Handleiding leveranciers RSZK en WDK 19 augustus 2014

HANDLEIDING LEVERANCIERS:
o STICHTING “REGIONALE STICHTING
ZORGCENTRA DE KEMPEN”
o STICHTING “WONINGSTICHTING DE KEMPEN”
Ten behoeve van de Levering van Goederen en/of het verrichten
van Diensten, zoals vastgesteld door de Raad van Bestuur.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 24 april 2014
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 1 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
Inhoud
1. Inleiding ............................................................................................................... 3
2. Definities .............................................................................................................. 3
3. Organisatie .......................................................................................................... 5
3.1 Profiel RSZK ...................................................................................................... 5
3.2 Kengetallen RSZK ............................................................................................. 5
3.3 Profiel WDK ....................................................................................................... 6
3.4 Kengetallen WDK............................................................................................... 6
3.5 Werkgebied RSZK en WDK ............................................................................... 7
4. Inkoopfunctie........................................................................................................ 8
4.1 Profiel................................................................................................................. 8
4.2 Toegevoegde waarde ........................................................................................ 8
4.3 Bereik................................................................................................................. 8
4.4 Speerpunten ...................................................................................................... 8
4.5 Toepasselijkheid ................................................................................................ 9
4.6 Offertetraject ...................................................................................................... 9
4.7 Bereikbaarheid................................................................................................... 9
4.8 Team.................................................................................................................. 9
5. Procesinformatie ................................................................................................ 10
5.1 Opdrachtstelling ............................................................................................... 10
5.2 Bevestiging ...................................................................................................... 10
5.3 Bewaking ......................................................................................................... 10
5.4 Levering ........................................................................................................... 11
5.5 Facturering....................................................................................................... 12
5.6 Betaling............................................................................................................ 13
5.7 Prestatiemeting ................................................................................................ 13
5.8 Klachtafhandeling ............................................................................................ 13
5.9 Managementinformatie .................................................................................... 14
5.10 Strijdigheden .................................................................................................. 14
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 2 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
1. Inleiding
Deze handleiding is bedoeld als praktische informatie voor zowel bestaande als
nieuwe Opdrachtnemers, om zich een beeld te kunnen vormen van:
o de processen op het snijvlak van Opdrachtnemers en de inkopende organisatie
RSZK of WDK;
o aanvullende informatie naast de “Algemene Inkoopvoorwaarden RSZK en
WDK” en “Reglementen gebouwen en terreinen RSZK en WDK”;
o de organisatie, kernactiviteiten en beweegredenen.
Deze handleiding is niet geschreven als een zelfstandig document, waarbij per
processtap een chronologische volgorde wordt gehanteerd. Dit document dient in
samenhang met de “Algemene Inkoopvoorwaarden RSZK en WDK”, de
“Reglementen gebouwen en terreinen RSZK en WDK”, de Offerteaanvraag, de
Overeenkomst en Opdracht worden gelezen.
2. Definities
2.1 Algemene Inkoopvoorwaarden RSZK en WDK
Algemene Inkoopvoorwaarden van de Stichting “Regionale Stichting
Zorgcentra De Kempen” en Stichting “Woningstichting De Kempen” ten
behoeve van de Levering van Goederen en/of het verrichten van Diensten,
zoals vastgesteld door de Raad van Bestuur.
2.2 Consignatie
Een overeenkomst tussen Partijen, waarbij Opdrachtnemer het Goed of de
Goederen gedurende een Schriftelijk overeengekomen periode kosteloos in
bewaring geeft, waarbij het eigendom en risico pas overgaan op het moment
dat het Goed door Opdrachtgever in gebruik wordt genomen c.q. verbruikt
wordt.
2.3 Diensten
Dienstverrichtingen door Opdrachtnemer uitgevoerd ten behoeve van
Opdrachtgever, aanneming van werk daaronder begrepen.
2.4 Gesteriliseerde medische materialen
Goederen waarop het Besluit Gesteriliseerde Medische Hulpmiddelen van
toepassing is.
2.5 Goederen
Zaken en vermogensrechten die door Opdrachtnemer worden geleverd aan
Opdrachtgever.
2.6 Leenemballage
Verpakking die repeterend wordt gebruikt om Goederen veilig te transporteren
tussen Partijen. Het eigendom van deze verpakking blijft berusten bij
Opdrachtnemer.
2.7 Levering
Het één of meer Goederen in bezit stellen van, respectievelijk het in de macht
brengen van Opdrachtgever, eventuele installatie en montage van deze
Goederen, onder welke titel dan ook, daaronder begrepen.
