Gebruikershandleiding werknemers importeren DOCUMENT Gebruikershandleiding werknemers importeren DATUM 25-3-2014 AUTEUR I-Signaal © Copyright 2014 i-Signaal B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van bovengenoemde. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, without the prior written permission of the abovementioned. Gebruikershandleiding werknemers importeren 2/16 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen .................................................................................................................... 4 Hoofdstuk 2 Werknemers importeren ........................................................................................... 5 2.1 Nieuw bedrijf aanmaken in VerzuimSignaal ............................................................................ 5 2.2 Werknemers importeren .......................................................................................................... 5 Hoofdstuk 3 Toelichting voorvalidatie .......................................................................................... 6 3.1 Status voorvalidatie ................................................................................................................. 6 3.2 Samenvatting ........................................................................................................................... 6 3.3 Onbekende bedrijven .............................................................................................................. 6 3.4 Nieuwe afdelingen ................................................................................................................... 7 3.5 Te verplaatsen werknemers .................................................................................................... 7 3.6 Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers ..................................................... 7 3.7 Top 5 meest voorkomende fouten ........................................................................................... 8 3.8 Uitvalregels .............................................................................................................................. 8 Bijlage A. Toelichting importvelden .............................................................................................. 9 Bijlage B. Landcodes .................................................................................................................... 11 Versiebeheer Datum Naam Versie Wijzigingen 25-3-2014 Gerwin v1.01 Tekstuele aanpassingen 20-2-2014 Gerwin V1.00 Opzet documentatie Gebruikershandleiding werknemers importeren 3/16 Hoofdstuk 1 Algemeen Deze gebruikershandleiding beschrijft hoe u d.m.v. een Excel-importsheet werknemers kunt importeren in VerzuimSignaal. Deze Excel-importsheet heeft een vast formaat. Daarnaast moeten de gegevens ingevoerd en opgeslagen worden in een Microsoft Excel 2000 versie of hoger (extensie .xls of .xlsx). De eerste regel in de Excel-importsheet (rij 1) is gevuld met kolomnamen. Deze zijn vast en kunnen niet aangepast worden. Vanaf rij 2 kunt u de werknemergegevens invullen. Deze gegevens moeten voldoen aan het formaat zoals staat beschreven in Bijlage A op pagina 9. Hierbij zijn de rood gemarkeerde velden verplicht. Gebruikershandleiding werknemers importeren 4/16 Hoofdstuk 2 Werknemers importeren Een voorwaarde om een Excel-importsheet te kunnen importeren in VerzuimSignaal is dat het bedrijf waaronder de werknemers moeten komen, beschikbaar is. 2.1 Nieuw bedrijf aanmaken in VerzuimSignaal 1. Kies tabblad Werkgevers en klik vervolgens op Werkgever toevoegen. 2. Vul minimaal alle geel-gemarkeerde velden in. 3. Klik op Opslaan ( ) om de werkgever op te slaan. 