Profiel secretaris Groenalliantie Midden

Profiel secretaris Groenalliantie Midden-Holland e.o. (Bestuurssecretaris)
d.d. 1 mei 2014
Rol en positie secretaris
Het AB benoemt op grond van de Gemeenschappelijke Regeling haar eigen secretaris, hier genoemd:
Bestuurssecretaris. De directeur van de GZH biedt voor deze rol op grond van de DVO een
functionaris aan die in dienst is bij de GZH.
De Bestuurssecretaris heeft een coördinerende en adviserende rol voor zowel het AB/DB als voor de
adviescommissies van de Groenalliantie. De Bestuurssecretaris adviseert het bestuur, de voorzitter en
de adviescommissies in hun functioneren en adviseert hen ten behoeve van een goede bestuurlijke
aansturing van de ontwikkeling en het beheer van de in het schap gelegen recreatiegebieden en
verbindingen. De Bestuurssecretaris is in die rol actief betrokken bij het ontwikkelen van, en draagt
zorg voor het vaststellen en/of realiseren van strategische doelstellingen van de Groenalliantie. De
leden zijn allen bestuurlijke vertegenwoordigers (wethouders, burgemeesters of raadsleden) van de
aangesloten gemeenten en provincie.
Als Ambtelijk Opdrachtgever stuurt de Bestuurssecretaris namens het bestuur op de levering – door
GZH of derden – van de door het bestuur gewenste dientsverlening, producten en adviezen. Hij krijgt
daartoe de benodigde mandaten van het bestuur. Hij toetst later of de geleverde diensten, producten
en adviezen in overeenstemming zijn met de uitvraag.
In Midden-Holland fungeert het AB van de Groenalliantie tevens als strategische tafel waarin de
publieke partijen hun individuele inzet en ambities bespreken en afstemmen ten aanzien van
groendossiers, groenbeleid en investeringsafspraken die verder gaan dan alleen de bestuurstaken
van het bestuur van de Groenalliantie. Het valt niet onder de verantwoordelijkheid van de
Bestuurssecretaris om deze strategische tafel te ondersteunen of voor te bereiden: zijn ondersteuning
betreft alleen het gezamenlijke belang als schapsbestuur. De inhoudelijke inbreng, voorbereiding en
agendering voor de strategische tafel zijn de verantwoordelijkheid van de individuele partijen zelf. De
Bestuurssecretaris zal vanuit het oogpunt van efficiency en vermindering bestuurlijke drukte wel een
rol spelen t.a.v. de logistieke facilitering van de strategische tafel voor zover deze samenvalt met de
momenten waarop de formele schapsvergaderingen plaatsvinden. De Bestuurssecretaris dient – om
zijn bestuurders goed te kunnen adviseren t.a.v. de schapsbelangen die bij de strategische tafel
moeten worden ingebracht – wel aangesloten te zijn op en kennis te hebben van hetgeen op de
strategische tafel wordt besproken (een brede bestuurlijke scope te hebben).
De Bestuurssecretaris is in dienst van de Provincie Zuid-Holland, dienstonderdeel GZH of diens
rechtsopvolger. De Bestuurssecretaris is daarmee ondergeschikt aan de directeur. De directeur dient
1
daarom, gelet op artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht, expliciet in te stemmen met het
rechtstreeks mandateren van de Bestuurssecretaris door het AB van de Groenalliantie.
Om zijn onafhankelijke positie als Ambtelijke Opdrachtgever namens het bestuur van de
Groenalliantie ten opzicht van de uitvoeringsorganisatie GZH te borgen, valt de Bestuurssecretaris
rechtspositioneel direct onder de directeur en niet onder (een lid van) het managementteam.
Het is de verantwoordelijkheid van de directeur dat de door hem aangeboden functionaris geschikt is
voor zijn rol op basis van dit profiel. De directeur voert de jaargesprekken met de functionaris. De
voorzitter en het bestuur van de Groenalliantie zijn belangrijke informanten voor de directeur om het
functioneren van de Bestuurssecretaris te beoordelen.
In zijn rol van Bestuurssecretaris voor het schap krijgt de fuctionaris een werkinstructie rechtstreeks van het
bestuur en is hij/zij over de inhoud van zijn werkzaamheden rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan
het Algemeen Bestuur van de Groenalliantie.
Voor het deel van zijn tijd dat de functionaris niet wordt ingezet als Bestuurssecretaris voor de
Groenalliantie, valt de functionaris onder de rechtstreekse aansturing van de directeur G.Z-H. en is hij over
de inhoud van zijn werkzaamheden rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de directeur G.Z-H.
Resultaatgebieden
1. Coördineren en adviseren schapsbestuur en adviescommissies
Bevordert in overleg met de voorzitter het goed functioneren van het bestuur en de
adviescommissies.
