Download handleiding Kringloopplanner

Kringloopplanner 1.0
Door Merijn Schering
Reitscheweg 37
5232 BX ’s-Hertogenbosch
+31619864268
[email protected]
http://www.intermesh.nl
KvK: 17156675
1 Introductie
De kringloopplanner is een puur webgebaseerde oplossing voor
kringloopbedrijven. Het programma bevat de functies die u nodig heeft en
verder geen overbodige toeters en bellen. Hierdoor is het programma voor
iedereen eenvoudig te bedienen en snel te begrijpen.
De kringloopplanner is ontwikkeld door Intermesh en is gebaseerd op het
populaire groupware pakket Group-Office.
1.1 Voorgeschiedenis
De eerste versie van de kringloopplanner werd eind 2004 ontwikkeld voor
kringloopbedrijf “De Lokatie” in Amsterdam. Later werd het programma
opgemerkt door Het GOED. Intermesh heeft het programma daarna verder
uitgebreid naar de wensen van Het GOED. Inmiddels werken de volgende
kringloopbedrijven naar tevredenheid met de Kringloopplanner:
1. De Lokatie Amsterdam
2. Het GOED Lelystad
3. Het GOED Deventer
4. Stichting Kringloop Zwolle
1.2 Continuïteit & Veiligheid
Om de continuïteit te waarborgen heeft Intermesh met Het GOED de afspraak
dat de broncode van het programma wordt vrijgegeven wanneer Intermesh om
welke reden dan ook haar werkzaamheden zou staken. Dit garandeert de klant
dat het programma ondersteund zal blijven.
De server waar de kringloopplanner op draait is een hoogwaardige machine die
geplaatst is in het datacenter van Interconnect te 's-Hertogenbosch. Het
datacenter is met de internet backbones verbonden door twee 1 Gb
glasverbindingen van twee onafhankelijke telecomproviders (Essent en Priority
Telecom). Beide verbindingen zijn redundant uitgevoerd. Hiermee is het
netwerk door 4 geografisch gescheiden glasvezelverbindingen ontsloten en
heeft het een historische uptime van 100%.
Er wordt dagelijks een backup gemaakt naar een fysiek andere lokatie. Deze
backups worden een week bewaard zodat u altijd verloren data van een week
kan terughalen.
2
2 Vestigingen aanmaken
Dit hoofdstuk is bedoeld voor de beheerder van de applicatie. Hierin wordt
beschreven hoe u de applicatie juist kan inrichten zodat deze goed in gebruik
kan worden genomen.
Allereerst moet er een vestiging worden aangemaakt. Dit kunnen alleen
beheerders doen bij het scherm 'Vestigingen'. U komt hier door op de knop
vestigingen te klikken vanuit het keuzemenu.
Illustratie 1: Kringloopplanner keuzemenu
Klik op de knop 'Toevoegen' om een nieuwe vestiging toe te voegen. Kies een
naam en selecteer een adresboek wat wordt gekoppeld aan deze vestiging. Alle
relaties worden automatisch opgeslagen in dit adresboek.
Tip: als u meerdere vestigingen heeft is het handig om een apart adresboek
voor elke vestiging te hebben. Maak deze aan voordat u een vestiging gaat
toevoegen bij de adresboek module.
Klik op 'Toepassen' om de vestiging op te slaan. Er verschijnt nu een scherm
met de volgende onderdelen.
2.1 Bestuurders
Hier kunt u een aantal bestuurders aanmaken. Deze kunt u gebruiken bij de
kilometerregistratie. Dit kan handig zijn voor het achterhalen van boetes.
3
2.2 Voertuigen
Hier kunt u voertuigen aanmaken. Het maken van planningen wordt gedaan op
basis van deze voertuigen. U kunt bij iedere klant een keuze maken uit deze
voertuigen.
2.3 Wijken
Hier kunt u wijken aanmaken. Dit is zeer belangrijk. Alle postcodes die hier
niet worden gedefinieerd worden niet geaccepteerd door het systeem. U moet
dus alle postcodegebieden invoeren waar uw kringloopbedrijf werkzaam is. De
gebieden voert u in door een naam, een viercijferige start postcode en een
viercijferige eind postcode invoeren. De gebieden mogen overlappen. Bij het
maken van een boeking met een postcode die twee wijken valt wordt een
keuzemogelijkheid geboden.
U kunt eventueel de weekdagen aanvinken wanneer u werkzaam bent in deze
wijk. Het systeem geeft dan een melding als iemand op dat tijdstip een rit
probeert te plannen. Laat u alles leeg dan geeft het systeem geen meldingen.
2.4 Lees en schrijfrechten
Hier kunt u bepaalde gebruikers rechten geven voor deze vestiging. Op deze
manier kunt u bepalen welke medewerker welke vestiging mag zien en/of
bewerken.