4. U kunt nu de Excel-importsheet vullen en importeren in VerzuimSignaal.   2.2 LET OP: De bedrijfsnaam, bedrijfscode, afdelingsnaam en afdelingscode die hier ingevuld zijn, moeten exact overgenomen worden in de Excel-importsheet om uitval te voorkomen. TIP: Wilt u meerdere bedrijven toevoegen dan kunt u gebruikmaken van de werkgeversimportsheet. Vraag uw contactpersoon bij i-Signaal om de Excel-importsheet en gebruikshandleiding toe te sturen. Werknemers importeren 1. Zoek het bedrijf op in VerzuimSignaal waaronder je de werknemers wilt importeren. 2. Klik op Werknemers importeren. 3. Klik op Bladeren om de Excel-importsheet te selecteren en klik vervolgens op Openen. 4. De voorvalidatie wordt uitgevoerd. 5. Bepaal wat de eventuele uitval veroorzaakt en vul de ontbrekende gegevens aan in de Excelimportsheet. 6. Heeft u de Excel-importsheet aangevuld? Herhaal dan de stappen 3 en 4. 7. Klik op Formulier opslaan ( ) om de import te starten. Alle correcte en handmatig geaccordeerde regels worden nu geïmporteerd (zie ook paragraaf 3.8 Uitvalregels). 8. De werknemers zijn nu geïmporteerd. Gebruikershandleiding werknemers importeren 5/16 Hoofdstuk 3 3.1 3.2 Toelichting voorvalidatie Status voorvalidatie Status Toelichting Het bestand dat u hebt geprobeerd te uploaden bevat niet de juiste extensie. Dit moet .xls of .xlsx zijn. Sla de Excel-importsheet op met de juiste extensie (.xls of . xlsx). Verschil in kolommen Het aantal kolommen in de Excel-importsheet komt niet overeen met de standaard. Succesvol (inclusief uitval) De voorvalidatie is succesvol uitgevoerd en bevat uitval. Succesvol De voorvalidatie is succesvol uitgevoerd en er is geen uitval. Samenvatting Het deelvenster Samenvatting geeft een beknopt overzicht van de voorvalidatie. 3.3 Onbekende bedrijven Het deelvenster Onbekende bedrijven geeft een overzicht van de bedrijven waarvan de werkgeverscode, de bedrijfsnaam of de combinatie niet overeenkomt zoals dit in VerzuimSignaal staat. Gebruikershandleiding werknemers importeren 6/16 3.4 Nieuwe afdelingen Het deelvenster Nieuwe afdelingen geeft een overzicht van nieuw aan te maken afdelingen o.b.v. van de Excel-importsheet. De afdelingsnaam ‘Geforce’ komt in dit voorbeeld niet voor als afdeling onder het bovenliggende bedrijf ‘Firma Fictief’ in VerzuimSignaal en wordt daarom aangemaakt bij de import. 3.5 Te verplaatsen werknemers Het deelvenster Te verplaatsen werknemers geeft een overzicht van de werknemers die door de import verplaatst worden naar een andere afdeling. Als een werknemer niet verplaatst moet worden, moet de afdelingsnaam bij deze werknemer worden aangepast naar de huidige afdelingsnaam. 3.6 Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers Het deelvenster Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers geeft een overzicht van nieuwe hoofddienstverbanden die worden aangemaakt o.b.v. de Excelimportsheet (zie voor meer informatie Dienstverbanden op pagina 10). Als de werknemer geen nieuw hoofddienstverband moet krijgen, moet de ´Datum in dienst´ correct ingevuld worden en corresponderen met de ´Datum in dienst´ zoals deze in VerzuimSignaal staat. Gebruikershandleiding werknemers importeren 7/16 3.7 Top 5 meest voorkomende fouten Het deelvenster Top5 meest voorkomende fouten geeft een overzicht van de kolommen in de Excel-importsheet waarin de meeste fouten voorkomen. 3.8 Uitvalregels In dit deelvenster worden alle uitvalregels getoond met de reden van uitval. : Uitvalregel waarbij een verplichte waarde niet of incorrect gevuld is. De regel wordt uitgesloten van verwerking. : Uitvalregel waarbij een waarde incorrect gevuld is. Door op het vinkje voor de regel te klikken, wordt de regel wel meegenomen met de verwerking omdat de waarde niet verplicht is; enkel foutief.  