Veiligstellen van bestanden en gegevens uit Educat-B Stappenplan Stap 1 – Saneren en opschonen Vooral als de Educat bestanden al lang niet zijn geüpdated of gecontroleerd, moet u de bestanden saneren en opschonen. Saneren wil zeggen: welke boeken zijn inmiddels verouderd of stuk, en zullen om die reden niet meer in het nieuwe bibliotheeksysteem ingevoerd hoeven te worden? Leg deze boeken apart en verwijder ze uit het Educat bestand. U doet dit in Media beheer – Titelbeheer – Catalogus. Zoek het boek op en open het titelbestand. Rechts bij de menuknoppen vindt u een knop Wijzig. Door hierop te klikken opent u bovenaan de pagina de mogelijkheid om de titel te verwijderen (rood kruis). Klik hierop. Opschonen wil zeggen dat u fouten uit het Educat-B bestand haalt. U doet dit door verkeerd ingevoerde titels of incomplete titels uit het bestand te halen. Educat-B heeft hiervoor een speciale filterfunctie. Ga naar: Media beheer – Titelbeheer – Catalogus Kies voor zoeken op Woorden en combinaties Klik op Zet filter Vink aan Geen ISBN, klik op akkoord, klik op Zoek. U krijgt een resultatenlijst. Sla de gevonden titels op via het kladblok, klik daarna op “Voeg al deze titels toe aan kladblok”. U kunt deze lijst nu uitprinten. Beslis daarna wat u met de titels doet: alsnog het ISBN achterhalen en invoeren, of deze titels apart leggen en na installatie van het nieuwe beheersysteem opnieuw invoeren (dit verdient de voorkeur). Dezelfde stappen doorloopt u voor boeken die geen exemplaren hebben. U vinkt dan ipv Geen ISBN aan: Geen exemplaren. Deze titels kunt u een voor een verwijderen uit de Catalogus. Stap 2 Controleren of u daadwerkelijk heeft wat in Educat-B is ingevoerd. (Kastencontrole) Ga naar Media beheer – Exemplaaroverzichten – Kast controle lijst. Deze staat standaard ingevuld op volgorde van Kast + etiket. De kasten die u uitgeprint wilt hebben, moet u nog wel even invullen. Weet u niet welke kasten uw school heeft, zoek dit dan op bij Installatiebeheer – Tabellen. Voorbeeld: Stap 3 Wilt u na het uitvallen van Educat nog een overzicht hebben van uw gegevens en heeft u het nieuwe systeem nog niet ontvangen? Dan zijn uitgeprinte bestanden handig. U kunt een totaallijst uitprinten van uw collectie (deze staat op alfabet van de titel), een bezitstatistiek (om het aantal te kunnen controleren) en een overzicht van de leengegevens van uw leerlingen. OVERZICHT VAN DE HELE COLLECTIE MAKEN 1. Open de beheerkant van Educat (wachtwoord schroevendraaier) 2. Ga naar Media beheer – Exemplaaroverzichten 3. Kies de standaardoptie: deze is vooringevuld, nl. op Overzicht op Status, Kast en Aanwinstdatum NIET 4. Klik op Akkoord en Print het overzicht (doe het dubbelzijdig, dit veel papier) Titel. invullen scheelt U heeft nu een alfabetische lijst van alle materialen in uw collectie BEZITSTATISTIEK Dit is een handig lijstje die per kast (A-, B- Informatief bovenbouw, enz.) de bezitcijfers aangeeft. U vindt deze lijst onder de Exemplaaroverzichten. Kies Bezit-statistiek en druk op Akkoord. Kies vervolgens hoe u het overzicht wilt bekijken. LEENHISTORIE VAN DE LEERLINGEN IS TE PRINTEN VIA LENERSBEHEER – OVERZICHT LEENHISTORIE. KIES DE OPTIE PER GROEP Leengegevens kunt u alleen veiligstellen als deze mogelijkheid is aangevinkt bij Schoolgegevens -Instellingen : Let op: de leenhistorie gaat jaren terug. Zijn deze gegevens niet meer relevant voor de leerlingbegeleiding, bekijk de gegevens dan alleen op Beeldscherm (dit is een van de opties tijdens het printen) en noteer wat voor u belangrijk is. Stap 4 Uw bestanden “schoon” aanleveren aan uw nieuwe leverancier voor conversie. Voer daarvoor in ieder geval een Reorganisatie uit. Dit kunt u doen in Installatiebeheer – Bestandsbeheer – Reorganiseer bestand – Start. Verder moet u zeker weten dat er geen materialen meer uitgeleend staan. Alles dient ingenomen te zijn. Zie hiervoor de aparte handleiding Innemen alle boeken. LET OP: Na 31 juli 2014 kunt u Educat-B niet meer gebruiken of openen. U dient dus vóór de zomervakantie te zorgen dat alle benodigde (bron)bestanden ergens anders staan opgeslagen. Maak eerst een reservekopie op de gebruikelijke manier. U kunt tijdens het maken van de reservekopie zien waar de bestanden standaard op weggeschreven worden. Dit is meestal een plek op uw harde schijf in het netwerk van de school, bijvoorbeeld \M: Vervolgens controleert u met de tweede knop in het menu de reservekopie. Als deze in orde is, controleert u binnen uw netwerk, of u de reservekopie bijvoorbeeld op \M: kunt terugvinden. Het is belangrijk dat alle *.dbf-bestanden van de submap \bestand worden gekopieerd. Standaard comprimeert Educat-B deze bestanden tot een ZIP-kopie. Maar dit hoeft niet. Educat wordt op netwerken meestal op de \C:-schijf geïnstalleerd, onder de directory educatb. U kunt de *.dbf-bestanden ook zelf in een map wegzetten op uw eigen netwerk. Geef deze map bijvoorbeeld de naam Map Conversiebestanden Educat-B. Uw leverancier stuurt na bestelling de conversie-procedure. Er zijn verschillende mogelijkheden om bestanden aan te bieden (d.i. digitaal te versturen). Volg daarom de instructies van de leverancier op. ©Schoolbieb Op Orde, juni 2014