1 ZITTING VAN 26 MAART 2014 Aanwezig : mevrouw Van Acker Monique : de voorzitter. mevrouwen :Nobels Hilde, Bracke Sabine,De Geest Rita, Paelinck Anny de heren: Verhoeven Philip,De Brauwer Daniel,Raman Peter,Oosterlinck Freddy, leden; G. Praet, secretaris Verontschuldigd: de heer Ignace De Baerdemaeker, burgemeester De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. -------------------------------------Openbare zitting: 1. Goedkeuring van de notulen; 2. Algemene administratie: 1. Kader interne controle of organisatiebeheersing; 2. Goedkeuring huurovereenkomst frankeermachine; 3. Woonzorgcentrum Hof ten Kouter: 1. Goedkeuring missie en visie; 2. Aankoop klein medische materiaal: delegatiebeslissing; 3. Kennisname rapport kwaliteitsindicatoren 2013; 4. Sociale dienst: 1. Sociale kruidenier: kennisname overeenkomst special ad; Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst met Pita Rif; 2. 5. Maaltijdenbedeling aan huis: kennisname tevredenheidsmeting; 6. Financiële dienst: kennisname schrijven Agentschap Binnenlands Bestuur houdende de kennisname van de budgetwijziging 2/2013. ------------------------- Openbare zitting: 1. Goedkeuring van de notulen. ----------------------------------------- 2 De notulen van de vorige zitting worden zonder opmerkingen goedgekeurd. 2. Algemene administratie: ------------------------------------ 1. Kader interne controle of organisatiebeheersing. De Raad in openbare zitting, Gelet op art. 86 en 98 van het Ocmw decreet waarin wordt gesteld dat elk Ocmw een intern controlesysteem dient op te maken; Overwegende dat het interne controlesysteem dient te worden vastgesteld door de secretaris en vervolgens de goedkeuring van de methodologie dient te gebeuren door de Raad; Overwegende dat via het interne controlesysteem wordt gestreefd naar een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie; Overwegende dat de werking van het interne controlesysteem is gebaseerd op een methodiek op 2 niveaus, meer bepaald op organisatie- en dienstniveau; Overwegende dat op dienstniveau interne controle zal worden doorgevoerd door de dienstverlening uit te rafelen tot het procesniveau waarbij eventuele risico’s zullen worden geïdentificeerd aan de hand van procesbeschrijvingen; Overwegende dat in eerste instantie sleutelprocessen zullen worden in kaart gebracht, dit om de dienstverlening op een efficiënte en effectieve manier te laten lopen; Overwegende dat bij elke afgewerkte procesbeschrijving de risico’s zullen worden onderzocht (risicoanalyse); Overwegende dat de risico’s zullen worden ingedekt door beheersmaatregelen; Overwegende dat op organisatieniveau de interne controle zal worden gevoerd door het managementteam waarbij een leidraad organisatiebeheersing lokale besturen zal worden gevolgd met oa., de basisvoorwaarden voor een goede organisatie, zelfevaluatie en het doorgaan van 11 vooropgestelde thema’s, meer bepaald doelstellingen proces- en risicomanagement, belanghebbendenmanagement, monitoring, organisatiestructuur, personeelsbeleid, organisatiecultuur, informatie en communicatie, financieel 3 management, facilitaire middelen, informatie en communicatietechnologie en project- en veranderingsmanagement; Overwegende dat jaarlijks een rapport met Gannt-chart zal worden opgesteld en dit zowel op organisatie- als op dienstniveau; Gelet op het uitvoerig verslag terzake, opgemaakt door de secretaris en besproken op het MAT dd. 05.03.14. Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt goedkeuring verleend aan de werking van het kader interne controle of organisatiebeheersing, zoals geviseerd in het verslag als bijlage opgemaakt door de secretaris en besproken in het MAT dd. 05.03.14. art. 2.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 2. Goedkeuring huurovereenkomst frankeermachine De Raad in openbare zitting, Overwegende dat de huidige overeenkomst voor het huren van de frankeermachine, aanwezig op de algemene administratie, binnenkort afloopt; Overwegende dat voor het huren van een nieuwe frankeermachine een prijsaanvraag werd gericht aan een aantal gespecialiseerde firma’s; Overwegende dat de firma Frama tegen de beste voorwaarden met een allin service de frankeermachine Matrix F2 light kan leveren, meer bepaald tegen de huurprijs van € 682,62 incl. BTW per jaar; Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan; Overwegende dat deze uitgave za worden geboekt op rekening 2014/OCMW-VB/0119-99/615800/OCMW/RVMW/60/IE-GEEN waar bij consultatie van de standopgave € - 695,89 beschikbaar was; 4 Overwegende dat het beleidsdomein algemeen bestuur voldoende toereikend is; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Aan de firma Frama uit Groot-Bijgaarden wordt opdracht gegeven tot levering van een frankeermachine Matrix F2 light, tegen de jaarlijkse huurprijs van € 682,62 incl. BTW. art. 2.