Download - Stichting Present

Jaarplan 2014
Algemene doelstelling
Present Leeuwarden heeft als doel de brug te zijn tussen groepen en individuen die iets te
bieden hebben en personen of instanties die daarmee geholpen kunnen worden. Uiteindelijk
zal er hierdoor een beweging opgang komen die er voor zorgt dan mensen het weer gewoon
gaan vinden om naar elkaar om te zien.
Huidige situatie
Stichting Present Leeuwarden is uitgegroeid naar een organisatie waar Leeuwarden niet meer
zonder kan. Het aantal hulpvragen voor praktische projecten groeit waardoor een aangemelde
groep vaak op korte termijn gematched kan worden aan een vraag.
Het aantal operationeel vrijwilligers (mensen die mee gestalte geven aan de organisatie) is het
afgelopen jaar flink gegroeid. Mensen bieden spontaan hun diensten aan om de organisatie
goed te laten functioneren. We zijn een organisatie geworden waar mensen bij willen horen.
We komen dan nu ook in een situatie dat we de organisatie goed in moeten richten en
iedereen op zijn plaats goed gaat functioneren. Kortom werk gaat verschuiven van betaalde
krachten naar vrijwilligers, waarmee de betaalde krachten de vaste factor naar buiten zijn en
regelen dat het operationele werk voor het grootste gedeelte door vrijwilligers wordt
uitgevoerd. Hierop zal dit jaarplan dan ook voor een groot gedeelte zijn gebasseerd. Betaalde
krachten zijn altijd de achtervang van de vrijwilligers. Goede instructie en een helder proces
zijn hiervan de basis.
Uitbreiding gebied
Vanaf 1-1-2014 is een gedeelte van de voormalige gemeente Boansterhim toegevoegd aan de
gemeente Leeuwarden. De mogelijkheden voor groepen en projecten in dit gebied zal nader
bekeken moeten worden. Dit valt verder onder de reguliere werkzaamheden
Jaarplan Stichting Present 2014
2
De centrale doelstelling is:
Present slaat een brug om 160 keer een groep in te zetten uit de breedte van de
samenleving. De kerken zijn hier het startpunt. De groepen zetten zich in met de juiste
motivatie, de juiste begeleiding, de juiste follow-up.
Doelstellingen en targets 2014
160 uitgevoerde projecten
€ 65.000,= ontvangen aan financiële steun
Sterke organisatie neerzetten. Met name uitbreiding van het bestuur, waaronder
werving van een inspirerende voorzitter.
Sterke organisatie door:
Inschrijven 3 nieuwe bestuursleden.
Fondswerving continue sturing.
Uitbreiden ambassadeurs binnen kerken. (Elke kerk die meerdere groepen (kan)
leveren een ambassadeur/contactpersoon).
Projectadministratie door vrijwilligers (2 á 3)
Vastleggen (en onderhouden) processen en daarop sturen.
Uibreiden PR werkgroep .
Elkaar op de hoogte houden en betrokkenheid stimuleren. Contact onderhouden met
vrijwilligers. Vrijwilligers willen zich inzetten maar houden niet van vergaderen.
Betaalde krachten moeten regelaars zijn en weinig uitvoerend. Professionaliseren van
de medewerkers en daarmee ook de vrijwilligers.
Organogram:
Fondswerving
Bestuur
PR en
communicatie
Coördinator
Project
voorbereiders
/ begeleiders
Contactpersoon
MO’s
Operationeel
team
Administratie
2 personen
Werving
groepen 1
vrijwilliger
Jaarplan Stichting Present 2014
Ambassadeurs
kerken
Ondersteuning
MO 1
vrijwilliger
Ondersteuning
vaste flexgroep
3
Toelichting organisatie
Bestuur: sturen via de coördinator de operationele organisatie aan, de fondswerving en PR en
communicatie.
Fondswerving:
Neemt de volledige fondswerving voor hun rekening nemen. Dit inclusief rapportage naar
verstrekkers. Informatie wordt via coördinator verzameld.
PR en Communicatie
2 personen die nu de PR communicatie doen. Dit zal moeten groeien. Nu alleen
mogelijkheden voor Facebook en eventuele artikelen in het Friesch Dagblad.
Coördinator:
Coördinator (die de operationele organisatie aanstuurt) en contactpersoon MO’s.
