NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 NOTULEN RAAD 08/07/2014 Aanvang: Aanwezig: 20:00 uur Marie-Rose Harnie: voorzitter; Freddy Busselot, Carine De Cock, Leen Destoop, Valerie Hamelryck, Jeroen Hofmans, Rogier Lindemans, Sven Pletincx, Robert Vandenbranden: raadsleden; Sara Van Osselt: plaatsvervangend secretaris Verontschuldigd: Kjell Bosmans, Nicky Van Acker: raadsleden; Dirk Pieters: burgemeester; Annelies Debilde: secretaris wnd. Afwezig: GOEDKEURING VAN DE NOTULEN De notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 10/06/2014 worden goedgekeurd zonder opmerkingen. OPENBARE ZITTING Ondersteunende afdelingen 1. BO Kwartaal rapportage secretarisbeslissingen De Raad, Aanleiding en doel: In het kader van de uitoefening van de bevoegdheden die toegekend werden aan de secretaris worden beslissingen genomen die ge-officialiseerd worden onder de vorm van een secretarisbeslissing. Annelies Debilde, secretaris wnd., wenst periodiek (per kwartaal) te rapporteren aan de raad betreffende de genomen secretarisbeslissingen. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Beslissingen aangaande de delegatiebevoegdheid en het Budgethouderschap opgesteld en goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk welzijn. Advies en motivering: Er worden secretarisbeslissingen opgesteld ten aanzien van de uitoefening van volgende bevoegdheden: Aankopen/leveringen/diensten: - Budgethouderschap nl. over exploitatie-uitgaven minder dan € 5500 exclusief BTW op jaarbasis en die het bestuur niet voor meer dan een jaar binden. - Goedkeuring vormingen tot 1250 euro per persoon 1 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Procedures: Goedkeuring van alle procedures Rapporteren: Rapporten in kader van interne controle bv. kasbeheer, boordtabellen/kerngetallen. De afdeling bestuursondersteuning en kwaliteit maken een overzicht van de noodzakelijke rapporten. Geldstroom: Inning geringe dagontvangsten Voor aanvraag tot ontvangst van geringe dagontvangsten, maakt het diensthoofd een secretarisbeslissing. De secretaris vraagt advies aan de financieel beheerder. Van zodra dit positief is en de beslissing wordt genomen, wordt aan de verantwoordelijke het besluit betekend zoals bepaald in de raad van 14 juli 2009. Provisie: Voor aanvraag provisie maakt het diensthoofd een secretarisbeslissing. De secretaris vraag advies aan de financieel beheerder. Van zodra dit positief is en de beslissing wordt genomen, wordt aan de verantwoordelijke het besluit betekend zoals bepaald in de raad van 14 juli 2009. Operationeel: gebruik feestzaal Zonnig Huis voor bv. Pensioenfeestjes gebruik zaal/accommodatie/voertuigen door externe organisaties goedkeuring functieomschrijvingen (opgedragen door Rpr) stageaanvragen Personeelsbeheer Het begrip dagelijks personeelsbeheer dient nog nader omschreven te worden en wordt momenteel nog niet behandeld via een secretarisbeslissing maar via het Vast Bureau of de Raad. Van deze secretarisbeslissingen worden overzichtslijsten en notulen gemaakt conform de werking van onze bestuursorganen. Alle notulen worden gebundeld in een notulenboek en ondertekend door de secretaris. Er wordt voorgesteld aan de Raad om kennis te nemen van de overzichtslijst van het 2e kwartaal 2014 en haar goedkeuring te verlenen ten aanzien van de genomen secretarisbeslissingen. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad neemt kennis van de inhoud van de overzichtslijst van de secretarisbeslissingen van het 2e kwartaal 2014.. Art 2. De Raad verleent haar goedkeuring ten aanzien van de genomen secretarisbeslissingen. 2. BO Het huishoudelijk reglement voor de Raad voor Maatschappelijk Welzijn De Raad, Aanleiding en doel: 2 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Overeenkomstig het Decreet betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008 en latere wijzigingen dient de raad voor maatschappelijk welzijn een Huishoudelijk Reglement aan te nemen. Juridische gronden: Het Decreet betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008 en latere wijzigingen. Advies en motivering: Het Huishoudelijk Reglement is een belangrijk document van de OCMW-raad en een onmisbaar instrument voor de raadsleden. Hierin wordt immers de werking van de raad nader omschreven en vinden de raadsleden meer informatie over de rechten die ze hebben. Het decreet heeft een aantal bepalingen opgesomd die minstens dienen opgenomen te worden in het Huishoudelijk reglement. Daarnaast zijn er ook een aantal keuzemogelijkheden. Bij aanvang van een bestuursperiode dienst de Raad voor Maatschappelijk Welzijn een huishoudelijk reglement aan te nemen. Dit huishoudelijk reglement kan doorheen de hele legislatuur gewijzigd worden. Als basis van het herwerken van het huishoudelijk Reglement voor de raad werden volgende documenten gehanteerd: - Ontwerpversie van de VVSG - Het goedgekeurde huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van het OCMW Halle (goedgekeurd ter zitting van de raad van 2012) - Het goedgekeurde huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van de Stad Halle Er werd tevens rekening gehouden met de nieuwe evaluatie rond het gebruik van het notuleringssysteem Cobra dewelke een zeker impact heeft gehad op de dossierbehandeling en kennisgeving aan de raadsleden. Het Vast Bureau verleende ter zitting van 16/06/2014 positief advies ten aanzien van het ontwerp. Aan de Raad wordt gevraagd zijn goedkeuring te geven aan het huishoudelijk reglement in bijlage van dit besluit. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad keurt het huishoudelijk reglement in bijlage van dit besluit goed. 3. FADI Gunning - Levering, implementatie en onderhoud van VOIP-telefonie, netwerkapparatuur en netwerkbekabeling. Vaststellen van voorwaarden en wijze van gunning. 3 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 De Raad, Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Raming van de opdracht: 130.000 euro (excl. BTW 21%) – 157.300 euro (incl. BTW 21%) Duur van de opdracht: éénmalig Momenteel maken we gebruik van een digitale telefooncentrale. Gezien de huidige centrale aan vervanging toe is, moet er opnieuw geïnvesteerd worden in een nieuwe telefooncentrale. De investeringsbudgetten voor dit project zijn opgenomen in de goedgekeurde meerjarenplanning. Aan de raad wordt voorgesteld om de voorwaarden en wijze van gunnen goed te keuren. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni 2013. Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Advies en motivering: De huidige telefooncentrale is 12 jaar oud en aan vervanging toe. Deze oude centrale kan daarnaast ook niet meer uitgebreid worden om bijvoorbeeld het vernieuwde Sociaal Huis van telefonie te voorzien. Dit leidt er ons toe dat er opnieuw geïnvesteerd moet worden in nieuwe telefonie met bijhorende vereisten op het vlak van netwerkbekabeling en netwerkapparatuur. Toekomstgerichtheid, flexibiliteit en schaalbaarheid worden binnen deze investering centraal vooropgesteld. 