Illustratie 2: Wijken invoeren bij vestingen
4
3 Een nieuwe boeking maken
Klik op de knop 'Nieuwe boeking' om een nieuwe boeking te maken.
Vervolgens wordt een keuzemenu geboden.
3.1 Ophalen/bezorgen bij klant
Kies deze optie om goederen te gaan bezorgen of ophalen bij de klant.
Stap 1
Voer postcode en huisnummer van de klant in. Als de klant bestaand is gaat
het systeem direct door naar het invoeren van goederen. Is de klant onbekend
dan wordt er een scherm getoond waar u de klant kunt toevoegen. Het adres
en de woonplaats worden automatisch herkend.
Illustratie 3: Nieuwe klant toevoegen
Vul de klant gegevens in en klik op 'Ok' en u gaat door naar het invoeren van
goederen. De klant wordt opgeslagen in het adresboek en de volgende keer
wordt de klant automatisch herkend.
5
Stap 2
U komt nu in het scherm waar u goederen kunt invoeren. In het zoekveld kunt
u de goederen intypen. Het systeem zoekt automatisch in de cremlijst naar
producten. Door met de pijltjes toetsen te selecteren en op 'Enter' te drukken
kunt u snel producten toevoegen.
Illustratie 4: Goederen invoeren
Als u klaar bent met het toevoegen van goederen kunt u een schatting maken
van de bezetting van het voertuig. Als een voertuig dan op honderd procent
gevuld staat wordt deze rood. Dit is enkel een geheugensteun, u kunt gewoon
door blijven boeken.
Klik op 'Doorgaan' om naar de eigenschappen te gaan.
6
Stap 3
U komt nu in het eigenschappen scherm. Hier kunt u eventueel een opmerking
plaatsen en aangeven of het om goederen ophalen of bezorgen gaat.
Illustratie 5: Eigenschappen van een boeking
Klik op 'Doorgaan' om de rit te plannen.
7
Stap 4
U komt nu in het planning scherm. Selecteer de datum en klik op het voertuig
die de goederen moet gaan ophalen.
Illustratie 6: Rit plannen
U bent nu klaar met het boeken van een rit.
8
3.2 Afvoer van goederen
Het komt ook voor dat goederen zoals bijvoorbeeld metaal of glas afgevoerd
wordt. De afvoer kunt u ook invoeren en later een rapport van maken.
Illustratie 7: Afvoeren van goederen
9
3.3 Voertuig inplannen
Het kan zijn dat een voertuig op een bepaalde tijd niet beschikbaar is. Het
voertuig kan bijvoorbeeld gehuurd worden voor een verhuizing of het moet
naar de garage. U kunt dit invoeren zodat op dat tijdstip geen ritten kunnen
worden geboekt.
Illustratie 8: Voertuig inplannen
10
4 Ritten opzoeken
Als u later een boeking wilt wijzigen of verwijderen kan dit eenvoudig gedaan
worden door middel van het zoek scherm. Klik op 'Boeking opzoeken' in het
keuzemenu om het zoekscherm te openen. U kunt op allerlei velden zoeken
zoals datum, postcode, straatnaam, klantnaam etc. Dubbelklik vervolgens op
een zoekresultaat om de boeking aan te passen.
U kunt zoeken op invoer, afvoer en ingeplande voetuigen.
Illustratie 9: Boeking opzoeken
11
5 Ritten afdrukken
Klik op 'Ritten afdrukken' in het keuzemenu om rittenlijsten af te drukken.
Kies een datum en dagdeel en klik vervolgens op een voertuig. De rittenlijsten
worden nu weergegeven en het dialoog 'Afdrukken' wordt automatisch
getoond.
Illustratie 10: Ritten afdrukken
12
Illustratie 11: Rittenlijst
13
6 Ritten overzicht
In het rittenoverzicht kunt u snel zien welke ritten er allemaal gereden moeten
worden op een bepaalde datum. Ook kunt u hier ritten verplaatsen.
Illustratie 12: Ritten overzicht
14
7 Rapportage
Bij de rapportage kunt u van de invoer en afvoer een rapport maken.
Het rapport toont de gewichten per wijk per productcategorie voor een
bepaalde periode. Dit voor elke vestiging en onderaan de tabel wordt het totaal
getoond.
8 Kilometerstanden
Hier kunt u de kilometer registratie bijhouden en welke chauffeur en
terugvinden welke chauffeur er op welk tijdstip reed.
9 Contact opnemen
Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met Intermesh. U kunt meer
informatie en een werkende demo van het systeem vinden op:
http://www.kringloopplanner.nl
Intermesh
Reitscheweg 37
5232 MN 's-Hertogenbosch
tel. 06-19864268
email: [email protected]
15

Download Report