Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Uitkomsten evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichtingen en artikel 213a Gemeentewet Programma / Programmanummer Openbare besluitenlijst Bestuur Collegevergadering & Middelen / 1042 18 december 2007 no 47 BW-nummer Portefeuillehouder B. Jeene Aanwezig: Samenvatting Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. Th. de Voorzitter In ons collegeprogramma 2013 hebben wij Graaf opgenomen de evaluatie FA80, Astrid Latupeirissa, 9824 van de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichtingen 213a.sr., Nadat P. Depla, H. vanenHooft L. Scholten, H. Kunst, Wethouders Datum ambtelijk voorstel alle geplande doorlichtingen waren P. uitgevoerd, was een Lucassen, J.het van dergoed Meer 14 november 2013 momentGemeentesecretaris om het instrument van de periodieke P. Eringa preventieve Registratienummer bedrijfsdoorlichting te evalueren enA. na Kuil te gaan in hoeverre de Communicatie 13.0016313 doelstellingen zijn bereikt en hoe we 2014 verder structureel M.vanaf Sofovic Verslag invulling willen geven aan de wettelijke verplichting voor het college van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie, 213a Gemeentewet. De evaluatie is afgerond en de bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in het rapport ‘Evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting en artikel 213a Gemeentewet’. Ter besluitvorming door het college Aldus vastgesteld in de vergadering van: 1. Rapport ‘Evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichtingen en artikel 213a Gemeentewet’ vast te stellen. 2. De brief aan de raad over de uitkomsten evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichtingen en 213a vast te stellen. De voorzitter, Paraaf akkoord Datum Paraaf akkoord Datum De secretaris, Stadscontroller J. Inberg Programmadirecteur B. van der Ploeg Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 28 januari 2014 Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 4.7 Bestuursagenda Gemeentesecretaris Portefeuillehouder collegevoorstel_.docx Collegevoorstel 1 Probleemstelling In de Gemeentewet, artikel 213a, is de verplichting opgenomen dat het college onderzoek uit voert naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. In de periode 2006 tot en met 2008 zijn aan de hand van een collegeonderzoeksprogramma verschillende onderzoeken uitgevoerd in het kader van doelmatigheid. Vanaf 2009 t/m 2012 heeft ons college hier invulling aan gegeven door jaarlijks preventief organisatieonderdelen door te lichten op de bedrijfsvoering. Hiertoe is besloten om de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van deze zogeheten 213a onderzoeken te verhogen en meer structuur en uniformiteit aan te brengen in de onderzoeken. Nadat alle geplande doorlichtingen waren uitgevoerd, was het een goed moment om het instrument van de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting te evalueren en na te gaan in hoeverre de doelstellingen zijn bereikt en hoe we vanaf 2014 verder structureel invulling willen geven aan de wettelijke verplichting voor het college van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie, 213a Gemeentewet. De uitkomsten van de evaluatie, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in dit rapport. 2 Juridische aspecten Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van de Verordening (ex artikel 213a Gemeentewet) art.213a Gemeentewet en op grond hiervan informeren wij de Raad over de uitkomsten van het gedane onderzoek. 3 Doelstelling Doel van dit voorstel is kennis te nemen van de uitkomsten van het onderzoek en vaststellen van het rapport “Evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting en 213a”, teneinde een adequate invulling te geven aan hetgeen wat wordt beoogd met het artikel 213a Gemeentewet, nl. leren en verbeteren. 4 Argumenten Het onderzoek heeft geleid tot een drietal hoofdconclusies: - De eerste conclusie is dat we door het uitvoeren van de formele (geprogrammeerde) 213a onderzoeken en door daarnaast allerlei ander soortige onderzoeken met dezelfde doelstelling, nl. leren en verbeteren, een structurele invulling geven aan hetgeen wordt beoogd met de wettelijk verplichte 213a onderzoeken. We willen deze werkwijze hanteren voor 2014 e.v. - De tweede conclusie is dat de doelstellingen van het instrument preventieve bedrijfsdoorlichtingen zijn behaald. De doelstellingen van de preventieve bedrijfsdoorlichting waren: • Inzichtelijk maken van het functioneren van de directies/afdelingen. • Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. In heldere rapportages werd weergegeven hoe de directie/afdeling op dat moment functioneerden. Naast de uitkomsten zijn in de rapportages verbeterpunten gegeven. Op basis hiervan is door elke directie/afdeling zelf een plan van aanpak opgesteld met ontwikkelpunten en verbeteringen. - De derde conclusie is dat het doorlichtingsinstrument geen adequaat en effectief instrument meer is om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken. De doorlichtingen hebben gezorgd voor structuur en uniformiteit en ze hebben bijgedragen Collegevoorstel Vervolgvel 2 aan het doelmatiger maken van de processen binnen de directies/afdelingen. De kracht en meerwaarde van het doorlichtingsinstrument heeft zich bewezen in de beginfase. De doorlooptijd van de gehele doorlichtingscyclus, 4 jaar, is echter te lang gebleken. De opzet van het instrument, doorlichten van directies en afdelingen, bleek ook minder geschikt met de komst van het MeeAndertraject en het opheffen van de directies. Het onderzoek is zorgvuldig qua opzet en helder in conclusies en aanbevelingen. De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek worden gedragen door de via het onderzoek verkregen informatie. 5 Financiën De kosten van het onderzoek zijn gedekt uit het programma 1042 Bestuur en Middelen. 6 Participatie en Communicatie De Raad wordt via bijgaande brief geïnformeerd. 7 Uitvoering en evaluatie De uitkomsten en aanbevelingen uit de evaluatie worden meegenomen in het onderzoeksplan 2014 e.v. Deze wordt separaat ter vaststelling aan het College aangeboden waarna de Raad en de Rekenkamer worden geïnformeerd. 8 Risico Aan dit voorstel zijn geen risico's verbonden. Bijlage(n): Evaluatierapport periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting en artikel 213a Brief aan de Raad Financiën Control en Audit Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering 47 Aan de Gemeenteraad van no Nijmegen Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 28 januari 2014 Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected] Postbus 9105 Th. de Graaf 6500 HG Nijmegen P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic FA80/ 13.0016314 Astrid Latupeirissa Onderwerp Datum uw brief Uitkomsten evaluatie preventieve doorlichtingen en artikel 213a GW Doorkiesnummer (024) 3299824 Geachte leden van de Raad, Aldus vastgesteld in de vergadering van: Hierbij bieden wij u aan het door ons uitgevoerde onderzoek Evaluatie preventieve bedrijfsdoorlichtingen en 213a.Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van de Verordening (ex artikel 213a Gemeentewet) art.213a. Wij hebben het onderzoeksrapport op 29 januari jl. vastgesteld. Helaas heeft de geplande behandeling van het onderzoeksrapport in de Auditcommissie in januari niet plaats kunnen De voorzitter, De secretaris, vinden. Als gevolg hiervan zou de eerstvolgende behandeling in de Auditcommissie pas op 27 februari as zijn. Dit zou hebben ingehouden dat onze definitieve besluitvorming over het onderzoeksrapport wordt doorgeschoven tot na de verkiezingen van maart 2014, waarna vervolgens uw Raad geïnformeerd zou worden. Wij vinden dit geen wenselijke situatie en hebben daarom besloten om dit onderzoeksrapport zonder afstemming met de Auditcommissie vast te stellen. Uitkomsten van de eventuele bespreking van de evaluatie artikel 213a Gemeentewet en het onderzoeksplan 2014 door de auditcommissie op 27 februari worden door ons College besproken en indien nodig verwerkt in onze aanpak. Evaluatie Nadat alle geplande doorlichtingen waren uitgevoerd, was het een goed moment om het instrument van de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting te evalueren en na te gaan in hoeverre de doelstellingen zijn bereikt en hoe we vanaf 2014 verder structureel invulling willen geven aan de wettelijke verplichting voor het college van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. De evaluatie is afgerond en de bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in het rapport ‘Evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting en 213a’. 