2.8 Offerte
Het Schriftelijke aanbod van een Opdrachtnemer om tegen een bepaalde prijs
een bepaalde hoeveelheid Goederen te leveren en/of Diensten te verrichten.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 3 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
2.9 Offerteaanvraag
Een aanvraag van Opdrachtgever voor een aanbod voor het leveren van
Goederen of het verrichten van Diensten.
2.10 Opdracht
De Schriftelijke opdracht tot Levering of Oplevering van Goederen en/of het
verrichten van Diensten opgedragen door de rechtsgeldig vertegenwoordigers
van Opdrachtgever of de Strategisch Inkoper. Hieronder wordt mede verstaan
de Opdracht via de geautomatiseerde systemen aan Opdrachtnemer.
2.11 Opdrachtgever
RSZK of WDK.
2.12 Opdrachtnemer
De wederpartij van Opdrachtgever.
2.13 Oplevering
Het overdragen van de verrichte Diensten door Opdrachtnemer aan
Opdrachtgever.
2.14 Overeenkomst
De Schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Opdrachtgever en
Opdrachtnemer, betreffende de Levering van Goederen en/of het verrichten
van Diensten, welke namens Opdrachtgever wordt aangegaan door zijn
rechtsgeldig vertegenwoordigers of de Strategisch Inkoper.
2.15 Pakbon
Levering van Goederen zonder Diensten vindt plaats door ondertekening van
de pakbon en/of vrachtbrief door bevoegde medewerkers van Opdrachtgever.
2.16 Partijen
Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
2.17 Reglementen gebouwen en terreinen RSZK en WDK
Document met regels ten aanzien van veiligheid en gezondheid van cliënten,
medewerkers en bezoekers welke door Opdrachtnemer volledig nageleverd
dient te worden.
2.18 RSZK
De stichting “Regionale Stichting Zorgcentra de Kempen”, gevestigd aan de
Wielewaal 10, 5531 LJ Bladel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
onder nummer 41094118 en BTW-nummer NL820358447B01.
2.18 Schriftelijk
In de Handleiding leveranciers RSZK en WDK worden elektronisch
dataverkeer en faxen gelijk gesteld aan schriftelijke stukken. Onder
elektronisch dataverkeer wordt verstaan het berichtenverkeer per e-mail en
internet.
2.19 Strategisch Inkoper
Hoofd van de inkoopafdeling van Opdrachtgever.
2.20 WDK
De stichting “Woningstichting de Kempen”, gevestigd aan de Wielewaal 10,
5531 LJ Bladel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer
41090184 en BTW-nummer NL007800150B01.
2.21 Werkbon en/of Overnameprotocol
Levering en/of Oplevering van Goederen en/of Diensten vindt plaats door
ondertekening van de Werkbon en/of het Overnameprotocol.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 4 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
2.22 Zicht- of proefzending
Een overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, waarbij
Opdrachtnemer Goederen gedurende een Schriftelijk overeengekomen
periode kosteloos ter beschikking stelt en Opdrachtgever als zichtnemer, dan
wel proefnemer optreedt.
3. Organisatie
3.1 Profiel RSZK
De RSZK is een organisatie met verpleeghuizen en verzorgingshuizen in de regio
De Kempen, Veldhoven en Waalre.
De RSZK biedt zorg op maat. Op dé plek waar zorg nodig is. Voor jonge en oudere
senioren die vanwege hun leeftijd, ziekte of beperking zorg nodig hebben. Dit
varieert van ondersteuning bij dagelijkse handelingen tot intensieve
verpleeghuiszorg, waaronder zorg en behandeling van cliënten met dementie,
cliënten met somatische aandoeningen en stervensbegeleiding. Eigen regie van de
cliënt is hierbij een kernwaarde.
De RSZK biedt tevens dagactiviteiten aan. Daarnaast levert de RSZK een
compleet pakket aan Diensten aan huis, waaronder inbegrepen zijn:
o thuiszorg;
o fysiotherapie;
o hulp bij het huishouden;
o maaltijdservice;
o klussendienst;
o andere hulp op maat.
