Support Note - Relaties en artikelen imoprteren in Davilex Online

Support Note – Relaties en artikelen importeren in Davilex Online
Davilex Online biedt u de mogelijkheid om relatie- en artikelgegevens die in andere programma’s zijn
ingevoerd te importeren. Bij het importeren wordt het bronbestand zodanig omgezet, dat het ingelezen
kan worden in Davilex Online. In deze Support Note leest u hoe u gegevens kunt importeren en welke
voorwaarden hierbij gelden.
Davilex Online Import Sjabloon
Voor het importeren van gegevens in Davilex Online maakt u gebruik van de Davilex Online Import
Sjabloon. Dit sjabloon kent een specifieke bestandsindeling waardoor Davilex Online de importgegevens correct kan verwerken. Er zijn twee sjablonen beschikbaar: één voor het importeren van
relaties en één voor het importeren van artikelen. De sjabloon vult u in met uw relatie- of artikelgegevens en kan vervolgens eenvoudig geïmporteerd worden in Davilex Online.
Om gegevens te importeren, doorloopt u de volgende stappen:
A.
B.
C.
D.
E.
Davilex Online Import Sjabloon downloaden
Importsjabloon invullen
Importsjabloon opslaan en importeren in Davilex Online
Geïmporteerde gegevens controleren en eventueel aanvullen
Gegevens definitief importeren
Let op: Om de importsjabloon te kunnen openen, heeft u Microsoft Excel nodig.
A – Davilex Online Import Sjabloon downloaden
Voor een correcte import van gegevens is het van belang dat het importbestand alle benodigde
gegevens bevat en is opgeslagen met een juiste bestandsindeling. Door gebruik te maken van de
Davilex Online Import Sjablonen weet u zeker dat aan deze voorwaarden voldaan wordt. De
importsjabloon kunt u downloaden door op één van onderstaande downloadlinks te klikken.
Let op: De importsjabloon bevat enkele voorbeeldgegevens die illustreren hoe u de sjabloon in kunt
vullen. Verwijder deze gegevens voor u het importbestand opslaat.
Download Davilex Online Import Sjabloon – Relaties
Download Davilex Online Import Sjabloon – Artikelen
B – Davilex Online Import Sjabloon invullen
Heeft u de importsjabloon gedownload, dan kunt u de sjabloon (een csv-bestand) openen in Microsoft
Excel. De inhoud van de sjabloon is afhankelijk van het type gegeven dat u wilt importeren. Onderstaand vindt u eerst een toelichting op de velden in de importsjabloon voor relaties. De importsjabloon
voor artikelen wordt daarna toegelicht.
Davilex Online Import Sjabloon - Relaties
Met behulp van de Davilex Online Import Sjabloon – Relaties kunt u uiteenlopende relatiegegevens
importeren. Onderstaand vindt u een toelichting op de gegevens die in de importsjabloon ingevuld
kunnen worden.
Let op: Enkele kolommen in de sjabloon moeten een waarde hebben om de relatie te kunnen
importeren. Deze kolommen zijn in onderstaand overzicht gemarkeerd met een *.
Support Note – Relaties en artikelen importeren in Davilex Online - versie 1.1
1
Kolomtitel
Omschrijving
Type record*
In deze kolom geeft u aan welk type gegeven u gaat importeren. In dit geval vult
u hier de waarde Relatie in.
Wijziging*
Deze kolom geeft u de waarde N. De N staat in dit geval voor Nieuw.
Op korte termijn is het in Davilex Online ook mogelijk om relatiegegevens te
exporteren. In het exportbestand kunt u gegevens aanpassen en het gewijzigde
bestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online. De kolom Wijzing kan
dan ook de waarden W (wijzigen) of V (verwijderen) bevatten.
RecID
Deze afkorting staat voor Record ID. Bij de import van relatiegegevens is deze
kolom nog niet van toepassing. Deze kolom mag daarom geen waarde bevatten.
Wanneer u relatiegegevens vanuit Davilex Online exporteert (een functie die
binnenkort beschikbaar is), dan wordt de kolom RecID automatisch gevuld met
de ID die Davilex Online aan de relatie heeft toegekend. Als u relatiegegevens in
het exportbestand aanpast en het bestand vervolgens importeert in Davilex
Online, wordt de relatie herkend aan het RecID en worden de gegevens bij de
betreffende relatie aangepast.
