Import tips GVOP

Import tips GVOP
Gebruikers ervaren regelmatig problemen bij het importeren van Word-documenten naar de GVOP.
Wij hebben de meest voorkomende problemen en vragen in dit document samengevat. Wij werken
hard om technische fouten (bugs) die de oorzaak zijn van sommige problemen op te lossen. Bij elke
vraag geven wij een oplossing zodat u hiermee verder kunt.
Bekende problemen:
1. Dubbele tekst import (BUG)
2. Opsomming wordt niet correct geïmporteerd
a. Consequent doorvoeren van stijl
b. Subopsomming import (BUG)
3. Structuur in MS Word
a. Bold of kopstructuur consequent doorvoeren
b. Tekstvak ‘Afdeling’ wordt niet herkend
4. Importeren van afbeeldingen buiten regelingtekst niet mogelijk
5. Structureren met Tab
6. Importeren van de regelingaanhef en -sluiting (BUG)
7. Importeren van documenten met de extensie .doc
Oplossingsrichting
1. Dubbele tekst import
Geïmporteerde tekst wordt soms dubbel in de editor overgenomen. Deze bug komt alleen voor
wanneer er in het geïmporteerde document één van de onderstaande problemen aanwezig is. Door
deze op te lossen wordt ook vaak dit probleem verholpen.
2. Opsomming wordt niet correct geïmporteerd
Dit probleem kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder benoemen wij twee mogelijkheden met
de oplossing.
a. Het consequent doorvoeren van één bepaalde opsommingstijl neemt veel problemen weg. Het
komt voor dat documenten beginnen met een opsomming in de vorm van 'strepen' en vervolgens
over gaan op cijfers, letters, bollen of Romeinse letters. Deze stijlwisselingen worden niet herkend
door de importservice. Werk daarom altijd met een opsomming op basis van cijfers. Dit wordt altijd
herkend tijdens het importeren en verzekert u van het correct importeren van de gegevens. U kunt
de tekens achteraf nog wijzigen binnen de editor als u dat omwille van stijl nog wilt doen.
b. Het importeren van een subopsomming (als tekstveld) is door een bug momenteel niet mogelijk. U
kunt deze bug echter eenvoudig omzeilen door de opsommingstijl van de subopsomming te
verwijderen en de zin te beginnen met het opsommingsteken. De tekst van de subopsomming dient
dan de stijl Standaard te krijgen. Dit zal de importservice toch herkennen als subopsomming.
Een voorbeeld document van bovenstaande zaken vind u onder deze link:
Illustrerend:
1. Test
2. Test
a. Test
b. Test
3. Test
De subopsomming bevat geen opsommingstijl:
-
Wanneer u met de muis op de 1,2 klikt ziet u in de menu balk:
-
Wanneer u klikt op de a of b ziet u : in de menu balk:
3. Structuur in MS Word
Als Word-documenten niet worden geaccepteerd, komt dat in de meeste gevallen door problemen
met de structuur van het document. De editor werkt met een vaste documentstructuur. Als uw
Word-document geen vaste structuur kent, kan deze niet worden geïmporteerd.
De importservice herkent de volgende stijlen als structuur: de MS Word Kop stijl 1, 2, 3, etc en het
Bold thema. Hieronder leggen wij beide stijlen uit.
a. U kunt het beste de structuur gebruiken die MS Word biedt met het gebruik van verschillende Kop
stijlen. Hiermee kunt u uw documenten structureren op basis van 'hiërarchie'. U gebruikt in dit geval
altijd Kop 1 voor een hoofdstuk, artikelen komen overeen met Kop 2 en mogelijke paragrafen geeft u
op als Kop 3. Op deze manier bent u er zeker van dat de structuur duidelijk is en de editor deze
herkent.
b. Structuur die is aangebracht met het Bold thema wordt ook overgenomen door de editor. Toch
leidt dit regelmatig tot fouten omdat documenten extra titels en 'hiërarchische' koppen als 'Afdeling'
bevatten.
