20141110 bijlage 6 werkinstructie TSO Lingewaard

Werkinstructie TussenSchoolse Opvang Lingewaard
Aanmelding , ouderlogin en daglijsten
Aan nieuwe kinderen die zonder inschrijving aanwezig zijn op de TSO wordt de standaard
brief inschrijving nieuwe kinderen meegegeven. Deze brief is terug te vinden op intranet
(TSO.1). Tevens vul je het formulier registratie onbekend kind (TSO.2) in en stuur dit direct
terug naar [email protected] Ook dit formulier is terug te vinden op intranet
Aanmelding en inschrijving voor de TSO gaat via de ouderlogin (zie bijlage 1).Iedere dag
worden de lijsten uitgedraaid uit de Nanny TSO. De uitleg omtrent inloggen in de Nanny is als
bijlage toegevoegd (zie bijlage 2). Afmelding op de dag zelf door ziekte/afwezigheid kan via
de ouderlogin (voor 11.00 uur) of via het mobiele nummer van de tso locatie.
Voicemailbericht
Iedere TSO heeft een eigen mobiele telefoon met een standaard voicemail bericht:
Goedendag, U bent verbonden met de voicemail van de tussenschoolse opvang van de …………………..(naam
school) Stichting Wasko. U kunt uw kind opgeven door de naam van uw kind in te spreken en de dag waarop u
opvang wenst. Indien u terug gebeld wenst te worden, verzoeken wij om ook uw telefoonnummer in te
spreken. Met vriendelijke groet, …………………. (naam tso coordinator)
Kindkaarten
Marielle stuurt de nieuwe kindkaarten naar het mailadres van de TSO, Het is de taak van de
TSO coördinator om deze te checken op bijzonderheden. Dit staat vermeld op de kindkaart.
Let hier goed op i.v.m. allergieën etc. Het is tevens de taak van de TSO coördinator er voor te
zorgen dat deze bijzonderheden bekend zijn bij alle overblijfmedewerkers.
E-Mailadres TSO
Iedere TSO heeft een eigen mailadres. Dit is gekoppeld aan de Nanny (dit is NIET bedoeld
voor ouders om hun aanmelding door te geven, daar is de ouderlogin voor!!!)
Wijziging vanuit TSO plaatsingen, waaronder nieuwe kindkaarten, wijzigingen, etc. worden
door Marielle Voogd gemaild. Evenals een reactie op de opmerkingen die jullie sturen vanuit
de Nanny.
Het is van groot belang dat de TSO coördinator voor aanvang van de TSO de mail controleert
zodat zij op de hoogte is van eventuele nieuwe kinderen.
Vrije dagen structurele opvang
Aan het begin van het schooljaar ontvangt Marielle de vakanties en vrije dagen van alle
scholen (verantwoording tso coördinator). De vakanties en vrije dagen worden ingevoerd in
het systeem en deze dagen worden niet gefactureerd. Mochten er daarnaast in de loop van
het schooljaar extra vrije dagen bij komen (schoolreis, studiedag etc.) geef dit vroegtijdig aan
bij Marielle, deze dag zal dan niet in rekening worden gebracht. (Als dit vergeten wordt
krijgen alle ouders een verkeerde factuur.)
Indeling groepen:
De tso coördinator zet aan de hand van het aantal kinderen vrijwilligers/pm-ers in. Hierbij
wordt gekeken naar de leeftijd van de kinderen, het aantal kinderen in een groep en of het
pedagogisch verantwoord is. De staffel is hierin leidend in.
Eigenaar: Gonneke Hak
Herzien: okt 2014
1
Veiligheid kinderen
Vermissing/ziekte/afwezigheid kind
Bij afwezigheid van een kind wordt er als 1e contact gezocht met de leerkracht of hier iets
over bekend is. Mocht bij de leerkracht geen afmelding zijn van het desbetreffende kind dan
wordt er contact gelegd met de ouder(s) van het kind.
Ten alle tijden wordt er contact gelegd met ouders als een kind zonder afmelding niet
aanwezig is op de TSO.
NB: op de TSO worden geen medicijnen toegediend aan kinderen.
Calamiteiten/EHBO doos
De tso coördinator bespreekt met de directie van de school de afspraken en
verantwoordelijkheden rondom BHV en zorgt ervoor dat alle overblijfmedewerkers op de
hoogte zijn van het ontruimingsplan.
Jaarlijks wordt er een ontruimingsoefening gehouden. Deze wordt gecoördineerd door de TSO
coördinator en de preventiemedewerker.
Er kan gebruikt gemaakt worden van de EHBO doos van school.
Pesten:
Hoe om te gaan met pestgedrag wordt omschreven in het pestprotocol van de BBSL. Wasko
verwacht van TSO medewerkers dat zij bekend zijn met de inhoud van dit protocol.
Overdrachtmoment
Dagelijks wordt er door de TSO coördinator zorg gedragen voor een overdracht naar de
pleinwacht en/of leerkracht van het kind waarbij aandacht is voor bijzonderheden.
Incidenten/bijzonderheden worden vermeld in de tso map.
Wanneer er situaties zijn waarvan de ouders over geïnformeerd moeten worden wordt er in
overleg met de leerkracht afgesproken wie er met de ouders contact opneemt.
TSO ouders kunnen gebruik maken van de groene kaartjes waarop zij een compliment,
suggestie en of klacht aangeven. Deze wordt volgende de procedure opgepakt en
afgehandeld. De groene kaartjes staan op de balie bij de personeelsruimte.
