Notitie participatievormen

Actief en betrokken
Ledenparticipatie binnen
GroenLinks Utrecht
Bijlage bij agenda ALV van 3 december 2014
....................................................................................................................................................
1. Achtergrond
GroenLinks Utrecht is een lokale politieke vereniging met ruim 1.500 leden met een harde
kern van actieve leden. We zien een terugloop in het aantal actieve leden in zowel de
werkgroepen als in de campagne. Een paar belangrijke werkgroepen liggen ook stil of
hebben weinig actieve leden. Toch lijkt het enthousiasme er nog wel te zijn bij leden om zich
al dan niet voor korte duur actief te zijn. Met de afdeling willen we zoeken op welke manier
we alle leden weer meer betrokken kunnen laten zijn bij de lokale politiek. Bijgaand voorstel
zal onderdeel uit gaan maken van het jaarplan 2015 dat in januari ter vaststelling wordt
voorgelegd aan de ALV.
Verklaring
Er zijn een aantal verklaringen te geven voor de ontwikkelingen die we zien:
• Over de gehele linie staat de betrokkenheid bij de (lokale) politiek en de inzet via de
tot nu toe gebruikelijke vormen van vrijwillige inzet onder druk;
• De werkgroepen liggen stil omdat de kartrekker/ voorzitter wegging en de mensen
die het eventueel over zouden kunnen nemen andere dingen gingen doen (raadslid,
bestuurslid, etc.);
• Het gaat met pieken en dalen gekoppeld aan de verkiezingen. Alle aandacht ging nu
uit naar de campagne, nu is het weer tijd om de permanente (campagne)activiteiten
nieuw leven in te blazen;
• Enthousiaste (nieuwe) leden met ideeën weten onvoldoende de weg te vinden
binnen onze vereniging.
Wat pakken we aan?
We zetten in op drie onderdelen:
1. De waarde van de werkgroepen – In de huidige structuur van de ledenparticipatie
binnen onze afdeling spelen de werkgroepen een belangrijke rol. Met de
werkgroepen gaan we in gesprek om te bekijken hoe we hun waarde nog beter
kunnen benutten en hoe de inzet van andere participatievormen nog meer actieve
leden kunnen binden aan die werkgroepen.
2. Vraag en aanbod bij elkaar brengen in nieuwe vormen - We willen leden een
eenvoudige structuur, faciliteiten en participatievormen bieden om nieuwe ideeën
en (politieke) activiteiten snel te kunnen ontplooien (met leden maar ook met
derden). Daarbij draait het om vraag en aanbod en faciliteren van eigen initiatief;
3. Nieuwe actieve leden werven, bestaande leden binden – Om nieuwe activiteiten op
te kunnen zetten is het belangrijk om leden te enthousiasmeren en een plek te geven
binnen onze vereniging. We gaan actief kenbaar maken aan onze leden hoe zij zich
kunnen inzetten.
1
2. Overzicht verschillende participatievormen
We onderscheiden een aantal verschillende participatievormen. Elke participatievorm kent
zijn eigen specifieke opzet, dynamiek en levensduur en is daarmee geschikt voor een
bepaalde doelstelling. Hieronder een korte omschrijving.
Inhoudelijke werkgroepen
De inhoudelijke werkgroepen kennen we binnen onze afdeling al een aantal jaren.
Voorbeelden zijn de werkgroep mobiliteit, milieu en onderwijs. Deze werkgroepen komen
een aantal keren per jaar bij elkaar en hebben een (semi) permanent karakter. Deze
werkgroepen richten zich op specifieke beleidsterreinen of belangrijke politieke thema’s.
Tot op heden werd er gewerkt met een beperkt en vast aantal werkgroepen. De
werkgroepen hebben hun waarde bewezen als klankbord voor raadsleden en voor het
organiseren van activiteiten – zoals een politiek café – voor de afdeling. De werkgroepen
werken op basis van een jaarplan.
