d) Vaststellen controleprotocol accountantscontrole 2014

gemeente
Haarlemmermeer
Raadsvoorstel 2014/32450
Onde<Werp
Portefeuillehouder
Steller
Auditcommissie
Bijlagen
Raadsvergadering
Vaststellen controleprotocol accountantscontrole 2014
Auditcommissie
Jaap Baars
19 Juni 2014
Ia
Het normenkader 2014 t/m mei 2014 rechtmatigheidcontrole externe
regelgeving
Ib
Het normenkader 2014 t/m mei 2014 rechtmatigheidcontrole interne
regelgeving
2
Controleprotocol 2014
3 juli 2014
1. Samenvatting
Wat willen we bereiken?
We willen bereiken dat de rechtmatige besteding van geld en een getrouwe weergave van
het gevoerde financiële beleid ook blijkt uit de beoordeling door de accountant.
Controle
protocol
Wat gaan we daarvoor doen?
We geven de accountant per jaar opdracht de jaarrekening te controleren. Hiervoor stellen
we een controleprotocol vast dat de accountant als instructie gebruikt bij zijn tussentijdse
1
2
(zgn. interim) controle én vervolgens bij zijn finale controle van onze jaarrekening 2014.
Het controleprotocol 2014 ontvangt u bij dit raadsvoorstel. In hoofdstuk 2 wordt de functie
van de accountant beschreven en in hoofdstuk 4 vindt u de algemene uitgangspunten voor
de controle op getrouwheid en rechtmatigheid beschreven.
Hoofdstuk 3 bevat de kern van de opdracht aan de accountant. waarin de volgende
onderwerpen als opdracht zijn opgenomen:.
Goedkeurings- De goedkeuringstolerantie voor fouten is op 1% van het totaal van de lasten gesteld.
De goedkeuringstolerantie voor onzekerheden is op 3% van het totaal van de lasten
tolerantie
gesteld. Deze toleranties betreffen de standaardtoleranties die wettelijk voorgeschreven.
Rapporteringtolerantie
De rapporteringtolerantie is op € 75.000,-- gesteld. Een fout of onzekerheid van groter dan €
75.000.- euro rapporteert de accountant aan de raad.
Geactualiseerd Bij de opdrachtverstrekking aan de accountant dient de raad per jaar het normenkader
Normenkader vast te stellen. Dit betreft de wetten (externe normen kader) én onze eigen gemeentelijke
verordeningen (interne normenkader) die bij het bestuur van onze gemeente worden
toegepast, waar rechten uit voortvloeien én waar geld mee is gemoeid. Het normenkader
betreft twee overzichten (de gemeentelijke regels en de landelijke regels). Deze vindt u als
onderdeel van het Controleprotocol in de bijlagen, ter vaststelling bij dit voorstel.
1
Halverwege het jaar. De accountant richt zich dan met name op de Interne Beheersing
en Administratieve Organisatie, zie voor nadere toelichting het controleprotocol
2
na afloop van het jaar
Vaststellen controleprotocol accountantscontrole 2013
Onderwecp
2
Volgvel
Raad, college en rekenkamercommissie zijn per brief d.d. 22 mei jl. door de Auditcommissie
uitgenodigd om voorstellen voor specifieke aandachtspunten ten behoeve van de
accountantscontrole aan te reiken.
Specifieke
onderzoeksvragen 2014
De Auditcommissie stelt u voor om de accountant uit te nodigen dit jaar aandacht
te besteden aan de volgende onderwerpen:
Aandachtspunt 1
In welke mate wordt de inning van gelden van debiteuren beheerst
en in welke mate doet zich hier een concentratie van risico's bij
voor.
Aandachtspunt 2
met ingang van 2016 worden gemeenten verplicht
vennootschapsbelasting af te dragen over activiteiten die
winstgevend zijn. In hoeverre is de administratieve inrichting van de
gemeente toegerust op de invoering van deze nieuwe plicht.
Aandachtspunt 3
de regels voor verslaglegging zullen naar verwachting gaan wijzigen.
De controle op rechtmatigheid door de accountant kan daarbij een
andere rol krijgen: gemeenten gaan zelf de rechtmatigheid
verklaren, de accountant toetst of de verklaarde rechtmatigheid
correct is. In hoeverre is Haarlemmermeer gereed om een 'in
contra/I statement' aan de accountant voor te leggen.
Aandachtspunt 4
Bij investeringen kan in de praktijk blijken dat een inschatting van de
kosten voor het onderhoud anders uitpakken dan verwacht werd.
Wanneer het om innovatieve producten gaat kan een verklaring zijn
dat er minder of geen ervaring was met beheer en onderhoud .Los
daarvan kunnen de omstandigheden van het gebruik veranderen en
het beheer beïnvloeden.
Welke kwaliteit heeft de bestaande systematiek van investeren en
het in beheer nemen van de exploitatie in Haarlemmermeer. Als
aandachtspunt en eerste verkenning: Sport (voorzieningen) en
Verkeer en Vervoer (wegen).
Wat mag het kosten?
De kosten voor de jaarlijkse controlewerkzaamheden zijn contractueel vastgelegd op
3
140.000 euro
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de
uitvoering van werkzaamheden met toepassing van de geldende regelgeving.
De raad stelt het controleprotocol vast, waarin de kaders voor de controle zijn vastgelegd.
De Auditcommissie onderhoud de relatie met de accountant, namens de raad.
De accountant is verantwoordelijk voor de controle op het getrouwe beeld én de
rechtmatigheid van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
3
Prijspeil 2013
Vaststellen controleprotocol accountantscontrole 2013
Ondecwecp
3
Volgvel
samenstelling van het vermogen. De accountant controleert tevens de inrichting van het
financieel beheer en de financiële organisatie op de vraag of deze een getrouwe en
4
rechtmatige verantwoording mogelijk maken
Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd?
Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole over 2014 wordt het normenkader geactualiseerd.
De raad ontvangt over daarover medio januari 2015 bericht
In het voorjaar van 2015 worden de jaarstukken 5 2014 aan de raad voorgelegd. De
Auditcommissie bespreekt de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen van de
accountant, waarmee de accountant de raad over zijn bevindingen informeert en zendt deze
aan de raad, tezamen met zijn advies.
