1e kwartaalrapportage

Tour de France Utrecht 2015, 1 e kwartaalrapportage
Utrecht, maart 2014
Tijdens de raadsvergadering van 7 november 2013 over de start van de Tour de France in Utrecht, is
besloten dat de gemeenteraad middels kwartaalrapportages op de hoogte wordt gehouden van de
voortgang van de organisatie van dit evenement.
In deze eerste rapportage wordt de stand van zaken van de volgende onderwerpen besproken:
1. Algemene projectinformatie
2. De drie projectonderdelen:
2.1. techniek, veiligheid en mobiliteit
2.2. marketing, communicatie en hospitality
2.3. Activeringsprogramma
3. Organisatie, funders en partners
4. Financiën en risico's
5. Vervolg
1. Algemene projectinformatie
Op zaterdag 4 juli 2015 zal in Utrecht, in de directe omgeving van de Jaarbeurs, de 102e editie van de
Grand Départ van de Tour de France van start gaan met een individuele tijdrit van 13.7 km. Ook de
tweede etappe zal vanuit Utrecht starten. De eerste 30 km van deze etappe wordt verreden in de stad,
een groot deel van het traject voert door de wijk Leidsche Rijn.
De organisatie van de start van de Tour de France in Utrecht komt tot stand in samenwerking tussen
gemeente en de Amaury Sport Organisation (ASO, eigenaar van de Tour de France). De ASO is primair
verantwoordelijk voor de organisatie van de wedstrijd en de gemeente is verantwoordelijk voor het
faciliteren van het evenement en de organisatie van het programma in aanloop naar en tijdens de het
evenement.
Een start van de Tour de France betekent het naar Utrecht halen van een – voor een omvangrijk publiek
– gratis toegankelijk topsportevenement van wereldformaat. Net als bij de etappe van de Giro d'Italia in
2010 wordt verwacht dat ook dit evenement tot een grootschalig feest voor de gehele stad en de vele
bezoekers zal leiden.
Veel partijen (funders, partners, initiatiefnemers) uit stad en regio worden betrokken bij de organisatie
en programmering van het evenement. En waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande activeiten
en initiatieven in de stad op gebied van sport, cultuur, kennis en economie .
Kerngegevens:
de Tour de France is het grootste jaarlijks terugkerende topsportevenement ter wereld
meer dan 12 miljoen bezoekers langs het gehele parcours
4.500 mensen reizen mee met de organisatie van de Tour de France (oa 650 media uit 35
landen, 2.400 journalisten, 1.600 technici)
de Tour de France wordt gevolgd door 3,5 miljard televisiekijkers in 190 landen
1.
Ambitieniveau Tour de France Utrecht
In februari 2013 heeft de gemeenteraad zich uitgesproken over het ambitieniveau waarop de Le Grand
Départ van de Tour de France in Utrecht georganiseerd moet gaan worden. Daarbij is een voorkeur
uitgesproken voor het niveau "bolletjestrui" (zie overzicht eerdere besluitvorming).
2. Projectonderdelen
Bij de organisatie van de start van de Tour de France in Utrecht zijn drie hoofdgroepen onderscheiden:
- techniek, veiligheid en mobiliteit
- marketing, communicatie en hospitality
- side events (sport, cultuur, educatie en economie)
Binnen de drie hoofdgroepen worden, in nauwe samenwerking met interne en externe partijen, de
deelplannen uitgewerkt. Daarbij komt ook het lange termijnresultaat, in de vorm van het concreet
benoemen van de legacy, aan de orde. De deelplannen worden in april 2014 afgerond.
Techniek, veiligheid en mobiliteit
In de afgelopen periode zijn:
- de parcoursen voor de eerste en tweede etappe (deel door Utrecht) opgesteld, vastgesteld door
de ASO en door het college en gepresenteerd tijdens de persconferentie op 28 november 2013
- werkvormen op het gebied van veiligheid, mobiliteit, bereikbaarheid en techniek zijn ingesteld
en gepland, samen met interne partijen (gemeentelijk) en externe partijen (onder meer politie,
GOR, VRU, Rijkswaterstaat, Provincie, NS, ProRail).
Periode 1 april – 1 juli 2014
-
opleveren integraal deelplan techniek, veiligheid en mobiliteit
plan van aanpak voor venues (start-finishlocatie, hospitality en ploegenpresentatie)
communicatieplan voor bewoners, bedrijven instellingen, gebruikers en bezoekers opstellen
eerste communicatiemoment doelgroepen, voor de start van de Tour de France 2014.
Marketing, communicatie en hospitality
Essentieel bij de organisatie van de Grand Départ van de Tour de France is het uitdragen van het
verhaal van de stad, het benadrukken van het feest in de stad en de (lange termijn) relatie met het
bedrijfsleven. Gerealiseerd zijn:
- Organisatie persconferentie 28 november 2013 in Parijs en Utrecht, inclusief mediamomenten
bij het Centraal Station (OV Fiets)
- concept marketing- en communicatieplan en concept uitvoeringsplannen op onderdelen,
onder meer op het gebied van interne communicatie, externe communicatie (gericht op
doelgroepen), mediaplannen
- campagnebeeld en -stijl Le Tour Utrecht
- online communicatie
Periode 1 april – 1 juli 2014
-
opleveren strategisch marketing- en communicatieplan "Le Tour Utrecht"
uitvoeringsplannen “formele overdracht naar startplaats 2015 in Parijs”, “perspresentatie
Utrecht in oktober 2014”
uitvoeringsplan citydressing Tour de France in Utrecht
uitwerking businesscases hospitality, merchandising en karavaan Tour de France 2014
tweede bijeenkomst funding partners, inclusief tekenmoment contracten
Activatieprogramma (side events; sport, cultuur, kennis en economie)
De start van de Tour de France 2015 moet een feest voor de stad zijn. Dat komt tot uitdrukking in het
activatieprogramma (side event programma) voorafgaand en tijdens het evenement. Het programma
sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande initiatieven in de stad. Gerealiseerd zijn:
- La Nuit du Tour iop 28 november 2013
- Concept deelplan side events op de thema's sport, cultuur, kennis & economie
- Brainstorms en uitvoering met de sportsector, de culturele sector en met kennisinstellingen,
via werkgroepen, bredere bijeenkomsten en individuele gesprekken.
