Fuiven en feesten - FOS Open Scouting

ADMIBUNDEL
FUIVEN &
FEESTEN
Een fuif organiseren is altijd weer een uitdaging! Deze tekst loodst je
door alle wettelijke verplichtingen en vergunningen. Een checklist
zorgt ervoor dat je tijdens de voorbereiding niets uit het oog verliest.
Laatste herziening: 1 september 2014
Contactpersoon FOS4U: [email protected]
No 1
Wetgeving & vergunningen
Bij een fuif komen helaas heel wat vergunningsverplichtingen kijken. Op fuifpunt.be
vind je een overzicht van alle verplichtingen en hoe je er aan tegemoet kan komen.
We geven je hier alvast een kort overzichtje.
SABAM & Billijke Vergoeding
Wat is SABAM & Billijke Vergoeding?
SABAM is de vergoeding die je betaalt aan componisten en tekstschrijvers als hun
muziek in het openbaar wordt gespeeld. Je betaalt met andere woorden hun
intellectueel recht. Omdat je die componisten en auteurs niet allemaal zelf kan gaan
zoeken, regelt SABAM (de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en
Uitgevers) dit voor jou.
De Billijke Vergoeding is de vergoeding die je betaalt aan producenten en
uitvoerende artiesten van de muziek.
In welke gevallen moet je SABAM en/of Billijke Vergoeding betalen?
SABAM moet je betalen als:
• je muziek in het openbaar laat horen (live of opgenomen) die behoort tot het
beschermde wereldrepertorium:
o voor elke fuif (ook privé, zelfs al vraag je geen inkom en in principe
ook voor elke keer je muziek laat spelen tijdens een activiteit, op
kamp of in de bar).
o voor elk live optreden van een band die aangesloten is bij SABAM en
eigen nummers speelt.
o voor elk live optreden van een muziekband die niet aangesloten is
bij SABAM, maar wel covers speelt.
.
SABAM moet je niet betalen als:
• een muziekband niet aangesloten is bij SABAM en enkel eigen nummers
speelt. Als er covers gespeeld worden moet het dan weer wel.
Billijke Vergoeding moet je betalen als:
• je opgenomen muziek in het openbaar speelt (elke fuif dus, maar in principe
ook elke keer dat je muziek speelt tijdens een activiteit, op kamp of in de
bar).
Billijke Vergoeding moet je niet betalen als:
• je enkel live optredens organiseert en geen opgenomen muziek draait in de
pauzes en dergelijke.
• je een feest of fuif (spaghetti-avond, mosselsouper etc.) geeft in een zaal die
het jaartarief ‘drank’ of ‘dans’ heeft betaald (vraag het na bij de
zaaluitbater).
o Op de website ikgebruikmuziek.be kan je uitzoeken voor welke
locaties een jaartarief ‘drank’ of ‘dans’ werd betaald. Klik op
‘Locaties uitzoeken’.
Je bezorgt de ‘Aanvraag tot toelating’ volledig ingevuld aan de hoofdzetel van
SABAM. Dit kan online (surf naar sabam.be, klik op ‘Ik ben gebruiker’ > ‘Muziek’ >
‘Aangifte’ > ‘Klik hier om gebruik te maken van e-licensing’). Je kan het formulier ook
per post opsturen naar: SABAM, Aarlenstraat 75/77, 1040 Brussel. Faxen kan naar het
nummer 02/742.24.60. Mailen kan naar [email protected]. Wanneer je het
formulier online invult kan je meteen een tariefsimulatie uitvoeren (zie onder).
Opsturen van het document moet minimum 10 dagen voor de datum van de fuif.
BIJLAGE
Formulier aanvraag tot toelating
Je kan dit document ook downloaden via de website van SABAM, sabam.be.
Je verstuurt de ‘Opgave van uitgevoerde werken’ volledig ingevuld en ondertekend
door de verantwoordelijke van de muziek via mail, fax of post ten laatste 8 dagen na
de manifestatie naar de hoofdzetel van SABAM. SABAM onderscheidt verschillende
soorten van opgaves van uitgevoerde werken:
• Indien je een feest, bal of fuif organiseert is de ‘Opgave van de uitgevoerde
werken – DJ/Mechanische toestellen’ van toepassing (= speellijst van de DJ).
• Indien je een live concert of festival organiseert dient de ‘Opgave van de
uitgevoerde werken – Live muziek’ ingevuld te worden.
Je verstuurt, indien gevraagd, de ‘Opgave van ontvangsten’ volledig ingevuld en
ondertekend via mail, fax of post ten laatste 8 dagen na de manifestatie naar de
hoofdzetel van SABAM.
Billijke Vergoeding
Je moet de aangifte minstens vijf dagen vooraf indienen. Dat kan online via
ikgebruikmuziek.be. Je kan er meteen ook het te betalen tarief berekenen. Je moet
betalen voor de aanvang van de activiteit.
Hoeveel moet je betalen?
SABAM
Om te weten hoeveel je moet betalen moet je eerst weten onder welk tarief het
evenement valt. SABAM hanteert verschillende tarieven voor verschillende soorten
evenementen. Voor een fuif is dit bijvoorbeeld tarief nr. 105. De verschillende tarieven
kan je terugvinden op sabam.be.
BIJLAGE
Tarieflijst nr. 105 (feesten, fuiven etc.)
Vervolgens ga je binnen dat tarief na wat de specifieke regels zijn voor het
evenement dat je organiseert. Hoeveel je precies moet betalen wordt onder meer
bepaald door de grootte van de zaal (of tent), de prijs van de meest gevraagde
consumptie, de inkomprijs etc. De in rekening genomen inkomprijs is altijd de
gemiddelde inkomprijs. Als er slechts een gedeelte van de zaal wordt gebruikt (door
panelen afgescheiden) dan meld je dit best, want het kan invloed hebben op het
forfait dat je moet betalen.
Het basistarief voor fuiven is 10% van de bruto-ontvangst (= elke som die je vraagt:
entree, tombolakaart, steunkaart etc. + directe of indirecte sponsoring). Let op, de
Admibundel - Fuiven &Feesten - 3 —
SABAM
— Eenheid −
Hoe aanvragen?
minimum SABAM-bijdrage kan nooit lager zijn dan 10% van het bedrag van de
uitkoopsom. Dit is het totaal van alle bedragen die je als organisator verschuldigd
bent voor op- of uitvoeren van het programma (de gage van de dj’s, groepen etc.). Bij
grotere fuiven vraagt SABAM om de inkosten aan te geven, dan betaal je 10% op de
ontvangen entreegelden.
Op de website van SABAM vind je een tarievensimulator. Opgelet: het berekende
tarief geldt enkel als je de aanvraag correct ingevuld en tijdig indient. Indien je de
aanvraag te laat indient betaal je dit tarief + 15%. Indien je de aanvraag niet of
onvolledig indient, betaal je dit voltarief + 40%.
SABAM stuurt je een factuur die je binnen een gestelde termijn moet betalen. Als je
de factuur niet op tijd betaalt wordt er een vast bedrag van minstens € 15 per
herinnering aangerekend. Als je de factuur niet betaalt binnen 8 dagen na een
tweede herinnering kan SABAM een schadevergoeding vorderen van 15% op het
factuurbedrag met een minimum van € 125. Wanneer SABAM bijkomende kosten
moet maken om betaling te bekomen zijn die eveneens ten laste van de organisator.