Relatienummer
Heeft u in uw bestaande relatiebestand relatienummers toegekend aan relaties,
dan kunt u het relatienummer (uitsluitend numeriek) invoeren in de kolom
Relatienummer. Laat u dit veld leeg, dan zal Davilex Online bij de definitieve
import van gegevens automatisch een relatienummer toekennen.
Actief*
De status van de relatie geeft u op in de kolom Actief. Is de relatie ‘Actief’, dan
voert u de waarde A in. Wilt u de relatie de status ‘Niet-actief’ toekennen, dan
voert u de waarde N in.
Relatienaam*
In de kolom Relatienaam vult u de bedrijfsnaam van de relatie in.
Adres - Postcode
In deze kolommen voert u de adresgegevens van de relatie in.
Plaats/Land*
Hier voert u de plaats en het land in waar de relatie gevestigd is.
Telefoonnummer
In deze kolom vult u het telefoonnummer in.
Mobiele telefoon
Hier vult u het gsm-nummer van de relatie in.
Faxnummer
Het faxnummer vult u in deze kolom in.
E-mailadres
In deze kolom vult u het (algemene) e-mailadres van de relatie in.
BTW-nummer
Het BTW-nummer van de relatie vult u in deze kolom in.
Bank
Hier voert u de bank van de relatie in. Mogelijke waarden zijn:
ABN AMRO, ASN Bank, CenE Bankiers, Friesland Bank, ING Bank, Overige
banken, Rabobank, SNS Bank, Staalbankiers, Triodos Bank, Van Lanschot
Bank.
Bankrekeningnummer
Het bankrekeningnummer van de relatie voert u in deze kolom in.
IBAN
Is de IBAN (International Bank Account Number) bekend, dan kunt u dit nummer
in deze kolom invullen.
BIC
BIC staat voor Bank Identifier Code. BIC is onderdeel van het nieuwe
bankrekeningnummer (IBAN). Is de BIC bekend, dan kunt u het hier invullen.
DebCred
In deze kolom geeft u aan of de relatie een debiteur (D), crediteur (C) of beiden
(B) is.
Contact aanhef –
Contact e-mailadres
In de laatste kolommen in de sjabloon vult u eventueel de gegevens van de
contactpersoon bij deze relatie in.
Support Note – Relaties en artikelen importeren in Davilex Online - versie 1.1
2
Davilex Online Import Sjabloon - Artikelen
Maakt u gebruik van Davilex Online Factuur dan kunt u met behulp van de Davilex Online Import
Sjabloon – Artikelen verschillende artikelgegevens importeren. Onderstaand worden de kolommen in
de importsjabloon toegelicht.
Let op: Enkele kolommen in de sjabloon moeten een waarde hebben om het artikel te kunnen
importeren. Deze kolommen zijn in onderstaand overzicht gemarkeerd met een *.
Type record*
In deze kolom geeft u aan welk type gegeven u gaat importeren. In dit geval vult
u hier de waarde Artikel in.
Wijziging*
Deze kolom geeft u de waarde N. De N staat in dit geval voor Nieuw.
Op korte termijn is het in Davilex Online ook mogelijk om artikelgegevens te
exporteren. In het exportbestand kunt u gegevens aanpassen en het gewijzigde
bestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online. De kolom Wijzing kan
dan ook de waarden W (wijzigen) of V (verwijderen) bevatten.
RecId
Deze afkorting staat voor Record ID. Bij de import van artikelgegevens is deze
kolom nog niet van toepassing. Deze kolom mag daarom geen waarde bevatten.
Wanneer u artikelgegevens vanuit Davilex Online exporteert (een functie die
binnenkort beschikbaar is), dan wordt de kolom RecID automatisch gevuld met
de ID die Davilex Online aan het artikel heeft toegekend. Als u artikelgegevens in
het exportbestand aanpast en het bestand vervolgens importeert in Davilex
Online, wordt het artikel herkend aan het RecID en worden de gegevens bij het
betreffende artikel aangepast.
Artikelcode*
In de kolom Artikelcode voert u de artikelcode behorende bij het artikel in. De
artikelcode mag uit maximaal 17 karakters bestaan.