.
Periode 1 april – 1 juli 2014
-
Opleveren deelplan Activatie, inclusief toetsingskader
Bijeenkomst om deelplan en toetsingskader te presenteren aan stakeholders.
Concept uitvoeringsplannen, in samenspraak met de genoemde sectoren
3. Organisatie, funders en partners
Projectorganisatie en stichting
Voor de organisatie van het evenement is een projectorganisatie Tour de France ingericht. De heer
Martijn van Hulsteijn is aangesteld als projectdirecteur. Eerder vervulde hij dezelfde functie bij de
organisatie van de etappe van de Giro d’Italia in Utrecht in 2010.
-
-
De projectorganisatie bestaat uit medewerkers van de gemeentelijke organisatie, de funding
partners en stagiairs van de Utrechtse kennisinstellingen. De projectorganisatie zal in de
aanloop naar juli 2015 verder worden uitgebouwd.
Door funding partners CMS Derks Star Busmann en EY is (in overleg met projectorganisatie en
gemeente) in de afgelopen periode een advies voorbereid voor een stichting voor de Tour de
France.
Periode 1 april – 1 juli 2014
-
-
definitieve adviesnotitie over stichting, inclusief bestuurlijke besluitvorming
informeren van de commissie over de inrichting van die stichting
plan van aanpak werving, selectie en training vrijwilligers (Tourmakers) door Randstad
formaliseren van afspraken met kennisinstellingen over inzet stagiairs
voorstel voor een adviesraad, om betrokkenheid en expertise van stakeholders uit de stad,
funding partners en andere partijen op het gebied van side events en marketing te borgen
(van, door, voor de stad)
Voorstel concretisering legacy Tour de France Utrecht
Funders en partners
Als randvoorwaarde voor dekking van de kosten van de organisatie van de Grand Départ van de Tour
de France heeft de gemeenteraad aangegeven, dat uitgegaan dient te worden van publiek private
financiering. Het college van B & W is er trots op, dat zij in deze opdracht geslaagd zijn dankzij het
enthousiasme en de bereidheid om financieel te participeren van een groot aantal bedrijven.
- Inmiddels hebben 23 bedrijven zich al gecommitteerd aan een bijdrage.
- Het proces voor een subsidieaanvraag bij het ministerie van VWS is opgestart.
- Voor de formalisering van de contracten met de funding partners is door CMS een concept
contract opgesteld.
Periode 1 april – 1 juli 2014
-
toewerken naar commitment van bestaande leads voor private funding
werven en afhechten van eventuele nieuwe leads voor private funding
definitieve contracten met funding partners
afronden van de subsidieaanvraag bij het ministerie van VWS.
4. Financiën en risico's
Projectbegroting
Op 28 februari 2013 is het raadsvoorstel "scenario's Grand Départ Tour de France Utrecht" in de Raad
behandeld. Daarbij is onder andere voorkeur uitgesproken voor het gewenste ambitieniveau, het
scenario "bolletjestrui" (beoogde projectbegroting EUR 15,6 mln).
Inmiddels kan uitgegaan worden van een voorlopige werkbegroting van EUR 13,225 miljoen. De
dekkiing ziet er als volgt uit:
EUR 5 miljoen gemeentelijke reserve
EUR 7,225 miljoen private funding en overige inkomsten
EUR 1 miljoen te labelen programmageld uit de bestaande gemeentelijke programmabegroting
Periode 1 april – 1 juli 2014
De komende maanden wordt via private en publieke funders toegewerkt naar dekking van de volledige
projectbegroting EUR 15,6 mln. Het college is verwacht de komende periode de nog resterende private
en publieke fundingstrajecten (openstaande leads en subsidieaanvraag bij het ministerie van VWS; ook
met de provincie Utrecht vinden gesprekken plaats over participatie in de Tour de France Utrecht) met
een positief resultaat te kunnen afronden. In Juli 2014 wordt de definitieve projectbegroting
gepresenteerd, waarmee tegelijkertijd het ambitieniveau voor de uitvoering van het evenement wordt
vastgesteld. In de derde kwartaalrapportage wordt de raadscommissie Mens & Samenleving hier nader
over geïnformeerd.
Risico's
In maart 2014 is een eerste bijeenkomst geweest om een risicomanagementmodel te maken.
Dit model wordt in de periode april – juni 2014 afgerond. In de volgende kwartaalrapportage wordt het
model gepresenteerd.
5. Vervolg
Rond 1 juli 2014 volgt de 2e kwartaalrapportage Tour de France Utrecht 2015.
Eerdere
-
besluitvorming:
scenario's Grand Départ Tour de France (februari 2013)
Voorjaarsnota 2013 (juni 2013)
Tour de France, Le Grand Départ (november 2013

Download Report