prestatie indicatoren

Leveranciersprestaties
weten door met
prestatie-indicatoren
te meten
Auteurs
Met de toenemende aandacht voor contractmanagement
neemt ook de behoefte toe om leveranciersprestaties te meten.
Voor Wouter Schipperheijn, Kenneth Graventein en Jelmer van
der Molen aanleiding om een methode te ontwikkelen om
contractprestatie-indicatoren op te stellen.
Wouter Schipperheijn
Functie:
directeur
Organisatie:
Het NIC
Z
onder contractmanagement geen prestatiemanagement, aldus onderzoek van NEVI-Purspective en
CRICS (maart 2013). Daarom is het van belang om
goede contractprestatie-indicatoren (CPI’s) met leveranciers af
te spreken. Het Nederlands Inkoop Centrum (Het NIC) heeft
samen met de Hanzehogeschool Groningen een methode ontwikkeld om praktische CPI’s op productgroepniveau op te stellen. De methode bestaat uit zes stappen.
1
2
3
Stap 1: werk, levering of dienst?
Jelmer van der
Molen
Functie:
student
Instelling:
Hanzehogeschool
Groningen
De eerste stap is het bepalen van de aard van het in te kopen
pakket.
Stap 2: selecteren aspecten
32
_Deal! #3-2014.indd 32
4
5
Stap 4: prestatiemeting
Om concrete CPI’s op te kunnen stellen, is het noodzakelijk om
tijdens het bepalen van de inkoopstrategie de meest relevante
aspecten te selecteren met betrekking tot de leveranciersprestatie
die gemeten moeten worden.
Stap 3: definiëren
Kenneth Graventein
Functie:
student
Instelling:
Hanzehogeschool
Groningen
Na het formuleren van een CPI moet deze gekoppeld worden aan een efficiënte meetmethode en is
het noodzakelijk om de consequenties te bepalen
voor het niet nakomen van de overeengekomen
prestatie-indicatoren. Door de CPI’s te plaatsen
in een scorecard, ontstaat in één oogopslag zicht
op productgroepniveau van de te meten aspecten.
Hiernaast is een voorbeeld van een scorecard opgenomen. De CPI-scorecard meet leveranciersprestaties op vier terreinen: kwaliteit, financieel, processen, duurzaamheid.
Door CPI’s zogenoemd SMART te formuleren, is het mogelijk
om ze in de praktijk te meten:
• Specifiek: CPI’s die maar op een manier uit te leggen zijn
• Meetbaar: eenvoudig meetbaar
• Acceptabel: voor beide partijen uitvoerbaar
• Realistisch: realistische normen
• Tijdgebonden: heldere frequentie van meten en
rapporteren
Nadat de CPI’s zijn vastgelegd, moet op basis van
periodieke meting en rapportage gecontroleerd
worden hoe de leverancier presteert.
Stap 5: evaluatie
Afhankelijk van de uitkomst van leveranciersevaluaties wordt gesproken over vervolgacties. Bij knelpunten wordt samen gezocht naar de oorzaak en
daarbij passende oplossingen. Bij wanprestatie worden de consequenties geëffectueerd.
6
Stap 6: bijstellen
Na het meten en evalueren van de leveranciersprestaties worden de CPI’s desgewenst bijgesteld. £
maart 2014
17-03-14 10:13
Scorecard contractprestatie-indicatoren van technische installaties
SLA Kwaliteit (output)
CPI
Omschrijving
Norm
Meetmethode
Toelichting
1
Conditie van de installaties
De conditie van de installaties dient op
elk moment op niveau 3 te zijn
100%
Conditiemeting(en) en tussentijdse
steekproef
2
Aantal storingen in het huidige
kwartaal ten opzichte van hetzelfde
kwartaal het jaar ervoor
Aantal storingen minimaal 5% lager dan
voorgaand jaar, tenzij er geen storingen
zijn
-5%
FMIS (Facilitair Management Informatie
Systeem) per kwartaal meten
3
Responstijd bij storingen
Responstijd en reparatieduur bij
storingen binnen de gestelde eis
95%
Systeem leverancier, per kwartaal meten
4
Downtime van de installatie
De installatie moet conform de
ontwerpspecificaties werken
99,95%
FMIS per kwartaal meten
CPI
Omschrijving
Norm
Meetmethode
1
Besparing op de energie
De energiebesparing op locaties
X jaar 15%
besparing
Energiegegevens leverancier
2
Financiële besparingen
Financiële besparingen aandragen met
een terugverdientijd van maximaal x jaar
> € X bedrag
Rapportage/verantwoording
leverancier
3
Correctheid van de facturen
% correcte facturen
99%
FMIS
CPI
Omschrijving
Norm
Meetmethode
1
Naam, wet- en regelgeving
Voldoen aan norm, wet- en regelgeving
95%
Minimaal 1 keer per jaar een steekproef
2
Managementinformatie /
operationele informatie
Een up-to-date klantportal
99%
Digitale registratie per kwartaal
3
Procesverbetervoorstellen
Indienen van voorstellen die het proces
efficiënter maken
Minimaal x per jaar
Kwartaaloverleg
SLA Financieel (output)
Toelichting
SLA Proces (throughput)
Toelichting
SLA Duurzaamheid / Social return (output & throughput)
Omschrijving
Norm
Meetmethode
Toelichting
1
Duurzaamheidsvoorstellen
Voorstellen van maatregelen die een
positief effect hebben op
duurzaamheid
2 x per jaar
Minimaal 2 voorstellen
2
Social return
Bij uitvoering van de opdracht dient
>5% social return ingezet te worden
5% van de
arbeidscomponent
Informatie/verantwoording leverancier
maart 2014
_Deal! #3-2014.indd 33
Bron: Het NIC, 2014
CPI
33
17-03-14 10:13

Download Report