Jaarplan 2014 Centrale Cliëntenraad Pleyade

Jaarplan 2014
Centrale Cliëntenraad
Pleyade
Januari 2014
Inhoudsopgave
1. Visie en missie Pleyade
3
2. De cliënt staat centraal
3
3. Samenstelling Centrale Cliëntenraad
4
4. Terugblik 2013
5
5. Speerpunt 2014: herpositionering Pleyade
6
6. Overige onderwerpen 2014
9
2
1.
Visie en missie Pleyade
Stichting Pleyade is een overkoepelende organisatie voor wonen, zorg en
welzijn in Arnhem. Pleyade bestaat uit de volgende 9 locaties: Altenova,
Eilandstaete, Eimersstaete, Eldenstaete, Hof van Bourtange, Malburgstaete,
Polderhof, Tertzio en Waalstaete. Op deze locaties is de begrote bezetting
620 cliënten.
Pleyade wil passende en professionele zorg bieden aan ouderen en chronisch
zieken; niet alleen in zorg en verpleegcentra maar ook aan huis in Arnhem
en omstreken. Van wijkgerichte zorg (Thuiszorg) tot somatische,
psychogeriatrische en revalidatiezorg.
Uitgangspunt van Pleyade is dat cliënten moeten kunnen leven zoals ze dat
gewend zijn. Ouderen met somatische en psychogeriatrische klachten
hebben het meeste baat bij een omgeving, die niet alleen de juiste zorg biedt,
maar vooral ook in contact blijft met de vertrouwde leefomgeving.
De missie van Pleyade is: “Koester het contact”. Pleyade streeft naar contact
dat verrijkend is voor betrokkenen met oprechte belangstelling en aandacht.
Pleyade wil bewust het gesprek aangaan om informatie en inzichten te delen.
Om invulling te geven aan deze missie zijn de volgende kernwaarden
geformuleerd: vindingrijk, betrouwbaar en gepassioneerd.
2.
De cliënt staat centraal: cliëntinspraak moet goed geregeld
zijn.
Inspraak en medezeggenschap is in de wet geregeld en moet verankerd zijn
in de organisatie. Pleyade wil de inspraak van mensen zo dicht mogelijk bij
de dagelijkse zorg van de cliënt organiseren.
Cliëntenraden hebben tot taak individuele wensen, meningen en opvattingen
van cliënten te vertalen naar het gemeenschappelijke cliëntenbelang.
Pleyade heeft de cliëntinspraak op drie niveaus georganiseerd:
 Huiskamer of afdelingsniveau
 Locatieniveau
 Centraal niveau
Het directe contact met cliënt en/of familie op het niveau van de huiskamer
of afdeling is de belangrijkste vorm van cliëntinspraak. Hier komen in een
kleine setting de onderwerpen aan bod die direct van belang zijn voor het
welbevinden van de cliënt. Hier kan het gaan over het eten, is het schoon in
de huiskamer/ afdeling, is het aanbod aan activiteiten voldoende etc.
Dit is geen geformaliseerde vorm van inspraak maar wel zeer belangrijk: het
raakt het dagelijkse leven van de cliënt.
3
In principe is op iedere locatie een cliëntenraad actief. Afhankelijk van de
omvang van de locatie is voor sommige locaties gekozen voor een
gemeenschappelijke cliëntenraad.
De lokale cliëntenraden houden zich alleen bezig met locatiegebonden
onderwerpen. Ze worden samengesteld uit cliënten, vertegenwoordigers van
cliënten of vrijwilligers.
Wanneer meerdere instellingen tot dezelfde organisatie behoren kan voor een
zogeheten zorgconcern een centrale cliëntenraad worden gevormd. Pleyade
heeft hiervoor gekozen zodat de Pleyade brede beleidsstukken die voor alle
locaties van toepassing zijn behandeld worden in de centrale cliëntenraad
(CCR).
De CCR bestaat uit leden die ook zitting hebben in de locale cliëntenraden.
Dit is noodzakelijk om verbonden te blijven met de basis van cliëntinspraak:
optimale zorg verlenen aan de cliënt.
3.
Samenstelling CCR en vergaderfrequentie
De CCR bestaat minimaal uit 5 leden, inclusief de voorzitter. Deze leden zijn,
met uitzondering van de voorzitter, lid van een lokale cliëntenraad (hierna te
noemen cliëntenraad) en worden benoemd door de Raad van Bestuur op
basis van een bindende voordracht vanuit de cliëntenraden.