De werkgroepen zien we in de toekomst als één van de vormen. Is er onvoldoende animo
voor het voortzetten van een inhoudelijke werkgroep dan houden we niet kosten wat het
kost vast aan die vorm maar worden andere vormen ingezet om het onderwerp beet te
pakken. Als leden een nieuwe werkgroep willen opstarten dan is daar ruimte voor. Verder
worden de werkgroepen gestimuleerd om zelf ook nieuwe participatievormen te initieren
om zo andere leden te betrekken bij het inhoudelijke onderwerp.
Ondersteunende werkgroepen
De ondersteunende werkgroepen bieden de afdeling ondersteuning om met activiteiten
zichtbaar te zijn naar buiten toe. Zij kunnen de andere particpatievormen ondersteunen om
hun activiteiten zichtbaar te maken. Deze werkgroepen hebben ook een (semi) permanent
karakter. De werkgroep politiek caé is een voorbeeld maar ook een werkgroep permanente
campagne die we (nieuw) leven inblazen is hiervan een voorbeeld.
Expertmeeting
Een expertmeeting is een eenmalige gebeurtenis op basis van een specifieke politieke vraag
en een afgesproken resultaat (vaak een advies). Deelnemers aan de bijeenkomst zijn
samengesteld uit leden en niet-leden die geselecteerd zijn vanwege hun specifieke expertise
op het onderwerp.
Rondetafelgesprekken
Rondetafelgesprekken zijn met name geschikt om een specifiek politiek (beleid) thema
vanuit verschillende invalshoeken te benaderen of uit te diepen. De uitkomst hoeft daarmee
van te voren niet perse vast te staan. Ronde tafelgesprekken bestaan uit een beperkt aantal
gesprekken. De deelnemers kunnen samengesteld zijn uit leden en, wanneer specifieke
expertise gewenst is, niet-leden. Het biedt een prima klankbord voor raadsleden en
wethouders.
2
Afgebakende projecten
Projecten kennen een duidelijke kop en een staart. Ze worden gestart op basis van een
duidelijke opdracht (vaak gekoppeld aan een actueel lokaal politiek thema) en worden weer
ontbonden na het leveren van het afgesproken resultaat. Dit resultaat kan bijvoorbeeld een
motie zijn, een visiestuk, een campagneactiviteit of een presentatie tijdens een politiek café.
Een project wordt geleid door een projectleider en kent projectleden en er wordt gewerkt
op basis van een projectplan. Afhankelijk van het doel kunnen leden en niet-leden worden
betrokken. Deze vorm is het afgelopen jaar ingezet door middel van de Denktank. Op basis
van de evaluatie van de denktank-bijeenkomsten bouwen we deze vorm verder uit waarbij
we kijken of een nieuwe enthousiaste groep vrijwilligers samen met bestuur en fractie deze
vormen gaan uitwerken.
3. Portefeuille in het bestuur
Om de verschillende vormen van ledenparticipatie tot een succes te maken is er binnen het
bestuur de portefeuille “Werkgroepen en Projecten” in het leven geroepen. Dit bestuurslid
richt zich op de volgende onderdelen:
- Het matchen van de (politieke) vraag en het aanbod van de werkvormen: doen we de
juiste dingen, doen we geen dingen dubbel, hoe zorgen we voor samenhang tussen
de vormen en wat gaat goed en wat kan beter?
- Het inrichten en ondersteunen van de verschillende vormen: hoe kunnen we snel
schakelen, wat is er aan (financiële) ondersteuning nodig en hoe werken we aan een
goede opdracht?
Samenhang met andere portefeuilles
Het laten slagen van deze nieuwe werkvormen hangt nauw samen met andere portefeuilles
binnen het bestuur. Zo is er een nauwe samenwerking nodig met de portefeuille
Ledenrelaties. Het vinden en binden van nieuwe leden die hun interesse of expertise hebben
is belangrijk. De portefeuille ledenrelaties richt zich primair op het introduceren, spotten en
scouten van talent. Nieuwe leden kunnen hier hun interesses en expertise kenbaar maken,
relaties met bestaande leden worden onderhouden. Het bestuur gaat ook zoeken naar een
goede manier om die interesses en expertises beter te registeren en te beheren.