4 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Als vervanging van onze huidige telefooncentrale verkiezen we om toekomstgericht te investeren in VOIP-telefonie, dit zowel voor onze vaste als voor onze draadloze DECTtelefoons. VOIP staat voor Voice over IP en betekent dat het telefoonverkeer via deze technologie over dezelfde netwerkbekabeling loopt als deze van de computers, printers, netwerkapparaten, … Om de draadloze toestellen te vervangen binnen deze nieuwe VOIP-telefonie dienen we ook een draadloos netwerk te voorzien. Dit draadloos netwerk kunnen we naast de draadloze telefoons ook gaan gebruiken om efficiënter en mobieler te werken met laptops (cfr. zorgdossier van het Zonnig Huis via laptop), tablets, smartphones, … Om de implementatie van deze nieuwe telefonie en het draadloos netwerk mogelijk te maken dienen we ook de huidige netwerkbekabeling en netwerkapparatuur te vernieuwen. Hiervoor werd een lastenkohier met onderwerp “Levering, implementatie en onderhoud van VOIP-telefonie, netwerkapparatuur en netwerkbekabeling” opgesteld. Daarnaast werd ook een projectraming gemaakt. Dit project kan worden gegund via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking - niet-Europese bekendmaking. Huidig lastenkohier betreft enerzijds de vernieuwing van de telefooncentrale en de telefoontoestellen en anderzijds, in functie van de vernieuwing van de telefonie, ook de vernieuwing van de huidige netwerkbekabeling (met uitzondering van het Sociaal Huis), netwerkapparatuur en de installatie van een draadloos netwerk. Voor het Sociaal Huis betreft dit geen vervanging maar voorziening van een netwerkapparatuur, telefonie en de installatie van een draadloos netwerk. In de gunning van de vernieuwing van het Sociaal Huis werd enkel het voorzien van netwerkbekabeling opgenomen. Het lastenkohier is opgedeeld in 4 percelen: Perceel 1: VOIP-telefonie en netwerkapparatuur Perceel 2: Draadloos netwerk Perceel 3: Netwerkbekabeling Perceel 4: Project management De opdracht omvat onder meer: - Het verwijderen en vervangen van de huidige telefooncentrale en telefoontoestellen in het administratief gebouw, het Woonzorgcentrum Zonnig Huis, Brailon, Vankoekenbeek en De Haver. De bestaande alarmlussen en het zusteroproepsysteem blijven behouden en dienen binnen de nieuwe telefonie geïntegreerd te worden. - Het verwijderen van de huidige telefoniebekabeling in bovenvermelde gebouwen. - Het verwijderen en vervangen van de huidige netwerkapparatuur en –bekabeling in functie van de minimale vereisten van de nieuwe telefonie en een draadloos netwerk. De netwerkbekabeling van het administratief gebouw voldoet integraal niet aan de minimale vereisten van de nieuwe telefonie. In de andere gebouwen zal nagegaan worden of de huidige netwerkbekabeling al dan niet voldoet voor de nieuwe telefonie. Zo niet, wordt de niet bruikbare netwerkbekabeling eveneens vervangen. - Het installeren van nieuwe telefonie en netwerkapparatuur in het Sociaal Huis - Het installeren van een draadloos netwerk. - Opvolging en leiding van de verschillende fases binnen dit project 5 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Volgende gunningscriteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Perceel 1: VOIP-telefonie en netwerkapparatuur 1 Plan van aanpak 2 Onderhoud/SLA 3 Uitbreidbaarheid/flexibiliteit van de oplossing 4 Prijs 5 Kwaliteit Perceel 2: Draadloos netwerk 1 Plan van aanpak 2 Onderhoud/SLA 3 Uitbreidbaarheid/flexibiliteit van de oplossing 4 Prijs 5 Kwaliteit Perceel 3: Netwerkbekabeling 1 Plan van aanpak 2 Onderhoud/SLA 3 Certificering en documentatie 4 Prijs 5 Kwaliteit Perceel 4: Project management 1 Plan van aanpak 2 Prijs 3 Kwaliteit van de projectomkadering Gewicht 180 20 30 30 50 50 130 10 20 20 40 40 130 10 20 20 40 40 50 10 20 20 De raming van deze opdracht bedraagt 130.000 euro (excl. BTW 21%) – 157.300 euro (incl. BTW 21%). De benodigde kredieten voor deze opdracht werden voorzien in de investeringsprojecten: 2014-2019/1 5 24010000 01192 Wireless 2014-2019/1 7 24010000 01192 Telefooncentrale 2014-2019/1 11 22912000 01192 Aanpassing van administratief gebouw Via een latere budgetwijziging zal 10.000 euro extra worden voorzien. De uitvoeringstermijn wordt geschat op een 2-tal jaar en dit in volgende fases: Vankoekenbeek (als testomgeving om de implementatie van de nieuwe telefonie en draadloos netwerk op te starten) Sociaal Huis Administratief gebouw (gelijklopend met het investeringsproject 2014-2019/1 11 22912000 01192 Aanpassingen aan administratief gebouw) Brailon Zonnig Huis De Haver (indien deze locatie behouden blijft om kantoorruimte te voorzien) Aan de raad wordt voorgesteld om deze opdracht te gunnen via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure – een publicatietermijn van 22 dagen dient hierbij in acht te worden genomen (niet-Europese bekendmaking). Gezien de vakantieperiode wordt de deadline voor het insturen van de offertes vastgelegd op vrijdag 26 september 2014. 6 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Financieel advies en visum: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 : De opstart van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking met als voorwerp “Levering, implementatie en onderhoud van VOIP-telefonie, netwerkapparatuur en netwerkbekabeling” en bijhorend bestek goed te keuren. Art. 2 : De geraamde prijs van deze opdracht waarvan sprake in artikel 1 is vastgelegd op: 130.000 euro (excl. BTW 21%) – 157.300 euro (incl. BTW 21%) Art. 3 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gegund worden volgens de procedure van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking – niet-Europese bekendmaking; Art. 4 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal beheerd worden : - Enerzijds, door de Algemene Aannemingsvoorwaarden - Anderzijds, door het bijzonder bestek dat bij onderhavige beslissing is gevoegd Art. 5 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten van de investeringsprojecten: 2014-2019/1 5 24010000 01192 Wireless 2014-2019/1 7 24010000 01192 Telefooncentrale 2014-2019/1 11 22912000 01192 Aanpassing van administratief gebouw Via een latere budgetwijziging zal 10.000 euro extra worden voorzien. 4. FADI Kennisname gunningsbeslissing OCMW Opwijk als opdrachtencentrale. Huur en was personeelskledij, huur en was platlinnen en was bewonerskledij. De Raad, Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: gezamenlijke overheidsopdracht met opdrachtencentrale via algemene offerteaanvraag – Europese publicatie Raming van de opdracht: - 120.000 € exclusief BTW – 145.000 € inclusief BTW (21%) jaarlijks - 480.000 € - exclusief BTW – 580.000 € inclusief BTW (21%) Duur van de opdracht: 48 maanden De huidige opdracht met de firma Dumoulin voor de behandeling van linnen verliep 31/07/2013 – een nieuwe marktraadpleging was aan de orde. In Raadszitting van 11 juni 2013 werd beslist om toe te treden in een gezamenlijke overheidsopdracht met 12 andere OCMW’s uit Vlaams-Brabant en werd huidige opdracht tussentijds verlengd. 7 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 In zitting van het Vast Bureau van 4 november 2013 werd OCMW Opwijk aangeduid als opdrachtencentrale voor de gezamenlijke overheidsopdracht “Huur en was personeelskledij, huur en was plat linnen en was bewonerskledij” door OCMW’s Vlaams Brabant. Het lastenkohier werd goedgekeurd in raadszitting van 23 december 2013 te Opwijk – de opdracht werd gepubliceerd op 3 januari 2014. Bij opening van huidige opdracht op 7 maart 2014 bleek dat volgende firma’s een inschrijving hadden ingediend : St-Joris, Emile Beauduinstraat 11, 3890 Gingelom (Jeuk), België Was- en nieuwkuisbedrijf Dumoulin nv, Zandvoordestraat 91, 8902 Zillebeke, België CleanLeaseFortex nv, Vullaertstraat 73, 8730 Oedelem, België Lips Gezondheidszorg nv, Fokkerstraat 574, 3125 BE Schiedam, Nederland Van deze inschrijvingen werd na toetsing van de diverse selectie- en gunningscriteria een pv van nazicht opgesteld. Aan de Raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de gunningsbeslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van OCMW Opwijk van 26 juni 2014. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni 2013. Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. De beslissing van de raad van 11/06/2013 betreffende de vaststelling van de voorwaarden en de wijze van gunning van de opdracht ‘Gezamenlijke overheidsopdracht personeelskledij – plat linnen – bewonerskledij.’ 