2. Voorstel
De Auditcommissie stelt u voor in het Controleprotocol 2014 vast te stellen :
Het Normenkader
a. Het normenkader 2014 t!m mei 2014 externe regelgeving vast te stellen
(bijlage 1a);
b. Het normenkader 2014 t!m mei 2014 interne regelgeving vast te stellen
(bijlage 1b ).
11
Goedkeurings-en rapporteringstoleranties
a. -voor fouten in de jaarrekening: voor een goedkeurende verklaring stellen wij
als norm dat de jaarrekening maximaal 1% aan mag fouten bevatten;
b.- voor onzekerheden in de controle: voor een goedkeurende verklaring stellen wij
als norm dat de jaarrekening maximaal 3% aan onzekerheden mag bevatten.
c.- de maatstaf voor rapporteringtolerantie op 75.000,00 euro te stellen.
lil
Als specifieke onderzoeksvragen aan de accountant op te dragen:
Aandachtspunt 1
In welke mate wordt de inning van gelden van debiteuren beheerst
en in welke mate doet zich hier een concentratie van risico's bij
voor.
Aandachtspunt 2
4
met ingang van 2016 worden gemeenten verplicht
vennootschapsbelasting af te dragen over activiteiten die
winstgevend zijn. In hoeverre is de administratieve inrichting van de
gemeente toegerust op de invoering van deze nieuwe plicht.
Zie de Verordening accountantscontrole 2005 gemeente Haarlemmermeer, website/gemeenteraad/verordeningen
(Verordening ex artikel213 Gemeentewet)
5
De Jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag. Het jaarverslag betreft de toelichting per programma en de
beleidsuitvoering.
Vaststellen controleprotocol accountantscontrole 2013
Onderwecp
Volgvel
4
Aandachtspunt 3
de regels voor verslaglegging zullen naar verwachting gaan wijzigen.
De controle op rechtmatigheid door de accountant kan daarbij een
andere rol krijgen: gemeenten gaan zelf de rechtmatigheid
verklaren, de accountant toetst of de verklaarde rechtmatigheid
correct is. In hoeverre is Haarlemmermeer gereed om een 'in
contra/I statement' aan de accountant voor te leggen.
Aandachtspunt 4
Bij investeringen kan in de praktijk blijken dat een inschatting van de
kosten voor het onderhoud anders uitpakken dan verwacht werd.
Wanneer het om innovatieve producten gaat kan een verklaring zijn
dat er minder of geen ervaring was met beheer en onderhoud. Los
daarvan kunnen de omstandigheden van het gebruik veranderen en
het beheer beinvloeden.
Welke kwaliteit heeft de bestaande systematiek van investeren en
het in beheer nemen van de exploitatie in Haarlemmermeer. Als
aandachtspunt en eerste verkenning: Sport (voorzieningen) en
Verkeer en Vervoer (wegen).
3. Ondertekening
De Auditcommissie van de raad van de gemeente Haarlemmermeer
ambtelijk secretaris
voorzitter
I
~~·::-::-:::>
c:::::=.::--
Jaap Baars
--...."
Chris Vonk
Bijlagen:
Ia
Het normenkader 2014 t/m mei 2013 rechtmatigheidcontrole externe regelgeving
Ib
Het normenkader 2014 t/m mei 2013 rechtmatigheidcontrole interne regelgeving
2
Controleprotocol 2014
Normenkader 2014 rechtmatigheidcontrole externe regelgeving (bijlage 1a)
Financieel
Algemene wet inzake rijksbelastingen
Besluit Begroting en verantwoording
Besluit Financiele verhouding 2001
Financiële verhoudingswet
Uitvoeringsbesluiten en uitvoeringsregeling kostenverrekeningen
gegevensuitwisseling Wet WOZ 1-1-2007
Wet op het BTW-compensatiefonds
WetWOZ
Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden
Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden
Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden
Europese richtlijnen aanbesteden
Aanbestedingswet 2012
Fiscale wetgeving
Wet houdbare overheidsfinanciën
Wet nadeelcompensatie en schadevergoeding bij onrechtmatige
besluiten
Wijzigingswet Wet financiering decentrale overheden (verplicht
schatkistbankieren)
Regeling schatkistbankieren decentrale overheden
Wet Normering Topinkomens
Bestuur en organisatie
Algemene wet bestuursrecht
Burgerlijk wetboek
Gemeentewet
Wet gemeenschappelijke regelingen
Ambtenarenwet
Sociale verzekeringswetten
Rechtspositiebesluit raads-en commissieleden
Rechtspositiebesluit burgemeesters
Rechtspositiebesluit wethouders
Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa)
Wet dwangsom
Aanbestedingswet 2012
Wet aanpassing pensioenleeftijd Appa
Publiekscantact
Wet algemene bepalingen burgerservicenummer
Wet GBA I Wet basisregistratie personen
Wet regeling grondslag heffing rechten Nederlandse
identiteitskaart
Wet rechten burgerlijke stand
Wet griffierechten burgerlijke zaken
Veiligheid
Wet Veiligheidsregio's
Rijksregeling Jeugd en Veiligheid
Zorg en welzijn
Opvang asielzoekers (sisa 1)
Regeling opvoedondersteuning (sisa 66)
Rijksregeling Jeugdgezondheidszorg (uniform) (sisa 72)
Rijksregeling Jeugdgezondheidszorg (maatwerk) (sisa 72)
Wet kinderopvang
Wet op de lijkbezorging
Wet Maatschappelijke Ondersteuning
Wet participatiebudget
Wet gemeentelijke schuldhulpverlening
Tijdelijke subsidieregeling Schuldhulpverlening 2006 (sisa 52)
Regeling Opvang Asiel ROA I VVTV
Wijzigingswet kinderopvang 2013
Werk en inkomen
IOAW (sisa 50)
IOAZ (sisa 51)
Rijksregeling oudkomers
Rijksregeling Bijstand zelfstandigen (sisa 55)
Rijksregeling Tijdelijke stimuleringsregeling (TSBAU)
Wet inburgering (sisa 21)
Wet kinderopvang
Wet sociale werkvoorziening
Wet Werk en Bijstand (sisa 49)
reparatiewet VWS
