Productenen dienstencatalogus 2014 ubr|his UBR|HIS Inleiding De Haagse Inkoop Samenwerking is onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk. UBR|HIS biedt u een breed portfolio van diensten die u voorzien van advies en informatie, u helpen bij het doen van een aanbesteding en die ervoor zorgen dat u het maximale uit uw ICT-contract haalt. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen basisdienstverlening en aanvullende dienstverlening: • Het basispakket bestaat uit producten en diensten die we u standaard bieden op het gebied van inkoop, aanbestedingen en contractbeheer. • De aanvullende dienstverlening bestaat uit producten en diensten die u optioneel af kunt nemen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het organiseren van workshops en trainingen. 2 | Producten- en dienstencatalogus Inhoudsopgave 1 Inkoopadvies en informatieverstrekking 2 Begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen 3 Contractregistratie- en beheer 4Contractmanagement 5 Categoriemanagement 6 Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten 7 Aanvullende dienstverlening Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten 4 6 8 10 12 16 19 Producten- en dienstencatalogus | 3 1 Inkoopadvies en informatieverstrekking Dienst Omschrijving Resultaat Uren Maximale doorlooptijd Opmerking Spendanalyse Het achteraf analyseren van alle inkoopgebonden uitgaven. Een adviesnota waarin de spend is geanalyseerd, waarbij voorstellen voor verbetering van control, vermindering van maverick buying en vraagbundeling worden gedaan. 32 per jaar Na ontvangst van de gegevens: 3 weken Basisdienstverlening (32 uur) is voor twee maal per jaar een spendanalyse (januari en juli). Tussentijdse analyses zijn maatwerk. Departementen leveren de basisgegevens tijdig aan. Informatie / advies op verzoek van CDI office Beantwoording van vragen en/of geven van adviezen op verzoek van de CDI of plv. CDI aan UBR|HIS. Diverse resultaten, varierend van e-mails, annotaties, nota, adviezen, afhandeling burgervraag tot langdurige projecten (leiding en ondersteuning). Maatwerk Maatwerk Jaarlijks wordt een aantal uren hier vooraf voor gereserveerd. Ons voorstel is om te beginnen met 300 uur per departement. Helpdeskfunctie Alle vragen op het gebied van inkoop die deels via het Intranet/de e-mail en de vooruitgeschoven posten direct worden beantwoord. Beantwoorde vragen. Waar mogelijk direct beantwoord via e-mail of telefoon. Meer complexe vragen worden bij specialisten uitgezet en levert een schriftelijk advies op. 1300 per jaar Simpele vraag: 1 dag Accountbeheer Het in stand houden van een relatie met de afnemer. Hierdoor kan pro-actief worden gehandeld. De periodieke accountgesprekken worden vastgelegd in een verslag. Complexe vraag: 5 dagen Behandeling start met melding aan de vrager, op de eerste dag” Basisdienstverlening 2 4 Begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen Dienst Omschrijving Resultaat Uren Maximale doorlooptijd Opmerking Europees aanbesteden Het uitvoeren van een europese aanbesteding. Dit is inclusief sourcingstrategie, Plan van Aanpak, vraagbundeling, specificatie, het aanbesteden, juridisch advies en het contracteren. De urenbesteding per fase en procedure (openbare en niet openbare) komt in de ManRap terug. Een contract 324 per aanbesteding bij 1 departement, 400 bij 2, 500 bij 3 departementen. Wellicht later ophogen i.v.m. niet openbare procedure Maatwerk. Richtlijn: openbaar 5 maanden, niet-openbaar 7 maanden Basisdienstverlening voor een vooraf afgesproken aantal aanbestedingen (DVA) Inkopen onder de EA grens Op basis van vooraf vastgestelde criteria keuze maken voor contracten, onder drempelbedrag. Het voeren van een meervoudig onderhandse inkoopprocedure. Dit is inclusief sourcingstrategie, marktonderzoek, vraagbundeling en specificatie. Een contract 36 per aanbesteding Maatwerk Richtlijn: standaard 1 maand, complex tot 3 maanden Basisdienstverlening voor een vooraf afgesproken aantal aanbestedingen (DVA) NOK binnen raamovereenkomst Het uitzetten