Omdat deze alleen herkent worden als 'structuurkoppen' wordt deze niet overgenomen binnen de
import. Omdat er vaak geen regeling tekst volgt onder dit soort koppen ziet de editor dit als twee
achtereenvolgende kopstructuren die hiërarchisch op het zelfde niveau staan. U kunt wel met het
Bold thema werken wanneer u een eenvoudige structuur aanhoudt die bestaat uit Hoofdstuk, Artikel
en paragraaf.
Een voorbeeld document van bovenstaande zaken vind u onder deze link:
Illustrerend:
Foutieve import:
Afdeling 2 import tips structuur
Hoofdstuk 1 Bold thema
Correcte import:
Hoofdstuk 1 test
Inleidende tekst voor het hoofdstuk
Artikel 1 test
Tekst binnen Artikel
TIP: Om deze reden raden wij ook aan te werken met de Kop structuur, mocht u gebruik maken van
extra structuur onderdelen. Daarnaast is het niet nodig op de titel stijl of thema toe te passen, deze
wordt direct herkend.
4. Importeren van afbeeldingen buiten regelingtekst niet mogelijk
Het importeren van afbeeldingen buiten de regelingtekst is niet mogelijk. Incidenteel krijgen wij
Word-documenten toegestuurd waarin afbeeldingen in de aanhef of regelingsluiting zijn
opgenomen. Dit is echter niet mogelijk binnen het gemeenteblad.
U kunt uw afbeelding direct importeren binnen de regeling tekst. Als dit fout gaat, probeert u dan
eerst het document zonder afbeelding te importeren. De afbeelding kunt u vervolgens toevoegen in
de editor.
Let hierbij ook op de aan te geven breedte van afbeelding in centimeters. Houd er rekening mee dat
een afbeelding op een A4 leesbaar moet zijn. De breedte en hoogte van de afbeelding dienen dus
nooit groter te zijn dan de afmeting van een A4. Dit is waarschijnlijk de reden dat de afbeelding
tijdens de import is geweigerd.
5. Structureren met een tab
Documenten waarin een bepaalde lay-out wordt gemaakt met de 'tab-functie' worden niet met deze
lay-out overgenomen door de importservice. Dit zorgt voor vreemde overzichten van bijvoorbeeld
namen en cijfers binnen de editor. Dit kunt u eenvoudig voorkomen door, in plaatst van met een
'tab', te werken met een tabel. Via de tabel staat de inhoud 'herkenbaar' achter elkaar en wordt het
correct overgenomen door de importservice. Het is niet mogelijk om een tabel toe te voegen in de
regeling aanhef -of sluiting van een document.
6. Importeren van de regelingaanhef en -sluiting
In de importservice is het momenteel niet mogelijk de aanhef en sluiting van de tekst te importeren.
U moet de aanhef en sluiting na het importeren van de regelingtekst handmatig invoeren.
Wij hebben een tijdelijke oplossing voor dit probleem. U kunt dit gebruiken als u de aanhef en
sluiting niet handmatig wilt invoeren. Als u de aanheftekst in de tekst van het eerste hoofdstuk
importeert, kunt u deze vervolgens binnen de editor kopiëren en plakken in het tekstveld voor de
aanhef. Dit geldt ook voor de regelingsluiting vanuit het laatste hoofdstuk. Het is niet mogelijk om
direct vanuit Word te plakken in de editor. De tekst moet geïmporteerd worden.
Let wel: knippen en plakken wordt officieel niet ondersteund daarom is niet gegarandeerd dat dit in
elke browser werkt. Ook zal u tijdens het knippen en plakken een foutmelding te zien krijgen. Deze
kunt u wegklikken.
7. Importeren van documenten met de extensie .doc
Het is alleen mogelijk om documenten met de bestandsextensie .docx te importeren naar de GVOP.
Als u niet de mogelijkheid heeft uw document om te zetten vanuit uw huidige Word-versie dan raden
wij u aan gebruik te maken van opensource-programma's zoals LibreOffice. Met dit programma kunt
u uw .doc-bestand openen en vervolgens opslaan als een .docx-bestand.

Download Report