Gangbaar
In deze kolom kunt u aangeven of het artikel gangbaar of niet-gangbaar is. Bij
een gangbaar artikel voert u de waarde G in, bij een niet-gangbaar artikel de
waarde N.
Artikelomschrijving*
In de kolom Artikelomschrijving voert u de omschrijving van het artikel in. De
omschrijving mag uit maximaal 250 tekens bestaan.
Artikelgroepcode*
Artikelen zijn altijd gekoppeld aan een artikelgroep. In deze kolom voert u de
artikelgroepcode in van de artikelgroep waartoe het artikel behoort. Om het
artikel te kunnen importeren, moet de artikelgroep beschikbaar zijn in Davilex
Online.
Eenheid*
Hier geeft u de eenheid op waarin het artikel wordt geleverd. Het veld moet een
waarde hebben om het artikel te kunnen importeren.
Verkoopeenheid
Voer hier het aantal eenheden in waarin het artikel verkocht wordt. Voert u hier
geen waarde in, dan wordt standaard een verkoopeenheid van 1 ingevuld.
Prijs per
In deze kolom voert u de verkoopprijs per aantal eenheden op. Dit is de waarde
die correspondeert met het veld Verkoopprijs in het formulier Artikel wijzigen.
Standaard
verkoopprijs
De standaard verkoopprijs van het artikel vult u in deze kolom in. Vult u hier geen
waarde in, dan zal Davilex Online het veld Verkoopprijs invullen met de waarde €
0,00.
Kenmerk 1 - 5
In deze kolommen voert u de kenmerken van het artikel in. Voorwaarde hierbij is
dat het kenmerk is vastgelegd bij de artikelgroep.
Support Note – Relaties en artikelen importeren in Davilex Online - versie 1.1
3
C – Importsjabloon opslaan en importeren in Davilex Online
Heeft u de sjabloon ingevuld met relatie- of artikelgegevens, dan slaat u het bestand als CSV-bestand
op, waarbij u kiest voor Opslaan als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken). Het CSVbestand kunt u vervolgens importeren in Davilex Online.
Let op: alleen CSV-bestanden die zijn opgeslagen op een Windows-computer waarbij de
taalinstelling West-Europees is ingesteld, kunnen correct worden geïmporteerd in Davilex Online.
Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, dan worden speciale tekens als ë en ï mogelijk niet
goed weergegeven.
Gegevens importeren in Davilex Online
Om de gegevens te importeren, gaat u naar het tabblad Import en export. Afhankelijk van het type
gegeven dat u wilt importeren, klikt u vervolgens in de groep Boekhouden op Relaties of in de groep
Facturatie op Artikelen. Het venster Boekhouden – Import relaties of Facturatie – Import artikelen
wordt geopend.
In dit venster klikt u linksboven op Open importbestand. Selecteer het bestand dat u wilt importeren
en klik op Start importeren. De gegevens in het importbestand worden nu gevalideerd en getoond in
een overzicht.
Status OK - NOK
Relaties of artikelen met de status OK voldoen aan de vereisten voor import en kunnen definitief
geïmporteerd worden. Relaties/artikelen met de status NOK (niet OK) voldoen niet aan de vereisten
voor import. De reden hiervan vindt u in de kolom Importlog. Door op het Bewerken-icoon voor de
relatie of het artikel te klikken, opent u een formulier waarin u de ontbrekende gegevens in kunt
voeren of gegevens aan kunt passen. Klikt u in dit venster op Opslaan, dan worden de gegevens
opnieuw gevalideerd. Voldoen de gegevens aan de eisen voor import, dan wordt de status van de
relatie aangepast naar status OK.
D – Gegevens definitief importeren in Davilex Online
Relaties of artikelen met de status OK kunt u definitief importeren door op Start importeren status
OK te klikken. De gegevens worden nu in uw administratie verwerkt. Zijn de gegevens geïmporteerd,
dan krijgt de relatie of het artikel de status DONE.
Tip: Heeft een relatie of artikel de status OK, maar wilt u de gegevens (nog) niet importeren, dan
demarkeert u het selectievakje voor de betreffende regel alvorens u op Start importeren status OK
klikt.
Support Note – Relaties en artikelen importeren in Davilex Online - versie 1.1
4

Download Report