Operationeel team:
Alle operationeel betrokken vrijwilligers
Onder te verdelen in:
Project voorbereiders en begeleiders:
Een groep die projectopname (projectbezoek) doen en/of projecten begeleiden. Het opstarten
en afsluiten van een project
Administratie:
2 personen die administratief werk verrichten voor het operationeel team. Dit is het invoeren
van hulpvragen, afhandelen van projecten en plaatsen op de site, maar ook bijzondere
activiteiten zoals het op orde brengen van de bestanden in CRM t.b.v. rapportage en
verwerken Flex-projecten
Werving groepen
Vrijwilligers die in samenwerking met de coördinator in eerste instantie voornamelijk kerken
benaderen om groepen te werven, ambassadeurs van kerken te werven en daarmee meer
kerken actief te krijgen en de al actieve kerken beter te bedienen i.s.m. ambassadeurs.
In tweede instantie ook andere groeperingen betrekken bij het werk van Present.
Ambassadeurs kerken
Mensen die binnen hun eigen kerk/gemeente groepen werven, presentaties geven enzovoort.
Ondersteuning MO
Vrijwilliger(s) die ondersteunen in het matchen en het ontwikkelen van concepten. Met name
de ontwikkeling van concepten voor het vereenvoudigen van sociale activiteiten bij
instellingen.
Ondersteuning Flex-groep:
De vaste Flex-groep wordt ondersteund door 1 vrijwilliger die planning en afhandeling van de
projecten doet.
Voor de gehele organisatie geldt dat wanneer een vrijwilliger uitvalt, de betaalde krachten een
oplossing zoeken of zelf tot uitvoering over moeten gaan.
Jaarplan Stichting Present 2014
4
Stel regel met name voor 2013 is dat de betaalde krachten het werk regelen maar zoveel
mogelijk laten uitvoeren door vrijwilligers.
Werving groepen
We onderkennen de volgende soorten groepen:
Vaste Flex-groep (doen wekelijks op projecten)
Georganiseerde Flex-groepen (worden geformeerd uit het bestand van flex-werkers
die wanneer nodig gevraagd kunnen worden)
Reguliere groepen (groepen die een keer een project gaan doen en zich na verloop van
tijd weer aan melden voor een nieuw project)
Reguliere groepen (eenmalige inzet)
Hierop ligt de nadruk op de werving van groepen. Dit omdat we steeds meer mensen willen
betrekken bij het werk van Present Leeuwarden en daarmee de beweging op gang willen
brengen dat steeds meer mensen het vanzelfsprekend vinden om naar een ander om te zien.
We onderscheiden de volgende indeling:
Groepen uit Kerken
Groepen van scholen
Groepen van bedrijven/instellingen
Serviceclubs (Rotary, Lions en dergelijke)
Flex-groepen
Overige groepen
Uiteraard kunnen we hierin ook weer onderscheid maken in leeftijdscategorieën en
samenstellingen (zoals gezinnen, vrienden enzovoort).
Groepen uit Kerken
Voor het werven van groepen uit kerken zijn een aantal zaken van belang:
Alle Kerken Present laten zijn. Netwerken bij nieuwe kerken
Ambassadeurs in Kerken werven
Target per kerk (in apart plan geformuleerd)
Groepen van scholen
Friese poort
Voortzetten van de jaarlijkse actie met de Friese poort om in de week voor kerst activiteiten
uit te voeren met jongeren van de opleiding PW. Onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor
andere studies om op een ander moment soortgelijke acties te doen.
Jaarplan Stichting Present 2014
5
NHL/Stenden
Studenten kunnen vaak studiepunten vergaren door het uitvoeren van projecten. Groepen
melden zich als klas aan. Stenden studenten moeten al stage vrijwilligerswerk doen. Zij
melden zich individueel aan maar worden als groep ingezet. In de eerste helft van 2014
contact met Stenden over mogelijkheden om als aanbod opgenomen te kunnen worden voor
stage en vrijwilligerswerk.
Bekeken zal worden of er meerdere scholen zijn die op een ander moment gelijksoortige
acties kunnen en willen doen.
Groepen van bedrijven
Present gaat een samenwerking aan met AEGON, die de mogelijkheid om een project te doen
via Present aanbieden aan hun medewerkers. Het betreft projecten die als teambuilding /
bedrijfsuitje worden gezien. Hiervoor wordt dan ook een vergoeding gegeven voor het
regelen van de projecten.