LET OP: Meldingen in de deelvensters “Onbekende bedrijven”, “Nieuwe afdelingen”, “Te verplaatsen werknemers” en “Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers” worden niet in bovenstaand overzicht getoond! Door met de muis op de celwaarde te gaan staan, verschijnt er een pop-up met de reden van uitval. Hieronder het voorbeeld voor een lege datum uit dienst. Gebruikershandleiding werknemers importeren 8/16 Bijlage A. Toelichting importvelden Kolomnaam Verplicht Type Waarde Positie Burgerservicenummer Ja Numeriek 11 cijfers A Personeelsnummer Vrije tekst B Voorletters Vrije tekst C Roepnaam Vrije tekst D Tussenvoegsel Vrije tekst E Vrije tekst F Tussenvoegsel partner Vrije tekst G Achternaam partner Vrije tekst H Voorkeurshantering Vaste waarde Achternaam Ja a = alleen ‘Achternaam’ I p = alleen ‘Achternaam partner’ ap = ‘Achternaam’ – ‘Achternaam partner’ pa = ‘Achternaam partner’- ‘Achternaam’ Geslacht Ja Vaste waarde M = Man J V = Vrouw Geboortedatum Ja Datum dd-mm-jjjj K Geboorteplaats Vrije tekst Geboorteland Vaste waarde 2-letterige ISO 3166-1 landcode (zie Bijlage B) M Nationaliteit Vrije tekst 2-letterige ISO 3166-1 landcode (zie Bijlage B) N Burgerlijke staat Vrije tekst O Vrije tekst P Huisnummer Vrije tekst Q Postcode Vrije tekst R Woonplaats Vrije tekst S Land Vaste waarde Telefoon Vrije tekst U Fax Vrije tekst V Mobiel Vrije tekst W E-mail Vrije tekst X Adres Datum in dienst* Ja Ja Datum wijziging dienstverband** Gebruikershandleiding werknemers importeren 9/16 L 2-letterige ISO 3166-1 landcode (zie Bijlage B) T Datum dd-mm-jjjj Y Datum dd-mm-jjjj Z Datum uit dienst*** Datum dd-mm-jjjj AA Werkgeversnummer Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AB Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AC Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AD Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AE Vaste waarde 1 = Bepaalde tijd AF Bedrijfsnaam Ja Afdelingscode Afdelingsnaam Ja Soort dienstverband 2 = Onbepaalde tijd 3 = Oproepkracht 4 = Uitzendkracht 5 = Stagiaire 6 = Vrijwilliger 7 = Ambtelijk Functie Vrije tekst AG Normuren per week Numeriek AH Uren per week Numeriek AI Salarisperiode Vaste waarde dag AJ week maand jaar Brutosalaris Numeriek AK SV-loon Numeriek AL Loon voor de loonheffing Numeriek AM Uniformloon Numeriek AN Kostenplaats Vrije tekst AO Standplaats Vrije tekst AP Structureel Functioneel Beperkt (SFB) Vaste waarde Ja = SFB AQ Nee = Geen SFB Dienstverbanden * ‘Datum in dienst’ representeert altijd de startdatum van het hoofddienstverband (in VerzuimSignaal bijv. dienstverbandnummer 1.0, 2.0, 3.0). Is alleen ‘Datum in dienst’ gevuld dan worden ook de bijbehorende velden van het hoofddienstverband geüpdatet. Komt de ‘Datum in dienst’ nog niet voor als hoofddienstverband in VerzuimSignaal dan wordt er een nieuw hoofddienstverband aangemaakt. ** ‘Datum wijziging dienstverband’ representeert altijd een wijziging op een bestaand dienstverband. Als het veld ‘Datum wijziging dienstverband’ gevuld is, moet ook het veld ‘Datum in dienst’ gevuld zijn. De ‘Datum wijziging dienstverband’ zorgt ervoor dat er een subdienstverband wordt aangemaakt als de ‘Datum wijziging dienstverband’ nog niet voorkomt in VerzuimSignaal of wordt geüpdatet als de datum overeenkomt (in VerzuimSignaal bijv. dienstverbandnummer 1.1, 1.2, 2.1). *** ‘Datum uit dienst’ representeert altijd de einddatum van het hoofddienstverband. Gebruikershandleiding werknemers importeren 10/16 Bijlage B. Landcodes Land Code Afghanistan AF Albanië AL Algerije DZ Amerikaans-Samoa AS Amerikaanse Maagdeneilanden VI Andorra AD Angola AO Anguilla