8 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 De beslissing van het vast bureau van 04/11/2013 betreffende de aanduiding van het OCMW Opwijk als Opdrachtencentrale voor de gezamenlijke overheidsopdracht “Huur en Was Personeelskledij, huur en was platlinnen, was bewonerskledij” door OCMW’s Vlaams-Brabant. Advies en motivering: Uit het verslag van nazicht van offertes blijkt volgend resultaat : Deelopdracht personeelskledij : Inschrijver Prijs Assortiment Kwaliteit Service Lips GZ 40 10,74 22 11 Dumoulin 30,89 9,51 22 10 Sint-Joris 31,17 8,56 18 11 CLF 37,75 12,54 22 13 Duurzaam 4 3,5 3 3 Totaal 87,74 75,90 71,73 88,29 Inschrijver Clean Lease Fortex behaalt de beste eindscore op de gunningscriteria voor deelopdracht 1 (huur en was personeelskledij). Deelopdracht plat linnen : Inschrijver Prijs Kwaliteit Service Duurzaam Totaal Lips GZ 40,00 33,00 10 4 87,00 Dumoulin 35,93 32,00 13 3,5 84,43 Sint-Joris 32,05 30,00 10 3 75,05 CLF 37,50 30,00 11 3 81,50 Inschrijver Lips Gezondheidszorg – Synergy Health behaalt de beste eindscore op de gunningscriteria voor deelopdracht 2 (huur en was plat linnen). Deelopdracht bewonerswas : Inschrijver Prijs Kwaliteit Service Duurzaam Totaal Lips GZ 40,00 24,00 13 4 81,00 Dumoulin 36,22 32,00 10 3,5 81,72 Sint-Joris 32,96 28,00 11 3 74,96 CLF 38,94 25,00 12 3 78,94 Inschrijver Dumoulin behaalt de beste eindscore op de gunningscriteria voor deelopdracht 3 (was bewonerskledij). Eindconclusie na toepassing van de weging op de respectievelijke deelopdrachten : Voor de berekening van de totale puntenscore voor alle deelopdrachten samen worden de subtotalen per deelopdracht vermenigvuldigd met het percentage bedden van de woonzorgcentra die deelnemen aan de deelopdracht gedeeld door het totaal aantal bedden van de twaalf deelnemende woonzorgcentra. Het lastenboek bepaalt dat de volgende formule wordt gehanteerd: Deelopdracht 1 X 0,86 + deelopdracht 2 X 1 + deelopdracht 3 X 0,49 Bijgevolg wordt de volgende puntenverdeling bekomen: Score Score Score deelopdracht 1 deelopdracht 2 deelopdracht 3 Lips GZ 75,46 87,00 39,69 Dumoulin 65,27 84,43 40,04 9 Totale score 202,15 189,74 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Sint-Joris CLF 61,69 75,93 75,05 81,50 36,73 38,68 173,47 196,11 Vervolgens wordt deze totale score herleid naar een score op 100 punten (namelijk score / 2,35). We bekomen dan de volgende eindscore: Eindscore Lips GZ 86,02 Dumoulin 80,74 Sint-Joris 73,82 CLF 83,45 De firma Lips Gezondheidszorg behaalde aldus de beste quotering volgens de gunningscriteria. Er wordt dan ook voorgesteld om deze opdracht te gunnen aan : Lips Gezondheidszorg nv, Fokkerstraat 574, 3125 BE Schiedam, Nederland De benodigde kredieten voor deze opdracht werden voorzien in het exploitatiebudget : Kwalitatief Leven 09530 /61413000/Uitgegeven was en linnen. Kwalitatief Leven 09530 /61413100/Uitgegeven was en linnen : arbeidskledij. Kwalitatief Leven 09530 /61413200/Uitgegeven was en linnen van de bewoners. Financieel advies en visum: Het visum werd verleend dd. 17/06/2014. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1: De Raad neemt kennis van de gunning door OCMW Opwijk als opdrachtencentrale van de gezamenlijke overheidsopdracht “Huur en was personeelskledij, huur en was plat linnen en was bewonerskledij” door OCMW’s Vlaams-Brabant. Art. 2: In toepassing van deze gezamenlijke overheidsopdracht wordt de opdracht “Huur en was personeelskledij, huur en was plat linnen en was bewonerskledij” voor OCMW HALLE toegewezen aan : Lips Gezondheidszorg nv, Fokkerstraat 574, 3125 BE Schiedam, Nederland. Art. 3 : De benodigde kredieten voor deze opdracht werden voorzien in het exploitatiebudget: Kwalitatief Leven 09530 /61413000/Uitgegeven was en linnen. Kwalitatief Leven 09530 /61413100/Uitgegeven was en linnen : arbeidskledij. Kwalitatief Leven 09530 /61413200/Uitgegeven was en linnen van de bewoners. 5. FADI Gunning - afvalverwerking 2015-2018. Vaststellen voorwaarden en wijze van gunnen. De Raad, 10 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Raming van de opdracht: 21.000 euro (excl. 21% BTW) op jaarbasis of 25.410 euro (incl. 21% BTW) 84.000 euro (excl. 21% BTW) voor de periode van 4 jaar of 101.640 euro (incl. 21% BTW) Duur van de opdracht: Vier jaar ingaande op 1 januari 2015 De huidige overeenkomst, met Sita Underground Containers uit BEERSE, voor het ledigen en verwerken van ons afval loopt ten einde op 31 december 2014. Bijgevolg werd een lastenkohier opgesteld en deze dienstverlening kan gegund worden na onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Aan de Raad wordt voorgesteld om de voorwaarden en wijze van gunnen goed te keuren. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni 2013. Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Advies en motivering: Huidig lastenkohier opgenomen in bijlage van dit besluit betreft de aanstelling van een dienstverlener die volgende afvalfracties kan ophalen en verwerken: restafval, incontinentie afval, Groente- Fruit & Tuinafval, PMD, papier/karton en glas van de in totaal negen semiondergrondse containers geplaatst aan het WZC “Zonnig Huis” en de AW “Ten Hove” (enkel restafval). 11 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Volgende gunningscriteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. 1 Beschrijving Gewicht Prijs 80 Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs 2 Functionele en technische kwaliteiten, service en ondersteuning 20 Hier wordt rekening gehouden met : - technische uitrusting van de dienstverlener - de aangeboden service en ondersteuning - de communicatiemogelijkheden met de dienstverlener - de mogelijkheden van consultatie en rapportering m.b.t. het afvalbeheer 12 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Volgende firma’s zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Sita Underground Containers NV, Lilsedijk 19 te 2340 BEERSE, - Van Gansewinkel NV, Durmakker 39 te 9940 EVERGEM, - Traflux, Europark 1003 te 3530 HOUTHALEN, - Vanheede Environment Group, Beekstraat 25-27 te 1080 BRUSSEL, - Shanks NV, Rue des Trois Burettes 65 te 1435 MONT-SAINT-GUIBERT, - Dufour, Boulevard Delwart 44 te 7500 DOORNIK. De raming van deze opdracht bedraagt 84.000 euro (exclusief 21% BTW) of 101.640 euro (inclusief 21% BTW) voor de duur van de overeenkomst, zijnde vier jaren. De kredieten om deze exploitatie uitgave te financieren werden op volgende artikelnummers voorzien: 61510800/01192 en 61510800/09521. Aan de Raad wordt voorgesteld om deze opdracht te gunnen via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De offertes zullen opgevraagd worden tegen 2 september 2014. Financieel advies en visum: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1: Een opdracht uit te schrijven met als voorwerp: “Ophalen en verwerken van afval over een periode van vier jaar” ingaande op 1 januari 2015 en bijhorend bestek goed te keuren. Art. 2: Het geraamde bedrag voor de opdracht waarvan sprake in artikel 1 wordt geraamd op 84.000 euro (exclusief 21% BTW) of 101.640 euro (inclusief 21% BTW) voor de volledige duur van de overeenkomst; Art. 3: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gegund worden via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking na raadpleging van volgende firma’s : - Sita Underground Containers NV, Lilsedijk 19 te 2340 BEERSE, - Van Gansewinkel NV, Durmakker 39 te 9940 EVERGEM, - Traflux, Europark 1003 te 3530 HOUTHALEN, - Vanheede Environment Group, Beekstraat 25-27 te 1080 BRUSSEL, - Shanks NV, Rue des Trois Burettes 65 te 1435 MONT-SAINT-GUIBERT, - Dufour, Boulevard Delwart 44 te 7500 DOORNIK. Art. 4: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal beheerd worden : - enerzijds, door de Algemene Aannemingsvoorwaarden - anderzijds, door het bijzonder bestek dat bij onderhavige beslissing is gevoegd Art. 5: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten voorzien op de exploitatie artikelnummers: 61510800/01192 en 61510800/09521 6. FADI Kennisname resultaten Openbare verkoop - modaliteiten nieuwe verkoop. De Raad, 13 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Aanleiding en doel: Het OCMW is eigenaar van een perceel bouwgrond met achterliggende landbouwgrond gelegen te Halle – Sint-Pietersleeuwsesteenweg - kadastraal gekend sectie A 98 C. Door de beperkte breedte (11.16m) aan de straat is afzonderlijke bebouwing niet mogelijk. In de loop der jaren werden verschillende verkavelingsvoorstellen ingediend, welke telkens negatief werden beoordeeld. Finaal werd een nieuw verkavelingsvoorstel ingediend met als uitgangspunt, 2 kavels voor open bebouwing. Dit verkavelingsvoorstel werd vergund door het College van Burgemeester en Schepenen op 17/07/2013. In zitting van 08/09/2013 werd door de Raad de modaliteiten