conform de afspraken met BSG - Infopunt Studenten

COMMUNICATIEMIDDELEN VOOR STUDENTENVERENIGINGEN: ACADEMIEJAAR ’14-‘15
Naar aanleiding van de problematiek rond massamailing, besproken op de studentenraad, werd aan
Infopunt Studenten gevraagd om, in afwachting van een volledig gepersonaliseerd en geïntegreerd
studentenplatform, een tijdelijke oplossing uit te werken voor academiejaar ’13-’14. Deze wordt nu
verlengd tot ’14-’15.
Het beperken van massamails en SPAM ten voordele van alternatieve communicatiemedia blijft een
prioritair doel.
Dankzij de gebundelde krachten van Studentenraad, BSG, DOB/Pointcarré, ICT-helpdesk en
MARCOM kunnen de volgende communicatiemogelijkheden aangeboden worden aan
studentenorganisaties:






Berichten en notificaties via PointCarré
Twitter @InfoVUB en #InfoVUB
MY.VUB
Portfolio & ondersteuning door Infopunt Studenten
4 Televisieschermen: 2 x infopunt, 1 x resto, 1 x gebouw Y
Generiek e-mailadres en Net-ID voor studentenorganisaties
De betrokken infopuntmedewerkers zijn Jasper Ramaut en Silke Drösch-Halmes. Zij worden
ondersteund door Ben Van Beeck. Allen zijn bereikbaar via [email protected], 02/629.20.10.
Eenmaal per academiejaar worden beheerdersrechten toegekend via BSG door ondertekening van
een document, waarin een student van de kring tekent voor de verantwoordelijkheid voor een
generiek e-mailadres en bijhorende accounts (Net-ID, MY.VUB, PointCarré, …).
De aanvragen tot communicatie via Infopunt Studenten (PointCarré, Schermen, MY.VUB, …) verlopen
in principe via een webformulier dat terechtkomt in de info@ wachtrij. Studenten kunnen zelf posten
op MY.VUB. Beide links staan onderaan op de pagina’s van ‘studentenraad’ en
‘studentenorganisaties’.
Een redelijke verwerkingstermijn van 3 werkdagen wordt best in acht genomen.
Een geadviseerde communicatietermijn voor een evenement is minstens 3 weken op voorhand.
Een voorwaarde om te verschijnen op de algemene communicatiemedia (Schermen, MY.VUB, …) is
dat de gecommuniceerde activiteit of actie toegankelijk is voor iedereen en dat de inhoud niet
strijdig is met principes of de geldende reglementen van de Vrije Universiteit Brussel.
1. Berichten en notificaties via PointCarré
Studentenraad Community
Status: bestaat reeds, maar wordt (nog) niet gebruikt.
Beheer: Studentenraad, Infopunt Studenten (als back-up en ondersteuning)
Gebruikers: alle studenten
Inschrijving: automatisch
Uitschrijven: niet mogelijk
Publicatierechten aankondigingen: te bepalen door studentenraad
Verzending notificaties: te bepalen door studentenraad
Communicatiemogelijkheden: aankondigingen, notificaties, gesegmenteerd per opleiding / kalender
VUB Community
Status: bestaat reeds
Beheer: PointCarré
Gebruikers: alle studenten
Inschrijving: automatisch
Uitschrijven: niet mogelijk
Publicatierechten aankondigingen: Infopunt Studenten wordt ‘priviliged user’
Verzending notificaties: Infopunt Studenten wordt ‘priviliged user’
Communicatiemogelijkheden: aankondigingen, notificaties, gesegmenteerd per opleiding / kalender
(sub)facultaire studentenkringen
Status: 11 stuks aan te maken, speciale cursuscategorie ‘studentenkringen’
Beheer: Infopunt Studenten
Gebruikers: alle studenten van de desbetreffende studierichting (zie lijst onderaan)
Inschrijving: automatisch
Uitschrijven: mogelijk via ‘opt out’
Publicatierechten aankondigingen: Max. 5 studenten van de desbetreffende studentenkring
Verzending notificaties: 1 verantwoordelijke, Infopunt Studenten als back-up
Communicatiemogelijkheden: aankondigingen, notificaties, enkel naar ‘alle users’ van de cursus
o
o
o
o
Farmaceutische Kring (FK)
 Farmaceutische Wetenschappen
Geneeskundige Kring (GK)
 Biomedische wetenschappen
 Geneeskunde
Kring der Economische Politieke en Sociale Wetenschappen (KEPS)
 Politieke Wetenschappen
 Sociologie
 Toegepaste Economische Wetenschappen
Letteren en Wijsbegeerte Kring (LWK)
 Geschiedenis
 Kunstwetenschappen en Archeologie
 Taal- en Letterkunde: tweetalencombinatie
 Wijsbegeerte en Moraalwetenschappen
o
o
o
o
o
o
o
Mesacosa
 Lichamelijke Opvoeding en Bewegingswetenschappen
 Revalidatiewetenschappen en Kinesitherapie
PERSkring
 Communicatiewetenschappen
Polytechnische Kring (PK)
 Ingenieurswetenschappen
 Ingenieurswetenschappen: Architectuur
Psycho-Ped’Agogische Kring (PPK)
 Agogische wetenschappen
 Psychologie
Solvay Kring
 Toegepaste Economische Wetenschappen: Handelsingenieur
Vlaams Rechtgenootschap (VRG)
 Criminologische Wetenschappen
 Rechten
Wetenschappelijke Kring (WK)
 Bio-ingenieurswetenschappen
 Biologie
 Chemie
 Computerwetenschappen (Informatica)
 Fysica en Sterrenkunde
 Geografie
Reglement gebruik PointCarré
Een voorafgaande, evidente raad aan alle betrokken gebruikers is uiteraard ‘respecteer de geboden
mogelijkheden en communiceer met gezond verstand’.
De volgende criteria dienen als leidraad voor zowel de studenten als Infopunt Studenten om de
aanvragen te behandelen.





