Klik hier voor verslag

Verslag Algemene Ledenvergadering
t.v. Ter Weijde 2014 d.d. 10 maart 2014
Aanwezig: 40 leden, inclusief het bestuur:
Afwezig:
2 leden hebben zich afgemeld voor de ledenvergadering.
Notulist:
Nico ten Wolde en Hans Fleer (secretariaatsfunctie vacant)
Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
Mededelingen en binnengekomen post
Er is geen binnengekomen post voor deze vergadering. Wel zijn er twee afmelding van leden.
Daarnaast meldt de voorzitter dat de secretaris, Bep Otterloo, vanwege andere verplichtingen niet
aanwezig kan zijn.
Notulen 2013
De notulen van de ALV 2013 worden zonder op- en aanmerkingen goedgekeurd.
Verslag van de voorzitter
Het bestuur is in 20123 8 keer bij elkaar geweest. Helaas heeft Bep Otterloo te kennen gegeven het
bestuur te willen verlaten. Het bestuur is op zoek naar een nieuwe secretaris.
Het ledenaantal is in 2013 gedaald van 451 naar 405 per 1 januari 2014. De daling van het aantal
leden baart zorg, de economische crisis is hier zeker mede schuldig aan. Gelukkig is de
jeugdcommissie volop aan de gang en beginnen de eerste resultaten daar zichtbaar te worden. Er is
echter meer nodig. Het bestuur roept alle leden op zich actief in te zetten bij het werven van nieuwe
leden. Op 23 maart a.s. wordt er een Open dag georganiseerd, voor jong en oud. Het is in ons aller
belang dat we samen zorgen dat de dag en de hopelijk daarop volgende aanmeldingen een succes
wordt! De dag wordt enthousiast opgezet door Marcel van Doorn en Geert Leenders, i.s.m. de
jeugdcommissie. APPLAUS!
Door het vertrek van Richard de Graaf als trainer is de wintertraining door twee andere trainers van
BTA verzorgd. In 2014 hebben we weer een nieuwe hoofdtrainer, nl. Paul Tichelaar. Hij heeft zich op
de website al voorgesteld. Sandra van Dam en Voorzitter hebben kennis met hem gemaakt. Hij is een
zeer ervaren trainer en we verwachten veel van hem.
Gelukkig hebben we nog steeds heel goed lopende activiteiten. De toernooien, maar ook de
competitie blijven een vast succes. Naast gezelligheid, sportiviteit en ontspanning is het voor de club
ook fijn dat de baromzet op een goed peil blijft.
Opnieuw is in 2013 gesproken met de gemeente over zelfstandigheid. Inmiddels ligt er een voorstel,
dat het bestuur aan de leden wil voorleggen. We bespreken dat later in de vergadering.
Al met al was 2013 een jaar, waarin zorg en optimisme wedijveren. Maar een club die bijna 40 jaar is,
volgend jaar is het lustrum, heeft al meer orkanen doorstaan. Ook nu is het bestuur optimistisch voor
de toekomst!
Vragen/opmerkingen
Er zijn geen op- en aanmerkingen.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 1 van 7
Verslag van de vicevoorzitter
Naast de normale activiteiten als vervanger van de voorzitter is de vicevoorzitter verantwoordelijk voor
sponsoring, communicatie en het beheer van de website, het afhangbordsysteem en het
kassasysteem.
Afgelopen jaar is de router in het clubhuis vernieuwd waardoor er een stabielere Wi-Fi verbinding is
gerealiseerd.
De leden worden geïnformeerd door middel van de elektronische nieuwsbrief, de website en het gele
boekje.
Periodiek leveren de voorzitter en de commissies artikelen voor de nieuwsbrief, daarnaast is ieder lid
van de vereniging vrij om artikelen aan te leveren. Om directer op het nieuws te zitten wordt de
nieuwsbrief nu meer dan eens per maand verstuurd.