Wet aanscherping handhaving en sanctiebeleid SZW-wetgeving
Jeugd en Onderwijs
Brede scholen/sportaccommodaties (sisa 18)
Leerplichtwet
Onderwijsachterstandenbeleid niet-GSB (OAB) (sisa 14)
Regeling opvoedondersteuning (sisa 66)
Regeling Buurt, Onderwijs en Sport ('BOS') (sisa 68)
Onderwijsachterstandenbeleid niet-GSB (OAB)
Rijksregeling GUO Kunst & educatie
Rijksregeling Onderwijs aan zieke kinderen
Rijksregeling Onderwijs in eigen taal en cultuur
Rijksregeling Schoolbegeleidingsdienst
Rijksregeling Volwasseneducatie strategische
Rijksregeling Zwemvaardigheid
Wet Educatie Beroepsonderwijs niet G-31 (sisa 15)
Wet Maatschappelijke Ondersteuning
Wet op de Beroepen in het Onderwijs
Wet op de ExpertiseCentra
Wet op de LeerlingGebonden Financiering ('rugzakje')
Wet op het primair onderwijs/Wijzigingswet Wet
op het primair onderwijs (samenwerkingsscholen)
Wet op het voortgezet onderwijs/ wijzigingswet Wet
op het voortgezet onderwijs
Rijksregeling Jeugdgezondheidszorg (uniform) (sisa 72)
Rijksregeling Jeugdgezondheidszorg (maatwerk) (sisa 72)
Wijzigingswet Wet op het primair onderwijs
Wijzigingswet op de jeugdzorg
Cultuur, sport en recreatie
Besluit Rijkssubsidiëring Restauratie Monumenten
Mediawet
Provinciale Monumentenverordening
Regeling Buurt, Onderwijs en Sport ('BOS') (sisa 68)
Stimuleringsregeling Breedtesport
Wet op het specifiek cultuurbeleid
Mobiliteit
Besluit Personenvervoer
Wet personenvervoer
Regeling rijksbijdrage openbaar vervoer
Wegenwet
Wegenverkeerswet 1994
Crisis- en herstelwet
Wijzigingswet Wegenverkeerswet 1994
Ruimtelijke ontwikkelingen
Afvalwaterakkoord
Wet ruimtelijke ordening
Besluit ruimtelijke ordening
Besluit energieprestatie gebouwen
Drank- en Horecawet
Flora en Faunawet
Investering stedelijke vernieuwing (ISV) (sisa 27)
Monumentenwet 1988 I Wijzigingwet Monumentenwet
(modernisering monumentenzorg)
Natuurbeschermingswet 1998
Waterleidingwet
Wet basisregistraties kadaster en topografie
Wet geluidshinder
Wet Milieugevaarlijke stoffen
Wet Bodembescherming
Wet op de stads- en dorpsvernieuwing
Waterwet
Woningwet
Wet algemene bepalingen omgevingsrecht
Besluit Omgevingsrecht
Ontgrondingenwet
10 Wonen
Crisis- en herstelwet
Besluit Beheer Sociale Huursector
Besluit Centraal Fonds voor de volkshuisvesting
Besluit locatiegebonden subsidies
Besluit woninggebonden subsidies
Wijzigingswet uitvoeringswet huurprijzen woonruimte
Bouwbesl u i!
Gemeentewet
Regionale verordening Besluit Woninggebonden Subsidies_ BWS
RijksregelingikvPublieke dienstverlening Wonen
Huisvestingsbesluit
Huisvestingswet
Wet Stedelijke Vernieuwing
Wet kraken en leegstand
11 Kwaliteit fysieke omgeving
Woningwet
Afvalwaterakkoord
Besluit administratieve bepalingen wegverkeer
Besluit Begroting en verantwoording
Besluit Personenvervoer
Boswet
Drank- en Horecawet
Europese aanbestedingsregels
Flora en Faunawet
Gemeentewet
Gemeentewet/Mileuwet
Landelijk afvalstoffenplan
Regeling rijksbijdrage openbaar vervoer
Wet geluidshinder
Wet Milieubeheer
Wet Milieugevaarlijke Stoffen
Besluit bestuurlijke boete overlast in de openbare ruimte
Waterwet
Wet personenvervoer
Wet voorkoming verontreiniging door schepen
Waterleidingwet
Wegenwet
Wegenverkeerswet 1994
Wijzigingswet Wegenverkeerswet 1994
12 Economische zaken
Wegenwet
Besluit Begroting en verantwoording
Gemeentewet
Winkeltijdenwet
Algemene wet inzake rijksbelastingen
Ambtenarenwet
Besluit Begroting en verantwoording
Besluit ruimtelijke ordening
Burgerlijk wetboek
Besluit Financiele verhouding 2001
Financiële verhoudingswet
Gemeentewet
Monumentenwet 1988
Natuurschoonwet 1928
Wabo
Wet Ruimtelijke Ordening
Uitvoeringsbesluiten en uitvoeringsregeling kostenverrekeningen
gegevensuitwisseling Wet WOZ 1-1-2007
Wet op het BTW-compensatiefonds
WetWOZ
Ontgrondingenwet
Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden
Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden
Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden
Kostenverdeelstaat
Woningwet
Ambtenarenwet
Besluit Begroting en verantwoording
Gemeentewet
Balans
Wet Fido
Besluit Begroting en verantwoording
Gemeentewet
Kaderwet LNV-subsidies
Het normenkader 2014 rechtmatigheidcontrole interne regelgeving
(bijlage 1b);
Categorie organisatie
Procedure planschadevergoeding
Verordening tot aanpassing recht tegemoetkoming in planschade (december 2008)
Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade (december 2008)
Financiele verordening Gemeentehaarlemmermeer 2009 Uanuari 2009)(art. 212 Gemeentewet)
Verordening onderzoek en doelmatigheid en doeltreffendheid (art. 213a)
Verordening op de fractievergoeding 2003
Verordening fractieondersteuning 2006
Vaststellen Verordening geldelijke voorzieningen Raadsleden 2010
Vaststellen Verordening geldelijke voorzieningen leden van externe commissies 2010
Verordening geldelijke voorzieningen wethouders
Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Haarlemmermeer (Verordening GBA
2009) (per 20.02.2014 geactualiseerd en vastgesteld in de raad)
Beleidsregels UWO 11
Verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Haarlemmermeer 2002 Uuni 2009)
Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Kennemerland
Categorie financieel beleid