Voor vragen is de tso coördinator op tso dagen te bereiken op het mobiele nummer van
11.30-11.45 uur.
PGO
Ook binnen de TSO wordt er gewerkt met het PGO( positief gedrag ondersteuning)
Rol overblijfmedewerker
De rol van de overblijfmedewerkers is gericht op een actieve houding naar de kinderen. Het is
nadrukkelijk geen rol als surveillant. Draag met elkaar zorg voor een actief aanbod voor de
kinderen, hier kan de activiteitenbox bij gebruikt worden. afspraken kunnen vastgelegd
worden in het TSO dashboard.
Kinderen van overblijfvrijwilligers
Op de dagen dat de overblijfvrijwilligers werkzaam zijn op de TSO mogen zij hun eigen kind
(eren) meenemen naar de TSO. Belangrijk dat deze kinderen wel ingeschreven worden met
daarbij de opmerking welke dagen samen met de ouder aanwezig zijn. Dit geldt uiteraard niet
op dagen dat deze kinderen aanwezig zijn op de TSO en de ouder niet als
overblijfmedewerker werkzaam is. Mochten er dus wijzigingen zijn in het rooster controleer dit
met Marielle Voogd, zodat ouders niet onnodig een factuur ontvangen.
Nieuwe overblijfvrijwilligers
Nieuwe vrijwilligers worden door de tso coördinator voorgesteld aan de directie van de BSL.
Na instemming draagt de teamleider zorg voor de administratieve afhandeling.
Nieuwe overblijfmedewerkers moeten door de teamleider aangemeld worden bij het Wasko
kantoor.
Eigenaar: Gonneke Hak
Herzien: okt 2014
2
Het mutatieformulier vrijwilliger wordt ingevuld (intranet: P&O F03). Vanuit P&O ontvangt
hij/zij een vrijwilligersovereenkomst. Belangrijk dat alle zaken tijdig zijn ingeleverd: VOG,
kopie identiteitsbewijs en het mutatieformulier. Dit moet in orde zijn en ingevoerd bij P&O
voor deze mensen mogen starten.
Urenlijsten overblijfvrijwilligers:
Voor de 10e van iedere maand dient de teamleider urenlijsten ondertekend en volledig
ingevuld in te everen op het Wasko kantoor. Mochten overblijfmedewerkers eenmalig invallen
op een andere locatie moet hiervoor een aparte urenlijst van betreffende locatie worden
ingevuld. Wordt dit structureel moet dit middels een mutatieformulier vrijwilliger (intranet:
P&O F03) gewijzigd worden.
Kinderen aanwezig zonder brood
Mocht er een kind zonder brood aanwezig zijn op de TSO, geef hem/haar dan de standaard
brief daarvoor mee. (TSO.3)
Mocht dit met regelmaat voorkomen, neem dan hierover contact op met je teamleider, zodat
zij contact op kan nemen met betreffende ouder.
Gebruik koelkast
Er is een koelkast aanwezig voor de brooddozen van de kinderen. Het is belangrijk om het
gebruik daarvan,te blijven stimuleren, door ouders en kinderen hierop te wijzen.
TSO map:
Iedere groep heeft een eigen TSO MAP. Deze map staat in de tso kast. In deze map bevinden
zich:
Informatie kinderen
Bijzonderheden groep
Overdracht
Overleggen:
Overblijfmedewerkers:
De tso coördinator heeft drie keer per jaar een overleg met de overblijfmedewerkers. Indien
nodig wordt er een extra overleg ingelast.
Voor dit overleg wordt een standaard agenda gebruikt waar de volgende punten besproken
worden:
- TSO dashbord (laat dit vooraf invullen door de overblijfmedewerkers)
- Terugkoppeling vanuit overleg directie-teamleider
- Werkinstructies ( nieuwe of gewijzigde werkinstructies)
De resultaten uit dit overleg worden vastgelegd en terug gekoppeld aan de teamleider.
TSO dashbord
Om te kijken waar je staat met de TSO wordt het tso dashboard gebruikt. De afspraken en
doelen worden aan de hand van het dashboard vastgesteld. Dit wordt door de TSO
coördinator gebruikt als leidraad voor het overleg met de overblijfmedewerkers. Dit formulier
is terug te vinden op intranet, als vrije registratie
Gesprekken directie BSL
De teamleider en tso coördinator heeft minimaal 2x per jaar een overleg met de directie. De
overblijfmedewerkers krijgen hier een terugkoppeling van tijdens het overleg .
Eigenaar: Gonneke Hak
Herzien: okt 2014
3
Ruimte en gebruiksmateriaal:
School is verantwoordelijk voor de ruimte en het gebruiksmateriaal. Wasko draagt zorg voor
het verbruiksmateriaal.
Nieuwsbrieven school:
De teamleider en/of tso coördinator van betreffende locatie levert 2 a 3 keer per jaar
informatie aan voor communicatie via de nieuwsbrief, maandinfo, website.
Bijbehorende formulieren (intranet):
Registratieformulier kind ( TSO 1)
Registratie formulier onbekend kind ( TSO 2)
Brief geen lunchpakket ( TSO 3)
Dashboard ( TSO 4)
Jaarplan (TSO 5)
Staffel ( TSO 6)
Aanwezigheidslijst openbaar onderwijs (TSO 7)
Werkinstructie ( TSO 8)
Lay out kind gegevens ( TSO 9)
Eigenaar: Gonneke Hak
Herzien: okt 2014
4