Daarnaast zal er samengewerkt worden met de andere portefeuilles in het bestuur:
• Communicatie: hoe laten we zichtbaar de resultaten zien en hoe zorgen we
bijvoorbeeld voor een goede oproep in de nieuwsmail als we een project starten?
• Debat en ledenberaad: hoe maken we de resultaten zichtbaar tijdens een
debatavond?
• Campagne: hoe kunnen we resultaten inzetten als een gerichte campagneactiviteit?
4. Hoe gaan we de nieuwe werkwijze vorm geven?
Opdrachtgever en trekker
Voor iedere werkvorm is het belangrijk dat er een duidelijke opdracht of opdrachtgever is en
dat er een trekker is. Voor een expertmeeting of project moet een scherpe opdracht
3
geformuleerd worden. Dat kan worden gedaan door een raadslid maar ook door
bijvoorbeeld de voorzitter van een inhoudelijke werkgroep.
De werkgroepen werken op basis van een jaarplan waarin de doelstelling (opdracht)
duidelijk wordt omschreven.
Behalve een opdrachtgever is het belangrijk dat er trekkers zijn. Wie gaat de bijeenkomsten
organiseren? Wie trekt (als voorzitter/secretaris) een werkgroep?
Rol van het bestuur
Het bestuur bewaakt de kaders en heeft een verbindende, faciliterende en coördinerende
rol. Het bestuurslid Werkgroepen en Projecten werkt met het bestuur de (financiële) kaders
uit en zorgt voor een draaiboekje om snel een participatievorm op te starten. Hij/zij fungeert
als verbindingsofficier tussen werkgroepen, bestuur en fractie. Bestuursleden zijn in principe
zelf geen trekker van een participatievorm maar dit wordt overgelaten aan de betrokken
leden. Wel is er altijd minimaal één bestuurslid contactpersoon voor een werkgroep of
nieuw project en zal deze waar nodig meedenken en ondersteunen.
Rol van fractie en wethouders
Vanuit de fractie en wethouders is het opdrachtgeverschap voor een participatievorm
belangrijk. Is er een urgente politieke kwestie dan zal samen met een bestuurslid en één of
twee actieve leden een voorstel worden uitgewerkt. Willen we dit bespreken met de
werkgroep, organiseren we een expertmeeting of gaan we in een project gericht werken aan
een motie? De focus zal meer dan voorheen komen te liggen op de nieuwe werkvormen.
Wel blijven de raadsleden en wethouders beschikbaar om met (inhoudelijke) werkgroepen
te sparren, maar het is geen automatisme dat zij iedere maand aanwezig zijn bij overleggen
van die werkgroepen.
Rol van de huidige werkgroepen
Voor 2015 is het belangrijk dat de werkgroepen nadenken hoe zij verder willen. Waar wil de
werkgroep mee aan de slag? Hoe worden nieuwe leden betrokken en welke vormen worden
ingezet. Wat verwacht men van het bestuur en van betrokken raadsleden? Samen met de
contactpersoon van het bestuur en betrokken raadsleden geven we hier invulling aan.
Rol van de (nieuwe) leden
Zoals gezegd staat of valt alles met een actieve betrokkenheid van de leden. We gaan aan de
slag met de nieuwe vormen en gaan kijken hoe de animo zal zijn als we bijvoorbeeld een
oproep doen voor een project in onze nieuwsmail. We gaan nieuwe leden actief benaderen
en gaan interesses en expertises beter registeren. Ook gaan we actief werven via
nieuwsmails, Facebook, onze vernieuwde website en via andere bijeenkomsten.
4

Download Report