Agenda voor de Jaarlijkse Algemene Vergadering van

2013 AGENDA
Agenda voor de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van DOCDATA N.V.
Dinsdag 13 mei 2014 om 14.00 uur
Hotel NH Waalwijk
Bevrijdingsweg 1
5161 BZ Waalwijk (Sprang-Capelle)
1Opening
2
Verslag van de Directie over het boekjaar 2013 (Discussiepunt)
3
Bezoldigingsbeleid voor de Directie (Discussiepunt)
4
Jaarrekening 2013 (Stempunten):
a. vaststelling van de jaarrekening
b. reserverings- en dividendbeleid
c. bestemming van het resultaat en vaststelling van het dividendvoorstel
d. kwijting van de Directie voor het gevoerde bestuur
e. kwijting van de Raad van Commissarissen voor het gehouden toezicht
5
Voorstel tot het herbenoemen van de heer Verstraeten tot lid van de Directie in de
functie van Chief Financial Officer (CFO) (Stempunt)
6
Voorstel tot het herbenoemen tot lid van de Raad van Commissarissen (Stempunten):
a. de heer Elsendoorn
b. de heer Lindenbergh
7
Voorstel tot het verlenen van bevoegdheden aan de Directie (Stempunten):
a. machtiging tot het verkrijgen van eigen aandelen door de Vennootschap
b. aanwijzing als bevoegd orgaan tot uitgifte van aandelen
c. aanwijzing als bevoegd orgaan tot het beperken of uitsluiten van het voorkeursrecht
bij uitgifte van aandelen
8Rondvraag
9Sluiting
Toelichting op de agenda
Agendapunt 2 (Discussiepunt)
De Directie geeft een presentatie over de prestaties van de onderneming in 2013 en de nieuwe
strategie ‘Visie 2020: “Smart Growth”’.
Aansluitend wordt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders uitgenodigd om deze
onderwerpen, die ook zijn beschreven in het Verslag van de Directie dat is opgenomen in het
Jaarverslag 2013, te bespreken. Onder dit agendapunt kan ook het Verslag van de Raad van
Commissarissen dat eveneens is opgenomen in het Jaarverslag 2013 aan de orde worden gesteld.
In het Jaarverslag 2013 is in het Verslag van de Directie en het Verslag van de Raad van Commissarissen tevens beschreven op welke wijze DOCDATA N.V. de Nederlandse Corporate Governance Code
naleeft. Inzage en verkrijging van de reglementen, die de Vennootschap in het kader van Corporate
Governance heeft geïmplementeerd, is mogelijk via de corporate website van DOCDATA N.V.
(www.docdatanv.com), onder Corporate Governance.
Agendapunt 3 (Discussiepunt)
De Voorzitter van de Raad van Commissarissen zal bij de behandeling van dit agendapunt het door
de Vennootschap gehanteerde bezoldigingsbeleid voor de Directie nader toelichten.
Het bezoldigingsbeleid voor de Directie is weergegeven in het document ‘Remuneratierapport
DOCDATA N.V. 2013’. Inzage en verkrijging van dit document is mogelijk via de corporate website
van DOCDATA N.V. (www.docdatanv.com), onder Corporate Governance.
Agendapunt 4.a (Stempunt)
Voorgesteld wordt de door de Directie opgemaakte jaarrekening 2013 vast te stellen.
Agendapunt 4.b (Stempunt)
De Voorzitter van de Raad van Commissarissen en de Directie zullen bij de behandeling van dit
agendapunt het door de Vennootschap te hanteren reserverings- en dividendbeleid nader toelichten.
Het dividendbeleid van DOCDATA N.V. is gericht op het realiseren van een hoog dividendrendement,
waarbij een pay-out ratio van tenminste 50% uitgangspunt zal zijn. Hierbij wordt rekening gehouden
met de liquiditeits- en solvabiliteitspositie van DOCDATA N.V. die vereist zijn voor het ten uitvoer
brengen van de strategie.
Het dividendbeleid kan mede omvatten een dividend naar keuze van de aandeelhouder geheel
in contanten of een uitkering ten laste van de Agioreserve in de vorm van aandelen van de
Vennootschap.
Agendapunt 4.c (Stempunt)
Ingevolge artikel 28 van de statuten van de Vennootschap stelt de Directie voor, welk voorstel door
de Raad van Commissarissen is goedgekeurd, om uit de winst over het boekjaar 2013 een dividend
uit te keren van EUR 0,70 per uitstaand aandeel en het resterende bedrag toe te voegen aan de
Overige reserves.