De nieuwsbrief is in totaal 23x uitgebracht. Hij wordt naar ca. 500 emailadressen verstuurd, waardoor
een groot deel van onze leden wordt bereikt. De nieuwsbrief kan ook via de website worden
gedownload. Het blijkt dat gemiddeld 160 geadresseerden de toegestuurde nieuwsbrieven via de mail
lezen.
De website van de vereniging wordt maandelijks door ca. 650 unieke bezoekers bezocht. Een unieke
bezoeker raadpleegt 2x per maand de site.
Afgelopen jaar is gestart met een Facebook-pagina, maar deze is niet echt van de grond gekomen.
Mocht er iemand zijn die dat nieuw leven in wil blazen dan kan diegene zich melden.
Een aandachtspunt blijft het actueel houden van de emailadressen van de leden. Voor een goede
communicatie is dit een must. Inmiddels is er een automatische koppeling tussen de
ledenadministratie bij de KNLTB en ons afhangbordsysteem, waarbij de ledenadministratie leidend is.
Een aanpassing in het KNLTB bestand resulteert nu automatisch in een bijwerking in het
afhangbordsysteem. Een automatische koppeling naar het kassasysteem en de nieuwsbrief is nog niet
voorhanden. Dit blijft een aandachtspunt.
De sponsorinkomsten zijn in 2013 met 45% gedaald ten opzichte van 2012. Dit is met name door het
afhaken van de RABO bank (sponsor van het open toernooi) en Intersport. Onze sponsors Premio
Banden en Autoservice Jägers en Sporthuis Brouwer hebben dit deels opgevangen.
In 2013 hebben wij voor het eerst meegedaan met de Grote Clubactie. Deze actie had een
teleurstellend resultaat van 100 euro. Dit jaar zullen wij hier weer aan meedoen en hopen op een
grotere opbrengst.
Het bestuur wil hierbij iedereen oproepen na te denken hoe wij onze sponsorinkomsten kunnen
verhogen. Alle suggesties en ideeën hieromtrent zijn van harte welkom. Nu de economie weer wat
gaat aantrekken zou dit toch mogelijk moeten zijn.
Vragen/opmerkingen
Er zijn geen op- en aanmerkingen.
Verslag van de jeugdcommissie
Door de activiteiten in 2013 zijn er 15 nieuwe jeugdleden bijgekomen. Er is vooral veel werving
gedaan via scholen. Het totaal aantal blijft echter nog relatief beperkt, maar is gelukkig wel
groeiende. Verdere activiteiten zijn het tossen voor de jeugd, het ouder/kind-toernooi. Ook is in
samenwerking met de trainer het tenniskids-principe ingevoerd, dat erg leuk is voor de jeugd. De
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 2 van 7
jeugdclubkampioenschappen zijn tegelijk gehouden met de seniorenkampioenschappen, waarbij de
jeugd de weekenden heeft gespeeld. Dit was een succes en wordt zeker ook in 2014 herhaald.
Verslag van de beheercommissie
Na een aantal jaren van renovatie en nieuwe inrichting van ons clubgebouw was 2013
relatief rustig voor de beheercommissie. D.w.z. we hebben nog wel een nieuw kassasysteem
geïntroduceerd en niet zonder succes. Natuurlijk in het begin voor een ieder even wennen,
maar intussen is iedereen gewend. Ondanks een teruglopend ledenaantal kunnen we terug
kijken op een stijging van de omzet (10%), maar ook het winstmarge was hoger.(7%) Dit
laatste is enerzijds door verhoging prijzen van consumpties, maar ook door een betere
beheersing als gevolg van ingebruikname nieuwe kassasysteem. Het is verder de bedoeling
om medio 2014 (na Open Toernooi) contante betalingen geheel af te schaffen en alleen
pinbetaling en gebruik KNLTB pas te hanteren.
Commissielid Eric Frowijn heeft in 2013 te kennen gegeven te stoppen met zijn activiteiten.
Voor zijn bijdrage, met name bardienstplanning zijn wij veel dank verschuldigd. Gelukkig is
Pierre van Wieren bereid gevonden zijn taak over te nemen. Pierre is inmiddels ingewerkt.
Verder geen mutaties in de bezetting.