Op basis van het aantal cliënten per locatie is gekozen voor de volgende
verdeling:
 Malburgstaete, Eilandstaete en Polderhof: samen 1 lid
 Eimersstaete en Hof van Bourtange: samen 1 lid
 Altenova: 1 lid
 Waalstaete: 2 leden
 Eldenstaete en Tertzio: samen 2 leden
 Thuiszorg Arnhem: 1 lid
De reguliere vergadering van de CCR vindt plaats in januari, maart, mei, juli,
september en november. Het eerste uur vergadert de CCR alleen met de
leden; daarna is een lid van de Raad van Bestuur aanwezig.
Circa 2 weken voorafgaand aan deze reguliere vergadering wordt een
agendaoverleg gehouden met de voorzitters van de locale cliëntenraden.
Indien daar aanleiding voor bestaat kan de CCR besluiten een extra
vergadering te houden, al dan niet in aanwezigheid van een bestuurder van
Pleyade.
De CCR laat zich ondersteunen door een onafhankelijk adviseur; de
verspreiding van de vergaderstukken en de verslaglegging wordt verzorgd
door het secretariaat van de Raad van Bestuur.
Tweemaal per jaar (maart en november) bespreekt de CCR een aantal
relevante onderwerpen met een afvaardiging van de Raad van Toezicht van
Pleyade.
4
4.
Terugblik 2013
Nieuwe organisatie cliëntinspraak
Tot en met 2012 was sprake van cliëntenraden op regioniveau. Dit sloot
prima aan bij de organisatievorm van Pleyade maar uit een evaluatie bleek
dat dit geen optimale structuur was in het kader van de inspraak.
In deze regioraden werden ook de Pleyade brede onderwerpen behandeld. Dit
was voor zowel het management van Pleyade als de individuele cliëntenraad
een tijdrovende aangelegenheid. De regionale cliëntenraad kon onvoldoende
aandacht besteden aan de dagelijkse gang van zaken in de locaties: er
ontstond een te grote afstand tot de dagelijkse zorg.
Na proefdraaien met een Platform cliëntenraden is per 1-2-2013 officieel
sprake van een centrale cliëntenraad (CCR). In de CCR wordt geadviseerd
over de Pleyade brede onderwerpen. Per 1-2-2013 zijn de regioraden
omgevormd naar een cliëntenraad op iedere locatie.
Er is nog geenszins sprake van een optimale bezetting: de bemensing van de
diverse cliëntenraden is nog niet op orde. Ook de thuiszorgcliënten van
Pleyade zijn op dit moment niet vertegenwoordigd.
Het is lastig cliënten, familieleden of vrijwilligers enthousiast te maken voor
het werk van een cliëntenraad.
Dit heeft tot gevolg dat ook de zetelverdeling in de CCR nog niet in
overeenstemming is met de uitgangspunten zoals opgenomen in hoofdstuk 3.
Reorganisatie Pleyade
2013 stond in het teken van de reorganisatie van Pleyade.
Om Pleyade toekomstbestendig te maken is in de zomer van 2013 een
herstelplan opgesteld en een nieuw strategisch plan 2013-2016 gebaseerd op
de sterk bewegende markt van de ouderenzorg in de regio’s Arnhem en
Overbetuwe. In dit plan is een managementlaag verdwenen.
De CCR heeft veel tijd en aandacht besteed aan het herstelplan en het
nieuwe strategisch plan.
De CCR heeft uiteindelijk positief geadviseerd over het herstelplan en het
strategisch plan maar heeft wel een aantal opmerkingen gemaakt over de
haalbaarheid.
De CCR realiseert zich dat deze plannen noodgedwongen ook gevolgen
hebben voor het dagelijks gebeuren in de verschillende locaties.
Primair uitgangspunt bij de beoordeling van alle plannen: blijft een
verantwoorde kwaliteit van de zorg gegarandeerd.
De CCR is ook betrokken geweest bij de benoemingprocedures van de nieuwe
bestuurder, teamhoofden Zorg, gebiedsmanagers en de overige leden van het
managementteam.
Door het veranderde overheidsbeleid en de verhoogde eigen bijdrage blijft de
nieuwe instroom van cliënten ook bij Pleyade achter bij eerdere aannames.
Dit heeft tot gevolg dat Pleyade minder inkomsten heeft en de
personeelsbezetting en de uitgaven hierop heeft moeten aanpassen.