Indien de Algemene Vergadering van Aandeelhouders instemt met dit voorstel zal op de door
anderen dan de Vennootschap gehouden aandelen in totaal een bedrag van ongeveer
EUR 4,9 miljoen als dividend uit de winst over 2013 worden uitgekeerd op 23 mei 2014.
Agendapunt 4.d (Stempunt)
Voorgesteld wordt kwijting te verlenen aan de Directie voor het gevoerde bestuur.
Agendapunt 4.e (Stempunt)
Voorgesteld wordt kwijting te verlenen aan de Raad van Commissarissen voor het gehouden toezicht.
Agendapunt 5 (Stempunt)
De Algemene Vergadering van Aandeelhouders heeft de heer M.E.T. (Marc) Verstraeten op 11 mei
2006 voor zijn eerste termijn van vier jaar benoemd tot lid van de Directie van de Vennootschap in
de functie van Chief Financial Officer (CFO) en heeft hem op 12 mei 2010 herbenoemd voor een
tweede termijn van vier jaar. Deze termijn eindigt op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders op 13 mei 2014. De heer M.E.T. Verstraeten is voor herbenoeming beschikbaar.
Voorgesteld wordt om de heer M.E.T. Verstraeten te herbenoemen tot lid van de Directie van
de Vennootschap in de functie van Chief Financial Officer (CFO) voor een derde termijn van
vier jaar en daarmee tot en met de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders te
houden in 2018.
De heer M.E.T. Verstraeten (Nederlands, 1966, 48 jaar) is sinds 1 februari 2001 in dienst bij de
Vennootschap en vervult sinds 1 maart 2002 de functie van financieel directeur. Met ingang
van 11 mei 2006 is de heer Verstraeten lid van de Directie van de Vennootschap in de functie
van Chief Financial Officer (CFO). De heer Verstraeten heeft aan de Universiteit van Tilburg
bedrijfseconomie gestudeerd en heeft daar ook de postdoctorale opleiding tot registeraccountant gevolgd.
Agendapunt 6.a (Stempunt)
Volgens het rooster van aftreden zal de heer J.V. Elsendoorn aftreden als lid van de Raad van
Commissarissen. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders heeft hem op 11 mei 2006 voor
een eerste termijn van vier jaar benoemd en heeft hem op 12 mei 2010 voor een tweede termijn
van vier jaar herbenoemd. Ingevolge artikel 17 lid 6 van de statuten van de Vennootschap kan een
commissaris maximaal twaalf jaar zitting hebben in de Raad van Commissarissen. De heer
Elsendoorn is voor herbenoeming beschikbaar.
Voorgesteld wordt om de heer J.V. Elsendoorn te herbenoemen tot Commissaris van de
Vennootschap voor een derde en tevens laatste termijn van vier jaar en daarmee tot en met de
Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders te houden in 2018. Na afloop van deze
termijn is de heer Elsendoorn niet meer herbenoembaar.
De gegevens als bedoeld in artikel 142 lid 3 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn als volgt:
De heer J.V. (Victor) Elsendoorn
• Geboortejaar: 1954 (leeftijd: 59)
• Beroep: Algemeen Directeur van TNO Bedrijven B.V.
• Nationaliteit: Nederlands
• Aandelenbezit DOCDATA N.V.: geen
• Overige commissariaten: lid van de Raad van Commissarissen van YES!Delft B.V.
• Overige betrekkingen van belang zijnde voor het commissariaat: geen
De heer J.V. Elsendoorn wordt voor benoeming voorgedragen vanwege zijn kennis van logistieke
processen en techniek, alsmede zijn brede algemene bedrijfservaring.
Agendapunt 6.b (Stempunt)
Volgens het rooster van aftreden zal de heer D. Lindenbergh aftreden als lid van de Raad van
Commissarissen. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders heeft hem op 11 mei 2006 voor
een eerste termijn van vier jaar benoemd en heeft hem op 12 mei 2010 voor een tweede termijn van
vier jaar herbenoemd. Ingevolge artikel 17 lid 6 van de statuten van de Vennootschap kan een
commissaris maximaal twaalf jaar zitting hebben in de Raad van Commissarissen. De heer
Lindenbergh is voor herbenoeming beschikbaar.
