met inachtneming van de gemaakte opmerkingen en redactionele
aanpassingen, in met het voorstel. De deelnemers hebben de mogelijkheid hun zienswijze kenbaar te
maken. De begroting zal op 9 juli a.s. definitief door het algemeen bestuur van GBLT vastgesteld
worden.
6. Notitie ‘Fit for the future’
De heer Groeneveld licht het voorstel en de notitie toe.
De leden van het algemeen bestuur geven elk hun mening over het voorstel. Het voorstel en het
voorgestelde proces worden breed ondersteund. Men is het er over eens dat het in deze fase van de
organisatie goed is de missie, visie en strategie te herbevestigen en met elkaar van gedachten te
wisselen over het samenspel tussen GBLT en de deelnemers. Daarbij moeten de juiste bespreekpunten,
randvoorwaarden en ambities aan de orde komen. De voorgestelde bespreekpunten kunnen daar een
belangrijke rol bij spelen.
Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. Afgesproken wordt in september/oktober 2014 de
themabijeenkomst te plannen en zo spoedig mogelijk een datumvoorstel voor te doen.
7. Wat verder ter tafel komt
De heer Broens spreekt zijn waardering uit voor het volledigheidsonderzoek. Van de brief van
Waterschap Zuiderzeeland is ook een afschrift gestuurd aan de andere waterschappen. Er zijn zorgen
over de verminderde belastingopbrengsten. Het is goed te onderzoeken wat daar de oorzaak van is. Hij
ondersteunt de (deelnemers brede)actie die de organisatie in deze onderneemt en hij wijst tevens op
het alert zijn op het “wij-gevoel”.
3/4
VERSLAG VAN BESPREKING
Algemeen Bestuur
DATUM
28 mei 2014
De heer Maenhout is eveneens van mening dat de volledigheid van bestanden een zaak is die in
beginsel ambtelijk geregeld moet worden, en niet bestuurlijk. Het algemeen bestuur van het
waterschap wil er op vertrouwen dat GBLT de bestanden op orde heeft en daarvan de resultaten zien.
Naar aanleiding van een vraag van de heer Jonkman deelt mevrouw Lepage mee dat het wegwerken van
achterstanden een continue proces is. Dit jaar worden er nog aanslagen opgelegd voor het jaar 2012.
Het nieuwe belastingsysteem van Centric is een van de oorzaken van de ontstane achterstanden.
Inmiddels zijn de meeste issues m.b.t. het nieuwe belastingsysteem opgelost.
8. Rondvraag
De heer Boersma deelt mee dat een bedankbrief en een attentie gestuurd zal worden aan de drie
bestuursleden die afscheid genomen hebben.
De heer Groeneveld geeft aan dat er binnenkort een afspraak gemaakt zal worden voor een
bijeenkomst met de 3 nieuwe bestuursleden om hen gezamenlijk bij te praten over GBLT.
De heer Broens merkt op dat het proces m.b.t. het vaststellen van de jaarrekening door de strengere
regelgeving lastiger geworden is. Daarnaast is er veel verloop geweest bij Deloitte, wat helaas
vertraging gaf.
Mevrouw Lepage deelt de stand van zaken m.b.t. de nieuwe huisvesting mee. E.e.a. verloopt volgens
planning. Met de verbouwing van de 5e en 6e verdieping wordt half augustus a.s. gestart. De
verwachting is dat ‘onze’ verdiepingen 24 oktober 2014 opgeleverd worden. GBLT gaat het laatste
weekend van november 2014 verhuizen. Daarvoor worden al voorbereidingen getroffen.
9. Sluiting
De heer Boersma sluit de vergadering om 11.40 uur.
4/4

Download Report