- Het huurcontract is geldig gedurende de periode van 3 jaar. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 3. Woonzorgcentrum Hof ten Kouter: ------------------------------------------------- 1. Goedkeuring missie en visie. De Raad in openbare zitting, Gelet op ons besluit dd. 26.02.14 tot goedkeuring van het “Plan van aanpak” voor de bijsturingen van de operationele werking van het woonzorgcentrum, opgemaakt door de secretaris, met 8 projecten van bijsturing met elk zijn actieplan, projectfiche en tijdspad; Gelet op verslag als bijlage waarin de missie en visie van het woonzorgcentrum wordt omschreven; Overwegende dat vanuit de werkgroep organisatieontwikkeling volgende missie en visie wordt voorgesteld: Missie: Het woonzorgcentrum Hof ten Kouter biedt een warme thuis aan 99 zorgbehoevende ouderen, dit in een kleinschalige woonomgeving met een open en gezellige sfeer. We streven kwalitatieve totaalzorg na (zowel fysische- als psychologische zorg) waarbij het levensverhaal van de bewoner de zorg kleurt. We bieden kansen tot het behouden en/of ontwikkelen van de individuele mogelijkheden van de bewoner. Verder tracht het woonzorgcentrum de 5 betrokkenheid bij het maatschappelijk leven te verhogen door sociale contacten te stimuleren, aangepaste activiteiten en een ruim aanbod aan zinvolle tijdsbesteding aan te bieden, dit in nauwe samenwerking met externe actoren. Doorheen de integrale werking wordt wederzijds respect en autonomie als belangrijke waarden naar voor geschoven. Visie: Om ons doel te bereiken werken we in het woonzorgcentrum met een multidisciplinair team van 90 enthousiaste medewerkers, aangevuld met vrijwilligers. Dagelijks investeren we samen in een kwaliteitsvolle werkomgeving en een goede, vertrouwelijke sfeer tussen de personeelsleden/vrijwilligers onderling maar tevens naar de bewoners en familie toe. Zo voeren wij een open beleid waar veel belang wordt gehecht aan informatie- en inspraakrecht. Overwegende dat hiermee akkoord wordt gegaan; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt akkoord gegaan met de vooropgestelde missie en visie van het woonzorgcentrum, dit in navolging van het “Plan van aanpak” voor de bijsturingen van de operationele werking van het woonzorgcentrum. art. 2.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 2. Aankoop klein medische materiaal: delegatiebeslissing De Raad, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op de Wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en haar uitvoeringsbesluiten, zoals op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 6 Gelet op het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Overwegende dat verschillende ocmw’s samen een opdracht willen starten voor de aankoop van klein medisch materiaal; Overwegende dat een samenwerking positieve schaaleffecten kan bieden; Overwegende dat in het kader van deze opdracht een bestek werd opgemaakt; Overwegende dat het aandeel van het ocmw geraamd wordt op € 12500; Overwegende dat het nodige budget is voorzien; Overwegende dat derhalve voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Het OCMW Geraardsbergen aan te duiden om in naam en voor rekening van het OCMW Laarne op te treden voor het sluiten van de overheidsopdracht strekkende het aanduiden van een leverancier voor het leveren van klein medisch materiaal. art. 2.- Het OCMW Geraardsbergen wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht, de dienst Budget- en aankoopbeheer van het ocmw zal in samenspraak met de deelnemende ocmw’s het gunningsvoorstel op basis van de voordeligst regelmatige bieding meedelen aan de raad voor maatschappelijk welzijn. art. 3.- Huidige beslissing op te nemen op de lijst die, zoals voorzien door artikel 254 van het ocmw-decreet, aan het college van burgemeester en schepenen en aan de heer provinciegouverneur zal worden overgemaakt. 