Let op: Sinds 1 september 2012 zijn er nieuwe regels van kracht. Het tarief voor live
concerten houdt nu ook rekening met kleine zalen (van 0 tot 100 m²) door toevoeging
van een tussencategorie van 0 tot 50 m², met aangepaste minima (€ 17,50 voor een
oppervlakte van 0 tot 50 m² en € 22,50 voor een zaal van 51 tot 100 m²).
Bekijk via fuifpunt.be een hele hoop tips om je SABAM-factuur te verlagen (klik op
‘SABAM’ > ‘Goed om weten’).
Billijke Vergoeding
Het bedrag dat je moet betalen is o.a. afhankelijk van het soort activiteit (eenmalige
of frequente activiteit, met of zonder drankaanbod, met of zonder dansgelegenheid),
de oppervlakte van de ruimte, openlucht of in een tent, de toegangsprijs etc. Je kan
alle tarieven online bekijken. Surf naar bvergoed.be en klik op ‘De tarieven’. Als je de
aanvraag online indient via ikgebruikmuziek.be kan je meteen ook het te betalen
tarief berekenen.
Als je de aangifte niet tijdig indient zal het tarief met 15% worden verhoogd (en dit
met een minimum van € 117,59).
DERDEBETALERSREGELING BILLIJKE VERGOEDING STOPGEZET
Omdat de (financiële) impact van de billijke vergoeding niet min was voor eenmalige en
kleinschalige initiatieven (zoals fuiven van een jeugdbeweging) besliste de toenmalige
minister van Jeugd Bert Anciaux om met de overheid financieel bij te springen en een deel
van de kosten op zich nemen. Deze zogenaamde ‘derdebetalersregeling’ werkte echter niet
naar behoren. De Vlaamse overheid heeft daarom beslist om de regeling niet te verlengen in
2010. Er kwam spijtig genoeg nog geen evaluatie om na te gaan waar het fout liep of om
beter werkende alternatieven te zoeken.
Draai je wekelijks of op zeer frequente basis opgenomen muziek, dan ben je
waarschijnlijk goedkoper af met een jaartarief. Meer info hierover kan je krijgen op
het Landelijk Secretariaat.
Op de meeste feesten en fuiven worden er alcoholische dranken geschonken. Als
organisator moet je daarbij rekening houden met de volgende regels:
• Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan
min-16-jarigen. Met alcohol bedoelt men alle alcoholhoudende dranken van
meer dan 0,5 vol % zoals bier, wijn etc.
• Het is verboden om sterke drank te verkopen, schenken of aanbieden aan
min-18-jarigen. Onder sterke drank wordt verstaan:
o alle alcoholische dranken met meer dan 1,2 vol % gedistilleerde alcohol,
bijvoorbeeld alcoholpops, zelf-gemixte cocktails, pisang, campari,
whisky-cola, gin-tonic, jenevers etc.
o alle dranken – dus ook niet-gedistilleerde – met een alcoholpercentage
van meer dan 22 vol %.
o indien je twijfelt kan je via fuifpunt.be een uitgebreide lijst raadplegen
van (niet-)sterke alcoholische dranken (klik op ‘Alcohol, drugs en roken’
> ‘Alcohol schenken’ > ‘Sterke drank’).
Om aan deze regel te kunnen voldoen mag je aan elke persoon die alcohol of sterke
drank wil kopen vragen om zijn/haar leeftijd aan te tonen. Dit wil niet zeggen dat je
als verkoper het recht hebt om een identiteitskaart te eisen: Als ‘gewone burger’ heb
je die bevoegdheid niet. Je leeftijd bewijzen kan ook op andere manieren dan via de
identiteitskaart (met name met een bibliotheekkaart, treinkaart, lidkaarten, rijbewijs
etc.). De fuifbezoeker mag uit vrije wil uiteraard wel zijn/haar identiteitskaart tonen.
Drankvergunning
Wil je op je fuif enkel bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste
dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini schenken, dan hoef je in
principe geen formaliteiten te vervullen. Als je echter sterke drank (zie definitie
hierboven) wil schenken dan moet je daar een vergunning voor vragen aan de
gemeente.
De gemeente beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken
van sterke drank aflevert. Ze kan je bijvoorbeeld een vergunning weigeren als je niet
kan aantonen dat er voldoende controle is op de leeftijd van de aanwezigen.
Nog vragen?
Voor al je vragen in verband met wetgeving, controles en boetes kan je de Federale
Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid schriftelijk contacteren: FOD
Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Eurostation II
Victor Hortaplein 40 bus 10, 1060 Brussel. Of je kan ook de informatieambtenaar
contacteren,
telefonisch
(02/524.90.90)
of
via
mail
([email protected]).
Admibundel - Fuiven &Feesten - 5 —
Alcohol & minderjarigen
— Eenheid −
Alcoholische drank
Vergunning voedingsmiddelen
Als je als jeugdbeweging op een fuif etenswaren wil verkopen heb je geen vergunning
nodig.
Verenigingen die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang (zoals je
eenheid), die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd (je betaalt dus geen personeel),
sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Je moet in dit
geval dus niet over een toelating of erkenning beschikken. De manifestaties mogen
evenwel niet permanent noch repetitief zijn. Het gaat dus om ‘eenmalige
evenementen zonder handelskarakter’.
Individuele standhouders of verkopers die op jouw fuif voedingswaren verkopen zijn
wel onderworpen aan erkenning of toelating. Als je beroep doet op bvb. een
hotdogkraam-, frietuitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet zelf voor
een vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’
te zorgen, dit is voor de rekening van de verkoper. Let er wel op dat je dit op voorhand
navraagt.
Geluidswagen
Als je een geluidswagen wil gebruiken, moet je daar vooraf toestemming voor vragen
bij de gemeente en/of aan de burgemeester. Als je beschermde muziek laat horen,
moet je daarvoor SABAM en Billijke Vergoeding betalen.
Promotie
Affiches
Affiches plakken mag zomaar niet eender waar. De gemeente kan ‘wildplakken’
bestraffen als dit is opgenomen in het politiereglement. Fout aanplakken wordt
meestal streng bestraft (boetes tot € 250 voor volwassenen). Bovenop die boete kan
ook nog de verwijderingskost komen.
Gemeentelijke aanplakborden zijn soms onderworpen aan het gemeentelijk
politiereglement. Meestal moet je de affiches eerst binnenbrengen op het
gemeentehuis en doet de gemeente de rest (al dan niet tegen een kleine vergoeding).
Als je op privéterrein wil plakken heb je de toestemming van de eigenaar nodig.
Gebruik elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren en straatmeubilair dus
zeker niet als aanplakbord.
Borden langs de weg
Om grote aankondigingsborden langs de openbare weg te plaatsen heb je in veel
gevallen een bouwvergunning nodig. Informeer goed op voorhand zodat je geen
boete krijgt voor een bouwovertreding. Voor het plaatsen van borden langs wegen
beheerd door het Vlaams Gewest heb je de toestemming nodig van de provinciale
afdeling Wegen en Verkeer. Voor het plaatsen van borden op privé-grond moet de
eigenaar toestemming geven.
Ga langs bij je jeugddienst om te weten te komen wat je precies moet doen. Zelfs als
je toestemming krijgt van de eigenaar kunnen ze, in het geval er geen
bouwvergunning is, toch verwijderd worden.
Het adres van de VU moet vermeld worden op alle fuifdrukwerk, dus ook op flyers.
Ook hier moeten vzw’s hun naam en maatschappelijke zetel vermelden.
Zegelrecht
Voor affiches groter dan 1 m² moet in België ‘aanplakkingstaks’ worden betaald. A3,
A2 en A1 affiches zijn hier dus van vrijgesteld.
