VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN MAANDAG 30 JUNI 2014. Aanwezig: Julie Asselman, Voorzitter; Anne Del Piero, Jos Cools, Jeannine Van de Vreken, Lucienne François, Ann Tambour, Erik Crombé, Goedele Heyvaert, Lieven Stassijns, Jean De Block, Raadsleden; Petra Wynants, Secretaris Afwezig met kennisgeving: Joke De Backer, Raadslid De raad vergadert te 20 uur. OPENBARE VERGADERING Goedkeuring verslag 1 Verslag van de vergadering van 22 mei 2014: goedkeuring. Het verslag van de vergadering van 22 mei 2014 wordt goedgekeurd. Algemeen 2 Aanduiding afgevaardigde in de beleidsgroep van 3Wplus Energie. Gelet op art. 51 van het OCMW-decreet van 19 december 2008; Gelet op de raadsbeslissing van 22 mei 2014 houdende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met 3Wplus Energie uit 1731 Asse-Zellik en die door de gemeente en het OCMW werd aangeduid als lokale entiteit bij het Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost (FRGE); Overwegende dat deze samenwerkingsovereenkomst voorziet in een afgevaardigde en een plaatsvervanger vanuit het OCMW voor de beleidsgroep die instaat voor het verder operationaliseren van de goede werking van de lokale entiteit; Overwegende dat Julie Asselman, voorzitter , door de meerderheid wordt voorgedragen als vertegenwoordiger voor het OCMW van Merchtem en Anne Del Piero als plaatsvervangend vertegenwoordiger; Na beraadslaging, Besluit: met algemene stemmen. Enig artikel: Julie Asselman, voorzitter, wordt aangesteld als effectief vertegenwoordiger vanuit het OCMW in de beleidsgroep van de lokale entiteit; Anne Del Piero wordt aangesteld als plaatsvervangend vertegenwoordiger vanuit het OCMW in de beleidsgroep van de lokale entiteit. Financiën 3 Jaarverslag en Dienstjaarrekening 2013, goedkeuring. (Danny Maes, BDO, en Sonja Van Lierde, financieel beheerder, voegen zich voor dit punt bij de vergadering.) Gelet op artikel 89 van de organieke wet van 8 juli 1976 op de OCMW’s; Gelet op artikel 175 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de Organisatie van de OCMW’s; Danny Maes, BDO geeft uitleg bij de resultaten en de jaarrekening van 2013; Zitting van 30 juni 2014 Pag. 1 Gelet op het verslag van de voorzitter over de toestand van het centrum en over het gevoerde beheer tijdens het voorbije boekjaar; Gelet op de bespreking van het Vast Bureau op de vergadering van 22 mei 2014; Overwegende dat ieder raadslid een exemplaar van de jaarrekening 2013 en van het jaarverslag heeft ontvangen; Besluit: met algemene stemmen. Artikel 1: Er wordt kennisgenomen van het algemene en het beschrijvende gedeelte van het jaarverslag 2013. Er wordt eveneens kennisgenomen van het financieel gedeelte van het jaarverslag 2013. Artikel 2: De jaarrekening 2013, zoals vastgelegd in het bijgevoegde document, wordt aangenomen. Artikel 3: Deze beslissing wordt overeenkomstig art. 254 en 255 van het OCMW-decreet samen met het jaarverslag ter goedkeuring voorgelegd aan de Provinciegouverneur en op dezelfde datum voor kennisneming bezorgd aan de gemeenteraad. Organisatie 4 Rapport interne controle 2013. Gelet op de artikels 51 en 98-100 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de Organisatie van de OCMW’s; Gelet op de raadsbeslissing van 27 oktober 2011 houdende de goedkeuring van het algemeen kader Interne Controle en het Actieplan dat als basis dient voor de opvolging en rapportage van de interne controle van de organisatie; Overwegende dat de opvolging van dit actieplan werd besproken op de vergadering van het managementteam van 25 april 2014; Overwegende dat de uitvoering en de opvolging van de te ondernemen acties werden opgenomen in het rapport Interne Controle van 10 april 2014 opgemaakt door de secretaris; Overwegende dat dit rapport eveneens de rapportering over het klachtenmanagement 2013 bevat; De secretaris geeft uitleg bij dit rapport en de uitvoering van het actieplan; Beslist: met algemene stemmen. Artikel 1: De raad neemt kennis van het Rappport Interne Controle 2013 opgemaakt door de secretaris. Artikel 2: Overeenkomstig artikel 100 van het OCMW-decreet, zal het OCMW-personeel op de hoogte worden gebracht van de stand van zaken en de wijzigingen van het interne controlesysteem. Varia 5 Varia. De voorzitter deelt mee dat de familiedag in het WZC Ter Stelten op donderdag 26 juni 2014 een groot succes was. Zowel familie als bewoners waren tevreden over de organisatie en het eten. Tijdens het verlof van de voorzitter van 5 tot 15 augustus 2014 zal Anne Del Piero optreden als waarnemend voorzitter. Toegevoegde punten 6 OCMW-decreet (art. 165): dubbele handtekening op alle betalingsopdrachten aan de financiële instellingen – aanpassing handtekeningsbevoegdheid. Gelet op het OCMW-decreet van 19 december 2008; Zitting van 30 juni 2014 Pag. 2 Overwegende dat de OCMW-secretaris volgens artikel 165 van het nieuwe OCMW-decreet belast is met het plaatsen van een eerste handtekening op de betalingsopdrachten aan de financiële instellingen; Overwegende dat de secretaris van het OCMW met het plaatsen van de eerste handtekening bevestigt dat de uitgave wettig en regelmatig is; Overwegende dat het aangewezen is dat de secretaris een gemachtigde aanstelt voor de handtekeningsbevoegdheid bij afwezigheid van de secretaris; Gelet op de raadsbeslissing van 26 september 2013 houdende de vaste benoeming van Femke De Proost als stafmedewerker van de secretaris van het OCMW; Gelet op het voorstel van de secretaris om Femke De Proost aan te stellen als gemachtigde van de secretaris voor de handtekeningsbevoegdheid van de betalingen aan financiële instellingen; Besluit: met algemene stemmen. Enig artikel: De raad neemt kennis en gaat akkoord met de aanstelling van Femke De Proost, stafmedewerker, als gemachtigde van de secretaris voor de handtekeningsbevoegdheid van de betalingen aan financiële instellingen, met ingang van 01 juli 2014. Aldus beslist in bovenvermelde vergadering. Petra Wynants Secretaris Julie Asselman Voorzitter Zitting van 30 juni 2014 Pag. 3