Vragen/opmerkingen: geen
Verslag van de seniorensectie
2013 was het jaar van de seniorensectie waarbij we over het algemeen te kampen hadden met
verminderde deelname aan de diverse activiteiten die we organiseerden.
Dit heeft gedeeltelijk te maken met een licht terugvallend ledenaantal en veel leden die zich
bijvoorbeeld voor de zaterdag-of zondag competities hebben ingeschreven.
We hebben in 2013 voor de eerste keer het Mega Mix toernooi gehouden wat gezien het weerbeeld
een redelijk succes te noemen was.
Volgend jaar zullen wij een nieuwe editie van het Mega Mix toernooi organiseren en is onze
doelstelling een verdubbeling van het aantal deelnemers.
Een daverend succes was de uitwisseling met de andere vereniging uit Culemborg.
Het was buitengewoon gezellig en goed voor de omzet van de club.
Ook in 2014 worden er weer uitwisselingen gehouden de eerste uitwisseling is zaterdag 5 juli bij De
Doelen.
In het najaar zal er ook weer een uitwisseling plaatsvinden bij ons op de vereniging.
Dit jaar zullen we de editie van het Megamannen toernooi uit 2012 nog eens dunnetjes overdoen.
Bij het Megamannen toernooi heb je dit keer de mogelijkheid om een introducee mee te nemen.
Entertainment:
We zullen ook in 2014 verder gaan met het regelmatig inhuren van muziek.
Het regelen van bijvoorbeeld Dartborden, Sinterklaas enz. enz.
Tijdens de laatste clubkampioenschappen hadden we een gelijk aantal deelnemers als 2012
Dit jaar zullen we een paar kleine wijzigingen gaan doorvoeren.
Zo zullen we o.a. niet meer ons clubkampioenschappen houden via de KNLTB.
We houden deze gewoon zelf.
Voordeel is dat er geen wijzigingen meer komen qua ranking, dit zullen we net als de vorig jaar
volhouden.
Ook zullen we geen single partijen meer doen tijdens de komende clubkampioenschappen.
We willen in het voorseizoen een apart single toernooi gaan houden.
Aan het einde van het seizoen hebben de volgende sectieleden aangegeven hun werkzaamheden om
diverse en vooral privé redenen te stoppen.
Jaap Koopman
Jaco de Jong
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 3 van 7
Irma Volmuller
Rachel Blits
We zijn druk doende om voor de sectie versterkingen te vinden. Gelukkig hebben we een aantal
leden bereid gevonden om ons te helpen.
Zo wil Marcel van Doorn ons helpen met de Catering.
Heeft Resy Verhijen aangegeven ons te willen helpen.
Hopen we An Copper binnen te kunnen halen als versterking.
Vragen/opmerkingen
Er zijn geen op- en aanmerkingen vanuit de vergadering.
Financieel verslag 2013
Exploitatierekening 2013 en begroting 2014-2015
Uitkomst
De exploitatie-afrekening van 2013 sluit met een voordelig resultaat. In een beknopte analyse valt te
constateren dat dit voordeel voornamelijk is ontstaan aan de inkomstenkant. Met name de hogere
omzet van de kantine en de ontvangsten uit sponsoring hebben een belangrijk aandeel in dit resultaat.
Dit in tegenstelling tot de inkomsten aan contributies die achterblijven als gevolg van het dalend
ledental.
Voorgesteld wordt om het voordelig saldo toe te voegen aan de voorziening grootonderhoud
clubhuis/tennisbanen.
Uitgaven
Volgens de planning van het grootonderhoud van het clubhuis is in 2013 de vervanging van het
meubilair gerealiseerd. De kosten van de aanschaf van het nieuwe meubilair zijn bekostigd door een
bijdrage uit de voorziening.
De afschrijvingslasten hebben betrekking op het in 2013 aangeschafte kassasysteem met pinautomaat
en de vervanging van de koffiemachine. Voorts is op te merken dat alle uitgavenposten binnen de
geraamde budgetten van 2013 zijn gebleven.