Lawaai: milieuvergunningen & geluidsnormen
Fuiven en feesten zijn leuk, maar kunnen ook heel wat hinder voor het milieu en de
omwonenden met zich meebrengen. Om die hinder binnen de perken te houden
bestaat VLAREM, het ‘Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning’. Het doel
van VLAREM is om hinder en milieuverontreiniging te voorkomen. Om dat doel te
bereiken leggen ze een aantal normen en vergunningsplichten op. Waar je precies
aan moet voldoen hangt voornamelijk af van de locatie waarop je evenement
plaatsvindt.
OPGELET:
Onderstaande informatie is helemaal nieuw. De Vlaamse Regering keurde op 17 februari 2012
de nieuwe regelgeving in verband met geluidsnormen definitief goed. Vanaf 1 januari 2013
werden de nieuwe normen en bepaling afdwingbaar.
De algemene principes
De nieuwe normen gelden voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor het
publiek én waar elektronisch versterkte muziek (= opgenomen en live) wordt
gespeeld. Ze gelden dus voor een fuif in een zaal of een tent, bij een eetfestijn met
achtergrondmuziek, een optreden in de buitenlucht etc. Activiteiten met nietelektronisch versterkte muziek (bvb. fanfare) vallen hier dus niet onder, evenmin
activiteiten op privédomein die niet toegankelijk zijn voor het grote publiek.
Hoewel deze regelgeving werd ingevoerd door de Vlaamse Regering is het zo dat het
College van Burgemeester en Schepenen van je gemeente of stad geval per geval
strengere normen en bijkomende voorwaarden kan opleggen wat betreft nachtrust
en andere overlast, of te de ‘omgevingsnormen’. Zorg er dus in ieder geval voor dat je
altijd goed navraagt welke regels er in de gemeente gelden als je een muziekactiviteit
organiseert.
Admibundel - Fuiven &Feesten - 7 —
Op affiches moet je naam en domicilieadres van een verantwoordelijke uitgever (VU)
vermelden. Hij/zij moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Vzw’s moeten
(ook) hun naam met adres van de maatschappelijke zetel vermelden.
— Eenheid −
Verantwoordelijke uitgever
Welke toelating of vergunning heb je nodig?
In het geval je slechts één keer of enkele keren per jaar een muziekactiviteit
organiseert:
•
•
Als het maximumvolume van de muziek nooit luider is dan 85 dB(A)LAeq,15min,
hoef je niets speciaals te doen. Let er wel op dat je de algemeen geldende
omgevingsnormen respecteert.
Als het maximumvolume van de muziek luider is dan 85 dB(A)LAeq,15 min vraag
je voor iedere activiteit een toestemming aan het College van Burgemeester
en Schepenen, waarbij je vermeldt welk maximumniveau je wil hanteren. Dit
kan nooit luider zijn dan 100 dB(A)LAeq,60min. In gesloten ruimtes kan dit
slechts 12 keer per jaar en maximaal 2 keer in dezelfde maand worden
toegestaan. Voor activiteiten in openlucht of in tenten geldt deze beperking
niet. Ook hier moet je uiteraard rekening houden met de geldende
omgevingsnormen. Afhankelijk van het toegestane maximumniveau moet je
bepaalde maatregelen nemen (zie verder).
TIP
Als je eenmalig iets organiseert in een zaal waar regelmatig activiteiten plaatsvinden kan het
zijn dat die zaal via de eigenaar of uitbater al over de nodige vergunningen beschikt. In dat
geval hoef je dus niets aan te vragen. Contacteer in geval van twijfel steeds de bevoegde dienst
van je gemeente.
Welke maatregelen bij welk geluidsniveau?
Geluidsmetingen gebeuren vanaf nu aan de hand van gemiddelde decibels,
uitgedrukt in dB(A)LAeq met toevoeging van een bepaalde tijdsduur: 15 min. of 60 min.
Dit wil zeggen dat men het geluid meet gedurende een bepaalde tijd en dan een
gemiddelde over die tijdsduur berekent.
Qua maatregelen geldt: Hoe hoger het geluidsniveau van de muziek, hoe meer
maatregelen moeten worden genomen om het geluid te beheersen én om
gehoorschade te voorkomen.
•
•
•
Bij een niveau van 85dB(A)LAeq,15min hoef je het geluid niet te meten, je
hoeft geen maatregelen te nemen voor gehoorbescherming
Bij een niveau luider dan 85dB(A)LAeq,15min met een maximum van
95dB(A)LAeq,15min vraag je de nodige toelating of doe je een melding en je meet
het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair
meettoestel (zie verder). Het gemeten geluidsvolume is permanent
zichtbaar voor de geluidstechnieker. Je mag een geluidsbegrenzer
gebruiken, maar dit is niet verplicht.
Bij een niveau luider dan 95dB(A)LAeq,15min, met een maximum van
100dB(A)LAeq,60min vraag je de nodige toelating of vergunning aan en je
meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een
reglementair meettoestel. Het geluidsvolume registreer of ‘log’ je
gedurende de volledige activiteit (en je houdt de geregistreerde
meetgegevens minstens één maand bij) en het gemeten geluidsniveau is
permanent zichtbaar voor de geluidstechnieker. Je mag een
geluidsbegrenzer gebruiken, maar dat is geen verplichting. Je stelt gratis
oordopjes ter beschikking van het publiek.
Indien je een geluidsmeter zou willen kopen, laat je dan zeker bijstaan door een
expert. Deze kunnen bijzonder hoog gaan in prijs zonder dat ze daarom
noodzakelijkerwijs voldoen aan de wettelijke eisen.
TIP
Bij meerdere gemeentelijke en provinciale diensten kan je een geluidsmeter lenen of huren.
Ook heel wat jeugdhuizen en andere zaaluitbaters beschikken zelf over het nodige materiaal.
Win dus eerst voldoende informatie in.
Ook het beheersen van geluid is een eerder technische aangelegenheid. Denk op z’n
minst aan de akoestiek van de ruimte, dat je boxen juist worden geplaatst, dat de
live-band niet snoeihard staat op het podium zelf etc. Er zijn heel wat kleine ingrepen
die ervoor kunnen zorgen dat je geluid beter klinkt bij lagere geluidsniveaus. Voor
tips kan je terecht op lne.be.
Controle en sancties
Eerst en vooral: Zelfs al is er geen overschrijding van de normen, het niet uitvoeren
van metingen kan aanleiding geven tot een sanctie. Controle op naleving van de
geluidsnormen gebeurt door een bevoegde toezichthouder. Dit kan iemand zijn van
de gemeente, de politie, de provincie of het Vlaams Gewest. Een controle kan op
ieder moment plaatsvinden, ook zonder dat er sprake is van enige klacht. Naast de
metingen van het geluid kan de toezichthouder ook nagaan of de gepaste
bijkomende maatregelen werden getroffen.
LET OP
Naast de regelgeving over muziekactiviteiten bestaat er ook meer algemene wetgeving in
verband met het respecteren van de nachtrust. Het kan dus best zijn dat er in je gemeente
nog specifieke regels zijn om overlast te beperken. Of dat de politie zonder een meting uit te
voeren komt vragen de muziek stiller te zetten.
Een toezichthouder kan bij de vaststelling van een overtreding een aanmaning
geven, een verslag van vaststelling opmaken of een proces-verbaal uitschrijven. Dit
kan gaan over de geluidsnormen zelf, over het niet hebben van de juiste vergunning
en/of het niet nemen van bijkomende maatregelen. De sanctie zelf is afhankelijk van
het soort overtreding en kan variëren van een geldboete tot een vervolging door de
correctionele rechtbank.