3.2 Kengetallen RSZK
Naam
Rechtsvorm
Verpleeghuis cliënten
Verzorgingshuis cliënten
Thuiszorg / dagactiviteiten
Hulp in huishouding
Medewerkers
Vrijwilligers
Locaties zorg en behandeling
Kamer van Koophandelnummer
BTW nummer
Post en bezoekadres
Website
Regionale Stichting Zorgcentra de Kempen
Stichting
450
200
600
2.000
2.000
1.000
16
Eindhoven 41094118
NL805499465B01
Wielewaal 10, 5531 LJ Bladel
www.rszk.nl
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 5 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
3.3 Profiel WDK
De WDK is een woningbouwcorporatie gevestigd te Bladel. De WDK is een
toegelaten instelling in de zin van de woningwet en heeft als doel uitsluitend
werkzaam te zijn ten behoeve van de volkshuisvesting. De WDK richt zich daarbij
in haar werkgebied specifiek op de verhuur van woningen aan senioren, chronisch
zieken en mensen met een lichamelijke beperking. WDK heeft geen eigen
medewerkers in dienst. Diverse diensten worden betrokken van RSZK, waarmee
een nauwe samenwerking bestaat. Voorbeelden zijn componenten zorg en welzijn
die geleverd worden via de RSZK. WDK is eind jaren negentig van de vorige eeuw
ontstaan uit een fusie van 3 kleinere organisaties.
WDK heeft 740 verhuureenheden, waarvan 704 gekenmerkt zijn als sociaal
vastgoed en 36 als commercieel vastgoed. Het merendeel van de woningen is
tussen de 20 en 50 jaar oud. Nieuwbouw is er slechts beperkt. In 2011 werden 103
eenheden in Veldhoven opgeleverd, waarvan 67 eenheden sociaal vastgoed. De
meeste locaties zijn verbonden met een locatie vallende onder de AWBZ. De WDK
heeft een driehoofdige Raad van Bestuur, die gedeeld wordt met RSZK. Tevens
vormen de RSZK en de WDK een fiscale eenheid voor de omzetbelasting.
Daarnaast heeft WDK een Raad van Commissarissen bestaande uit 8 leden, die
tevens de Raad van Toezicht vormt van de RSZK.
3.4 Kengetallen WDK
Naam
Rechtsvorm
Woningen cliënten
Kamer van Koophandelnummer
BTW nummer
Post en bezoekadres
Website
Woningstichting de Kempen
Stichting
740
Eindhoven 41-090184
NL007800150B01
Wielewaal 10, 5531 LJ Bladel
www.wsdekempen.nl
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 6 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
3.5 Werkgebied RSZK en WDK
In het onderstaande overzicht is het huidige werkgebied van de RSZK en WDK
grafisch weergegeven met een groene kleur:
Het werkgebied omvat de gemeenten Bladel, Bergeijk, Eersel, Heeze-Leende,
Oirschot, Reusel-de Mierden, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 7 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
4. Inkoopfunctie
4.1 Profiel
Het inkoopteam gevestigd in Bladel is op centraal niveau verantwoordelijk voor het
bij derden inkopen van Goederen en Diensten tegen de laagst mogelijke totale
kosten en optimale condities. Inkoop is als staffunctie georganiseerd en rapporteert
aan de Raad van Bestuur.
4.2 Toegevoegde waarde
o Verwerven van Goederen en/of Diensten;
o Uitvoeren van contractmanagement en assortimentsmanagement;
o Organiseren van waardecreatie met behulp van derden;
o Uitvoeren van leveranciersmanagement en leveranciersmarktonderzoek;
o Uitvoeren van benchmarks en inkoopcalculaties;
o Continue realiseren van besparingen onder hoge budgetdruk;
o Ontzorgen van de zorg en andere interne aanvragers;
o Behoeftebepaling, budgetbepaling en andere inkoopaangelegenheden.
4.3 Bereik
o Verbruiksgoederen;
o Gebruiksgoederen;
o Apparatuur en installaties;
o Bouwkundige aanpassingen;
o Onderhoud, dan wel overige Diensten;
o Andere investeringsgoederen.
4.4 Speerpunten
o Het realiseren van integrale besparingen en standaardisatie;
o Doelmatigheid en efficiency van processen nastreven;
o Projectmatige inkopen voor dat deel van de organisatiebehoeften, dat niet
kosteneffectief te standaardiseren is en vaak cliëntgebonden is;
o Rechtmatigheid en transparantie van alle aankopen;
o Integriteit, waaronder goed en betrouwbaar Opdrachtgeverschap;
o Clustering van leveranciersgebonden processen en centraal beheer van
tactische en operationele afspraken en processen;
o Innovatie van leveranciersgebonden processen, producten en markten;
o Samenwerking met inkoopcombinaties en andere instellingen.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 8 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
4.5 Toepasselijkheid
o Gedragscode inkoper RSZK en WDK;
o Algemene Inkoopvoorwaarden RSZK en WDK;
o Reglementen gebouwen en terreinen RSZK en WDK. Deze documenten zijn
te raadplegen via website http://www.rszk.nl/overderszk/inkoop.html.