5
De financierbaarheid van de ouderenzorg zal de komende jaren onder druk
staan. De overheid zet in op bezuinigingen op de kosten voor verpleeg en
verzorgingshuizen. Ze wil stimuleren dat mensen langer thuis blijven wonen
en in de thuissituatie naar oplossingen zoeken. Intramurale zorg zal
afnemen als dit beleid succesvol is.
Door de rijksmaatregelen voor het terugdringen van opname in
verzorgingshuizen (wegvallen lagere indicaties) en de recente ontwikkelingen
in de bekostigingssystematiek (o.a. scheiden wonen en zorg) zijn
voorgenomen nieuwbouw plannen van Pleyade stopgezet. In dit kader
gemaakte voorbereidingskosten zijn afgeboekt.
De op zich noodzakelijke bezuinigingen hebben invloed op de kwaliteit van
de dagelijkse zorg. Personeel dat moest vertrekken, de commotie rondom de
plannen, dit alles kan niet zonder gevolgen blijven. De CCR maar ook de
cliëntenraden op de locatie hebben steeds de gevolgen voor de cliënt in het
vizier gehouden. Bij alle beleidsstukken en overleggen, ook met de Raad van
Toezicht van Pleyade, is steeds de vraag gesteld: wat betekent dit voor de
kwaliteit van de dagelijkse zorg. De CCR heeft als voorwaarde gesteld dat de
herstelplannen (inclusief de deelplannen per locatie) en ook het strategisch
plan geen negatieve invloed hebben op de kwaliteit van de dagelijkse zorg.
Het vervolgtraject in de vorm van implementatieplannen zal steeds op basis
van dit uitgangspunt getoetst worden.
De CCR heeft in 2013 o.a. adviezen uitgebracht over de volgende
onderwerpen:
 (concept) begroting 2013
 Doorberekening van de kosten van de TV aansluiting
 Profielschets van de nieuwe bestuurder
 Strategisch plan 2013-2016 en Herstelplan
5.
Speerpunt 2014: herpositionering van Pleyade
In het strategisch Plan 2013-2016 met de titel ‘Duurzaam en transparant’
zijn de volgende uitgangspunten opgenomen voor de visie op zorg:
 De cliënt heeft de regie
 Wonen en zorg worden daar waar mogelijk gescheiden om cliënten zo
lang mogelijk zelfstandig en thuis of dichtbij huis te laten wonen
 Rekening houden met- en aansluiten bij de sociaal economische
context van de cliënt
 Gespecialiseerde kortdurende zorg voor specifieke doelgroepen
 Vakbekwame en goed opgeleide professionals
 Efficiency en kwaliteit door integrale aansturing van zorg,
bedrijfsvoering en ondernemerschap
 Ketensamenwerking is essentieel
Pleyade gaat in 2014 voorsorteren op een gebiedsmodel. De indeling in
gebieden biedt de mogelijkheid om afdeling, locatie en wijkoverstijgende
6
functies aan te laten sturen door 2 gebiedsmanagers. Netwerkvorming vindt
gecoördineerd plaats op wijk of gebiedsniveau.
Deze herpositionering is een omvangrijke operatie. Zoals eerder aangegeven
is voor de CCR altijd het uitgangspunt: wat betekent dit voor de cliënt en
heeft het effect op de kwaliteit van de dagelijkse zorg.
De CCR heeft in dit kader een aantal speerpunten benoemd voor 2014.
Hieronder volgt een beknopte toelichting.
Kwaliteit van de zorg
De CCR moet zicht hebben op de geleverde kwaliteit, zowel in de locaties als
bij de mensen thuis door het onderdeel Thuiszorg.
Dit kan enerzijds door de terugkoppeling vanuit de cliëntenraden maar
anderzijds moet zij kennis kunnen nemen van de interne informatie die
hierover beschikbaar is. De CCR kan op basis hiervan vaststellen of het
management van Pleyade beschikt over een adequaat
beheersinstrumentarium om de verantwoordelijkheid te nemen voor de
levering van verantwoorde zorg; dit instrumentarium moet Pleyade in staat
stellen verantwoorde uitspraken te doen over de geleverde kwaliteit.
Het in dit kader ontwikkelde instrument dashboard kan een helder beeld
geven; de cliëntenraden moeten kunnen beschikken over de uitkomsten van
het dashboard. Hierover zijn afspraken gemaakt met Pleyade.
Van belang is ook hoe de cliënt de geleverde zorg ervaart. Hiervoor is eind
2013 een cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De CCR heeft een actieve
rol in de advisering over de uitkomsten van dit onderzoek en het daaruit
voortvloeiende plan van aanpak.