Regeling Budgethouderschap 1993
Nota investeringsbeleid 2001
Evaluatienota reserves en voorzieningen 1997
T reasurybeleid
Besluit aanpassing erfpachtcanon voor bestaande erfpachtsrechten voor woningen
Verordening grondzaken
Besluit grondprijzenbeleid 2007
Actualisatie gemeentelijk garantiebeleid
Verhoging kredietplafond startersleningen
Nota risicomanagement en weerstandsvermogen
Verordening starterslening Haarlemmermeer 2013
Categorie subsidies, werkgelegenheid en aanverwante regelgeving
Subsidieverordening monumentenverordening 2004
Subsidieverordening restauratie monumenten Haarlemmermeer 2004
Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2011 (februari 2011)
Besluit voorzieningen maatschappelijke ondersteuning Gemeente Haarlemmermeer 2009
Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning Gemeente Haarlemmermeer 2011
WMO-verordening Haarlemmermeer 2013
WMO-verordening, beleidsregels
Maatregelen verordening Wet Werk en Bijstand 2013
Re-integratieverordening Wet werk en bijstand Haarlemmermeer 2012
Maatregelenverordening IOAW en IOAZ Haarlemmermeer 2013
Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive Haarlemmermeer 2013
Toeslagenverordening WWB
Verordening subsidiebeleid voor Niet Uitkeringsgerechtigden 2003
Verordening langdurigheidsteeslag Haarlemmermeer 2013
Verordening op grond van de Wet BUIG (Wet bundeling uitkeringen inkomensvoorziening)
Verordening bedrijven investeringszone (BIZ) Hoofddorp Centrum 2011
Aanpassing weigeringsgrond Algemene Subsidieverordening Haarlemmermeer 2011
Categorie belastingen en heffingen
Verordening op OZB 2011
Verordening heffing en invordering afvalstoffenheffing 2014
Verordening heffing en invordering rioolrechten 2014
Verordening heffing en invordering liggeld woonschepen 2014
Verordening parkeerbelasting 2014
Aanwijzingsbesluit betaald parkeren Haarlemmermeer 2014
Legesverordening en tarieventabelleges 2014 (1 e wijziging 20.02.2014 I tarieven reisdocumenten)
Verordening heffing en invordering toeristenbelasting 2014
Verordening heffing en invordering precariobelasting 2014
Verordening graf- en begraafrechten 2011
Beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen Haarlemmermeer 2005
Parkeerverordening 2000, (Aanpassen parkeertijden op Koopzondagen maart 2011)
Verordening op de heffing en invordering van hondenbelasting 2012
Wettelijke tariefswijzigingen leges 2012
Verordening op de heffing en de invordering van parkeerbelasting 2013
Categorie overige
Verordening Wet Kinderopvang
Verordening kinderopvang 2002 (onderdeel peuterspeelzalen)
Verordening leerlingenvervoer 201212013
Verordening wet lnburgering
Exploitatieverordening gronden 1994
Garantieregeling papier en karton
Verordening Wet inburgering
Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2012
Algemene Plaatselijke Verordening 2012
Bouwverordening 2010, 1e wijziging
Tijdelijke verordening verwijdering asbest particuliere woningvoorraad Haarlemmermeer 2013
Bouwverordening 2013
Algemene Plaatselijke Verordening 2013 I per 13.03.2014 APV 2014
gemeente
Haarlemmermeer
CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE
JAARREKENING 2014
Onderwerp
Volgvel
2
Inleiding
Hoofdstuk 1 context van de accountantscontrole
1.1 .
Doelstelling controleprotocol
1.2.
Wettelijk kader
1.3.
Procedure
Hoofdstuk 2 de certifieerende functie van de accountant
2.1
De jaarrekeningcontole
2.1.1
Rapportages
2.1.2
Natuurlijke adviesfunctie
2.2
Controle- en rapporteringtoleranties
2.2.1
Controletoleranties
2.2.2
Rapporteringtoleranties
2.3
Planning van werkzaamheden
2.4
SiSa (Single information Single audit)
2.5
Controle overige verantwoordingen
2.5.1. Verantwoording Fractieondersteuning
2.5.2. Incidentele verantwoordingen
Hoofdstuk 3 nadere aanwijzingen m.b.t. de controle-opdracht 2014
3.1
Goedkeuring- en rapporteringtoleranties
3.2
Wet- en regelgeving
3.2.1
Externe wetgeving 2014
3.2.2
Regelgeving intern 2014
3.3
Specifieke onderzoeksvragen 2014
Hoofdstuk 4
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en
rechtmatigheid)
Het oordeel van de accountant
Rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidcriteria
Het begratingscriterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het voorwaardencriterium
Bijlagen:
• 1a: Extern normenkader 2014
• 1b: Intern normenkader 2014
Onderwerp
Volgvel
3
Inleiding
Met ingang van het verslagjaar 2004 geeft de accountant een oordeel over zowel de
getrouwheid als de rechtmatigheid van de gemeentelijke jaarrekeningen. Object van controle
zijn de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) en daarmede tevens het financieel beheer
over het betreffende jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en
wethouders van de gemeente Haarlemmermeer.
Met het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast met betrekking tot
de controleopdracht voor dit jaar. De nadere aanwijzingen (kunnen) gaan over:
de te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties;
specifieke vragen die de raad voor dit jaar aan de accountant wil meegeven om
gedurende de controle expliciete aandacht aan te besteden;
welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de
rechtmatigheidcontrole is.
Het controleprotocol is als volgt opgebouwd.