1 Conclusies www.nijmegen.nl brief aan de Raad1.docx Gemeente Nijmegen Financiën Control en Audit Vervolgvel 1 ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken 213a Gemeentewet.’ Artikel 213a Gemeentewet beoogt kortweg dat we als organisatie aan de hand van het doen van onderzoek leren en verbeteren. Door middel van geprogrammeerde onderzoeken (o.a. de preventieve doorlichtingen) gericht op doelmatigheid is hier in de afgelopen periode invulling aangegeven. Wij doen als organisatie in het kader van het leren en verbeteren echter meer. Naast de formele (geprogrammeerde) 213a onderzoeken hebben wij in de afgelopen jaren allerlei andere onderzoeken gedaan met dezelfde doelstelling, nl. leren en verbeteren. Hierbij kan gedacht worden aan andersoortige onderzoeken zoals: Benchmarks waar aan we deelnemen op bedrijfsvoeringaspecten en beleid, bijvoorbeeld A+O monitor, WMO benchmark, Berenschot benchmark overhead; Incidentele onderzoeken in het kader van taakstellingen, onderzoeksopdracht perspectiefnota 2014; Onderzoeken gericht op doeltreffendheid van het gevoerde beleid, bijvoorbeeld evaluatie P+R waalsprinter; Monitors die we uitvoeren, bijvoorbeeld de stad- en wijkmonitor , crisismonitor; Onderzoeken n.a.v. de politieke actualiteit, zoals het Groene Hert en de Parkeerautomatenproblematiek. Geconcludeerd kan worden dat we met de in de loop van de tijd ontwikkelde werkwijze een structurele invulling geven aan de hetgeen wordt beoogd met de wettelijk verplichte 213a onderzoeken. We kiezen ervoor om de ingeslagen weg voort te zetten, dus zowel geprogrammeerde als andersoortige onderzoeken uitvoeren. Uit dit onderzoek kan geconcludeerd worden dat bij de in de toekomst uit te voeren onderzoeken/onderzoeksprogramma de volgende punten de aandacht behoeven: - logische inzet van de onderzoeken, o.a. het juiste moment en de juiste manier; - uitvoeren van met name kortlopende onderzoeken op basis risicomanagement; - het vergroten van het rendement van benchmark (op bedrijfsvoering en op beleid), o.a. jaarlijks benchmarkprogramma opstellen. Door aandacht te hebben voor bovenstaande punten kunnen we de adequate invulling van ons 213a-onderzoeksprogramma (incl. de andersoortige onderzoeken) verder optimaliseren. ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie......’ De doelstellingen van de preventieve bedrijfsdoorlichting waren: • Inzichtelijk maken van het functioneren van de directies/afdelingen. • Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. De directies/afdelingen zijn doorgelicht aan de hand van een door PWC gehanteerde systematiek. Uit documentenstudies en interviews is gebleken dat de doorlichtingen hebben geresulteerd in heldere rapportages waarin een beeld is gegeven van hoe de directies/afdelingen op dat moment functioneren. De uitkomsten werden herkend en waren bekend. Naast de uitkomsten zijn in de rapportages verbeterpunten gegeven. Op basis hiervan is door elke directie/afdeling zelf een plan van aanpak opgesteld met ontwikkelpunten en verbeteringen. Over de voortgang van de verbeteracties wordt gerapporteerd in P&C cyclus. Gezien het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat de doelstellingen van het instrument preventieve bedrijfsdoorlichtingen zijn behaald. www.nijmegen.nl brief aan de Raad1.docx Gemeente Nijmegen Financiën Control en Audit Vervolgvel 2 ‘‘....en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ Met de invoering van de preventieve bedrijfsdoorlichtingen (2009) werd beoogd de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van 213a onderzoeken te verhogen. De doorlichtingen hebben gezorgd voor structuur en uniformiteit en ze hebben bijgedragen aan het doelmatiger maken van de processen binnen de directies/afdelingen. De kracht en meerwaarde van het doorlichtingsinstrument heeft zich bewezen in de beginfase. De doorlooptijd van de gehele doorlichtingscyclus, 4 jaar, is echter te lang gebleken. Het doorlichtingsinstrument bleek ook minder geschikt met de komst van het MeeAndertraject en het opheffen van de directies. Gezien het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat het doorlichtingsinstrument geen adequaat en effectief instrument meer is om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken. Bij de nieuwe opzet brengen we meer focus aan op andersoortig onderzoeken gebaseerd op risico’s, inspelend op politiek actualiteit en met korte doorlooptijden. Wij herkennen ons goed in de bevindingen en conclusies uit dit onderzoek. De aanbevelingen uit het rapport Het rapport sluit af met concrete aanbevelingen. De aanbevelingen uit het rapport werken we verder uit in concrete instrumenten, welke worden ingepast in het onderzoeksprogramma 2014. Wij informeren u hier over via de geijkte routes en rapportagemomenten over het verdere verloop. Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlage: 1. Evaluatierapport preventieve doorlichtingen en artikel 213a Gemeentewet www.nijmegen.nl brief aan de Raad1.docx Evaluatie periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting en artikel 213a Gemeentewet Rapport November 2013 Bureau Control & Audit, Astrid Latupeirissa Froukje Vos Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 2 1 Inleiding ........................................................................................................................................... 5 1.1 Aanleiding ...................................................................................................................................... 5 1.2 Doelstelling .................................................................................................................................... 5 2 Afbakening, onderzoeksopzet en –methodiek................................................................................ 6 3 Artikel 213a Gemeentewet ............................................................................................................. 7 3.1 Algemene toelichting 213a Gemeentewet ................................................................................... 7 3.2 Beantwoording deelvragen onderzoeksvraag............................................................................... 8 4 Preventieve bedrijfsdoorlichtingen ............................................................................................... 12 4.1 Preventieve doorlichtingen ......................................................................................................... 12 4.2 Beantwoording deelvragen ......................................................................................................... 13 4.3 Follow up verbeterplannen ......................................................................................................... 14 5 Conclusies en aanbevelingen ........................................................................................................ 16 5.1 Conclusies .................................................................................................................................... 16 5.2 Aanbevelingen ............................................................................................................................. 17 Bijlage: Geraadpleegde bronnen ........................................................................................................... 19 Bijlage: Overzicht uitkomsten doorlichtingen ....................................................................................... 20 Pagina | 1 Samenvatting In de Gemeentewet, artikel 213a, is de verplichting opgenomen dat het college onderzoek uitvoert naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. In de periode 2006 tot en met 2008 zijn aan de hand van een collegeonderzoeksprogramma verschillende onderzoeken uitgevoerd in het kader van doelmatigheid. Vanaf 2009 t/m 2012 heeft ons college hier invulling aangegeven door jaarlijks preventief organisatieonderdelen door te lichten op de bedrijfsvoering. Hiertoe is besloten om de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van deze zogeheten 213a onderzoeken te verhogen en meer structuur en uniformiteit aan te brengen in de onderzoeken. Nadat alle geplande doorlichtingen waren uitgevoerd, was het een goed moment om het instrument van de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting te evalueren en om na te gaan in hoeverre de doelstellingen zijn bereikt. Om vervolgens te bezien hoe er vanaf 2014 een verdere invulling gegeven wordt aan de wettelijke verplichting voor het college van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. Deze evaluatie is aan de hand van deskresearch en interviews uitgevoerd en richt zich op de volgende onderzoeksvragen: 1. ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken 213a Gemeentewet.’ 2. ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ Conclusies Ad 1) ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken 213a Gemeentewet.’ Artikel 213a Gemeentewet beoogt kortweg dat we als organisatie aan de hand van het doen van onderzoek leren en verbeteren. Door middel van geprogrammeerde onderzoeken (o.a. de preventieve doorlichtingen) gericht op doelmatigheid is hier in de afgelopen periode invulling aangegeven. Wij doen als organisatie in het kader van het leren en verbeteren echter meer. Naast de formele (geprogrammeerde) 213a onderzoeken hebben wij in de afgelopen jaren allerlei andere onderzoeken gedaan met dezelfde doelstelling, nl. leren en verbeteren. Hierbij kan gedacht worden aan andersoortige onderzoeken zoals: - Benchmarks waar aan we deelnemen op bedrijfsvoeringaspecten en beleid, bijvoorbeeld A+O monitor, WMO benchmark, Berenschot benchmark overhead; Incidentele onderzoeken in het kader van taakstellingen, onderzoeksopdracht perspectiefnota 2014; Onderzoeken gericht op doeltreffendheid van het gevoerde beleid, bijvoorbeeld evaluatie P+R waalsprinter; Monitors die we uitvoeren, bijvoorbeeld de stad- en wijkmonitor , crisismonitor; Pagina | 2 - Onderzoeken n.a.v. de politieke actualiteit, zoals het Groene Hert en de Parkeerautomatenproblematiek. Geconcludeerd kan worden dat we met de in de loop van de tijd ontwikkelde werkwijze een structurele invulling geven aan hetgeen wordt beoogd met de wettelijk verplichte 213a onderzoeken. We kiezen ervoor om de ingeslagen weg voort te zetten, dus zowel geprogrammeerde als andersoortige onderzoeken uitvoeren. Uit dit onderzoek kan geconcludeerd worden dat bij de in de toekomst uit te voeren onderzoeken/onderzoeksprogramma de volgende punten de aandacht behoeven: - logische inzet van de onderzoeken, o.a. het juiste moment en de juiste manier; - uitvoeren van met name kortlopende onderzoeken op basis risicomanagement; - het vergroten van het rendement van benchmark (op bedrijfsvoering en op beleid), o.a. jaarlijks benchmarkprogramma opstellen. Door aandacht te hebben voor bovenstaande punten kunnen we de adequate invulling van ons 213aonderzoeksprogramma (incl. de andersoortige onderzoeken) verder optimaliseren. Ad 2) ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie......’ De doelstellingen van de preventieve bedrijfsdoorlichting waren: • Inzichtelijk maken van het functioneren van de directies/afdelingen. • Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. De directies/afdelingen zijn doorgelicht aan de hand van een door PWC gehanteerde systematiek. Uit documentenstudies en interviews is gebleken dat de doorlichtingen hebben geresulteerd in heldere rapportages waarin een beeld is gegeven van hoe de directies/afdelingen op dat moment functioneren. De uitkomsten werden herkend en waren bekend. Naast de uitkomsten zijn in de rapportages verbeterpunten gegeven. Op basis hiervan is door elke directie/afdeling zelf een plan van aanpak opgesteld met ontwikkelpunten en verbeteringen. Over de voortgang van de verbeteracties wordt gerapporteerd in P&C cyclus. Gezien het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat de doelstellingen van het instrument preventieve bedrijfsdoorlichtingen zijn behaald. Ad 2) ‘....en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ Met de invoering van de preventieve bedrijfsdoorlichtingen (2009) werd beoogd de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van 213a onderzoeken te verhogen. De doorlichtingen hebben gezorgd voor structuur en uniformiteit en ze hebben bijgedragen aan het doelmatiger maken van de processen binnen de directies/afdelingen. De kracht en meerwaarde van het doorlichtingsinstrument heeft zich bewezen in de beginfase. De doorlooptijd van de gehele doorlichtingscyclus, 4 jaar, is echter te lang gebleken. De opzet van het instrument, doorlichten van directies en afdelingen, bleek ook minder geschikt met de komst van het MeeAndertraject en het opheffen van de directies. Gezien het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat het doorlichtingsinstrument geen adequaat en effectief instrument meer is om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken. Bij de Pagina | 3 nieuwe opzet brengen we meer focus aan op andersoortig onderzoeken gebaseerd op risico’s, inspelend op politiek actualiteit, met korte doorlooptijden. Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies worden de volgende aanbevelingen gedaan. • Stel een gemeentelijk onderzoeksprogramma op voor 2014 e.v. Neem naast de formele 213a onderzoeken zoveel mogelijk alle andersoortige onderzoeken op die we uit voeren in het kader van “leren en verbeteren”. • Geef bij de in de toekomst uit te voeren onderzoeken/onderzoeksprogramma de aandacht aan: o logische inzet van onderzoeken o.a. ten aanzien van juiste moment en juiste manier; o Korte doorlooptijd van de onderzoeken; o Verhogen van het rendement van de benchmarks waaraan wordt deelgenomen. Pagina | 4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding In de Gemeentewet, artikel 213a, is de verplichting opgenomen dat het college onderzoek uitvoert naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. In de periode 2006 tot en met 2008 zijn aan de hand van een collegeonderzoeksprogramma verschillende onderzoeken uitgevoerd in het kader van doelmatigheid. Vanaf 2009 t/m 2012 heeft ons college hier invulling aan gegeven door jaarlijks preventief organisatieonderdelen door te lichten op de bedrijfsvoering. Hiertoe is besloten om de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van deze zogeheten 213a onderzoeken te verhogen en meer structuur en uniformiteit aan te brengen in de onderzoeken. Directie Grondgebied is in 2009 als pilot doorgelicht. In navolging hierop zijn bij de voormalige directies Wijk & Stad en Inwoners doorlichtingen uitgevoerd. Met de organisatieverandering per 1 januari 2012 zijn de directies opgeheven en zijn de geplande doorlichtingen bij de voormalige directies Concern en Stadsbedrijven gebleven bij de afdelingen Vastgoed, Sport en Accommodaties (VSA) en Communicatie. Voornaamste reden hiervoor was de reorganisatie van de andere middelenafdelingen in 2012. Nadat alle geplande doorlichtingen waren uitgevoerd, was het een goed moment om het instrument van de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting te evalueren en om na te gaan in hoeverre de doelstellingen zijn bereikt. Om vervolgens te bezien hoe er vanaf 2014 een verdere invulling gegeven wordt aan de wettelijke verplichting voor het college van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. De uitkomsten van de evaluatie, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in dit rapport. 1.2 Doelstelling De volgende doelstellingen zijn voor deze evaluatie geformuleerd: ‘In welke vorm gaan we vanaf 2014 structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken, 213a Gemeentewet.’ ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ Pagina | 5 2 Afbakening, onderzoeksopzet en –methodiek De centrale onderzoeksvragen zijn uitgewerkt in de volgende deelvragen, behorende bij de eerste onderzoeksvraag ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken, 213a Gemeentewet.’: b. c. d. e. Wat hebben we gedaan en doen we nog steeds in het kader van art. 213a? Wat hebben de gedane onderzoeken opgeleverd? Welke andere methodieken zijn er om te voldoen aan de verplichting van 213a? Hoe wordt de verplichting van 213a bij andere vergelijkbare gemeenten ingevuld? Daarnaast wordt ook door middel van deelvragen antwoord gegeven op de tweede hoofdvraag ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken’. De deelvragen zijn als volgt geformuleerd: a. b. c. d. e. f. g. In hoeverre zijn de doelstellingen van de preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald? Hoe is de preventieve bedrijfsdoorlichting beleefd? Wat heeft de preventieve bedrijfsdoorlichting opgeleverd? Wat heeft het de eigen organisatie gekost en wat heeft het de eigen organisatie opgebracht? Wat is de toegevoegde waarde van het instrument? Wat zijn de nadelen van het instrument? In hoeverre is het instrument adequaat en effectief om invulling te geven aan 213a? Bij de evaluatie is tevens de follow up van de verbeterplannen betrokken. Bij elke doorlichting is door de directie/afdeling zelf een verbeterplan opgesteld naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen. In hoeverre deze zijn gerealiseerd is daarbij de belangrijkste onderzoeksvraag. Bij de start van de evaluatie is reeds geconstateerd dat de gemeentelijke organisatie, qua structuur en qua personele bezetting gewijzigd is en daarom de keuze is gemaakt om ook in het kader van efficiency een kortlopend onderzoek uit te voeren. De evaluatie bestond uit documentenanalyse, interviews en een kort vergelijkend onderzoek. De interviews zijn gehouden met betrokken portefeuillehouders, betrokken directeuren, betrokken afdelingshoofden, voormalige controllers oud directies, griffier (tevens secretaris van de Auditcommissie) en de secretaris van de Rekenkamer. In de bijlage is een lijst met geïnterviewde personen opgenomen. In hoofdstuk drie wordt in gegaan op de eerste onderzoeksvraag aan de hand van de beantwoording van de deelvragen. Vervolgens wordt in hoofdstuk vier op dezelfde wijze een antwoord gegeven op de tweede onderzoeksvraag en wordt uiteengezet in hoeverre de verbeterplannen zijn gerealiseerd. Hoofdstuk vijf sluit het rapport af met de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit de evaluatie. Pagina | 6 3 Artikel 213a Gemeentewet In dit hoofdstuk wordt eerst een korte algemene toelichting op art. 213a Gemeentewet gegeven. Vervolgens worden de deelvragen behorende bij de eerste onderzoeksvraag (zie kader) één voor één beantwoord. ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken, 213a Gemeentewet.’ 3.1 Algemene toelichting 213a Gemeentewet Sinds de invoering van het dualisme in het lokale bestuur wordt middels artikel 213a Gemeentewet het college verplicht tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Met de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten, daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Met ander woorden door het doen van dit soort onderzoeken willen we leren en verbeteren. Het college is verplicht van de verrichte onderzoeken verslag uit te brengen aan de gemeenteraad. De raad heeft bij deze onderzoeken een kaderstellende rol. De verordening die de raad, conform artikel 213a Gemeentewet vaststelt, bevat deze kaders. De raad bepaalt met de regels in deze verordening, waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen en op welke wijze de raad bij de onderzoeken betrokken wordt en over de onderzoeken wordt geïnformeerd. De verordening is op deze uitgangspunten gebaseerd. Op 9 juli 2003 heeft de raad de Verordening Periodiek Onderzoek vastgesteld. Deze is per 1 januari 2004 in werking getreden. Tot slot verplicht artikel 213a het college om de gemeentelijke Rekenkamer tijdig over de gekozen onderzoeksonderwerpen in te lichten en de onderzoeksrapporten toe te sturen. Landelijke ontwikkelingen lieten in 2008 zien dat veel gemeenten moeite hebben met de invulling van het periodiek onderzoek en om aan de bovengenoemde verplichtingen te voldoen. De toenmalige minister van BZK, mevrouw Spies, was voornemens het artikel te schrappen. Ook Nijmegen heeft destijds geworsteld met deze problematiek. Echter, de wenselijkheid van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid - als oplading van een agenda voor permanente verbetering - wordt breed in de organisatie erkend. Gezocht is naar handhaving van het instrument Periodiek Onderzoek en naar een goede basis voor de oplading van het onderzoeksplan. In de 2009 - 2012 is daarom gekozen voor een andere invulling van de verplichte 213a onderzoeken door het verrichten van periodieke preventieve bedrijfsdoorlichtingen. Eind 2012 zijn er wijzigingen aangebracht in de Gemeentewet, waarvan een aantal gebaseerd op de evaluatie Staat van Dualisme. In de memorie van toelichting is t.a.v. de 213a onderzoeken het volgende opgenomen: ‘...Ten slotte blijft ook de verplichting tot periodieke beleidsevaluatie in stand (artikel 213a Gemeentewet).7 Gelet op de decentralisatie en de daarmee gepaard gaande overgang van budgetten Pagina | 7 is de regering tot een heroverweging van het voornemen tot schrappen gekomen. Instrumenten als deze dragen bij aan de controlerende taak van de raad, een taak die aan belang zal toenemen.’ Begin 2013 heeft de huidige minister van BZK, de heer Plasterk, naar aanleiding van Kamervragen dit nogmaals bevestigd door aan te geven dat het schrappen van artikel 213a voorbarig is gezien de geldstromen die richting Gemeenten gaan, maar dat een heroverweging wel plausibel is. Tijdens de uitvoering van de evaluatie zijn er geen nieuwe ontwikkelingen op dit punt gesignaleerd en blijft de wettelijke verplichting voorlopig nog in dezelfde vorm bestaan. In lijn van de verplichte 213a onderzoeken worden er ook andersoortige onderzoeken uitgevoerd. Met de onderzoeken wordt beoogd om te leren en te verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn onderzoeken uitgevoerd op beleidsthema’s en monitors. Nijmegen neemt ook deel aan diverse benchmarkonderzoeken op zowel beleid als bedrijfsvoering. Dit wederom om naar haar eigen functioneren te kijken en verbeteringen aan te brengen aan de organisatie. We gaan hier later in dit hoofdstuk verder op in. 3.2 Beantwoording deelvragen onderzoeksvraag Wat hebben we gedaan en doen we nog steeds in het kader van art. 213a? Geprogrammeerde onderzoeken De Raad heeft in het kader van de dualisering de Verordening Periodiek Onderzoek vastgesteld. Op basis van deze verordening worden jaarlijks onderzoeken uitgevoerd. De uitvoering van de Verordening is in 2009 intern geëvalueerd. De uitkomsten van de evaluatie van de uitvoering worden later in dit hoofdstuk kort samengevat. Naar aanleiding van deze evaluatie is besloten de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van 213a-onderzoeken te verhogen door middel van het uitvoeren van periodieke preventieve doorlichtingen. De uitkomsten van de evaluatie van de doorlichtingen worden in hoofdstuk 4 uiteengezet. Andersoortige onderzoeken Naast bovengenoemde formele 213a onderzoeken zijn er allerlei andersoortige onderzoeken uitgevoerd die hetzelfde beogen, nl. leren en verbeteren. Hieronder worden een aantal voorbeelden genoemd: - Benchmarks op zowel beleid als op bedrijfsvoering. Beleidsonderzoeken Incidentele onderzoeken bij taakstellingen Monitors: Periodiek worden er verschillende monitors uitgevoerd. Politieke actualiteit In de volgende paragraaf wordt hier verder op ingegaan. Pagina | 8 Wat hebben de gedane onderzoeken opgeleverd? Geprogrammeerde onderzoeken De uitvoering van de verordening 213a bij onze gemeente in de periode 2006 – 2008 is intern geëvalueerd (2009) door de toenmalige afdeling Stadscontrol. De centrale vraag was daarbij: In hoeverre zijn de in verordening 213a door de raad vastgestelde doelstellingen behaald? Kort samengevat waren er de volgende uitkomsten: In de periode 2006 – 2008 zijn er in totaal 14 onderzoeken geprogrammeerd. In deze periode zijn 8 onderzoeken uitgevoerd en 6 onderzoeken geschrapt als gevolg van nader inzicht. De gerealiseerde onderzoeken hebben een doorlooptijd van 2,2 jaar. In dezelfde periode zijn 5 onderzoeken uitgevoerd op basis van politieke actualiteit. Deze onderzoeken kregen voorrang op de geprogrammeerde onderzoeken. De doorlooptijd van de onderzoeken was lang: 2,2 jaar. Er is in 2009 in een ambtelijke workshop gezocht naar de achterliggende factoren. De volgende aspecten werden m.n. benoemd: a) Op basis van de politieke actualiteit zijn niet geprogrammeerde onderzoeken uitgevoerd. Hierdoor werd beslag gelegd op de beschikbare capaciteit met vertraging als gevolg. b) De aandacht van de controlorganisatie was meer gericht op de verbetering van de bedrijfsvoering. Het monitoren op een strakke uitvoering van het onderzoeksprogramma was niet optimaal. c) Als gevolg van het verschuiven in de tijd verloren geprogrammeerde onderzoeken hun actualiteit. d) De lange looptijd van de onderzoeken zit niet zozeer in het onderzoek zelf, als wel in het opstellen van de verbeterplannen. Preventieve doorlichtingen 2009 - 2012 Zoals eerder vermeld worden in hoofdstuk 4 de uitkomsten van de evaluatie van de preventieve doorlichtingen weergegeven. In deze paragraaf zijn de belangrijkste uitkomsten vanuit de evaluatie genoemd. De eerste conclusie is dat de doelstellingen van het instrument preventieve bedrijfsdoorlichtingen zijn behaald. De doelstellingen van de preventieve bedrijfsdoorlichting waren: • • Inzichtelijk maken van het functioneren van de directies/afdelingen. Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. In heldere rapportages werd weergegeven hoe de directie/afdeling op dat moment functioneerden. Naast de uitkomsten zijn in de rapportages verbeterpunten gegeven. Op basis hiervan is door elke directie/afdeling zelf een plan van aanpak opgesteld met ontwikkelpunten en verbeteringen. De tweede conclusie is dat het doorlichtingsinstrument geen adequaat en effectief instrument meer is om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken. De doorlichtingen hebben gezorgd voor structuur en uniformiteit en ze hebben bijgedragen aan het doelmatiger maken van de processen binnen de directies/afdelingen. De kracht en meerwaarde van het doorlichtingsinstrument heeft zich bewezen in de beginfase. De doorlooptijd van de gehele doorlichtingscyclus, 4 jaar, is echter te lang Pagina | 9 gebleken. De opzet van het instrument, doorlichten van directies en afdelingen, bleek ook minder geschikt met de komst van het MeeAndertraject en het opheffen van de directies. Andersoortige onderzoeken 213a - - - - Benchmark: De Gemeente Nijmegen neemt aan verschillende benchmarks deel. De benchmarks zijn zowel op beleid als op bedrijfsvoering. Voorbeelden van de eerste soort benchmarks zijn de WMO benchmark en Publiekszaken VNG. Een voorbeeld van een benchmark op bedrijfsvoering is Berenschot overhead en formatie (2011) Vensters voor Bedrijfsvoering (vanaf 2012) en de A+O personeelsmonitor (jaarlijks). Beleidsonderzoeken: Ook zijn er verschillende beleidsonderzoeken uitgevoerd met als doel leren en verbeteren. Deze worden jaarlijks geïnventariseerd en geprogrammeerd. Enkele voorbeelden van uitgevoerde onderzoeken zijn evaluatie P+R Waalsprinter, WMO huishoudelijke hulp in natura. Er worden tevens diverse monitors uitgebracht op basis waarvan geleerd kan worden en verbeteringen kunnen worden aangebracht, een voorbeeld hiervan is de Stad en Wijkmonitor. Incidentele onderzoeken bij taakstellingen: Bij de perspectiefnota 2014 zijn er tevens onderzoeksopdrachten geformuleerd op het gebied van onderwijs, huishoudelijke hulp, cultuur, vastgoed en de ambtelijke organisatie om deze in personele omvang te laten krimpen. Monitors: Periodiek worden verschillende monitors uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn de Stads- en Wijkmonitor en de crisismonitor. Politieke actualiteit: Naar aanleiding van de problemen rondom de nieuwe parkeerautomaten en op verzoek van de Raad heeft er een evaluatie plaats gevonden over de Parkeerautomaten Aanbestedingsfase en later de Leveringsfase. In 2013 is tevens op verzoek van de Raad voor de lening verstrekking van het Groene Hert een feitenrelaas opgesteld, Effecten van Subsidies. De onderzoeken hebben nieuwe inzichten opgeleverd die verder uitgewerkt worden en zijn in concrete instrumenten, die worden en zijn ingepast in de verschillende processen. Voortgang hiervan vindt plaats of heeft plaats gevonden via de geijkte routes en rapportagemomenten. Zoals hier boven reeds aangegeven neemt de Gemeente Nijmegen deel aan verschillende benchmarks. Het rendement van de benchmarks kan verder verhoogd worden door een goede afweging te maken waaraan wel of niet wordt deelgenomen, de uitkomsten te analyseren en eventueel nader onderzoek te verrichten om zo te komen tot verbeteringen. Dit dient nog een nadere invulling te krijgen. Zijn er andere methodieken om te voldoen aan de verplichting van 213a? Het aantal methodieken of instrumenten dat ingezet kan worden is divers, denk aan de klassieke onderzoeken, follow up van onderzoeken, doorlichtingen op thema’s, a.d.h.v. casuïstiek procesverbetering realiseren, doorlichting op proces , benchmarks op beleid en bedrijfsvoering, risicoanalyses, quick scans. De doorlichting fungeerde als een thermometer en gaf aan wat de stand van zaken was. Om dit te bewerkstelligen zijn ook andere instrumenten beschikbaar, waarvan wij er als gemeente al een Pagina | 10 aantal gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn benchmark en de monitors die reeds uitgevoerd worden. Waarbij het gaat om hoe we naar aanleiding van de uitkomsten kunnen leren van anderen en verbeteringen kunnen aanbrengen bij onze eigen organisatie. De relevantere vraag is eigenlijk: Wat is een efficiënt instrument? Welk instrument zet je wanneer in? Uit de gesprekken kwam naar voren dat per onderzoek bekeken zou moeten worden welk instrument ingezet dient te worden. Verder bleek ook dat voor een toereikend programma meerdere instrumenten ingezet kunnen worden en dat de keuze voor een onderzoek zou moeten gebeuren op basis van risico’s en het noodzakelijke. Hoe wordt 213a bij andere vergelijkbare gemeenten ingevuld? Om antwoord te krijgen op deze vraag zijn medewerkers van de afdeling concernstaf/financiën van vergelijkbare gemeenten telefonisch geïnterviewd. De Gemeenten die benaderd zijn, zijn de kennissteden (cursief)aangevuld met de HEBANG steden niet zijnde kennissteden: Arnhem, Breda (niet bereikt), Eindhoven, Enschede, Groningen, Haarlem, Leiden (niet bereikt), Maastricht, Tilburg. Naast de gesprekken zijn de begrotingen en onderzoeksplannen nader bekeken. Tijdens de gesprekken zijn vragen gesteld t.a.v. ingezette instrumenten, organisatie en budget. Uit de interviews en documentenanalyse blijkt dat alle gemeenten een verordening 213a hebben vastgesteld. Op basis van deze verordening dienen zij een onderzoekprogramma op te stellen. In de begroting van de geïnterviewde gemeenten is bij alle gemeenten opgenomen dat er doeltreffendheid- en doelmatigheidonderzoeken worden uitgevoerd. Bij 2 gemeenten is een separaat onderzoeksplan vastgesteld. Dit onderzoeksplan bestaat niet alleen uit 213a onderzoeken, maar is het een klein onderdeel van het programma. Uitvoering van onderzoeken conform de 213a verordening vindt in de praktijk nauwelijks plaats zo blijkt uit de gesprekken. Echter worden er in de geest van artikel 213a wel degelijk onderzoeken verricht. Het gaat hierbij om beleidsevaluaties of andersoortige beleidsonderzoeken. Daar waar er wel sprake is van 213a onderzoeken wordt per onderzoek gekeken welk instrument ingezet wordt en of dit intern of extern plaatsvindt. Structurele invulling geven aan de uitvoering van 213a gebeurt bij geen één van de gesproken gemeenten. Bij drie van de ondervraagde gemeenten is er een apart budget beschikbaar voor de 213a onderzoeken. Uit de gesprekken blijkt dat bij alle gemeenten door bezuinigingen en taakstellingen en de beschikbare capaciteit, het aantal onderzoeken is afgenomen en indien aanwezig ook het onderzoeksbudget. In Nijmegen is er voor 2014 e.v. een budget beschikbaar van 64.000 euro voor het doen van de 213a onderzoeken. Tot slot wordt door een aantal gemeenten aangegeven dat er ontwikkelingen zijn om het aantal 213a onderzoeken te beperken en dat dit ook de wens is vanuit het bestuur. Pagina | 11 4 Preventieve bedrijfsdoorlichtingen In dit hoofdstuk wordt een korte toelichting gegeven van hoe het instrument van de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting in Nijmegen is toegepast. Vervolgens wordt in gegaan op de beantwoording van de deelvragen t.a.v. de tweede onderzoeksvraag. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk uiteengezet in hoeverre de verbeterplannen zijn gerealiseerd. ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequaat en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ 4.1 Preventieve doorlichtingen Na een interne evaluatie (2009) is besloten om een andere invulling te geven aan de verplichte 213a onderzoeken. Om de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van 213a onderzoeken te verhogen is een pilot (preventieve) bedrijfsdoorlichting uitgevoerd voor de voormalige directie Grondgebied. In navolging hierop zijn de voormalige directies Wijk en Stad en Inwoners doorgelicht. Met de organisatieverandering per 01-01-2012 zijn de directies opgeheven en zijn de geplande doorlichtingen bij de voormalige directie Concern en Stadsbedrijven gebleven bij een doorlichting bij de afdelingen VSA en Communicatie, voornaamste reden was de reorganisatie van de andere middelen-afdelingen in 2012. De algemene doelstellingen van deze preventieve bedrijfsdoorlichting zijn: • Inzichtelijk maken van het functioneren van de directies/afdelingen. • Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. Naast deze doelstellingen zijn er per doorlichting specifieke onderzoeksvragen geformuleerd. In de bijlage is hiervan een overzicht opgenomen. Het doorlichtingsresultaat dient enerzijds als objectief verantwoordingsinstrument en externe toets op het functioneren van de directie en anderzijds stelt het management van de directie in staat te stellen de bedrijfsvoering van de eigen organisatie verder te verbeteren. Het gaat om het in beeld brengen van de huidige situatie en de verbetermogelijkheden die leidend zijn voor de volgende ontwikkelingsstap(pen). De preventieve bedrijfsdoorlichting is gericht op het functioneren van de organisatie. In de kern gaat het om het vergelijken van de werkelijkheid met de norm. Generieke normen om het functioneren van de gemeentelijke organisatie objectief te beoordelen bestaan niet. De achtergronden van waaruit de organisatie is beoordeeld (ontwikkelingsfase, missie, rol en positie) zijn van belang bij de beoordeling en vormen dan ook “objectiveerbare normen”. Passend bij het karakter en de doelstelling van de preventieve bedrijfsdoorlichting is een brede opzet van het onderzoek gehanteerd, waarbij de meest relevante organisatie-aspecten zijn bekeken. Beoordeling van deze aspecten heeft plaats gevonden op hoofdlijnen. Pagina | 12 Het doorlichtingsonderzoek heeft zoveel mogelijk op directieniveau een beoordeling gegeven en is primair signalerend van aard. Tevens geeft het onderzoek een beeld van de positionering van de betrokken directie in de gemeentelijke organisatie. Het management van de directie formuleert aansluitend op de preventieve doorlichting een antwoord op de resultaten door middel van een plan van aanpak. 4.2 Beantwoording deelvragen Doelstellingen doorlichting De directies/afdelingen zijn doorgelicht aan de hand van een door PWC gehanteerde systematiek. Uit documentenstudies en interviews is gebleken dat de doorlichtingen hebben geresulteerd in heldere rapportages waarin een beeld is gegeven van hoe de directies/afdelingen op dat moment functioneren. De uitkomsten werden herkend en waren bekend. Naast de uitkomsten zijn in de rapportages verbeterpunten gegeven. Op basis hiervan is door elke directie/afdeling zelf een plan van aanpak opgesteld met ontwikkelpunten en verbeteringen. Naast de algemene doelstellingen zijn er per directie/afdeling in samenspraak met de directie/afdeling specifieke doelstellingen geformuleerd. Uit de documentenstudie blijkt dat in alle rapportages een antwoord is gegeven op deze specifieke vragen. Deze zijn opgenomen in overzicht (zie bijlage). Zoals eerder vermeld is naar aanleiding van de verbeterpunten door elke directie een plan van aanpak opgesteld. De plannen van aanpak zijn door het College vastgesteld en aangeboden aan de Raad e.e.a. conform artikel 213a waarbij de Raad dient geïnformeerd te worden over de uitkomsten van dergelijke onderzoeken. De aangedragen ontwikkelpunten hadden betrekking op het functioneren van de desbetreffende directie en leverde ook aangrijpingspunten voor ontwikkeling op de gemeentelijke organisatie. Voorbeelden van gemeentebrede onderwerpen zijn dienstverlening, samenwerking, programmalijnsturing, verstreken bedrijfsvoering. Voorbeelden van directie-gerelateerde onderwerpen zijn bijvoorbeeld het versterken van de regierol van DWS, beter maken van strategische keuzes bij DGG. Wat heeft de doorlichting opgeleverd De doorlichting is op directieniveau uitgevoerd en zodanig gerapporteerd met aanbevelingen die voor de directie of voor de gemeentelijke organisatie bedoeld waren. De wijze van onderzoek heeft knelpunten bespreekbaar gemaakt door een goede balans te creëren tussen gesignaleerde manco's en aangetroffen kwaliteiten. De doorlichting, voortgang en resultaten, werden besproken in desbetreffende MT’s en reguliere (afdelings-)overleggen. De doorlichting werd hierdoor breed gedragen binnen de eigen directie. Na het opheffen van de directies en met de komst van MeeAnder zijn de uitkomsten en de verbeterplannen van de doorlichtingen meegenomen in de organisatieverandering en hebben daarin een plek gekregen. Voorbeelden hiervan zijn het verder ontwikkelen van dienstverlening van de organisatie en het verbeteren van samenwerking. Uit de interviews bleek dat de doorlichtingen op hoofdlijnen een beeld schetsten van het functioneren van de directies/afdelingen. Dit is het gevolg van de keuze van de opzet van Pagina | 13 preventieve doorlichting, nl. met een brede scope kijken naar het functioneren van de organisatie de desbetreffende organisatie-onderdelen. Op de vraag of het uitmaakt wie de spiegel vasthoudt, werd verschillend geantwoord. Dit is sterk afhankelijk van de casus, waarbij de context van het onderzoek belangrijk is. Het feit dat een externe de doorlichtingen deed werd over het algemeen als positief ervaren. De objectiviteit, het voorkomen dat de slager zijn eigen vlees keurt, had daarbij een meerwaarde. Maar daartegenover stond dat er een bewuste keuze is gemaakt om de directie zelf het plan van aanpak op te laten stellen. Hierbij ontstond een goede mix van intern en extern. De doorlichtingen hebben de organisatie relatief weinig tijd gekost of mankracht, zo blijkt uit de interviews. Dit wordt ook als positief ervaren. De doorlichtingen hebben gezorgd voor structuur en uniformiteit in het 213a onderzoeksprogramma. De doorlichtingen hebben bijgedragen aan het doelmatiger maken van de processen binnen de directies/afdelingen. Verbeterpunten Een terugkomend verbeterpunt is de opzet en het moment van doorlichting. De eerste doorlichting van DGG was scherp. Er was toen nog geen sprake van een concrete organisatieverandering. Dit was anders bij de daarop volgenden doorlichtingen. Het opheffen van de directie en de komst van MeeAnder zorgden er voor dat de kracht van het doorlichtingsinstrument lag in het begin van de cyclus. Bij de rapportages van de laatste doorlichtingen werd hier ook rekening gehouden met de aanstaande organisatieverandering. De verbeteringen werden organisatiebreed geformuleerd. Het andere verbeterpunt dat tijdens de gesprekken werd aangedragen was een andere opzet van de doorlichtingen, organisatiegericht en breed van opzet. De keuze om directies door te lichten zorgde voor een verkokerd beeld, het bleef binnen de eigen directie. De brede opzet van de doorlichtingen zorgde ervoor dat op hoofdlijnen een beeld werd geschetst van het functioneren van de directies/afdelingen. Uiteindelijk was de doorlooptijd van de gehele doorlichtingscyclus, namelijk 4 jaar, lang. Doorlichtingen zouden meer op procesgericht of themagericht en kortlopend uitgevoerd moeten worden. Processen zijn dan beter bestand tegen zulke organisatieveranderingen. Kosten De totale kosten voor alle preventieve doorlichtingen hebben 300.000 euro gekost. 4.3 Follow up verbeterplannen In de bijlage is een overzicht opgenomen met de bevindingen, aanbevelingen uit de doorlichtingen en de belangrijkste ontwikkelpunten uit het verbeterplan. De aangedragen ontwikkelpunten hadden betrekking op het functioneren van de desbetreffende directie en leverde ook aangrijpingspunten voor ontwikkeling op de gemeentelijke organisatie. Pagina | 14 Voorbeelden van gemeentebrede onderwerpen zijn bijvoorbeeld dienstverlening, samenwerking, programmalijnsturing, versterken bedrijfsvoering. Voorbeelden van directie gerelateerde onderwerpende zijn bijvoorbeeld het versterken van de regierol van DWS, beter maken van strategisch keuzes bij DGG. Uit de evaluatie blijkt dat met de komst van MeeAnder de follow up van de plannen van aanpak een ander vervolg hebben gekregen. De belangrijkste verbeterpunten lagen in lijn met het MeeAnder traject en met name de gemeentebrede zaken hebben uiteindelijk een plek in het MeeAndertraject gekregen. Voor de directie specifieke ontwikkelpunten is gebleken dat zover het nog toepasbaar is, deze door de afdelingen verder zijn opgepakt. De uitvoering van de plannen van aanpak van de afdelingen VSA en Communicatie is nog in volle gang, weliswaar later dan de voorgenomen realisatieperiode. Via de geijkte rapportage momenten is en wordt het bestuur geïnformeerd. Pagina | 15 5 Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies In dit hoofdstuk worden de conclusies en aanbevelingen uiteengezet. De centrale onderzoeksvragen in deze evaluatie waren: 1. ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken 213a Gemeentewet.’ 2. ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ Ad 1) ‘In welke vorm gaan we structureel invulling geven aan de wettelijke verplichte onderzoeken 213a Gemeentewet.’ Artikel 213a Gemeentewet beoogt kortweg dat we als organisatie aan de hand van het doen van onderzoek leren en verbeteren. Door middel van geprogrammeerde onderzoeken (o.a. de preventieve doorlichtingen) gericht op doelmatigheid is hier in de afgelopen periode invulling aangegeven. Wij doen als organisatie in het kader van het leren en verbeteren echter meer. Naast de formele (geprogrammeerde) 213a onderzoeken hebben wij in de afgelopen jaren allerlei andere onderzoeken gedaan met dezelfde doelstelling, nl. leren en verbeteren. Hierbij kan gedacht worden aan andersoortige onderzoeken zoals: a. Benchmarks waar aan we deelnemen op bedrijfsvoeringaspecten en beleid, bijvoorbeeld A+O monitor, WMO benchmark, Berenschot benchmark overhead; b. Incidentele onderzoeken in het kader van taakstellingen, onderzoeksopdracht perspectiefnota 2014; c. Onderzoeken gericht op doeltreffendheid van het gevoerde beleid, bijvoorbeeld evaluatie P+R waalsprinter; d. Monitors die we uitvoeren, bijvoorbeeld de stad- en wijkmonitor , crisismonitor; e. Onderzoeken n.a.v. de politieke actualiteit, zoals het Groene Hert en de Parkeerautomatenproblematiek. Geconcludeerd kan worden dat we met de in de loop van de tijd ontwikkelde werkwijze een structurele invulling geven aan hetgeen wordt beoogd met de wettelijk verplichte 213a onderzoeken. We kiezen ervoor om de ingeslagen weg voort te zetten, dus zowel geprogrammeerde als andersoortige onderzoeken uitvoeren. Uit dit onderzoek kan geconcludeerd worden dat bij de in de toekomst uit te voeren onderzoeken/onderzoeksprogramma de volgende punten de aandacht behoeven: - logische inzet van de onderzoeken, o.a. het juiste moment en de juiste manier; - uitvoeren van met name kortlopende onderzoeken op basis risicomanagement; - het vergroten van het rendement van benchmark (op bedrijfsvoering en op beleid). Door aandacht te hebben voor bovenstaande punten kunnen we de adequate invulling van ons 213a- Pagina | 16 onderzoeksprogramma (incl. de andersoortige onderzoeken) verder optimaliseren. Ad 2) ‘In hoeverre zijn de doelstellingen van het instrument periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting gehaald binnen de organisatie......’ De doelstellingen van de preventieve bedrijfsdoorlichting waren: • Inzichtelijk maken van het functioneren van de directies/afdelingen. • Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. De directies/afdelingen zijn doorgelicht aan de hand van een door PWC gehanteerde systematiek. Uit documentenstudies en interviews is gebleken dat de doorlichtingen hebben geresulteerd in heldere rapportages waarin een beeld is gegeven van hoe de directies/afdelingen op dat moment functioneren. De uitkomsten werden herkend en waren bekend. Naast de uitkomsten zijn in de rapportages verbeterpunten gegeven. Op basis hiervan is door elke directie/afdeling zelf een plan van aanpak opgesteld met ontwikkelpunten en verbeteringen. Over de voortgang van de verbeteracties wordt gerapporteerd in P&C cyclus. Gezien het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat de doelstellingen van het instrument preventieve bedrijfsdoorlichtingen zijn behaald. Ad 2) ‘....en in hoeverre is de periodieke preventieve bedrijfsdoorlichting een adequate en effectief instrument om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken.’ Met de invoering van de preventieve bedrijfsdoorlichtingen (2009) werd beoogd de efficiëntie, effectiviteit en professionaliteit van 213a onderzoeken te verhogen. De doorlichtingen hebben gezorgd voor structuur en uniformiteit en ze hebben bijgedragen aan het doelmatiger maken van de processen binnen de directies/afdelingen. De kracht en meerwaarde van het doorlichtingsinstrument heeft zich bewezen in de beginfase. De doorlooptijd van de gehele doorlichtingscyclus, 4 jaar, is echter te lang gebleken. De opzet van het instrument, doorlichten van directies en afdelingen, bleek ook minder geschikt met de komst van het MeeAndertraject en het opheffen van de directies. Gezien het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat het doorlichtingsinstrument geen adequaat en effectief instrument meer is om invulling te geven aan de vereiste 213a onderzoeken. Bij de nieuwe opzet brengen we meer focus aan op andersoortig onderzoeken gebaseerd op risico’s, inspelend op politiek actualiteit en met korte doorlooptijden. 5.2 Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies worden de volgende aanbevelingen gedaan. • Stel een gemeentelijk onderzoeksprogramma op voor 2014 e.v. Neem naast de formele 213a onderzoeken zoveel mogelijk alle andersoortige onderzoeken op die we uit voeren in het kader van “leren en verbeteren”. • Geef bij de in de toekomst uit te voeren onderzoeken/onderzoeksprogramma de aandacht aan: Pagina | 17 o o o logische inzet van onderzoeken o.a. ten aanzien van juiste moment en juiste manier; Korte doorlooptijd van de onderzoeken; Verhogen van het rendement van de benchmarks waaraan wordt deelgenomen. Pagina | 18 Bijlage: Geraadpleegde bronnen • • • • • • • • Preventieve doorlichting Directie Grondgebied (d.d. 19 juni 2009) Van formaliteit naar kwaliteit, evaluatierapport verordening 213a (d.d. 10 juni 2009) Preventieve doorlichting Directie Wijk & Stad (d.d. 6 juli 2010) Focus op verbinding 2.0 Resultaat en vervolg op doorlichting PwC (2010) (d.d.3september 2010) Preventieve doorlichting Directie Inwoners (d.d. 31 mei 2011) Preventieve doorlichting afdeling Communicatie (d.d. 14 februari 2012) Preventieve doorlichting afdeling Vastgoed, Sport en Accommodaties (VSA) (d.d. 18 juni 2012) Interviews: Ambtelijk interview: - De heer. B. van de Ploeg (Gemeentesecretaris) - De heer R. van Wuijtswinkel (lid Directieraad) - De heer E. van Aalzum (Afdelingshoofd Zorg) - Mevrouw R. Veldkamp ( adviseur beleidsontwikkeling) - Mevrouw B. Kerkoerle (Afdelingshoofd Wijkmanagement) - Mevrouw M. Wetzels (directeur Dienstverlening) - De heer R. van Wamel (Afdelingshoofd Inkomen) - De heer D. Ederveen (bureauhoofd Control&Audit) - De heer H. Kielesteijn (Afdelingshoofd Economische Zaken) - De heer P. Kluver (Afdelingshoofd Vastgoed, Sport en Accommodaties) - De heer H. Danner (oud controller Directie Grondgebied) - De heer F. Smeets (Senior adviseur Financiën) - Mevrouw J. Smink (secretaris Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen) - Mevrouw T. Mientjes (secretaris Auditcommissie en Raadsgriffier) - Mevrouw M. van der Vorst (afdelingshoofd Communicatie) - De heer T. Merckx (afdelingshoofd Bestuurskwaliteit) Bestuurlijk interview - De heer B. Jeene (Wethouder Financiën) - Mevrouw H. Kunst (Wethouder P&O) • Interviews collega gemeenten: - Gemeente Arnhem, de heer R. Snelders - Gemeente Eindhoven, de heer N. Otter - Gemeente Enschede, mevrouw C. van der Meer - Gemeente Groningen, meneer F. Hiemstra, Financieel Beleidsmedewerker - Gemeente Haarlem, mevrouw L. Goudsmit, Coördinator 213a onderzoeken - Gemeente Maastricht, de heer H. Frins - Gemeente Tilburg, de heer R. de Jong Pagina | 19 Bijlage: Overzicht uitkomsten doorlichtingen Doorlichtings jaar Directie Grondgebied 2009 Doelstellingen Inzichtelijk maken van het functioneren van DGG Soort Doelstelling doelstelling doorlichting behaald Algemeen Hoofdbevindingen Algemeen Aandacht besteden aan de positionering van Openbare Ruimte binnen de directie Grondgebied. Specifiek Een samenhangende en breed bekende richting ontbreekt: DGG kan beter worden in maken van strategische keuzes. De organisatie stapsgewijs meer doorzichtig en doeltreffend maken en de doorontwikkeling in de organisatie verankeren. Managers sturen vooral op inhoud en minder op organisatie/bedrijfsvoering verbeteren integrale samenwerking en afstemming door: a) Projectmatig werken versterken b) planning en programmering verbeteren c) beleidsproducten projectmatig opstellen en beter afstemmen d) interne communicatie, informatie-uitwisseling, kennismanagement verbeteren. In de kwaliteit van de bedrijfsvoering moet ook de komende jaren geïnvesteerd worden. Samenwerking, integraliteit en afstemming nog onvoldoende. De structuur is ondoorzichtig en nog onvoldoende passend om goed te kunnen presteren. DGG