Inkomsten
De inkomsten zijn de contributies. Dit bedrag is gebaseerd op een ledental van 475, uitgesplitst in 427
senior- en 48 jeugdleden. De omzet van de kantine heeft een mooi resultaat opgeleverd.
De post overige inkomsten van betreffen de ontvangsten uit sponsoring en reclameborden en doeken. In deze inkomstenpost is tevens verantwoord de bijdrage van de AVRI, ontvangen voor het
verzorgen van het inzamelen van oud papier.
Toelichting
De verantwoorde cijfers betreffen de balanswaarden aan het einde van het jaar. Aangetekend wordt
dat het clubhuis is verzekerd tegen de risico’s van brand en storm voor een waarde van € 300.000,--.
De inventaris/goederen zijn verzekerd voor € 41.000,--. Voor financiële risico’s, die kunnen
voortvloeien uit aansprakelijkheidsstelling, is de vereniging verzekerd voor maximaal € 2,5 miljoen
per zaak/geval met een maximum van € 5 miljoen per jaar. Verder zijn alle leden verzekerd voor
schade als gevolg van sportongevallen. Deze verzekering is ondergebracht in een collectieve
sportongevallenverzekering bij de KNLTB.
Voor het (groot)onderhoud van het clubhuis is een voorziening getroffen. De voorziening wordt
vanuit de exploitatie jaarlijks gevoed met een bijdrage.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 4 van 7
De vergadering wordt gevraagd de financiële afrekening van 2013 vast te stellen en akkoord te gaan
met de bestemming van het jaarresultaat.
Vragen/opmerkingen
Moon Velthuizen vraagt naar de bijdrage van de AVRI: is deze nu structureel? Voorzitter geeft aan
dat er een grote kans bestaat dat de bijdrage na 2014 vervalt. We hopen wel op compenserende
activiteiten en dus inkomsten, maar de AVRI doet daarvoor nog proeven. In 2014 zal daar een besluit
over vallen. Het is echter een te groot risico om met de inkomsten ook in de komende jaren rekening
te houden. Eigenlijk is 2014 al een “bonusjaar”, omdat de pilot van de AVRI langer duurt dan gepland.
Verslag van de Kascommissie
De kascommissie bij monde van Rini Pin, Henk Bouwmeester en Marcel van Doorn doet verslag van
haar bevindingen. De commissie heeft de financiële stukken akkoord bevonden en stelt voor de
penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het in het afgelopen jaar gevoerde
financieel beleid
Decharge bestuur 2013
De vergadering geeft met een applaus decharge aan het gevoerde algemene en financiële beleid
over 2013 en gaat akkoord met de bestemming van het resultaat.
Benoeming nieuwe Kascommissie
Rini Pin is aftredend lid. Peter Otten wordt uit de vergadering benoemd als nieuw lid. Daarmee
bestaat de kascommissie weer uit 3 leden.
Begroting 2014/2015
De begroting 2014 is in de jaarvergadering van 11 maart 2013 besproken. Met de voorlopige opstelling
van inkomsten en uitgaven is ingestemd. Gelet op de ontwikkelingen dienen enkele ramingcijfers te
worden aangepast. Door deze aanpassingen wijzigt het oorspronkelijke begrotingstekort.
De inkomsten aan contributies zijn in de oorspronkelijke begroting 2014 geraamd op een te hoog
aantal leden. Reden om de verwachtingen naar beneden bij te stellen.
De exploitatie-inkomsten en -uitgaven van de kantine zijn aan de hand van de werkelijke cijfers van
2013 bijgesteld.
Al eerder hebben we aangegeven dat we het afrekenen van consumpties in ons clubhuis met contant
geld willen terugdringen. We hebben ervaren dat nog niet veel gebruik wordt gemaakt van het
betalen met de pinbank- en tennispas. Daarom stellen we voor dat vanaf 1 juli 2014 niet meer contant
kan worden afgerekend. Er kan alleen betaald worden met pinpas en/of tennispas. Het nieuwe
kassasysteem, gekoppeld aan de pinautomaat, is goed ingericht om de betalingen eenvoudig te
verwerken en verantwoord vast te leggen.