AI Antarctica AQ Antigua en Barbuda AG Argentinië AR Armenië AM Aruba AW Australië AU Azerbeidzjan AZ Bahama's BS Bahrein BH Bangladesh BD Barbados BB België BE Belize BZ Benin BJ Bermuda BM Bhutan BT Bolivia BO Bonaire, Sint Eustatius en Saba BQ Bosnië en Herzegovina BA Botswana BW Bouvet BV Brazilië BR Brits Indische Oceaanterritorium IO Britse Maagdeneilanden VG Brunei BN Bulgarije BG Burkina Faso BF Burundi BI Cambodja KH Canada CA Centraal-Afrikaanse Republiek CF Chili CL China CN Christmaseiland CX Gebruikershandleiding werknemers importeren 11/16 Cocoseilanden CC Colombia CO Comoren KM Congo-Brazzaville CG Congo-Kinshasa CD Cookeilanden CK Costa Rica CR Cuba CU Curaçao CW Cyprus CY Denemarken DK Djibouti DJ Dominica DM Dominicaanse Republiek DO Duitsland DE Ecuador EC Egypte EG El Salvador SV Equatoriaal-Guinea GQ Eritrea ER Estland EE Ethiopië ET Faeröer FO Falklandeilanden FK Fiji FJ Filipijnen PH Finland FI Frankrijk FR Frans-Guyana GF Frans-Polynesië PF Franse Zuidelijke en Antarctische Gebieden TF Gabon GA Gambia GM Georgië GE Ghana GH Gibraltar GI Grenada GD Griekenland GR Groenland GL Guadeloupe GP Guam GU Guatemala GT Guernsey GG Guinee GN Guinee-Bissau GW Gebruikershandleiding werknemers importeren 12/16 Guyana GY Haïti HT Heard en MacDonaldeilanden HM Honduras HN Hongarije HU Hongkong HK Ierland IE IJsland IS India IN Indonesië ID Irak IQ Iran IR Israël IL Italië IT Ivoorkust CI Jamaica JM Japan JP Jemen YE Jersey JE Jordanië JO Kaaimaneilanden KY Kaapverdië CV Kameroen CM Kazachstan KZ Kenia KE Kirgizië KG Kiribati KI Kleine Pacifische eilanden van de Verenigde Staten UM Koeweit KW Kroatië HR Laos LA Lesotho LS Letland LV Libanon LB Liberia LR Libië LY Liechtenstein LI Litouwen LT Luxemburg LU Macau MO Macedonië MK Madagaskar MG Malawi MW Maldiven MV Maleisië MY Gebruikershandleiding werknemers importeren 13/16 Mali ML Malta MT Man IM Marokko MA Marshalleilanden MH Martinique MQ Mauritanië MR Mauritius MU Mayotte YT Mexico MX Micronesia FM Moldavië MD Monaco MC Mongolië MN Montenegro ME Montserrat MS Mozambique MZ Myanmar MM Namibië NA Nauru NR Nederland NL Nepal NP Nicaragua NI Nieuw-Caledonië NC Nieuw-Zeeland NZ Niger NE Nigeria NG Niue NU Noord-Korea KP Noordelijke Marianen MP Noorwegen NO Norfolk NF Oeganda UG Oekraïne UA Oezbekistan UZ Oman OM Oost-Timor TL Oostenrijk AT Pakistan PK Palau PW Palestina PS Panama PA Papoea-Nieuw-Guinea PG Paraguay PY Peru PE Gebruikershandleiding werknemers importeren 14/16 Pitcairneilanden PN Polen PL Portugal PT Puerto Rico PR Qatar QA Roemenië RO Rusland RU Rwanda RW Réunion RE Saint Kitts en Nevis KN Saint Lucia LC Saint Vincent en de Grenadines VC Saint-Barthélemy BL Saint-Pierre en Miquelon PM Salomonseilanden SB Samoa WS San Marino SM Sao Tomé en Principe ST Saoedi-Arabië SA Senegal SN Servië RS Seychellen SC Sierra Leone SL Singapore SG Sint Maarten SX Sint-Helena, Ascension en Tristan da Cunha SH Sint-Maarten MF Slovenië SI Slowakije SK Soedan SD Somalië SO Spanje ES Spitsbergen en Jan Mayen SJ Sri Lanka LK Suriname SR Swaziland SZ Syrië SY Tadzjikistan TJ Taiwan TW Tanzania TZ Thailand TH Togo TG Tokelau-eilanden TK Tonga TO Trinidad en Tobago TT Gebruikershandleiding werknemers importeren 15/16 Tsjaad TD Tsjechië CZ Tunesië TN Turkije TR Turkmenistan TM Turks- en Caicoseilanden TC Tuvalu TV Uruguay UY Vanuatu VU Vaticaanstad VA Venezuela VE Verenigde Arabische Emiraten AE Verenigde Staten US Verenigd Koninkrijk GB Vietnam VN Wallis en Futuna WF Westelijke Sahara EH Wit-Rusland BY Zambia ZM Zimbabwe ZW Zuid-Afrika ZA Zuid-Georgia en de Zuidelijke Sandwicheilanden GS Zuid-Korea KR Zuid-Soedan SS Zweden SE Zwitserland CH Gebruikershandleiding werknemers importeren 16/16