In hoofdstuk 1 wordt de doelstelling en het wettelijke kader van de accountantscontrole kort
geduid.
In hoofdstuk 2 vindt u de beschrijving van de opdracht aan de accountant.
In hoofdstuk 3 vindt u de nadere aanwijzingen voor het jaar 2014 die door de raad
vastgesteld worden. Deze nadere aanwijzingen zijn expliciet vertaald in het raadsvoorstel en
de besluitpunten in het besluit waarmee de raad het controleprotocol 2014 vaststelt.
In hoofdstuk 4 worden de algemene uitgangspunten voor de controle nader beschreven.
Hierbij worden de definities van de begrippen die met betrekking tot getrouwheid en
rechtmatigheid een rol spelen weergegeven. Tevens wordt in dit hoofdstuk de werkwijze,
waartoe college en raad met betrekking tot de begratingsrechtmatigheid zijn gekomen,
uiteen gezet.
In hoofdstuk 5 volgen tenslotte de verwachtingen ten aanzien van de natuurlijke adviesrol
van de accountant, de aansturing door en ondersteuning van de auditcommissie en het
bestuur en de ambtelijke organisatie. De onderwerpen uit hoofdstuk 5 zijn uit het Programma
van Eisen overgenomen en worden door opname in het controleprotocollevend gehouden.
Onderwerp
Volgvel
4
Hoofdstuk 1
Context van de accountantscontrole
1. I . Doelstelling controleprotocol
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de
reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij
verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de
jaarrekening van de gemeente Haarlemmermeer.
1.2. Wettelijk kader
De Gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants
aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de
in art. 197 GW bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere
aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties. Tevens zal in
de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in
het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidcontrole zal zijn.
De gemeenteraad heeft een verordening 'accountantscontrole' ex art 213 GW voor de
controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de
gemeente Haarlemmermeer vastgesteld.
1.3. Procedure
In de Verordening accountantscontrole 1 en het reglement van orde van de auditcommiss-Ie is
de procedure beschreven waarlangs afstemming van vragen en eisen en toeleiding van
stukken plaatsvindt. Afstemming- en communicatiemomenten zijn er tussen de verschillende
betrokkenen: auditcommissie, accountant, griffier, de portefeuillehouder financiën, de
gemeentesecretaris, de rekenkamercommissie en de corporale controller. Daarnaast zijn de
stappen benoemd voor het tot stand komen van rapportages ten behoeve van de raad en de
route waarlangs die stukken tot de raad komen.
1
Te vinden op http://www.haarlemmermeer.nflbis/Raadsverorden·,ngen
Onderwerp
Volgvel
5
Hoofdstuk 2
De certifieerende functie van de accountant
2. 1 De jaarrekeningcontrole
Voor de jaarrekeningcontrole gelden de reguliere en landelijk geldende regels zoals die zijn
neergelegd in onder andere het Besluit accountantcontrole gemeenten, en zoals deze door
het ministerie van BZK worden gecommuniceerd en tevens in vakkringen als het Platform
Rechtmatigheid en het NIVRA zijn belegd.
Voor de uit te voeren controles gelden verder voor onze gemeente de Haarlemmermeerse
regels die zijn vastgelegd in:
De Verordening op de accountantscontrole ex artikel 213 Gemeentewet;
De Financiële verordening Haarlemmermeer;
Het programma van eisen op grond waarvan de accountant zich heeft
gepresenteerd.
De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de gemeente Haarlemmermeer en
resulteert jaarlijks in de hiernavolgende zaken (welke in het Besluit Accountantscontrole
gemeenten en onze Verordening op de accountantscontrole nader zijn gedefinieerd):
controleverklaring
de interimrapportage (managementletter) en het verslag van bevindingen bij de
jaarrekening controle
Naar aanleiding van de interimcontrole wordt voor 1 november een procesgerichte
managementletter verzorgd en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole het
rapport van bevindingen.
in het controleprotocol kan per jaar aandacht voor specifieke onderwerpen worden
gevraagd waaraan de accountant tijdens zijn reguliere controle aandacht besteedt
(artikel 2 lid 3 Verordening accountantscontrole).
2. 1. 1 Rapportages
Na afronding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole rapporteert de accountant in
het kort weergegeven als volgt.
Rapportage interim-controle
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle
uitgevoerd. Deze interim-controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor
een goede en betrouwbare informatievertrekking mede rekening houdend met de actuele
ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om de onderwerpen: risicomanagement, interne
beheersing, rechtmatigheid, geautomatiseerde gegevensverwerking en overige activiteiten
die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Over de
uitkomsten van de interim-controle wordt een verslag uitgebracht. Dit verslag noemen we
een managementletter. In deze managementletter worden bestuurlijk relevante zaken, op
grond van de overeengekomen rapportagewensen, aan de auditcommissie gerapporteerd.
Rapportage jaarrekeningcontrole
Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens
de geldende verslaggevingvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies
en gemeenten: BBV), of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten
en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stelt de accountant vast of de
posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Overeenkomstig de Gemeentewet wordt
Onderwerp
Volgvel
6
omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan
het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt
gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de
beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige
verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het
criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc. Zie hoofdstuk 4 voor de geldende
criteria en de definities ervan). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als
opgenomen in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in
een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over
eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door
de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
De managementletter en het verslag van bevindingen bevatten in ieder geval:
de bijzonderheden die bij de uitvoering van de interim controle en de
jaarrekeningcontrole naar voren komen en naar de mening van de accountant
verbeterd kunnen worden of verbetering behoeven;
de follow-up van aanbevelingen uit voorgaande managementletters.
De rapportages worden overeenkomstig de afspraken als volgt geadresseerd:
de managementletter naar aanleiding van de interim-controle worden uitgebracht
aan de auditcommissie, het college van b&w en de directie;
de managementletter wordt voor 1 november van ieder jaar in concept aan de
auditcommissie en het college aangeboden;
de rapportage over de jaarrekening (inclusief af te geven verklaringen), uit te
brengen aan de raad van de gemeente Haarlemmermeer, wordt aan de
auditcommissie toegezonden;
de auditcommissie ontvangt alle informatie die vanuit de accountant aan de
organisatie wordt overgebracht en beoordeelt welke informatie aan de raad wordt
voorgelegd;
eventuele incidentele verklaringen worden uitgebracht aan het bevoegde orgaan en
de opdrachtgever.