3. Kennisname rapport kwaliteitsindicatoren 2013. De Raad in openbare zitting, Overwegende dat in 2013 door de kwaliteitscoördinator voor de eerste maal cijfers, aangaande verplichte kwaliteitsindicatoren in het woonzorgcentrum, werden doorgegeven aan het Agentschap Zorg en Gezondheid en hiervan een rapport werd afgeleverd; 7 Overwegende dat het woonzorgcentrum op 2 indicatoren minder scoort dan vergelijkbare woonzorgcentra, meer bepaald: 1. het percentage bewoners met decubituswonde ontstaan in het woonzorgcentrum: dit gaat slechts om 4 personen op 94 en gemeten op één enkel meetmoment; Overwegende dat de hoofdverpleegkundigen van mening zijn dat de decubitus in het woonzorgcentrum beperkt is; Overwegende dat zal worden ingezet op het monitoren en opvolgen ervan waarbij vanaf 2014 maandelijks wordt geregistreerd en de resultaten ervan zullen worden besproken in het multidisciplinair overleg; 2. het percentage bewoners met 5 tot en met 9 verschillende soorten geneesmiddelen voorgeschreven door de huisarts: Overwegende dat hierbij alle geneesmiddelen werden geteld, ook diegene die enkel “indien noodzakelijk” worden toegediend; Overwegend dat het aantal voorgeschreven geneesmiddelen in absolute cijfers redelijk hoog is; Overwegende dat hiervoor als actie geldt het informeren van de CRA artsen en voorbereiding project om het aantal geneesmiddelen in de toekomst terug te dringen; Overwegende dat het woonzorgcentrum goed scoort op: - het percentage bewoners met 2 of meer valincidenten in de gemeten maand; - het percentage bewoners met 10 of meer voorgeschreven geneesmiddelen; Overwegende dat de hoofdverpleegkundigen eveneens het belang willen benadrukken op het percentage bewoners met een up tot date plan voor de zorg rond het levenseinde en hiervoor in 2015 een actieplan voor wil opstellen; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt kennis genomen van het resultaat van opgave van verplichte kwaliteitsindicatoren in het woonzorgcentrum, aan het Agentschap Zorg en Gezondheid. 8 art. 2.- Er wordt eveneens kennis genomen van: 1. het actieplan decubitus 2. het actieplan terugdringen van de medicatie 3. het actieplan mbt. het beschikken over een up tot date plan voor de zorg rond het levenseinde. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 4. Sociale dienst: ---------------------- 1. Sociale kruidenier: kennisname overeenkomst special ad-overeenkomst. De Raad in openbare zitting, Gelet op ons besluit dd. 18.12.13 waarbij de Raad kennis neemt van de toekenning van projectsubsidies voor de sociale kruidenier tbv. € 100.000 voor de periode 18/11/2013 – 31/10/2014 alsook van het verslag van de hoofd maatschappelijk werker met het stappenplan voor besteding van de projectsubsidies; Overwegende dat in het stappenplan voor besteding van de projectsubsidies het project “Special AD” naar voren werd gebracht waarbij een bestelwagen gedurende 4 jaar gratis ter beschikking wordt gesteld, mede mogelijk gemaakt door sponsoring van Ocmw leveranciers die daarvoor als wederdienst reclame kunnen voeren op de bestelwagen; Overwegende dat het Ocmw Berlare als beherend Ocmw reeds de overeenkomst met “Special AD” heeft goedgekeurd; Gelet op de als bijlage geviseerde overeenkomt met “Special AD”; Overwegende dat de reclamewagen gratis ter beschikking wordt gesteld; Overwegende dat als enige tegenprestatie wordt gevraagd om € 2500 te schenken aan een goed doel; Overwegende dat deze schenking vervat zit in de projectsubsidies; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; 9 Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt kennis genomen van de overeenkomst tussen Ocmw Berlare, beherend Ocmw van het project Sociale Kruidenier en “Special AD” waarbij een bestelwagen gedurende 4 jaar gratis ter beschikking wordt gesteld, mede mogelijk gemaakt door sponsoring van Ocmw leveranciers die daarvoor als wederdienst reclame kunnen voeren op de bestelwagen. art. 2.- Er wordt eveneens kennis genomen van het feit dat als enige tegenprestatie de schenking van € 2500 aan een goed doel wordt gevraagd en deze zal worden gefinancierd via de projectsubsidies. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 2. Afsluiten samenwerkingsovereenkomst met Pita Rif. De Raad in openbare zitting, Gelet op het clusterplan met Ocmw Wetteren inzake tewerkstelling van moeilijk te plaatsen werklozen en de samenwerking met de Gespecialiseerde Trajectbepalings- en Begeleidingsdienst; Overwegende dat voortdurend op zoek wordt gegaan naar nieuwe of meer tewerkstellingsplaatsen met het oog op een aangepaste tewerkstelling van bepaalde personen deel uitmakend van het sociaal cliënteel; Overwegende dat dhr. Sabir Agdelhafid, zaakvoerder van de horecazaak Pita Rif, bereid is een doelgroepmedewerker, art. 60 § 7 van de organieke wet van 8 juli 1976, in te schakelen voor een voltijdse tewerkstelling in de functie van “medewerker horeca”; Gelet op de als bijlage geviseede samenwerkingsovereenkomst; Overwegende dat de samenwerkingsovereenkomst wordt goedgekeurd; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; 10 BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- De samenwerkingsovereenkomst inzake de terbeschikkingstelling van tewerkgestelden in het kader van artikel 60 § 7 organieke wet 8 juli 1976, met Sabir Agdelhafid, zaakvoerder van de horecazaak Pita Rif, wordt goedgekeurd. art. 2.- Dhr. Sabir biedt 1 tewerkstellingsplaats aan en dit ovv. tewerkstelling van een medewerker horeca. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 5. Maaltijdenbedeling aan huis: kennisname tevredenheidsmeting. --------------------------------------------------------------------------------------- De Raad in openbare zitting, Overwegende dat bij de gebruikers van de dienst maaltijdenbedeling aan huis een tevredenheidsmeting werd gehouden; Gelet op het verslag van de tevredenheidmeting, zoals geviseerd als bijlage; Overwegende dat met de gedane opmerkingen, bv. rijst wordt niet zo gesmaakt, rekening zal worden gehouden; Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen; Gelet op het Ocmw decreet van 19 december 2008, met latere wijzigingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; BESLUIT: met 9 ja stemmen; art. 1.- Er wordt zonder opmerkingen kennis genomen van de tevredenheidsmeting bij de gebruikers van de dienst maaltijdenbedeling aan huis. art. 2.- Aan de gedane opmerkingen zal een passende oplossing worden geboden. art. 3.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. 11 6. Financiële dienst: kennisname schrijven Agentschap Binnenlands Bestuur houdende de kennisname van de budgetwijziging 2 2013. ------------------------------------------------------------------------------------------------- De Raad in openbare zitting; Gelet op ons besluit dd. 18.12.2013 tot vaststelling van de budgetwijziging 2 2013; Overwegende dat de budgetwijziging voor kennisname werd toegestuurd naar de heer Gouverneur; Gelet op het schrijven van de heer Gouverneur dd. 10.02.2014; Overwegende dat volgende aanbevelingen werden overgemaakt, in het kader van de begeleiding en ondersteuning van de pilootbesturen: 1. Doelstellingennota: Volgens artikel 29 van het BVR BBC dient de verklarende nota, in voorkomend geval, de wijzigingen van de doelstellingennota te bevatten. Daar de budgetwijziging een wijziging inhoudt op niveau van de investeringen voor een prioritaire beleidsdoelstelling, wijzigt de doelstellingennota. Gelieve er in de toekomst op te zien dat alle gewijzigde onderdelen van het budget in de bundel van de budgetwijziging worden opgenomen. 2. Financiële toestand: Volgens artikel 29 van het BVR BBC dient de verklarende nota de herziening van de financiële toestand te bevatten. Gelieve er in de toekomst op toe te zien dat alle verplichte onderdelen van de budgetwijziging in de bundel worden opgenomen. 3. Naamgeving van de wettelijke schema’s: De naamgeving van de wettelijke schema’s is niet correct. De financieel beheerder wijst deze fout toe aan een tekortkoming in de software. Het is aan te bevelen om dit euvel voor te leggen aan de softwareleverancier om ervoor te zorgen dat de naamgeving van de wettelijke schema’s in de volgende beleidsrapporten correct is. Overwegende dat hiervan kennis wordt genomen en rekening wordt gehouden met de geformuleerde bemerkingen/aanbevelingen; Gelet op de wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met latere wijzigingen; B e s l u i t: met .. ja stemmen; met .. neen stemmen; 12 met .. onthoudingen; art. 1.- Kennis wordt genomen van het schrijven van het Agentschap Binnenlands Bestuur houdende de kennisname van de budgetwijziging 2 2013. art. 2.- Dit besluit zal worden vermeld op de lijst met beslissingen die ter kennisgeving wordt doorgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de heer provinciegouverneur. Aangezien alle punten van de openbare zitting behandeld werden sluit de voorzitter de vergadering om 20.50 uur. Githa Praet de secretaris Monique Van Acker de voorzitter
© Copyright 2024 ExpyDoc