van een offerteaanvraag bij verschillende mantelpartijen (binnen raamovereenkomst) Een NOK 12 per NOK 3 weken Basisdienstverlening voor een vooraf afgesproken aantal uren (DVA) | Producten- en dienstencatalogus Producten- en dienstencatalogus | 5 3 Contractregistratie- en beheer Dienst Omschrijving Resultaat Uren Maximale doorlooptijd Opmerking Contractbeheer Het proces dat zorgt voor adequate informatie over de status van afgesloten overeenkomsten ten behoeve van de contracteigenarenen ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Door goede registratie is het mogelijk voor elke overeenkomst tijdig de benodigde acties te signaleren zoals opzeggen, verlengen of opnieuw aanbesteden. Tevens het registeren in het contractenregister. Opname in contractenregister, alarmering m.b.t. benodigde acties. Het leveren van de content voor de intranetten van de klanten, zorgdragen voor publicatie via beheerder departement, toetsen op actualiteit. 12 per contract Contractregister: 1 week. Rapportage: eenmaal per jaar bij inkoopjaarplan Basisdienstverlening. Meten contractgebruik en tevredenheid Vanuit het contract systematisch meten van gebruik en tevredenheid Een periodieke rapportage Maatwerk Maatwerk Maatwerkdienstverlening, af te spreken per contract 4Contractmanagement 6 Dienst Omschrijving Resultaat Uren Maximale doorlooptijd Opmerking Contractimplementatie Deze dienst is alleen van toepassing indien de klant strategisch- en/of tactisch contractmanagement door UBR|HIS laat uitvoeren. Het vastleggen met de contracteigenaar van de dienstverlening die vanuit UBR|HIS ten behoeve van dit contract zal worden geleverd. Een schriftelijke afspraak 2 per contract 1 week Basisdienstverlening Tactisch contractmanagement Vanuit het contract systematisch meten van gebruik en tevredenheid. Het beheren en beheersen van contacten met leveranciers waarbij contractuele relaties met de externe leveranciers belangrijk zijn. Door het onderhouden van een relatie met de leverancier zorgdragen voor een juiste uitvoering van contract Maatwerk Maatwerk Maatwerkdienstverlening, af te spreken per contract | Producten- en dienstencatalogus Producten- en dienstencatalogus | 7 5Categoriemanagement 8 Dienst Omschrijving Resultaat Uren Sourcingstrategie Marktonderzoek naar potentiele leveringsbronnen, verzekeren van de continuïteit van de levering, het zoeken naar alternatieve leveringsbronnen en het up-to-date houden van kennis terzake m.b.t. een categorie. Maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Aanbestedingsstrategie Strategie m.b.t. de wijze waarop goederen/ dien- Maatwerk sten in een categorie worden verkregen, o.m. wijze van specificeren, percelenverdeling, kwaliteitsborging, wijze van aanbesteden en contractvorm en duur. Hieronder valt ook de vraag of de aankoop noodzakelijk is en/ of anders kan worden ingevuld. Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Vraagbundeling/specificatie Vraagbundeling: Onderzoeken welke organisaties een vergelijkbare inkoopbehoefte hebben en op basis daarvan bepalen op welke wijze de verwerving zal plaatsvinden rekening houdend met hetgeen in het categorieplan hierover is opgenomen. Specificeren: Beschrijving van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen. Maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Bedrijfseconomische analyses Het onderzoeken van bedrijfseconomische gegevens van de (belangrijkste) bedrijven die in een bepaalde categorie actief zijn. Zaken als kredietwaardigheid, solvabiliteit, rentabiliteit e.d. spelen hierbij een rol. maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Marktonderzoek Het systematisch verzamelen, classificeren en analyseren van gegevens inzake alle relevante factoren die de verwerving van goederen en diensten beïnvloeden met als doel het veiligstellen van de huidige en toekomstige behoeftevoorziening en tevens met het doel om een inkoopstrategie te bepalen. Maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Contractimplementatie Activiteiten die betrekking hebben op het