Voorgesteld wordt om de heer D. Lindenbergh te herbenoemen tot Commissaris van de
Vennootschap voor een termijn van twee jaar en daarmee tot en met de Jaarlijkse Algemene
Vergadering van Aandeelhouders te houden in 2016. Met het oog op het realiseren van een
evenwichtiger spreiding van het rooster van aftreden van de Raad van Commissarissen over
de standaard benoemingstermijn van vier jaar, is bewust gekozen voor het voorstellen van een
verkorte herbenoemingstermijn voor de heer Lindenbergh.
De gegevens als bedoeld in artikel 142 lid 3 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn als volgt:
De heer D. (Dirk) Lindenbergh
• Geboortejaar: 1949 (leeftijd: 65)
• Beroep: directeur van Blikkenburg B.V. en commissaris
• Nationaliteit: Nederlands
• Aandelenbezit DOCDATA N.V.: 741.301 aandelen (10,59% van geplaatst aandelenkapitaal)
• Overige commissariaten: lid van de Raad van Commissarissen van Astor Participaties II,
BE Semiconductor Industries N.V., Midlin N.V. en DPA Group N.V.
• Overige betrekkingen van belang zijnde voor het commissariaat: geen
De heer Lindenbergh wordt voor benoeming voorgedragen vanwege zijn algemene
ondernemingservaring en zijn specifieke kennis van corporate finance, met name in relatie tot
kleinere beursgenoteerde ondernemingen.
Indien de Algemene Vergadering van Aandeelhouders instemt met de voorstellen inzake de
herbenoeming tot lid van de Raad van Commissarissen van de Vennootschap van de heer
J.V. Elsendoorn (agendapunt 6.a) en de heer D. Lindenbergh (agendapunt 6.b) zullen de
commissies van de Raad van Commissarissen de volgende samenstelling houden.
Audit Commissie
• De heer A. Schouwenaar, Voorzitter
• De heer J.V. Elsendoorn
• De heer D. Lindenbergh
Remuneratie Commissie
• De heer D. Lindenbergh, Voorzitter
• De heer H.M. Koorstra
• De heer A. Schouwenaar
Indien de Algemene Vergadering van Aandeelhouders instemt met de voorstellen inzake de
herbenoeming tot lid van de Raad van Commissarissen van de Vennootschap van de heer
J.V. Elsendoorn (agendapunt 6.a) en de heer D. Lindenbergh (agendapunt 6.b) luidt het rooster
van aftreden van de Raad van Commissarissen als volgt:
• 2015: de heer A. Schouwenaar
• 2016: de heer D. Lindenbergh
• 2017: de heer H.M. Koorstra
• 2018: de heer J.V. Elsendoorn
Agendapunt 7.a (Stempunt)
Voorgesteld wordt om de Directie voor een periode van 18 maanden, derhalve tot 13 november
2015, te machtigen tot verkrijging door de Vennootschap van eigen aandelen - op welke wijze
dan ook - binnen de wettelijk en statutair bepaalde grenzen, waarbij het nominale bedrag van
de aandelen in haar kapitaal die de Vennootschap houdt niet meer beloopt dan 10% van het
geplaatste kapitaal, tegen een prijs die ligt tussen de nominale waarde van de aandelen en
110% van de op de dag van aankoop op Euronext Amsterdam genoteerde openingskoers voor
de aandelen dan wel, bij gebreke van zodanige koers, de laatste slotkoers van de aandelen op
Euronext Amsterdam voor de dag van aankoop.
Agendapunt 7.b (Stempunt)
Voorgesteld wordt de Directie, conform artikel 4 lid 1 van de statuten van de Vennootschap, aan
te wijzen als het vennootschapsorgaan dat bevoegd is, onder goedkeuring van de Raad van
Commissarissen, te besluiten tot uitgifte van, waaronder begrepen het verlenen van rechten tot
het nemen van, in totaal maximaal 700.000 aandelen (10% van het aantal geplaatste aandelen)
voor een periode van 18 maanden en derhalve tot 13 november 2015.
Agendapunt 7.c (Stempunt)
Voorgesteld wordt de Directie aan te wijzen, conform artikel 5 lid 3 van de statuten van de
Vennootschap, als bevoegd, onder goedkeuring van de Raad van Commissarissen, tot het
beperken of uitsluiten van het voorkeursrecht bij uitgifte van aandelen voor een periode van
18 maanden en derhalve tot 13 november 2015.

Download Report