Voorjaarledenvergadering 2014

Notulen voorjaarsledenvergadering Afd.Utrecht Datum: Locatie: Bestuur: 03 maart 2014 PHV “D.O.S.” te Zeist Alex van Nimwegen (voorzitter) Jeroen Vunderink (secretaris) Bert van Ede (penningmeester) Bert van Manen (2e secretaris) Johan Drost (commissaris) Afgemeld: Jan Veenhof Aanwezig: 50 leden, waarvan 4 van buiten de afdeling maar lid van een Utrechtse club. Er waren van alle Utrechtse verenigingen een of meerdere leden aanwezig. 1) Opening Voorzitter Alex van Nimwegen opent met een hartelijk welkom en dankt bij voorbaat club DOS voor de accommodatie. Hij vraagt of een ieder de presentielijst heeft getekend en dit anders nog even in de pauze wil doen. Er zijn veel vertrouwde gezichten en ook een aantal nieuwe, 50 in totaal en van alle Utrechtse verenigingen zijn één of meerdere leden aanwezig. We staan als vergadering even stil bij het overlijden van Theo van Breukelen en Willem Miltenburg. 2) Mededelingen van het bestuur • De voorjaarskeuring. o Deze is verschoven i.v.m. de late Pasen dit jaar. Dit is in eerste instantie verkeerd vermeld geweest in het orgaan en later in de nieuwsbrief gecorrigeerd. Onze excuses hiervoor. o Er zijn voor zover nu bekend 2 deelnemers uit Gelderland, 2 uit Zuid-‐Holland en 2 uit Utrecht. Zes deelnemers zou betekenen dat de keuring kan doorgaan. De voorjaarskeuring wordt gewoon gehouden bij PHV “D.O.S.”. • De Paaswedstrijd. Er is net voor aanvang van de vergadering de eerste inschrijving aangemeld. We hebben tot 30 maart de tijd om in te schrijven. De voorzitter roept de leden op om dit ook met de leden van de vereniging te bespreken om te kijken of we dit jaar onze Paaswedstrijd kunnen laten doorgaan. • Voortgang BKD cursus 2014. Er zijn 14 deelnemers voor de BKD cursus. Er zijn discussies in het land over de prijs voor de cursus, deze is in Utrecht het laagste van Nederland. • De Helpersverzekering. Deze verzekering is eigenlijk een collectieve ongevallen verzekering. Er is iets verkeerd gegaan bij het sluiten van de polis. Het HB ging er vanuit dat alle leden verzekerd waren. De verzekeraar ging uit van 200 verzekerden. De polis is per 1 januari veranderd en er zijn nu slechts 400 leden verzekerd. Dit moeten helpers zijn van erkende verenigingen. Het HB beraadt zich over deze verzekering voor de toekomst. Tot zolang is er van elke erkende vereniging 1 persoon aanvullend verzekerd. Voor 1 april moet het afdelingsbestuur een lijst namen doorgeven. De voorzitter legt de verzekering en de vergoeding ervan in detail uit en verzoekt de secretarissen van de erkende vereniging hun verzekerde aan het afdelingsbestuur door te geven. • Extra keuringsterrein. Er is een club die zich heeft aangemeld voor het organiseren van een keuring. Het betreft hier de PHDC “Eemland” uit Baarn. Als afdelingsbestuur kunnen hiermee op verschillende wijzen omgaan. We zouden bijvoorbeeld kunnen loten, zodat de vier verenigingen de nummers 1 t/m 4 krijgen en zo hun voorkeur kunnen uitspreken. Hierdoor zou een roulatiesysteem ontstaan zodat elke vereniging eens in de 4 jaar geen keuring heeft. Dit gebeurt ook in andere afdelingen. De aanmelding en het loten om de terreinen valt bij een aantal leden niet goed. Rob Roelofs (keuringsterrein Baarn) vindt dat we de vierde vereniging (Eemland) als reserve moeten aanwijzen voor het geval dat er een keuring op een van de bestaande terreinen niet kan doorgaan. Evert Bakker (keuringsterrein Leusden) vraagt naar de noodzaak van een extra keuringsterrein. De voorzitter meldt aan de vergadering dat het terrein van Eemland is gekeurd door de Technische Commissie en voldoet aan de eisen. Paul Klomp vraagt wat we gaan doen als zich er meer clubs aanmelden, hij vindt dat dan het einde zoek is. PHV “D.O.S.” (keuringsterrein Zeist) investeert nu en rekent op een keuring. Waarom moet er een nieuw terrein worden aangewezen? Is er behoefte aan in zo’n kleine afdeling aan een extra keuringsterrein? Deze leden vinden van niet. De voorzitter legt uit dat er nu 1 extra aanmelding is en dat er geen sprake is van een stormloop van aanmeldingen. Hij probeert het roulatiesysteem nogmaals uit te leggen, maar het wordt niet helemaal begrepen door de vergadering. Rob Roelofs vind dat zijn voorstel toch staat; hij wil dat er overgestemd wordt als alternatief voor het loten. Paul Klomp vindt dat er een groot risico is dat clubs na het verliezen van een keuring zich misschien niet meer aanmeldt voor de organisatie. Joost Bos vindt dat het een beetje op de spits gedreven wordt. Hij pleit voor het reserve systeem van Rob Roelofs; bij uitval uitwijken naar het reserve terrein. Het voorstel van de loting wordt door de voorzitter teruggetrokken van de vergadering en belooft hierover op de najaarskeuring terug te komen. 