Is verantwoordelijk voor een goede operationele voorbereiding en ondersteuning van de overleggen
en maakt hierover afspraken met de GZH of diens rechtsopvolger als opdrachtnemer.
Draagt er zorg voor dat de ambtenaren van de in de Groenalliantie deelnemende overheden over
voldoende informatie beschikken om hun bestuurders te ondersteunen.
Mede-ondertekent als secretaris alle stukken die van het AB en DB uitgaan.
Is budgethouder namens het bestuur.
Is verantwoordelijk voor de afwikkeling en uitvoering van de door de bestuursorganen of de
commissies genomen besluiten.
Bewaakt ten behoeve van het Bestuur de totstandkoming van begroting, jaarrekening en
tussenrapportages.
Analyseert en beoordeelt relevant landelijk, provinciaal, regionaal of lokaal beleid en de
ontwikkelingen daarin (maatschappelijk en politiek) op beleidsrelevantie.
Adviseert de voorzitter van de Groenalliantie m.b.t. het bereiken van de bestuurlijke doelstellingen
en over goede samenwerking tussen en afstemming met belanghebbende overheden, organisaties,
instellingen en bedrijven.
2
Bouwt en onderhoudt een netwerk met gelieerde en belanghebbende overheden, organisaties,
instellingen en bedrijven.
2. Ambtelijk Opdrachtgeverschap
Vertegenwoordigt, vanuit de opdrachtgeversrol en binnen de door het Bestuur gestelde kaders, het
bestuur van de Groenalliantie, neemt standpunten in en onderhandelt.
Consulteert voorafgaand aan de uitoefening van zijn mandaat actief het Bestuur en/of de
adviescommissies van de Groenalliantie.
Bespreekt de opdrachtformulering met de ambtelijke opdrachtnemer (GZH) of andere
opdrachtnemers.
Verstrekt namens het bestuur opdrachten aan GZH of derden voor het leveren van diensten,
producten of adviezen.
Monitort en bewaakt de scope van de opdrachten en bespreekt periodiek de voortgang met de
betreffende opdrachtnemer.
Beoordeelt of de geleverde diensten, producten of adviezen kwalitatief en inhoudelijk voldoende
zijn, waarbij hij onder meer toetst aan:
o
Hooflijnen van beleid;
o
Overige vastgestelde kaders en richtlijnen
o
Eenheid van beleid
o
Besluitrijpheid
o
Volledigheid en duidelijkheid
o
Evenwichtigheid
Onderhoudt de contacten over de beleidsontwikkeling en –uitvoering met de betreffende
bestuursorganen en commissies.
Neemt binnen de gestelde kaders beslissingen over de bijsturing van (verstrekte) opdrachten.
Doet bij afwijkingen van gestelde kaders voorstellen aan de betreffende bestuursorganen of
commissies over oplossing van de afwijkingen.
Bereidt eventueel noodzakelijke besluitvorming door de bestuurlijk opdrachtgever voor.
Plaatst beleid en opdrachten in een bredere context en bewaakt de samenhang met externe
ontwikkelingen.
Functie eisen
1. Kennis en vaardigheden
Academisch denk- en werkniveau.
Kennis van het beleidsterrein Groen en Recreatie.
Kennis op het gebied van Opdrachtgever/Opdrachtnemerschap.
Kennis op het gebied van bestuursrecht en (inter-)bestuurlijke processen (Bestuurskunde)
Kent de relevante bestuurlijke relaties en samenwerkingsverbanden in het hem toegewezen
gebied.
Inzicht in het functioneren van de GZH en derden als opdrachtnemers.
3
Vaardig in het inschatten van bestuurlijke verhoudingen en de haalbaarheid van voorstellen.
Vaardig in het uitdragen en verdedigen van bestuurlijke standpunten, resultaten, voorgestelde of
gekozen (strategische) beleidskeuzes, scenario’s of alternatieven.
Vaardig in het omgaan met maatschappelijk/politiek-bestuurlijke belangentegenstellingen en het
resultaatgericht onderhandelen op (inter)bestuurlijk niveau.
Vaardig in het onderhouden van relaties met relevante actoren.
Vaardig in het formuleren van beleidsstandpunten en opdrachten.
2. Ervaringseisen
(Ruime) ervaring in het werken in een gemeentelijke of provinciale organisatie
Inzicht in en ervaring met het functioneren van het openbaar bestuur, de provinciale en
gemeentelijke organisaties, interbestuurlijke samenwerking, gemeenschappelijke regelingen en de
daarmee samenhangende overleg- en besluitvormingscircuits.
Ervaring in het samenwerken/rechtstreeks werken met/voor bestuurders.
Ervaring met opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap.
4

Download Report