Zowel de eigenaar van de zaal of andere locatie, de huurder van een locatie, de
organisator, de DJ als de geluidstechnicus kunnen aansprakelijk worden gesteld en
beboet worden. Als organisator kan je dus best iedereen op zijn/haar
verantwoordelijkheden wijzen en deze afspraken eventueel contractueel vastleggen
met DJ en/of geluidstechnicus. Als organisator blijf je echter steeds aansprakelijk.
GOUDEN TIP OM EEN SANCTIE TE VOORKOMEN
Neem als organisator proactief contact op met de bevoegde dienst van je gemeente. Je kan
er tips en advies krijgen, maar ook veel goodwill creëren door eens vooraf contact te leggen.
Admibundel - Fuiven &Feesten - 9 —
Het meten van geluid en met welke meter is een bijzonder technische
aangelegenheid. Voor alle details hieromtrent kan je terecht op de website van het
departement Leefmilieu, Natuur en Energie: lne.be, klik door naar ‘Geluidsnormen’.
— Eenheid −
Geluid meten en beheersen in de praktijk
Security
Bij sommige feesten is het nuttig of zelfs nodig om mensen in te zetten die de boel in het
oog houden. Het wettelijk kader rond alle personen die controle doen op het gedrag van
mensen met het oog op veiligheid (de zogenaamde ‘persoonscontrole’) is vrij
gedetailleerd. Er is bovendien heel wat onduidelijkheid over wat nu wel en wat niet mag.
Voor een overzicht verwijzen we je graag naar fuifpunt.be (klik op ‘Security’).
Wat we hier in ieder geval willen meegeven is dat de gemeente de bevoegdheid heeft om
maatregelen te nemen om de openbare orde te bewaren. Zo kan ze oordelen dat de inzet
van een bepaald aantal veiligheidsmensen nodig is en dit verplichten aan organisatoren.
Dit betekent niet dat je een privéfirma moet inschakelen. Vrijwilligers mogen van de
wetgever ook securitytaken op zich nemen. De zaaluitbater kan je in het contract echter
wel verplichten om een privéfirma onder de arm te nemen.
Wanneer je met een privéfirma werkt moet deze erkend zijn. Op vigilis.be vind je meer
informatie en een overzicht van erkende bewakingsfirma’s. Je moet het feit dat je met
een firma aan de slag gaat eerst melden bij de burgemeester.
Als je met vrijwilligers werkt, zijn er heel wat regeltjes waaraan deze vrijwilligers zich
moeten houden. Een overzicht vind je eveneens op fuifpunt.be.
TIP
In sommige gemeenten wordt er een paar weken op voorhand een coördinatievergadering
ingelast. Op deze vergadering kan je met politie, brandweer en gemeente het veiligheidsaspect
van je fuif overlopen. Indien dit in jouw gemeente niet gebeurt kan je dit steeds zelf aanvragen!
Verzekeringen
Burgerlijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering
Wanneer er op je evenement iets misloopt is het mogelijk dat je als organisator of
medewerker aansprakelijk gesteld wordt voor de schade die aan derden is toegebracht.
Het is uiteraard ook mogelijk dat je medewerkers zelf gewond raken. Daarom sluit je
best voor alle organisatoren en medewerkers een burgerlijke aansprakelijkheid- en een
ongevallenverzekeringen af. Controleer eerst via [email protected] of de bestaande
FOS-verzekering deze risico’s niet reeds dekt. Lees hiervoor ook even het gedeelte
‘Admibundel – Verzekeringen’ voor meer informatie.
Brandverzekering
Wie een zaal huurt informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis
werd afgesloten. In het huurcontract moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van
verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand
ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen
brandpolis van de eigenaar van toepassing is.
Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je
best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en
voor de inboedel. Controleer via [email protected] eerst even of de FOS-verzekering
dit niet reeds dekt en lees ook even het gedeelte ‘Admibundel – Verzekeringen’ voor
meer informatie.
Nieuw: Schade aan gebouwen
Aangesloten leden zijn hoe dan ook verzekerd voor het onopzettelijk aanbrengen van
schade aan tijdelijk gehuurde gebouwen. Het is dus niet meer nodig om hiervoor een
aparte verzekering aan te gaan. De polis is automatisch van toepassing voor alle
tijdelijke gehuurde lokalen, dus ook voor locaties waar fuiven worden georganiseerd. Dat
wil dus zeggen dat je noch aan FOS Open Scouting, noch aan de makelaar hoeft te laten
Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Deze verzekering is bedoeld om de kosten te dekken wanneer bezoekers en toevallige
passanten gewond raken door brand of ontploffing. De zaaluitbater is verplicht om deze
verzekering af te sluiten.
Andere verzekeringen
Daarnaast zijn er nog heel wat andere verzekeringsmogelijkheden (polis contractuele
aansprakelijkheid, evenementenpolis, polis BA Tent etc.). Maak steeds een zorgvuldige
afweging tussen het mogelijke risico en de kostprijs. Meer info kan je krijgen via
[email protected].
Admibundel - Fuiven &Feesten - 11 —
Deze polis geldt niet voor lokalen van eenheden, ook al werden deze gehuurd!
— Eenheid −
weten wanneer je iets huurt. De maximumwaarborg is € 1.250.000, met een vrijstelling
van €125 per schadegeval.
No 2
Checklist
Met onderstaande checklist proberen we je een helpende hand
te reiken. De bron voor al deze informatie over fuiven is
fuifpunt.be. Op deze website vind je tal van tips en trucs voor
de organisatie van je fuif. Elke vraag die je hierrond kan
verzinnen, wordt er uitgebreid besproken.
TIP
Op fuifpunt.be kan je ook een chronologische checklist downloaden (klik op ‘Organisator’ en
vervolgens bij ‘Organisatie en tips’ op ‘De voorbereiding’). Hiermee tel je af van 6 maanden
voor je fuifdatum tot na je fuif. Stapsgewijs kan je zo maand na maand, week na week je fuif
tot in de puntjes voorbereiden.
Wanneer
Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente
of, bij megafuiven, in de regio. Hou ook rekening met examenperiodes.
Waar
Zaal
Zoek een geschikte zaal voor je activiteit. Vraag na bij de zaaluitbater of de zaal over
een milieuvergunning beschikt en welke geluidsnormen daarin zijn vastgelegd. In
vele zalen – zelfs met milieuvergunning – geldt een maximum van 80 à 85 dB(A). Om
van je fuif een succes te maken ga je best op zoek naar een zaal voor het ideale
fuifniveau aan de hand van volgende vragen:
•
•
•
•
•
•
Heeft de zaal een vergunning tot 95 dB(A)?
Hoeveel personen mogen er volgens het brandweerattest binnen?
Werd er voor de Billijke Vergoeding reeds een jaartarief drank of dans
betaald?
Is er een binnenhuisreglement?
Beschikt de zaal over een ‘attest hygiëne’?
Bevat het huurcontract ‘afstand van verhaal’ bij brand?
Openlucht of tent
Zoek een terrein dat goed gelegen is en geschikt is voor je activiteit. Bestel eventueel
al een eettent of –kraam, podiumelementen en toiletcabines.
Belangrijk bij een fuif in openlucht of tent zijn de geluidnormen; er zal namelijk meer
hinder zijn dan wanneer de fuif in een zaal doorgaat. Vraag na bij je gemeente of je
een milieuvergunning moet aanvragen en aan welke geluidsnormen je je dient te
houden.