3) Notulen van de najaarsledenvergadering Deze zijn kort na de vergadering gepubliceerd op de website en rondgezonden aan alle leden die zich voor de nieuwsbrief hebben aangemeld en worden onveranderd goedgekeurd. 4) Ingekomen stukken betrekking hebbende op deze vergadering Er zijn geen ingekomen stukken voor deze vergadering. 5) Jaarverslag van de secretaris over 2013 (ook te vinden op de website) De secretaris heeft het jaarverslag nog dit weekend aan alle erkende verenigingen en geabonneerden van de nieuwsbrief gestuurd, gepubliceerd op de website. Hij leest in grote lijnen het jaarverslag voor terwijl de leden mee kunnen lezen op de beamer en het jaarverslag worden onveranderd goedgekeurd. Evert Bakker meldt onder het voorlezen nog 6)
7)
8)
9)
10)
dat er een fout stond in een vorige versie, maar dit was reeds gezien en gecorrigeerd. Jaarverslag van de penningmeester over 2013 Het verslag wordt op de beamer getoond en de penningmeester gaat post voor post door de kosten en opbrengsten. We hebben over 2013 een batig saldo van 251,13. De vergadering gaat onveranderd akkoord met het jaarverslag. Alex geeft een toelichting over de situatie dat men een hogere landelijk prijs wil voor de BKD-‐cursus. De prijs is nu zo laag door de fantastische samenwerking het HSV ’t Haartje die een gedeelte van hun kantine ter beschikking stelt en cursusleider die de cursus tegen onkosten geeft. We hebben alleen deze kosten en het kopiëren van het cursus materiaal. We verdienen zelfs als afdeling aan deze cursus, ondanks het lage cursusgeld. Verslag Kascontrolecommissie De kascontrole is gedaan door Evert Bakker en Jan Veenhof (afgemeld voor de vergadering). Evert Bakker doet verslag. Zij zijn beiden bij de penningmeester geweest om de boeken te controleren. Alles zag er netjes en overzichtelijk uit en de kascontrole commissie adviseert de vergadering de penningmeester decharge te geven over 2013. Dit advies wordt door de vergadering overgenomen. Verkiezing nieuw lid van de kascontrolecommissie Jan Veenhof is aftredend en Teus van Rouwendaal meldt zich aan. Teus wordt per acclamatie verkozen. Jan Veenhof wordt door de voorzitter bedankt voor de controles van de afgelopen jaren. Afgevaardigden voorjaarsledenvergadering & Behandeling beschrijvingsbrief Alex leest de beschrijvingsbrief van de Algemene Ledenvergadering voor. De kandidaten vanuit de afdeling Utrecht zullen ook dit keer zijn: Alex van Nimwegen en Jeroen Vunderink. Concept strategisch beleidsplan Het concept strategisch beleidsplan wordt op de beamer getoond en punt voor punt door de secretaris toegelicht. Er zijn geen vragen vanuit de vergadering, men gelooft het wel. Het concept strategisch beleidsplan is teveel in management taal geschreven voor onze leden. Dit staat te ver van hun ondanks de gedetailleerde uitleg. Korte pauze. 11) Rondvraag a. Rob Roelofs: Vraag over de keuringsterreinen, wordt de loting doorgeschoven of wordt het punt opnieuw behandeld? De voorzitter zegt dat het punt wordt opnieuw behandeld. Teus van Rouwendaal stelt voor dat het Afdelingsbestuur met de betreffende clubs om de tafel gaat. Gert van Ee (PHDC “Eemland”) legt uit dat het nooit de bedoeling is geweest om terreinen van andere verenigingen af te pakken. Hij vindt dat er een beetje stemming gemaakt wordt. De bedoeling is meer een roulatie systeem, waarbij de keuring gewoon steeds doorschuift. Er is weinig animo voor keuringen en wedstrijden en Gert ziet dit graag anders. De aanmelding van PHDC “Eemland” was verstuurd voordat er sprake was van de problemen met de goedkeuring van het terrein van de PHV “D.O.S.”. Alex zegt dat Teus’ voorstel wordt meegenomen en behandeld op de volgende afdelingsbestuursvergadering. b. Stef van Wee: Stef wil graag weten hoe de situatie nu is voor wat betreft het gebruik van elektronische dressuurmiddelen. De voorzitter en secretaris leggen uit dat de nieuwe wet gefaseerd wordt ingevoerd en dat er nog geen duidelijkheid is. 12) Sluiting Alex sluit de vergadering om 22:14 uur. Na de vergadering lichten Alex van Nimwegen & Jeroen Vunderink de aanwezige leden in over de nieuwe wijzigingen in de keuringsprogramma’s.

Download Report