ingebruiknemen van een nieuwe overeenkomst. Maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Strategisch contractmanagement Het voortdurend bewaken of de gemaakte strategische keuzes in afgesloten overeenkomsten door beide partijen worden nageleefd en correct zijn of aangepast dienen te worden. Maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. | Producten- en dienstencatalogus Maximale doorlooptijd Opmerking Producten- en dienstencatalogus | 9 vervolg Categoriemanagement Dienst Omschrijving Resultaat Uren Spendanalyse Het achteraf meten en analyseren van alle inkoopuitgaven in de categorie. Maatwerk Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Bedrijfseconomische analyses Het analyseren van de verschijnselen die zich binnen organisaties voordoen naar aanleiding van het economisch handelen Een adviesnota op het inkoopjaarplan waarin aandacht voor de dan actuele inzichten over het economisch klimaat. 16 per jaar 10 | Producten- en dienstencatalogus Maximale doorlooptijd Opmerking Na ontvangst inkoopjaarplan: 2 weken Eenmalig als onderdeel van het inkoopjaarplan levert UBR|HIS dit als basisdienstverlening. Bij specifieke aanvullende vragen kan dit als maatwerk geleverd gaan worden Producten- en dienstencatalogus | 11 6Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten Onderstaande (basis)dienstverlening maakt deel uit van het contractmanagement abonnement ten behoeve van de deelnemers aan de Rijksbrede ICT contracten als EASI2010, OT2010 en IASA2011. Dienst Omschrijving Resultaat Dienst Migratie Deelnemers informeren, extranet opzetten, toezien op inrichten van een webshop, rapportages opzetten, bewaken nonconformiteitenlijst, opzetten en inrichten van een benchmark (of andere marktconformiteitstoets). Beoordelen en accorderen van het masterplan migratie van de leverancier, binnen 15 dagen na inwerkingtreding van overeenkomst. Deelnemersondersteuning Periodiek overleg met deelnemers Overleg waarin de toepassing van het contract bij de deelnemer en de ervaringen van de deelnemer ter sprake komen. Een periodiek overleg vindt 1 tot 4 maal per jaar plaats, afhankelijk van de grootte van de deelnemer. Bewaken marktconformiteit Het bewaken en toetsen van de marktconformiteit van producten, diensten en prijzen/tarieven. Bewaken tarieven Controle of conform de juiste tarieven wordt aangeboden. Benchmarking Optreden als opdrachtgever voor onafhankelijke derde partij die een benchmark uitvoert en het beoordelen van de resulaten van de benchmark. Marktconformiteitsoverleg met leveranciers Periodiek overleg over de resultaten van de marktconformiteitstoetsen en het vastleggen van de eventueel aan te passen prijzen en tarieven. Initiëren Dienstverleningsverbetering (DVV) Indien blijkt dat er behoefte is aan een verbetering van de dienstverlening en deze verbetering past binnen de scope van de aanbesteding, dan kan de leverancier verzocht worden een aanbod te doen deze diensten binnen de werkingssfeer van de overeenkomst te brengen. Deelnemersbijeenkomsten Tweemaal per jaar worden deelnemersbijeenkomsten georganiseerd. Tijdens deelnemersbijeenkomsten wordt informatie verstrekt met betrekking tot het contract, de implementatie en worden kennis en ervaringen tussen deelnemers uitgewisseld. 1e lijnshelpdesk Alle vragen op het gebied van de overeenkomsten die via de kennisdatabase (extranet en website), e-mail en telefoon direct worden beantwoord. Beoordelen voorgestelde Dienstverleningsverbetering (DVV) Accorderen of afwijzen van de door de leverancier opgestelde wijzigingsvoorstellen. Een toets op scope en marktconformiteit maakt onderdeel uit van deze beoordeling. Het verspreiden van contractinformatie aan deelnemers via ondermeer boekjes, website en nieuwsbrief Beoordelen Speciale Diensten Aangeboden Speciale Diensten of Producten worden getoetst op marktconformiteit en rechtmatigheid. Beoordelen rapportages Inhoudelijk beoordelen standaard rapportages van de leverancier en indien daartoe aanleiding bestaat acties ondernemen. Toezicht op kwaliteitssysteem