4.6 Offertetraject
o Opdrachtgever is een private partij die niet valt onder de werkingssfeer van de
Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet. De Europese en
nationale regelgeving inzake overheidsaanbestedingen zijn derhalve niet van
toepassing op offertetrajecten van Opdrachtgever. Opdrachtgever acht zich
tevens niet gebonden aan de fundamentele beginselen van het
aanbestedingsrecht en sluit de toepasselijkheid van deze beginselen, voor
zover noodzakelijk, nadrukkelijk uit.
4.7 Bereikbaarheid
o Maandag tot en met vrijdag van 8.00 uur tot 17.00 uur, via het centrale
telefoonnummer 040-2935882;
o 24/7 via het centrale E-mail adres [email protected];
o Via website http://www.rszk.nl/overderszk/inkoop.html.
4.8 Team
o Bas De Kinder
o Peter van Willigen
o Mieke Gevers
o Ilse van Bree
Strategisch inkoper;
Tactisch inkoper;
Operationeel inkoper;
Operationeel inkoper.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 9 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
5. Procesinformatie
In aanvulling op de “Algemene Inkoopvoorwaarden RSZK en WDK” en de
“Reglementen gebouwen en terreinen RSZK en WDK”, gelden de volgende
bepalingen:
5.1 Opdrachtstelling
o Orders dienen de volgende informatie te bevatten:
a) Artikelnummer, omschrijving Goederen en/of Diensten, aantal en prijs
b) per orderregel;
c) Referentienummer Overeenkomst;
d) Uniek en opvolgend Opdracht referentienummer van Opdrachtgever;
e) Factuuradres van Opdrachtgever;
f) Naam adres woonplaats gegevens Opdrachtgever en Opdrachtnemer;
g) BTW tarief per Opdrachtregel;
h) Betalingsconditie;
i) Leveringsconditie DDP plaatsnaam afleveradres;
j) Gevraagde levertijd;
k) Naam Opdrachtbehandelaar van Opdrachtgever;
l) Afleveradres van Opdrachtgever op afdelingsniveau of ruimteniveau.
5.2 Bevestiging
o Na ontvangst van de Opdracht dient een orderbevestiging door
Opdrachtnemer bij voorkeur te worden verstuurd met een reply op de
originele mail waarin deze Opdracht is bijgevoegd. In dit bericht dient
aanvullend de bevestigde levertijd per item te worden gespecificeerd.
Opdrachtbevestigingen van Opdrachtnemer die op een andere manier
uitgevoerd worden, dienen minimaal de gelijke informatie te bevatten als
vermeld is in de Opdracht.
5.3 Bewaking
o Afwijkingen van orderbevestigingen worden opgevolgd met behulp van
foutrapportages van Opdrachtgever dan wel Opdrachtnemer;
o Opdrachtnemers mogen alleen rechtstreeks contact hebben met interne
klanten van Opdrachtgever over de afhandeling van problemen na
Schriftelijk akkoord hiervoor van de afdeling inkoop.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 10 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
5.4 Levering
o De pakbon van Opdrachtnemer dient minimaal de volgende informatie te
bevatten:
a) Referentienummer Overeenkomst;
b) Uniek en opvolgend Pakbon referentienummer;
c) Opdracht referentienummer van Opdrachtgever;
d) Opdrachtdatum Opdrachtgever;
e) Opdrachtbehandelaar van Opdrachtgever;
f) Naam adres woonplaats gegevens Opdrachtnemer;
g) Naam adres woonplaats gegevens Opdrachtgever;
h) Leveringsdatum Opdrachtnemer;
i) Geleverde Goederen en Leveringsdatum Opdrachtnemer;
j) Artikelnummers Opdrachtnemer per orderregel;
k) Artikelomschrijving Opdrachtnemer per orderregel;
l) Artikelnummers Opdrachtgever (indien van toepassing);
m) Aantal geleverde verpakkingseenheden per orderregel;
n) Afleveradres Opdrachtgever;
o) Leenemballage (indien van toepassing);
p) Opdrachtregels in achterstand, indien en voor zover van toepassing.