aangaande de openbare verkoop van dit perceel grond bepaald. Op 21/11/2013 werd de akte van neerlegging stukken van de verkaveling ondertekend ten overstaan van notaris Vereeken. Op 02/04/2014 werd het lastenkohier van de openbare verkoop ondertekend ten overstaan van notaris Vereeken, de datum van openbare verkoop vastgelegd op 04/06/2014 en werd de publiciteit met affiches, advertenties en immoweb opgestart. Bij de openbare verkoop in Taverne Lamme Guiche op 04/06/2014 was er een zeer matige opkomst en werden geen biedingen ontvangen. Aan de Raad wordt voorgesteld kennis te nemen van het resultaat van deze openbare verkoop en voorgesteld de modaliteiten van verkoop te wijzigen. Juridische gronden: Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 2 en de artikelen 42 en 43. De omzendbrief BB 2010/02 van 17 maart 2010 betreffende de vervreemding van onroerende goederen door lokale besturen. Advies en motivering: Huidige openbare verkoop werd georganiseerd mits volgende modaliteiten en volgens het bijzonder lastenkohier waarvan kopij hierbij in bijlage: een gezamenlijke openbare verkoop door notaris Hans Vereeken uit Halle een instelprijs van 165.000 € (premie van 1%) de opbrengst zal na aftrek van de kosten worden verdeeld tussen beide eigenaars volgens grondaandeel. verkoop als vrij en onbelast Bij de verkoop op 04/06/2014 bleken er slechts 2 gegadigden te zijn afgekomen naar de Taverne Lamme Guiche. Geen van deze potentieel geïnteresseerden wilde een bod uitbrengen na uitleg van de notaris omtrent de gevraagde instelprijs. Gezien het gebrek aan gegadigden werd besloten de openbare verkoop dan ook stop te zetten. 14 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Er is niet onmiddellijk een objectieve verklaring voorhanden waarom er slechts beperkte interesse was voor het perceel, mogelijks is dit louter omwille van gekozen datum en tijdstip, algemene timing, afschrikking door publicatie instelprijs. Bespreking met de heer de Jonghe d’Ardoye leert dat een nieuwe openbare verkoop met een timing 2de helft september een mogelijke piste is. Financieel advies en Visum: Beraadslaging: Gelet op het mailbericht van het kantoor van Notaris Vereeken dd. 04/07/2014 15u50 – houdende het aankoopbod van de heer Detriche gedateerd 02/07/2014 voor huidig perceel grond – lot 2 van de verkaveling - en bijkomend voor de achterliggende landbouwgrond - lot 3c uitgesloten uit de verkaveling – worden de volgende elementen in beraad genomen: 1) De Raad verzoekt de heer notaris om huidig bod als bindend te laten vaststellen. 2) De Raad gaat akkoord met een onderhandse verkoop van het perceel bouwgrond lot 2 - 6 a 89 – gezien de uiterst geringe interesse bij de georganiseerde openbare verkoop op 04/06/2014 en dit ondanks voldoende publiciteit (immoweb, affiches in tavernes, publicatie in de streekkrant, uithanging op het perceel) en de voldoende ruime publiciteitsperiode (8 weken) en dit mits volgende voorwaarden : a) het bekomen van het akkoord van de heer de Jonghe-D’Ardoye als mede-eigenaar van lot 2. b) de verkoopprijs wordt vastgesteld op de vooropgestelde instelprijs, zijnde netto 165.000,- € en dit zonder aftrek van enige kost. c) alle kosten van de notaris : registratierechten, aktekosten, publiciteitskosten en eventuele erelonen zijn ten laste van de koper. d) alle kosten ten aanzien van de huidige uittredende pachter, zijnde de vergoeding voor vetten en navetten zijn ten laste van de koper. 3) De Raad gaat akkoord met de onderhandse verkoop van het perceel landbouwgrond lot 3c – 6 a 09 – gezien dit perceel enkel voor de voorliggende eigenaar van de bouwgrond een dergelijke gelegenheidswaarde biedt – het perceel is immers voor het overige omsloten door het landbouwgebied eigendom van de huidige pachter en dit mits volgende voorwaarden : a) de verkoopprijs wordt vastgesteld op het bedrag van het bod (in bijlage) zonder aftrek van enige kost. b) alle kosten van de notaris, registratierechten, publiciteitskosten en eventuele erelonen zijn ten laste van de koper. c) alle kosten ten aanzien van de huidige pachter, zijnde de vergoeding voor het verzaken aan het voorkooprecht voor de pachter, verbrekingsvergoeding van de pacht, vergoeding voor vetten en navetten, zijn ten laste van de koper. 4) Het voorstel van verkoopsovereenkomst wordt voorgelegd in zitting van het Vast Bureau. Bij akkoord kan tevens de goedkeuring worden gegeven aan de koper voor het uitvoeren van eventuele grondsonderingen. 15 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 5) Voorzitter en secretaris zijn gemachtigd tot ondertekening van een eventuele verkoopsovereenkomst en de latere verkoopsakte in uitvoering van huidige beslissing. 6) De opbrengst van de openbare verkoop zal na aftrek van de kosten (verkavelingskosten) worden verdeeld tussen beide eigenaars volgens grondaandeel en worden aangewend ter financiering van de investeringsprojecten voorzien in de Meerjarenplanning 2014-2019/9 van beleidsitem 00500. Stemming na beraadslaging:: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De OCMW-Raad neemt hierbij kennis van de resultaten van de openbare verkoop van 04/06/2014 aangaande het perceel gelegen sectie A 98/C – Sint-Pieters-Leeuwsesteenweg zoals opgenomen in het besluit. Art 2. De Raad gaat akkoord mits toepassing van de modaliteiten opgenomen in de beraadslaging van dit besluit. 7. FADI Leveren van geneesmiddelen e.a. voor het WZC Zonnig Huis - vaststellen voorwaarden en wijze van gunnen De Raad, Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: Open offerteaanvraag Raming van de opdracht: 65.000 euro (incl. BTW) op jaarbasis 260.000 euro (incl. BTW) voor de duur van 4 jaar Duur van de opdracht: 4 jaar De huidige overeenkomst, met apotheek Bleyen (Multipharma Groep), Volpestraat 1 te 1500 Halle, voor het leveren van geneesmiddelen (en materialen) voor algemeen gebruik in het WZC “Zonnig Huis” loopt ten einde op 30 juni 2014. Bijgevolg werd een nieuw lastenkohier voor leveringen opgesteld zodat deze opdracht opnieuw kan gegund worden voor een periode van maximaal vier jaar. Aan de Raad wordt voorgesteld om de voorwaarden en wijze van gunnen goed te keuren. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming 16 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni 2013. Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Advies en motivering: Huidig lastenkohier opgenomen in bijlage van het besluit betreft de aanstelling van een apotheker die gedurende een periode van vier jaar de levering van geneesmiddelen en farmaceutische producten aan het WZC “Zonnig Huis” op zich neemt. Het lastenkohier voorziet in een aantal gunningscriteria waardoor niet langer het vast kortingspercentage op het remgeld dé doorslaggevende factor is tot gunning van deze opdracht. De service als zijnde de farmaceutische zorg, de medicatieopdracht en het plan van aanpak zullen ook geëvalueerd worden. Volgende gunningscriteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Prijskorting op persoonlijk aandeel op maandbasis 70% Service - Farmaceutische zorg 10% - Medicatieopdracht en plan van aanpak 20% Verder dient de apotheker een afhaalpunt te hebben op het grondgebied van Halle en wel binnen een straal van 5 km vanaf het WZC. De raming van deze opdracht bedraagt 65.000 euro (inclusief BTW) op jaarbasis of 260.000 euro (inclusief BTW) voor de duur van de overeenkomst, zijnde vier jaar. De kosten verbonden aan deze opdracht zullen worden geboekt op het exploitatiebudget 60002100/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verkoop) en 60002200/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verbruik). Financieel advies en visum: Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen 17 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Besluit: Art. 1: Een opdracht uit te schrijven met als voorwerp: “Leveren van geneesmiddelen en andere farmaceutische producten” voor het WZC “Zonnig Huis”” en het bestek in bijlage goed te keuren. Art. 2: Het geraamde bedrag van deze opdracht waarvan sprake in artikel 1 wordt geraamd op 65.000 euro (incl. BTW) op jaarbasis of 260.000 euro (incl. BTW) voor de duur van de overeenkomst, zijnde 4 jaar. Art. 3: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal beheerd worden: - enerzijds, door de Algemene Aannemingsvoorwaarden, - anderzijds, door het bijzonder bestek dat bij onderhavige beslissing is gevoegd. Art. 4: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten van het exploitatiebudget 60002100/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verkoop) en 60002200/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verbruik). 