2. 1. 2 Natuurlijke adviesfunctie
Vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie besteedt de accountant in de managementletter en het
rapport van bevindingen tevens aandacht aan:
- verbeterpunten in de bedrijfsvoering in algemene zin;
- verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer (inclusief budget- en
kredietbewaking), de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning en controlinstrumenten, het risicomanagement en de relaties tussen de rekening en begroting.
Van de accountant wordt ook verwacht dat hij vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie meedenkt
en adviseert over de algehele werking van het systeem en de eisen die dat stelt aan de
bruikbaarheid van informatie voor de betrokken bestuursorganen om hun rol en taak te
kunnen spelen.
Onderwerp
Volgvel
7
2.2 Controle- en rapporteringtoleranties
2. 2. 1 Controletoleranties
De goedkeuringstoleranties bedragen standaard voor jaarrekening voor fouten: 1% van het
totaal van de lasten en voor onzekerheden: 3% van het totaal van de lasten. Het contract
met de accountant is opgesteld op basis van deze toleranties.
Het hanteren van deze toleranties leidt tot het volgende onderscheid in controleverklaringen:
,;1%
> 1%,; 3%
in de controle (% ,; 3%
> 3% ,;10%
>3%
> 10%
van de
De gemeenteraad kan besluiten om voor enig jaar de goedkeuringtoleranties te verscherpen
voor fouten in het totaal of voor onderdelen van de lasten en voor onzekerheden van het
totaal of onderdelen van de lasten.
2. 2. 2 Rapporteringtoleranties
De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over de gewenste rapporteringtolerantie. Deze
tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan de
raad rapporteert. De auditcommissie adviseert om voor het controlejaar 2014, net als in
afgelopen jaren, een rapporteringtolerantie te hanteren van € 75.000.
2. 3
Planning van werkzaamheden
De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dient plaats te vinden binnen
de planning en controlcyclus van de gemeente Haarlemmermeer en de daarin in
vastgelegde tijdslimieten.
De accountant overlegt vier weken voor zowel de aanvang van de interim-controle als de
jaarrekeningcontrole een overzicht van de benodigde stukken aan de directeur
bedrijfsvoering en de corporale controller.
De aanvang en het tijdstip van de controles vinden in overleg met de directie plaats.
Onderwerp
Volgvel
8
2.4
SiSa (Single information Single audit)
In de jaarrekening legt de gemeente ook verantwoording af over specifieke uitkeringen die
vallen onder SiSa. In oktober 2014 publiceert het Ministerie van Binnenlandse Zaken het
overzicht welke verantwoordingen over 2014 onder de SISA moeten worden opgenomen.
De accountant controleert de verantwoordingen op fouten en onzekerheden en rapporteert
hierover in het accountantsverslag.
2.5
Controle overige verantwoordingen
2.5. 1 Verantwoording Fractieondersteuning
De gemeenteraad heeft in zijn Verordening op de fractieondersteuning 2006 bepaald dat de
controle van het verslag dat elke fractie ter verantwoording over de besteding van de
bijdrage voor fractieondersteuning aanlevert, door de accountant wordt verzorgd.
Over de controle op de verantwoording fractieondersteuning rapporteert de accountant in
een apart verslag dat in het voorjaar tot de raad komt. De Verordening op de
fractieondersteuning is bij deze controle leidend. De controle is erop gericht de juistheid en
rechtmatigheid van de fractiebestedingen vast te stellen en tevens de volledigheid van
bedragen en de verslagen over de besteding van de fracties vast te stellen.
De accountant brengt op grond van zijn controle tevens advies uit aan de raad. De
auditcommissie speelt in de controle geen rol.
2.5.2 Incidentele verantwoordingen
Incidentele verantwoordingen en verklaringen kunnen ten behoeve van het verkrijgen van
subsidies benodigd zijn. Opdrachtgever voor dergelijke incidentele verklaringen is veelal het
college van burgemeester en wethouders. Alle verklaringen worden gespecificeerd
gefactureerd, met vermelding van bestede uren en gehanteerde tarieven.
Onderwerp
Volgvel
9
Hoofdstuk 3
Nadere aanwijzingen met betrekking tot de controleopdracht
3. 1
Goedkeuring- en rapporteringtoleranties
Voor dit onderdeel gelden geen afwijkingen of aanwijzingen. De te hanteren goedkeuring- en
rapporteringtoleranties gelden zoals is bepaald in het Programma van Eisen en welke in het
contract zijn opgenomen.
De goedkeuringstoleranties bedragen standaard voor jaarrekening voor fouten: 1% van het
totaal van de lasten en voor onzekerheden: 3% van het totaal van de lasten. Het contract
met de accountant is opgesteld op basis van deze toleranties.
2.2.2 Rapporteringtoleranties
De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over de gewenste rapporteringtolerantie. Deze
tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan de
raad rapporteert. De auditcommissie adviseert om voor het controlejaar 2014, net als in
afgelopen jaren, een rapporteringtolerantie te hanteren van € 75.000.
3. 2
Wet- en regelgeving
3.2.1 Externe wetgeving 2014
Ten aanzien van de wetgeving is nagegaan welke wetgeving vóór de aanvang van de
accountantscontrole van kracht is. Voor deze wetten is vervolgens nagegaan of deze ook
voor gemeenten relevant zijn en of deze wetten voor de accountantscontrole relevant zijn.
De naleving van wettelijke kaders is in het kader van de accountantscontrole uitsluitend
relevant voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen
betreffen. Het resultaat van de inventarisatie is verwerkt in het overzicht van Externe
Wetgeving (bijlage la).
3.2.2 Regelgeving intern 2014
Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen is nagegaan welke raadsverordeningen
vóór de aanvang van de accountantscontrole van kracht zijn. Het resultaat is, voor zover
deze verordeningen relevant zijn voor de accountantscontrole, in het overzicht van interne
regelgeving opgenomen (bijlage lb).