werkt aan verbetering projectmatig werken. Samenspel DGG en College vergt aandacht. DGG heeft moeite met het structureel organiseren van veranderingen. Eerst scherper richting bepalen, daarna optimaliseren verbeteragenda. DWS draagt met resultaat gerichte houding succesvol bij aan de realisatie van de bestuurlijke agenda. Blijven investeren in de bedrijfsvoering Directie Wijk & Stad 2010 Inzichtelijk maken van het functioneren van de Directie DWS Algemeen Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. Algemeen Blijven investeren in de cultuur van samenwerken en leren leren DWS investeert actief in het professionaliseren van de interne organisatie en de afzonderlijke afdelingen Specifiek De wijze waarop de regie rol van DWS als proces directie in de gemeentelijke organisatie inhoud krijgt en de effectiviteit van de invulling van de regierol. Samenwerking, samenhang en synergie tussen DWS afdelingen is gegroeid en kan nog verder verbeteren. Directie Inwoners 2011 De wijze waarop verschillende afdelingen van DWS bijdragen aan het halen van gemeentelijke doelstellingen Specifiek De samenwerking, samenhang en synergie van de verschillende afdelingen binnen DWS. Specifiek Inzichtelijk maken van het functioneren van de Directie DIW Algemeen DWS wordt onvoldoende in staat gesteld om de rol van procesdirectie op te pakken en vult deze rol zelf nog onvoldoende in. Een bredere analyse naar de werking van huidige gemeentelijke organisatie & sturingsconcept (structuur, sturing, gedrag en werkwijze) is noodzakelijk. Basis was enkele jaren geleden niet op orde (2005) VSA 2012 Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. In hoeverre zijn de condities aanwezig om de recent geformuleerde ontwikkelambitie van DIW te realiseren? In welke mate is het door DIW geformuleerde dienstverleningsconcept gerealiseerd? Hoe is het samenspel van de verschillende sturingsprincipes (programmasturing versus lijnsturing die in het sociale domein gescheiden zijn en in het ruimtelijk fysieke domein juist verweven zijn) georganiseerd en hoe wordt de werking ervan ervaren? Zijn binnen DIW de condities/randvoorwaarden aanwezig om efficiënt te werken (bijvoorbeeld:Is men kostenbewust? Zijn werkprocessen lean en mean georganiseerd? Is er sprake van adequate informatievoorziening?) Algemeen Specifiek Specifiek Inzichtelijk maken van het functioneren van de afdeling VSA. Algemeen Specifiek Specifiek 2012 Inzichtelijk maken van het functioneren van de afdeling Communicatie Voor het organisatieontwikkelingstraject vragen wij tot slot aandacht voor een constatering van PWC, namelijk dat de veranderbereidheid afneemt door de vele veranderingen die doorgevoerd zijn en nog moeten worden doorgevoerd als gevolg van de bezuinigingen. Het is goed om te lezen dat PWC ook constateert dat er nog geen weerstand is ontstaan. Door MeeAnder, de bezuinigingen en de grote veranderingen in het werk in het sociale domein wordt van medewerkers wel een doorlopende verandermodus gevraagd. Dat maakt het extra belangrijk om voortdurend aandacht te houden voor wat we van onze mensen vragen. DIW heeft afgelopen jaren goede ontwildceling doorgemaakt (2006-2010) Basis (grotendeels) op orde: functioneren en presteren moet verder worden verbeterd (2011) Toekomstvisie is in ontwildceling, maar nog niet expliciet ingevuld (2011) Context verandert (2011) Algemeen Specifiek In de nieuwe organisatieopzet van Vastgoed is er om een Specifiek cultuurverandering te bewerkstelligen bewust voor gekozen om niet 3 inhoudelijke bureaus te creëren, maar zijn er drie bureaus zonder inhoud gevormd (de verschillende bloedgroepen zijn over 3 bureaus verdeeld). Zijn de achterliggende gedachten achter deze keuze valide en geef suggesties voor de doorontwikkeling van de afdeling. Doet Welzijnsaccommodaties de goede dingen of verwachten Specifiek opdrachtgevers andere producten en diensten van dit onderdeel? Wat zijn de voor- en nadelen van het toevoegen van de Specifiek beleidscomponent van sport aan VSA? Communicatie Ontwikkellijn I: Continueren sterke punten Op veel diagnosevelden scoort DWS goed. De doorlichting draagt op deelaspecten daarvan aandachtspunten aan, maar continueren is wat ons betreft hier het devies; behouden en onderhouden van de sterke aspecten van DWS. Deze ontwikkellijn refereert vooral aan hoofdconclusie 1 en delen van hoofdconclusies 2 en 3. Ontwikkellijn II: Verder professionaliseren, met focus op strategie en eigen procesrol De sturingsfilosofie en het afstemmen van sturingsprincipes, als ook het opnieuw opbouwen van de strategiefunctie binnen DWS verdienen volgens PwC steviger aandacht. Ook stelt PwC dat er ruimte is voor verbetering van de interne samenwerking. We zetten hier dan ook stevig in op het (door)ontwikkelen van deze aspecten binnen DWS. De ontwikkellijn refereert vooral aan de hoofdconclusies 2 en 3. Ontwikkellijn III: Versterken binnengemeentelijke verbindingen en samenwerking De grootste opgave voor DWS betreft zoals gezegd de aspecten van “structuur en samenwerking”. Wij moeten de rol als procesdirectie sterker invullen. Maar ook daartoe in staat worden gesteld. De binnengemeentelijke verbindingen behoeven duidelijk onze aandacht. Deze ontwikkellijn refereert daarmee aan hoofdconclusie 4. Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. Wat is de toegevoegde waarde van VSA als som van de delen? Nutten we de synergievoordelen van VSA voldoende uit? Verbeterpunten plan van aanpak Opstellen richting gevend visie document DGG is inhoudelijk deskundig, vakmatig en betrokken. Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. PvA aanwezig De afdeling VSA functioneert goed en heeft veel geïnvesteerd in professionalisering. De strategie en koers van VSA dient nader te worden geconcretiseerd. De samenwerking binnen VSA en binnen de gemeente dient te worden versterkt. Kwaliteitsverbeteringtraining en programma waarbij medewerkers betrokken worden voor het bepalen van de strategie, koers VSA. VSA is van mening dat de gemeentebrede samenwerking wezenlijk versterkt kan worden wanneer er een analyse plaatsvindt van de beleidscyclus in Nijmegen. Het in stand houden van goede relaties kan met zich meebrengen dat resultaat in het gedrang komt. Bewust daarmee omgaan, door medewerkers en door de leidinggevenden is dus van het grootste belang. Het is van belang om te investeren in de ontwikkeling van het menselijk kapitaal. Naast de handhaving van benchmarks en tevredenheidsonderzoeken vraagt dit om gesprekken met vertegenwoordigers van alle doelgroepen voor VSA, zowel intern als extern. De ambities en de organisatie verder op één lijn brengen. Algemeen De afdeling communicatie heeft een turbulent verleden Versterken sturingskracht; Resultaatdefinitie voor december 2014: In december 2014 is bij 80% van de beleidsvoorstellen aan het begin van het proces een krachtenveldanalyse gehouden en is de input van buiten gebruikt in de kernboodschap. In december 2014 denkt 100% van de beleidsmedewerkers bij het woord communicatie aan de samenleving en de burger. De afdeling communicatie een volwaardige partner in het proces van communiceren en participeren. In december 2014 heeft de afdeling communicatie nog bij de top 15 projecten de oude rol van adviseren tot uitvoeren. Bij alle andere projecten heeft deze rol plaatsgemaakt voor die van facilitator en coach. Het bieden van aangrijpingspunten voor verdere verbetering en ontwikkeling. Algemeen In hoeverre de afdeling communicatie klaar is voor de toekomst. Het vak Specifiek communicatie is veranderd van zenden via interactie naar netwerkverbindingen: van voorlichting via meepraten naar meebeslissen en cocreëren of coproduceren. Aantal verbeteringen zijn het afgelopen jaar ingezet De interne organisatie dient verder op orde te worden gebracht Diverse externe ontwikkelingen stellen nieuwe eisen aan de afdeling Vergroten verandervermogen; In de zomer van 2013 hebben we tenminste 5 pilots gedraaid waarin de methodiek van factor C is toegepast. Wij zullen de resultaten hiervan op diverse manieren in de organisatie kenbaar maken. Managen van de transitie; In juni 2013 heeft de afdeling communicatie een nieuw functiegebouw. In augustus 2013 heeft het MT Communicatie een meerjarenplan klaar waarin een advies staat over de formatieve ontwikkeling van de afdeling voor de komende vijf jaar. Doorvoeren verbeteringen is noodzakelijk vanuit expliciet kader en strategie Pagina | 20
© Copyright 2024 ExpyDoc