8. FIDI Financieel - Jaarrekening 2013 vaststelling. De Raad, Aanleiding en doel: Onder leiding van de financieel beheerder en in overleg met het managementteam worden uiterlijk op 31/12 van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen gedaan om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van welke aard ook. Op basis van deze elementen wordt een ontwerp jaarrekening opgemaakt. In navolging van artikel 173 van het OCMW – decreet dient de raad het ontwerp van de jaarrekening vast te stellen. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 171 tem 175. Advies en motivering: Het ontwerp jaarrekening 2013 bestaat uit volgende documenten: de balans, de resultatenrekening, de toelichting, het schema van de financiële stromen en de bespreking. De voorzitter brengt ter zitting verslag uit over de financiële toestand, over het gevoerde beleid en beheer tijdens het voorafgaande financiële boekjaar en over de uitvoering van het budget. Aan de Raad wordt voorgesteld om het ontwerp van de jaarrekening 2013 vast te stellen. Een afschrift van de vastgestelde jaarrekening wordt binnen twintig dagen bezorgd aan de provinciegouverneur, de externe auditcommissie en de gemeenteraad. 18 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Deze jaarrekening is de laatste jaarrekening in de NOB-vorm. Vanaf volgend jaar wordt de jaarrekening in de BBC-normen opgemaakt. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 De jaarrekening 2013 wordt vastgesteld volgens kopie in bijlage van dit besluit. 9. FIDI Financieel - Financiering sociaal huis: vraag Cordeel. De Raad, Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: algemene offerteaanvraag Raming van de opdracht: Bouwbudget: 5.369.271,17 € (excl. 21 % btw) Promotieopdracht BF: 483.000 € / jaarlijkse aflossing over een looptijd van 20 jaar Bedrag van de opdracht : Bouwbudget: 6.000.0000 € (excl. 21 % btw) Promotieopdracht BF: € 6.459.585 (incl. btw) bij de voorlopige oplevering + € 800.415 (incl. btw) gespreid in jaarlijkse schijven over 20 jaar vanaf de voorlopige oplevering. Duur van de opdracht: eenmalig :uitvoeringstermijn van 630 kalenderdagen voor de bouwwerkzaamheden vanaf de verzending van de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte aan de opdrachtnemer + 20 jaar financiering vanaf voorlopige oplevering. De overheidsopdracht “Promotieovereenkomst Sociaal Huis OCMW Halle” werd op 11 juni 2013 door de Raad gegund aan de TV Cordeel nv, bestaande uit Cordeel Zetel Hoeselt nv (3730 Hoeselt, Industrielaan 18) en Cordeel Zetel Temse nv (9140 Temse, Eurolaan 7) voor : de aannemingssom van € 6.000.000 (excl. btw) en wat de financiering betreft met een marge in plus of min op de financiering van 265 uitgedrukt in basispunten (= 0,01 %) ; de uitvoeringstermijn van 630 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag van de verzending van de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte aan de opdrachtnemer. Tevens werd beslist dat de opdrachtgevende overheid lopende de uitvoering van de opdracht zal bepalen voor welk bedrag zij beroep doet op het financieringsvoorstel (en welk bedrag zij met eigen middelen zal betalen) en in welke mate zij gebruik zal maken van de aangeboden Aanvullende Diensten. N.a.v. de budgetbesprekingen en de opmaak van de meerjarenplannen is gebleken dat het OCMW maar nood heeft om € 800.415 (€ 661.500 + € 138.915 btw) door de opdrachtnemer te laten prefinancieren. Het OCMW zou dus € 6.459.585 van de € 7.260.000 (incl. btw) met eigen middelen kunnen financieren. 19 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 De TV Cordeel is hiermee akkoord, maar wenst de schuldvordering van € 6.459.585 op het OCMW Halle (dus te betalen door het OCMW Halle bij de voorlopige oplevering) in pand te geven aan een Belgische financiële instelling, dit in het kader van een kredietovereenkomst voor de financiering van de werken. De TV Cordeel legt de Kredietovereenkomst met Belfius Bank nv voor en vraagt hieromtrent het akkoord van het OCMW Halle. Juridische gronden: Artikel 23 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten. Advies en motivering: Ingevolge artikel 23 van de wet van 24 december 1993 kan een aannemer de schuldvordering op een aanbestedende overheid in pand geven, wanneer aan drie voorwaarden voldaan is (het gaat immers om de inpandgeving van een schuldvordering vóór de voorlopige oplevering), met name : (a) Het moet gaan om een inpandgeving ten voordele van een kredietverlener. (b) De inpandgeving moet worden aangewend tot waarborg van krediet of voorschotten verleend met het oog op de uitvoering van de opdracht. (c) Het moet gaan om een krediet of een voorschot die pas gelijktijdig met of na de betekening van de inpandgeving wordt aangewend. Blijkens de door de TV Cordeel voorgelegde Kredietovereenkomst met Belfius Bank nv zijn deze voorwaarden vervuld : (a) De inpandgeving wordt verleend ten voordele van een kredietverlener, met name Belfius Bank nv. (b) De inpandgeving wordt aangewend tot waarborg van krediet verleend met het oog op de uitvoering van de overheidsopdracht “Promotieovereenkomst Sociaal Huis OCMW Halle” (zie definitie Project : “Betekent de realisatie van een promotie opdracht wat betreft de prefinanciering en de bouw van een sociaal huis te Halle, door de renovatie en de herbestemming van het oud wezenhuis, conform het Lastenboek” – artikel 2 van de Kredietovereenkomst bepaalt dat “Krediet is benutbaar voor de gedeeltelijke financiering van de realisatie van het Project.”) (c) Ingevolge artikel 3 van de Kredietovereenkomst gebeuren pas uitbetalingen, wanneer de zekerheden rechtsgeldig gevestigd zijn. Artikel 3 bepaalt : “De Voorschotten onder het Krediet kunnen slechts ter beschikking worden gesteld op voorwaarde dat de zekerheden vermeld in artikel 5 rechtsgeldig gevestigd zijn, (…)”. Zie ook de definitie van Opnameperiode en artikel 4.3. Duur. Bijgevolg wordt het krediet niet aangewend vóór de betekening van de inpandgeving. De inpandgeving van de schuldvordering is dus mogelijk door de TV Cordeel. Evenwel is in artikel 5 van de Kredietovereenkomst ook sprake van de inpandgeving van de schuldvorderingen die de Kredietnemer heeft en/of in de toekomst zal hebben op verzekeringsmaatschappijen met wie verzekeringspolissen worden of werden afgesloten in het kader van het Project en op (fiscale) overheidsinstanties met betrekking tot het Project 20 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 (onder meer maar niet beperkt tot teruggaaf van registratierechten, doch met uitzondering van de gewone terugbetalingen/recuperaties van BTW), door middel van ondertekening van de akte van inpandgeving van schuldvorderingen. Verder staat te lezen dat dit in elk geval de verzekering Alle Bouwplaats Risico’s betreft, en indien van toepassing de brandverzekeringspolis. In het bestek zijn een aantal verzekeringen verplicht gesteld, uiteraard niet met de bedoeling dat de vordering op vergoedingen die hieruit zouden kunnen voortvloeien, indien zich schade voortdoet, in pand gegeven zouden worden. Hoe dan ook kan de inpandgeving nooit betrekking hebben op bedragen, die de verzekeringsmaatschappij uitbetaalt, en die bedoeld zijn voor de schade die het OCMW Halle zou lijden. Doch ook de inpandgeving van de schuldvordering op de bedragen, waarop de TV Cordeel van de verzekeringsmaatschappij gerechtigd is, strijdt met de geest en de doelstelling van de opname van verzekeringsverplichtingen in het bestek, en zelfs de overheidsopdrachtenreglementering, en kan rechtstreeks en onrechtstreeks de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen (bijvoorbeeld indien de aannemer tijdens de uitvoering van de werken schade en het bedrag uitbetaald door de verzekeringsmaatschappij niet kan aanwenden voor de compensatie van deze schade, waardoor de uitvoering van de werken kan vertraagd worden of zelfs stil liggen). Aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt dan ook voorgesteld om geen bezwaar te uiten tegen de inpandgeving van de schuldvordering van de TV Cordeel op het OCMW Halle maar geen akkoord te verlenen met de inpandgeving van de schuldvorderingen die de TV Cordeel heeft en/in de toekomst zal hebben op verzekeringsmaatschappijen met wie verzekeringspolissen worden of werden afgesloten in het kader van de overheidsopdracht. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. Geen bezwaar te uiten tegen de inpandgeving van de schuldvordering van de TV Cordeel op het OCMW Halle, ten bedrage van € 6.459.585, aan Belfius Bank nv. Art.2. Geen akkoord te verlenen met de inpandgeving van de schuldvorderingen die de TV Cordeel heeft en/in de toekomst zal hebben op verzekeringsmaatschappijen met wie verzekeringspolissen worden of werden afgesloten in het kader van de overheidsopdracht “Promotieovereenkomst Sociaal Huis OCMW Halle”. 10. PO Gunning - Dienstverlening als erkende externe dienst voor Preventie en bescherming op het werk en controle op het ziekteverzuim, vaststellen voorwaarden en wijze van gunning van de opdracht. De Raad, 21 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Raming van de opdracht: 144.628€ exclusief BTW – 175.000€ inclusief BTW (21%) Duur van de opdracht: 5 jaar – 1/1/2015-31/12/2019 Het contract met Mensura, onze huidige arbeidsgeneeskundige dienst, loopt af op 31/12/2014. Wij wensen deze opdracht opnieuw te gunnen. Aan de Raad wordt voorgesteld om de voorwaarden en de wijze van gunnen goed te keuren. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni 2013. Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Advies en motivering: De lopende opdracht bij Mensura werd gegund voor een periode van 5 jaar, ingaand op 1/1/2010 en eindigend op 31/12/2014. De toetredingsovereenkomst met Mensura, dd. 17/12/2009, werd echter afgesloten voor onbepaalde duur, met dien verstande dat opzegging door één van beide partijen mogelijk is, mits naleving van een opzegtermijn van ten minste zes maanden die aanvangt op de eerste dag van de maand die volgt op deze waarin de opzegging werd gegeven en die eindigt op 31 december van, al naargelang het geval, het lopende of het volgende kalenderjaar. Per aangetekend schrijven van 12/3/2014 werd deze overeenkomst met Mensura door OCMW Halle opgezegd, met een opzegtermijn van 6 maanden, ingaand op 1/7/2014. 22 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Wij dienen dus een nieuwe gunning uit te schrijven, dewelke dient in te gaan vanaf 1/1/2015, willen we niet in een onwettelijke situatie verkeren. Het lastenkohier is opgedeeld in 2 percelen: - Perceel 1: Dienstverlening als erkende externe dienst voor Preventie en Bescherming op het werk - Perceel 2: Controle op het ziekteverzuim Het is mogelijk in te tekenen op de 2 percelen afzonderlijk. De opdracht omvat onder meer: Perceel 1 : Preventie en Bescherming op het werk - Medische onderzoeken - Gezondheidsevaluaties: - Wettelijk verplichte periodieke onderzoeken; Medische aanwervingonderzoeken; Medische onderzoeken bij werkhervatting na een afwezigheid van meer dan 28 kalenderdagen; Specifiek medisch onderzoek vóór werkhervatting; Medisch onderzoek spontaan aangevraagd door een werknemer; Medische onderzoeken ingeval van nieuwe risico’s; Onderzoeken in het kader van moederschapbescherming; Medische onderzoeken aangevraagd door het comité voor Preventie en Bescherming en/of door het overlegcomité. Inentingscampagnes: - Jaarlijks: Iedereen behalve administratie Om de 5 jaar: Beeldschermwerkers < 50 jaar. Om de 3 jaar: Beeldschermwerkers >= 50 jaar. Alle wettelijke vereiste of aanbevolen vaccinaties (inentingen tegen griep, tetanus, hepatitis, enz.). Specifieke medische activiteiten: Technische onderzoeken: klinische biologie, oog test, audiometrie, ademhalingstest, elektrocardiogram; Tuberculinetest; Gezondheidsvoorlichting en gezondheidsbeleid in uw bedrijf. Aangifte van de beroepsziekten en follow-up. - Rijgeschiktheidsattest voor chauffeurs: Medische onderzoeken voor het afleveren van het rijgeschiktheidsattest voor bestuurders. - Regelmatige bezoeken van de werkpost: Systematisch toezicht op de werkomstandigheden in ons bestuur: veiligheid, arbeidshygiëne, organisatie van de eerste hulp, ergonomie, bedrijfshygiëne, medische preventie, toxicologie en nazicht van de conformiteit van de arbeidsomstandigheden met de wettelijke bepalingen. Het periodiek grondig en actief onderzoek van de werkplaatsen. 23 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 - Adviezen verstrekken, eventuele maatregelen voorstellen of vragen beantwoorden aan de interne dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (of werkgever) tijdens de periodieke bedrijfsbezoeken; Advies bij de aankoop en het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen; Nazien en viseren van indienststellingsverslagen en werkpostfiches op gezondheidskundige aspecten door de arbeidsgeneesheer; Het uitvoeren van screeningsmetingen zoals lichtmetingen, eenvoudige geluidsmetingen, metingen van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid en metingen door middel van verkleurende buisjes. Administratief: - Rapportering Facturatiebehandeling en –opvolging Verlenen van informatie Wettelijke verslagen opmaken zodat ons OCMW in orde is met de vereisten van de inspectie van de Federale Overheidsdienst Tewerkstelling, Arbeid en Sociaal Overleg; Het jaarlijks activiteitenverslag voorleggen aan het Comité voor Preventie en Bescherming of het Overlegcomité; Deelnemen aan vergaderingen van het comité voor Preventie en Bescherming of het Overlegcomité; Informatie ter beschikking stellen aan de interne preventieadviseur m.b.t. gewijzigde wetgeving en reglementering inzake ‘welzijn op het werk’; Elektronische databank met administratieve gegevens van personeelsleden en bestuur. Opening en opvolging van contracten en dossiers Risicobeheer Advies en informatie allerhande via telefoon, fax, e-mail; Deelname aan de risicoanalyse inzake geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; Bijstand aan de werkgever bij: o De uitwerking van procedures en de middelen die ter beschikking van het personeel worden gesteld; o De installatie van voorzieningen voor opvang, hulp en bijstand aan de slachtoffers; Een ontwerp van tekst van de interne procedure voor het personeel (voor inlassing in het arbeidsreglement); Informatie aan het Comité voor Preventie en Bescherming; Opstellen van een verslag over de met redenen omklede klachten die neergelegd worden; Advies en opmaak van een meerjarenplan met jaaractieplannen binnen het kader van een dynamisch risicobeheersingssysteem (o.a. ergonomie, enz.) en sensibilisatie. Specifieke opdrachten: o Ter beschikking stellen van een bevoegde preventieadviseur-psycholoog; o Onderzoek van de met redenen omklede klachten en voorstellen doen aan de werkgever om een einde te maken aan het geweld, de pesterijen en het ongewenst seksueel gedrag op het werk; o Uitwerken van een globaal preventiebeleid; o Uitvoeren van een collectieve of specifieke risicoanalyse inzake de psychosociale belasting; o Coaching van de vertrouwensperso(o)n(en); o Verzorgen van opleidings- en sensibilisatiesessies; o Organiseren van collectieve of individuele psychologische nabesprekingen. o Organisatie van een degelijke documentatiedienst; 24 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 o - - Aanbieden van elektronische uitgaven, documentatie en nieuwsbrieven omtrent Welzijn op het Werk. Opleidingen: EHBO; Preventie van rugklachten; Ergonomische opleiding beeldschermwerk; Gebruik van onderhoudsproducten en relevante ergonomie in de schoonmaaksector; Groendienst; Voedingshygiëne; Omgaan met alcoholmisbruik op het werk; Omgaan met stress op het werk; Omgaan met agressie op het werk; Pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; Enz. Risicoanalyse: Meewerken aan de identificatie van de gevaren; Advies verlenen en maatregelen voorstellen teneinde over een permanente risicoanalyse te beschikken; Advies verlenen, voorstellen formuleren en opmaak voor de opstelling, uitvoering en bijsturing van het globaal preventieplan en jaaractieplan. Perceel 2 : Controle op het ziekteverzuim De controles op ziekteverzuim omvatten verscheidene aspecten: 1. Uitvoeren van medische controles op afwezigheden 2. Het ter beschikking stellen van statistische, niet - individualiseerbare controlegegevens 3. Periodieke en occasionele bespreking en toelichting van de concrete uitvoering van controles, de resultaten en de statistieken met bestuur, managementteam, diensthoofden en werknemersafgevaardigden. 