3. 3
Specifieke onderzoeksvragen 2014
Raad, college en de rekenkamercommissie zijn per brief d.d. 22 mei jl. door de
auditcommissie uitgenodigd om voorstellen voor specifieke aandachtspunten voor de
accountant bij zijn controle aan te reiken.
Uit de bespreking van Specifieke onderzoeksvragen van 19 juni jl. komt de Auditcommissie
tot de volgende onderwerpen:
Aandachtspunt 1
In welke mate wordt de inning van gelden van debiteuren beheerst
en in welke mate doet zich hier een concentratie van risico's bij
voor.
Aandachtspunt 2
met ingang van 2016 worden gemeenten verplicht
vennootschapsbelasting af te dragen over activiteiten die
winstgevend zijn. In hoeverre is de administratieve inrichting van de
gemeente toegerust op de invoering van deze nieuwe plicht.
Onderwerp
Volgvel
10
Aandachtspunt 3
de regels voor verslaglegging zullen naar verwachting gaan wijzigen.
De controle op rechtmatigheid door de accountant kan daarbij een
andere rol krijgen: gemeenten gaan zelf de rechtmatigheid
verklaren, de accountant toetst of de verklaarde rechtmatigheid
correct is. In hoeverre is Haarlemmermeer gereed om een 'in
contra/I statement' aan de accountant voor te leggen.
Aandachtspunt 4
Bij investeringen kan in de praktijk blijken dat een inschatting van de
kosten voor het onderhoud anders uitpakken dan verwacht werd.
Wanneer het om innovatieve producten gaat kan een verklaring zijn
dat er minder of geen ervaring was met beheer en onderhoud.Los
daarvan kunnen de omstandigheden van het gebruik veranderen en
het beheer beinvloeden.
Welke kwaliteit heeft de bestaande systematiek van investeren en
het in beheer nemen van de exploitatie in Haarlemmermeer. Als
aandachtspunt en eerste verkenning: Sport (voorzieningen) en
Verkeer en Vervoer (wegen).
Onderwerp
Volgvel
11
Hoofdstuk 4
Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en
rechtmatigheid)
4. 1
Het oordeel van de accountant
Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle door de accountant van de in artikel
197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en
de activa en passiva;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in
overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke
regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de
vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de
bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel
186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten);
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole
Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA)
bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
4. 2
Rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidcriteria
Bij rechtmatigheid gaat het om de naleving van kaders uit wetten en gemeentelijke
regelgeving. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen
of kunnen betreffen. Onder rechtmatigheid wordt mede begrepen de definitie volgens het
Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening
verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen indien zij
"in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke
regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ".
Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige
handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging
uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden
vastgestelde regels betreft Met andere woorden, interne regels van college naar ambtelijke
organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens
wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" besluiten, maar
zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere
regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het
algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van
lagere interne regels. De overzichten met relevante wet- en regelgeving (bijlagen 1a en 1 b)
worden jaarlijks ter vaststelling aan de raad voorgelegd.
In het kader van de rechtmatigheidcontrole worden negen rechtmatigheidcriteria
onderkend:
Onderwerp
Volgvel
12
a = Afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel.
b = Niet afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel.
Blijkens bovenstaande tabel wordt in het kader van het getrouwheidsonderzoek al aandacht
besteed aan de meeste van de rechtmatigheidcriteria. Voor de oordeelsvorming over de
rechtmatigheid van het financieel beheer zal echter extra aandacht besteed moeten worden
aan de volgende rechtmatigheidcriteria:
1. Het begrotingscriterium;
2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);
3. Het voorwaardencriterium.
Deze 3 criteria worden hieronder nader beschreven.
4. 2. 1
Het begratingscriterium
In de rechtmatigheidcontrole is het begratingscriterium een belangrijk toetscriterium. In het
Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) wordt
begratingsrechtmatigheid als volgt gedefinieerd:
Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede
de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde
begroting en hiermee samenhangende programma's.
Het begratingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. De
budgettaire norm voor het bepalen van begratingsrechtmatigheid wordt afgeleid uit:
programmabegroting en toelichting;
begratingswijzigingen op programmaniveau met toelichting zoals blijkend uit de
voorjaarsrapportage, najaarsrapportage en raadsbesluiten.
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de
geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is -voor zover het de
begratingsoverschrijdingen betreft- mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De
overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals
geregeld in de Gemeentewet Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in
hoeverre de begratingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde
beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het
bepalen welke begratingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan
de raad. In de door de raad vastgestelde financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet
is nader uitgewerkt hoe moet worden bepaald of de lasten binnen de omschrijving van de
activiteiten en het bijbehorende bedrag van het programma passen.
Onderwerp
Volgvel
13
In dit controleprotocolleggen wij duidelijke en concrete spelregels vast tussen de
gemeenteraad en het college met betrekking tot het begrotingscriterium. Dit voorkomt
discussie achteraf. Voor het bepalen van rechtmatigheid worden de volgende categorieën
afwijkingen onderscheiden:
Rechtmatige begrotingsafwijkingen;
Niet-rechtmatige begratingsafwijkingen
In de hierna opgenomen kaders wordt een aantal mogelijke begratingsafwijkingen genoemd
die als rechtmatig dan wel niet-rechtmatig worden aangemerkt Niet-rechtmatige afwijkingen
dienen bij de jaarrekening te worden geautoriseerd door de raad.
1.
Kostenonderschrijdingen mits deze passen binnen het bestaande beleid.
2.
Kostenoverschrijdingen voor activiteiten die passen binnen het bestaand beleid en
die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde
opbrengsten, bijvoorbeeld via kostendekkende omzet (heffingen, huur) via
egalisatiereserves of via subsidies.
3.
Kostenoverschrijdingen voor activiteiten die passen binnen bestaande beleid en
een gevolg zijn van interne factoren zoals bijvoorbeeld:
-doorberekening van indirecte kosten (overhead), onder voorwaarde dat de totale
apparaatskasten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden
overschreden;
- kapitaallasten, onder voorwaarde dat de investeringskredieten door de raad zijn
geautoriseerd;
-overschrijdingen als gevolg van fouten in de begroting;
-dotaties aan voorzieningen die verplicht zijn voorgeschreven op grond van Besluit
Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Vaak blijken deze zaken
pas bij het opmaken van de jaarrekening.