Naast de huurprijs heb je best ook aandacht voor wat er in deze huurprijs is
inbegrepen. Zo is er al dan niet een muziekinstallatie aanwezig, heb je als
organisator een percentage op de winst die er via het drankverbruik wordt gemaakt
of niet, betaalt de zaaluitbater een ‘jaarforfait B’ voor de billijke vergoeding etc. Kijk
uit je doppen en bespaar jezelf heel wat kosten!
Inrichting
•
•
•
•
•
Gebruik steeds brandveilige materialen.
Laat de doorgangen vrij.
Zorg voor voldoende licht en vermijd donkere hoeken.
Verwijder gevaarlijke voorwerpen rond de zaal of het terrein.
Vraag tijdig bij de gemeente of uitleendienst welk materiaal je daar (gratis)
kan ontlenen en hoe je dit kan aanvragen.
Geluid & licht
DJ of optredens
Kies een muziekstijl (of meerdere) die afgestemd is op je doelpubliek en zoek
vervolgens een gepaste DJ of muziekgroep. Vergelijk hierbij steeds de prijzen en
vraag naar een technische fiche om te achterhalen wat je misschien extra aan
materiaal nodig hebt.
Maak afspraken met de DJ en leg ze vast in een contract. Bespreek o.a. maximaal
geluidsniveau, de vereiste installatie (bijvoorbeeld equalizer), prijs en uitbetaling,
catering, start- en einduur, stijl muziek, afbouw muziek etc.
Iemand ‘zwart’ betalen houdt voor beide partijen risico’s in!
PA/licht
Kies een geluid- en lichtinstallatie op maat van je fuiflocatie. Niet enkel je budget,
maar ook de ruimte waarin je de fuif geeft zijn bepalend voor wat je ‘nodig’ hebt.
Vraag na bij DJ of band of ze zelf een geluidsinstallatie voorzien. Is dat niet het geval,
ga dan na (aan de hand van een technische fiche) wat ze precies nodig hebben, zo
kom je niet voor verrassingen te staan.
Je kan terecht bij (provinciale) uitleendiensten voor geluids- en lichtapparatuur. Zie je
het iets ambitieuzer, dan kan je ook bij een privéfirma terecht. Vergelijk prijzen voor
plaatsing, huur en verzekering van het materiaal. Is het materiaal niet verzekerd, dan
kan je nagaan of je zelf niet best een verzekering neemt.
Admibundel - Fuiven &Feesten - 13 —
Laat het huurcontract nalezen en ondertekenen door een meerderjarige. Indien de
fuif door de eenheid zelf georganiseerd wordt (dus door een feitelijke vereniging en
niet door een ondersteunende vzw) laat je het contract best door meerdere personen
ondertekenen.
— Eenheid −
Huurcontract
Geluid
Informeer de buurtbewoners over je evenement en geef hen eventueel een nummer
waarop ze je kunnen contacteren bij geluidsoverlast (zo vermijd je tussenkomsten
van de politie).
Vraag na bij de zaaluitbater en/of de gemeente of je een milieuvergunning moet
aanvragen, aan welke geluidsnormen je je dient te houden, of er een verplicht
sluitingsuur is en hoe je eventueel uitzonderingen op deze regels kan aanvragen.
Werk indien nodig met een geluidsbegrenzer. Wijs de DJ ook op beperkingen inzake
geluidsnormen. Voor meer tips in verband met het beperken van geluidshinder
(onder meer hoe je lage frequenties wegsnijdt, hoe de verdeling van luidsprekers het
beste gebeurt in de ruimte etc.) kan je een kijkje nemen op fuifpunt.be, ‘Organisatie
en Tips’ > ‘De voorbereiding’ > ‘Geluid en licht’.
Drank & bekers
De drankverkoop is naast de inkomsten uit de voorverkoop van tickets en verkoop
aan de deur je grootste bron van inkomsten. Het loont dan ook de moeite op
voorhand te bekijken hoe je de winstmarge kan maximaliseren.
Belangrijk om weten is of er een verplichte drankafname is via de zaal (en de daaraan
verbonden brouwer). In veel gevallen zal je een bepaald percentage moeten afstaan
aan de uitbater. Bekijk welke drank je eventueel zelf kan bij bestellen en of je
verplicht bent dit bij dezelfde brouwer te doen of niet.
Of je nu drank afneemt via de zaaluitbater of onafhankelijk een brouwer kiest maak je
best duidelijke afspraken rond levering en betaling (wanneer wordt er geleverd, is het
mogelijk om drank terug te geven etc.). Bekijk ook eens of het mogelijk is om
eventueel ’s nachts drank bij te bestellen.
Gebruik bij voorkeur herbruikbare bekers. Je kan zulke bekers meestal gratis (of
tegen een betaling van een waarborg per beker) ontlenen bij de gemeente of de
provincie. Op je fuif kan je zelf gebruik maken van een waarborg om ervoor te zorgen
dat je geen bekers ‘kwijtraakt’.
Geldzaken
Begroting
Maak een begroting met geplande uitgaven en verwachte inkomsten. Uiteraard
probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte
uitgaven. Je maakt best verschillende scenario’s op: een ‘normaal’ scenario en eentje
waarbij je bijna geen volk hebt en een maximum aan uitgaven (zo weet je welk risico
op verlies je neemt). Werk je begroting regelmatig bij gedurende de loop van de
organisatie.
Een lijstje van uitgaven: huur, inrichting, DJ/groep, drukwerk, SABAM en Billijke
Vergoeding, verzekeringen, vergunningen, security, Rode of Vlaamse kruis, drank en
maaltijden, drankbekers, telefoon- en vervoerkosten, kleine schadegevallen,
elektriciteit en verwarming, afvalcontainer- en poetskosten etc.
Een lijstje van inkomsten: subsidies, sponsoring, kaartenverkoop, drankverkoop etc.
Zoek sponsors die hetzelfde doelpubliek willen bereiken. Bezorg hen een
sponsordossier met de belangrijkste informatie: doelgroep, omschrijving van de
activiteit, verwachte opkomst etc. Maak duidelijk wat je te bieden hebt aan de
sponsor, bvb. naam op de affiche of inkomkaarten, hun logo op de T-shirts van de
medewerkers, een spandoek aan de ingang etc.
Voor meer praktische informatie voor het opstellen van een sponsordossier zie
fuifpunt.be, ‘Organisatie en tips’ > ‘De voorbereiding’ > ‘Geldzaken’ > ‘Sponsors
zoeken’.
Voorverkoop
Voorverkoop is niet alleen belangrijk voor de grootte van de inkomsten waar je vóór
de fuif al zeker van bent, maar helpt ook de dag zelf om de stroom van mensen beter
te beheren.
Jongeren overtuigen een kaartje in voorverkoop te kopen is niet eenvoudig. Zorg in
ieder geval voor een voldoende verschil tussen voorverkoop- en kassaprijs.
Voorzie vaste voorverkoopplaatsen. Geef op deze plaatsen duidelijk aan dat daar
voorverkoop is. De voorverkoop kan uiteraard ook door de leiding en misschien door
de oudste leden gebeuren, waarbij je uiteraard goed opvolgt wie hoeveel kaarten
ontving en hoeveel geld je al terug kreeg. Het kan zeer motiverend zijn voor je oudste
leden om hen vanaf bvb. 10 verkochte kaarten gratis toegang te verlenen.
Promotie
Internet
Voor vele mensen is hét vertrekpunt internet. Maar er is zodanig veel informatie te
vinden dat de meesten er bijna immuun zijn aan geworden. Zorg er dus voor op
zoveel mogelijk ‘plaatsen’ tegelijk aanwezig te zijn.