Voor de tennistraining zijn we in 2013 overgestapt naar de tennisschool Balance Tennis Academy
(BTA) uit Vleuten-De Meern. Gelet op de positieve ervaringen, wederzijds, hebben we besloten om de
samenwerking met BTA te continueren.
In 2014 kunnen we nog rekenen op een extra bijdrage van de AVRI voor het ophalen van oud papier.
Naar verwachting komt deze regeling met ingang van 2015 te vervallen.
De Rabobank heeft als verenigingsponsor voor met name het Opentoernooi de financiële
ondersteuning beëindigd. Wij zijn verheugd dat de financiële steun is overgenomen door onze
sponsors Sporthuis Brouwer en Premio Banden Jägers.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 5 van 7
Voor het tennisseizoen 2014 hebben we voorlopig nog de tennisbanen van de gemeente gehuurd. We
huren de tennisbanen volgens het systeem, zoals dat ook voor andere buitensportverenigingen
gebeurt.
Voor het overnemen van het beheer en onderhoud van het tennispark zijn we nog steeds in overleg
met de gemeente. Alhoewel het overleg langzaam en langdurig verloopt rekenen we toch op een, voor
beide partijen, goede deal.
Begroting 2015
Voor 2015 hebben we een voorlopige opstelling gemaakt, door de beleidslijn van uitgaven en
inkomsten van 2014, te extrapoleren naar 2015.
Twee belangrijke aandachtspunten in het ontwerp van de begroting zijn de ontwikkeling van het
ledental en de huur c.q. overdracht van de tennisbanen.
De hoogte van de contributies in relatie tot het ledental is moeilijk in te schatten. De ontwikkeling van
het ledental is op dit moment zorgelijk. Vraag is wordt de neerwaarts lijn van het ledental voortgezet
of kunnen we toch weer rekenen op een groei de komende tijd. Als de vooruitzichten niet verbeteren
ontkomen we niet aan een verhoging van de contributietarieven.
Over de overdracht van de tennisbanen zijn we nog steeds in gesprek met de gemeente. Wij zijn in
ieder geval verheugd dat de gemeente positief mee wil werken om te komen tot een constructie
waarbij wij als vereniging de tennisbanen in beheer en onderhoud kunnen overnemen.
Weliswaar blijft voor ons een zeer belangrijk uitgangspunt dat de overdracht pas kan worden
gerealiseerd als er sprake is van een verantwoorde financiële constructie, die onze vereniging aan kan
en waarbij een solide financiële begrotingspositie in lengte van jaren kan worden gecontinueerd. In de
jaarvergadering zullen wij u informeren over de laatste stand van zaken.
Samenvatting
Tot slot wordt voorgesteld om de begroting 2014 goed te keuren en in te stemmen met de voorlopige
opstelling van de begroting 2015.
Vragen/opmerkingen
2015 is een lustrumjaar. De club bestaat dan 40 jaar Er wordt gevraagd of het niet zinvol is daar een
bedrag voor op te nemen. Het bestuur stelt, na enige discussie met de ledenvergadering, een budget
van € 2000 voor de viering van het lustrum voor. De vergadering stemt hiermee in.
Naar aanleiding van het dalend aantal leden wordt gevraagd of het niet goed zou zijn
zomerlidmaatschappen in te voeren voor leden die maar beperkt tennissen. Het bestuur antwoord
dat we graag een vereniging blijven waar iedereen vol lid is en ook gezamenlijk de vereniging drijven.
Een zomerlidmaatschap zou ook voor de inkomsten wel eens averechts kunnen werken. Dit punt
wordt derhalve niet overgenomen door de vergadering.
Aanvullend geeft de penningmeester aan dat indien het ledenaantal zich niet goed ontwikkelt, er een
bijstelling nodig zal zijn voor de begroting 2015. Het bestuur wil proberen de kosten voor het
lidmaatschap vast te houden op het huidige niveau.
Hierna wordt de begroting voor 2014 en 2015, met de wijziging voor het lustrum 2015 vastgesteld.