4. Juridische en administratieve ondersteuning Volgende gunningscriteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Beschrijving Gewicht/punten Perceel 1 120 Opmaak van een volledig planningsoverzicht 20 inclusief timing en budget met betrekking tot de wettelijke verplichtingen Kwaliteit van de dienstverlening Prijs Administratieve organisatie en rapportering Vertrouwdheid met openbare besturen Aanbod opleidingspakketten en documentatie Perceel 2 Eenheidsprijs per controle Efficiëntie van de controles Rapportering, resultaatsbespreking, juridisch advies 40 20 10 15 15 80 20 40 20 25 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 De raming van deze opdracht bedraagt 144.628 euro (exclusief 21% BTW) – 175.000 euro (inclusief 21% BTW). De benodigde kredieten voor deze opdracht worden voorzien in exploitatie op rekening: - 62320000 (verspreid over de verschillende beleidsitems) De uitvoeringstermijn is 5 jaar, ingaand op 1/1/2015. Aan de Raad wordt voorgesteld om deze opdracht te gunnen via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure – een publicatietermijn van 22 dagen dient hierbij in acht te worden genomen (niet-Europese bekendmaking). Gezien de vakantieperiode wordt de deadline voor het insturen van de offertes vastgelegd op woensdag 17 september 2014. Financieel advies en visum: Niet van toepassing. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1. De opstart van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking met als voorwerp “Perceel 1: Dienstverlening als erkende externe dienst voor Preventie en Bescherming op het werk; Perceel 2: Controle op het ziekteverzuim” en bijhorend bestek goed te keuren. Art 2. De geraamde prijs van deze opdracht waarvan sprake in artikel 1, vast te leggen op: 170.000 euro (exclusief 21% BTW) – 205.700 euro (inclusief 21% BTW). Art 3. De opdracht waarvan sprake is in artikel 1 zal gegund worden volgens de procedure van een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking – niet-Europese bekendmaking. Art 4. De opdracht waarvan sprake is in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten van het exploitatiebudget op rekening: - 62320000 (verspreid over de verschillende beleidsitems) 11. WO Overschakeling van serviceflats naar assistentiewoningen Centrum Van Koekenbeek. De Raad, Aanleiding en doel: De erkenning als serviceflatgebouw van Centrum Van Koekenbeek vervalt op 1/7/2014. De nieuwe erkenning als assistentiewoningen gaat in vanaf 1/7/2014. We wensen te voldoen aan de erkenningsvoorwaarden als assistentiewoningen voor het Centrum Van Koekenbeek vanaf 1/7/2014. Aan de Raad wordt gevraagd om de aanpassingen te bekrachtigen die goedgekeurd werden op het BCWZ van 17/06/2014. Juridische gronden: 26 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het woonzorgdecreet en uitvoeringsbesluiten. BCWZ van 4/2/2014 m.b.t. de aanvraag als assistentiewoningen Raad van 11/3/2014 m.b.t. aanvraag erkenning assistentiewoningen BCWZ van 17/06/2014 : aanpassingen ikv de overschakeling naar assistentiewoningen Centrum Van Koekenbeek Advies en motivering: Volgende checklist moet in rekening gebracht worden om aan de specifieke erkenningsvoorwaarden te voldoen als erkende assistentiewoningen : Wat ? Opmerkingen Tegen wanneer ? 1)Aanpassen naam = optioneel 2)Beslissing nemen Indien geen erkenning => Zes maand voor verlopen erkenning erkennen of aanmelden aanmelden van erkenning serviceflatgebouw aanvraagprocedure starten voor erkenning assistentiewoningen (ten laatste op 1 februari 2014). 3)Aanpassen interne Ingang erkenning als groep van leeftijdsgrens (+ bepalen afsprakennota assistentiewoning tegen 1 juli 2014. doelpubliek) – in erkenningsbesluit is het gedefinieerd als 65plussers met maximaal 25% afwijking onder de leeftijdsgrens – hier kan lokaal van afgeweken worden opname en ontslagcriteria (belangrijk enkel op basis hiervan kan je ontslaan !) bepalen bijzondere verblijfsvoorwaarden 4)Aanpassen schriftelijke Opsplitsen genotsrecht én zorg- en Ingang erkenning als groep van overeenkomst dienstverlening (één dagprijs, twee assistentiewoning tegen 1 juli 2014. duidelijk te onderscheiden delen => is van belang voor de huursubsidie) genotsrecht: welke woning, plaatsomschrijving, waarborg, aansprakelijkheid zorg- en dienstverlening: extra vergoedingen, geen beheer gelden en goederen dagprijs en samenstelling van dagprijs voorschotregeling (waarborg) wijze van aanpassing, enz. 5)Crisiszorg + Zoeken van partner (al dan niet in Ingang erkenning als groep van Overbruggingshulp eigen OCMW) + contract assistentiewoning tegen 1 juli 2014. onderhandelen 6)Woonassistent Ingang erkenning als groep van Zorgt voor sociale aanduiden assistentiewoning tegen 1 juli 2014. netwerkvorming Minimaal 1 maal per week 27 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 aanwezig Telefonisch bereikbaar tijdens de kantooruren Vervangt de bewonersraad Ingang erkenning als groep van assistentiewoning tegen 01/07/2014. Klachtenprocedure is aanwezig. Ingang erkenning als groep van assistentiewoning tegen 01/07/2014. Tweejaarlijks Ten laatste 1/07/2016 Kwaliteitsdecreet richtinggevend – geen verdere bepalingen Dagprijs bevat minstens: Ingang erkenning als groep van assistentiewoningen tegen Activiteiten woonassistent 01/07/2014. Gebruik oproepsysteem Garantie crisiszorg en overbruggingszorg Gebruik en onderhoud ontmoetings- en gemeenschappelijke ruimten Genotsrecht (noot: Herbekijk het bedrag!) Voor bestaande voorzieningen: tegen 2034 Voor nieuwe voorzieningen onmiddellijk Ingang erkenning als groep van assistentiewoningen tegen 01/07/2014. 7)Gebruikersraad oprichten 8)Klachtenbehandelaar aanduiden 9)Zelfevaluatie 10)Dagprijsregeling aanpassen 11)Infrastructuur aanpassen 12)Uittreksel strafregister voor personeel en leden Raad van Bestuur Volgende documenten werden aangepast of opgemaakt om te voldoen aan de erkenningsvoorwaarden van assistentiewoningen tegen 1 juli 2014: 1) SWOK met de thuiszorg en het WZC Zonnig Huis in kader van de garantie van crisis- en overbruggingszorg Aangezien de eigen werking van het Centrum Van Koekenbeek de crisis- en overbruggingszorg niet ten allen tijde kan garanderen, wenst men hiervoor een beroep te doen op twee partners. Een eerste partner is het WZC Zonnig Huis. Er was reeds een samenwerking om de permanentie ’s nachts voor het Centrum Van Koekenbeek te garanderen. De nachtdienst van WZC Zonnig Huis beantwoordt de noodoproepen tijdens de nacht en staat bijgevolg ook in voor de crisiszorg tijdens de permanentieuren. Deze samenwerking wordt geofficialiseerd via een samenwerkings-overeenkomst (zie SWOK in bijlage). Tevens staan zij in voor de gestructureerde nachtelijke overbruggingszorg. Een tweede partner is de thuiszorg van het OCMW. (zie SWOK in bijlage). Deze samenwerking houdt in dat de zorg ten allen tijde, onmiddellijk en met voorrang zal opgestart worden. De thuiszorg zal voornamelijk de overbruggingszorg overdag garanderen in afwachting dat de bewoner zelf zijn zorg kan organiseren na een noodsituatie. De crisiszorg overdag wordt opgevangen door onze eigen medewerkers van Centrum Van Koekenbeek. 