Zorg eventueel voor 1 centrale website waar je andere sociale media aan koppelt.
Stimuleer leiding en leden om ook op hun verschillende profielen zoveel mogelijk
promo te maken.
TIP
Je kan ook aan e-mailmarketing doen, maar daar zijn heel wat regels aan verbonden.
Bovendien kan je hier gemakkelijk een averechts effect mee bereiken: Mensen vinden je
promo-campagne irritant. Wil je het toch doen? Zorg er dan voor dat ontvangers de
mogelijkheid hebben zich ‘te laten schrappen’ uit de mailinglijst (vermeld dit expliciet). Stuur
ook nooit een mail met alle adressen in het ‘aan’/‘to’-veld (in plaats daarvan gebruik je het
‘bcc’).
Admibundel - Fuiven &Feesten - 15 —
Voor je sponsors begint te zoeken moet je jezelf en de te sponsoren activiteit op een
positieve en duidelijke manier kunnen voorstellen. Dit kan via de opmaak van een
duidelijk en overzichtelijk sponsordossier.
— Eenheid −
Sponsoring
Affiches en flyers
Vermeld op affiches en flyers steeds de datum/plaats/inkomprijs/startuur. Vermeld
ook de verantwoordelijke uitgever (naam en domicilieadres van een natuurlijk
persoon) en de organisator. Als vzw moet je ook je naam met het adres van de
maatschappelijke zetel vermelden.
Vermeld op flyers naast de verantwoordelijke uitgever steeds ‘verboden op de
openbare weg te werpen’.
Verspreiding van affiches en flyers
Flyeren en affiches plakken doe je best vanaf 6 weken vooraf bij een grote fuif en
vanaf 3 weken vooraf bij een kleine fuif. Stippel je plakronde zorgvuldig uit (zoek naar
plaatsen waar veel jongeren komen) en controleer regelmatig of je affiches er nog
hangen.
Betaal zegeltaks als je affiches groter zijn dan 1 vierkante meter. Alle affiches op A4-,
A3-, A2-, A1- en A0-formaat zijn met andere woorden vrijgesteld van deze
aanplakkingstaks.
Stuur je promoteam naar andere fuiven in de regio om te flyeren.
OPGELET
Je mag niet in elke gemeente zomaar overal flyeren. Vraag na bij de gemeente waar en
onder welke voorwaarden je de flyers mag verdelen. Wildplakken is verboden!
Borden langs de openbare weg
Controleer bij de gemeente (of bij de provincie indien je de borden aan een
gewestweg wil plaatsen) of je hiervoor een bouwvergunning moet aanvragen.
Extra promotie
•
•
•
•
•
•
•
•
Stickers, bierviltjes, pennen etc.
Vrijkaarten
Geluidswagen
Pers, lokale radio
Gemeentelijk infoblad en gemeentelijke website
SMS-berichtjes rondsturen naar leden van de vereniging
E-mail
Eigen website en websites met fuif- of evenementenkalenders
Verzekeringen
Vraag na of de zaaluitbater een brandverzekering heeft en controleer of het
huurcontract een clausule ‘afstand van verhaal bij brand’ bevat. Ga ook na of de
zaaluitbater een verzekering ‘objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing’
heeft.
Zorg dat je voor alle medewerkers een dekking ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ en
‘persoonlijke ongevallen’ hebt. Sluit eventueel bijkomende verzekeringen af voor
tenten, duur materiaal etc. Meer informatie hierover kan je vragen via
Vraag na bij de verhuurder hoeveel personen er volgens het brandweerattest binnen
mogen in de zaal of tent. Bedenk hoe je gaat controleren of dit aantal niet wordt
overschreden.
Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers (politie/brandweer/dokter van
wacht/100 en 112), hang deze op een zichtbare plaats en maak duidelijke afspraken
wie in welke gevallen de hulpdiensten contacteert.
Controleer of de fuiflocatie bereikbaar is voor een brandweerwagen en vraag na of er
een controle door de brandweer moet gebeuren.
Maak de nooduitgangen vrij en zorg ervoor dat ze gedurende het volledige
evenement vrij blijven.
Plan bij grote fuiven en evenementen enkele weken vooraf een veiligheidsoverleg
met de politie rond aanwezigheid, sluitingsuur, contactpersoon etc.
Security
Vraag bij de zaaluitbater en de gemeente na aan welke verplichtingen je moet
voldoen.
Indien je een privéfirma onder de arm neemt: Controleer of deze erkend is op
vigilis.be. Werk je met vrijwilligers, lees alle voorwaarden en regeltjes op fuifpunt.be
en zorg dat je vrijwilligers goed op de hoogte zijn van hun rechten en plichten.
Zorg er steeds voor dat de securitymensen duidelijk herkenbaar zijn.
Afspraken met medewerkers
Maak een taakschema: bar/inkom/bonnetjes/geldlopers/opbouw zaal/opkuis/
security/etc. Voorzie voor al deze taken voldoende medewerkers.
Maak duidelijke afspraken en volg ze consequent (bvb. geen drank weggeven is
effectief geen drank weggeven). Zorg dat alle medewerkers voor aanvang van het
evenement goed gebriefd zijn over wat er van hen verwacht wordt en wanneer.
Vermijd dronken medewerkers!
Ontleningsmateriaal
Tijdens feesten/fuiven/etc. krijg je een heleboel mensen over de vloer die je wil
meekrijgen in de FOS-vibe. Je wil hen laten zien wie je eenheid is en waar jullie voor
staan! FOS Open Scouting wil je graag een duwtje in de rug geven.
Admibundel - Fuiven &Feesten - 17 —
Veiligheid
— Eenheid −
[email protected] en vind je terug in ‘Admibundel – Verzekeringen – N° 6
Bijkomende verzekeringen’.
Voor leuke spelletjes, gestreken hemden en voelbaar enthousiasme en bevlogenheid
moet je zelf zorgen. Met enkele zaken kunnen we je alvast wél helpen:
•
•
•
•
•
•
•
Lange banner FOS Open Scouting (4 meter of 6 meter)
Ronde buttonbanners: 6 buttons om op te hangen
Voorstellingsbanner
Windbanners van FOS Open Scouting (3 maal 2 paar)
Buttonmachines
Sjorbamboe
FOS-drinkbekers
Om gebruik te kunnen maken van het materiaal, zijn er wel nog enkele voorwaarden
aan verbonden:
•
•
•
•
Je komt het materiaal zelf ophalen op het Landelijk Secretariaat in Gent.
Je brengt het de week erna ook netjes terug.
We vragen geen waarborg voor het materiaal, maar de regel is ‘potje breken,
potje betalen’.
First come, first get. Reserveren op voorhand is dus nooit een slecht idee!
Interesse? Mail naar [email protected] of bel 09/245.45.86.
Bronnen
Concerten, fuiven en festivals organiseren. Poppunt, Formaat & Fuifpunt, 2012. Te
bestellen via.fuifpunt.be.
Geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Wegwijs in de regelgeving vanaf 1 januari
2013. Via lne.be
fuifpunt.be
sabam.be
bvergoed.be
ikgebruikmuziek.be
Colofon
Een realisatie van FOS4U.
Met steun van de Vlaamse
Gemeenschap
Verantwoordelijke uitgever:
FOS Open Scouting vzw
Pieter Monsart
Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent
www.fosopenscouting.be
© 2014 FOS Open Scouting
FEESTEN & FUIVEN
MECHANISCHE MUZIEK – LEVENDE MUZIEK / TARIEF 105
> Met voorafgaande toelating
Dit tarief is enkel van toepassing mits:
•
het indienen van een aanvraag tot toelating naar SABAM, minstens 10 dagen vóór de manifestatie
•
het indienen van de opgave van de op- of uitgevoerde werken, binnen de acht dagen volgend op de
manifestatie.