Verkiezing van bestuursleden
Rooster van aftreden is Bep Otterloo en Hans Fleer. Bep heeft te kennen gegeven vanwege drukke
andere bezigheden te stoppen met het secretariaat. Hans is bereid door te gaan als voorzitter. De
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 6 van 7
ledenvergadering stemt hiermee in. Hans doet een oproep aan leden zich bij het bestuur aan te
sluiten als secretaris en ook andere commissies te helpen met de activiteiten.
Ontwikkelingen privatisering
Voorzitter geeft aan dat er inmiddels een voorstel ligt dat voor beide partijen acceptabel lijkt te
worden. Hij ligt het voorstel verder toe, waarin er een twee-fase-afspraak wordt gemaakt. In de jaren
vanaf nu tot en met 2020 gaat de vereniging het dagelijks onderhoud voor haar rekening nemen en
de gemeente blijft het groot onderhoud doen. Na 2020 nemen we het totale beheer over. TV ter
Weijde krijgt per direct weer het alleenrecht op de banen. Hans licht tevens de financiële gevolgen
toe. De inzet is geweest om een zodanige afspraak te hebben dat de jaarlasten ongeveer gelijk
blijven. Hij is blij met de opstelling van de gemeente nu.
De vergadering heeft een aantal opmerkingen voor verdere gesprekken, zoals het ter discussie
stellen van het bedrag dat gerekend wordt voor het zelf uitvoeren van dagelijks onderhoud en de
onzekerheid van het indexeringspercentage. De vergadering staat achter het principe van het
voorstel. De voorzitter neemt opmerkingen mee in het vervolgoverleg. Als er een definitief voorstel
ligt, zal het opnieuw aan de vergadering worden voorgelegd, zoals ook de gemeente het door B&W
en de Raad moet laten goedkeuren.
Wervingsactie nieuwe leden
Hans verteld dat er op 23 maart een Open Dag wordt gehouden. Dit is geïnitieerd door Geert
Leenders en Marcel van Doorn. Marcel licht de opzet toe, waarbij jeugdcommissie en trainer ook
wordt ingeschakeld. Er worden flyers gemaakt die in de stad verspreid worden, maar ook door leden
die als “buddy” gaan fungeren. Marcel en Geert en bestuur roepen de leden op zoveel mogelijk in
hun omgeving mensen enthousiast te maken om naar deze dag te komen en kennis te maken met
onze mooie sport.
W.v.t.t.k.
•
•
•
Hans van Kampen vraagt of er niet iets gedaan kan worden aan het hek naast de fietsenstalling.
Voorzitter antwoord dat daar al menige discussie met de gemeente over is geweest. De
gemeente heeft het hek geplaatst om te voorkomen dat honden uitgelaten kunnen worden tot
op de hockeyvelden. Afgesproken is echter dat het hek wel open blijft (op uitzonderingsdagen
na), terwijl dat in de praktijk niet zo is. Inmiddels beschikken we wel over een sleutel. Het
bestuur zegt toe aandacht te blijven vragen bij de gemeente, bijvoorbeeld om het hek te
verplaatsen.
Geert Leenders vraagt of er verder overleg is met andere verenigingen in de directe omgeving
om op een aantal zaken samen te werken. Voorzitter geeft aan dat dat wel is opgestart een paar
jaar geleden, maar dat dat min of meer is doodgebloed. Hij kan zich voorstellen dat er
samenwerking op het gebied van (groen-)onderhoud of inkoop energie o.d. kan ontstaan. Hij
verwacht dat dat door de bezuinigingen van de gemeente, waarbij verenigingen meer zelf
moeten doen wellicht wel weer nieuw bloed wordt ingegeven.
Na vaststelling dat er geen vragen meer zijn, doet de voorzitter nog een oproep aan vrijwilligers
voor de Lustrumcommissie om zich bij hem te melden.
Sluiting
De voorzitter sluit onder applaus van de ledenvergadering de vergadering om 22.35 uur.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 7 van 7

Download Report