28 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 2) Interne afsprakennota/ huishoudelijk reglement De naam huishoudelijk reglement werd vervangen door interne afsprakennota. Het onderdeel centraal oproepsysteem/noodoproep werd aangepast. Het onderdeel crisis- en overbruggingszorg werd toegevoegd. We blijven bij deze onderdelen de input van de mantelzorgers vragen, maar waar de bewoner geen beroep kan doen op zijn eigen netwerk, garanderen wij de zorg en de organisatie ervan. Zie interne afsprakennota in bijlage. 3) Schriftelijke overeenkomst/ financiële overeenkomst De naam financiële overeenkomst werd vervangen door schriftelijke overeenkomst. Zie schriftelijke overeenkomst in bijlage. Hierin werd ook de onderverdeling van de dagprijs aangepast. 4) Nieuwe benamingen In het kader van de erkenning als assistentiewoningen zijn er heel wat benamingen gewijzigd. Volgende benamingen zijn aangepast: assistentiewoningen, schriftelijke overeenkomst, interne afsprakennota, woonassistent, gebruikersraad. Deze benamingen zullen opgenomen worden in alle officiële documenten. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad keurt de interne SWOK tussen Centrum Van Koekenbeek en de Thuiszorg van het OCMW van Halle goed zoals opgenomen in bijlage van dit besluit. Art 2. De Raad keurt de interne SWOK tussen Centrum Van Koekenbeek en het WZC Zonnig Huis goed zoals opgenomen in bijlage van dit besluit. Art 3.De Raad keurt de interne afsprakennota van assistentiewoningen Centrum Van Koekenbeek goed zoals opgenomen in bijlage van dit besluit. Art 4. De Raad keurt de schriftelijke overeenkomst van assistentiewoningen Centrum Van Koekenbeek goed zoals opgenomen in bijlage van dit besluit. Art. 5. De Raad keurt goed dat alle nieuwe benamingen opgenomen worden in de officiële documenten. Departement Welzijn 12. WE Project - Omnio De Raad, 29 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 Aanleiding en doel: Het project ‘proactief handelen: OMNIO 2012-2013’ werd in het najaar van 2013 heel gunstig geëvalueerd. Het provinciebestuur voorzag bij de opstart van dit project(2012) een nominatieve subsidie tbv. 25.000 euro. Dit werd voornamelijk aangewend in het kader van de personeelskost van Evy Neuteleers. Ingevolge het projectverloop beschikken we over een zeer waardevolle bagage aan kennis en expertise. Het provinciebestuur heeft de meerwaarde van dergelijk project onderschreven en wenst kennisdeling te bekomen gespreid over de gehele provincie. Gegeven deze vaststelling kregen wij vanuit het provinciebestuur de vraag een nieuw project uit te werken en via een verlengde nominatieve subsidie deze bekendmaking over de hele provincie te realiseren. Heden agenderen wij dit dossier op de raad. Juridische gronden: BCSD in zitting van 05/04/2012 aangaande de goedkeuring van het project: “Het OCMW Halle ondersteunt de Halse burger bij een verhoogde toegankelijkheid tot de gezondheidszorg via het OMNIO-Statuut.” BCSD in zitting van 07/11/2013 aangaande de goedkeuring van de eindevaluatie project ‘proactief handelen’. Het BCSD in zitting van 20/03/2014 aangaande de goedkeuring en opstart van het projectvoorstel. Advies en motivering: Gegeven de vraag vanuit de provincie werd nagedacht op welke manier we de kennis en expertise die werd opgebouwd binnen onze organisatie kunnen delen met de andere steden en gemeenten binnen de provincie Vlaams Brabant. Uit verscheidene overlegmomenten tussen beide partners kwamen we tot volgend voorstel: 1. In een eerste fase zal er met betrekking tot de gemeenten binnen Vlaams-Brabant en op basis van verschillende indicatoren een vooronderzoek gedaan worden. Het doel hiervan is een beeld te krijgen over de sociale situatie van de verschillende gemeenten binnen Vlaams-Brabant hen te gaan opdelen in verschillende niveaus en hieruit de prioritaire gemeenten te selecteren. 2. In een tweede fase zal er een draaiboek ontwikkeld worden. Dit draaiboek zal dan vrijblijvend verspreid worden naar alle gemeenten binnen Vlaams-Brabant. OCMW Halle zal verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke aanlevering en de provincie voor het ontwerp en de lay-out. Concreet gaat het om de ondersteuning van de gemeenten bij het creëren van een verhoogde toegankelijkheid tot de gezondheidszorg, onder andere via het recht op de verhoogde tegemoetkoming en via verschillende niveaus van ondersteuning. Niet iedere gemeente zal dezelfde ondersteuning kunnen genieten of nodig hebben. Op basis van het vooronderzoek (fase 1) zal gekeken worden welke gemeente welke ondersteuning kan verkrijgen. Binnen het draaiboek zullen bijvoorbeeld vijf niveaus van ondersteuning aangeboden worden. Een stad als bvb. Vilvoorde zal een beroep kunnen doen op de vijf niveaus, 30 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 terwijl een kleiner dorp als bvb. Pepingen slechts 2 niveaus van ondersteuning zal aangereikt krijgen. Zij zullen uiteraard in de mogelijkheid zijn om een verdere ondersteuning te verkrijgen, maar dienen zich dan te clusteren met een grotere gemeente en/of stad. Om duidelijkheid te scheppen wat deze niveaus kunnen inhouden vertrekken wij bijvoorbeeld van het aanleveren van artikels voor op website, infoblad, … en/of folders, … Het hoogste niveau van ondersteuning zal dan bvb. bestaan uit het geven van vormingen aan medewerkers, stakeholders, … Al deze stappen blijven uiteraard vrijblijvend per bestuur. 3. Tot slot zal onze medewerker pro-actief handelen ingeschakeld worden om in te staan voor de gevraagde ondersteuning binnen de besturen in onze provincie. In bijlage hebben wij een gedetailleerd projectvoorstel toegevoegd. Uit enkele informele overlegmomenten kwam aan bod dat wij hiervoor in 2014 een maximale nominatieve subsidie zullen ontvangen tbv. 40.000 euro, in 2015: 25.000 euro en tot slot in 2016 een uurloon te berekenen en eerder op afroep te werken aangezien dit dan voornamelijk nog uit vormingen gegeven door één van onze medewerkers zal bestaan. Binnen de administratie van het provinciebestuur bestaat er een consensus over deze financiering. Op 12/06/2014 werd op de bestendige deputatie beslist de nominatieve subsidie tbv. 40.000 euro voor 2014 in te schrijven via de budgetwijziging. Dit zal vervolgens op de provincieraad van 24/06/2014 geagendeerd worden. Gegeven de timing en het innen van de subsidie gingen wij – na goedkeuring van het BCSD – van start op 01/04/2014 met het vooronderzoek en de ontwikkeling van een draaiboek. Vanuit het departement welzijn stellen wij voor verder te gaan met het projectvoorstel zoals opgenomen in bijlage van dit besluit. Dit creëert voor onze organisatie het voordeel dat wij de opgebouwde kennis verder kunnen ontwikkelen en implementeren binnen onze eigen werking zonder dat wij hiervoor financieel moeten investeren. De middelen zullen voornamelijk ingezet worden voor de personeelskost van de huidige medewerker en voor de omkadering geboden door het diensthoofd niet-wettelijke dienstverlening en de directeur welzijn. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art.1 : De raad geeft de goedkeuring voor het verderzetten van het project ‘omnio’, zoals opgenomen in bijlage van dit besluit, en de raad neemt kennis van de goedkeuring van de budgetwijzing van de bestendige deputatie, dd. 12/06/2014, Vlaams Brabant aangaande de nominatieve subsidie 2014 tbv. 40.000 euro ten gunste van OCMW Halle. 31 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 08/07/2014 BESTUURLIJK TOEZICHT De beslissingen van de raad worden opgenomen in een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Deze overzichtslijst wordt binnen de 20 dagen na de vergadering van de OCMW-raad opgestuurd naar de toezichthoudende overheid, met name: de Heer Gouverneur, PROVINCIE VLAAMS BRABANT - Diestsesteenweg 52-54 te 3010 LEUVEN de Heer Burgemeester Stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 HALLE Einde: 22:10 uur De plaatsvervangend secretaris Sara Van Osselt De voorzitter Marie-Rose Harnie Voor eensluidend afschrift De secretaris wnd. Annelies Debilde De voorzitter Marie-Rose Harnie 32
© Copyright 2025 ExpyDoc