Toezien op de aanwezigheid en onderhoud van een deugdelijk kwaliteitssysteem bij de leverancier of een relevant kwaliteitscertificaat. Contractinformatie-voorziening Resultaat - leveranciersprestaties - financiën - toepassing van service credits of verbeterplannen - zaken aangaande contractimplementatie. Implementatie Contractimplementatie Omschrijving Leveranciersmanagement Periodiek overleg met leveranciers 12 | Producten- en dienstencatalogus Overleg waarvan de frequentie afhankelijk is van de grootte van het contract, de fase van het contract en noodzakelijkheid, waarbij onder meer gesproken wordt over: - aanpassingen en of wijzigingen van de overeenkomst - mogelijke dienstverleningsverbeteringen - marktconformiteit - uitgevoerde en nog uit te voeren audits - rapportages - service levels Producten- en dienstencatalogus | 13 Dienst Omschrijving Initiëren audit Indien noodzakelijk in overleg met de leverancier een audit laten uitvoeren, conform de bepalingen van het contract. Toezicht op onderhoud extranet Toezien op het onderhoud door leverancier van een extranet met informatie over de overeenkomst, contactinformatie en een kennisdatabase voor alle deelnemers. Resultaat 7 Aanvullende dienstverlening Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten Deelnemers aan de rijksbrede ICT-contracten kunnen buiten het abonnement voor basisdienstverlening tevens gebruik maken van ondersteuning voor aanvullende dienstverlening. Dienst Omschrijving Centrale migratie coördinatie Centraal coördineren van migratie en uitrol ten behoeve van het bereiken van een optimale afstemming tussen deelnemers en leverancier(s Begeleiden/uitvoeren tevredenheidsonderzoek Voor één of meerdere deelnemers, op verzoek van deelnemer(s). 2e lijns adhoc verzoeken/vragen Verzoeken en vragen van deelnemers behandelen en verwerken voor zover deze niet tot het basispakket behoren. Adviseur/mediation na escalaties Het adviseren rondom escalaties betreft aanvullende dienstverlening indien het contracten betreft die niet door HIS/ICT worden beheerd. Controle factuur Het controleren van facturen van leveranciers aan deelnemers (voor zowel door HIS/ICT beheerde als niet-beheerde contracten. Workshops, masterclasses en trainingen Het verzorgen van masterclasses en workshops voor deelnemers en leveranciers resp. het verzorgen van trainingen bij/voor organisatie(onderdelen) Begeleiden offertetraject, het afsluiten van een NOK Het verzorgen van een offerteaanvraag, de beoordeling van de offertes en het totstandkomen van een nadere overeenkomst. Algemeen contractmanagement Opstellen managementrapportages Opstellen managementrapportages ten behoeve van deelnemers/opdrachtgevers. Opstellen adviesrapporten Opstellen van adviesrapporten aan opdrachtgevers/contracteigenaars ter bepaling van verlenging. Contractbeheer Vastleggen en bijhouden van contractinformatie. Tevens het bijhouden van alle relevantie communicatie met deelnemers en leveranciers in het CRM systeem. Escalatiemanagement Escalatiemanagement Coördineren en (bege)leiden van escalaties, indien sprake is van een deelnemersoverschrijdend belang en/of er een relatie is met bestuurder(s) en daardoor de noodzaak bestaat bestuurder(s) te informeren. Tevens op verzoek van deelnemers wanneer het betreffende escalatieniveau hiervoor wordt bereikt dat is afgesproken in de DAP (Document Afspraken en Procedures). Webbeheer Webbeheer Resultaat Onderhouden van de website met voor deelnemers relevante informatie. Decharge Decharge 14 | Producten- en dienstencatalogus Afsluiten van bestelmogelijkheden, deelnemers informeren, input aanleveren voor nieuwe aanbesteding, Lessons Learned-rapport opstellen. Producten- en dienstencatalogus | 15 Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg 52 2595 AN Den Haag Postadres Postbus 20011 2500 EA Den Haag Meer informatie [email protected] Meer informatie rijksbrede ICT-contracten [email protected] www.sboicm.nl uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering rijk UBR|HIS
© Copyright 2024 ExpyDoc