Verder zijn er nog geen contacten met bedrijven die zich hierbij aan willen sluiten. Plan is om
bedrijven te benaderen via deelnemers van projecten. Hiervoor wordt nog een werkwijze
ontwikkeld in 2014.
Serviceclubs
Rotary wil 2x per jaar een activiteit doen via Present. Met De Rondetafel en Aldehou opnieuw
benaderen voor een activiteit in 2014. Overige groepen opsporen en contacten mee leggen.
Flex-groep
Overige groepen
Hieronder valt onder andere Vrouwen van NU, waarvan een paar dames van de afdeling
Leeuwarden in 2013 een eerste project hebben gedaan. Gekeken moet worden hoe meer
vrouwen van NU actief kunnen worden.
Andere vrouwen organisaties moeten opnieuw benaderd worden. Verder kijken naar andere
mogelijke groeperingen en proberen contacten te leggen.
Jaarplan Stichting Present 2014
6
Bijzondere acties
40-dagentijd PKN
NL-DOET (maart)
Burendag (september)
Sintnicolaasactie (facebook)
Aangeboden hulpgoederen/vraag om goederen
40-dagentijd PKN
Alle PKN kerken krijgen informatie van Present Leeuwarden om hier aan mee te doen. Per
kerk kan dan verder afgesproken worden op welke wijze dat gaat gebeuren.
NL-DOET
Dit is met name geschikt voor serviceclubs, bedrijfen en dergelijke. Hiervoor apart deze
groeperingen benaderen.
Burendag
Deze activiteit is met name geschikt om kerken/bedrijven in eigen omgeving wat te laten
doen. Hierop gaan we ons mogelijk orienteren. Uitgangspunt is dan de buurt, de instelling in
de buurt en de mogelijkheden van de omgeving.
Sintnicolaasactie
Ook in 2014 proberen we weer mensen te interesseren om voor gezinnen die het financiëel
moeilijk hebben cadeautjes te regelen. In 2012 en 2013 is dit met name geregeld door een
oproep op facebook. Deze actie wordt in 2014 voortgezet, maar daarnaast gaan we gezinnen
werven die voor een ander gezin pakjes gaan regelen. Deze activiteiten zullen goed gepland
moeten worden en al gaan starten in september/oktober.
Hulpgoederen
Regelmatig worden er goederen aan Present aangeboden. Dit loopt uiteen van een kinderfiets
tot een complete woninginrichting. Over het algemeen kunnen we hier geen invulling aan
geven. Alleen zaken die gericht zijn op kinderen, worden direct doorgegeven aan Jeugdhulp
Friesland. Zo hebben zij tweemaal een kinderfiets gekregen en wat gebruikt speelgoed.
Wanneer het om huisraad gaat wordt de hulpverlener/aanbieder in contact gebracht met
Fryslan58 en wordt het verder onderling geregeld. Andersom is het ook mogelijk dat een
hulpverlener vraagt om goederen. De hulpverlener wordt dan in contact gebracht met
Fryslan58.
Jaarplan Stichting Present 2014
7
Matching / relatie met MO’s
Projectvoorbereiding / Projectbegeleiding
Hiervoor is continue aandacht nodig. Steeds melden mensen zich aan voor deze taak.
Belangrijk is dat projectbegeleiders goed opgeleid worden en weten dat ze altijd terug kunnen
vallen op de betaalde krachten.
Kwaliteit blijven bewaken en terug koppelen als er zaken niet goed gaan.
Vereenvoudiging proces sociale projecten
Soms is het lastig om een goede plek te vinden voor een sociaal project. Elk aanbod wordt
naar iedere instelling gestuurd.
Er is een afspraak gemaakt met een vrijwilliger / stagaire die gaat inventariseren bij de
instellingen wat kan waar altijd aangeboden worden en wat is niet geschikt. Wat zouden ze
nog graag eens uitgevoerd willen hebben. (Voorbeeld een avond deelname avondvierdaagse,
zoals in Heerenveen is gedaan). Voorstellen mogen als hulpvraag ingedient worden, waardoor
er ook voor sociale projecten een “voorraad” ontstaat.
Dan kan direct bij presentatie en aanmelding gekeken worden welke groep geschikt is voor
welke instelling en is de match eenvoudig te maken.
Rapportage woningcorporaties
Voor een woningcorporatie is het belangrijk te weten wat de impact is geweest voor de
hulpontvanger en het voordeel voor de woningcorporatie. Dit moet in de verslaglegging naar
de corporaties duidelijk weergegeven worden. Ook hierop wordt de stagair ingezet om het
goed geregeld te krijgen.