o Opdrachtgever heeft het recht om zendingen te weigeren in geval van
beschadigde buitenverpakking, ontbrekende colli, ontbrekende documenten,
dan wel in het geval dat onjuiste documenten worden aangeboden;
o Acceptatie van Goederen uitsluitend na ondertekening zonder enig
voorbehoud van de vrachtbrief en/of Pakbon door Opdrachtgever;
o Opdrachtnemer dient bij Levering rekening te houden met de onderstaande
openingstijden van Opdrachtnemer:
Locatie
Afleveradres goederen
Postcode Plaats
Opening
Bereikbaarheid
Station type
RSZK Floriaan
Specht 9
5531 LH
Bladel
08:00 - 16:00 0497-331700
Goederenontvangst
RSZK Ganzestart / Ganzehoeve
Ganzestraat 27
5527 JA
Hapert
08:30 - 17:00 0497-381532
Receptie
RSZK de Hoevenakkers
De Hoevenakkers 1a
5581 AV
Waalre
08:30 - 17:00 040-2064800
Receptie
RSZK ‘t Hofhuys
Eerselsedijk 2
5571 CM
Bergeijk
08:30 - 17:00 0497-579300
Receptie
RSZK HRM
Rondweg 27b
5531 AJ
Bladel
08:30 - 17.00 0497-331700
Receptie
RSZK KempenCuisine
Leemskuilen 4a
5531 NL
Bladel
08:30 - 17:00 0497-382609
Goederenontvangst
RSZK Kempenland
Rondweg 25
5531 AJ
Bladel
08:00 - 17:00 0497-332600
Receptie
RSZK Kerkebogten
Gebint 70
5521 WG
Eersel
08:00 - 17:00 0497-584222
Receptie
RSZK ‘t Laar
Malvalaan 2
5582 BD
Aalst
08:00 - 17:00 040-2273000
Receptie
Receptie
RSZK Lindenhof
Kloosterstraat 1
5094 EA
Lage Mierde 08:00 - 17:00 013-4581900
RSZK Lucia
Kerkstraat 56
5575AZ
Luyksgestel 08:30 - 17:00 0497-542393
Receptie
RSZK Mariahof
Marialaan 38
5541 CE
Reusel
08:00 - 17:00 0497-581100
Receptie
RSZK Merefelt
Parklaan 2
5504 GS
Veldhoven
08:30 - 16:00 040-2535040
Goederenontvangst
RSZK Rundgraafpark
Houtwal 59
5509 KK
Veldhoven
08:30 - 17:00 040-2351317
Receptie
RSZK Sele
Sele 21
5502 NC
Veldhoven
08:30 - 17:00 040-2935800
Receptie
Retour RSZK Floriaan
Specht 9
5531 LH
Bladel
08:00 - 16:00 0497-331700
Goederenafgifte
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 11 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
5.5 Facturering
o Facturen dienen per post te worden verstuurd t.a.v. de Financiële
Administratie, Wielewaal 10, 5531 LJ Bladel. Op verzoek van
Opdrachtgever dienen facturen ook digitaal beschikbaar gesteld te worden;
o Facturen dienen in overstemming met Opdrachten te worden uitgemaakt;
o Opdrachtgever heeft het recht om de controle op Levering of Oplevering,
kwaliteit en/of juistheid van documenten achteraf uit te voeren;
o De factuur van Opdrachtnemer dient de volgende informatie te bevatten die
in overstemming met de Opdracht is uitgemaakt:
a) Referentienummer Overeenkomst;
b) Opdracht referentienummer Opdrachtgever;
c) Opdrachtdatum Opdrachtgever;
d) Opdrachtbehandelaar van Opdrachtgever;
e) BTW nummer Opdrachtnemer;
f) Kamer van Koophandelnummer Opdrachtgever en Opdrachtnemer;
g) Factuuradres Opdrachtgever;
h) Afleveradres Opdrachtgever;
i) Naam adres woonplaats gegevens Opdrachtgever en Opdrachtnemer;
j) Rekeningnummer Opdrachtnemer;
k) IBAN en BIC nummer Opdrachtnemer;
l) Uniek en opvolgend factuurnummer Opdrachtnemer;
m) Factuurdatum Opdrachtnemer;
n) Leveringsdatum Opdrachtnemer;
o) Geleverde en retour genomen Goederen en/of Diensten Opdrachtnemer;
p) Artikelnummers Opdrachtnemer per factuurregel;
q) Artikelomschrijving per factuurregel;
r) Aantal geleverde verpakkingseenheden per factuurregel;
s) Prijs per verpakkingseenheid per factuurregel;
t) Bedrag per factuurregel;
u) BTW tarief per factuurregel;
v) Totaalbedrag factuur exclusief BTW;
w) Totaalbedrag factuur inclusief BTW;
x) Afgetekende vrachtbrief door Opdrachtgever;
y) Pakbonnummer(s) Opdrachtnemer;
z) Leenemballage met statiegeld (indien van toepassing);
aa) Betalingsconditie;
bb) Leveringsconditie.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 12 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
5.6 Betaling
o Betaling aan Opdrachtnemer geschiedt op rekening per handmatige
bankoverschrijving, credit kaart of met behulp van een automatische
bankincasso.