1.
Toepassingsgebied.
BALS – GALA’S –TD’s – PARTY’S - FUIVEN – FEESTEN - KARAOKE …
2.
Basistarief.
De tarifering gebeurt op basis van 10% op de bruto-ontvangsten. Indien de organisator de ontvangsten niet
opstuurt zullen de rechten berekend worden op basis van een volle zaal bezetting (1m² = 1,5 pers.).
De bruto-ontvangsten worden berekend op basis van :
1)
de inkomprijzen*, zoals hieronder bepaald;;
2)
de gratis kaarten die als tegenprestatie voor sponsoring worden voorbehouden en waarvan de in
aanmerking te nemen waarde gelijk is aan het gemiddelde van de gehanteerde inkomprijzen;
3)
alle andere vormen van directe en indirecte sponsoring
*Definitie inkomprijzen (*).
Elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet
worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op- of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende
inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis
genomen.
3.
Minimabedragen.
A.
Het minimum verschuldigd bedrag aan auteursrechten kan geenszins lager zijn dan 10% van het bedrag van
de uitkoopsom.
Als uitkoopsom worden alle bedragen in aanmerking genomen die de organisator verschuldigd is voor het op- of
uitvoeren van het programma.
Indien het bedrag, berekend volgens het onder punt 2 vermeld basistarief en met inachtname van het
minimumbedrag zoals gedefinieerd onder punt 3A ontoereikend is, zal het bedrag aan auteursrechten dat door
de organisator verschuldigd is, berekend worden op basis van onderstaande minimumbedragen.
B.
C.
GESONORISEERDE OPPERVLAKTE (m²)
Inkomprijs
0-100
101 -200
201-300
301-400
401-500
501-600
601-700
701-800
801-900
901-1000
Supplement
per schijf van
100m² boven
1000 m²
0,00 – 2,50
40
77
94
108
120
160
194
219
253
287
31
2,51 – 5,00
95
126
157
183
205
276
341
390
455
520
62
5,01 – 7,50
144
194
244
280
316
392
488
560
656
752
93
7,51 – 10,00
183
248
314
361
409
508
635
731
858
985
124
10,01 – 12,50
222
303
383
443
502
624
782
901
1059
1217
155
12,51 – 15,00
261
357
453
524
595
740
929
1072
1261
1450
186
15,01 – 17,50
300
411
523
605
688
856
1076
1243
1463
1683
217
17,51 – 20,00
339
465
593
686
781
972
1223
1414
1665
1916
248
Supplement per
aangevangene
schijf van € 2,50
boven de € 20,00
39
54
70
81
93
116
147
171
202
233
+
€
4.
Supplementaire verhoging.
Indien de prijs van de meest gevraagde consumptie meer dan 1,40 € bedraagt, wordt het verschil bij de inkomprijs
gevoegd.
Bovenstaande bedragen zijn uitgedrukt in € en dienen verhoogd te worden met 6% B.T.W.
INDIEN TOELATING PAS AANGEVRAAGD BINNEN DE 48 U VOOR DE MANIFESTATIE:
VERHOGING VAN 10% OP DE VOORMELDE BEDRAGEN MET EEN MINIMUM VAN 10 €
BIJ AFWEZIGHEID VAN VOORAFGAANDE AANVRAAG OF BIJ ONVOLLEDIGE/ONJUISTE AANVRAAG:
VERHOGING VAN 15 % OP DE VOORMELDE BEDRAGEN MET EEN MINIMUM VAN 25 €
IN TE VULLEN EN TERUG TE STUREN PER POST,
E-MAIL OF FAX NAAR SABAM DOOR DE VERANTWOORDELIJKE VAN DE MANIFESTATIE(S)
AANVRAAG TOT TOELATING
(VOOR HET GEBRUIK VAN WERKEN UIT
HET NATIONAAL EN INTERNATIONAAL SABAM-REPERTOIRE)
NAAM VAN DE INRICHTER / VERENIGING / KRING : .................................................................................................................................
VERTEGENWOORDIGD DOOR DHR./MEVR. : ..............................................................................................................................................
IN DE HOEDANIGHEID VAN : .......................................................................................................................................................................
WAARVOOR HIJ/ZIJ ZICH, MET HET OOG OP DEZE AANVRAAG, SOLIDAIR VERANTWOORDELIJK VERKLAART
ADRES : ........................................................................................................................................................................................................
POSTCODE EN PLAATS : .............................................................................................................................................................................
TELEFOON : ............................................................................................. FAX : .........................................................................................
E-MAIL ADRES : ..........................................................................................................................................................................................
ONDERNEMINGSNUMMER : .......................................................................................................................................................................
Het is wettelijk verplicht om het btw/ondernemingsnummer te vermelden.
Ondergetekende verzoekt hierbij om de toelating, conform de wet van 30 juni 1994, tot het op- en uitvoeren van beschermde werken die tot het door SABAM beheerde
repertoire behoren, tijdens de hieronder vermelde manifestatie(s), en verklaart kennis te hebben genomen van de op keerzijde vermelde algemene voorwaarden, en
deze nauwgezet na te leven.
Volgende gegevens dienen aan SABAM verstrekt te worden binnen de hierna gestelde termijnen :
-de aanvraag tot toelating, minstens 10 dagen voor de manifestatie ;
-de opgave van de uitgevoerde werken binnen 15 dagen volgend op de manifestatie ;
-de opgave van de ontvangsten -indien vereist- binnen 15 dagen volgend op de manifestatie .
PLAATS VAN DE OP- OF UITVOERINGEN
Zaal, Café, Feesttent, ... : .............................................................................................................................................................................
Adres : ..........................................................................................................................................................................................................
Postcode en Plaats : ....................................................................................................................................................................................
Oppervlakte (m²) of Capaciteit : .................. m2 ...................... plaatsen
Datum opof uitvoeringen
Soort van de
manifestatie1
Consumptieprijs6
Aard van de Naam van
Inkomprijs3
Uitkoopsom4
2
(contract bijvoegen)
uitvoering
de optredende
uitvoerders, groep, dj
Voorverkoop Kassa
/
/
€
€
€
€
/
/
€
€
€
€
/
/
€
€
€
€
Prijs van het menu, souper, banket, reveillon, barbecue5:...........€
Dansgelegenheid na eetmaal5 : ❒ ja
❒ neen
TONEELOPVOERING
Gelieve bij gebruik van ingelaste muziek een lijst van de uitgevoerde werken en hun duur bij dit formulier te voegen.
Titel van het toneelstuk : ........................................................................ Auteurs : .................................................................................
Componist : ............................................................................
Opgevoerd door : .................................................................................... Vertaler/Bewerker : ................................................................
Met ingelaste muziek5 : ❒ ja
❒ neen
Bal na vertoning5 : ❒ ja
❒ neen
Met muziekuitvoeringen d.m.v. mechanische toestellen vóór en/of na de vertoning en tijdens de pauze5 : ❒ ja ❒ nee
MUZIEKVERENIGINGEN - STOETEN
Aantal verenigingen, praalwagens met muziek,... : ............................... Uitkoopsom €4 per groep of vereniging : ...............................
PUBLICITEITSWAGENS
Periode : ................................................................................................. Nummerplaten : .....................................................................
SONORISATIE
Oppervlakte (m²) of aantal luidsprekers : .............................................. m2 .................... luidsprekers
Gelieve ook, conform artikel 7 van de algemene voorwaarden, twee eersterangskaarten bij deze aanvraag te voegen.