Alle overkoepelende reglementen van de VUB zijn van toepassing.
Vereniging is organisator/partner/actieve speler in het gecommuniceerde
evenement of de mededeling heeft rechtstreeks betrekking op de werking van de
studentenvereniging
De boodschap is doelgroepgericht en de doelgroep afgelijnd
Gemailde boodschappen moeten altijd:
o verwijzen naar een evenement of nieuwsbericht op MY.VUB
o een aantoonbare meerwaarde genereren voor de ontvanger
Evenementen met winstbejag als primair oogmerk mogen niet gemaild worden.
Sancties gebruik PointCarré
Bij misbruik bij de (sub)facultaire kringen zullen de gebruikers automatisch massaal kiezen voor ‘opt
out’ en zal de kring zich in het eigen vlees snijden.
Bij vastgesteld misbruik, eigenhandig in de cursus of door reacties in [email protected], kunnen
de beheerders van de systemen en cursussen, afhankelijk van de aard van de inbreuk, de volgende
maatregelen nemen:






Waarschuwing geven
Ontnemen rechten op notificatie
Ontnemen rechten op publicatie
Afsluiten van de cursus
Afsluiten van de account
Weigeren van toekomstige communicatie tot een eventuele herziening op het BSK-konvent
van het volgende semester
 Zich beroepen op alle reglementen van de VUB jegens een student die via het verslag van het
BSK-konvent werd gekoppeld aan een bepaalde verantwoordelijkheid of account.
Klachten en feedback
Klachten over misbruik mogen gemeld worden bij [email protected]. Algemene feedback op de
werking is welkom rechtstreeks en bij BSG, maar verloopt officieel via de studentenraad.
2. Berichten via Twitter @InfoVUB en #InfoVUB
MY.VUB berichten worden automatisch getweet op @InfoVUB. Elke twitteraar kan echter ook in de
MY.VUB tweetbox posten via #InfoVUB. Deze box staat op de homepage van MY.VUB.
Bij overdadige SPAM of misbruik wordt dit initiatief stopgezet.
3. MY.VUB 2.0
MY.VUB 2.0 biedt meer consultatiemogelijkheden van de MY.VUB posts (nieuws, events, I-pagina’s,
grafische oplossingen, …).
Elke studentenorganisatie zal de mogelijkheid krijgen om posts te plaatsen of aan te vragen.
4. Portfolio & ondersteuning door Infopunt Studenten
Infopunt Studenten zal trachten elke aanvraag tot communicatie te voorzien van
communicatieadvies vanuit haar portfolio aan communicatiemiddelen.
5. 4 Televisieschermen: 2 x infopunt, 1 x resto, 1 x gebouw Y
Voor de televisieschermen gelden dezelfde voorwaarden als voor PointCarré, met als bijkomende
vereiste dat enkel grafisch aantrekkelijke afbeeldingen kunnen opgeladen worden.
Publicatie op de schermen zijn een extra. Infopunt Studenten behoudt in alle omstandigheden het
recht om wel of niet te publiceren.
6. Generiek e-mailadres en Net-ID voor studentenorganisaties
Een generiek e-mailadres zal de communicatie tussen BSG en studentenorganisaties vereenvoudigen
en de communicatie professionaliseren. De studentenvereniging is verantwoordelijk voor zijn eigen
e-mailadres. De eindverantwoordelijkheid en persoonlijke aansprakelijkheid ligt bij de persoon van
de kring die hiervoor op het konvent werd aangeduid.

Download Report