5.7 Prestatiemeting
o Prestatiemetingen zijn bedoeld om structureel te evalueren en mogelijk
verbeteringen objectief te identificeren;
o Prestaties van Opdrachtnemer zullen per kalendermaand gemeten worden;
o Indien nodig naar oordeel van Opdrachtgever zal in nauw overleg een
verbeterprogramma van de integrale procesgang worden opgesteld;
o De ordergebonden prestaties die gemeten dienen te worden door
Opdrachtnemer zijn de mate van compleetheid, defecten en/of gebreken,
facturatie correctheid, leverbetrouwbaarheid, levertijd, logistieke correctheid
en Opdrachtbevestigingen tegen de afgesproken norm;
o Proces gerelateerde prestaties die gemeten dienen te worden door
Opdrachtnemer zijn kwaliteit en snelheid van communicatie, tevredenheid
van gebruikers en de nakoming van eventuele andere gemaakte afspraken;
o In geval van klachten over kwaliteit zal er minimaal overleg plaatsvinden
tussen de inkoper van Opdrachtgever en de kwaliteitsmanager van
Opdrachtnemer.
5.8 Klachtafhandeling
o Na het indienen van een Schriftelijke klacht door Opdrachtgever geldt dat
binnen 1 werkdag een ontvangstbevestiging dient te worden verstuurd naar
[email protected];
o Iedere klacht dient door Opdrachtnemer binnen 5 werkdagen op een
betrouwbare en zorgvuldige wijze afgehandeld te worden met uitzondering
van spoedeisende klachten, zulks ter uitsluitende beoordeling van
Opdrachtgever;
o Indien de klacht, met uitzondering van spoedeisende klachten, zulks ter
uitsluitende beoordeling van Opdrachtgever, niet binnen de termijn van 5
werkdagen wordt opgelost, dan dient Opdrachtnemer binnen dezelfde
termijn een alternatief te bieden met minimaal een gelijkwaardig
kwaliteitsniveau en zonder meerkosten voor Opdrachtgever;
o Opdrachtnemer dient een adequaat klachtenregistratiesysteem bij te
houden;
o Opdrachtnemer beschikt over een klachtenprocedure en behandelt klachten
in overeenstemming met deze procedure.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 13 van 14
HANDLEIDING LEVERANCIERS RSZK EN WDK
5.9 Managementinformatie
o Opdrachtnemer verbindt zich om binnen 30 dagen na het einde van ieder
kwartaal managementinformatie zonder meerkosten te rapporteren aan
Opdrachtgever;
o Deze rapportage dient te worden aangeleverd in een voor Opdrachtgever
bewerkbare versie van Microsoft Excel 2003 formaat;
o Deze rapportage dient minimaal de informatie te bevatten, zoals vermeld
onder prestatiemeting.
5.10 Strijdigheden
o Ingeval van strijdigheid of onduidelijkheid tussen de bij of in de Handleiding
leveranciers RSZK en WDK van toepassing verklaarde documenten
prevaleert het document van hogere rangorde. De rangorde is als volgt:
I
Algemene Inkoopvoorwaarden RSZK en WDK;
II
Reglementen gebouwen en terreinen RSZK en WDK;
III
Handleiding leveranciers RSZK en WDK.
Veld: 8. Procedures en werkwijzen
Onderwerp: Inkoop en voorraadbeheer
Documentverantwoordelijke: B. De Kinder, Strategisch inkoper
Vastgesteld op: 10 januari 2014
Verantwoordelijk vaststelling: W. de Haan, lid Raad van Bestuur
Titel: Handleiding leveranciers RSZK
en WDK
Versienummer: 1.0
Gemaakt op: 27 december 2013
Laatste evaluatie: 19 augustus 2014
Volgende evaluatie: 1 oktober 2014
Pagina 14 van 14

Download Report