Gedaan te : ............................. op .......................
Handtekening van de aanvrager,
1 : Soort manifestatie: fuif, bal, thé dansant, jazz, cabaret, kleinkunst, zangwedstrijd, karaoke, modeshow, sportmanifestatie (discipline vermelden), voordracht, lezing, toneelopvoering, personeelsfeest, wandelconcert, taptoe, stoet, feestmaal, handelsbeurs, balletvoorstelling, opendeurdag, fancyfair, festival, eetfestijn, filmvertoning (titel opgeven), (live)concert, recital, ...
2 : Aard van uitvoering: levende muziek (orkest, muzikanten), radio, tv, mech. toestellen (cd, discobar, .)
3 : Inkomprijs: elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de opof uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen.
4 : Uitkoopsom: het bedrag verschuldigd door de inrichter en/of door derden voor het op- of uitvoeren van het programma.
5 : Aanduiden (invullen) wat van toepassing is.
6 : Consumptieprijs : de prijs van de meest gevraagde consumptie.
SABAM CVBA / SCRL
> Aarlenstraat 75-77 - 1040 Brussel > Tel : + 32 2 286 82 11 > Fax : + 32 2 230 05 89
> e-mail : [email protected] > www.sabam.be > BTW : BE 0402.989.270 > RPR BRUSSEL
129N
ALGEMENE VOORWAARDEN
Art. 1 - De toelating voor het gebruik van het door SABAM beheerde repertoire wordt verkregen mits :
- SABAM in het bezit is van een correct en volledig ingevulde aanvraag tot toelating, minstens tien dagen vóór de manifestatie;
- het indienen van de opgave van alle op- of uitgevoerde werken, binnen 15 dagen volgend op de manifestatie ;
- het indienen van de correcte en volledige opgave van de ontvangsten – indien vereist – binnen 15 dagen volgend op de manifestatie;
- het opsturen, vóór de manifestatie, van een eensluidend verklaard afschrift van de contracten met alle (voor- en hoofdprogramma) artiesten of hun vertegenwoordiger en andere dienstverleners (licht en geluid) ;
- het betalen, binnen de vastgestelde termijn, van de verschuldigde auteursrechten voor zover de elementen die bepalend zijn
voor de tarifering, zoals de inkomprijzen, de uitkoopsommen, de oppervlakte, de gebruikte middelen tot uitvoering (orkest,
mechanische toestellen,…) overeenstemmen met deze vermeld in de aanvraag en overgenomen zijn op de factuur.
Deze toelating is niet overdraagbaar en heeft enkel betrekking op het auteursrecht en niet op de naburige rechten (rechten van
uitvoerende artiesten en producenten).
Ingeval van uitvoering door middel van mechanische of electronische toestellen, is deze toelating beperkt tot het gebruik van
rechtsgeldig vervaardigde geluids- of audiovisuele dragers en/of tot het gebruik van rechtsgeldig gedownloade geluids- of
audiovisuele bestanden.
Art. 2 - De organisator blijft – ten opzichte van SABAM – verantwoordelijk voor de uitvoeringen tijdens de manifestatie, gebracht door
hemzelf of met zijn toestemming door derden, waarvoor hij in dat geval solidair verantwoordelijk blijft.
Art. 3 - In geval van annulering van de geplande manifestatie of van wijziging van de tariferingsparameters dient de inrichter dat
schriftelijk te melden aan SABAM uiterlijk om 17.00 uur de laatste werkdag vóór de manifestatie. Doet hij dat niet, dan wordt
de manifestatie geacht te zijn verlopen volgens de voorwaarden vermeld in de aanvraag tot toelating.
Art. 4 - De SABAM-tarieven kunnen geraadpleegd of verkregen worden op eenvoudig verzoek. Ze zijn ook terug te vinden op de website
van SABAM (www.sabam.be).
Indien de gebruiker een aanvraag tot toelating opstuurt, aanvaardt hij de facto de tarieven en deze voorwaarden.
Het tarief wordt vermeerderd met 10% met een minimum van 10 € ingeval de aanvraag tot toelating wordt ingediend minder
dan 48 uur vóór de manifestatie.
Her tarief wordt vermeerderd met 15% met een minimum van 25 € ingeval geen aanvraag werd ingediend of ingeval van een
onvolledige of foutieve ingediende aanvraag.
Ingeval de afgevaardigde van SABAM zich dient te verplaatsen zal een bijkomend vast bedrag van 75 € worden aangerekend
ten laste van de organisator. Bovendien ingeval een proces-verbaal van vaststelling dient opgesteld te worden zal een bijkomend vast bedrag van 50 € worden aangerekend ten laste van de organisator.
Art. 5 - SABAM tarifeert op basis van de gegevens die de inrichter in de opgestuurde aanvraag tot toelating verstrekt en/of op basis
van de door een afgevaardigde van SABAM vastgestelde elementen, aan de hand van volgende parameters :
- de soort van de manifestatie en de aard van de uitvoeringen ;
- de oppervlakte van het lokaal, de toegangsprijzen, de consumptieprijzen, de uitkoopsommen, de ontvangsten.
SABAM heeft een absoluut controlerecht op al deze elementen.
Indien de tarifering van de auteursrechten gebeurt op basis van de ontvangsten, verbindt de inrichter zich ertoe deze nauwgezet te boeken. Indien de inrichter de opgave van de ontvangsten niet opstuurt binnen een termijn van 15 dagen volgend op
de manifestatie, zal SABAM de verschuldigde rechten tariferen op basis van een volle zaal.
Om een effectieve controle mogelijk te maken, zullen alle documenten met betrekking tot de manifestatie aan de SABAM-afgevaardigde ter beschikking worden gesteld vanaf het ogenblik waarop de manifestatie plaatsvindt tot één jaar volgend op de
datum van de manifestatie. Elke bedrieglijke of foutieve aangifte zal aanleiding geven tot rechtsvervolgingen bepaald in de
artikelen 196 en 197 van het Strafwetboek. Vrije toegangskaarten die, in het kader van een sponsoringscontract als tegenprestatie verplicht worden voorbehouden, komen eveneens in aanmerking voor de berekening van de ontvangsten overeenkomstig hun effectieve verkoopwaarde.
Art. 6 - Ingeval van niet-betaling van de factuur op de vervaldag, zal een vast bedrag van 15 € kosten per herinnering worden aangerekend ten laste van de organisator. Ingeval de factuur niet wordt betaald binnen 8 dagen na een tweede herinnering, kan
SABAM een schadevergoeding vorderen van 15% op het factuurbedrag met een minimum van 125 €. Indien SABAM bijkomende
kosten moet maken om betaling te bekomen, zullen deze eveneens ten laste zijn van de organisator.
Art. 7 - De inrichter stelt twee eersterangskaarten ter beschikking van SABAM of haar afgevaardigde. Deze laatste zal daarenboven
vrije toegang hebben tot alle lokalen waar de uitvoeringen plaatsvinden.
Art. 8 - Elke op- of uitvoering van het beschermd repertoire zonder uitdrukkelijke toelating van SABAM zal gerechtelijk vervolgd
worden. De bijkomende kosten zullen, in dit geval, ten laste zijn van de organisator.
Art. 9 - Partijen verklaren, in geval van betwisting of niet-naleving van de vastgestelde voorwaarden, de bevoegdheid te erkennen van
de Hoven en rechtbanken van Brussel, of van de maatschappelijke zetel/woonplaats van de organisator, naar keuze van
SABAM.