De cliëntenraden van Pleyade hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid
extra vragen op te nemen in de vragenlijst; deze vragen hebben specifiek
betrekking op het functioneren van de cliëntenraad.
Pleyade beschikt over een klachtenprocedure; bestaan en werking van deze
procedure, inclusief de afdoening van de klachten en de soms noodzakelijke
aanpassing van een werkwijze, wordt nadrukkelijk gevolgd door de CCR.
Welzijn maakt een belangrijk onderdeel uit van de kwaliteit van de zorg,
zeker in de (nieuwe) visie van Pleyade. Het welbevinden van de cliënt is
bepalend voor de mate waarin sprake is van ‘Koester het contact’.
Of het nu gaat om het aanbieden van adequate geestelijke verzorging of van
voldoende activiteiten in de huiskamer, dit alles is onderdeel van het welzijn
van cliënten. De CCR wil in 2014 extra aandacht geven aan het onderwerp
welzijn.
De CCR realiseert zich dat het toekomstbestendig maken van Pleyade als
zorgorganisatie een belangrijke doelstelling is voor het management van
Pleyade. Bij de advisering over dit traject richt de CCR zich steeds op de
vraag: wat betekent de voorgestelde beleidswijziging of procesaanpassing
voor de dagelijkse zorg.
7
Communicatie
Bij een ingrijpend reorganisatieproces is een goede communicatie met
cliënten en familieleden essentieel. Pleyade heeft dit in 2013 niet altijd goed
gedaan. Het is belangrijk om transparant en tijdig aan de cliënten duidelijk
te maken welke veranderingen op stapel staan.
Op termijn zal sprake zijn van de sluiting van 2 locaties: Hof van Bourtange
en Altenova. De CCR zal bewaken dat hierover steeds goed wordt
gecommuniceerd. Dit geldt ook voor verbouwingen van locaties en
noodzakelijke verhuizingen van specifieke doelgroepen.
Ook de cliëntenraden van Pleyade zijn niet altijd tijdig, juist en volgens
afspraak geïnformeerd of om advies gevraagd. De CCR wil dit onderwerp
periodiek agenderen in het overleg met de bestuurder.
Voor de cliëntenraden is communicatie met de achterban ook belangrijk.
Niet alleen om verslag te doen van de activiteiten en adviezen maar ook om
potentiële leden te bereiken en enthousiast te maken voor het werk van de
cliëntenraad.
De informatievoorziening door de cliëntenraden wordt in 2014 structureel
opgepakt: wel of geen nieuwsbrieven, gebruik van de website, periodieke
(thema)bijeenkomsten etc.
Ook zal begin 2014 een gezamenlijke bijeenkomst plaatsvinden voor alle
cliëntenraadsleden en het management van Pleyade.
De communicatie zal in 2014 beter moeten verlopen. Intern tussen Pleyade en
de cliëntenraden maar ook extern tussen Pleyade en cliënten en/of
familieleden. De cliëntenraden willen zich ook beter profileren bijvoorbeeld
door gebruik te maken van de website van Pleyade.
Structureel inrichten cliëntinspraak 1e niveau: huiskamer of
afdelingsgesprekken.
Inspraak aan de basis, dicht bij de cliënt, is de belangrijkste vorm. Hierdoor
kan de cliënt direct invloed hebben op de dagelijkse gang van zaken.
‘De cliënt heeft de regie’ moet meer zijn dan een zin in een visiedocument;
luisteren naar de wensen van de cliënt moet een structurele plaats hebben
in de organisatie en aanwezig zijn in het dna van de Pleyade medewerker.
Naast op individueel niveau een goed intakegesprek en de periodieke
raadpleeggesprekken met de cliënt zelf of zijn vertegenwoordiger zijn voor de
cliëntenraden periodieke huiskamergesprekken een prima instrument om te
toetsen of nog wordt voldaan aan de uitgangspunten en of verbeteringen
mogelijk zijn.
Tot op dit moment is het voor de medewerkers van Pleyade lastig gebleken
huiskamergesprekken structureel te laten plaatsvinden. De lokale
cliëntenraden en de CCR hebben dit onderwerp steeds geagendeerd en zullen
zich voor het periodiek organiseren hiervan inzetten.
8
In 2014 gaat de CCR nadrukkelijk monitoren of dit overleg met de cliënt
en/of de familie de aandacht krijgt die het verdient.
Voortgang inrichting nieuwe structuur cliëntinspraak
Per 1-2-2013 is formeel sprake van 3 niveaus van cliëntinspraak. Het succes
van deze nieuwe structuur wordt in hoge mate bepaald door het realiseren
van cliëntenraden op iedere locatie.