Jaarplan Stichting Present 2014
8
Administratie
Belangrijke items:
Procesbeschrijving
CRM
Contracten
Website projecten deel
Procesbeschrijving
Het hele proces met gebruik making van CRM moet vastgelegd zijn. Hierdoor weet iedereen
wat hij/zij zou moeten doen en hoe. Uiteindelijk zal wanneer het proces goed op orde is en
gevolgd wordt het altijd duidelijk zijn hoe de organisatie er voor staat.
Daar waar dat nodig is instructies maken voor vrijwilligers.
CRM
In 2013 is het oude CRM vervangen voor een nieuw systeem, wat gebruik maakt van de
database van de oude. Dit is een aanmerkelijke verbetering, maar het is nog steeds niet
optimaal.
Nog steeds worden er lijstjes bijgehouden om rapportages te maken over het aantal
uitgevoerde projecten en dergelijke.
Voeden van CRM moet zoveel mogelijk gedaan worden door de vrijwilligers.
Contracten
Het ontvangen van getekende contracten laat te wensen over. Elk contract moet fysiek of
digitaal binnen komen. Dit is nog niet het geval. In 2014 de contracten herzien en een betere
manier afspreken om de contracten daadwerkelijk te ontvangen. Hier controle op houden.
Website-projecten
De tekst die op de website komt wordt nu aangeleverd en gemaakt door de projectbegeleider.
Voorstel is om dit door iemand van de groep te laten doen. Dit moet dan gevraagd worden
door de projectbegeleider en door hem/haar bewaakt worden dat het er ook komt. Voordeel
hiervan is, dat het eigenlijk al een soort evaluatie is en het verhaal persoonlijker wordt.
De vrijwilliger administratie zet het verhaal en de foto’s op de website en stuurt een mail
waarop gereageerd kan worden als evaluatie.
Facebook
Zoveel morgelijk direct tijdens uitvoering een project op facebook zetten. De mensen die
deelnemen aan het project hiervan op de hoogte brengen tijdens het afsluiten van het project.
De projectbegeleider zal dit in dien dit voor hem/haar mogelijk is doen.
Hier moeten verder afspraken over gemaakt worden met de projectbegeleiders. Onderzocht
moet worden of het voor alle projectbegeleiders mogelijk is dat te doen.
Jaarplan Stichting Present 2014
9
Financiën / fondswerving
Met ingang van 2014 wordt de fondswerving aangestuurd door de coördinator. Al blijft het
bestuur verantwoordelijk voor de financiën.
Begroting:
Jaarplan Stichting Present 2014
10
PR en Communicatie
PR-commissie gaat dit jaar nieuwe Poster-campagne lanceren. Onder het motto 'Wie helpt'
wordt SPL onder aandacht gebracht d.m.v. posters in kerken, bibliotheken en algemene
aanplakzuilen in de stad.
Vormgeefster Yvonne Smits heeft posteropzet gemaakt en kunstenaar Gerrit Dijkstra is bezig
met een serie cartoons. Minimaal tweemaal per jaar komt er een (nood)kreet van een
hulpvrager op een poster te staan. Bijzonder is dat er niet doorverwezen wordt naar onze
website, maar naar de website www.leeuwardershelpenleeuwarders.nl. Deze wordt
doorgelinkt naar www.stichtingpresent-leeuwarden.nl. De nieuwe site bekt lekker en is
gemakkelijker te onthouden. Bovendien verwijst het naar wat Leeuwarders graag doen
getuige de hulpactie n.a.v. grote brand in binnenstad in oktober 2013 en n.a.v. SerieusRequest-actie.
Poster bestaat uit een scheefhangende Oldehove die Leeuwarders proberen overeind te
duwen. Op deze toren staat het logo van SPL afgebeeld. Relatief klein, omdat het grote
publiek het weinig zegt, maar wel herkenbaar omdat honderden Leeuwarders inmiddels via
SPL naar alle tevredenheid hulp hebben verleend en ons imago prima is. Zonder het gebruik
van ons logo zouden mensen die bekend met SPL zijn zullen denken: is er al weer een nieuw
soort Present-stichting ontstaan?
Daarnaast komen er dit jaar voor Pasen, voor de zomer en in het najaar weer nieuwsbrieven
uit.
Jaarplan Stichting Present 2014
11

Download Report