4.
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die in verband
met tijdstip van het ontstaan ervan, niet tijdig in de raad konden worden
gerapporteerd (in de najaarsrapportage) en niet binnen het budget kunnen worden
gecompenseerd en die bovendien worden veroorzaakt door externe factoren zoals:
een openeinde subsidieregeling;
een faillissement van een debiteur of een vordering die niet geïnd kan worden;
wijzigingen in landelijke wet- en regeling met financiële consequenties;
afrekeningen van subsidies en realisatie van begrote subsidieverwachtingen;
de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;
klimaatomstandigheden, bijvoorbeeld een overschrijding van het budget
gladheidbestrijding als gevolg van sneeuwval;
uitgaven die pas bij het opmaken van de jaarrekening naar hun aard
onvoorzien, onvermijdbaar en niet uitstelbaar blijken te zijn.
Onderwerp
Volgvel
14
1.
Kostenoverschrijdingen voor activiteiten die passen binnen het bestaande beleid
maar ten onrechte niet tijdig aan de raad zijn gerapporteerd in de
najaarsrapportage zoals bijvoorbeeld:
een verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse gegevens
al wel bekend, maar heeft niet tot een begratingswijziging geleid;
idem voor overschrijding investeringskrediet.
Doordat deze niet-rechtmatige overschrijdingen binnen het bestaande beleid vallen,
kan de raad bij de jaarrekening aangeven of deze alsnog worden geautoriseerd
2.
Kostenoverschrijdingen die niet passen binnen het bestaande beleid en die
achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd. Bijvoorbeeld een
naheffingsaanslag die na nader onderzoek door de belastingdienst wordt opgelegd,
of een boete/schadevergoeding die na een bezwaar- en beroepprocedure aan de
gemeente wordt opgelegd. In de praktijk gaat het meestal om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving, waar de gemeente zich, eventueel
na een gerechtelijke uitspraak, bij zal hebben neer te leggen.
Doordat de niet-rechtmatige overschrijdingen niet binnen het bestaande beleid
vallen, kan de raad ervoor kiezen het college te vragen om een indemniteitsbesluit'
voor te bereiden.
3.
Kostenoverschrijdingen voor activiteiten die niet passen binnen het bestaande
beleid en waarvoor ook geen door de raad goedgekeurde begratingswijziging
aanwezig is. Bijvoorbeeld de activiteiten zijn in de praktijk ruimer geïnterpreteerd en
toegepast dan in de regelgeving.
Doordat deze niet-rechtmatige overschrijdingen niet binnen het bestaande beleid
vallen, kan de raad ervoor kiezen het college te vragen om een indemniteitsbesluit 3
voor te bereiden.
In de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen met de begrotingsafwijkingen.
Afwijkingen worden daarin toegelicht en waar nodig wordt de raad gevraagd de afwijkingen
te autoriseren, zodat de financiële beheershandelingen rechtmatig hebben plaatsgevonden.
2
De indemniteitsprocedure kan worden gehanteerd indien de raad van oordeel is dat er lasten, baten of
balansmutaties in de jaarrekening zijn opgenomen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De raad vraagt het
college dan een indemniteitsbesluit in te dienen. In zo'n besluit dient het college de door de raad genoemde zaken
nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Vervolgens kan de raad dit besluit aannemen of verwerpen.
De indemniteitsprocedure is bedoeld voor die onrechtmatigheden die de raad van belang acht. Het is dus niet zo
dat de raad standaard en dus altijd een indemnite!tsprocedure zou moeten starten over alle door de accountant
gevonden onrechtmatigheden. Indien een indemniteitsprocedure wordt gestart, wordt de vaststelling van de
jaarrekening opgeschort. Oe accountantsverklaring en in het bijzonder het verslag van bevindingen van de
accountant zullen in de meeste gevallen de basis vormen voor een verzoek van de raad om een indemniteîtsbesluit.
In het verslag van bevindingen worden immers alle onrechtmatigheden die de accountant bij zijn controle is
tegengekomen benoemd.
Onderwerp
Volgvel
15
4.2.2 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Gemeenten moeten een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk
gebruik hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening
verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&Obeleid.
Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert, kan dit gevolgen hebben voor het
accountantsoordeeL Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is
uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid, die inherent is aan de regeling,
blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van uitgaven of ontvangsten en deze
niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid
in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.
Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O-beleid vastgesteld.
Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter
voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn genomen. Daarbij is de
vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel)
adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële
verantwoording.
4.2.3 Het voorwaardencriterium
Aan de besteding en inning van gelden door een gemeente zijn bepaalde voorwaarden
verbonden waarop door de accountant wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in
wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De
gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
Recht (voorwaarden waaronder in aanmerking wordt gekomen op een recht dan wel een
verplichting bestaat op een recht);
Hoogte (de hoogte van het recht dan wel de verplichting op een recht);
Duur (de termijnen van de verstrekking, toekenning of werkingsperiade van het recht
dan wel de verplichting op een recht);
Bevoegdheden;
Het voeren van een administratie;
Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;
Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.
De precieze invulling verschilt per wet, regeling of verordening. Voor alle geldstromen dient
ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere
overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. De raad heeft eerder vastgesteld dat
(als uitgangspunt) alle voorwaarden getoetst dienen te worden.
Onderwerp
Volgvel
16
Dit controleprotocol 2014 is door de auditcommissie van de raad van de gemeente Haarlemmermeer ter
vaststelling voorgelegd aan de raad van de gemeente Haarlemmermeer,
de ambtelijk secretaris,
de voorzitter,
Jaap Baars
Chris Vonk
Dit controleprotocol 2014 is vastgesteld door de raad van de gemeente Haarlemmermeer in zijn
vergadering van 3 juli 2014
de griffier,
de burgemeester,
J. van der Rhee bh a
drs. Th.LN. Weterings

Download Report