Niet op alle locaties is sprake van een cliëntenraad; de CCR vindt dit
zorgwekkend. Alle cliënten van Pleyade hebben recht op een adequate vorm
van cliëntinspraak. Zoals eerder aangegeven zijn de thuiszorgcliënten niet
vertegenwoordigd. De CCR wil onderzoeken of een aparte cliëntenraad voor
de Thuiszorg haalbaar is.
De CCR wil nadrukkelijk de inrichting van cliëntinspraak monitoren en
iedere vergadering de voortgang bespreken met de Raad van Bestuur. Voor
het succesvol opereren als CCR is het belangrijk dat alle locaties en
onderdelen vertegenwoordigd zijn in de CCR. Dit is overigens primair de
verantwoordelijkheid van het management.
Het nieuwe strategisch plan voorziet in een nieuwe gebiedsmodel. Dit kan op
termijn ook consequenties hebben voor de structuur van cliëntinspraak.
Vooralsnog kiest de CCR voor het huidige model met een cliëntenraad per
locatie en een centrale cliëntenraad. Eind 2014 zal de CCR het huidige model
evalueren om te kijken of aanpassing noodzakelijk is.
Optimale cliëntinspraak is de planfase nu wel voorbij. Huiskamergesprekken
moeten in 2014 structureel plaatsvinden. Voor alle locaties bestaat een
cliëntenraad waarbij het mogelijk is dat meerdere kleine locaties gezamenlijk
één cliëntenraad vormen. De bezetting van de CCR vormt een juiste
afspiegeling van alle locaties van Pleyade.
6.
Overige onderwerpen 2014
Begroting en jaarverslag Pleyade en overige (financiële) rapportages
Ieder jaar stelt Pleyade een begroting op en doet zij verslag van de activiteiten
in het betreffende jaar. Dit is een formele aangelegenheid en als zodanig zijn
het onderwerpen waarover tijdig advies moet worden gevraagd aan de CCR.
De CCR zal hierover adviseren en indien nodig aanvullende vragen stellen
aan de Raad van Bestuur van Pleyade.
Ook de kwartaalrapportage wordt aan de CCR aangeboden. Deze rapportages
zijn voor de CCR vooral van belang om de voortgang van de maatregelen uit
de herstelplannen en de toereikendheid te kunnen beoordelen.
De consequenties van de herpositionering van Pleyade en de zorgwekkende
financiële situatie van Pleyade zal de CCR nauwgezet volgen.
9
Terugkoppeling cliëntenraden op locatieniveau
De cliëntenraden op de locaties hebben een belangrijke taak: hier wordt
zichtbaar hoe het centraal vastgestelde beleid uitpakt. De communicatie
tussen cliëntenraden en CCR is dan ook van groot belang. Alleen zo houdt de
CCR contact met de basis waar het tenslotte allemaal om draait: wordt er
verantwoorde zorg geleverd. De samenhang tussen het werk van de
cliëntenraden (op locatieniveau en centraal) is essentieel.
De notulen van de vergaderingen van de diverse cliëntenraden worden in de
CCR behandeld; indien noodzakelijk volgt een toelichting door het lid van de
betreffende locatie die zitting heeft in de CCR. De CCR neemt waar nodig
actie richting de bestuurder.
Kwaliteit van de cliëntinspraak
Naast de opzet van cliëntinspraak (cliëntenraad per locatie en een centrale
cliëntenraad) wordt de kwaliteit van inspraak vooral bepaald door de
invulling door de leden. Het is lastig gebleken geschikte kandidaten te vinden
voor een cliëntenraad. Het verruimen van de lidmaatschapseisen (ook
gedreven vrijwilligers kunnen lid worden) maakt het wellicht makkelijker
potentiële kandidaten te werven. Ook het feit dat in de cliëntenraad van de
locatie alleen locatiegebonden onderwerpen worden behandeld zal het
enthousiasme verhogen.
Pleyade moet dit proces faciliteren door opleiding en scholing mogelijk te
maken voor (potentiële) leden. In de begroting Cliëntinspraak 2014 is hier
ook rekening mee gehouden. De kwaliteitseisen die de CCR zichzelf oplegt
maakt ondersteuning noodzakelijk. Dit is voor 2014 in de vorm van
continuering van de externe adviseur gerealiseerd. Ook de overige
cliëntenraden kunnen gebruik maken van deze externe adviseur.
10

Download Report